V.

DIVISI PERLENGKAPAN
Tugas
a. Mempersiapkan,
menyediakan

serta

bertanggung

jawab

terhadap

perlengkapan

yang dibutuhkan selama

kegiatan PRJ 2015.
b. Bekerjasama
dengan
pihak-pihak

terkait

di

dalam maupun di luar

jajaran kepanitiaan untuk
memenuhi

kebutuhan

perlengkapan operasional
pada saat kegiatan PRJ
2015.
c. Bertanggungjawab
pembuatan

atas

LPJ

Divisi

Perlengkapan

serta

menyerahkannya
sekretaris

kepada
selambat-

lambatnya 20 hari setelah

pelaksanaan kegiatan PRJ
2015 .
d. Menjaga keamanan dan
ketertiban

panitia

dan

peserta selama kegiatan

pekana Raya JAG 2015
berlangsung.
e. Menentukan bentuk dan
system keamanan yang
akan

diterapkan

atas

persetujuan ketua panitia.

f. Mengadakan koordinasi
dengan

instansi

terkait

guna memudahkan proses

pengamanan acara PRJ

2015.
2. Hak dan Wewenang
a Menentukan jenis spesifikasi dan bentuk perlengkapan yang akan digunakan
b
c

selama kegiatan Pekana Raya JAG 2015.

Membuat Rancangan Anggaran Belanja sesuai kebutuhan kegiatan PRJ 2015.
Melakukan kerjasama dengan pihak-pihak terkait yang diperlukan dalam hal

keamanan.
Memberikan sanksi kepada panitia berdasarkan kriteria pelanggaran dengan
sepengetahuan ketua panitia PRJ 2015.

3. Evaluasi
Alhamdulillaahi robbil alamiin, senantiasa kita bersyukur kepada Allah SWT
karena acara Pekan Raya Jamaah Al-Ghuroba (PRJ) 2015 telah terlaksana dan
insya Allah sesuai dengan apa yang telah direncanakan. Dengan terlaksananya acara
PRJ 2015 tersebut, telah selesai pula tanggung jawab kami sebagai Divisi
Perlengkapan dan Keamanan dalam kepanitiaan acara tersebut.
Senang sekali rasanya menjadi bagian dari acara PRJ 2015, terutama bagian
dari jajaran kepanitiaan. Walaupun tak ada kesempurnaan yang tercapai, melainkan
harus diadakannya evaluasi untuk mengetahui adanya kekurangan agar dapat
melakukan perbaikan dan peningkatan kualitas dan kuantitas pada acara-acara
berikutnya.Tentunya, dalam menjalankan jobdescription banyak hal yang tidak
diinginkan atau kendala telah terjadi, baik itu karena kekhilafan dari internal Divisi
Perlengkapan dan Keamanan sendiri ataupun dari luar. Secara umum, kendala yang
dialami adalah kurangnya koordinasi antar sesama anggota Divisi Perlengkapan dan
Keamanan (koordinator-anggota), antar sesama panitia, begitu pula terhadap pihakpihak terkait. Disamping itu, adanya sikap lebih berfokus tugas pribadi ataupun
tugas dalam Divisinya masing-masing, sehingga kerja sama dan bantu-membantu
kurang berjalan dengan baik. Secara lebih rinci, kendala-kendala yang kami alami
adalah sebagai berikut:
1 Pembukaan Pekan Raya Jamaah Al-Ghuroba 2015
Dalam acara pembukaan PRJ 2015, kendala yang dialami adalah
keterlambatan dari kami untuk datang ke tempat (Hall MIPA UII) sehingga tugas
kami sebagai Divisi Perlengkapan dan Keamanan kurang baik. Untuk itu kami
berterima kasih untuk panitia lainnya yang telah bersedia membantu untuk
menyiapkan berbagai hal yang diperlukan demi kelancara acara pembukaan PRJ
2015.
2 Silaturrahmi LDK-LDF
Tugas Divisi Perlengkapan dan Keamanan dalam acara ini tidak terlalu berat,
karena acara berlangsung di tempat yang sama dengan acara Pembukaan PRJ 2015.
Sehingga, tidak ada barang atau hal lainnya yang harus dipersiapkan untuk acara
tersebut. Namun, pada saat acara berlangsung tidak semua dari kami dapat
mengikuti, karena harus mempersiapkan keperluan untuk acara selanjutnya diesok
hari, misalnya memantau pemasangan tenda untuk bazar.
3 Tabligh Akbar
Untuk acara ini kami berkerja sama dengan takmir masjid Ulil Albab, seperti
perizinan tempat, sound system, hijab, meja, kursi, layar LCD, dan yang lainnya.

Namun, pada saat acara Tabligh Akbar berlangsung kami mengalami kendala. Pada
saat sesi tanya jawab, sebelumnya panitia tidak menyediakan mic terlebih dahulu,
sehingga suara penanya yang pelan kurang terdengar dengan baik. Di masjid Ulil
Albab sendiri sudah tersedia sound system, namun panitia dari Divisi Perlengkapan
dan Keamanan tidak bisa menyalakannya. Terkait dengan keamanannya kami
membagi anggota menjadi dua kelompok, dua orang bertugas untuk menjaga parkir
dan sisanya didalam masjid untuk membantu berjalannya acara.
4 Bazar Buku
Dalam hal ini cukup banyak terjadi kendala. Sebelumnya seluruh panitia
sepakat untuk saling berkerja sama dalam menjalankan Bazar tersebut, namun pada
kenyataannya hanya sebagian saja yang ikut membantu. Sering sekali Bazar
mengalami keterlambatan untuk dibuka karena tidak ada yang membantu untuk
mempersiapkan, seperti mengangkat meja, kursi, karpet, ataupun buku-buku yang
akan dijual. Divisi Perlengkapan dan Keamanan sendiri sering tidak dapat untuk
melaksanakan tugasnya karena ada kegiatan lain, seperti kuliah atau yang lainnya.
5 Talkshow Kemuslimahan
Untuk acara ini Divisi Perlengkapan dan Keamanan mengalami kendala yang
cukup berat. Sebelumnya, masalah peminjaman tempat merupakan tugas dari Divisi
HUMAS, namun beberapa hari sebelum acara berlangsung dialihkan menjadi tugas
dari Divisi Perlengkapan dan Keamanan sehingga tempat yang sebelumnya adalah
Auditorium FTSP mengalami keterlambatan untuk dilunasi penyewaannya. Setelah
itu, panitia sepakat dan pihak perbekalan FTSP juga memperbolehkan untuk
mengganti ruangan menjadi di TSP I/01. Namun hal ini juga mengalami kendala,
tibi-tiba

pihak

perbekalan

FTSP

tidak

memberikan

izin

untuk

peminjaman/penyewaan ruangan tersebut dengan alasan tidak diperbolehkan untuk

mahasiswa diluar FTSP, apalagi dalam waktu yang sangat mepet/dekat. Selain itu,
kami juga tidak dapat menyediakan sofa karena tidak ada pihak yang dapat
meminjamkan.
6 Malam Puncak
Siang hari menjelang ashar, kami telah mempersiapkan peralatan yang
dibutuhkan untuk acara ini, sehingga tugas Divisi Perlengkapan dan Keamanan
dapat dikatakan tidak mengalami kendala. Terkait masalah keamanan, tidak satupun
dari panitia yang berjaga karena mengikuti berlangsungnya acara. Namun, kami
berkerja sama denga satpam FMIPA sehingga keamanan masih dalam kondisi yang
wajar dan semestinya.

Meskipun selama bertugas di PRJ 2015 ini mengalami kendala, insya Allah
kami telah menjalankan tugas kami semaksimal mungkin. Tak lupa kami
mengucapkan terima kasih kepada seluruh pihak yang telah membantu kami dalam
menjalankan tugas, baik itu dari dalam ataupun dari luar kepanitiaan PRJ 2015.
Salam dari kami, Kita adalah Saudara, Allaahu Akbar!.

4. Problematika
a. Sering kali surat yang harus kami sampaikan belum ditanda tangani, sehingga
memperlambat kinerja Divisi Perlengkapan dan Keamanan.
b. Daftar list kebutuhan dari Divisi lain kurang jelas dan terkadang lambat dan
mendadak, sehingga menimbulkan kesulitan dalam menjalankan tugas.
c. Penurunan dana dari bendahara mengalami kendala, sehingga tugas yang
membutuhkan biaya terhambat.
d. Anggota memiliki kesibukan yang lain diluar kepanitiaan PRJ 2015, sehingga
kinerja Divisi Perlengkapan dan Keamanan kurang optimal.
e. Divisi Perlengkapan dan Keamanan masih sangat membutuhkan bantuan dari
panitia lainnya dalam menjalankan tugas, namun jarang sekali bantuan tersebut
disapatkan.
5. Saran
a. Acara semestinya dipersiapkan jauh-jauh hari sebelum dilaksanakan, sehingga
kendala dapat diminimalisir.
b. Kesadaran tentang kerja sama dan bantu-membantu harus ditingkatkan.
c. Semestinya panitia lebih mementingkan urusan bersama/acara PRJ 2015 ini dari
pada urusan pribadi.
d. Apa yang telah dibicarakan/disepakati harus dilakukan dengan bersungguhsungguh, agar tidak hanya sekedar menjadi pembicaraan yang disepakati tanpa
realisasi.