a) Penglibatan Pekerja
Pekerja atau anggota organisasi merupakan sumber penting dan tunggak dalam sesebuah
organisasi. Penglibatan dan komitmen anggota-anggota ini amat diperlukan untuk
menyumbang kepada peningkatan prestasi organisasi dalam mencapai matlamat dan objektif
yang telah ditetapkan. Pihak pengurusan atasan hendaklah memastikan tanggungjawab dan
kuasa dikenalpasti dan disebarkan kepada semua anggota organisasi.
Bagi memenuhi keperluan prinsip ini, warga pentadbiran di sektor awam perlulah:
Penetapan tugas, tanggungjawab dan kuasa ini adalah bertujuan memberi pemahaman
kepada anggota organisasi mengenai penglibatan mereka dalam menyumbang kepada
pencapaian objektif kualiti dan juga dapat mengelakkan kekeliruan dalam pelaksanaan tugas.
Pihak pengurusan hendaklah memastikan setiap anggota mengetahui tanggungjawab dan
kuasa yang diberikan dalam menjalankan tugas serta memahami bagaimana tanggungjawab
mereka saling berhubung kait dengan tanggungjawab dan kuasa anggota lain dalam
organisasi agar sistem pengurusan kualiti dilaksanakan dengan berkesan.
Dalam Perkhidmatan Awam, tugas, tanggungjawab dan kuasa ini biasanya dinyatakan
dalam senarai tugas anggota berkenaan dan ditunjukkan dalam carta organisasi agensi
tersebut. Di agensi-agensi tertentu, tugas, tanggungjawab dan kuasa pegawainya, ada juga
dinyatakan dalam perundangan yang berkaitan dengan fungsi agensi. Tugas dan
tanggungjawab anggota ini juga diperincikan dalam prosedur yang didokumenkan.
Antara klausa-klausa yang berkaitan dengan prinsip penglibatan pekerja adalah klausa
5.5.3 iaitu komunikasi dalam organisasi, klausa 6.2 iaitu sumber manusia, klausa 6.2.2 iaitu
keupayaan, kesedaran dan latihan serta klausa 6.4 iaitu persekitaran kerja.
Bagi klausa 5.5.3 iaitu komunikasi dalam organisasi, pengurusan atasan hendaklah
memastikan proses penyampaian maklumat yang sesuai diwujudkan dalam organisasi dan
keberkesanan sistem pengurusan kualiti disampaikan kepada semua anggota organisasi. Pihak
pengurusan atasan hendaklah memastikan wujudnya forum yang sesuai bagi anggota-anggota
organisasi berkomunikasi berhubung dengan perkara-perkara atau isu-isu yang berkaitan
dengan keberkesanan sistem pengurusan kualiti. Ini boleh dilakukan misalnya melalui
mesyuarat, sistem peti cadangan, dialog, taklimat, pengiktirafan di atas pencapaian, papan
kenyataan, in-house jurnal, media audiovisual, media elektronik dan lain-lain. Ketua jabatan
hendaklah memastikan semua anggota organisasi dimaklumkan mengenai perkara-perkara
yang berkaitan dengan sistem pengurusan kualiti. Di antara perkara-perkara yang perlu
disampaikan dan disebarkan kepada semua anggota organisasi termasuklah visi, misi, nilai-
nilai murni, objektif-objektif organisasi, keperluan-keperluan semua pihak yang
berkepentingan, piagam pelanggan, isu-isu dan masalah, kemajuan ke atas pencapaian
tertentu, perubahan-perubahan dalam proses, keputusan hasil dari pengukuran prestasi dan
keputusan-keputusan hasil dari kajian semula pengurusan. Seterusnya, ketua jabatan juga
boleh menyampaikan perkara-perkara yang disebutkan di atas melalui mesyuarat, mesyuarat
pagi, perhimpunan bulanan, buletin teknologi maklumat dan sebagainya.
Di samping itu, bagi klausa 6.2 dan 6.2.2 iaitu sumber manusia dan keupayaan,
kesedaran dan latihan pula adalah mengenai penglibatan anggota organisasi yang
melaksanakan tugas yang akan memberi kesan kepada kualiti perkhidmatan hendaklah
mempunyai kepakaran melalui pendidikan, latihan, kemahiran dan pengalaman yang sesuai.
Oleh yang demikian, perkara di atas dapat dilaksanakan berdasarkan kepada klausa 6.2.2 di
mana organisasi hendaklah menentukan kepakaran yang perlu ada pada anggotanya yang
menjalankan tugas-tugas yang memberi kesan kepada kualiti perkhidmatan. Seterusnya,
memberi latihan atau mengambil tindakan-tindakan yang lain untuk memenuhi keperluan
kepakaran, menilai keberkesanan tindakan-tindakan yang telah diambil untuk memenuhi
keperluan kepakaran, memastikan anggota organisasi sedar akan kepentingan tugas-tugasnya
dan bagaimana mereka menyumbang kepada pencapaian objektif-objektif kualiti dan akhir
sekali menyenggara rekod-rekod mengenai pendidikan, latihan, kemahiran dan pengalaman
(rujuk 4.2.4).
Akhir sekali, bagi klausa 6.4 iaitu mengenai persekitaran kerja mempunyai kaitan
dengan prinsip penglibatan pekerja bagi menjamin kualiti perkhidmatan yang diperlukan
dengan memastikan organisasi menentukan dan mengurus persekitaran kerja. Organisasi
hendaklah memastikan suasana kerja di pejabat dapat memberi kesan yang positif terhadap
motivasi dan prestasi anggotanya supaya mereka dapat menyumbang kepada peningkatan
prestasi organisasi dengan mewujudkan satu suasana kerja yang akan menyokong kepada
pencapaian kualiti dalam semua aspek kerja. Ini mungkin melibatkan kepuasan hati bekerja,
motivasi dan pengiktirafan serta persekitaran kerja yang menggalakkan.
SOALAN 2 :
Pernyataan ‘ISO hanya dokumentasi’ adalah tidak benar. Ini kerana ISO 9000 versi
2000 dipermudahkan lagi dalam aspek dokumentasi. Antara matlamat utama kewujudan ISO
9000: 2000 ialah mengurangkan beban dokumentasi dalam sistem. Dokumentasi adalah salah
satu daripada kaedah untuk mengawal proses-proses dalam organisasi di mana pelaksanaan
proses-proses oleh anggota-anggota organisasi diseragamkan. Merujuk kepada pelaksanaan
ISO 9000:1994 di beberapa organisasi besar di luar negara, banyak agensi sektor swasta dan
awam yang ‘over documenting' sistem kualiti mereka. Terdapat juga organisasi yang
dibebankan dengan prosedur- prosedur yang tidak perlu. Ada juga yang terkongkong kepada
20 elemen dan mencipta prosedur dan arahan kerja yang tidak perlu, dengan tujuan
'menghias' sistem kualiti. Strategi mendokumentasi sistem kerja perlu difokuskan kepada
proses dan amalan, bukan kepada keperluan-keperluan atau elemen sistem kualiti. Organisasi
sendiri bertanggungjawab menentukan proses-proses utama mereka dan bagaimana proses-
proses ini dikawal dan didokumenkan.
Oleh yang demikian, sistem pengurusan kualiti yang diwujudkan adalah bertujuan
untuk mencapai objektif organisasi dan ia adalah terdiri daripada hubungkait antara beberapa
proses yang perlu didokumenkan. Antara sebab-sebab mengapa MS ISO 9001 meminta
supaya dokumentasi dilaksanakan adalah:
Perkataan “prosedur yang perlu didokumenkan” dalam standard ini, bermaksud prosedur
telah diwujudkan, didokumenkan, dilaksanakan dan akan dilaksanakan secara berterusan.
Dokumen-dokumen sistem pengurusan kualiti mungkin boleh berbeza antara organisasi
bergantung kepada:
a) Saiz organisasi dan jenis aktiviti
b) Kerumitan proses dan
c) Kompetensi personel.
SOALAN 3: Pematuhan klausa 4.2.3 dan 4.2.4 dalam organisasi di sektor pengangkutan.
Merujuk kepada standard ISO 9001, klausa 4.2.3 dan 4.2.4 adalah mengenai kawalan
dokumen dan kawalan rekod. Pematuhan klausa 4.2.3 dan 4.2.4 dalam organisasi di sektor
pengangkutan boleh dilihat di di Kementerian Pengangkutan adalah seperti berikut:
Dokumen yang diperlukan dalam sistem pengurusan kualiti hendaklah dikawal. Rekod-rekod
kualiti merupakan dokumen yang perlu dikawal. Pengawalan dokumen dalam sistem
pengurusan kualiti merangkumi:
Oleh yang demikian di sektor pengangkutan, satu sistem perlu diwujudkan di mana
semua data dan rekod yang berkaitan dengan insiden kemalangan, aduan, latihan, pengurusan
kontraktor, pengurusan pemandu, pengurusan kenderaan, pengurusan risiko dan perjalanan,
pemantauan, audit dan penilaian kendiri didokumentasikan. Ini adalah supaya pengurusan
yang lebih kemas, teratur dan terancang dapat dilaksanakan. Kawalan dokumen yang baik
juga dapat meningkatkan mutu dan prestasi semua proses kerja di samping meningkatkan
kelancaran operasi sesuatu syarikat. Audit juga dapat dilaksanakan dengan lebih mudah jika
terdapat satu sistem kawalan dokumen yang memuaskan. Data-data mahupun rekod-rekod
tertentu merupakan elemen penting yang wajib disimpan, dijaga dan diuruskan dengan
sempurna.
Jadual di bawah mengandungi elemen-elemen yang berkait rapat dengan sistem pengurusan
data dan rekod.
Perkara Kategori
W S P
Sistem Laporan Insiden/Kemalangan
• Semua insiden, kemalangan dan kemalangan nyaris wajib √
dilaporkan √
• Penyiasatan Insiden/Kemalangan dan Penyerahan Laporan √
• Pembetulan dan Pencegahan
Pengurusan Aduan
• Rekod, Siasat dan Tindakan Pembetulan √
Latihan dan Kompetensi SHE
• Latihan Permulaan dan Berkala √
• Latihan Dikendalikan Oleh yang Kompeten dan Bertauliah √
• Majikan Tanggung Kos Latihan √
Pengurusan Kontraktor
• Dasar Berkaitan √
Pengurusan Pemandu
Pengurusan Kenderaan
Pengurusan Perjalanan dan Risiko
Sistem Pemantauan – Buku Log (paling minimum), Kotak Hitam/ √
GPS/ Takograf
Butiran yang Lengkap √
Pengurusan Data √
Penilaian Kendiri √
Tahap Kesihatan Pemandu √
Keadaan Kenderaan (Senarai Semak) √
*W untuk wajib, S untuk Disarankan dan P untuk Pilihan
Oleh yang demikian dalam memenuhi tuntutan klausa ini dalam sektor pengangkutan,
beberapa perkara perlu dijalankan antaranya melaporkan dan merekodkan kemalangan atau
insiden. Kegagalan untuk berbuat demikian mungkin bakal mengundang akibat buruk, rumit
dan serius. Para pemandu hendaklah diberikan panduan mengenai langkah-langkah dalam
membuat laporan yang tepat agar laporan yang dibuat bernilai dan berguna untuk dijadikan
sebagai rujukan. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu diambil kira dalam situasi
seumpama ini:
i. Setiap kemalangan insiden dan kemalangan nyaris wajib dilaporkan kepada pihak
pengurusan.
iii. Tindakan pemulihan dan pencegahan harus diambil bagi mengelakkan insiden
serupa berulang.
Begitu juga bagi kawalan rekod pengurusan pemandu dan kenderaan. Semua perkara
atau rekod yang perlu berhubung pengurusan pemandu dan kenderaan hendaklah dijaga,
disimpan dan diurus dengan sempurna. Ini bertujuan untuk menjaga dokumen-dokumen yang
penting. Selain daripada itu, ia bertujuan untuk mengelakkan maklumat-maklumat sebegini
daripada hilang atau rosak dan sebagainya.SOP
Seterusnya, bagi kawalan rekod pengurusan perjalanan dan risiko sebagaimana dalam
kes pengurusan pemandu dan kenderaan sebarang maklumat penting dalam pengurusan
perjalanan dan risiko memerlukan penjagaan dan pengurusan yang betul, jika tidak maklumat
berguna akan hilang atau rosak dan seterusnya menimbulkan kesulitan.
RUJUKAN
1. Azizan Abdullah. 2002. Sistem Pengurusan Kualiti ISO 9000:2000 Strategi Ke Arah
Pensijilan. Prentice Hall.
2. Nazri Bin Muslim. 2008. Asas Pengurusan Kualiti. Pusat Pengajian Umum, UKM.
3. Garis panduan bagi melaksanakan MS ISO 9000:2000 dalam perkhidmatan awam.
4. Kod amalan keselamatan, kesihatan dan persekitaran untuk sektor pengangkutan oleh
Kementerian Pengangkutan.