M ATA K U L I A H :

M A N A J E M E N S U M B E R D AYA M A N U S I A

HUMAN RESOURCES AUDIT

A U D I T S U M B E R D AYA M A N U S I A

AHMAD SHOLICHIN, SE. MM.

 PENDAHULUAN

 Manusia merupakan sumber daya manusia yang paling penting dan

menentukan dalam arah dan perubahan suatu organisasi. Hal ini
disebabkan bahwa tanpa manusia sebagai penggeraknya, organisasi
menjadi kumpulan resources yang tidak berguna.
 Sumber daya manusia menjadi pilar penyangga utama sekaligus
penggerak roda organisasi dalam usaha mewujudkan visi misi dan tujuan
organisasi.
 Aspek keuangan, pemasaraan, mutu, lingkungan, manajemen operasional,
internal maupun eksternal, maka SDM perlu juga di audit untuk
memeriksa dan melihat sejauh mana fungsi-fungsi SDM dalam organisasi
memenuhi azas kesesuaian, efektivitas dan efesiensi untuk mendukung
tercapainya tujuan dan sasaran organisasi secara keseluruhan.
 PENGERTIAN

 Gomes-Mejia (2001:28), audit sumber daya manusia

merupakan tinjauan berkala yang dilakukan oleh departemen
sumber daya manusia untuk mengukur efektivitas penggunaan
sumber daya manusia yang terdapat di dalam suatu perusahaan.
 Rivai (2004:548), audit sumber daya manusia adalah
pemeriksaan kualitas kegiatan SDM secara menyeluruh dalam
suatu departemen, divisi atau perusahaan, dalam arti
mengevaluasi kegiatan-kegiatan SDM dalam suatu perusahaan
dengan menitikberatkan pada peningkatan atau perbaikan.
 FUNGSI AUDIT SDM

Fungsi audit SDM dapat dikategorikan dalam 3 (tiga) bidang

utama, yaitu :
1. Policy Audit; manajemen audit atau penilaian yang
dilaksanakan secara sistematis dan independen,
berorientasi ke masa depan terhadap keputusan dan
kebijakan yang dilakukan oleh manajemen bertujuan
untuk meningkatkan kualitas SDM melalui perbaikan
pelaksanaan fungsi manajemen, pencapaian rencana
yang sudah ditetapkan serta pencapaian Social Objective.
 FUNGSI AUDIT SDM

2. Performance/ Operasional Audit; suatu kegiatan penilaian

yan sistematis dilaksanakan secara objective dan
independent berorientasi atas masa depan untuk semua
kegiatan yang ada dalam suatu perubahan, utamanya dalam
bidang SDM.
3. Financial Audit; mempunyai orientasi pengujian/ penilaian
secara objective dan independent atas tingkat kewajaran dan
kecermatan serta data keuangan untuk memberikan
perlindungan keamanan aset perusahaan dengan melakukan
evaluasi kelayakan internal control yang ditetapkan.
 PENTINGNYA AUDIT SDM
 Apabila manajer mengabaikan kebijakan SDM atau melanggar
peraturan hubungan karyawan, audit akan mengungkapkan
kesalahan-kesalahan sehingga tindakan korektif dapat segera
diambil. Ketaatan terhadap hukum sangat penting untuk
meningkatkan citra departemen SDM dan kontribusinya
terhadap perusahaan.
 Apabila kebutuhan karyawan tidak terpenuhi, maka fekuensi
perputaran karyawan, ketidakhadiran dan aktivitas serikat
pekerja kemungkinan dapat terjadi. Tim audit mengumpulkan
informasi mengenai gaji, tunjangan, praktik kepenyeliaan,
bantuan perencanaan karier dan umpan balik yang diterima
karyawan mengenai kinerja.
 LINGKUP AUDIT SDM
 Ketaatan menilai alignment dan konsistensi kebijakan dan
prosedur SDM dengan tujuan dan strategi perusahaan
 Mengevaluasi keefektifan dan efesiensi setiap fungsi SDM
serta mengatur biaya dan kinerja setiap program dan fungsi
MSDM.
 Menganalisis tingkatan kepuasan penggunaan pelayanan
fungsi SDM melalui pelaksanaan survei sikap karyawan.
 Mengevaluasi penerapan berbagai kebijakan dan prosedur
MSDM oleh para manajer lini.
 Mementukan ketaatan terhadap peraturan dan regulasi
(mengendalikan perilaku dengan aturan) yang berlaku.
 PROSES AUDIT SDM
1. Mengkomunikasikan gagasan dan makna audit SDM dan menekankan
berbagai manfaat yang dapat diperoleh serta mendapatkan dukungan
manajemen puncak.
2. Memilih personalia dengan berbagai ketrampilan dan menyusun tim
audit, serta memberikan pelatihan yang dibutuhkan.
3. Mengumpulkan data dari berbagai jenjang, fungsi dan unit yang
berbeda dalam organisasi.
4. Menyiapkan laporan audit bagi para manajer lini dan evaluasi
departemen SDM.
5. Membahas laporan dengan para manajer pengoperasian terkait yang
kemudian menindaklanjuti hasil evaluasi.
6. Memasukkan berbagai tindakan korektif ke dalam proses penetapan
sasaran operasi organisasi regular.
 K E RA N G K A K E R J A A U DI T S DM

Kerangka kerja audit SDM menghubungkan pengelolaan SDM

dengan tujuan bisnis perusahaan secara keseluruhan. Dalam
hubungan ini audit menilai dukungan SDM terhadap
pencapaian tujuan perusahaan, komitmen perusahaan dalam
memberdaya kan dan melibatkan SDM serta mengidentifikasi
permasalahan yang terjadi dalam hubungan dan
merekomendasikan langkah-langkah perbaikan yang
diperlukan.
Berdasarkan hasil rekomendasi dari hasil audit, perusahaan
melakukan perubahan dan mengevaluasi perubahan-perubahan
dari hasil audit.
 TUJUAN AUDIT SDM
Menilai efektivitas dari fungsi SDM.
Menilai apakah program/aktivitas SDM telah berjalan secara
ekonomis, efektif, dan efisien.
Memastikan ketaatan berbagai program/aktivitas SDM terhadap
ketentuan hukum, peratu ran dan kebijakan yang berlaku di
perusahaan.
Mengidentifikasi berbagai hal yang masih dapat ditingkatkan
terhadap aktivitas SDM dalam menunjang kontribusinya terhadap
perusahaan.
Merumuskan beberapa langkah perbaikan yang tepat untuk
meningkatkan ekonomisasi, efisiensi, dan efektivitas berbagai
program/aktivitas SDM.
 MANFAAT AUDIT SDM

1. Mengidentifikasi kontribusi-kontribusi departemen SDM

terhadap perusahaan
2. Meningkatkan citra profesional departemen SDM
3. Mendorong tanggungjawab dan profesionalisme yang lebih besar
diantara karyawan departemen SDM
4. Tugas-tugas dan tanggungjawab departemen SDM
5. Menstimulasi keragaman kebijakan dan praktik-praktik SDM.
 MANFAAT AUDIT SDM
6. Masalah-masalah SDM yang kritis
7. Ketaatan yang tepat waktu terhadap ketentuan-ketentuan illegal
8. Mengurangi biaya-biaya SDM melalui prosedur personalia yang
efektif
9. Meningkatkan penerimaan terhadap perubahan-perubahan yang
dibutuhkan SDM
10. Mewajibkan suatu telaah yang cermat atas sistem informasi
SDM.
 KEGUNAAN AUDIT SDM
 Mengidentifikasi sumbangan-sumbangan bagian
kepegawaian kepada organisasi
 Meningkatkan kesan profesional kepada bagian
Kepegawaian
 Mendorong tanggung jawab dan profesionalisme lebih
besar diantara para karyawan Bagian Kepegawaian
 Menstimulasi keseragaman kebijakan-kebijakan dan
praktik-praktik kepegawaian
 Memperjelas tugas-tugas dan tanggung jawab bagian
kepegawaian
 KEGUNAAN AUDIT SDM
 Menemukan masalah-masalah kepegawaian
kritis
 Menyelesaikan keluhan-keluhan lama dengan
aturan legal
 Meningkatkan kesediaan untuk menerima
perubahan-perubahan yang diperlukan dalam
Bagian Kepegawaian
 Memberikan tinjauan terhadap sistem
informasi bagian kepegawaian
 PENDEKATAN AUDIT SDM
1. Menentukan ketaatan kepada peraturan dan hukum yang berlaku,
audit menekankan penilaian bagaimana perusahaan menetapkan
berbagai aturan dan kebijakan yang secara internal berlaku di
perusahaan, apakah sudah sesuai dengan aturan dan hukum yang
ditetapkan Pemerintah sebagai pemegang otoritas
2. Mengukur kesesuaian program dengan tujuan organisasi,
keselarasan tujuan departemen SDM dimulai dari tujuan para
karyawannya sampai dengan tujuan berbagai program yang ditentukan.
Adanya keselarasan tujuan akan menjadikan aktivitas organisasi
berjalan seirama dalam mencapai tujuan perusahaan secara
keseluruhan.
3. Mengukur kinerja program, menghubungkan aktivitas actual
program SDM yang diaudit dengan ukuran-ukuran keberhasilan,
strategi dan rencana yang telah ditetapkan.
 L ANGKAH-LAN GKA H
AUD IT SDM
Dalam audit SDM terdapat 5 (lima) tahapan yang
hendaknya dilaksanakan, yaitu :
(1) Audit Pendahuluan
(2) Review dan Pengujian pengendalian manajemen
atas program- program SDM
(3) Audit Lanjutan
(4) Pelaporan, dan
(5) Tindak Lanjut.
 A UDIT P ENDA HU LUA N
Auditor menekankan kegiatan auditnya pada pencarian informasi
latar belakang dan gambaran umum terhadap program/aktivitas SDM
yang di audit. Informasi yang diperoleh ini nantinya digunakan oleh
auditor untuk mengindentifikasi tujuan sementara audit,
pengembangan kriteria, penyebab, dan akibat dalam proses audit.
Kriteria merupakan pedoman/dasar bagi auditor dalam melakukan
penilaian terhadap program/aktivitas SDM. Kriteria dalam audit
SDM terdiri dari rencana SDM, berbagai kebijakan dan peraturan
tentang SDM, tujuan setiap program SDM, Standar Operasional
Prosedur organisasi, rencana pelatihan dan pengembangan pegawai,
standar evaluasi yang telah ditetapkan organisasi, peraturan
pemerintah, dan kriteria lain yang mungkin diterapkan. 
 A UDIT P ENDA HU LUA N
Sementara itu, penyebab diartikan sebagai pelaksanaan dari
program-program SDM, yang bisa dibagi dalam dua sifat, yaitu :
(1) Bersifat Positif, dimana program-program yang
dilaksanakan dapat mendukung tercapainya tujuan organisasi,
dan
(2) Bersifat Negative apabila program tersebut gagal untuk
mendukung tercapainya tujuan organisasi. Bila kriteria
dibandingkan dengan penyebab, maka muncul istilah akibat
yang mana merupakan sesuatu yang harus ditanggung
organisasi karena adanya perbedaan diantaranya. Akibat yang
berasal dari penyebab positif dapat menguntungkan
organisasi, sedangkan akibat dari penyebab negatif bersifat
sebaliknya.
REVIEW DAN PENGUJIAN
P E N G E N D A L I A N M A N A J E M E N ATA S
PROGRAM- PROGRAM SDM
Beberapa hal harus diperhatikan auditor dalam
audit SDM yakni : (1) tujuan dari
program/akitivitas SDM harus dinyatakan dengan
jelas dan tegas, (2) kualitas dan kuantitas dari
SDM yang melaksanakan program kualifikasi dari
SDM yang terlibat, (3) anggaran program, (4)
pedoman/metode kerja, (5) spesifikasi dan
deskripsi pekerjaan, serta (6) standar kinerja
program.
 A U D I T L A N J U TA N , P E L A P O R A N
DAN TINDAK LANJUT

Dalam tahap audit lanjutan, pelaporan dan

tindak lanjut sama halnya dengan proses audit
pada umumnya, dimana pada audit lanjutan
auditor akan mengembangkan temuan-
temuannya, pelaporan audit pun disajikan
dengan bahasa yang jelas menyangkut hasil
audit, serta tindak lanjut yang berhubungan
dengan rekomendasi dari auditor.
 AUD IT ATAS P E ROL EHA N SDM
 PERENCANAAN SDM
Merupakan proses analisis dan identifikasi tentang kebutuhan dan
ketersediaan SDM untuk menyelesaikan berbagai bidang tugas dan
tanggung jawab yang harus dikelola oleh perusahaan dalam mencapai
tujuannya. Rencana SDM merupakan bagian dari rencana strategi
perusahaan yang memastikan kebutuhan SDM untuk
mengimplementasikan strategi pencapaian tujuan perusahaan dapat
terpenuhi dalam kualitas dan kuantitas yang tepat pada saat diperlukan.
 REKRUITMEN
Upaya pencarian sejumlah calon karyawan yang memenuhi syarat
dalam jumlah tertentu sehingga perusahaan dapat menyeleksi orang-
orang yang paling tepat untuk mengisi lowongan pekerjaan yang ada.
 AUD IT ATAS P E ROL EHA N SDM
Kegiatan kunci dalam melaksanakan rekruitmen meliputi :
1. Menentukan kebutuhan jangka panjang dan jangka pendek pada setiap
bidang, jenis pekerjaan dan levelnya dalam perusahaan.
2. Berupaya mendapatkan informasi perkembangan kondisi pasar tenaga
kerja.
3. Menyusun bahan-bahan rekruitmen yang efektif.
4. Menyusun program rekruitmen yang terpadu berhubungan dengan
aktivitas SDM yang lain dan dengan kerjasama antara manajer lini dan
karyawan.
5. Mendapat calon karyawan yang berbobot dan memenuhi syarat.
6. Mencatat jumlah dan kualitas pelamar dari berbagai sumber dan metode
rekruitmennya.
7. Melakukan tindak lanjut terhadap karyawan baik yang ditolak maupun
yang diterima untuk mengevaluasi efektivitas rekruitmen yang
dilakukan.
 AUD IT ATAS P E ROL EHA N SDM
 SELEKSI DAN PENEMPATAN
Seleksi merupakan proses mendapatkan dan menggunakan
infomasi mengenai pelamar kerja untuk menentukan siapa yang
seharusnya diterima untuk menempati posisi jangka pendek dan
jangka panjang.
Penempatan berkaitan dengan pencocokan seseorang dengan
jabatan yang akan dipegangnya.
Seleksi dan penempatan bertujuan untuk menempatkan orang
yang tepat pada jabatan yang tepat digunakan untuk mengukur
keterampilan, pengetahuan dan kemampuan seseorang dengan
tuntutan pekerjaan dan kecocokan antara kepribadian, minat,
kesukaan serta kesempatan dan budaya yang terkait dengan
perusahaan secara keseluruhan.
 A U D I T ATA S P E N G E L O L A A N S D M
 PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN KARYAWAN
Bertujuan untuk meningkatkan kemampuan SDM dalam
melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya. Pelatihan menekankan
pada peningkatan keterampilan dan kemampuan SDM dalam
melaksanakan tugas dan tanggung jawab. Pengengembangan lebih
menekankan pada peningkatan kinerja SDM di masa yang akan
datang.
 PERENCANAAN DAN PENGEMBANGAN KARIER
Karier adalah seluruh pekerjaan yang dimiliki atau dilakukan oleh
individu selama hidupnya. Pengembangan karier karyawan
menunjukkan semakin meningkatnya kemampuan karyawan dalam
memegang tugas, wewenang dan tanggung jawab yang lebih besar
dalam pekerjaannya.
 PERENCANAAN DAN
P E N G E M B A N G A N K A R I E R K A RY AWA N

Memperhatikan 3 kepentingan pokok agar

program dapat berjalan secara efektif, yaitu :
1. Perencanaan dan pengembangan karier
harus terintegrasi dengan perencanaan SDM
2. Perencanaan dan pengembangan karier
harus diikuti dengan evaluasi yang
memadahi
3. Kebutuhan karyawan.
 A U D I T ATA S P E N G E L O L A A N S D M
 PENILAIAN KINERJA
Penilaian kinerja karyawan pada dasarnya digunakan untuk
menghubungkan kinerja karyawan dalam melaksanakan tugas dan
tanggung jawab dengan standar keberhasilan yang telah ditetapkan
untuk tugas dan tanggung jawab. Hasil dari penilaian kinerja
karyawan dapat mencerminkan sebagian kinerja perusahaan.
 KOMPENSASI DAN BALAS BUDI
Kompensasi yaitu sesuatu yang diterima karyawan sebagai pengganti
(imbalan) atas kontribusi yang telah diberikan karyawan kepada
perusahaan yang merupakan salah satu bentuk pelaksanaan fungsi
manajemen SDM berhubungan dengan semua jenis pemberian
penghargaan individual atas jasa, keahlian atau pekerja dan kesetiaan
kepada perusahaan.
 A U D I T ATA S P E N G E L O L A A N S D M

 KESELAMATAN DAN KESEHATAN KERJA

Mengacu kepada kondisi fisiologis/ fisik dan psikologis karyawan
yang diakibatkan oleh lingkungan dan fasilitas kerja disediakan
perusahaan. Program keselamatan dan kesehatan kerja secara
signifikan dapat mencegah berbagai akibat dalam bentuk penyakit,
cidera atau meninggal dunia karena pengelolaan keselamatan kerja
yang kurang baik.
 KEPUASAN KERJA KARYAWAN
Setiap individu memiliki tingkat kepuasan kerja yang berbeda-
beda sesuai dengan sistem nilai berlaku pada dirinya. Semakin
tinggi penilaian terhadap kegiatan dirasakan sesuai dengan
keinginan individu, maka semakin tinggi pula kepuasannya
terhadap kegiatan.
A U D I T ATA S P E N G U R A N G A N S D M

Kebijakan untuk rekstrukturisasi (penataan ulang) memungkinkan

hilangnya beberapa jabatan karena jabatan itu sudah tidak efektif
lagi untuk dipertahankan dan fungsi-fungsinya bisa dilaksanakan
oleh jabatan yang sangat dipertahankan. Sebagai akibat dari
rekstrukturisasi ini, pengurangan tenaga kerja merupakan
konsekuensi logis yang harus terjadi. Hal ini dapat menimbulkan
kekhawatiran dan keresahan karyawan terutama yang merasa
prestasinya tidak istimewa, tidak memiliki keterampilan yang
menonjol dibandingkan dengan karyawan lainnya dan berbagai
kekurangan lainnya akan kehilangan posisi atau pekerjaan karena
pengurangan tenaga kerja dapat berupa pemutusan hubungan
kerja.
 LAPORAN AUDIT
1. Laporan untuk Manajer Lini
Laporan ini digunakan untuk manajer lini meringkas tugas,
tujuan dan tanggung jawab sumber daya manusia, seperti :
pewawancara pelamar, pelatihan karyawan, pengevaluasian
kinerja, pemotivasian karyawan dan pemuasan kebutuhan-
kebutuhan karyawan.
2. Laporan untuk Spesialis Sumber Daya Manusia
Spesialis yang menangani kepegawaian, pelatihan, kompensasi
dan aktivitas personalia lainnya yang memerlukan umpan balik.
3. Laporan untuk Manajer Sumber Daya Manusia
Berisi semua informasi yang diberikan kepada manajer lini dan
spesialis di dalam departemen SDM.
 LAPORAN UNTUK MANAJER SDM

1. Sikap manajer operasi dan karyawan mengenai servis

departemen SDM
2. Telaah tujuan departemen dan organisasinya untuk
mencapai tujuan
3. Permasalahan SDM dan implikasinya
4. Rekomendasi untuk membutuhkan perubahan yang
dapat dinyatakan dalam prioritas yang dilihat oleh
Tim Audit
 F O R M AT L A P O R A N A U D I T S D M

1. Judul
2. Daftar Isi
3. Ringkasan dan Kesimpulan
4. Masalah-masalah Pokok
5. Kesimpulan dan Saran
6. Tubuh (data, fakta pandangan dan alasan)
7. Sumber Data
8. Lampiran yang dianggap penting
 REKOME NDASI HASIL AU DIT
 Rekomendasi hasil audit memuat temuan atas hasil audit
yang dilakukaan oleh auditor, temuan-temuan yang
bersifat negatif biasanya dibuat dalam bentuk KDT
(Kertas Data Temuan) oleh auditor untuk dijadikan
laporan kepada institusi auditor.
 Kertas data temuan setelah audit selesai, perlu ada
tanggapan dari perusahaan yang diaudit, sehingga
penyimpangan-penyimpangan yang ditemukan dapat
dijelaskan apa yang menjadi penyebabnya dan apa upaya
dari perusahaan dimasa yang akan datang, agar
penyimpangan-penyimpangan itu tidak terulang kembali.