“Audit Mutu dan Corrective & Preventive Action Monitoring Log”

Di susun oleh :

Satrio Wicaksono (1505517034)

Joko Prasetyo (1505517041)

Irhamsyah (1505517047)

Fahmi Islam Prayogi (1505517053)

SEMESTER 109
TEKNOLOGI MESIN
FAKULTAS TEKNIK
UNVERSITAS NEGERI JAKARTA
 KATA PENGANTAR

Puji syukukur kehadirat Allah SWT yang maha pengasih lagi maha penyayang, kami
panjatkan puja serta puji syukur kita atas kehadirat-Nya, yang telah melimpahkan rahmat dan
hidayahnya kepada kami, sehingga kami dapat menyelesaikan makalah tentang “Sistem
manajemen mutu” ini sebagai bahan pembelajaran pada pelajaran manajemen mutu.

Makalah ini telah disusun sedemikian rupa supaya pembaca dapat dengan mudah
memahami dan mengerti dari isi makalah ini

Kami menyadari sepenuhnya bahwa masih ada kekurangan baik dari segi susunan
kalimat maupun tata bahasanya. Oleh karena itu kami sebagai mahasiswa menerima kritik dan
saran serta penilaian dari dosen pembimbing mata kuliah Manajemen Mutu bapak Dr. C.Rudy
Prihantoro

Akhir kata kelompok kami berharap semoga makalah ini dapat melengkapi tugas yang
telah diberikan terhadap kami dan memberikan manfaat terhadap pembaca.
 I. PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Setiap sistem manajemen membutuhkan cara untuk menanggapi ketidaksesuaian dan
potensi ketidaksesuaian., Tindakan pencegahan dan perbaikan dikembangkan untuk
meningkatkan sistem manajemen organisasi, dan perbedaan utama keduanya dapat
diidentifikasi dengan mengambil melihat lebih dekat pada definisi mereka yang ditemukan di
sebagian besar standar ISO, termasuk ISO 9001:2015.
Berdirinya perusahaan-perusahaan yang berkembang dan pendidikan- pendidikan yang
semakin maju merupakan suatu hasil dari beberapa faktor. Salahsatu dari faktor yang membuat
perkembangan kemajuan perusahaan atau pendidikan adalah sistem manajemen yang baik.
Kualitas atau mutu dari suatu perusahaan, selalu yang paling utama untuk dilihat oleh
pelanggan (konsumen). Audit Mutu Internal (AMI) yang dapat diselenggarakan secara jelas.
Audit Mutu Internal lebih merupakan upaya peningkatan mutu, bukan penilaian. Dengan
demikian, baik auditor maupun auditee duduk pada sisi yang sama, yaitu sisi untuk
meningkatkan mutu institusi secara keseluruhan..
Ringkasan Materi
1. Pengertian Audit Mutu
2. Tujuan Audit Mutu
3. Prinsip-prinsip yang terkait auditor
4. Manfaat Audit Mutu
5. Corrective Action & Preventive Action Monitoring log

B. Tujuan/Kompetensi sasaran
1. Memenuhi kuliah manajemen mutu
2. Agar pembaca mengetahui apa itu Audit mutu dan Corrective Action & Preventive
Action Monitoring log
3. Sebagai sarana penambah wawasan bagi mahasiswa dan seluruh pembaca
 II. MATERI PEMBAHASAN

A. Pengertian Audit Mutu

Secara umum, audit adalah serangkaian kegiatan yang sistematis, independen, dan
terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit (audit evidence) dan mengevaluasinya
secara objektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit (audit criteria) terpenuhi.
Audit internal disebut juga fisrt party audit karena dilakukan oleh internal lembaga.
Bagi lembaga yang telah menerapkan sebuah sistem manajemen mutu, audit internal
merupakan salah satu kegiatan wajib yang harus dijalankan oleh lembaga (klausul
8.2.2 Audit Internal ISO 9001:2008). Kriteria audit pada Audit Mutu Internal, yang
diperiksa adalah seputar kebijakan, prosedur atau 2 persyaraan yang dijadikan
rujukan. Audit Mutu Internal bertujuan untuk memeriksa sejauh mana organisasi
menerapkan sistem manajemen mutu di lingkungan organisasinya, memeriksa
kesesuaian penerapan dengan persyaratan sistem majemen mutu, menilai gap antara
organisasi dengan standar mutu yang diterapkan.

B. Tujuan Audit Mutu

Untuk mendapatkan data dan informasi faktual dan signifikan sebagai dasar
pengambilan keputusan, pengendalian manajemen, perbaikan dan/atau perubahan. Hasil
temuan auditor tersebut akan digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan, pengendalian
manajemen, perbaikan dan/atau perubahan. Ada 2 macam tujuan audit mutu yaitu tujuan secara
rinci dan tujuan secara khusus.

1. Secara rinci tujuan umum dari audit mutu yaitu :

a. Untuk memperoleh prioritas permasalahan yang tengah dihadapi organisasi

b. Untuk merencanakan pengembangan usaha Untuk memenuhi persyaratan suatu sistem

manajemen yang digunakan sebagai acuan

c. Untuk memenuhi persyaratan regulasi ataupun persyaratan kontrak dengan (misalnya)

pelanggan

d. Untuk mengevaluasi terhadap pemasok

e. Untuk menemukan adanya potensi resiko kegiatan organisasi

2. Sedangkan tujuan audit mutu secara khusus yaitu :

untuk memberikan umpan balik tentang kinerja organisasi yang diuraikan

sebagai berikut.

a. Mengarahkan pencapaian sasaran, memberikan sense of urgency

b. Menemukan peluang perbaikan

c. Memastikan apakah sistem diterapkan secara efektif

d. Mendeteksi penyimpangan-penyimpangan terthadap kebijakan mutu sedini mungkin

C. Prinsip-prinsip yang terkait auditor

Audit membutuhkan pengabdian yang besar pada masyarakat dan komitmen
moral yangtinggi. Masyarakat menuntut untuk memperoleh jasa para auditor publik
dengan standar kualitas yang tinggi, dan menuntut mereka untuk bersedia
mengorbankan diri. !tulah sebabnya profesi auditor menetapkan standar teknis dan
standar etika yang harusdijadikan panduan oleh para auditor dalam melaksanakan
audit'tandar etika diperlukan bagi profesi audit karena auditor memiliki posisi
sebagai orangkepercayaan dan menghadapi kemungkinan benturan-benturan
kepentingan.
Kode etik atau aturan etika profesi audit menyediakan panduan bagi para
auditor profesional dalam mempertahankan diri dari godaan dan dalam mengambil
keputusan-keputusan sulit.
Jika auditor tunduk pada tekanan atau permintaan tersebut, maka telah terjadi
pelanggaran terhadap komitmen pada prinsip-prinsip etika yang dianut oleh profesi.
Oleh karena itu, seorang auditor harus selalu memupuk dan menjaga
kewaspadaannyaagar tidak mudah takluk pada godaan dan tekanan yang
membawanya ke dalam pelanggaran prinsip-prinsip etika secara umum dan etika
profesi. etis yang tinggi mampu mengenalisituasi-situasi yang mengandung isu-
 isu etis sehingga memungkinkannya untuk mengambilkeputusan atau tindakan
yang tepat.

Pentingnya Nilai-Nilai Etika dalam Auditing

Beragam masalah etis berkaitan langsung maupun tidak langsung dengan auditing
banyak auditor menghadapi masalah serius karena mereka melakukan hal-hal kecil
yang tak satu pun tampak mengandung kesalahan serius, namun ternyata hanya
menumpuknya hinggamenjadi suatu kesalahan yang besar dan merupakan
pelanggaran serius terhadap kepercayaanyang diberikan. & untuk itu pengetahuan
akan tanda-tanda peringatan adanya masalah etika akan memberikan peluang untuk
melindungi diri sendiri, dan pada saat yang sama, akanmembangun suasana etis di
lingkungan kerja.masalah-masalah etika yang dapat dijumpai oleh auditor yang
meliputi permintaan atau tekanan untuk melaksanakan tugas yang bukan
merupakan kompetensinya *.Mengungkapkan informasi rahasia
1.Mengkompromikan integritasnya dengan melakukan pemalsuan, penggelapan,
penyuapan dan sebagainya.2.Mendistorsi obyektifitas dengan menerbitkan laporan-
laporan yang menyesatkan.
1. organisasi itu telah terdaftar pada lembaga registrasi bertaraf internasional, maka itu
berarti membuka kesempatan pasar baru.

2. Meningkatkan mutu dan produktivitas melalui kerjasama dan komunikasi yang lebih
baik, sistem pengendalian yang konsisten, serta pengurangan dan pencegahan
pemborosan karena operai internal menjadi lebih baik.

3. Meningkatkan kesadaran mutu dalam organisasi.

4. Memberikan pelatihan secara sistematik kepada seluruh karyawan dan manajer

organisasi melalui prosedur-prosedur dan instruksi-instruksi yang terdefinisi secara
baik.

5. Terjadi perubahan positif dalam hal kultur mutu dari anggota organisasi, karena
manajemen dan karyawan terdorong untuk mempertahankan sertifikat ISO 9001:2000
yang umumnya hanya berlaku tiga tahun.
D. Manfaat Audit Mutu
a. Menilai ketaatan terhadap prosedur pengendalian mutu dan standar program
mutu
b. Menilai proses pengembalian keputusan untuk keabsahan
c. Menilai karakteristik mutu suatu produk serta proses yang berkaitan dengan
spesifikasi dari pelanggan atau pendesain melalui pengendalian dari inspkesi
reguler
d. Memperbaiki efektivitas dari program manajemen mutu
e. Mengeksplorasi penyebab kerusakan, keluhan pelanggan dan masalah lain
f. Memperoleh sertifikasi normal dari program manajemen mutu
g. Mengarahkan dan memotivasi staff dan manajemen untuk menciptakan
kesadaran mutu
h. Menunjukkan perhatian manajemen mutu terhadap pemasok untuk memperoleh
perlindungan atas tuntutan liabilitas produk
i. Memperkenalkan formalitas dan konsistensi dalam program mutu
j. Melakukan pelatihan dan memberikan pengetahun teknis.

E. Corrective Action & Preventive Action Monitoring log

Sejumlah ahli umumnya membagi tindakan penegakan disiplin dalam

organisasi menjadi dua jenis, yakni: disiplin preventif (preventive discipline ) dan
disiplin korektif (corrective discipline
Disiplin preventif adalah tindakan disiplin yang dilakukan untuk mendorong
pegawai mentaati berbagai peraturan atau ketentuan yang berlaku dan memenuhi
standar yang telah ditetapkan. Atau, suatu upaya untuk menggerakkan pegawai
mengikuti dan mematuhi pedoman kerja, aturan-aturan yang telah digariskan oleh
organisasi. Artinya, melalui kejelasan dan penjelasan tentang pola sikap, tindakan
dan perilaku yang diinginkan dari setiap anggota organisasi, diusahakan
pencegahan jangan sa mpai para pegawai berperilaku negatif atau melanggar aturan
ataupun standar yang telah ditetapkan.

Tujuan pokok dari disiplin preventif ini adalah mendorong pegawai agar
memiliki disiplin diri. Dengan cara ini, pegawai berusaha menegakkan disiplin diri,
tanpa harus pimpinan memaksanya. Kesuksesan pendisiplinan preventif, terletak
pada disiplin pribadi para anggota organisasi. Untuk itu, agar disiplin pribadi
tersebut dapat semakin kokoh, paling tidak ada tiga hal yang perlu mendapat
perhatian manajemen terhadap anggota organisasi atau karyawan yaitu:
Mendorong agar mempunyai rasa memiliki organisasi, karena secara logika
seseorang tidak akan merusak sesuatu yang merupakan miliknya.
Memberi penjelasan tentang berbagai ketentuan yang wa jib ditaati dan standar
yang harus dipenuhi. Penjelasan dimaksud seyogya nya disertai oleh informasi
lengkap mengenai latar belakang berbagai ketentuan yang bersifat normatif
tersebut.
Mendorong untk menentukan sendiri cara-cara pendisiplinan diri dalam
kerangka ketentuan-ketentuan yang berlaku umum bagi seluruh anggota organisasi.
Pimpinan bertanggung jawab menciptakan iklim organisasi dalam rangka
pendisiplinan preventif.
Dalam upaya ini, pimpinan berupaya agar pegawai mengetahui dan memahami
standar, atau semua pedoman serta peraturan-peraturan yang ada dalam organisasi.
Apabila pegawai tidak mengetahui standar yang diharapkan, perilaku mereka
cenderung tidak menentu atau salah arah. Pengertian disiplin preventif merupakan
suatu sistem yang berhubungan dengan kebutuhan kerja untuk semua bagian sistem
yang ada dalam organisasi. Jadi, pimpinan perlu bekerja sama dengan semua bagian
sistem untuk mengembangkannya. Jika sistem organisasi baik, diharapkan akan
lebih mudah menegakkan disiplin kerja. Pada gilirannya akan berpengaruh pada
kinerja. Baca pula pengertian kinerja menurut para ahli.

Disiplin korektif adalah suatu tindakan yang dilakukan setelah terjadinya

pelanggaran peraturan. Tindakan ini dimaksudkan untuk mencegah timbulnya
pelanggaran lebih lanjut sehingga tindakan di masa yang akan datang sesuai dengan
standar. Atau dapat juga dikatakan, suatu upaya menggerakkan pegawai
menyatukan suatu peraturan dan mengarahkan agar tetap mematuhi peraturan
sesuai pedoman organisasi yang berlaku. Pegawai atau karyawan yang nyata-nyata
melakukan pelanggaran atau gagal memenuhi standar yang telah ditetapkan, kepada
pegawai yang bersangkutan dikenakan sanksi atau tindakan disipliner (disciplinary
action). Singkatnya, tindakan disipliner menuntut suatu hukuman terhadap
karyawan yang gagal memenuhi sejumlah standar yang ditentukan.
Prosedur Tindakan Perbaikan dan Tindakan Pencegahan

Tindakan perbaikan dan pencegahan merupakan dua prosedur dari enam

prosedur wajib yang harus didokumentasikan dalam ISO 9001. Ini penting
dilakukan untuk memastikan semua masalah terdeteksi dan tercatat sehingga
mudah untuk melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan. Dalam membuat
prosedur tindakan perbaikan, setidaknya harus memuat poin-poin berikut:
a. Mereview dan mendokumentasikan masalah
b. Melakukan Perbaikan produk sementara, spt : menghapus produk cacat dan
mengkarantina area yang ditunjuk untuk investigasi
c. Menyelidiki penyebab terjadi masalah, bagaimana itu bisa terjadi, mengapa
bisa terjadi, apakah bisa terjadi lagi?
d. Mengusulkan solusi yang tepat yang akan mencegah masalah terjadi lagi.
Hal ini sering berarti perubahan pada proses.
e. Anda perlu melaporkan tindakan apa yang benar-benar diambil
f. Setelah beberapa waktu berjalan, Anda perlu untuk menilai apakah tindakan
yang diambil berhasil dalam mencegah masalah yang sama dan
mendokumentasikan bukti untuk mendukung keputusan Anda.
g. Setelah anda yakin masalah tidak akan berulang lagi anda bisa menutup
kasus ini
 III. PENUTUP

A. Kesimpulan
Audit Mutu dilaksanakan dengan sasaran kegiatan dan program yang terkait
dengan manajemen intstitusi profit ataupun nonprofit. Bidang akademik
merupakan program dan aktivitas yang secara langsung didesain sebagai
instrumen pencapaian standar mutu yang telah ditetapkan terkait dengan
kompetensi utama pengguna layanan yaitu pelanggan. Sedang bidang non
akademik adalah seluruh kegiatan dan program yang mendukung bagi tercapainya
kompetensi utama pengguna layanan baik dari sisi administrasi maupun soft skill
lainnya.
Audit Mutu dilaksanakan untuk memberi jaminan kepada semua stakeholders
penggiat bisnis bahwa mutu yang dijanjikan sesuai dengan standar yang
ditetapkan. Jaminan tersebut mencakup standar proses dan hasil. Namun demikian
Audit mutu serta tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan yang dilakukan
harus memtuhi standar yang telah ditetapkan seperti ISO-9001 untuk mencapai
sasaran .

B. Evaluasi
Kerjakanlah tes formatif dibawah ini

1. Jelaskan apa yang anda ketahui tentang Audit Mutu !

2. Apa saja tujuan dari Audit Mutu !
3. Prinsip-prinsip apa saja yang harus dimiliki Auditor !
4. Jelaskan pengertian dari Corrective & Preventive Action Monitoring Log
5. Poin -poin apa yang seharusnya ada dalam proses tindak pencegahan dan
perbaikan ?

Kunci Jawaban;
1. Audit mutu didefinisikan sebagai proses sistematik, independen dan
terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan mengevaluasinya
 secara objektif untuk menentukan sampai sejauh mana kriteria audit
dipenuhi Audit Sistem Mutu biasanya dilakukan untuk menentukan
tingkat kesesuaian aktivitas organisasi terhadap standar Sistem
Manajemen Mutu ISO 9001:2000 yang telah ditentukan serta efektivitas
dari penerapan system tersebut.
2. a Untuk memperoleh prioritas permasalahan yang tengah dihadapi
organisasi
b Untuk merencanakan pengembangan usaha Untuk memenuhi
persyaratan suatu sistem manajemen yang digunakan sebagai acuan
c Untuk memenuhi persyaratan regulasi ataupun persyaratan kontrak
dengan (misalnya) pelanggan
d Untuk mengevaluasi terhadap pemasok
e Untuk menemukan adanya potensi resiko kegiatan organisasi
3. a Independen-auditor (mandiri dan tidak berpihak) tidak melakukan
audit pada area yang bukan tanggungjawabnya.
B Bukti Obyektif sebagai dasar membuat kesimpulan audit, dapat
diverifikasi dan sample audit yang diambil cukup mewakili.
C Terencana, audit harus terencana secara sistematik sesuai dengan
kebutuhan dan tujuan organisasi.
D Auditor harus berkualifikasi dan independen
Maksud dan tujuan dari audit harus diklarifikasi dan disetujui
4. Tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan adalah dua unsur penting
yang dilakukan untuk menjamin sistem manajemen mutu bebas dari
potensi yang merugikan perusahaan dengan cara mengidentifikasi
masalah.
5. A Mereview dan mendokumentasikan masalah
B Melakukan Perbaikan produk sementara, spt : menghapus produk
cacat dan mengkarantina area yang ditunjuk untuk investigasi
C Menyelidiki penyebab terjadi masalah, bagaimana itu bisa terjadi,
mengapa bisa terjadi, apakah bisa terjadi lagi?
 DAFTAR REFERENSI

1. http://konsultaniso.web.id/sistem-manajemen-mutu-iso-90012008/tindakan-
perbaikan-dan-tindakan-pencegahan-dalam-iso-9001/
2. https://www.academia.edu/16945170/ETIKA_PROFESI_AUDITOR
3. http://www.latarbelakang.com/2013/07/pengertian-perawatan-definisi-tujuan.html