TUGAS ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

JAD (Joint Application Development) Teknik Joint Application Development (JAD) merupakan tahapan atau langkah-langkah dan merupakan salah satu prinsip bagaimana agar pengembangan sistem informasi sukses. Sedangkan teknik merupakan pendekatan atau penerapan bagaimana menggunakan alat dan peraturan-peraturan yang melengkapi satu atau lebih tahaptahapan (metode). Teknik Joint Application Development (membangun sistem secara bersama-sama antara pengembang dengan pemakai sistem informasi) merupakan: Penerapan JAD jika pengembang dan user bekerja bersama dalam satu tim akan sangat mendukung penerapan prototyping. Penentuan keperluan oleh sekumpulan pemegang saham. Melibatkan kerjasama tim projek, pengguna dan pengurusan. Dapat mengurangkan scope creep hingga 50%. Teknik yang sangat berguna. Metode JAD merupakan suatu kerjasama yang terstruktur antara pemakai sistem informasi, manajer dan ahli sistem informasi untuk menentukan dan menjabarkan permintaan pemakai, teknik yang dibutuhkan dan unsur rancangan eksternal. Tujuan JAD adalah memberi informasi. kesempatan secara kepada luas dalam user dan manajemen untuk sistem berpartisipasi siklus pengembangan

Ada

beberapa

alasan

pentingnya

keterlibatan

user

dalam

perancangan dan pengembangan sistem informasi menurut Laela Dmodaran (1983) yaitu : 1. Kebutuahan user. user adalah orang dalam perusahaan. Analisi sistem atau ahli sistem adalah orang diluar perusahaan. Sistem informasi dikembangkan bukan untuk pembuat sistem tapi untuk user agar sistem bisa diterapkan, sistem tersebut harus bisa menyerap kebutuhan user dan yang mengetahui kebutuhan user adalah user sendiri, sehingga keterlibatannya dalam pengembangan sistem informasi akan meningkatkan tingkat keberhasilan pengembangan sistem informasi. 2. Pengetahuan akan kondisi lokal. Pemahaman terhadap lingkungan dimana sistem informasi akan dioterapkan perlu dimiliki oleh perancang sistem informasi, dan untuk memperoleh pengetahuan tersebut perancang sistem meminta bantuan user yang menguasai kondisi lingkungan tempatnya bekerja. 3. Keengganan untuk berubah. Seringkali user merasa bahwa sistem informasi yang disusun tidak dapat dipergunakn dan tidak sesuai dengan kebutuhan. Untuk mengurangi keengganan untuk berubah tersebut dapat dikurangi bila user terlibat dalam proses perancangan dan pengembangan sistem informasi. 4. User merasa terancam. Banyak user menyadari bahwa penerpan sistem informasi komputer dalam organisasi mungkin saja mengancam pekerjaannya, atau menjadikan kemampuan yang dimilikinya tidak relevan dengan kebutuhan organisasi. Keterlibatn user dalam proses perancangan sistem informasi merupakan salah satu cara menghindari kondisi yang tidak diharapkan dari dampak penerapan sistem informasi dengan komputer. 5. Meningkatkan alam demokrasi. User terlibat secara langsung dalam mengambil keputusan yang berdampak terhadap mereka.

Peserta JAD Fasilitator Dilatih dengan teknik-teknik JAD Menentukan agenda dan membantu mengumpulkan prosesproses Scribe(s) atau Catat Merekam atau mencatat kandungan atau inti pada sesi JAD Pengguna dan pengurus yang berpengetahuan tinggi dari unit bisnis Sesi JAD Komitmen masa hari hingga beberapa minggu Pengurusan bersama-sama diperlukan untuk pelepasan tugas Perancangan teliti diperlukan Agenda formal dan peraturan asas Struktur atas-bawah paling efektif Aktiviti fasilitator Perjalanan sesi yang licin Bantuan untuk istilah teknikal Catat atau rekam kumpulan input Neutral, tetapi bantu selesaikan isu e-JAD boleh membantu mengurangkan kumpulan masalah biasa Laporan susulan selepas-sesi Teknik JAD merupakan teknik yang melengkapi teknik analisis dan perancangan sistem dengan menekankan pengembangan partisipatif diantara system owners, users, designers, and builders. Selama sesi JAD untuk perancangan sistem, system designer akan mengambil

peran sebagai facilitator untuk beberapa workshop yang ditujukan untuk menyelesaikan problem problem perancangan. Memperkecil Masalah dalam sesi JAD Kurangkan dominasi Galakkan penglibatan menyeluruh Agenda merry-go-round Konflik tidak selesai Hindari ketegangan JAD (Joint Application Development/Design) merupakan salah satu teknik manajemen dalam mengimplementasikan sebuah sistem informasi (SI) dalam konteks proyek. Porsi terbesar dan terumit dari proses implementasi SI adalah justru pada proses transisinya, karena terkait banyak aspek tidak hanya di sisi teknologi tapi harus memahami sisi sosial, manajerial dan SDM. Implementasi SI Masalah terbesar dari implementasi SI adalah untuk mengetahui kebutuhan dari user, apalagi dengan karakter proyek :

Sistem yang melibatkan multi-organisasi/divisi (penggunanya dari beberapa role dan divisi) Bisnis proses yang kompleks Kebutuhan yang sangat spesifik dan customized. Dengan karakter proyek yang semacam ini, tidak cukup bagi

seorang system analyst (SA) menentukan kebutuhan hanya dengan teknik wawancara, observasi ataupun kuesioner. Banyak kasus ditemui, bahwa pada akhirnya apa yang kita dapatkan dari proses analisa kebutuhan di awal proyek, tidak match dengan kebutuhan sesungguhnya dari pengguna sistem, sehingga sistem akhirnya tidak dapat digunakan dengan baik.

Masalah lain adalah di sisi waktu. Teknik-teknik seperti itu seringkali sangat time consuming, sangat membutuhkan waktu yang lama. Sering juga tim developer dihadapkan situasi bahwa tidak semua stakeholder proyek memiliki kepedulian yang sama dengan yang lain. Seorang manajer tidak mengetahui kebutuhan detail dari staf-staf operasional, sementara itu staf operasional mungkin juga tidak memahami sepenuhnya spirit, goal dari SI. JAD merupakan sebuah teknik yang berfokus pada keterlibatan dan komitmen pengguna dalam menentukan kebutuhan dan merancang (desain) aplikasi. JAD biasanya dilakukan dalam bentuk tim yang merupakan gabungan dari seluruh stakeholder proyek, yang bekerja dalam bentuk workshop-workshop atau forum diskusi. Penggunaan workshop dikarenakan teknik JAD ini bukanlah sekedar rapat-rapat yang biasa dilakukan dalam sebuah proyek dan melibatkan seluruh stakeholder proyek. JAD adalah tim yang nantinya akan membuat rancangan dan mengawasi, memonitor bersama jalannya proyek. Secara garis besar yang perlu terlibat adalah : 1. Sponsor. Sponsor ini berarti project owner, memiliki kedudukan yang cukup tinggi dalam organisasi dan sebagai pengambil keputusan tertinggi dalam pengelolaan sistem informasi. Satu hal yang penting dilakukan oleh seorang project owner adalah komitmen yang kuat akan implementasi SI yang dilakukan. Without the executive sponsor's commitment, people do not show up for workshops on time or sometimes at all. Schedules change and projects are delayed. In short, without an executive sponsor, there is no project! 2. Business Users. Business User ini terdiri dari 2 jenis, yaitu real end user dan representative end user. Real end user adalah person yang melakukan pekerjaan real di lapangan. Dalam

kasus, ini adalah operator-operator. Sedangkan representative end user adalah person yang mengetahui seharusnya bisnis proses itu dilakukan, memahami spirit dan goal dari sistem yang dikelolanya. Biasanya ini adalah kepala bagian, manajer, atau operator senior. 3. System Analyst (Tim Developer). Person/tim ini yang akan incharge dari sisi teknologi dan proses engineeringnya. 4. System Experts. Tidak semua referensi mencantumkan peran ini. Perannya lebih seperti konsultan yang memahami seluk beluk bisnis proses dari sisi konseptual dan berbasis pengalaman. 5. Facilitator. Seorang fasilitator berfungsi sebagai moderator dan mengarahkan setiap aktivitas JAD yang melibatkan banyak pihak, untuk menjadi efektif. Seorang fasilitator harus memiliki kecakapan baik. Tentu saja, setelah penyusunan tim JAD, diperlukan strategi yang tepat dalam melakukan workshop-workshop, sehingga proses dilakukan lebih efektif. Yang jelas, teknik ini sudah terbuktif efektif dalam menyelesaikan masalah-masalah implementasi SI. Contoh JAD Misalnya mengelola dan mengupdate content web dan SIG penataan ruang PU agar tetap operasional dan mengembangkan portal penataan ruang melalui pembuatan aplikasi pelengkap untuk menjadi portal yang mempunyai fungsi utama mengkomunikasikan data spasial kepada stakeholder penataan ruang. Dalam pelaksanaan pengembangan sistem ini, akan dilakukan secara Joint Application Development (JAD), konsultan akan bekerjasama dengan tim pengelola portal Penataan Ruang, sehingga yang baik dalam berkomunikasi, memberikan stimulus-stimulus dan trik-trik agar diskusi bisa berjalan dengan

ahli teknologi kepada Ditjen Penataan Ruang Departemen PU dapat dilakukan secara lancar. Adapun urutan-urutan kegiatan JAD yang ditawarkan adalah sebagai berikut: 1. Proyek diawali 2. Analisis Sistem 3. Perancangan Sistem 4. Review 5. Pengembangan Sistem 6. Pengujian Sistem (IT Test & User Acceptance Test) 7. Pelatihan 8. Implemenatsi Sistem 9. Proyek Selesai

Ruang Peserta JAD