SOALAN TUGASAN INDIVIDU KURSUS INDUKSI SSM - 2012

SOALAN 1 Kerajaan bertanggungjawab membangunkan negara untuk kepentingan dan kesejahteraan rakyat dengan melaksanakan dasar dan rancangan yang cekap dan berkesan. Usaha berterusan sentiasa dijalankan bagi mengoptimumkan penggunaan segala sumber yang ada dan mencegah pembaziran serta penyalahgunaannya. Nyata dan huraikan lima (5) tumpuan dan keutamaan-keutamaan khusus yang harus dibuat oleh Ketua Jabatan. SOALAN 2 Anda bertugas di Ibu pejabat di Putrajaya telah diarahkan untuk menghadiri kursus Induksi Umum di Hotel Selesa, Johor Bahru selama 2 minggu. Pengangkutan telah disediakan tetapi anda tidak menaikinya atas kesibukan tugas. Sebaliknya pergi dengan kenderaan sendiri. Huraikan perkara-perkara penting yang perlu anda beri perhatian ketika menyediakan tuntutan perjalanan dan kemudahan yang berkaitan. SOALAN 3 Pengurusan Kualiti Menyeluruh (TQM) merupakan matlamat penting dalam mewujudkan organisasi yang cemerlang. Setiap peringkat anggota dalam organisasi perlu mengamalkan budaya kualiti secara menyeluruh. Walau bagaimanapun, bagi menerapkan budaya ini bukanlah satu tugas yang mudah terutamanya dengan kepelbagaian kategori dan fungsi tugas pengawai yang memerlukan pengetahuan dan kemahiran secara berterusan bagi mencapai matlamat tersebut. Huraikan tindakan yang perlu dilakukan bagi meningkatkan pengetahuan dan kemahiran bagi menjayakan TQM. SOALAN 4 Encik Hassan ialah seorang Pembantu Tadbir (P/O) yang bertanggungjawab terhadap surat menyurat di jabatannya. Setiap hari beliau menerima beberapa pucuk surat rasmi yang dihantar oleh jabatan-jabatan lain. a) Nyatakan peraturan bagi merekodkan surat rasmi di atas kertas minit. b) Apakah tindakan terhadap surat yang failnya tidak dapat dikesan? c) Apakah tindakan yang perlu diambil jika surat yang diterima adalah untuk perhatian salah seorang pegawai? SOALAN 5 Kepuasan yang amat ketara dan mendalam ialah nikmat yang terhasil daripada mencipta sesuatu, lebih-lebih lagi jika perkara atau bahan yang dicipta itu mendatangkan faedah kepada masyarat dan negara. Kepuasan mencipta peralatan baru atau teknik baru akan menerbitkan kepuasan yang mendalam yakni rasa pencapaian, rasa penaklukan dan rasa bangga kerana ia memanfaatkan orang ramai. Kenyataan di atas adalah Tonggak Nikmat Mencipta dalam Tonggak Dua Belas. a) Berikan empat (4) amalan positif dan negatif bagi Nikmat Mencipta. b) Berikan tiga (3) contoh berserta huraian bagi setiap amalan positif dan negatif tersebut

SOALAN 6 a) Nyatakan dua prinsip dalam Sistem Belanjawan Diubahsuai. b) Apakah matlamat yang hendak dicapai dengan terlaksananya sistem ini? SOALAN 7 Dalam peraturan kewangan kerajaan, setiap wang yang diterima oleh pegawai kerajaan hendaklah dikeluarkan resit. Resit itu pula hendaklah disediakan oleh seorang pegawai lain dan ditandatangani oleh pegawai yang menerima wang. a) Dalam keadaan manakah peraturan ini boleh dikecualikan b) Seorang Pembantu Tadbir (P/O) di sebuah jabatan telah melaporkan kepada ketua jabatanya bahawa telah tersalah tulis tiga (3) helai boring resit. Apakah nasihat yang perlu diberikan oleh ketua jabatan kepada Pembantu Tadbirnya menganai perkara ini SOALAN 8 Huraikan lima (5) nilai-nilai peribadi asas dalam perkhidmatan awam dalam menjalankan tugas sehariannya. SOALAN 9 Proses kerja yang terdapat di dalam Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja ialah rangkaian tindakan yang perlu diambil secara berturutan mengikut peraturan yang ditetapkan bagi melaksanakan sesuatu aktiviti. Jelaskan kebaikan-kebaikan yang boleh diperolehi daripadanya. SOALAN 10 Encik Rahim telah dilantik sebagai seorang Ketua Pengarah di sebuah Jabatan kerajaan; a) Bagaimanakah dapat ditentukan bahawa beliau mempunyai sifat kepimpinan yang unggul? b) Jelaskan ciri-ciri seorang Ketua Jabatan yang mempunyai kepimpinan yang berkesan. c) Huraikan cara-cara untuk mengelakkan perbuatan pilih kasih dalam tindakan-tindakan di kalangan ketua organisasi. SOALAN 11 a) Terangkan kepentingan nilai dan etika dalam perkhidmatan awam. b) Sistem nilai dalam perkhidmatan awam telah diterapkan melalui beberapa peraturan perkhidmatan. Jelaskan maksud dan pemakaian dua (2) nilai utama dalam perkhidmatan awam berikut:i) Taat setia ii) Berkecuali SOALAN 12 Pegawai awam hendaklah sentiasa memiliki keperibadian unggul yang dizahirkan melalui sikap dan tatakelakuan yang berasaskan nilai-nilai murni. Bagi memastikan semua pegawai menghayati nilai-nilai tersebut, nyata dan huraikan perkara-perkara berikut:a) Keazaman dan Kegigihan b) Bersikap positif c) Mempunyai sifat keberanian dan sanggup menerima cabaran

SOALAN 13 a) Encik Razi adalah seorang Penolong Pegawai Tadbir yang dipertanggungjawabkan mengawal keselamatan kunci-kunci keselamatan di jabatannya. Apakah tugas dan tanggungjawab serta peraturan-peraturan yang perlu dipatuhi oleh Encik Razi dalam menguruskan kunci-kunci tersebut. b) Mesin-mesin penyalin di bahagian yang menguruskan dokumen terperingkat juga perlu diawasi. Nyatakan peraturan-peraturan yang perlu dipatuhi. SOALAN 14 a) Seseorang pegawai awam yang berhasrat untuk meletakkan jawatan hendaklah mengemukan notis bertulis dalam tempoh tertentu. Nyatakan tempoh tertentu bagi pegawai-pegawai berikut: i) Seseorang pegawai yang dilantik selain pelantikan tetap ii) Seseorang pegawai dalam tempoh percubaan iii) Seseorang pegawai yang telah disahkan dalam perkhidmatan b) Ketua jabatan boleh memendekkan notis peletakkan jawatan mana-mana pegawai atas sebab-sebab tertentu. Nyatakan sebab-sebab tersebut. SOALAN 15 Anda telah ditugaskan untuk memastikan aspek keselamatan dokumen terperingkat jabatan terpelihara sepanjang masa. Keselamatan dokumen terperingkat termasuk juga dalam membuat salinan dengan menggunakan mesin penyalin atau mesin fotostat. a) Apakah yang dimaksudkan dengan dokumen terperingkat? b) Jelaskan peraturan-peraturan kawalan keselamatan yang perlu dipatuhi berkenaan dengan mesin penyalin SOALAN 16 Kerajaan telah memperkenalkan konsep Kumpulan Meningkat Mutu Kerja (KMK) kepada pegawai awam di agensi kerajaan. Tujuannya ialah memberi peluang pegawai awam turut serta menyelesaikan masalah-masalah dan meningkatkan kualiti dan produktiviti jabatan. a) Huraikan bagaimana matlamat KMK di atas dapat dicapai. b) Bincangkan peraturan-peraturan serta teknik yang perlu dipatuhi oleh setiap Kumpulan KMK. SOALAN 17 Sebagai seorang pegawai yang menguruskan tender, Encik Khairul perlu mengadakan publisiti bagi tender-tender tersebut. Terangkan tujuan dan tatacara pengurusan publisiti sesuatu tender.

SOALAN 18 Encik Zul daripada Pejabat Ketua Keselamatan Kerajaan telah dijemput untuk menyampaikan ceramah mengenai pengurusan dokumen terperingkat seperti Rahsia Besar, Rahsia dan Sulit serta Terhad. Apakah nasihat Encik Zul dalam aspek-aspek berikut. a) Penyimpanan dokumen terperingkat b) Penyimpanan perkara terperingkat selain daripada dokumen terperingkat c) Membawa dokumen terperingkat keluar pejabat SOALAN 19 Setiap pegawai kerajaan dan keluarga mereka yang jatuh sakit layak mendapat rawatan yang disediakan oleh pihak kerajaan atau swasta mengikut peraturan-peraturan yang ditetapkan. a) Nyatkan kelas wad dan kadar bayaran wad bagi keluarga pegawai b) Jelaskan tafsiran keluarga pegawai yang layak menerima kemudahan rawatan percuma selepas kematian pegawai. SOALAN 20 Antara langkah yang boleh diambil oleh jabatan dalam usaha memelihara rekod-rekod kerajaan semasa dalam jagaan mereka dari sebarang kerosakan ialah dengan mendapatkan nasihat tentang pemeliharan rekod dari Jabatan Arkib Negara. a) Nyatakan apakah yang dimaksudkan dengan Rekod Kerajaan? b) Selain daripada mendapatkan nasihat Jabatan Arkib Negara, nyatakan lima (5) usaha lain yang boleh dilakukan oleh jabatan untuk memelihara rekod di dalam jagaan mereka. SOALAN 21 a) Jelaskan ciri-ciri bahawa seorang Ketua dalam sesebuah organisasi itu dapat memberikan kepimpinan yang berkesan. b) Huraikan cara-cara untuk mengelakkan perbuatan pillih kasih dalam tindakan-tindakan di kalangan pemimpinan/ketua organisasi/jabatan SOALAN 22 Encik Hamid, Penolong Pegawai Tadbir Gred N27 berhajat untuk menunaikan ibadah haji pada tahun ini. Beliau telah berkhidmat dalam perkhidmatan awam selama 4 tahun dan hanya mempunyai baki cuti sebanyak 20 hari pada tahun ini. Bolehkah Encik Hamid memohon cuti haji pada tahun ini? Sila nyatakan syarat-syarat permohonan cuti haji kepada beliau. SOALAN 23 Sebagai penjawat awam yang dipertanggungjawabkan untuk memantau penghantaran dan penerimaan dokumen terperingkat, nyatakan dengan jelas Peraturan Penerimaan Dokumen Rasmi Terperingkat Sulit/Terhad? SOALAN 24 Puan Amira ingin menubuhkan Kumpulan Meningkat Mutu Kerja (KMK) di organisasi beliau. Nyatakan dan jelaskan struktur KMK yang sepatutnya Puan Amira amalkan bagi menubuhkan kumpulan tersebut?

SOALAN 25 Encik Hafiz bertanggungjawab untuk mencatat minit pada setiap Mesyuarat Pengurusan Bulanan Bahagian Pembangunan, Kementerian Kerja Raya. Baru-baru ini, mesyuarat tersebut telah diadakan pada 7 Julai 2009. Sila bincangkan apakah tindakan selepas mesyuarat yang perlu diambil oleh Encik Hafiz sebelum mesyuarat pengurusan bulanan seterusnya diadakan. SOALAN 26 Huraikan prosedur yang perlu diikuti oleh agensi kerajaan dalam mengendalikan aduan-aduan daripada orang ramai mengenai ketidakpuasan hati mereka terhadap perkhidmatan atau sebarang tindakan oleh agensi kerajaan. SOALAN 27 Huraikan tindakan-tindakan yang boleh diambil oleh sesebuah jabatan bagi mencapai kepastian kualiti di bawah pengurusan kualiti menyeluruh (TQM). SOALAN 28 Huraikan manfaat Piagam Pelanggan kepada orang ramai dan sesebuah jabatan/agensi. SOALAN 29 Biro Pengaduan Awam (BPA) telah ditubuhkan di Jabatan Perdana Menteri bagi tujuan melaksanakan sistem pengendalian pengaduan awam. Huraikan fungsi dan tanggungjawabnya SOALAN 30 Hari Kualiti telah ditetapkan pada 31 Oktober setiap tahun. Sempena Hari Kualiti tersebut, huraikan aktiviti-aktiviti yang boleh dijalankan oleh sesebuah jabatan serta tujuan aktivitiaktiviti itu dilaksanakan. SOALAN 31 Perkhidmatan barisan hadapan sangat penting dalam usaha untuk meningkatkan kualiti interaksi dengan pelanggan. Bincangkankan aspek layanan melalui telefon dan perkhidmatan kaunter dalam memantapkan interaksi organisasi dengan pelanggan. SOALAN 32 Urus setia mesyuarat mempunyai fungsi dan tanggungjawab yang amat penting sebelum, semasa dan selepas mesyuarat. Terangkan fungsi dan tanggungjawab urus setia mesyuarat sebelum mesyuarat dengan merujuk kepada PKPA Bil. 2/1992. SOALAN 33 Encik Mansor telah diarahkan untuk memberikan taklimat berkaitan prinsip-prinsip yang menyokong Pengurusan Kualiti Menyeluruh (TQM). Huraikan 5 (lima) daripada prinsip tersebut. SOALAN 34 Untuk mempertingkatkan produktiviti, pihak pengurusan hendaklah mengambil langkah langkah bagi memperkukuhkan faktor-faktor yang mempengaruhi produktiviti. Tenaga Manusia merupakan salah satu faktor kritikal yang telah dikenalpasti. Terangkan tindakan-tindakan yang perlu diambil oleh pihak pengurusan berkaitan tenaga manusia. SOALAN 35 Huraikan amalan-amalan yang boleh dilakukan bagi meningkatkan kualiti layanan perkhidmatan telefon. Contoh-contoh yang sesuai perlu dikemukakan dalam urusan tersebut.

SOALAN 36 Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM) merupakan dokumen rasmi yang dapat membantu dalam pengurusan dan menyumbangkan peningkatan produktiviti sesuatu jabatan perkhidmatan awam. Terangkan langkah-langkah yang perlu dilaksanakan untuk menyediakannya. SOALAN 37 Inovasi dalam Perkhidmatan Awam ialah hasil cetusan idea-idea yang kreatif dan inovatif yang dapat meningkatkan kecekapan dan keberkesanan sistem penyampaian perkhidmatan serta memberi faedah kepada pelanggan. Huraikan Kriteria Penilaian Anugerah Inovasi Perkhidmatan Awam (AIPA). SOALAN 38 Tindakan-tindakan dan norma-norma kerja perlu dilaksanakan untuk menentukan pengurusan mesyuarat dan urusan jawatankuasa-jawatankuasa Kerajaan dikendalikan dengan jayanya. Terangkan tanggungjawab pihak urus setia sebelum dan semasa menguruskan mesyuarat. SOALAN 39 Anugerah Perkhidmatan Cemerlang anggota perkhidmatan awam telah mula diperkenalkan melalui PKPA bil 2/1993 dan telah mengalami beberapa pindaan sehinggalah terbitnya PKPA bil 2/2002. Terangkah dengan jelas kelayakan dan asas penilaian bagi membolehkan seseorang anggota perkhidmatan awam diberi anugerah tersebut. SOALAN 40 Sebagai seorang penjawat awam, Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja merupakan satu alat pengurusan yang penting di sesebuah jabatan a) Jelaskan mengapa Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja . b) Apakah perbezaan antara Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja. c) Apakah faedah-faedah yang akan diperolehi melalui penyediaan Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja di sesebuah jabatan. SOALAN 41 Anggota Perkhidmatan Awam hendaklah menghindarkan diri daripada memberi atau menerima suapan. Nyatakan : a) Takrif suapan dan perlakuan-perlakuan yang boleh disabitkan dengan takrif tersebut b) Kesan kepada pelaku dan organisasi SOALAN 42 Huraikan lima (5) nilai-nilai peribadi asas dalam perkhidmatan awam dalam menjalankan tugas sehariannya. SOALAN 43 Jelaskan tindakan-tindakan yang perlu diambil oleh urus setia mesyuarat pada peringkat pra mesyuarat, semasa mesyuarat dan selepas mesyuarat. SOALAN 44 Dengan merujuk kepada PKPA Bil.1/2009, terangkan cara-cara pengendalian aduan awam.

SOALAN 45 Kumpulan Inovatif dan Kreatif (KIK) merupakan mekanisme membolehkan pekerja secara berkumpulan mencari jalan untuk menghasilkan produk atau perkhidmatan yang lebih baik samada melalui pengubahansuaian atau penembahbaikan. Huraikan faktor yang menyokong kejayaan pelaksanaannya. SOALAN 46 Pendekatan-pendekatan berikut boleh meningkatkan keberkesanan kepimpinan dalam sesebuah organisasi. Huraikan tiga (3) daripada pendekatan di bawah. a) b) c) d) Latihan kepimpinan Penerapan nilai-nilai murni kepimpinan Perubahan sikap dan nilai Pengalaman dan pusingan kerja

SOALAN 47 Setiap pegawai kerajaan dan keluarga mereka yang jatuh sakit layak mendapat rawatan yang disediakan oleh pihak kerajaan atau swasta mengikut peraturan-peraturan yang ditetapkan. a) Nyatakan kelas wad dan kadar bayaran wad bagi keluarga pegawai b) Jelaskan tafsiran keluarga pegawai yang layak menerima kemudahan rawatan percuma selepas kematian pegawai. SOALAN 48 Kumpulan Meningkat Mutu Kerja (KMK) merupakaan mekanisme bagi membolehkan mekanisme bagi membolehkan pekerja secara berkumpulan menyertai proses penyelesaian masalah bagi meningkatkan kualiti dan produktiviti jabatan. Huraikan faktor yang menyokong kejayaan pelaksanaannya. SOALAN 49 Bincangkan faedah-faedah yang boleh diperolehi oleh sesebuah agensi kerajaan dengan melaksanakan pemulihan perkhidmatan sebagaimana yang dijelaskan didalam panduan pelaksanaan sistem pemulihan perkhidmatan. SOALAN 50 Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM) adalah dua dokumen rujukan rasmi yang perlu ada dalam sesebuah pejabat. Kedua-dua dokumen ini adalah alat pengurusan penting yang dapat menyumbang kepada peningkatan produktiviti pejabat keseluruhannya. a) Nyatakan maklumat-maklumat yang terkandung di dalam kedua-dua dokumen tersebut; b) Bagaimanakah MPK dan FM dikatakan sangat berguna kepada anggota yang baru dilantik atau anggota yang baru bertukar? SOALAN 51 Perkhidmatan barisan hadapan sangat penting dalam usaha untuk meningkatkan kualiti interaksi dengan pelanggan. Bincangkankan aspek layanan melalui telefon dan perkhidmatan kaunter dalam memantapkan interaksi organisasi dengan pelanggan. a) Berikan perbezaan antara Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja secara ringkas. b) Jelaskan kandungan yang perlu ada dalam Manual Prosedur Kerja.

SOALAN 52 En.Bakar baru sahaja bertugas di Sekolah Menengah Kebangsaan Ilham sebagai Ketua Pembantu Tadbir. Pengetua sekolah berkenaan telah memberi penerangan berkaitan Piagam Pelanggan kepada En.Bakar. Andaikan anda ialah En.Bakar, huraikan ciri-ciri Piagam Pelanggan yang memenuhi kehendak PKPA Bil 1/2008. SOALAN 53 Dalam struktur Kumpulan Meningkat Mutu Kerja (KMK), fasilitator merupakan komponen yang terdiri daripada ketua-ketua bahagian atau pekerja-pekerja yang dipilih oleh pihak pengurusan. Huraikan peranan fasilitator dalam KMK dengan memberikan contoh-contoh yang relevan. SOALAN 54 Produktiviti dalam perkhidmatan awam dikaitkan dengan kecekapan, keberkesanan dan kualiti sesuatu produk yang dihasilkan oleh sesebuah organisasi. Bagaimanakah produktiviti dalam perkhidmatan awam dapat ditingkatkan? SOALAN 55 a) Huraikan apakah yang anda faham tentang Piagam Pelanggan? b) Jelaskan ciri-ciri Piagam Pelanggan. c) Bagaimanakah Piagam Pelanggan dapat dilaksanakan? SOALAN 56 Apakah yang dimaksudkan dengan Mystery Shopping dan terangkan kaedah yang digunakan untuk mengukur prestasi penyampaian perkhidmatan. SOALAN 57 Apakah rasionalnya pelaksanaan MS ISO 9000 dalam perkhidmatan awam? Jelaskan hubungan MS ISO 9000 dengan TQM. SOALAN 58 Bagaimanakah ISO 9000 memberi faedah kepada sesebuah organisasi? SOALAN 59 Jelaskan aspek-aspek yang perlu diberi perhatian untuk memantapkan penawaran perkhidmatan pelanggan.

UNIT LATIHAN DAN KEMAJAUN STAF JABATAN PELAJARAN SELANGOR 2012