Konsep dan Aplikasi Sistem Informasi

Sistem Informasi Hotel

Oleh:

Eksa Pramindanata - 170030033

Luh De Indah Ayoni - 170030073
Krisna Therryano - 170030244
I Wayan Didi Andika - 170030245
I Putu Agus Setiawan - 170030258

AI173 - Sistem Informasi

STIKOM Bali
2018
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur saya panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat dan
bimbingan-Nya makalah yang penulis kerjakan bisa diselesaikan dengan maksimal.
Dalam makalah ini penulis membahas materi tentang sistem informasi hotel yang
membahas tentang pengertian serta fungsi sistem informasi tersebut, output yang dihasilkan,
skema dandesign teknologinya, serta siapa saja yang terlibat dalam sistem informasi tersebut.
Penulis berharap semoga makalah ini dapat memberikan manfaat khususnya bagi
pembaca dan masyarakat pada umumnya. Dengan menyadari ketidaksempurnaan adalah
dinamika kita sebagai manusia biasa, maka penulis memohon maaf apabila terjadi
kesalahan–kesalahan dalam menyusun makalah ini, serta kritik maupun saran akan sangat
penulis hargai sebagai perbaikan untuk kedepannya

Badung, 9 Mei 2018

Penulis

i
 DAFTAR ISI

Kata Pengantar.......................................................................................................................... i
Daftar Isi................................................................................................................................... ii

Bab 1. Pendahuluan.................................................................................................................. 1
A. Latar Belakang............................................................................................................. 1
B. Tujuan........................................................................................................................... 1
Bab 2. Pembahasan................................................................................................................... 3
A. Pengertian dan Fungsi................................................................................................. 3
B. Output yang Dihasilkan............................................................................................... 4
C. Skema dan Desain Teknologinnya.............................................................................. 5
D. Orang atau Bagian yang Terlibat Dengan Sistem Informasi Tersebut........................ 8
Bab 3. Penutup.......................................................................................................................... 13
A. Kesimpulan................................................................................................................... 13

ii
 BAB 1
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Pada saat ini bisnis perhotelan berkembang begitu pesat, hal ini
disebabkan karena begitu banyaknya bermunculan hotel-hotel kecil, menengah
sampai hotel berbintang sehingga persaingan dunia hotel semakin ketat. Di sini
sistem informasi berperan sangat penting karena tanpa informasi setiap
perusahaan atau organisasi tidak dapat menjalankan kegiatan operasional
perusahannya. Dan hal ini berlaku juga bagi dunia perhotelan kecil, menengah
atau juga besar. Jika hotel tersebut mempunyai sistem informasi yang baik maka
pelayanan hotel tersebut juga akan berjalan dengan baik.
Hal ini terjadi karena pengolahan data saat ini masih konvensional yakni
proses pencatatan data transaksi tamu disimpan dalam media penyimpanan buku
dan proses pemesanan kamar ditulis pada papan reservasi sehingga keamanan
data belum terjamin karena terkadang hilang dan terhapus, selain itu pemeriksaan
data kamar yang sedang kosong juga masih manual yakni harus mencari data
satu-persatu sehingga membutuhkan waktu yang lama dalam memberikan
informasi yang akurat kepada tamu atau pelanggan. Dan saat ini komputer hanya
digunakan untuk membuat laporan tertentu saja dengan merekap data pada
pembukuan dengan menggunakan Microsoft Word dan Excel. Maka dari itu di
perlukan suatu sistem informasi yang dapat menampung data data tersebut
dengan mudah cepat dan efektif seperti proses check in, chek out, laundry dan
restoran. Dengan demikian sangat diperlukan aplikasi atau sistem informasi
tersebut.

B. Tujuan
Adapun tujuan penulisan makalah ini, yaitu:
 Untuk mengetahui pengertian dan fungsi dari sistem informasi hotel.
 Untuk mengetahui output atau informasi yang dihasilkan dari sistem
informasi hotel.
 Untuk mengetahui skema dan teknologi yang digunakan dalam sistem
informasi hotel.

1
 Untuk mengetahui siapa saja yang terlibat dalam pengembangan dan
penggunaan sistem informasi hotel.
 Untuk menyelesaikan salah satu tugas mata kuliah Konsep dan Aplikasi
Sistem Informasi.

2
 BAB 2
PEMBAHASAN

A. Pengertian dan Fungsi

a) Pengertian
Sistem Informasi hotel adalah sebuah program komputer (hotel
software) yang bertujuan membantu hotel dalam kegiatan hotel baik kegiatan
sehari-hari maupun laporan-laporan yang diperlukan hotel. Kegiatan itu
adalah menerima tamu (check in), mendata tagihan tamu (guest folio),
pembayaran tamu (guest payment). Dengan adanya sistem ini diharapkan
para tamu mendapatkan pelayanan yang lebih baik (good of service). Hasil
lain yang dicapai dengan pemakaian sistem manajemen adalah efisiensi
dalam operasional sehari-hari hotel.
Aliran data yang dihasilkan sistem ini dapat dibagi tiga katagori:
 Level paling atas untuk kebutuhan top manajer. Kebutuhan akan
data/informasi bersifat jangka panjang, sangat tidak pasti, environmental,
perencanan dan kebijaksanaan dan laporan yang berbentuk ringkas.
 Level menengah untuk midle manager. Kebutuhan akan data/informasi
bersifat jangka menengah, relatif lebih pasti, organizational, pelaksanaan
kebijaksanaan dan perencanaan taktis, laporan relatif terperinci
 Level bawah untuk lower manajer. Kebutuhan akan data/informasi
bersifat jangka pendek, sedikit pasti, departmental, pelaksanaan aktifitas
harian dan pemeliharaan, laporan yang terperinci.
Ruang lingkup sebuah sistem manajemen hotel sangatlah luas,
tergantung kelengkapan fitur yang disediakan oleh program tersebut.
Kelengkapan itu sendiri sangat tergantung pada type/jenis hotel dan struktur
organisasi perhotelan. Sistem manajemen hotel harus dapat menangani
pekerjaan :
 Pada divisi kamar (room devision), terutama bagian kantor depan (front
office) dan bagian tata graha (housekeeping).
 Pada divisi accounting (accounting devision) untuk semua bagian
accounting
 Pada divisi restorant dan bar (bar and restourant division).
 Pada divisi marketing (marketing devision)
3
  Pada divisi teknisi dan peralatan (engineering division)

b) Fungsi
 Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.
 Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan,
pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
 Menyediakan informasi yang digunakan di dalam perhitungan harga
sewa, harga produk hotel dan tujuan lain yang diinnginkan hotel.
 mengolah, mengekstraksi dan mengkomunikasikan data tentang aktivitas
yang terjadi didalam Hotel.
 Tersedianya layanan penempatan tamu yang efisien pada kamar yang
tersedia, dan layanan yang ramah demi memberi suasana yang nyaman
kepada para tamu.
 Agar terbentuknya karyawan yang professional, terampil dan ramah,
dalam menjalankan tugas-tugas bagi staf manajemen dan staf
pengelolaan sumber daya hotel.

B. Output yang Dihasilkan

a) Reservation Transaction Report
Ringkasan tentang kegiatan reservasi di hotel yang disusun secara
harian. Laporan ini memberikan ringkasan tentang jumlah reservasi yang masuk,
perubahan-perubahan reservasi, dan pembatalan yang terjadi.

b) Expected Arrival and Expected Departure List

Daftar tamu yang diharapkan tiba dan berangkat pada tanggal tertentu.

c) Room Availability Report

Daftar yang memberikan informasi tentang kamar-kamar yang tersedia dan yang
dipesan.

d) Group Status Report

Laporan tentang tamu-tamu rombongan yang tiba dan berangkat, termasuk
informasi tentang jumlah tamu rombongan dan pemesanan kamar rombongan
yang menggunakan jaminan ataupun tidak menggunakan jaminan.

4
 e) Special Arrival List
Daftar tamu-tamu penting, VIPs, atau tamu-tamu dengan permintaan khusus.

f) Turn-away Report
Laporan tentang jumlah reservasi yang ditolak. Laporan ini dibuat bila hotel
telah mengalami Fully Booked atau Over Booking.

g) Revenue Report
Laporan tentang keuangan hotel baik berupa pemasukan, pengeluaran, dan
lain-lain.

h) Revenue Forecast Report

Laporan tentang pendapatan penjualan kamar yang diproyeksikan pada masa
yang akan datang.

i) Reservation History
Merupakan statistik dari seluruh proses reservasi, meliputi jumlah tamu, kamar
terisi, sumber pemesanan, no-shows, walk-in, overstays, dan understays.

C. Skema dan Desain Teknologinya

a) Software
Sistem operasi yang digunakan oleh sistem informasi hotel sangatlah
beragam tergantung dari kebutuhan pihak hotel. Jika sistem informasinya
berupa aplikasi desktop maka sistem operasi yang digunakan dapat berupa
Windows, Mac, ataupun Linux. Jika sistem informasinya berupa aplikasi
mobile maka sistem operasinya dapat berupa Android, IOS, Windows Phone
atau Tizen. Jika sistem informasinya berupa aplikasi web, maka tidak ada
batasan sistem operasi apa yang digunakan melainkan browser yang
digunakan untuk mengakses dan menjalankan sistem informasi tersebut.
Pada umumnya, sistem operasi yang digunakan untuk menjalankan
sistem operasi hotel berbasis desktop adalah Windows. Mengapa Windows ?
Karena windows merupakan OS yang mudah digunakan, memiliki pasar
yang luas, dan pengembangan sistem informasinya lebih mudah

5
 dibandingkan OS lainnya. Salah satu sistem informasi hotel berbasis desktop
adalah "eZee Absolute".
Untuk perangkat mobile, OS yang paling umum digunakan bagi
sistem informasi hotel adalah android. Android memiliki keunggulan yang
hampir sama dengan Windows, sehingga banyak sistem informasi hotel yang
dikembangkan dalam OS ini. Salah satunya adalah sistem manajemen hotel
atau PMS (Property Management System) milik startup asal Bali yakni
GuestPro.
Sedangkan untuk sistem informasi hotel berbasis web, browser yang
paling umum digunakan untuk mengakses dan menjalankan sistem informasi
ini adalah Mozilla Firefox dan Google Chrome. Kedua browser ini
merupakan browser yang paling umum digunakan. Selain itu, browser ini
sudah mampu untuk menjalankan aplikasi web yang menggunakan teknologi
terbaru khususnya di sisi client side (browser pengguna) sehingga aplikasi
web yang dijalankan dapat berjalan dengan sangat baik. Contoh dari sistem
informasi hotel berbasis web adalah GuestPro, Cloudbeds, dan Hotelmu.

b) Hardware
Berikut adalah spesifikasi standard yang direkomendasikan untuk PC Client:
 Processor: Pentium Core i3
 Memory: 2 GBytes
 Hardisk: 250 GBytes
 Monitor: min 15inch (resolusi 1366 x 768)
 LAN: 10/100 Mbps
 OS: Windows 7/8
Berikut adalah spesifikasi standard yang direkomendasikan untuk server
(jumlah PC<40 PC):
 Processor: Single Processor (4 core per processor)
 Memory: 4 Gigabytes
 Hardisk: 500 Gigabytes
 LanCard : Gigabyte
 LCD Resolusi Minimal : 1366 x 768

c) Komunikasi
6
 Sistem informasi hotel pada umumnya menggunakan media
komunikasi LAN atau internet sesuai dengan kebutuhan masing-masing
hotel.
Sistem jaringan yang digunakan pada sistem informasi hotel salah
satunya adalah dengan menggunakan jaringan Local Area Network (LAN).
Karena LAN seringkali digunakan untuk menghubungkan
komputer-komputer pribadi dan workstation dalam kantor perusahaan atau
pabrik-pabrik untuk memakai bersama resource (misalnya, printer, scanner)
dan saling bertukar informasi. LAN dapat dibedakan dari jenis jaringan
lainnya berdasarkan tiga karakteristik: ukuran, teknologi transmisi dan
topologinya.
Sistem informasi hotel yang menggunakan jaringan internet pada
dasarnya dapat berupa sistem informasi berbasis cloud computing (SAAS)
yang disediakan oleh perusahaan lain yang digunakan oleh pihak hotel
secara berlangganan ataupun dibeli secara langsung. Dan juga dapat berupa
sistem informasi yang menggunakan dedicated server sendiri hanya untuk
hotelnya beserta cabang-cabangnya.

d) Database
Database yang paling umum digunakan dalam sistem informasi hotel
adalah MysSQL dan Oracle.
MySQL adalah sebuah perangkat lunak system manajemen basis data SQL
(DBMS) yang multithread, dan multi-user. MySQL adalah implementasi dari
system manajemen basisdata relasional (RDBMS).
 Free (bebas didownload)
 Stabil dan tangguh
 Fleksibel dengan berbagai pemrograman
 Security yang baik
 Dukungan dari banyak komunitas
 Kemudahan management database
 Mendukung transaksi
 Perkembangan software yang cukup cepat.
 MySQL tersedia pada platform Windows, Linux, dan Mac OS.

7
 Oracle adalah relational database management system (RDBMS)
untuk mengelola informasi secara terbuka, komprehensif dan terintegrasi.
Oracle Server menyediakan solusi yang efisien dan efektif karena
kemampuannya dalam hal sebagai berikut:
 Dapat bekerja di lingkungan client/server (pemrosesan tersebar).
 Menangani manajemen space dan basis data yang besar.
 Mendukung akses data secara simultan.
 Performansi pemrosesan transaksi yang tinggi.
 Menjamin ketersediaan yang terkontrol.

D. Orang Atau Bagian yang Terlibat Dengan Sistem Informasi Tersebut

a) System analyst
Tugas dari System Analyst yaitu menemukan masalah dan mencari solusi di
dalam program sistem informasi perhotelan. Bisa dikatakan posisi ini
menjadi penghubung antara business analyst dan programmer.

b) Programmer
Tugas dari Programmer adalah menulis kode program atau merealisasikan
desain sistem informasi perhotelan.

c) Business analyst
Bertugas untuk mengerti proses bisnis organisasi dan kebutuhannya dan
bekerja sama dengan System Analyst. Proses bisnis yang sudah dimengerti
kemudian diberikan ke System Analyst agar dapat dibuat desain sistem yang
sesuai requirement.

d) Database administrator
Bertugas untuk merancang, melaksanakan, dan memelihara database untuk
sistem informasi, dimana dalam kasus ini, yaitu sistem informasi perhotelan.

e) Communication specialist
Bertugas untuk membangun dan menjaga hubungan atau komunikasi positif
antara hotel dengan dunia luar.

8
f) Web master
Bertanggung jawab untuk merencanakan, merancang, mengelola, dan
memelihara situs web hotel tersebut.

g) Designer
Biasanya bekerja sama dengan Programmer, Designer bertanggung jawab
atas perancangan dan pembuatan desain untuk aplikasi sistem informasi
perhotelan, sehingga dapat digunakan oleh pegawai hotel dengan mudah
dengan tampilan desain yang user-friendly.

h) End user
End Users adalah orang yang berada pada level operasional dalam sebuah
organisasi, sehingga mereka menggunakan sistem untuk menjalankan
operasional organisasi. Untuk sistem informasi perhotelan, End Users
biasanya adalah pegawai-pegawai hotel yang tugasnya termasuk dengan
pembuatan laporan-laporan, yaitu:
i. Front Office
1. Reservation
Tugasnya adalah mengatur jadwal tamu yang melakukan reservasi
yang akan menginap di hotel. Penting bagi hotel untuk
mempunyai petugas reservasi saat tingkat hunian (occupancy) hotel
sudah sangat tinggi. Dengan adanya petugas resevasi ini, maka
tingkat hunian hotel akan bisa di jaga tetap tinggi, selain itu juga
bisa mengatur jangan sampai ada tamu yang double book dalam
melakukan reservasi. Bagian ini dapat menggunakan sistem
informasi perhotelan untuk mengambil dan mengatur jadwal dari
tamu yang akan melakukan reservasi.

2. Reception
Bagian ini bertugas untuk melakukan penyambutan pada tamu yang
baru masuk hotel. Data dari tamu yang akan di sambut di peroleh
dari petugas reservasi dengan menggunakan sistem informasi
perhotelan bagian Reservation.
9
 3. Cashier
Mencatat keluar masuknya keuangan yang berhubungan dengan
pembayaran yang dilakukan tamu hotel. Dengan adanya sistem
informasi, bagian ini dapat mencatat dan mencari data pembayaran
tamu hotel dengan cepat dan tepat.

4. Marketing
Bagian yang melakukan penjualan kamar dan penentuan harga
kamar. Dengan sistem informasi, bagian ini dapat membuat rincian
mengenai harga-harga dari berbagai jenis kamar hotel (deluxe, super
deluxe, family, super family, economy)

5. Manager
Membawahi bagian-bagian yang ada di Front Office sekaligus
bertanggung jawab pada kelacancaran tugas semua bagian. Manager
juga bertanggung jawab atas keseluruhan penyelenggaraan hotel dan
kinerja seluruh karyawan. Manager dapat mengakses sistem
informasi perhotelan untuk mendapat laporan dari semua
departemen hotel.

ii. Back Office

1. Income Officer
Bertugas untuk mencatat pendapatan yang di peroleh dari penjualan
kamar dan restoran, biasanya petugas di bagian ini mendapat laporan
dari Cashier Front Office, dimana petugas ini akan merekap semua
pendapatan dari tiga shift kasir Front Office dan membukukannya
dalam sebuah jurnal pendapatan atau menyimpannya dalam sistem
informasi bagian pendapatan.

2. Account Receivable Officer

Mirip dengan petugas Income Officer, bedanya adalah jika yang di
hitung oleh bagian Income Officer adalah semua pendapatan hotel
baik secara kas maupun piutang, sedangkan yang piutang di
10
 serahkan ke bagian Account Receivable untuk di kelola dan di
tagihkan. Bagian ini dapat mengambil data piutang Income Officer
dari sistem informasi hotel tersebut.

3. Account Payable Officer

Jika bagian Purchasing membelinya secara hutang, maka data
hutang akan di oper ke bagian Account Payable untuk di kelola dan
di bayarkan. Dengan sistem informasi perhotelan, bagian ini dapat
mengambil data dari bagian Purchasing mengenai barang-barang
yang dibeli secara hutang.

4. Store Keeper
Bagian ini bertugas dan bertanggung jawab penuh atas kelancaran
operasional di bagian penyimpanan dan pengeluaran barang dari
gudang. Bagian ini dapat menggunakan sistem informasi perhotelan
untuk membuat laporan mengenai barang-barang dari Gudang.

5. Purchasing and Receiving Officer

Bagian pembelian untuk keperluan hotel supplies maupun keperluan
restoran. Dengan sistem informasi perhotelan, bagian ini dapat
bekerja sama dengan Store Keeper untuk mendapatkan data dari
barang yang perlu dibeli.

6. Cost Control Officer

Karena bisnis hotel merupakan bisnis jasa penyewaan kamar dan
restoran, maka perlu adanya bagian Cost Control ini agar bisa
mengatur item-item mana saja yang menguntungkan dan mana yang
tidak. Dengan sistem informasi perhotelan, bagian ini dapat bekerja
sama dengan Store Keeper dan Purchasing and Receiving Officer
untuk mengecek barang yang ada di gudang dan menentukan
barang-barang yang perlu dibeli.

7. Chief Accounting

11
 Mirip dengan Front Office Manager, bedanya Chief Accounting ini
bertanggung jawab pada operasional back office serta memberikan
laporan keuangan. Dengan sistem informasi perhotelan, Chief
Accounting dapat mengambil laporan dan data dari bagian back
office.

8. Human Resouces Department

Departemen yang bertanggung jawab atas pemilihan dan perekrutan
sumber daya manusia di hotel serta bertugas untuk menangani
hal-hal diluar hotel yang berhubungan dengan masyarakat. Dengan
sistem informasi perhotelan, bagian ini dapat membuat laporan
mengenai pegawai-pegawai hotel.

12
 BAB 3
PENUTUP

A. Kesimpulan
Sistem Informasi hotel sebuah program komputer (hotel software) bertujuan
membantu hotel dalam kegiatan hotel baik kegiatan sehari-hari maupun
laporan-laporan yang diperlukan hotel. Kegiatan itu adalah menerima tamu
(check in), mendata tagihan tamu (guest folio), dan pembayaran tamu (guest
payment).
Sistem informasi hotel menghasilkan informasi-informasi hasil pengolahan
data yang dapat berupa laporan kegiatan reservasi, laporan keuangan hotel,
laporan ketersediaan kamar, dan informasi lainnya.
Skema dan desain teknologi yang digunakan pada sistem informasi hotel
sangatlah beragam tergantung dari kebutuhan masing-masing hotel. Ada yang
menggunakan aplikasi web atau desktop, ada yang menggunakan jaringan lokal
atau internet, dan juga ada yang menggunakan database MySQL ataupun Oracle.
Terdapat banyak orang atau bagian yang terlibat di dalam pengembangan dan
penggunaan sistem informasi hotel. Mereka adalah developer yakni orang-orang
yang mengembangkan sistem informasi tersebut dan end user yakni orang-orang
yang mengoperasikan sistem informasi tersebut.

13