PENGENDALIAN INTERN ATAS PERSEDIAAN BARANG PADA

PT.ENSEVAL PUTERA MEGATRADING Tbk Pematangsiantar

BAB 1
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Di era globalisasi sekarang ini, situasi perekonomian yang terjadi yakni menuntut
perusahaan untuk melaksanakan operasi perusahaan secara efektif dan efisien. Dalam
melaksanakan hal tersebut, pihak manajemen mengalami banyak kesulitan untuk
menjalankan fungsi pengendalian intern karena akan berbenturan dengan tujuan perusahaan,
yaitu untuk memaksimalkan operasional guna menghasilkan pelayanan yang bisa memuaskan
konsumen tanpa harus mengurangi tingkat profitabilitas perusahaan.
Dengan adanya perkembangan tersebut kegiatan perusahaan akan semakin meningkat
dan meluas. Perusahaan yang kegiatan operasional dan jumlah karyawan yang masih terbatas,
pimpinan sebagai pengelola perusahaan dapat secara langsung mengawasi jalanya kegiatan
tersebut. Akan tetapi jika skala perusahaan meningkat berarti semakin banyak kegiatan dan
jumlah tenaga kerja yang tidak dapat diawasi secara langsung oleh pimpinan sehingga
membuka kemungkinan terjadinya kecurangan-kecurangan yang bersifat material karena
semakin luasnya rentang kendali yang harus di awasi.
Untuk mengendalikan berbagai masalah yang terjadi manajemen memerlukan adanya
suatu alat pengendalian intern yang memadai dengan tujuan agar di patuhinya kebijakan
manajemen oleh bawahan, kekayaan perusahaan dan catatan-catatan organisasi dapat
terkendali, terciptanya ketelitian dan keandalan data akuntansinya serta mendorong efisiensi
koperasi perusahaan.
Pengendalian intern persediaan barang pada perusahaan dikatakan baik atau memadai
apabila lokator persediaan barang tersusun rapi dan hasil cycle count sesuai dengan data
yang ada. Adapun tujuan pengendalian persediaan barang yakni menjaga agar jangan sampai

perusahaan kehabisan barang sehingga menyebabkan terhenti atau terganggunya proses

distribusi, menjaga agar keadaan persediaan tidak terlalu besar atau berlebihan sehingga
biaya-biaya yang timbul dari persediaan tidak terlalu besar pula dan untuk memenuhi
permintaan pelanggan, persediaan juga di perlukan untuk mencari barang penggantian atau
biaya kehabisan bahan atau barang (stock out) relatif besar.
Berdasarkan hal tersebut diatas, maka penulis mengangkat permasalahan tersebut kedalam
laporan dengan mengambil judul PENGENDALIAN INTERN ATAS PERSEDIAAN
BARANG PADA PT.ENSEVAL PUTERA MEGATRADING Tbk Pematangsiantar.
B. Pokok Bahasan
Adapun pokok bahasan yang akan dibahas di dalam laporan KKL ini yaitu sebagai
berikut:
1. Bagaimana kebijakan dalam pengendalian intern atas persediaan barang di

PT.ENSEVAL

PUTERA MEGATRADING Tbk Pematangsiantar?

2. Bagaimana pengendalian intern atas persediaan barang di PT.ENSEVAL PUTERA
MEGATRADING Tbk Pematangsiantar?

C. Tujuan Dan Kegunaan Penelitian

1. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah:
a. Untuk mengetahui kebijakan pengendalian itern atas persediaan barang di PT.ENSEVAL
PUTERA MEGATRADING Tbk Pematangsiantar.
b. Untuk mengetahui pengendalian intern atas persediaan barang di PT.ENSEVAL PUTERA
MEGATRADING Tbk Pematangsiantar.
2. Kegunaan Penelitian
Pada penelitian ini penulis mengharapkan manfaat yang maksimal, walaupun
dilaksanakan dengan kemampuan yang sangat terbatas sehingga penyajiannya jauh dari
kesempurnaan. Kegunaan penelitian ini dapat bermanfaat bagi:
a. Penulis

1)

Memperoleh pengetahuan dan wawasan mengenai pelaksanaan pengendalian intern atas

persediaan barang pada PT.ENSEVAL PUTERA MEGATRADING Tbk Pematangsiantar.

2) Mengetahui pengendalian intern atas persediaan barang pada PT.ENSEVAL PUTERA
b.

MEGATRADING Tbk Pematangsiantar.

Perusahaan
Dengan adanya hasil penelitian Laporan KKL ini diharapkan dapat memberikan masukan
untuk menambah informasi bagi perusahaan dan dapat dijadikan sebagai bahan evaluasi
mengenai Prosedur Pengendalian Intern Atas Persediaan Barang Pada PT.ENSEVAL

c.

PUTERA MEGATRADING Tbk Pematangsiantar.

Orang Lain
Sebagai sumber informasi yang dapat digunakan untuk referensi khususnya mengenai
Pengendalian Intern Atas Persediaan Barang bagi para mahasiswa/i maupun pihak lain yang

B.

membutuhkan.
Metode Pembahasan
1. Metode Penelitian
Dalam penelitian ini tehnik yang dilakukan untuk mengumpulkan data adalah sebagai berikut

:
a. Penelitian Lapangan (Field Research)
Studi lapangan adalah melakukan peninjauan secara langsung untuk memperoleh data-data
yang diperlukan dalam penyusunan Laporan KKL.
Penelitian ini dilakukan terhadap kegiatan dari seluruh objek penelitian yang meliputi :
b. Studi Pustaka (Library Research)
Yaitu tehnik pengumpulan data dari berbagai bahan pustaka (Referensi) yang relevan dan
mempelajari yang akan dibahas.
1. Metode Pengumpulan Data
a. Observasi Langsung
Dalam metode ini tehnik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara mempelajari dan
mengadakan pengamatan secara langsung ke dalam perusahaan untuk mendapatkan buktibukti yang dapat mendukung dan melengkapi hasil penelitian.
b. Wawancara (Interview)
Dalam metode ini tehnik pengumpulan data dengan cara melakukan tatap muka langsung
untuk mendapatkan informasi yang terkait dalam pengendalian intern atas persediaan barang
dan wawancara dilakukan kepada kepala gudang (warehouse) dan pegawai yang bertanggung
jawab pada bagian gudang (warehouse).

2. Tehnik Analisa Data

Dalam menganalisa data, penulis menggabungkan metode deskriptif dengan metode deduktif.
a. Metode Deskriptif
Suatu metode yang dilakukan dengan mengumpulkan, mengklasifikasikan, menganalisa data
yang berhubungan dengan masalah yang dihadapi, sehingga diperoleh gambaran yang jelas
mengenai fisiknya.
b. Metode Deduktif
Suatu proses pemikiran untuk menarik kesimpulan dengan masalah yang dihadapi.

BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

A.Uraian Teoritis
1. Sistem Pengendalian Intern
Perusahaan mengkhendaki sistem

pengendalian yang diterapkan mampu untuk

mengatasi berbagai kesalahan, kecurangan maupun penyelewengan umum lainnya. Oleh

karena itu perusahaan perlu menyusun suatu kerangka pengendalian atas sistem yang sudah
ada pada perusahaan yang terdiri dari beragam tindakan pengendalian yang bersifat intern
bagi perusahaan, sehingga manajer dapat mengalokasikan sumber daya secara efektif dan
efisien.
a. Pengertian Sistem
Menurut Sutabri (2004:3) system adalah suatu kumpulan atau himpunan dari unsur.
Komponen dari variable-variabel yang terorganisasi, saling erinteraksi, saling tergantung satu
sama lain dan terpadu.
Widjajanto (2012:21) mengungkapkan system adalah sesuatu yang memiliki bagianbagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui iga tahapan yaitu:
input, proses, dan output.

System yang dijalankan perusahaan tidak terlepas dari akuntansi, jadi akuntansi
sangatlah penting dalam membantu manajer maupun pemilik perushaan untuk mengetahui
keuangan perusahaan yang terjadi selama satu periode tertentu, sebagaimana yang
dikemukakan oleh Bondar dan Hopwood (2011:113) system adalah kumpulan sumber daya
yang berhubungan untuk mencapi tujuan tertentu. Informasi adalah data yang berguna yang
diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat. Akuntansi
sebagai

suatu

system

informasi,

mengidentifikasikan,

mengumpulkan,

dan

mengkomunikasikan informasi ekonomis mengenai suatu badan usaha kepada berbgai pihak.
Berdasarkan pengertian mengenai system dari beberapa ahli dapat disimpulakan
bahwa system adalah suatu rangkaian dua atau lebih komponen/sub system yang saling
berhubungan dan berusaha untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan serta untuk
mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan perusahaan.
b. Pengertian Sistem Pengendalian Intern
Pengendalian intern meupakan suatu proses untuk memastikan bahwa sumber-sumber
yang diperoleh dan dipergunakan dengan efektif dan efisien didalam mencapai sasaransasaran yang sudah ditetapkan. Jadi pengendalian adalah suatu proses untuk memastikan
sejauh mana kegiatan yang dijalankan oleh organisasi di dalam perusahaan sudah mencapi
sasaran atau menyimpang. Bilamana setelah dipantau terjadi penyimpangan dari sasarannya,
segera dapat diketahui agar dapat diperbaiki.
Pengendalian intern merupakan salah satu tugas yang harus dilaksanakan oleh
manajemen untuk menjamin tercapainya tujuan perusahaan. Secara umum pengertian
pengendalian intern mempunyai arti sempit dan luas. Dalam arti sempit, pengendalian intern
merupakan pengecekan penjumlahan mendatar maupun penjumlahan menurun. Dalam arti
luas, pengendalian intern tidak hanya meliputi pekerjaan pengecekan tetapi juga, mencakup
semua alat-alat yang dipergunakan manajemen untuk mengadakan pengendalian.
Mulyadi (2001:163) mendefenisikan system pengendalian intern meliputi struktur
organisasi, metode, ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi,

mengecek ketelitian dan keandalaan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong
dipatuhinya kebijakan manajemen.
Menurut Syafari (2000:117)

pengendalian

intern

adalah

sebagai

berikut

pengendalian intern mencakup struktur organisasi dan seluruh metode serta prosedur yang
terkoordinir yang diterapkan oleh perusahaan untuk mengamankan hartanya, mengecek
ketelitian, dan kepercayaan terhadap data akuntansi, mendorong kegiatan agar efisiensi dan
mengajukan untuk menaati kebijakan perusahaan.
Sedangkan menurut Bardiwan (2001:13) tentang pengendalian intern adalah
pengendalian intern itu meliputi struktur organisasi dan semua cara-cara serta alat-alat yang
dikoordinasikan yang digunakan di dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga
keamanan harta milik perusahaan, memajukan efisiensi di dalam operasi, dan membantu
menjaga dipatuhinya kebijakan manajemen yang telah ditetapkan lebih dulu.
Dari beberapa defenisi diatas dapat disimpulkan system pengendalian intern adalah
suatu rangkaian komponen yang saling berinteraksi meliputi semua metode, ukuran-ukuran
yang terorganisasi dan diterapkan dalam perusahaan untuk melindungi kekayaan perusahaan
dan meningkatkan kepatuhan terhadap kebijakan manajemen.
C. Tujuan Pengendalian Sistem
Tujuan pengendalian intern adalah untuk menentukan bahwa kebijkan dan prosedur
perusahaan telah dilaksanakan oleh personel dan semua level kegiatan. Pengendalian intern
bertujuan memabntu organisasi dalam mencapai tujuannya melalui pendekatan yang
sistematis dan disiplin untuk mengevaluasi dan melakukan perbaikan atas keefektifan
manajemen resiko, pengendalian dan proses yang jujur, bersih dan baik. Pada dasarnya
pengendalian intern diarahkan untuk membantu seluruh anggota pimpinan agar mereka dapat
melaksanakan kewajiban-kewajibannya dalam mencapai tujuan organisasi secara efisien, dan
1.
2.
3.
4.

efektif. Menurut Mulyadi (2001:163), tujuan pengendalian intern adalah:

Menjaga kekayaan organisasi
Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi
Mendorong efisiensi
Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen
Berikut ini uraian dari tujuan pengendalian intern di atas:

1. Menjaga Kekayan Organisasi

Harta milik perusahaan ada kemungkinan disalahgunakan atau dirusak kecuali jika
dilindungi dengan baik. Pengamanan harta milik perusahaan meliputi pengawasaan secara
fisik dapat dilakukan dengan cara:
a) Penunjang tanggungjawab yang jelas kepada seseorang atau pengawasan fisik milik
perusahaan
b) Harta perusahaan disimpan dengan cara yang cukup memadai. Pengawasan secara akuntansi
adalah pengamanan harta kekayaan yang memadai, dimana hanya transaksi yang satu dapat
memasuki dan prosedur ini dirancang sedemikian rupa mampu menyaring setiap transaksi
yang terjadi.
1. Mengecek Ketelitian dan Keandalan Data Akuntansi
Tepat dan dapat dipercaya. Pengawasan intern dirancang untuk memberikan jaminan proses
pengolah data akuntansi agar menghasilkan informasi yang teliti dan dapat diandalkan.
Karena data akuntansi mencerminkan perubahan kekayaan perusahaan, maka ketelitian dan
keakuratan data akuntansi mencerminkan pertanggungjawaban pengunaan harta perusahaan.
1. Mendorong Efisiensi
Pengawasan intern dalam perusahaan ditujukan untuk mencegah duplikasi usaha yang tidak
perlu atau stidak-tidaknya dapat mencerminkan terjadinya pemborosan sumber daya yang
tidak efisien.

2. Mendorong Dipatuhinya Kebijakan Manajemen

Untuk mencapai tujuan, manajer mengadakan prosedur atau aturan pelaksanaan. Sitem
pengawasan intern dimaksudkan untuk meyakinkan menejer bahwa semua prosedur yang
telah digariskan dengan mudah dapat diprediksi dan diidentifikasi serta dapat dengan mudah
melaksanakan tindakan pengesahan dan perbaikan dengan cepat dan tepat apabila terjadi
penyimpangan.

Sedangkan menurut Baridwan (2001:13) pengendalian interen yang baik akan

berguna untuk:

1)
2)
3)
4)

Menjaga kekayaan harta milik suatu organisasi

Memerikasa ketelitian dan kebenaran data akuntansi
Memajukan efisiensi dalam operasi
Membantu menjaga kebijaksanaan menejemen
Sedangkan menurut Handoko (2001:336) tujuan pengendalian sebelum dan selam kegiatankegiatan dilaksanakan adalah agar menejer dapat mengatasi dan memperbaiki adanya
penyimpangan sebelum kegiatan diselesaikan.
Dari defenisis di atas dapat disimpulakan bahawa tujuan utama intern adalah
mengusahakan agara hasil pelaksanaan kerja sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan,
juga untuk mengetahui kesulitan-kesulitan dan hambatan-hambatan dalam pelaksanaan
rencana. Untuk dapat merealisasikan tujuan utama tersebut maka pengendalian pada taraf
pertama bertujuan agar pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan
dan untuk mengetahui kelemahan-kelemahan serta kesulitan-kesulitan yang dihadapi agar
diambil tindakan-tindakan untuk memperbaikinya, baik pada saat itu maupun pada saat yang

akan datang.
c. Unsur-Unsur Pengendalian Intern
Untuk memenuhi tujuan pengendalian intern, Mulyadi (2001:165) terdapat empat unsur
pengandalian intern antara lain:
1) Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secra tegas.
2) Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup
terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.
3) Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi
4) Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggungjawabnya.
Adapun uraian dari definisi diatas adalah sebagai berikut:
1) Struktur Organisasi yang Memisahkan Tanggungjawab Fungsional Secara tegas
Struktur organisasi merupakan rangka (framework) pembagian tanggungjawab fungsional
kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok
perusahaan. Dalam perusahaan manufaktur misalnya, kegiatan pokok tersebut dibentuk
department produksi, departemen pemasaran, departemen keuangan dan umum.

2)

System Wewenang dan Prosedur Pencatatan yang Memberikan Perlindungan yang Cukup
Terhadap Kekayaan, Utang, Pendapatan dan Biaya.
Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang
memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, dalam
organisasi harus dibuat system yang mengatur pembagian wewenang untuk otoritas
terlaksananya transaksi.

3) Praktik yang Sehat dalam Melaksankan Tugas dan Fungsi setiap Organisasi
Pembagian tanggungjawab fungsional dan system wewenang dan prosedur pencatatan yang
telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk
menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaanya. Ada beberapa cara yang umumnya
ditempuh oleh pertusahaan dalam menciptakan praktek yang sehat, diantaranya sebagai
berikut:
a)
Penggunaan
b)

formulir

bernomor

urut

tercetak

yang

pemakaian

yang

harus

dipertanggungjawabkan oleh yang berwewenang.

Pemeriksaan mendadak dilaksanakan tanpa pemberitahuan lebih dulu kepada pihak yang

akan diperiksa, dengan jadwal yang tidak teratur.

c) Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu
unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain.
d) Perputaran jabatan diadakan secar rutin agar dapat menjaga independensi pejabat dalam
melaksanakan tugasnya, sehingga persekongkolan diantar mereka dapat dihindari,
4) Karyawan yang Mutunya Sesuai dengan Tanggungjawabnya
Bagaimanapun baiknya struktur organisasi, system otoritasi dan prosedur pencatatan, serta
berbagai cara yang diciptakan untuk mendorong praktik yang sehat, semuanya sangat
tergantung kepada manusia yang melaksanakanya.
Mengenai unsur-unsur pengendalian intern ini, pendapat dari COSO (Commite Of
Sponsoring Organization of the Treadway Comission) dalam Mulyadi (2002:183) tantang
a)
b)
c)
d)
e)

pengendalian intern yaitu:

Lingkungan Pengendalian
Penaksiran resiko
Aktivitas Pengendalian
Informasi dan Komunikasi
Pemantauan
Berikut ini uraian dari kelima unsur-unsur pengendalian intern dalam perusahaan diatas:

a) Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian intern merupakan alat unuk menciptakan susunan pengendalian
dalam suatu organisasi dan mempengaruhi kesadaran personel organisasi tentang
pengendalian. Lingkungan pengendalian merupakan dasar untuk semua unsur yang
membentuk disiplin dan struktur.
b) Penaksiran Risiko
Risiko yang relevan dengan pelaporan keuangan mencakup peristiwa dan keadaan intern
maupun ekstern yang dapat terjadi dan secara negativ mempengaruhi kemampuan entitas
untuk mencatat, mengolah, meringkas dan melaporkan data keuangan konsisten dengan asersi
manajemen dalam laporan keuangan.
c) Aktifitas Pengendalian
Akifitas pengendalian adalah kebajikan dan prosedur yang memantu memastikan bahwa
arahan menejemen dilaksanakan. Aktifitas tersebut membantu memastikan bahwa tindakan
yang diperlukan untuk menanggulangi risiko dalam pencapaian tujuan entitas sudah
dilaksanakan. Aktivitas pengendalian mempunyai berbagai tujuan dan diterapkan di berbagai
tingkat organisasi dan fungsi.
d) Informasi dan Komunikasi
System akuntansi yang mengandung prosedur-prosedur yang mesti ditaati oleh personel
perusahaan mampu memberikan informasi yang akurat kepada pihak yang membutuhkannya
terutama bagi manajemen agar dapat menjalin komunikasi antar bagian yang ada.
e) Pemantauan
Pemantauan (monitoring) adalah proses pemikiran kualitas struktur pengendalian intern
secara periodik dan terus-menerus. Pemantauan dilaksanakan oleh orang yang semestinya
melakukan pekerjaan tersebut. Tujuan pemantauan adalah untuk menentukan apakah
pengawasan intern telah beroperasi sebagaimana yang telah dirancang dan direncanakan.
Pemantauan dapat dilakukan oleh suatu bagian khusus yang disebut dengan bagian
pemeriksaan intern (audit internal).
2. persediaan Barang Dagangan
a. pengertian Persediaan

Pada setiap tingkat perusahaan baik perusahaan kecil, menengah maupun perusahaan
besar, persediaan sangat penting bagi kelangsungan hidup perusahaan. Perusahaan harus
dapat memperkirakan jumlah persediaan yang dimilikinya. Persediaan yang dimiliki
perusahaan tidak boleh terlalu banyak dan juga terlalu sedikit karena akan mempengaruhi
biaya yang akan dikeluarkan untuk persediaan tersebut.
Menurut Warren dkk (2005:440) persediaan adalah barang dagang yang disimpan
untuk dijual dalam operasi bisnis perusahaan, dan bahan yang digunakan dalam proses
produksi atau disimpan untuk tujuan itu.
Persediaan menurut standar akuntansi keuangan yang dikeluarkan ikatan akuntansi
Indonesia (2002:114) didefenisikan sebagai berikut:
persediaan adalah aktiva:
1) Tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal
2) Dalam proses produksi atau dalam perjalanan
3) Dalam bentuk badan atau perlengkapan (supplies) untuk digunakan dalam proses produksi
atau pemberian jasa.
b. Jenis-Jenis Persediaan
Menurut Keiso dkk (2007:444) persediaan dapat diklarifikasikan berdasarkan kegiatan
usahanya yaitu sebagai berikut:
1) Perusahaan Dagang
Dalam perusahaan dagang perusahaan hanya mengenal satu jenis persediaan yaitu persediaan
barang dagangan yang siap untuk dijual,
2) Perusahaan Manufaktur
Terdapat 3 jenis barang yaitu:
a) Persediaan bahan baku untuk diproduksi
Meliputi bahan baku yang diperoleh dari sumber daya alam ataupun dari beberapa jenis
produk yang dibeli perusahaan lain
b) Persediaan dalam Proses
Meliputi produk-produk yang telah dimasukkan kedalam proses produksi, namun belum
selesai diolah
c) Persediaan barang jadi
Meliputi produk olahan yang siap dijual kepada pelanggang

BAB III
GAMBARAN UMUM PT. ENSEVAL PUTERA MEGATRADING TBK CABANG
PEMATANGSIANTAR

A. Sejarah Singkat
PT. Enseval didirikan pada Oktober 1973, sebagai akibat pemisahan fungsi distribusi
dari pemasaran dan produksi PT. Kalbe Farma bersama anak perusahaan. Dalam
perkembangannya, PT. Enseval tidak saja menjadi distributor produk - produk farmasi saja
tapi juga mencakup produk keperluan konsumen, alat - alat kedokteran bahkan agen dan
distributor bahan - bahan dasar kimia untuk distribusi farmasi, kosmetik dan industri
makanan.
Pada tanggal 01 Agustus 1994 Enseval tercatat di Bursa Efek Jakarta sebagai PT.
Enseval Putera Megatrading, Tbk. Kegiatan Perseroan di fokuskan pada jasa ditribusi dan
perdagangan, yang terdiri dari 4 divisi yaitu :
1. Divisi penjualan dan distribusi produk farmasi
2. Divisi penjualan dan distribusi produk barang konsumsi , obat bebas dan nutrisi
3. Divisi pemasaran dan distribusi produk peralatan dan pelengkapan kesehatan
4.

Divisi pemasaran dan penjualan produk kimia bahan baku industry farmasi, kosmetik,
makanan dan kesehatan hewan.
Hingga kini Enseval memiliki 42 cabang diseluruh Indonesia yang tersebar dari
Banda Aceh sampai ke Jayapura. Enseval memiliki 2 Regional Distribution Centre (fasilitas
gudang besar) yang berada di Jakarta & Surabaya.
Masing-masing cabang memiliki gudang dan armda pengiriman serta personil
lengkap guna menunjang kegiatan operasional dan keperluan pihak pemasok (Prinsipal) dan

Pelanggan (Outlet). Pada saat ini Enseval mempunyai lebih dari 100 pemasok (prinsipal) dan
melayani secara langsung lebih dari 200.000 outlet diseluruh Indonesia. Sampai dengan tahun
2009, Enseval mempunyai 5 anak perusahaan yaitu :
1. PT. Tri Sapta Jaya
2. PT. Millenia Dharma Insani
3. PT. Enseval Medika Prima
4. PT. Global Chemindo Megatrading
5. PT. Renalmed Tiara Utama
B. Visi dan Misi
1. Visi
Menjadi perusahaan jasa distribusi dan logistik yang terintegrasi di bidang kesehatan melalui
penyediaan layanan yang prima, penggunaan teknologi dan kepemimpinan yang kuat.
2. Misi
Meningkatkan kesehatan melalui penyediaan produk kesehatan.
Core Values
1) Giving the Best to Customer
Memenangkan hati pelanggan melalui pelayanan yang prima

2) Integrity
Senantiasa menjunjung tinggi nilai kejujuran dalam berinteraksi dengan seluruh stakeholder.
3) Striving for Excellence
Senantiasa berusaha secara maksimal untuk mencapai yang terbaik melalui pelaksanaan
operasional yang unggul dan perbaikan berkesinambungan.
4) Strong Teamwork

Kami mengutamakan kerjasama tim yang kokoh dalam keragaman budaya dan suasana kera
yang menyenangkan untuk mencapai tujuan perusahaan.
5) Inovation
Kami menerapkan inovasi dalam berbisnis dengan memanfaatkan ilmu teknologi untuk
memenangkan persaingan.
6) Agility
Kami percaya bahwa kemampuan beradaptasi secara cepat terhadap perubahan merupakan
kompetitif untuk memenangkan persaingan.
C. STRUKTUR ORGANISASI
Struktur organisasi merupakan kerangka pembagian tanggungjawab dan fungsional
kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan,
dengan tujuan agar perusahaan dapat berjalan kearah tujuan yang diinginkan. Selain itu,
pembagian tugas dan tanggung jawab akan semakin terlihat lebih jelas. Hal ini tentu saja
memudahkan pengarahan dan pengawasan terhadap pelaksanaan kegiatan yang telah
direncanakan terlebih dahulu.
Berikut ini adalah bagan struktur organisasi PT. Enseval Putera Megatrading
Pematangsiantar.

Gambar 1: Struktur Organisasi pada PT. Enseval Putera Megatrading Tbk Cabang
Pematangsiantar
Dari gambar struktur organisasi tersebut dapat dijelaskan tugas dan kewajiban
masing-masing bagian adalah sebagai berikut :
1. Area Business Manager
Area Business Manager selaku pimpinan memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai
berikut :
a. Membuat perencanaan anggaran biaya, investasi dan personil operational jangka pendek (1
tahun) cabang.
b. Mengkoordinir kegiatan dan implementasi program kerja pusat seperti ; Sales Achievement,
c.

Profit, Expense, Order Cycle Time, DOI, Aging AR, Collection.

Mengkomunikasikan sistem manajemen mutu, melaksanakan dan memonitor pelaksanaan

prosedur yang telah ditetapkan.

d. Mengelola sumber daya manusia di cabang termasuk perencanaan tenaga kerja, rekrutmen,
e.

pengelolaan kinerja, pelatihan dan pengembangan SDM.

Memelihara hubungan baik dengan pihak eksternal, terutama dengan principal, pelanggan,

f.

dan instansi pemerintah terkait (Dinkes, BPOM, GP Pharmasi, dan Gakeslab).

Menjaga suasana kerja internal yang kondusif dan produktif.

g. Mereview hasil kinerja dan mempertanggungjawabkan kinerja bagiannya dan merencanakan

langkah perbaikan, dan pencegahannya.
h. Melakukan tugas khusus (project) yang diberikan atasan terkait dengan bidang tugasnya
2.
a.
b.
c.
d.
e.

Adm ABM
Membantu ABM dalam melaksanakan fungsi kepersonaliaan.
Membantu ABM membuat pengajuan usulan investasi (FUI).
Membuat Payment Voucher dan Receipt yang berhubungan dengan ABM dan Staff.
Membantu menyiapkan keperluan meeting ABM.
Melaksanakan fungsi Document Controller (menerima, mendistribusikan, menyimpan,

f.
g.
3.
a.
b.
c.

memusnahkan dan mengusulkan perubahan dokumen).

Pemesanan / Booking Hotel, tiket perjalanan dinas ABM dan Direktorat.
Membantu proses penerimaan Telephone masuk.
Pharmacist
Menandatangani faktur penjualan
Mengarsip copy faktur dan SP barang pharma
Mengontrol suhu penyimpanan barang digudang, terutama suhu penyimpanan vaksin (suhu

d.
e.
f.
g.
h.
i.
j.

chiller)
Cycle Count stock barang di gudang (sampling).
Memonitoring suhu penerimaan dan suhu pengantaran sesuai kategori
Membuat dan menandatangani SP barang-barang pharma terutama psikotropika ke RDC
Mengontrol suhu dan keakurasian persediaan psikotropika
Membuat laporan penyaluran obat jadi psikotropika
Tiap bulan ke BPOM dan Dinkes Propinsi
Membuat laporan dinamika obat per tiga bulan sekali ke BPOM dan Dinkes Propinsi serta

Dinkes Kota
k. Memonitoring faktur penjualan yang berisi obat dot biru agar disalurkan ke took
l.
m.
n.
o.
4.
a.
1)

kelontong/outlet yang memiliki izin penyaluran obat

Menyeleksi daftar pelanggan baru
Mengikuti dan terlibat secara aktif dalam program conim
Menjalankan program 5R
Menyaksikan dan memastika proses pemusnahan sesuai dengan prosedur
Team Supporting
Customer Care Staff
Melakukan cek dan print semua SO yang sudah di entry salesman ataupun oleh CC Admin

(sales proses)
2) Melakukan proses semua SO print untuk di ACC direktorat sales, bagian akuntansi/ ABM.
3) Melakukan proses semua SO print yang sudah di ACC diserahkan kebagian data proses.
4) Memastikan semua entry order di hari berjalan sudah di order.
5) Mengikuti perkembangan perusahaan secara intensif terutama yang berhubungan dengan
produk dan program penjualan.
6) Informasi tentang perusahaan yang update.
7) Memberikan laporan setiap hari berapa SO yang canceled dan alasannya.

8) Menerima seluruh panggilan telepon order dengan etika bertelepon yang baku.
9) Melakukan callback ke pelanggan bila ada informasi tentang orderan yang diterimanya.
10) Mengentry pesanan.
b. Accounting Spv
1) Membuat perencanaan kerja tahunan untuk mendukung rencana kerja menengah (1 tahun)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
10)

bagian accounting dan keuangan.

Release sales order.
Memeriksa dan memastikan validitas voucher pembayaran dan penerimaan.
Memeriksa dan memastika ketepatan waktu dan akurasi laporan keuangan.
Memeriksa dan menilai DOI, DOAR, biaya dan diskon.
Mengelola arus kas kantor cabang untuk mendukung kegiatan operasional.
Memeriksa kewajaran pengeluaran dan penerimaan uang.
Memastikan semua faktur sampai ke finance staff.
Memastikan semua tagihan ke receipt kasir.
Memastikan akurasi dan kelengkapan data keuangan, termasuk back up data perpajakan yang

dikirim ke kantor pusat.

11) Memastikan dan memonitor pelaksanaan opname inventory, piutang dagang dan kas bank.
12) Cek laporan saldo harian kas bank dari kasir.
13) Memeriksa dan menilai transaksi pembebanan antar cabang (CN/DN).
14) Melaksanakan administrasi penggajian untuk seluruh karyawan cabang berikut penghitungan
PPh pasal 21 dan daftar nominatifnya.
15) Mengelola hubungan dengan bank, supplier, pelanggan dan instansi pemerintah yang terkait
di bidangnya
16) Memonitor dan mereview kondisi keuangan cabang secara periodik serta merekonsiliasi
laporan keuangan cabang dan catatan kantor pusat.
17) Memonitor, me-review dan mempertanggungjawabkan kinerja bagian akuntansi dan
keuangan.
18) Melakukan pekerjaan lain yang diberi atasan terkait dengan bidang tugasnya.
c. Ass. Accounting Spv
1). Mengkoordinir proses pembuatan laporan akutansi (dan memastikan

keakurasian

kelengkapan dan ketepatan waktu setiap laporan)

2). Membuat laporan dan perhitungan pajak
3).Melakukan opname cashier setiap akhir bulan atau setiap saat (mendadak) minimal 1 minggu
sekali
4). Melakukan stok opname faktur setiap 3 bulan sekali
5). Memeriksa validasi pembebanan biaya antarcabang (CN/DN)

6). Memeriksa validasi voucher pembayaran dan penerimaan

7). Memonitor dan mereview laporan akutansi dan mempertanggungjawabkan
8). Melakukan konfirmasi piutang bergantian dengan accounting

supervisor

9). Memeriksa incentive yang diajukan bagi marketing

10). Melakukan pekerjaan lain yang diberikan atasan terkait dengan

bidang tugasnya

11). Memeriksa perhitungan uang makan dan uang transport seluruh direktorat
d.
1)
2)
3)
4)

Data Proses
Approved sales order.
Proses PDA kanvas.
Cek RMA dari direktorat.
Memeriksa dan menggantikan Noseri faktur pajak atas transaksi Rumah Sakit

Pemerintahan sesuai aturan perpajakan

5) Mengentry DO kanvas manual/Spreading.
6) Mengentry faktur BTK
7) Mengentry data customer baru
8) Mengentry data salesman baru
9) Mengentry nomor dan tanggal pajak CN Return
10) Mengentry hasil stok opname gudang
11) Cetak CN dan Nota Return, CN Discount dan faktur komersial kanvas

e. Finance Staff
1) Menerima faktur, CN, DN asli dari invoice Adm/ data proses secara cepat dan tepat setelah
dilegalisir oleh Acc Spv.
2) Melakukan filling atas faktur, CN, DN asli berdasrakan system filling sesuai jatuh tempo/
3)
4)
5)
6)
7)

tanggal penagihan, rayon yang sudah disesuaikan dengan kondisi setempat.

Menyiapkan DSTF (tanda terima).
Menyimpan uang tunai dan warkat (cek / giro)
Mengambil uang ke Bank untuk operasional dengan sepengetahuan pihak yang berwenang.
Menyetorkan uang dan warkat ke Bank, dan mencairkannya jika dana sudah efektif.
Membuat receipt voucher untuk transfer pembayaran dari outlet sesuai mutasi R/K Bank

yang masuk.
8) Membuat laporan harian dengan mencetak rincian saldo kas Bank meliputi bank droping,
bank transfer , tunai droping dan tunai transfer mencetak laporan saldo giro dan tanda
terima giro

9)

Membuat laporan bulanan (rekapan transfer, Opname kas, Rekapan Saldo Kas Bank,

Rekonsilisasi Bank)
10) Melakukan opname dengan finance Supervisor setiap saat bila dipandang perlu
11) Mengarsip TT giro, PV dan RV, DTP

Cashier
1) Menerima setoran hasil tagihan tunai, non tunai maupun warkat (giro / cek) dari finance
staff atau collector/ salesman sesuai daftar tagihan pembayaran sesuai daftar.
2) Melakukan pembayaran pengeluaran-pengeluaran (biaya operasional) sesuai dengan
dokumen yang sudah diapprove pihak yang berwenang.
3) Menyimpan uang tunai dan warkat (cek/giro)
4) Mengambil uang ke bank untuk operasional sepengetahuan yang berwenang.
5) Menyetorkan uang dan warkat (cek / giro) ke bank, dan mencairkannya jika dana sudah
6)

efektiv.
Membuat receipt voucher untuk pembayaran dari outlet sesuai dengan R/K bank yang

masuk.
7) Membuat laporan harian dengan mencetak rincian saldo kas bank yang meliputi bank
droping, bank transfer, tunai droping dan tunai transfer mencetak laporan saldo giro dan
tanda terima giro.
8) Membuat laporan bulanan.
9) Melakukan opname dengan finance supervisor setiap saat bila dipandang perlu.
10) Mengarsip

f. Collector
1) Menerima dan mengecek DSTF dan faktur dari finance staff untuk proses tukar faktur dan
penagihan
2) Melakukan penagihan dan kontra bon kepada outlet atas faktur yang diterima dari finance
3)
4)
5)
6)
7)
g.
1)

staff
Menyetorkan uang tunai/ warkat, (giro/cek) hasil penagihan DTP asli ke cashier
Membust TTSS dan TTG untuk diserahkan bersama-sama dengan DTP
Melakukan complain atas selisih pembayaran
Mengambil bukti potong/ kuintansi promosi/ sewa dll dari outlet
Menyerahkan kembali faktur- faktur asli yang tidak tertagih berikut DTP ke finance staff
Warehouse Supervisor
Membuat perencanaan jangka pendek (tahunan) pengelolaan gudang berikut anggarannya

2) Mengarahkan bawahan dalam membuat rencana kerja bulanan, mingguan & harian
3) Mengelola seluruh kegiatan, mulai dari penerimaan penyimpanan dan pengeluaran barang
a)
b)
c)
4)
5)
6)
7)
8)
9)

dengan memperhatikan :
Ketepatan pencatatan/laporan stock
Kondisi dan keutuhan barang
Kebersihan, keamanan dan keselamatan kerja
Mengkoordinir pelaksanaan daily closing, stock opname dan cycle count
Mengamankan dan merawat asset gudang (Forklift, Palet, Rack, Truck, dll)
Menjaga kebersihan arsip / data gudang
Mengevaluasi fasilitas gudang dan mengusulkan peningkatan atau perbaikan
Mengelola hubungan SCOS / logistic pusat & principal
Mengelola sumberdaya manusia di warehouse termasuk perencanaan tenaga kerja,

rekrutmen pengelolaan kinerja, pelatihan & pengembangan SDM

10) Memonitor dan membuat laporan dan mempertanggungjawabkan kinerja bagiannya
11) Melakukan pekerjaan lain yang diberikan atasan.
h. Warehouse Transfoter
1) Menerima barang yang telah di cek oleh checker
2) Memasukkan dan merapihkan barang masuk, baik dari RDC, Principal maupun cabang
lain.
3) Melakukan replenishmen stok minim
4) Menjaga pallet mover dan stacker selalu siap pakai
5) Mengecek dan merapikan barang yang telah disiapkan oleh warehouseman berdasarkan
dokumen faktur, BKB kanvas, BKB tukar barang, ship list delivery order sesuai dengan
staging area jika tidak ada barang masuk
6) Menyerahterimakan barang kepada transportasi/ass salesman/principal dalam muat barang
yang akan dikirim pelanggna dengan acuan dokumen Delivery Order, faktur, BKB tukar
barang sesuai dengan SOP jika tidak ada barang masuk
7) Membuat surat jalan checker
8) Melakukan cycle count harian sesuai dengan tanggung jawabnya
9) Menjaga keselamatan kerja
10) Menjaga kebersihan di lingkungan warehouse
11) Menjalankan SPO yang telah di tetapkan
12) Menjaga keutuhan dan keamanan barang
i. Adm Faktur
1) Melakukan receipt atas penerimaan barang baik dari logistic pusat, cabang lain, dan
principal
2) Berkoordinasi dengan checker, Whs Spv dan logistic pusat atas penerimaan barang yang
salah
3) Membuat berita acara klaim / terjadi selisih atas penerimaan barang

4)

Membuat berita acara kurang dalam original packing apabila ditemukan (segel pabrik /

EPM pusat)
5) Melakukan transfer barang dari Sub Receive ke Sub Good sesuai dengan form transfer
locator yang di berikan kepada transporter
6) Melakukan request otomatis sales order
7) Melakukan transact atas picklist sales order yang diterima dari warehouseman
8) Mencetak DO sesuai dengan SO yang diterima dari warehouseman
9) Menerima DO yang telah dikirim dari transportasi
10) Mencetak faktur atas DO yang telah terkirim dan diterima oleh outlet
11) Mencetak ship list realokasi kecabang lain
12) Mengirimkan kembali thermometer ke pusat ataupun ke cabang lain
j.

Adm Kanvas

1) Mengentry atas rencana kanvas dari direktorat Sales

2) Menginformasikan kepada warehouseman untuk melakukan picking kanvas dan mencetak
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
k.
1)
2)
3)
4)
5)
6)

BKB kanvas
Memonitor periode kanvas
Melakukan entry kembali kanvas sesuai dengan periode kanvas
Info kepada warehouse Spv, KFSS, FSS, dan ABM apabila terjadi selisih kanvas
Mengontrol dan memastikan bahwa kanvas tidak selisih
Melakukan transferan kembali kanvas dari subinventory eceran menjadi Subinventory Good
Melakukan pengarsipan file kanvas
Menjalankan proses kanvas sesuai SPO
Adm Retur
Menerima retur dan tukar barang dari transportasi dan salesman sesuai dengan SOP
Melakukan serah terima dari TTRB kepada ECC untuk membuat RMA
Mengentry RMA
Mengentry LBR, sesuai dengan permintaan petugas retur
Membuat Ship list, Berita Acara pemusnahan barang, dan Berita Acara serah terima barang
Mengecek kelengkapan dokumen, dan membuat surat jalan atas barang rusak / dokumen

7)
8)
9)
l.
1)

yang akan dikirim ke pusat

Melakukan pemusnahan barang sesuai dengan SOP
Membuat BPB dan BKB atas tukar barang dari outlet
Melakukan pengarsipan
Checker
Menerima barang dari RDC, principal dan realokasi antar cabang sesuai SOP

2) Menerima return outlet sesuai dengan Tanda Terima Retur Barang (TTRB)
3) Menerima sisa kembali kanvas salesman ataupun principal
4) Mengecek dan merapikan barang yang telah disiapkan oleh warehouseman berdasarkan
faktur, BKB Kanvas, BKB tukar barang, ship list, delivery order sesuai dengan staging area
5) Menyerahterimakan barang kepada transportasi /ass. Salesman/ principal dalam muat barang
yang akan dikirim ke pelanggan, dengan acuan dokumen DO/ Faktur, BKB kanvas, BKB
tukar barang sesuai dengan SOP
6) Membuat surat jalan checker sesuai dengan SOP
7) Mengepak dan menyerahterimakan barang realokasi kepada ekspedisi luar
8) Mengontrol stock barang sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan (lokasi, batch
number, dan quantity)
9) Menjaga keamanan dan kebersihan area gudang
10) Melaksanakan 5R
m. Warehouseman Reverse
1) Menerima, memilah dan menata barang retur dari pelanggan sesuai dengan TTRB
2) Menerima, memilah dan menata atas tukar barang dari pelanggan sesuai dengan TTRB
3) Mengusulkan dan membuat LBR
4) Menyerahkan return barang baik kepada penanggung jawab produk, dan memasukkan
barang yang rusak ke BAD
5) Melakukan pemusnahan barang
6) Melakukan packing barang rusak
7) Melakukan cycle count harian sesuai dengan tanggung jawabnya
8) Menjaga keselamatan kerja
n. Warehouseman
1) Menyiapkan barang sesuai dengan picklist / task sesuai dengan Sales Order
2) Menyiapkan barang sesuai dengan picklist / task kanvas
3) Menyiapkan barang sesuai dengan BKB tukar barang
4) Memasukkan dan merapihkan barang masuk, baik dari RDC maupun dari cabang lain
5) Memasukkan dan merapihkan barang ex kembali kanvas
6) Memasukkan dan merapihkan barang return good
7) Melakukan cycle count harian sesuai dengan tanggung jawabnya
8) Melakukan penerimaan kembali barang kanvas
9) Menjaga keselamatan kerja
10) Menjaga dan melaksanakan kebersihan dilingkungan warehouse
11) Menjalankan SPO yang telah ditetapkan
12) Menjaga keutuhan dan keamanan barang
5. Team Sales
a. Expedition Coordinator
1) Mengarahkan bawahan dalam menyusun rencana kerja bulanan, mingguan dan harian
2) Mengawasi pengelolaan pengiriman barang sesuai dengan prosedur yang berlaku :
a) Memeriksa dan mengawasi pencatatan barang yang akan dikirim
b) Mengatur penugasan pengemudi
c) Mengatur jalur pengiriman (rayonisasi)
d) Memonitor proses pengiriman
e) Menangani masalah yang muncul apabila terjadi gangguan atau hambatan

f)
g)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
b.
1)
2)
3)
4)

Memeriksa laporan pengiriman loper dan driver

Melaporkan hasil kinerja kepada atasan
Membuat berita acara apabila ada claim
Mengelola hubungan terutama dengan pelanggan (outlet)
Mengelola kinerja bawahan, termasuk pembagian
Pengawasan kerja, pemberian bimbingan dan pembinaan
Memonitor, mereview, melapor dan mempertanggungjawabkan kinerja seksi ekspedisi
Melakukan pekerjaan lain yang diberikan atas terkait dengan bidang tugasnya
Invoice Administration
Menerima dan mengecek kelengkapan faktur dari ekspedisi/data proses
Mengkonfirm, memproses dan mencetak surat jalan expedisi
Mengisi, menghitung dan mencetak claim biaya expedisi berdasarkan surat jalan ekspedisi
Menyusun, melengkapi dan mengecek kelengkapan faktur sebagai syarat penagihan untuk

5)

diserahkan ke finance staff

Mengarsip copy faktur pajak, copy faktur + PO, copy faktur tidak tertagih dan tidak

dikembalikan oleh collector/salesman

6) Meregister faktur untuk diserahkan ke finance staff
7) Menyerahkan dan menandatangani Daftar Tagihan Pembayaran (DTP) ke collector/salesman
untuk ditandantangani yang bersangkutan lalu diserahkan ke cashier untuk diproses
penyelesaiannya
8) Membukukan pembayaran sesuai dengan rincian transfer dari outlet yang bersangkutan
9) Menginformasikan faktur-faktur yang lama tidak tertagih (overdue) belum ada pembayaran
ke Acc Spv untuk diteruskan ke direktorat sales
c. Field Sales Supervisor dari KND, Pharma, CHB, CHD, MIDI
1) Memastikan cabang/rayon mencapai target sales dan kinerja proses distribusi yang telah
a)
b)
c)
d)
e)

ditetapkan :
Membuat alokasi target cabang per salesman
Memonitor pergerakan sales harian dan mingguan
Memonitor indikasi OF3, OTD, Effective account, sisa kanvas dan bad stock di cabang
Menganalisa dan menemukan akar permasalahan dan tidak lanjut harus diambil
Membahas permasalahan dengan masing-masing principal dalam setiap rakor cabang

bulanan dan bersama-sama menyepakati tindak lanjut di cabang

2) Memastikan setiap salesman melakukan proses territory management dengan baik dan
disiplin :
a) Memastikan salesman membuat LHS secara harian
b) Melakukan proses evaluasi rayonisasi bulanan
c) Melakukan corrective action yang diperlukan dengan melakukan modifikasi kepada DPB
dan frekwensi kunjung
d) Memberikan umpan balik terhadap corrective action yang ditawarkan oleh salesman dan
memastikan bahwa usulan tersebut sudah tepat

3) Memastikan selling proses diimplementasikan sesuai dengan standard operating procedure

dan sales policy yang berlaku :
a) Memimpin proses perbaikan yang terkait dengan temuan internal audit ataupun team dalam
hal deviasi selling
b) Memastikan tidak adanya piutang kasus
c) Memastikan team menawarkan range product yang tditetapkan sales policy
d) Mengusulkan kepada DM/ABM special treatment untuk customer tertentu jika diperlukan
e)

dalam hal credit limit dan top

Mengusulkan kepada DM/SM special treatment untuk customer tertentu jika diperlukan

dalam hal return barang diluar ketentuan

f) Berkoordinasi dengan DM/ABM dan SM dalam hal sanksi personalia terhadap team jika
4)

diperlukan
Memastikan team mengimplementasikan trade program sesuai dengan juklak memimpin

briefing cabang/rayon untuk trade program :

a) Memastikan salesman membuat report mingguan terkait dengan progress implimentasi trade
program
b) Melakukan audit ke pasar secara random dan berkala untuk memastikan trade program telah
c)
d)
5)
a)
b)
c)
d)
6)
a)

ditawarkan sesuai dengan juklan

Mengambil corrective action yang diperlukan jika terjadi penyimpangan di lapangan
Mengusulkan kepada Dm/SM adaptasi ataupun revisi mekanisme program jika diperlukan
Memastikan pengelolaan asset berjalan dengan baik di cabang dan region :
Memastikan admin cabang memperbaharui daftar inventaris aset ke direktorat per kuartal
Mengusulkan perbaikan/penggantian aset kepada DM/SM
Berkoordinasi dengan DM/ABM dan atas approval SM terkait dengan rencana
Pemusnahan/likuidasi aset direktorat cabang
Memastikan terjadinya ROFO dengna tingkat akurasi yang dapat dipertanggung jawabkan :
Memonitor tingkat pencapaian DFA (Demand Forecast Accuracy) cabangnya untuk Pareto

b)
d.
1)
2)

Class Product
Membuat adjustment yang diperlukan sebelum entry ke ODP
Salesman
Memuat barang dan menyelesaikan bon kanvas untuk keperluan kanvas
Mengirim barang ke outlet sesuai dengan pesanan dan alamat yang tertera di DO / faktur dari

3)
4)
5)
6)

salesman
Mengendarai dan memelihara kendaraan yang menjadi tanggungjawabnya
Menjaga keamanan mobil dan barang selama kanvas
Menyerahkan fisik return barang dari outlet ke gudang
Memasang POS sesuai dengan strategi marketing

BAB IV
ANALISA DAN EVALUASI
A. Analisa
1. Analisis Unsur-Unsur Pengendalian Intern Persediaan
a. Lingkungan Pengendalian Persediaan Barang Dagangan
Manajemen PT. Enseval Putera Megatrading Tbk menganggap bahwa lingkungan
pengendalian atas persediaan barang dagangan itu penting. Linkungan pengendalian
persediaan barang dagangan pada PT. Enseval Putera Megatrading Tbk akan dianalisa dan di
evaluasi berdasarkan faktor-faktor yang menyusun lingkungan pengendalian dari perusahaan.
Falsafah manajemen yang diterapkan PT. Enseval Putera Megatrading Tbk dalam
melaksanakan transaksi penjualan barang dagangan sangat mendukung dalam menciptakan
lingkungan pengendalian yang memadai. Hal ini dapat dilihat dengan adanya keseriusan
manajemen perusahaan dalam mengutamakan kepuasan perusahaan melalui Beyond The
Limit. Kondisi ini sangat penting karena PT. Enseval Putera Megatrading Tbk merupakan
perusahaan besar jasa, sehingga harus menciptakan hubungan bisnis yang baik dengan para
pelangganannya.
Gaya operasi manajemen menekankan pentingnya laporan-laporan yang menunjukkan
informasi yang benar/wajar tentang transaksi yang berhubungan dengan persediaan barang
dagangan, baik laporan penjualan. laporan-laporan tersebut dihasilkan melalui prosedurprosedur yang telah ditetapkan serta sudah didukung oleh bukti-bukti kompeten yang cukup,
sehingga tercipta lingkungan pengendalian yang baik.
b. Struktur Organisasi
Struktur organisasi di perusahaan ini telah dirancang dan disusun dengan baik, yaitu secara
fungsional yang terdiri dari fungsi penjual, fungsi gudang, fungsi kasir dan fungsi
administrasi. Fungsi penjualan menangani fungsi operasional, fungsi gudang menangani
fungsi penyimpanan, fungsi kasir menangani fungsi keuangan, fungsi administrasi menangani
fungsi pencatatan atau akuntansi.

a.

Penetapan Wewenang dan Tnanggungjawab

Penetapan wewenang dan tanggungjawab dalam pengendalian persediaan sudah cukup baik
dilakukan oleh manajemen PT. Ensevel Putera Megatrading Tbk Pematangsiantar. Kondisi ini
dapat dilihat dengan adanya pemisahan fungsi dan pendelegasian wewenang kepada setiap

anggota perusahaan sesuai dengan kemampuan dan keterampilan yang dimiliki.

b. Partisipasi Dewan Komisaris dan Komite Audit
Kantor pusat dari PT. Enseval Putera Megatrading akan mengirim tim audit untuk
mengadakan pemeriksaan terhadap pelaksanaan pengendaian intern persediaan barang
dagangan dengan cara meminta laporan rutin dari pihak manajemen serta mengevaluasinya.
c. Kebijakan dan Praktik Sumber Daya Manusia
Kebijakan dan prosedur kepegawaian di perusahaan ini telah diterapkan cukup baik, hal ini
memegang peranan yang penting bagi jalannya pengawasan karena karyawan merupakan
komponen yang penting dalam pelaksanaan pengendalian intern perusahaan. Dalam hal ini
perusahaan telah menerapkan kebijakan perekrutan pelatihan dan penghargaan sesuai dengan
tanggungjawab

setiap

karyawan

berprestasi.

Kebijakan

rekruitmen

tidak

hanya

mempertimbangkan keterampilan atau keahlian calon karyawan tetapi juga memperhatikan

akhlak calon karyawan. Kondisi ini sudah cukup baik untuk membina kualitas karyawan
yang lebih jujur lagi, terampil, dan memiliki loyalitas terhadap perusahaan.
2. Penilaian Resiko
Penilaian resiko yang dilakukan oleh manajemen agar penyajian informasi persediaan
barang dagangan

adalah wajar dan tepat waktu sudah cukup baik. Manajemen telah

mengenali dan mempelajari resiko-resiko yang ada, serta membentuk aktivitas-aktivitas

pengendalian yang diperlukan untuk menghadapi hal tersebut. Pengendalian resiko
persediaan barang ada pada PT.Enseval Putera Megatrading Tbk Pematangsiantar dilakukan
atas dasar pertimbangan produk yang masa pakainya sudah lewat, sehingga mengakibatkan
berkurangnya penjualan atau menimbulkan kerugian bagi perusahaan. Untuk mengatasi hal
tersebut, perusahaan mengadakann stock opname, yang memeriksa kebenaran atau kewajaran
jumlah dan masa pakai dari setiap produk.
3. Aktivitas Pengendalian
Aktivitas pengendalian persediaan barang dagangan pada PT. Enseval Putera

Megatrading Tbk Pematangsiantar dilaksanakan dalam beberapa kategori sebagai berikut:

a. Otorisasi yang semestinya terhadap transaksi
Otorisasi atas transaksi dan aktivitas yang dilakukan dengan pembubuhan tanda tangan oleh
orang yang berwenang pada dokumen untuk transaksi tersebut, misalnya: laporan penerimaan
barang dan pengeluaran barang diotoriasi oleh bagian gudang dan supervisor.
b. Pengendalian Fisik Atas Aktiva dan Catatan
Persediaan merupakan hal yang paling penting bagi perusahaan, untuk itu pengendalian fisik
sangat penting. Perhitungan fisik pada PT. Enseval Putera Megatrading Tbk Pematangsiantar
c.

sudah efektif, hal ini dapat terlihat dari perhitungan fisik dilakukan bagian gudang.
Review Terhadap Kinerja
Review terhadap kinerja pada kategori pengendalian di perlukan untuk menguji apakah
pemrosesan data transaksi sudah memadai dan untuk menguji keakuratan pemprosesan data
oleh computer. Review terhadap kinerja pada PT. Enseval Putera Megatrading Tbk
Pematangsiantar dilakukan oleh auditor internal yang tidak mempunyai hubungan
kekerabatan sama sekali kepada pihak karyawan PT. Enseval Putera Megatrading Tbk
Pematangsiantar.
4. Informasi dan Komunikasi
Pelaksanaan informasi dan komunikasi atas persediaan barang dagangan secara umum
memadai untuk mendukung pengendalian intern. Fungsi-fungsi yang terlibat, prosedurprosedur dokumen dan catatan-catatan yang di perlukan, di bentuk dan di kordinasikan
sedemikian rupa agar informasi persediaan barang dagangan yang wajar dapat dihasilkan dan
dikomunikasikan setiap hari.
5. Pemantauan
Pemantauan dilakukan agar dapat membantu manajemen untuk mengetahui
ketidakefektifan pelaksaaan unsur-unsur pengendalian yang lain. PT Enseval Putera
Megatrading Tbk Pematangsiantar melakukan pemantauan persediaan barang dagangan
dengan melakukan stock opname setiap hari untuk disesuaikan dengan perkembangan
konsumen, serta memperhatikan selisih barang.

B. Evaluasi
Evaluasi adalah suatu proses menjelaskan, memperoleh, dan menyediakan data yang
berguna untuk menilai alternative keputusan. Evaluasi juga merupakan pengukuran strategi
yang digunakan oleh perusahaan dalam mencapai tujuannya. Ada beberapa hal yang dibahas
dalam evaluasi pada PT. Enseval Putera Megatrading Tbk Pematangsiantar yakni:
1. Integritas dan nilai etika yang dilaksanakan PT. Enseval Putera Megatrading Tbk
Pematangsiantar telah memadai. Dilihat dari adanya prinsip dari manajemen yang harus di
taati semua karyawan. Hal ini mengurangi tindakan yang tidak jujur sehingga karyawan
berperilaku sopan sesuai dengan etika. Prosedur penerimaan tenaga kerja PT. Enseval Putera
Megatrading Tbk Pematangsiantar mendukung kualitas sumber daya manusia di lingkungan
perusahaan. Pelimpahan wewenang dan tanggungjawab pada pihak yang terkait dan jelas
sehingga karyawan merasa dihargai dan dipercaya. Kebijakan dan praktek sumber daya
manusia dilaksanakan dengan baik yaitu dengan diterapkannya syarat-syarat menjadi
karyawan dan adanya penghargaan yang diberikan untuk karyawan yang berprestasi.
2. Penilaian risiko persediaan barang dagangan yang ada pada PT. Enseval Putera Megatrading
Tbk Pematangsiantar dilakukan dengan melihat produk yang masa pakainya sudah lewat,
agar dapat mengurangi risiko kerugian bagi perusahaan.

3.

Dalam melaksanakan aktifitas pengendalian, masih terdapat kekurangan pada PT. Enseval
Putera Megatrading Tbk Pematangsiantar seperti:

a.

selama perhitungan fisik dilakukan, diketahui bahwa persediaan barang yang sudah rusak,
kadaluarsa, disusun dalam satu tempat dengan barang-barang yang masih baik. Hal ini

merupakan salah satu penyebab selisih perhitungan antar jumlah.

b. Tidak terdapat bagian internal audit yang besifat indefenden yang khususnya mengawasi
perhitungan persediaan.
4. Sistem informasi dan komunikasi yang dilakukan oleh PT. Enseval Putera Megatrading Tbk

Pematangsiantar sudah cukup baik. Hal ini dapat dilihat dari penyusunan prosedur yang jelas
di dalam perusahaan. Dokumen dan catatan yang dilakukan serta laporan yang dihasilkan
dilampirkan dengan dokumen yang lengkap yang telah di otorisasi oleh pihak yang
5.

berwenang.
Pemantauan yang dilakukan perusahaan bertujuan untuk membantu manajemen dalam
mengetahui ketidak efektifan pelaksanaan unsur-unsur pengendalian yang lain. PT. Enseval
Putera Megatrading Tbk Pematangsiantar melakukan pemantauan persediaan barang
dagangan dengan melakukan stock opname. Evaluasi agar penyimpangan yang di temukan
merupakan tanggapan yang baik dan mencerminkan adanya kesadaran akan pengendalian
intern.

BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan
Setelah menganalisis dan mengevaluasi system pengendalian intern atas persediaan
barang pada PT. Enseval Putera Megatrading Tbk Pematangsiantar, maka penulis dapat
mengambil kesimpulan sebagai berikut:
1. Lingkungan pengendalian dinilai memadai karena adanya nilai integritas dan etika dan
kejujuran karyawan dalam bekerja. Dewan komisaris, struktur organisasi dan uraian tugas
yang jelas, pelimpahan wewenang dan tanggungjawab yang sesuai dengan karyawan
perusahaan, serta adanya kebijakan dan praktik sumber daya manusia.
2. Penilaian risiko yang dilakukan oleh perusahaan atas persediaan barang sudah cukup
memadai. Hal ini dilihat adanya penaksiran risiko atas faktor kadaluarsa dari setiap produk
yang dimiliki prusahaan. Perusahaan telah membuat kebijakan stock opname secara rutin
seiap hari untuk mengatasi risiko persediaan tersebut.

3. Pelaksanaan informasi dan komunikasi atas persdiaan barang secara umum masih memadai
untuk mendukung pengendalian intern. Fungsi-fungsi yang terlibat, prosedur-prosedur, dan
dokumen yang diperlukan dibentuk dan dikoordinasikan sedemikian rupa agar informasi
persediaan barang yang wajar dapat dihasilkan dan dikomunikasikan setiap hari.
4. Aktivitas pemantauan terhadap pengendalian intern persediaan barang telah dilaksanakan
melalui stock opname secara periodic setiap harinya.
B. Saran
Berdasarkan kesimpulan di atas, penulis berusaha memberikan saran kepada PT.
Enseval Putera Megatrading Tbk Pematangsiantar yang mungkin bermanfaat dalam
mengatasi kelemahan yang terdapat dalam pengendalian intern atas persediaan barang.
Adapun saran-saran yang dapat diberikan oleh penulis adalah sebagai berikut:
1.
Sebaiknya perusahaan melakukan pemisahan barang-barang yang rusak, tidak layak
jual, dan kadaluarsa dengan barang-barang yang masih baik dan masih layak jual.
2.
Sebaiknya perusahaan mempertimbangkan untuk merekrut seorang internal auditor
untuk melakukan pemeriksaan rutin di PT. Enseval Putera Megatrading Tbk Pematangsiantar.