SISTEM INFORMASI RESERVASI SEWA KAMAR HOTEL BERBASIS WEB (STUDI KASUS HOTEL SASANDO KUPANG) PROPOSAL SKRIPSI

Oleh: Ellsy Christin Theodora Djoh Nim : 682007016

Program Studi Sistem Informasi Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga 2011

1. JUDUL SISTEM INFORMASI RESERVASI SEWA KAMAR HOTEL BERBASIS WEB (STUDI KASUS HOTEL SASANDO KUPANG)

2. LATAR BELAKANG Di era globalisasi seperti saat ini dunia teknologi dan informasi perkembangannya sangat pesat, khususnya dunia komputer. Sistem informasi berbasis komputer kini menjadi suatu hal yang primer bagi kebutuhan pemenuhan kebutuhan informasi. Banyak bidang yang telah memanfaatkan sistem informasi berbasiskomputer sebagai sarana untuk mempermudah pekerjaan. Mulai dari kalangan pebisnis sampai dengan kalangan akademisi memanfaatkan komputer sebagai alat bantu untuk mempermudah pekerjaan. Komputer saat ini merupakan kebutuhan manusia di dalam melakukan berbagai kegiatan, ditambah dengan adanya teknologi informasi yang semakin berperan di dalam dunia pekerjaan. Dengan menggunakan piranti teknologi informasi yang tepat, maka akan dihasilkan informasi yang tepat dan akurat sesuai dengan kebuutuhan sehingga keputusan dapat diambil dengan cepat.

Perkembangan Iptek (ilmu pengetahuan dan teknologi) memicu banyak kalangan untuk mencari alternatif pemecahan masalah di bidang teknologi sistem informasi. Penggunaan komputer sebagai alat bantu penyelesaian pekerjaan di bidang teknologi sistem informasi kian marak dan berkembang di segala bidang. Komputer dirasa mempunyai banyak keunggulan, alasannya komputer dapat diprogram sehingga dapat disesuaikan dengan keinginan pemakainya. Salah satu piranti teknologi adalah internet, yaitu sebuah jaringan online global tanpa batas yang menyediakan berjuta jenis informasi. Sejalan dengan perkembangan teknologi yang semakin modern, banyak hotel-hotel yang

menggunakan fasilitas internet dalam sistem pemesanan kamar. Hal ini disebabkan karena metode ini dipandang memiliki beberapa keuntungan lain bila dibandingkan dengan sistem pemesanan kamar secara langsung, yang mana akan mempengaruhi perilaku dari hotel tersebut baik dari segi manajemen maupun pemesanan dan layanan informasi yang diberikan. Salah satu ketertarikan para pelanggan terletak pada kemudahan yang memfasilitasi sebuah hotel. Hal ini menjadi sesuatu yang penting mengingat pekembangan jaman yang menuntut untuk serba cepat dan mudah. Hotel Sasandosebagai salah satu hotel berbintang di kawasan kota Kupangmerupakan hotel yang sedang berkembang dan terus berupaya untuk meningkatkan layanan serta standar kualitas hotel dari berbagai sisi antara lain sisi pemanfaatan teknologi informasi.Selama ini, sistem sewa kamar yang ada di Hotel Sasando masih dilakukan dengan cara melakukan pencatatan buku reservasi sehingga sistem tersebut perlu dibenahi. Beberapa sistem yang dinilai perlu dibenahi adalah sistem pemesanan sewa kamar, sistem check-in, sistem check-out. Sistem tersebut perlu dibenahi dengan sistem baru yang terkomputerisasi berbasiskan web yang dinilai lebih efisien. Sistem ini tidak hanya mempermudah pelangganuntuk pemesanan tetapi juga memaksimalkan dalam hal pelayanan, dengan mengurangi tingkat ketidakpuasan konsumen. 3. RUMUSAN MASALAH Berdasarkan pada latar belakang masalah yang telah diungkapkan sebelumnya, maka permasalahan pokok yang dibahas dalam tugas akhir ini adalah bagaimana mengembangkan sistem informasi reservasi online yang mudah untuk digunakan (user friendly) dalam mengelola data - data pemesanan yang ada.

4. TUJUAN DAN MANFAAT Tujuan yang hendak dicapai dalam pelaksanaan dan penulisan tugas akhir ini adalah membuat suatu sistem informasi untuk membantu memudahkan proses

pemesanan kamar yang terkomputerisasi, membantu perhitungan pembayaran yang harus dibayar oleh tamu dan mengetahui persediaan kamar yang kosong. Adapun beberapa manfaat yang diharapkan dari pembuatan tugas akhir ini adalah sebagai berikut : 1) Bagi Penulis Penulis dapat mengaplikasikan ilmu pengetahuan yang dimiliki, yang telah didapat di bangku perkuliahan dalam merancang sistem informasi pemesanan kamar hotel, serta sebagai syarat memperoleh gelar sarjana komputer.

2) Bagi Hotel Sasando a) Sebagai media promosi hotel, sehingga dapat lebih dikenal oleh berbagai pihak luar. b) Mempermudah pihak pengelola hotel dalam mengelola data pemesanan (booking) kamar oleh pelanggan. c) Mempermudah pelanggan dalam mengakses informasi hotel.

5. BATASAN MASALAH/ RUANG LINGKUP Dalam penyusunan tugas akhir ini, masalah-masalah yang dibahas diberikan ruang lingkup permasalahan, yaitu: 1) Sistem ini terbatas pada pengelolaan informasi mengenai pemesanan kamar yang ada di Hotel Sasando

2) Sistem reservasi kamar dibagi menjadi dua bagian, yaitu : a) Reservasi Tidak Langsung yaitu ketika pelanggan melakukan reservasi melalui website hotel dengan melakukan prosedur reservasi. b) Reservasi Langsung yaitu ketika pelanggan melakukan reservasi di komputer hotel dengan inputan data receptionist.

3) Pembayaran reservasi tidak langsung dilakukan melalui transfer Bank, dengan ketentuan minimal uang muka 30% dan akan hangus jika pelanggan tidak membayar dua hari setelah melakukan input data reservasi.

4) Tagihan hanya terbatas pada tagihan sewa kamar saja, tanpa melibatkan tagihan restorasi, laundry dan sebagainya.

5)Web ini menggunakan bahasa indonesia belum memberikan layanan untuk bahasa lainnya.

6) Fasilitas-fasilitas sistem seperti pemprosesan kartu kredit secara online, wireless application protocol (WAP), internet banking, masih belum diimplementasikan.

6. TINJAUAN PUSTAKA Dewasa ini kebutuhan masyarakat akan informasi semakin meningkat seiring dengan perkembangan teknologi dan informasi yang semakin melangkah maju. Dengan adanya hal tersebut dibutuhkan sebuah informasi yang cepat, jelas, terpercaya, dan mudah untuk dipahami. Berbagai macam aplikasi telah dibuat untuk merancang dan membuat sistem informasi seservasi yang bisa menjadi penyediakan informasi. Tujuan pembuatan sistem ini adalah untuk memudahkan penyampaian informasi seputar perhotelan yang terdapat di Kecamatan Kota Kupang. Untuk menghasilkan suatu informasi yang baik, maka diperlukan juga data-data yang baik, karena informasi pada dasarnya merupakan hasil dari pengolahan data yang di input pada sistem.

7. LANDASAN TEORI 7.1 Hotel 7. 1.1 Pengertian Hotel Hotel berasal dari kata hospitium dari bahasa Latin yang artinya ruangan tamu yang berada dalam suatu monastery. Kemudian kata hospitium digabungkan dengan kata hospes dari bahasa Perancis, lalu menjadi hospice. Dalam perkembangan selanjutnya, kata hospice berkembanga lagi menjadi hostel untuk membedakan antara guest house dengan mansion house. Setelah lama digunakan, huruf s di kata hostel dihilangkan sehingga menjadi hotel (Suarthana, 2006). Menurut Sihite (2000)Hotel dapat diartikan sebagai sejenis akomodasi yang menyediakan fasilitas dan pelayanan penginapan, makan dan minum, serta jasa-jasa lainnya untuk umum yang tinggal untuk sementara waktu, dan dikelola secara komersial. 7. 1.2 Organisasi Hotel Secara umum organisasi hotel dibagi menjadi beberapa bagian sesuai tugas dan tanggung jawabnya

1) Front Office Bagian terdepan hotel yang bertugas menerima pesanan, memberikan informasi, menerima dan

mengakomodasi tamu, termasuk melaksanankan pembayaran dan menerima pembayaran dari tamu. 2) Housekeeping Bagian yang bertugas memelihara kebersihan,

kerapian, dan kelengkapan kamar-kamar tamu, restoran, bar dan tempat-tempat umum dalam hotel, termasuk tempattempat untuk karyawan.

3) Food and Beverage Bagian yang bertugas menyediakan dan menyajikan makanan dan minuman. 4) Marketing Bagian yang bertugas melaksanakan pemasaran

produk hotel, termasuk di dalamnya promosi dan penjualan produk hotel. 5) Accounting Bagian yang bertugas mengelola keuangan, baik penerimaan maupun pengeluaran hotel. 6) Purchasing Bagian yang melaksanakan perencanaan, pemasangan dan pemeliharaan gedung, serta perlengakapan hotel lainnya. 7) Security Bagian yang bertugas menjaga dan memelihara keamanan serta ketertiban di dalam maupun di lingkungan hotel. 8) Personnel Bagian yang bertugas melaksanakan pemilihan dan pengadaan tenaga kerja hotel, termasuk di dalamnya pemeliharaan moral dan kesejahteraan tenaga kerja serta peningkatan pengetahuan dan keterampilan tenaga kerja hotel.

7.2 Reservasi Reservasi adalah Suatu permintaan untuk memperoleh kamar yang dilakukan beberapa waktu sebelumnya oleh berbagai sumber dengan

menggunakan berbagai cara pemesanan untuk memastikan bahwa tamu akan memperoleh kamar pada waktu check-in. (Ir,Endar Sugiarto,MM 1998 : 59) Kegiatan menerima reservasi dinamakan kegiatan yang menjual kamar dan fasilitas hotel lainnya dimana sebelum tamu datang tiba di hotel, maka tamu akan terlebih dahulu harus melakukan reservasi guna mendapatkan kepastian bahwa tamu tersebut akan mendapatkan kamar sewaktu ia check-in di hotel. Pemesanan kamar biasanya dilakukan oleh tamu beberapa hari atau beberapa minggu sebelum kedatangan. 7.3 Pengertian Sistem Informasi Untuk memahami pengertian sistem informasi, harus dilihat keterkaitan antara data dan informasi sebagai entitas penting pembentuk sistem informasi. Data merupakan nilai, keadaan, atau sifat yang berdiri sendiri lepas dari konteks apapun. Sementara informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang (Davis,1995). Mc Leod (1995) mengatakan bahwa informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti. Sistem informasi adalah integrasi antara orang, data, alat dan prosedur yang bekerja sama dalam mencapai suatu tujuan. Dapat juga dikatakan bahwa sistem informasi merupakan sistem konseptual yang memakai sumber daya konseptual, data dan informasi, untuk mewakili sistem fisik yang dalam hal ini berupa perusahaan atau organisasi (Eko Nugroho, 2008). Lebih luas Kernevan mengartikan Sistem Informasi adalah sebuah metode yang terorganisasi yang mengolah dan menyajikan data dan informasi tentang masa lalu, saat ini dan proyeksi masa depan baik

berkaitan dengan kegiatan internal organisasi maupun informasi keadaan yang berasal dari luar organisasi.

Sistem informasi harus mempunyai beberapa sifat seperti: Pemrosesan informasi yang efektif. Hal ini berhubungan dengan pengujian terhadap data yang masuk, pemakaian perangkat keras dan perangkat lunak yang sesuai. Manajemen informasi yang efektif. Dengan kata lain, operasi manajemen, keamanan dan keutuhan data yang ada harus diperhatikan. Keluwesan. Sistem informasi hendaknya cukup luwes untuk menangani suatu macam operasi. Kepuasan pemakai. Hal yang paling penting adalah pemakai mendapatkan manfaat dan puas terhadap sistem informasi.

8. METODE PENYELESAIAN MASALAH Metode Pengumpulan data Teknik pengumpulan data yang akan digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Data Primer 1. Studi Kepustakaan Yaitu pengumpulan data dengan cara membaca dan mempelajari buku-buku, literature-literature, catatan-catatan dan dokumentasi tertulis lain yang berhubungan dengan masalah yang akan dibahas. 2. Studi Lapangan Yaitu pengumpulan data melalui tinjauan langsung pada objek penelitian, dilakukan dengan cara:

a. Observasi atau pengamatan Yaitu dalam penelitian ini, penulis mengumpulkan data dengan cara datang langsung ke sumbernya yaitu Dinas Pariwisata dan Hotel Sasando di Kota Kupang. b. Wawancara atau interview Yaitu teknik pengumpulan data dengan cara

mewawancarai langsung pihak-pihak yang terkait dalam penelitian ini, seperti Dinas Pariwisata dan Hotel Sasando di Kota Kupangdan sumber-sumber lainnya guna mendapatkan gambaran permasalahan yang sebenarnya. 2. Data Sekunder 1. Melakukan survei data-data tertulis pada instansi yang

berkepentingan. 2. Metode kepustakaan, yaitu menelaah dari teori-teori yang sudah ada.

9. RENCANA KERJA Berikut Rencana kerja yang dapat disusun: Studi literatur mengenai Sistem yang akan dibuat dan melakukan pengumpulan bahan dan informasi dari berbagai sumber yang berkaitan dengan peneletian yang dilakukan Perancangan dan pembuatan sistem yaitu dengan penerapan teknologi yang ada. Implementasi dan pengujian terhadap sistem yang telah dibuat. Dokumentasi dan laporan.

Jadwal pelaksanaan dari penelitian ini digambarkan pada tabel di bawah ini : TRIMESTER 2 / 2011 - 2012 N O 1. Rencana Kegiatan Studi Literatur dan pengumpulan data 2. 3. 4. Perencanaan Sistem Implementasi Sistem Pengujian Analisa 5. 6 Penyerahan Aplikasi Ujian skripsi X X dan X X X X X Bulan 1 X Bulan 2 Bulan 3 Bulan 4 Bulan 5 Bulan 6

10. DAFTAR PUSTAKA 1. Wijiayanti, Iin, 2006, Sistem Informasi Pelayanan Pada Hotel Adem Ayem di Semarang: Universitas Dian Noswantoro 2. Arief, Abd Rahman, 2005, Ilmu Perhotelan dan restoran, Bandung, Graha Ilmu 3. Arum, Christina, 2008, Sistem Informasi Reservasi Online Pada Laras Asri Resort dan Spa di Salatiga: Universitas Kristen Satya Wacana. 4. Jatmiko, Bondan,2009, Sistem Pemesanan Kamar Hotel Griya Loka Indah di Kopeng: Universitas Kristen Satya Wacana. 5. Kadir, Abdul, 2003, Pengenalan Sistem Informasi, Yogyakarta, Andi 6. www.wikipedia.com/hospitalityindustry 7. http://www.ilmukomputer.com/sisteminformasipariwisata 8. http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_informasi