KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Sebuah Organisasi adalah masyarakyat dalam bentuk kecil. Hubungan antara anggota
organisasi direkatkan dengan komunikasi sehingga terbentuk kebersamaan yang memungkinkan
organisasi dapat menjalankan fungsinya.
Melalui proses komunikasi anggota organisasi saling mengirimkan dan menerima pesan
dengan menggunakan berbagai system. Dengan demikian dalam sebuah organisasi komunikasi
mempunyai dua fungsi penting: memungkinkan orang-orang yangterlibat dalam organisasi bertukar
informasi yang diperlukan dan memisahkan anggota organisasi dari mereka yang bukan anggota
organisasi.
1. Pola Komunikasi Dalam Organisasi
Setiap perusahaan melakukan komunikasi agar semua bagian yang ada di dalamnya
dapat berfungsi. Cara pendekatan yang dilakukan oleh satu perusahaan berbeda dengan
perusahaan lain. Berbagai cara pendekatan ini dilakukan atas dasar pertimbangan
persyaratan yang dihadapi perusahaan atau organisasi. Pada perusahaan kecil yang hanya
memperkerjakan lima atau enam orang. Pertukaran informasi dapat dilakukan secara
informal dan langsung. Namun pada perusahaan besar dengan ribuan karyawan yang
tersebar di beberapa cabang perusahaan, menyampaikan informasi kepada orang tertentu
pada waktu yang tepat merupakan tantangan tersendiri.
2. Saluran Komunikasi Formal
Struktur formal sebuah organisai secara khusus digambarkan dalam bentuk bagan.
Bagan tersebut menggambarkan ringkasan garis wewenang dalam perusahaan dan hiraki
formal. Dalam bagan berikut ini setiap kotak melukiskan hubungan dalam rangkaian
perintah dan setiap garis menggambarkan saluran formal bagi penyampaian informasi resmi.
Informasi dapat bergerak ke atas, ke bawah, atau horizontal melintasi hariki formal.
3. Arah Komunikasi Dalam Organisasi
Komunikasi internal dalam organisasi bergerak mengikuti arah ke atas, ke bawah,
atau horizontal. Istilah-istilah ini digunakan untuk menunjukan tingkat pertanggungjawaban
dalam organisasi. Jumlah pesan yang bergerak menuju kebawah lebih besar jumlahnya
daripada yang bergerak menuju yang ke atas. Pesan-pesan yang disampaikan kepada
bawahan sering sekali dalam bentuk memorandum, berfungsi untuk mengkoordinasikan
upaya dan aktivitas, memberikan instruksi atau petunjuk serta untuk memberikan
keterangan tentang keputusan atau kebijakan perisahaan. Perusahaan yang bergerak
menuju ke atas seringkali dalam bentuk laporan lisan atau tertulis. Manajemen harus
memiliki informasi yang benar dan sesuai, yang seringkali berupa laporan untuk dasar
pengambilan keptusan yang tepat. Laporan perjalanan merupakan bentu komunikasi
horizontal, dari suatu bagian atau departemen ke bagian atau departemen setingkat lainnya.
Komunikasi yang kurang memadai, kurang efektif, atau kurang efisien akan
menyebabkan terjadinya berbagai persoalan dalam manajemen organisasi. Sebaliknya,
komunikasi yang baik antar bagian atau departemen dalam organisasi dapat meningkatkan
persaingan yang konstruksif antar departemen. Dalam organisasi terlebih organisasiorganisasi besar, terdapat orang-orang yang memiliki keahlian dalam suatu bidang pekerjaan

dan adapula orang-orang yang memerlukan keahlian mereka. Kedua kelompok ini
diharapkan dapat bekerja sama untuk mencapai tujuan organisasi. Akan tetapi dalam
beberapa hal setiap kelompok kurang memiliki pengetahuan dan pemahaman yang cukup
tentang tujuan dan prosedur kelompok lain sehingga masing-masing bekerja sendiri untuk
mencapai tujuannya masing-masing bekerja sendiri untuk mencapai tujuannya amsingmasingbekerja sendiri untuk mencapai tujuannya masing-masing tanpa menghiraukan orang
lain disekeliling mereka.
3.1 Komunikasi ke Bawah yang Efektif
Komunikasi ke bawah di sebuah perusahaan atau organisasi dapat di
klasifikasikan sebagai berikut:
Komunikasi ke bawah yang bersifat internal digunakan untuk memberikan
instruksi kepada karyawan
Informasi dan instruksi bergerak kea rah bawah mengikuti alur
struktur organisasi agar setiap karyawan mengetahui dengan jelas apa yang
diharapkan oleh perusahaan dari mereka, dan sebaliknya mereka juga dapat
mengetahui apa yang dapat diharapkan dari perusahaan. Karyawan harus
mengetahui tugas, tanggung jawab, hak, dan kesempatan karena mereka
merupakan bagian dari organisasi.
Untuk karyawan baru, yang menjalani masa pelatihan ekstensif,
terdiri atas masa percobaan dan pendidikan diperlukan untuk orientasi pada
kebijakan dan prosedur yang berlaku di perusahaan serta tanggung jawab
kerja pada jabatan tertentu. Banyak perusahaan yang memperkerjakan
karyawan karena nilai potensi, bukan karena kecakapan, pendidikan, atau
kemampuan yang dimiliki. Nilai potensi ini tidak dapat dicapai tanpa upaya
yang memadai untuk mengkomunikasikan dengan pasti tentang sesuatu
yang diharapakan dari mereka, cara mereka bekerja, dan tujuan perusahaan,
serta rencana dan falsafah perusahaan.
Upaya komunikasi yang dilakukan oleh manajemen kepada
karyawan baru merupakan factor penting dalam menentukan kontribusi
karyawan kepada perusahaan, maupun kepuasan kerja dan perkembangan
karir yang dicapainya. Komunikasi yang efektif harus dilakukan secara
berkesinambungan di sepanjang jalur karir karywan, apapun tingkat jabatan
yang didudukinya. Sebaliknya, karyawan juga harus berkomunikasi dengan
efektif dengan mereka yang memegang kewenangan lebih besar di jenjang
posisi yang lebih tinggi.
Ada beberapa metode dan jenis instruksi berupa memorandum,
buku panduan dan petunjuk pelaksanaan (juklak) pesan tertulis, rapat,
konferensi, dan seminar.

Komunikasi ke Bawah Membentuk dan Membina Semangat Kerja san Itikad

Baik kepada Perusahaan dan untuk Pengelolaan Karyawan.
Karyawan berkepentingan dengan promosi, kenaikan gaji, kondisi
kerja, serta tujuan dan rencana perusahaan. Mereka merasa bahwa mereka
merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari organisasi karena mempunyai
kontribusi dalam perkembangan perusahaan. Untuk membangun dan

membina itikad baik, perusahaan menjembatani komunikasi bagi semua

pihak yang terlibat dalam aktifitas perusahaan dengan menerbitkan majalah
bulletin, surat edaran, pengumuman, laporan tahunan untuk karyawan,
rapat, dan komunikasi tatap muka antara manajemen dengan karyawan.