User Guide Web Inv Matching

Management
Owner : MIS MFB

Division
Number
I05-01/01-03/MAN/2009
Title
User Guide Web Invoice Matching
Date of Issue
10-Agustus-2009
Supersedes Issue Date
Supersedes Issue Number
TABLE OF CONTENT
TITLE
PAGE
MENU LOGIN
a. Prasyarat Aplikasi
b. Alamat WebSite
c. Perubahan Password
2
2
3
4
MENU INPUT
Prepared By :MIS_MFB
Approved by :MIS_Director
I.
Menu Login
a. Persyaratan Aplikasi :
i. Menggunakan Web Browser Internet Explorer (minimum versi 6.0) atau Mozilla
Firefox
ii. Menggunakan Adobe Reader (minimum versi 6.0)
iii. Me-non Aktifkan Pop Up Bloker, dengan cara sebagai berikut :
1. untuk Internet explorer
2. untuk Mozilla Firefox
3
2
b. Alamat url (Web Site)

Menu Invoice Matching on The Web dapat diakses lewat web browser ( Internet
Explorer, Mozilla,Opera, dll ), ketikkanlah di bagian address nya ke url
http://202.77.100.194/imw atau http://202.77.100.194:7788/imw sehingga tampil
menu utama username dan password seperti diawah ini :
gambar 1.1. Menu Login
Gambar 1.2. Menu Awal
c. Perubahan Password
Setiap User (supplier) akan mendapatkan username dan password yang telah di defaults
oleh Matahari. Namun setiap user diberikan akses untuk mengubah password nya.
Anda cukup mengetikkan password

yang baru, lalu mengulangnya
gambar 1.3. Menu Perubahan Password
II.
Menu Input
a. Input Invoice atau PO (purchase order)
Di menu inilah supplier menginput semua PO yang telah dikirim barangnya ke toko dan
telah di stempel oleh toko.
1. Untuk menginput Invoice/ PO klik di Input Invoice di menu sebelah kiri sehingga
akan tampil menu dibawah ini.
Langkah 1 Input Invoice

a. 1 PO diterbitkan 1 Invoice / tagihan
Tekan Enter/Tab setelah nya

Input sesuai nomor faktur/invoice / nota tagihan
Input sesuai tanggal tagihan supplier
Masukkan Total Tagihan (sebelum Ppn)
1.Tekan Input Faktur

Pajak untuk isi Ppn
2. Tombol Del untuk
menghapus ppn yang
sudah diisi
Jika anda NON PKP

(tidak menerbitkan
faktur pajak),
silahkan langsung
tekan OK/Simpan
Gambar 2.1a. Menu Input Invoice Matching (1 PO = 1 Faktur)
Kode Toko / DC bisa dilihat di sebelah kanan PO di bawah SHIP TO yakni LOC .
Cth :
Ship to : Hpm Karawaci
Mall Karawaci
Loc
: 320 Ini adalah kode lokasi nya
Langkah 2 Menginput Pajak
1. Isi nomor seri faktur
Pajak lengkap 16 digid
2. Isi tanggal terbit FP
3. Isilah nilai Ppn nya
Klik Ok+Input lagi

jika anda
menerbitkan lebih
dari 1 faktur pajak
untuk 1 PO
Klik Ok jika sudah selesai

Klik cancel jika hendak
mengkoreksi atau batal
Gambar 2.2. Input Tax

b. 1 PO diterbitkan banyak (lebih dari 1 faktur)
Di Kolom : Nomor Invoice, supplier boleh mengisi dengan salah satu nomor Invoice atau
boleh nomor urutnya saja (maksimum 10 karakter), anda boleh mengisi karakter yang
diinginkan
Di Kolom Total Nilai Invoice, supplier harus MENJUMLAHKAN nilai Dpp dari seluruh
Invoice yang diterbitkan untuk PO tersebut. Disini contohnya, untuk po 745643 sy
menerbitkan 3 buah invoice dengan nomor urut : ASK1156 s/d ASK1158 dengan Total
Dpp 3 invoice adalah senilai Rp. 3,000,000,- serta masing-masing nomor seri faktur pajak
dan besaran ppn nya.
Gambar 2.1b. Input 1 PO multi Invoice

Langkah 3 Menyimpan hasil po yang sudah diinput
- Klik OK/Simpan
untuk menyimpan
hasil Inputan
- Klik Cancel untuk
membatalkan seluruh
inputan
Gambar 2.3. Menyimpan dokumen hasil input
Setelah tekan OK/Simpan, maka akan masuk ke tampilan menu Current Batch
Langkah 4 meng-Submit PO
Klik Add/Edit untuk

menambah PO
berikutnya.
Jika sudah selesai,
baru anda tekan
tombol Submit, agar
dalam 1 Surat Jalan
akan ada banyak PO
- Klik Refresh jika

untuk user id yang
sama dipakai di
lebih dari 1
komputer
- Tekan Submit jika
sudah yakin
Gambar 2.4. Submit dokumen PO

Setelah lakukan SUBMIT, silahkan keluar dahulu dari aplikasi, lalu Login kembali setelah jam proses
sudah selesai. Berikut jam proses :
Pukul 06.00 wib, lamanya proses kurang lebih 15-30 menit
Peringatan :
Aplikasi web matching jika tidak digunakan lebih dari 5 menit, maka sesi nya akan dimatikan sehingga
jika supplier ingin menginput atau melakukan sesuatu tekan F5 dari keyboard untuk me-refresh dan
memunculkan tampilan layar login.
Tambahan:
Jika anda adalah supplier yang hendak mengumpulkan tagihan per bulan atau per minggu ataupun
supplier yang faktur pajak nya menunggu dikirim oleh pusat atau cabang pembuat faktur pajak, proses
Submit boleh di tunda. Caranya :
1. Setelah anda input dengan lengkap, tinggalkan po dalam posisi berada di Penginputan Belum
Submit atau current batch (tampilan diatas), setelah po terinput semua baru anda submit
2. Untuk po yang belum terisi faktur pajaknya, setelah penginputan po & dpp, tinggalkan po dalam
posisi di Penginputan Belum Submit atau current batch (tampilan diatas). Jika faktur pajak sudah
siap diinput. Masuk kembali ke menu Input Invoice, lalu ketik ulang PO & Lokasi yang sama
untuk PO yang hendak diisi Faktur Pajak nya.
Langkah 5 Cetak Surat Jalan
Jika nomor batch telah terproses, maka status PO dapat berubah menjadi :
a. Matched atau
b. Un-Matched atau
c. Reject
Apa yang harus anda lakukan untuk masing-masing status ini ?
a. Match = anda tinggal cetak surat jalan untuk po yang sudah matched (Lihat gambar dibawah)
b. Un-Matched :
a. Jika un-matched dikarenakan salah penginputan (dpp diisi sudah + ppn , atau mengisi
kolom ppn BM dengan ppn 10 %), maka silahkan INPUT Ulang dari awal lagi
b. Jika un-matched, namun antara PO & invoice supplier baik secara kuantiti dan cost sudah
sesuai maka silahkan lakukan Request Detail (lihat langkah 6b)
c. Reject = supplier sudah pernah menukar faktur atas po nya, jadi sudah tidak mungkin ditukar
faktur kan lagi. Mohon supplier cek tanda terima dari bagian tukar faktur
Gambar 2.5. Menu Print Batch

Klik 1x di bagian PO
yang sudah matched,
lalu klik Print Batch
Lanjut ke langkah 6
Klik 1x di bagian PO yang

berstatus = unmatched, lalu
klik Request detail
Langkah 6a Print batch Selection
Klik Select All

Nb: Hilangkan
centang atas PO jika
nilai Dpp anda salah
agar PO batal dan
supplier boleh
menginput kembali
dari awal
Setelah PO tercentang, maka

total akan terisi otomatis
Isi sesuai dengan nilai dikolom total
Isi nama anda / nama kolektor
1.Tekan Konfirmasi untuk

menampilkan Surat Jalan
2. Tekan cancel untuk batal
cetak
Gambar 2.6. Print Batch Selection
Jika preview Surat Jalan tidak jua muncul, coba diperhatikan di bawah alamat url website, apakah ada
muncul tampilan seperti gambar dibawah. Jika YA , maka ikuti langkah untuk menghilangkan Pop Up
bloker nya.
Arahkan kursor ke tulisan pop-up bloked , lalu klik kanan
10
Berikut tampilan surat jalan:
Gambar 2.7a. Surat Jalan halaman 1
11
Gambar 2.7b. Surat Jalan Halaman 2

Silahkan dicetak, dan dibawa bersamaan dengan PO dan Faktur serta kwitansi ke A/P atau tempat tukar
faktur masing-masing.
Mohon PO-PO dan invoice nya, disusun sesuai dengan nomor-nomor PO yang ada di halaman Po
matched
12
Langkah 6b
Bila unmatched untuk mengetahui perbedaan data antara PT Matahari dengan supplier maka Supplier
harus meninput semua detail SKU per PO dengan cara klik menu Permintaan Detail sehingga muncul
menu inputan sbb :
Gambar 2.8a. hasil matching untuk po un-matched

Arahkan kursor ke PO yang berstatus
un-matched, lalu Tekan Request Detail
13
Klik Tambah
untuk
menampilkan
tampilan dibawah
Gambar 2.8b. request detail
1.
2.
3.
2
ketikkan sku sesuai

dengan di PO
Qty diisi dengan kuantiti
di invoice /faktur )
kuantiti per pcs)
Harga Jual = harga cost
supplier sebelum ppn (per
pcs)
Tekan Ok untuk simpan,

untuk input yang baru tekan
tambah kembali.
Tekan Submit Input
detail jika sudah selesai
14
Langkah 6c Print Po Un-Matched

Po-Po yang di-request detail akan pindah ke menu :Permintaan Detil.
Jika baru saja di input request detail nya, maka di kolom response =N, jika sudah terproses maka akan
berstatus Y (seperti contoh di bawah)
Pengertian akan masing-masing Recomendation :
a. MD (Qty Matched) = invoice anda berselisih secara Cost (harga), dimana harga satuan supplier
lebih besar dari pada harga satuan di PO yang dibuat untuk supplier.
Solusi :
Dikarenakan Matahari sudah tidak mengeluarkan memo kredit untuk koreksi cost, maka jika
supplier menyetujui harga PO , PO boleh diinput kembali dari awal.
b. Location = invoice anda berselisih secara kuantiti (fisik penerimaan), dimana kauntiti penerimaan
matahari lebih kecil daripada kuantiti invoice atau tagihan supplier. Harap dicek jika ketika
barang dikirim dan terjadi retur, maka invoice supplier sudah harus dikoreksi sesuai dengan
barang yang diterima.
Solusi :
Cetak lah dokumen Po un-matched, langsung follow up ke lokasi tujuan, mintalah verifikasi atas
PO nya, jika diperlukan koreksi kuantiti maka pastikan kolom Correction Qty terisi dan
dokumen di STEMPEL toko dan di tanda tangani oleh minimum Divisi Manager atau MoD dan
mintalah Berita Acara Koreksi dari toko, dan silahakn langsung Tukar Faktur.
c. Reinput (all matched) = invoice dan penerimaan seluruhnya sama, namun biasanya dikarenakan
ketika penginputan Dpp (total tagihan) di awal Ppn sudah di-include atau kolom Ppn Bm terisi.
Silahkan PO diinput ulang dari awal.
Gambar 2.9. print po unmatched
15
Yang diberi lingkaran Merah adalah sku yang berselisih, yang

harus di follow up attau di verifikasi ke lokasi tujuan
Gambar 3.0. print out po unmatched

List PO un-matched yang telah di berikan kuantiti koreksi serta stempel dan tanda tangan plus Po,
invoice, faktur pajak (jika ada) difoto copy 1 lembar, lalu supplier langsung ke tempat tukar faktur saja
untuk proses tukar faktur PO nya.
Ooooooooooooooooooooo Semoga Lancar ooooooooooooooooO
16

User Guide Web Inv Matching

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

User Guide Web Inv Matching

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Management

Owner : MIS MFB

User Guide Web Invoice Matching

Supersedes Issue Date

Supersedes Issue Number

2. untuk Mozilla Firefox

b. Alamat url (Web Site)

gambar 1.1. Menu Login

Gambar 1.2. Menu Awal

Anda cukup mengetikkan password

Langkah 1 Input Invoice

Tekan Enter/Tab setelah nya

1.Tekan Input Faktur

Jika anda NON PKP

Gambar 2.1a. Menu Input Invoice Matching (1 PO = 1 Faktur)

Klik Ok+Input lagi

Klik Ok jika sudah selesai

Gambar 2.2. Input Tax

Gambar 2.1b. Input 1 PO multi Invoice

Gambar 2.3. Menyimpan dokumen hasil input

Klik Add/Edit untuk

- Klik Refresh jika

Gambar 2.4. Submit dokumen PO

Gambar 2.5. Menu Print Batch

Klik 1x di bagian PO yang

Langkah 6a Print batch Selection

Klik Select All

Setelah PO tercentang, maka

1.Tekan Konfirmasi untuk

Gambar 2.6. Print Batch Selection

Arahkan kursor ke tulisan pop-up bloked , lalu klik kanan

Berikut tampilan surat jalan:

Gambar 2.7a. Surat Jalan halaman 1

Gambar 2.7b. Surat Jalan Halaman 2

Gambar 2.8a. hasil matching untuk po un-matched

Gambar 2.8b. request detail

ketikkan sku sesuai

Tekan Ok untuk simpan,

Langkah 6c Print Po Un-Matched

Gambar 2.9. print po unmatched

Yang diberi lingkaran Merah adalah sku yang berselisih, yang

Gambar 3.0. print out po unmatched

Ooooooooooooooooooooo Semoga Lancar ooooooooooooooooO

Anda mungkin juga menyukai