MAKALAH PENDEKATAN SISTEM MANAJEMEN MUTU

STANDAR SISTEM MANAJEMEN MUTU

“PENDUKUNG”

OLEH:

KELOMPOK 6B
1. ALHILMI EFSI NAMIRA (006)
2. RANDI MAULIKA PUTRA (022)
3. LINDA WATI (030)
4. NADIRA PUTRI INDRIYANI (034)

DOSEN PENGAMPU
ARNAYULIS, S.Si, M.Si

PROGRAM STUDI PENGELOLAAN AGRIBISNIS

JURUSAN BISNIS PERTANIAN
POLITEKNIK PERTANIAN NEGERI PAYAKUMBUH
TAHUN 2023
 BAB I
PENDAHULUAN

Sistem manajemen mutu adalah suatu komponen yang saling berhubungan

yang menggunakan kebijakan yang sudah ditetapkan untuk memenuhi tujuan
organisasi serta difokuskan pada kebutuhan pelanggan, lingkungan, efisiensi energi
dan sejenisnya. ISO 9001:2015 merupakan standar manajemen mutu  yang
dikeluarkan oleh International Organization for Standardization dikenal juga dengan
ISO yang berisikan persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi sebuah perusahaan/
organisasi.
Membentuk suatu quality management system, dengan berpedoman pada ISO
9001:2015 sebuah organisasi/perusahaan dapat melakukan evaluasi apakah produk
(barang/jasa) dan proses yang dilakukan oleh perusahaan tersebut dapat memenuhi
keinginan atau persyaratan dari customer secara konsisten. Selain itu, penerapan
sistem manajemen mutu ISO 9001:2015 juga dapat memastikan konsistensi mutu
produk dan jasa yang dihasilkan sesuai dengan persyaratan perusahaan ataupun
pelanggan serta mencegah terjadi kegagalan mutu produk atau jasa sepanjang proses
produksi.
Di Indonesia standar sistem manajemen mutu ISO 9001:2015 diadopsi identik
menjadi sebuah standar sistem oleh Badan Standardisasi Nasional (BSN) menjadi
SNI ISO 9001:2015. Standar Manajemen Mutu ISO 9001:2015 tidak hanya bisa
diterapkan pada dunia industri yang menghasilkan produk, namun demikian bisa juga
diterapkan pada bidang yang menghasilkan jasa seperti sekolah, universitas, rumah
sakit dan bidang usaha jasa lainnya.
Pada dasarnya konsep dasar ISO 9001 bisa disederhanakan menjadi tiga hal:
pertama perusahaan harus memiliki standar operasional prosedur dan sistem operasi
yang jelas sehingga dapat dijadikan sebagai acuan bekerja, meskipun dalam ISO
9001:2015 berbeda seperti ISO 9001:2008 yang mewajibkan level dokumen wajib
(Pedoman mutu, Prosedur, Instruksi Kerja, Form rekaman). Pada ISO 9001:2015
tidak diwajibkan semua proses dijabarkan dalam bentuk level dokumen berupa
prosedur, namun bisa langsung dalam bentuk instruksi kerja ataupun alur proses
tertentu.
Berikutnya, karyawan yang bekerja harus kompeten untuk menghindari
adanya ketidaksesuaian antara hasil output atau proses yang terjadi dengan yang
disyaratkan. Terakhir, adanya infrastruktur yang baik yang dapat digunakan oleh
perusahaan (gedung, peralatan, software). Hal yang lebih penting dari semua itu
adalah adanya komitmen dan peran tanggung jawab manajemen puncak untuk
memastikan penerapan sistem manajemen mutu telah sesuai persyaratan.
Pendukung dalam standar sistem manajemen mutu (SMM) adalah segala hal
yang membantu organisasi dalam menerapkan SMM dan mencapai tujuan SMM
secara efektif. Dalam konteks standar SMM seperti ISO 9001, pendukung dapat
mencakup elemen-elemen seperti:
1. Kebijakan dan prosedur: Kebijakan dan prosedur yang ditetapkan oleh
organisasi dapat membantu dalam mengatur dan mengarahkan implementasi
SMM secara sistematis dan konsisten.
2. Struktur organisasi: Struktur organisasi yang jelas dan terdefinisi dengan baik
dapat membantu dalam menentukan tanggung jawab dan akuntabilitas dalam
menerapkan SMM.
3. Sumber daya manusia: Karyawan yang terlatih dan terampil dalam SMM
dapat menjadi pendukung penting dalam memastikan SMM diterapkan
dengan benar dan efektif.
4. Infrastruktur: Infrastruktur seperti peralatan, teknologi, dan lingkungan kerja
yang sesuai dapat membantu dalam memastikan konsistensi dan kualitas
dalam produksi produk atau layanan.
5. Pengukuran dan pemantauan: Pengukuran dan pemantauan terhadap kualitas
produk atau layanan, serta kinerja SMM secara keseluruhan, dapat membantu
dalam menentukan perbaikan dan meningkatkan kinerja sistem manajemen
mutu.
6. Keterlibatan pihak terkait: Melibatkan pelanggan, pemasok, dan pihak terkait
lainnya dalam SMM dapat membantu dalam memperbaiki sistem manajemen
mutu secara keseluruhan dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
7. Pendukung dalam standar SMM sangat penting dalam memastikan
keberhasilan dan efektivitas SMM dalam mencapai tujuan organisasi dan
meningkatkan kualitas produk atau layanan yang dihasilkan.
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Sumber Daya
Dalam pengertian umum, sumber daya didefinisikan sebagai sesuatu yang
dipandang memiliki nilai ekonomi. Dapat juga dikatakan bahwa sumber daya adalah
komponen dari ekosistem yang menyediakan barang dan jasa yang bermanfaat bagi
kebutuhan manusia.
Organisasi harus menetapkan dan menyediakan sumber daya yang dibutuhkan
untuk pembentukan, implementasi, pemeliharaan, peningkatan berkesinambungan
dari sistem manajemen mutu. Kemampuan, dan kendala,
a. sumber daya internal yang ada.
b. Apa yang perlu diperoleh dari penyedia eksternal.

B. Orang (SDM)
Sumber daya manusia adalah faktor yang mempengaruhi, upaya
meningkatkan kulitas, dan peranannya pada suatu organisasi secara lebih jelas.
Mungkin kita sering mendengar istilah Sumber Daya Manusia atau yang lebih dikenal
dengan sebutan SDM. Tidak hanya alam saja yang bisa menjadi sumber daya tapi
manusia juga dapat menjadi sumber daya yang berguna bagi suatu organisasi, dengan
maksud supaya organisasi tersebut dapat mencapai tujuannya.
Sumber daya manusia memiliki peran yang sangat penting dalam organisasi
untuk mencapai keunggulan yang kompetitif. Perkembangan teknologi dan perubahan
lingkungan menjadikan sumber daya manusia sebagai faktor yang penting dalam
menentukan kemampuan organisasi atau perusahaan dalam persaingan global.
Maka oleh sebab itu manusia harus selalu berinovasi untuk memenangkan
persaingan ini. kemajuan suatu organisasi hanya dapat dicapai dengan sumber daya
manusia yang berkualitas dan berdaya saing. Jadi pada kesempatan kali ini mari kita
pahami bersama-sama mengenai apa itu sumber daya manusia.
 Organisasi seharusnya menentukan dan menyediakan orang-orang yang
diperlukan untuk operasi yang efektif dari sistem manajemen mutu dan untuk
operasional dan pengendalian atas proses-proses yang ada.

C. Infrastruktur
Infrastruktur adalah untuk mencapai sebuah kesuksesan dalam standar system
manajemen mutu tentu kita membutuhkan infrastruktur yang kokoh dan kuat. Kerap
kali, kita mendengar istilah tersebut di dalam kehidupan sehari-hari. Jika mendengar
istilah infrastruktur, tentu yang ada di pikiran kita pertama kali adalah bangunan,
fasilitas, dan hal-hal yang berhubungan dengan pembangunan.
Organisasi atau proyek harus menetapkan, menyediakan dan memelihara
infrastruktur yang diperlukan untuk operasional proses-proses untuk mencapai
kesesuaian produk dan layanan.
Infrastruktur dapat mencakup:
a. Bangunandan utilitas terkait
b. Peralatan termasuk perangkat keras dan perangkat lunak
c. Transportasi
d. Informasi dan teknologi komunikasi

D. Lingkungan untuk pengoperasian proses

Lingkungan manajemen adalah seluruh keadaan ekstern perusahaan, industri,
organisasi yang ada kaitannya dan mempengaruhi kegiatan manajemen dalam suatu
perusahaan, industri, organisasi.
Organisasi harus menetapkan, menyediakan dan memelihara lingkungan yang
diperlukan untuk operasi proses dan untuk mencapai kesesuaian produk dan jasa.
1. Lingkungan untuk operasi proses dapat mencakup fisik, sosial, psikologis,
lingkungan dan faktor lainnya (seperti suhu, kelembaban, ergonomic dan
kebersihan)
2. Lingkungan yang sesuai bisa menjadi kombinasi dari faktor-faktor manusia dan
fisik, seperti:
a. Social ( seperti tanpa diskriminasi, tanpa konfrontasi)
 b. Psikologis (seperti pengurangan stress, pencegahan kelelahan, perlindungan
emosi)
c. Psikologis (seperti suhu, panas, kelembaban, cahaya, aliran udara,
kebersihan, kebisingan).
Faktor ini dapat berbeda secara substansial tergantung pada produk dan layanan
yang diberikan.

E. Pemantauan dan pengukuran sumberdaya

Kegiatan mengamati atau pemantauan pada standar manajemen mutu ini
berhubungan dengan perkembangan pelaksanaan rencana pembangunan,
mengidentifikasi serta mengantisipasi permasalahan yang timbul dan/atau akan
timbul untuk dapat diambil tindakan sedini mungkin.
Salah satu faktor utama dalam menentukan keberhasilan Perusahaan adalah
sumber daya manusia (SDM). Permasalahan yang dihadapi adalah belum memiliki
sistem pengukuran kinerja yang mendukung peran SDM terhadap strategi
Perusahaan. Human Resource Scorecard adalah metode yang digunakan untuk
mengukur kontribusi SDM dalam kesuksesan strategi Perusahaan dan terdiri dari 4
perspektif yaitu:
1. perspektif financial,
2. perspektif customer,
3. perspektif internal business process
4. perspektif learning and growth.
Organisasi harus menentukan dan menyediakan sumber daya yang dibutuhkan
untuk memastikan hasil yang valid dan dapat diandalkan ketika pemantauan atau
pengukuran yang digunakan untuk memverifikasi kesesuaian antara produk dan jasa
dengan persyaratan.
Organisasi harus memastikan bahwa sumber daya yang disediakan:
a. Cocok untuk jenis tertentudari kegiatanpemantauandan pengukuranyang
dilakukan
 b. Dipertahankan untuk memastikan kecocokan yang berkelanjutan terhadap
tujuannya.
Organisasi harus menyimpan informasi terdokumentasi yang tepat sebagai bukti
kesesuaian untuk tujuan pemantauan dan pengukuran sumber daya.

F. Ketelusuran Pengukuran
Ketertelusuran pengukuran dapat didefinisikan sebagai sifat dari
hasil pengukuran atau nilai dari standar yang dapat dihubungkan ke acuan tertentu,
biasanya standar nasional atau internasional melalui rantai perbandingan yang tak
terputus dimana semuanya mempunyai ketidakpastian tertentu.
Ketika ketelusuran pengukuran merupakan suatu persyaratan, atau
dipertimbangkan oleh organisasi sebagai bagian yang penting dalam menyediakan
keyakinan terhadap validitas hasil pengukuran, maka alat ukur harus:
1. Dikalibrasi atau diverivikasi, atau keduanya, pada selang waktu tertentu,
atau sebelum digunakan, terhadap penelusuran standar pengukuran ke
standar pengukuran internasional atau nasional; ketika tidak ada standar
seperti itu, dasar yang dipakai untuk kalibrasi atau verifikasi harus
disimpan sebagai informasi terdokumentasi.
2. Teridentifikasi untuk menentukan status kalibrasi alat ukur
3. Dijaga dari penyetelan, kerusakan atau kemunduran yang akan membuat
tidak validnya status kalibrasi dan hasil pengukuran berikutnya.

Organisasi harus menentukan apakah validitas hasil pengukuran sebelumnya

telah berpengaruh buruk ketika alat ukur didapati tidak sesuai dengan tujuan yang
diinginkan, dan seharusnya mengambil langkah yang tepat sesuai dengan yang
diperlukan.

G. Pengetahuan Organisasi
Organisasi harus menentukan pengetahuan yang diperlukan untuk operasional
proses-proses dan untuk mencapai kesesuaian produk dan layanan. Pengetahuan ini
harus dipelihara, dan tersedia sejauh yang diperlukan.
 Penciptaan pengetahuan dalam organisasi mencakup lima langkah penting,
yaitu: 
1. saling berbagi tacit knowledge
2. menciptakan konsep
3. mendukung ketepatan aggi konsep
4. membuat prototipe
5. pengetahuan lintas-jenjang.

Ketika menangani perubahan kebutuhan dan tren, organisasi harus

mempertimbangkan pengetahuan saat ini dan menentukan bagaimana cara
memperoleh atau mengakses terhadap pengetahuan tambahan dan terkini yang
diperlukan
1. Pengetahuan organisasi adalah pengetahuan spesifik terhadap organisasi; yang
didapatkan melalui pengalaman. Ini adalah informasi yang digunakan dan
dibagikan untuk tujuan organisasi.
2. Pengetahuan organisasi dapat berdasarkan:
a) Sumber internal (misalnya aset intelektual; pengetahuan yang didapatkan
melalui pengalaman; pelajaran yang didapatkan melalui kegagalan dan
kesuksesan proyek; menangkap dan membagikan pengetahuan dan
pengalamanyang tidak tercatat; hasil peningkatandalam proses-proses,
produk, dan layanan.
b) Sumber eksternal (misalnya standar, akademisi, konferensi, pengumpulan
pengetahuan dari pelanggan atau penyedia eksternal).

H. Kompetensi
Kompetensi adalah gabungan antara pengetahuan, keterampilan, dan atribut
kepribadian seseorang sehingga meningkatkan kinerjanya dan memberikan kontribusi
bagi keberhasilan organisasinya. Selain itu kompetensi juga berarti adalah kapasitas
yang ada pada seseorang dan bisa membuat orang tersebut mampu untuk memenuhi
apa yang diisyaratkan oleh pekerjaan dalam suatu organisasi sehingga organisasi
tersebut mampu mencapai hasil yang diharapkan.
 Dalam standar system manajemen mutu organisasi harus:
1. Menentukan kompetensi yang diperlukan dari orang-orang yang melakukan
pekerjaan di bawah kendalinya yang berdampak terhadap kinerja dan
efektivitas sistem manajemen mutu
2. Memastikan bahwa orang-orang ini kompeten atas dasar pendidikan,
pelatihan, atau pengalaman
3. Ketika diaplikasikan, mengambil tindakan untuk memperoleh kompetensi
yang diperlukan, dan mengevaluasi efektivitasatas tindakan yang diambil;
4. Menyimpan informasi terdokumentasi yang sesuai sebagai bukti kompetensi.
Tindakan yang dapat dilakukan meliputi, misalnya, penyediaan pelatihan,
mentoring, atau menugaskan kembali orang yang bekerja saat ini, atau
mempekerjakan atau kontrak dari orang yang kompeten.

I. Kesadaran
Kesadaran yang paling sederhana adalah perasaan atau kesadaran akan
keberadaan internal dan eksternal,meskipun ribuan tahun analisis, definisi, penjelasan
dan perdebatan oleh filsuf dan ilmuwan, kesadaran tetap membingungkan dan
menjadi hal yang kontroversial, tetapi gagasan yang disepakati secara luas tentang
topik ini adalah intuisi bahwa topik tersebut ada.
Organisasi harus memastikan orang yang bekerja dibawah kendali organisasi
harus menyadari:
1. Kebijakan mutu
Kebijakan Mutu merupakan salah satu dokumen yang wajib dimiliki oleh setiap
perusahaan atau organisasi yang menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO
9001:2015. Kebijakan Mutu adalah kebijakan resmi dan tertulis dari manajemen
perusahaan tentang komitmen perusahaan dalam memperhatikan dan
mempertimbangkan aspek-aspek mutu dalam aktivitas keseharian organisasi atau
perusahaan.
 2. Sasaran mutu yang relevan
Sasaran Mutu (Quality objektive) adalah target – target yang hendak dicapai
oleh perusahaan. Sasaran mutu juga termasuk salah satu persyaratan wajib yang harus
dimilliki perusahaan atau organisasi yang menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO
9001:2015.
Sasaran Mutu harus terarah dan terukur, maksudnya terarah dan terukur
adalah misal sebuah perusahaan manufaktur mempunyai Sasaran Mutu untuk
mengurangi angka reject produknya, perusahaan tersebut menginginkan angka reject
berkurang menjadi 2 % ditahun 2022 dari angka sebelumnya 5% ditahun 2021. Jadi
maksudnya adalah perbaikan yang diinginkan harus dijabarkan secara jelas dan rinci,
dan kapan perbaikan itu harus terjadi juga harus ditentukan.
Dalam Standar ISO 9001:2015 juga tidak memaksakan untuk melakukan
perbaikan secara besar dan cepat, hanya saja Standar ISO 9001:2015 menginginkan
adanya perbaikan secara berkelanjutan pada setiap perusahaan atau organisasi yang
menerapkan Sistem Manajamen Mutu ISO 9001:2015 walaupun secara bertahap.
3. Kontribusi mereka untuk efektivitas sistem manajemen mutu, termasuk
manfaat dari peningkatan kinerja mutu
4. Implikasi dari ketidaksesuaian dengan persyaratan system manajemen mutu.

J. Komunikasi
Komunikasi yang efektif sangat penting untuk keberhasilan manajemen
mutu. Komunikasi sangat penting dalam memastikan bahwa setiap orang yang
terlibat dalam proses manajemen mutu menyadari tujuan, harapan, dan persyaratan
proyek. Ini juga dapat membantu mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah
sebelum menjadi masalah besar, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan membangun
budaya kualitas.
Komunikasi yang efektif sangat penting untuk keberhasilan manajemen
mutu. Menurut studi Project Management Institute, 90% waktu manajer proyek
dihabiskan untuk komunikasi. Hal ini disebabkan fakta bahwa komunikasi yang
efektif sangat penting untuk memastikan bahwa setiap orang yang terlibat dalam
proses manajemen mutu memahami tujuan, harapan, dan persyaratan proyek.
Komunikasi yang efektif juga dapat membantu dalam identifikasi dan
penyelesaian masalah sebelum menjadi masalah besar. Anda dapat memastikan
bahwa setiap orang bekerja menuju tujuan yang sama dan bahwa setiap masalah
ditangani secara tepat waktu dengan membuat setiap orang mendapat informasi dan
terlibat dalam proses manajemen mutu.
Selain itu, komunikasi yang efektif dapat meningkatkan kepuasan pelanggan
dengan memastikan bahwa kebutuhan dan harapan mereka dipahami dan
dipenuhi. Akibatnya, loyalitas pelanggan dan bisnis berulang dapat meningkat.
Strategi komunikasi untuk peningkatan kualitas
Strategi komunikasi sangat penting untuk setiap organisasi yang ingin
meningkatkan kualitasnya. Alat bantu komunikasi yang efektif dalam identifikasi
masalah dan pengembangan solusi. Komunikasi dengan semua pemangku
kepentingan, termasuk karyawan, pelanggan, dan pemasok, sangatlah penting.
Menurut sebuah penelitian, komunikasi yang tidak efektif menyumbang hingga 30%
dari kegagalan proyek. Ini menyoroti pentingnya komunikasi dalam manajemen
mutu.
Organisasi dapat menggunakan alat seperti rapat rutin, sesi umpan balik, dan
program pelatihan untuk meningkatkan komunikasi. Komunikasi yang jelas dan
ringkas membantu memastikan bahwa setiap orang memiliki pemahaman yang sama
dan memahami apa yang diharapkan dari mereka.
Organisasi atau suatu proyek harus menentukan komunikasi internal dan
eksternalyang relevan dengansistem manajemen mutu termasuk:
a. Berkomuninasi tentang apa
b. Kapan berkomunikasi
c. Dengan siapaberkomunikasi
d. Bagaimanacaraberkomunikasi
e. Siapa yang berkomunikasi.
 K. Informasi terdokumentasi
Sebelum kita membahas tentang Apa itu informasi terdokumentasi, ada
baiknya kita mengenal istilah yang paling sering digunakan dalam penerapan sistem
manajemen berbasis ISO terkait informasi terdokumentasi, yaitu dokumen atau
dokumen acuan kerja dan catatan atau rekaman.
1. Dokumen atau dokumen acuan adalah informasi dan media pendukungnya
yang menjadi acuan kerja, contohnya bisa berupa kebijakan perusahaan,
kumpulan prosedur, instruksi kerja, petunjuk teknis, dll.
2. Catatan atau rekaman adalah bukti hasil kegiatan kerja yang terdokumentasi
dimana dapat berupa dokumen khusus hasil kegiatan kerja, kumpulan data,
informasi digital ataupun informasi analog yang dibuat, diambil dan dikelola
dalam rangkaian kegiatan kerja
Kedua istilah tersebut diatas baik berupa dokumen acuan kerja ataupun bukti
hasil kerja jika dalam Standar ISO versi terbaru disebut sebagai informasi
terdokumentasi.
Sederhananya Informasi terdokumentasi adalah informasi yang diperlukan untuk
dikendalikan dan dikelola oleh suatu organisasi termasuk medianya dimana informasi
tersebut terkandung. Informasi terdokumentasi bisa dalam bentuk atau jenis media
apapun.
Menurut standar manajemen mutu ISO 9000:2015 yang diakui secara
internasional, informasi terdokumentasi adalah "informasi yang harus dikendalikan
dan dipelihara oleh suatu organisasi". Namun, format dan medianya tidak ditentukan,
hanya harus sesuai.
Menurut ISO 21001:2018 pada klausul 7.5 Informasi Terdokumentasi disebutkan
bahwa organisasi harus memantau informasi terdokumentasi yang dipersyaratkan
untuk efektivitas organisasi.
Sistem manajemen mutu organisasi harus meliputi:
a. Informasi terdokumentasi yang disyaratkan oleh Standar Internasional ini;
b. Informasi terdokumentasi yang ditentukan oleh organisasi yang diperlukan
untuk efektivitas system manajemen mutu.
 Luasnya informasi terdokumentasi untuk system manajemen mutu dapat
berbeda dari satu organisasi ke yang lain karena:
c. Ukuran organisasi dan jenis kegiatan, proses-proses, produk dan layanan
d. Kompleksitas proses-proses dan interaksinya; Kompetensi dari orang.

L. Membuat dan memperbarui

Ketika membuat dan memperbarui informasi terdokumentasi organisasi harus
memastikan kesesuaian
1. Identifikasidan deskripsi (misalnya judul, tanggal, penulis, atau
nomorreferensi);
2. Format (misalnya bahasa, versi perangkat lunak, grafis) dan media(misalnya
kertas, elektronik);
3. Tinjauan dan persetujuan untuk kesesuaian dan kecukupan.

M. Pengendalian informasi terdokumentasi

Pengendalian informasi terdokumentasi berdasarkan ISO 21001:2018 adalah
kegiatan pembuatan, pengidentifikasian, pengindeksian, penyimpanan, pemeliharaan,
peminjaman, dan pemusnahan informasi terdokumentasi. Menurut ISO 21001:2018
pada klausul 7.5 Informasi Terdokumentasi disebutkan bahwa organisasi harus
memantau informasi terdokumentasi yang dipersyaratkan untuk efektivitas
organisasi. Salah satu contoh organisasi yang dapat menerapkan standar ini adalah
Perguruan Tinggi. Informasi terdokumentasi dapat mencakup kalender akademik,
kurikulum pembelajaran, katalog program studi, Kartu Rencana Studi, sertifikat
Dosen, visi misi Perguruan Tinggi, dokumen Kerjasama Perguruan Tinggi, dll.
Lalu apakah manfaat Pengendalian Informasi Terdokumentasi untuk
Akreditasi?
1. Memastikan dokumen yang akan digunakan adalah dokumen yang termuthakir.
Dengan menerapkan pengendalian informasi terdokumentasi maka Organisasi
harus memastikan informasi harus terus dimutahirkan (up-to-date), misalnya
dokumen A terbit pada bulan Desember 2021 dan direvisi pada Juni 2021. Nah,
karena dokumen ini telah direvisi maka Organisasi harus memastikan bahwa
dokumen yang digunakan atau disimpan adalah dokumen yang ter-update. Hal ini
tentunya sangat membantu Perguruan Tinggi dalam melaksanakan akreditasi,
sehingga personil tidak perlu lagi bingung dalam mencari dokumen terupdate.
2. Dokumen tersimpan dengan aman.
Pada proses ini, harus dipastikan bahwa seluruh dokumen yang berkaitan tersedia
dalam media yang sesuai dan dilindungi secara memadai. Apabila dokumen
terlindungi dengan baik, misalnya dari resiko kebakaran, maka Perguruan Tinggi
tidak perlu cemas terhadap risiko yang mungkin terjadi. Perlindungan dokumen
merupakan salah satu tindakan pengendalian untuk memastikan dokumen dalam
keadaan aman. Salah satu metode yang dapat digunakan adalah dengan menyimpan
dokumen melalui drive atau cloude.
Selain itu, Perguruan tinggi juga harus mempertimbangkan pengendalian yang
diperlukan untuk memastikan informasi terdokumentasi sudah dikontrol dengan tepat,
dilindungi dari kehilangan, penggunaan yang tidak tepat. Hal ini dapat dilakukan
dengan berbagai cara, termasuk sistem elektronik dengan akses read-only dan izin
tertentu seperti proteksi dengan password atau entri identifikasi (ID).
3. Memudahkan dalam mencari dokumen.
Dalam proses ini, Perguruan Tinggi harus menentukan media penyimpanan
dokumen, metode untuk mengakses serta menginformasikan kepada personil terkait.
Tentunya apabila hal tersebut sudah dilakukan maka personil akan mudah mengakses
dokumen kapanpun dan dimanapun. Kemudahan dalam akses dokumen, tentunya
sangat diperlukan terutama dalam proses mempersiapkan akreditasi atau pada saat
Perguruan Tinggi dievaluasi oleh BAN-PT.
Informasi terdokumentasi diperlukan oleh system manajemen mutu dan
Standar Internasional ini harus dikendalikan untuk memastikan:
a. Tersedia dan cocok untuk digunakan, di mana dan kapan diperlukan
b. Terlindungidengan baik (misalnya dari hilangnyakerahasiaan, penggunaan
yang tidak benar, atau kehilangan integritas).
Untuk mengendalikan informasi terdokumentasi, organisasi harus mengikuti kegiatan
berikut, sebagaimana berlaku:
 1) Distribusi, akses, pengambilandan penggunaan
2) Penyimpanan dan perlindungan, termasuk perlindungan agar tetap terbaca;
3) Pengendalian perubahan (misalnya kontrol versi);
4) Retensidandisposisi.
Informasi terdokumentasi yang berasal dari eksternal ditentukan oleh
organisasi yang diperlukan, untuk perencanaan dan operasional system manajemen
mutu harus diidentifikasi dengan sesuai, dan dikendalikan. Informasi terdokumentasi
disimpan sebagai bukti kesesuaian harus dilindungi dari perubahan yang tidak
diinginkan.
Access dapat menyiratkan keputusan mengenai izin untuk melihat informasi
terdokumentasi saja, atau izin dan kewenangan untuk melihat dan mengubah
informasi terdokumentasi
Beberapa pendukung dari standar sistem manajemen mutu adalah:
1. Peningkatan efisiensi: Standar sistem manajemen mutu membantu organisasi
mengoptimalkan proses bisnis mereka dan meningkatkan efisiensi operasional
mereka. Ini dapat membantu organisasi mengurangi biaya dan meningkatkan
keuntungan.
2. Peningkatan kepuasan pelanggan: Dengan menetapkan standar yang tinggi
untuk produk atau layanan, organisasi dapat memastikan bahwa pelanggan
mereka puas dengan kualitas produk atau layanan yang mereka terima.
3. Peningkatan reputasi: Standar sistem manajemen mutu membantu organisasi
membangun reputasi yang baik dalam industri mereka. Ini dapat membantu
organisasi memenangkan kepercayaan pelanggan dan meningkatkan daya
saing mereka.
4. Peningkatan pengambilan keputusan: Standar sistem manajemen mutu dapat
membantu organisasi mengumpulkan data yang akurat dan relevan untuk
membuat keputusan yang lebih baik dan lebih efektif.
5. Peningkatan kinerja: Standar sistem manajemen mutu dapat membantu
organisasi meningkatkan kinerja mereka dengan memastikan bahwa mereka
 mengikuti praktik terbaik dalam industri mereka dan mematuhi persyaratan
hukum dan peraturan yang berlaku.
6. Peningkatan kesadaran karyawan: Standar sistem manajemen mutu dapat
membantu organisasi meningkatkan kesadaran dan keterlibatan karyawan
dalam proses bisnis mereka. Hal ini dapat membantu organisasi menciptakan
budaya yang lebih terfokus pada kualitas dan kinerja.
7. Peningkatan kepatuhan: Standar sistem manajemen mutu dapat membantu
organisasi mematuhi persyaratan hukum dan peraturan yang berlaku dalam
industri mereka. Hal ini dapat membantu organisasi menghindari sanksi dan
penalti yang merugikan.
 BAB III
KESIMPULAN

Sistem manajemen mutu adalah suatu komponen yang saling berhubungan

yang menggunakan kebijakan yang sudah ditetapkan. Sistem ini bertujuan untuk
memenuhi tujuan organisasi serta difokuskan pada kebutuhan pelanggan, lingkungan,
efisiensi energi dan sejenisnya.

ISO 9001:2015 merupakan standar manajemen mutu  yang dikeluarkan

oleh International Organization for Standardization dikenal juga dengan ISO yang
berisikan persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi sebuah perusahaan/ organisasi.
Pada ISO 9001:2015 tidak diwajibkan semua proses dijabarkan dalam bentuk level
dokumen berupa prosedur, namun bisa langsung dalam bentuk instruksi kerja ataupun
alur proses tertentu.

Pendukung dalam standar sistem manajemen mutu (SMM) adalah segala hal
yang membantu organisasi dalam menerapkan SMM dan mencapai tujuan SMM
secara efektif. Dalam konteks standar SMM seperti ISO 9001, pendukung dapat
mencakup elemen-elemen seperti:
1. Kebijakan dan prosedur
2. Struktur organisasi
3. Sumber daya manusia.
4. Infrastruktur
5. Pengukuran dan pemantauan
6. Keterlibatan pihak terkait
7. Pendukung dalam standar SMM sangat penting dalam memastikan
keberhasilan dan efektivitas SMM dalam mencapai tujuan organisasi dan
meningkatkan kualitas produk atau layanan yang dihasilkan.

Dalam standar sistem manajemen mutu sumber daya diartikan sebagai sesuatu

yang dipandang memiliki nilai ekonomi. Dapat juga dikatakan bahwa sumber daya
adalah komponen dari ekosistem yang menyediakan barang dan jasa yang bermanfaat
bagi kebutuhan manusia.
 Organisasi harus menetapkan dan menyediakan sumber daya yang dibutuhkan
untuk pembentukan, implementasi, pemeliharaan, peningkatan berkesinambungan
dari sistem manajemen mutu. Kemampuan, dan kendala,
c. sumber daya internal yang ada.
d. Apa yang perlu diperoleh dari penyedia eksternal.

Beberapa pendukung dari standar sistem manajemen mutu adalah:

1. Peningkatan efisiensi
2. Peningkatan kepuasan pelanggan
3. Peningkatan reputasi
4. Peningkatan pengambilan keputusan
5. Peningkatan kinerja
6. Peningkatan kesadaran karyawan
7. Peningkatan kepatuhan