Konferensi Nasional Sistem Informasi 2016

STT Ibnu Sina Batam , 11 13 Agustus 2016

Business Process Reengineering Pada Sistem Antrian Kasir

dan Pergudangan Corner Mini Market

Abstrak
Pertumbuhan mini market di Indonesia saat ini cukup tinggi, sehingga menyebabkan persaingan
menjadi lebih kompetitif antara satu mini market dengan yang lainnya. Corner mini market merupakan
salah satu mini market yang berada di kawasan strategis namun cukup kompetitif. Oleh karena itu, untuk
meningkatkan nilai kompetitif, pelayanan kepada customer harus dibuat lebih baik untuk mendapatkan
customer satisfaction dan loyalty. Business Process Reengineering (BPR) adalah analisis dan desain
ulang alur kerja dalam dan di antara perusahaan dalam rangka untuk mengoptimalkan proses end-toend dan mengotomatisasi non-value-added task. Pada paper ini, peneliti menggunakan metode BPR
untuk menganalisis dan mendesain ulang alur proses sistem antrian dan pergudangan pada Corner mini
market untuk mendapatkan hasil yang optimal. Selanjutnya, peneliti melakukan simulasi dengan
menggunakan Arena software untuk mengukur performance dari hasil rekayasa yang dibuat. Hasil
simulasi menunjukkan bahwa hasil model sistem yang dirancang mempunyai performance yang lebih
baik dalam hal time-in-system dan waiting time.
Kata kunci: Mini Market, Customer Satisfaction and Loyalty, BPR, Arena Sofware.
1. Pendahuluan
Saat ini dunia pengetahuan dan teknologi mengalami kemajuan yang sangat pesat, sehingga
kebutuhan akan informasi sekarang harus cepat, tepat, dan akurat. Salah satu perkembangan teknologi
informasi yang penting adalah dengan menggunakan alat pengolah data yang terkomputerisasi untuk
menghasilkan informasi yang dibutuhkan [1].
Corner Mini Market adalah mini market yang terletak di Airmadidi Minahasa Utara, tepatnya di
depan Universitas Klabat. Disekitar Corner Mini Market terdapat beberapa kompetitor yang telah
memberlakukan strategi manajemen yang mengkombinasikan konsep lingkungan mini market dengan
sistem franchise dalam mengoperasikan mini market, sehingga membuat daya saing penjualan semakin
ketat.
Corner Mini Market memiliki tiga kasir yang dioperasikan oleh pegawainya secara bergantian
sesuai dengan jadwal yang sudah ditentukan. Corner Mini Market juga memiliki satu gudang yang
terletak dibagian belakang bangunan. Gudang ini dipergunakan pihak Corner Mini Market sebagai tempat
penyimpanan barang sementara bukan tempat penyimpanan barang untuk jangka waktu yang lebih dari
24 jam. Berdasarkan hasil observasi peneliti, pada jam-jam tertentu kasir Corner Mini Market hanya
membuka satu kasir atau dua kasir saja, sehingga menyebabkan antrian pelanggan panjang. Selanjutnya,
pada sistem pengaturan alur barang dari gudang ke toko masih kurang efisien dalam hal pemindahan
barang dikarenakan barang yang dipindahkan dari gudang ke toko langsung dipindahkan begitu saja tanpa
melakukan proses pendataan dan pengecekan barang. Ketika barang datang dilakukan pemeriksaan oleh
checker gudang, sebelum barang dimasukkan ke gudang. Kemudian pada hari yang sama, barang tersebut
akan dipindahkan dari gudang ke toko oleh pegawai yang telah ditentukan tanpa adanya pemeriksaan
kembali oleh checker gudang atau manajer Corner Mini Market sendiri. Permasalahan ini bilamana
dibiarkan terus menerus dapat merugikan Corner Mini Market. Sebagai contoh, antrian yang panjang
dapat mempengaruhi customer satisfaction dan kesetiaan pelanggan yang berbelanja di Corner Mini
Market. Meskipun hubungan antara customer satisfaction dan kesetiaan pelanggan tidak linear, tapi
secara luas diakui bahwa kepuasan pelanggan adalah pendorong utama loyalitas [2-3].
Melihat dunia persaingan antar mini market yang semakin bertambah dan melihat sistem
penjualan dan pergudangan yang digunakan Corner Mini Market memiliki peluang untuk di rekayasa,
maka peneliti membuat suatu model sistem yang baru dengan melakukan rekayasa terhadap proses bisnis
yang sudah berjalan saat ini. Hasil simulasi dari rekayasa proses bisnis yang dimodelkan menunjukkan
improvement, khususnya terhadap proses antrian di kasir.

L-2

2. Metode Penelitian
Metode Penelitian yang digunakan peneliti untuk pemodelan sistem antrian dan sistem
pergudangan adalah metode Business Process Reengineering (BPR). BPR adalah teknik analisa proses
yang menganalisa proses bisnis yang ada dan menentukan apa yang perlu dikerjakan, serta memikirkan
dari awal secara keseluruhan proses bisnis dari suatu perusahaan. BPR digunakan untuk menciptakan
nilai dan keuntungan bagi pihak perusahaan dan pihak pelanggan dengan meningkatkan kualitas suatu
proses model [4-5].

Gambar 2.1 Metode BPR [4].

Gambar 2.1 menunjukkan empat tahapan dalam BPR yang dapat dijelaskan sebagai berikut: 1)
Problems merupakan kondisi yang ada didalam proses bisnis yang melanggar standar, control atau aturan
yang dikenakan pada proses tersebut. Solusi dari masalah tersebut mungkin terletak pada perubahan cara
pengontrolan, menyesuaikan imput atau sumber daya, atau memodifikasi proses atau sistem
informasinya; 2) Opportunity merupakan situasi yang ada pada bisnis proses dimana inovasi dan investasi
baru atau perubahan urutan atau cara dalam melakukan sesuatu, akan meningkatkan efektivitas atau
menurunkan biaya produksi suatu produk atau jasa; 3) Initiative merupakan paket dari suatu spesifikasi
yang apabila diambil secara bersamaan akan memecahkan serangkaian masalah atau mengeksploitasi
suatu kesempatan. Hasil yang diharapkan dari pelaksanaan inisiatif dapat diilustrasikan dalam pengaturan
TO-BE; 4) Alternative merupakan salah satu dari beberapa cara dalam menerapkan initiative. Initiative
berhubungan dengan manfaat yang akan dicapai pada implementasi.
3. Hasil dan Pembahasan
Business Process Model and Notation (BPMN) adalah standar baru untuk memodelkan proses
bisnis dan proses-proses web services [6-7]. Peneliti menggunakan BPMN untuk melakukan analisis dari
AS-IS system yang sementara berjalan di corner mini market, yaitu proses antrian di kasir dan
pergudangan. Selanjutnya, hasil AS-IS system dimodelkan dengan menggunakan ARENA software [8]
dan disimulasikan untuk mengukur key performance indicator yang telah ditetapkan oleh peneliti
(waiting time, queue lenght, dan utliziation).
3.1 AS-IS System
Gambar 3.1 menunjukkan diagram BPMN dari AS-IS system Corner Mini Market. Proses
dimulai dari pengecekan barang yang tersedia dan yang tidak tersedia (pendataan barang) yang dilakukan
ditoko Corner Mini Market, yang kemudian dilanjutkan dengan pemesanan barang. Setelah pemesanan
barang dilakukan, pihak distributor akan mempersiapkan barang yang dipesan setelah proses pembayaran
selesai. Barang diantarkan oleh distributor ke Corner Mini Market, barang pertama kali diturunkan
digudang Corner Mini Market yang terletak dibelakang toko. Kemudian dilakukan pengecekan barang
yang baru tiba. Pengecekan barang ini dilakukan oleh checker gudang. Pengecekan yang dilakukan
adalah pengecekan jenis barang, jumlah dan masa berlaku barang yang tiba. Kemudian checker gudang
membuat laporan mengenai jumlah, jenis dan masa berlaku barang yang tiba digudang.
Proses selanjutnya adalah manajer melakukan pengecekan barang apa saja yang akan
dipindahkan kedalam toko, selanjutnya manajer akan meminta checker gudang untuk mengambil barang
dari gudang. Setelahnya, manajer memeriksa apakah barang yang akan dipindahkan sudah siap untuk
dipindahkan, apabila telah siap, maka checker barang langsung memindahkan barang dari gudang ke toko

L-2

 3
Corner Mini Market. Setelah barang masuk kedalam toko, dilakukan penyusunan barang yang dilakukan
oleh pegawai toko.

Gambar 3.1 Diagram BPMN AS-IS System Corner Mini Market

Penyusunan barang ini termasuk proses input barang kedalam sistem yang dilakukan oleh
petugas kasir Corner Mini Market. Dan barang langsung didistribusikan kepada pelanggan. Setelah
barang tersusun ditoko, pelanggan dapat mengambil barang tersebut untuk dibeli, masuk ke proses
pembayaran di kasir kemudian berakhir dengan dispose, dimana proses pembelian barang selesai. Dalam
hal ini, apabila barang yang dicari pelanggan tidak tersedia ditoko Corner Mini Market, pelanggan akan
keluar tanpa membeli apapun.
Pada sistem antrian di kasir, Corner Mini Market hanya membuka satu atau dua kasir pada
waktu-waktu tertentu dan tiga kasir pada hari-hari raya dan hari-hari tertentu saja. Susunan jadwal yang
kurang baik menyebabkan pada saat-saat rush hour, banyak pelanggan yang mengantri, sedangkan di lain
waktu berdasarkan hasil observasi, peneliti melihat pekerjaan kasir yang lebih banyak idle. Berdasarkan
hasil analisis yang dilakukan, maka peneliti berkesimpulan bahwa bilamana hal ini dibiarkan terus
menerus dan pihak Corner Mini Market terus menggunakan sistem ini, maka dapat menyebabkan
kerugian dan penurunan customer satisfaction. Gambar 3.2 dan 3.3 menunjukkan model AS-IS system
dari proses antrian dan gudang.

Gambar 3.2 AS-IS System Antrian

L-2

BPR pada Sistem Antrian dan Pergudangan Corner Mini Market (Wulan Ester Suwu)

Gambar 3.3 AS-IS System Pergudangan

3.2 To-Be System
Untuk sistem pergudangan To-Be yang dimodelkan, peneliti menyarankan untuk menambahkan
proses-proses yang penting dalam pergudangan seperti: membuat laporan barang yang akan diambil dari
gudang (dilakukan oleh manajer), menerima daftar barang yang akan diambil dari gudang (diterima oleh
checker gudang), mengecek barang yang siap dipindahkan ke toko (dilakukan oleh manajer), barang
dipindahkan dari gudang ke toko. Sedangkan, untuk sistem antrian di kasir, peneliti menyarankan untuk
membuka tiga kasir pada rush hour, dan menutup satu kasir di saat jam-jam idle, seperti pada saat pagi
hari, jam makan siang dan menjelang jam 9 malam. Hasil pemodelan To-Be system untuk pergudangan
dan kasir ditunjukkan pada gambar 3.4 dan 3.5.

Gambar 3.4 To-Be System Pergudangan

Gambar 3.5 To-Be System Kasir

3.3 Simulasi dan Hasil
L-2

 5
Gambar 3.6 dan 3.7 merupakan simulasi To-Be system pergudangan dan kasir. Pada simulasi ini
dimodelkan dengan membuka ketiga kasir Corner Mini Market, dimana ketiga kasir tersebut dalam
penjadwalannya sesuai dengan hasil analisis yang sudah dijelaskan di sub section 3.3. Sedangkan untuk
pergudangan, peneliti menambahkan beberapa aktivitas bisnis untuk menjamin ketersediaan barang.

Gambar 3.6 Simulasi Pergudangan

Gambar 3.7 Simulasi Antrian Kasir

3.3.1 Time in System dan Waiting Time Performance Indicator
Gambar 3.8 menunjukkan hasil simulasi antara As-Is dan To-Be dari sistem antrian kasir dalam
hal Time In System dan Waiting Time. Waiting time adalah waktu menunggu pelanggan terhadap
pelayanan petugas kasir, sedangkan Time In System adalah total waktu yang dihabiskan oleh pelanggan,
mulai dari memasuki Corner Mini Market sampai keluar. Dapat dilihat bahwa To-Be sistem lebih baik
dari As-Is disebabkan karena lebih baiknya sistem penjadwalan pembukaan jam kasir, dimana
berdasarkan hasil observasi peneliti, rush hour akan terjadi setiap hari pada saat jam pulang anak sekolah
dan jam pulang kerja karyawan. Pada saat ini maka peneliti menyarankan untuk membuka tiga kasir,
sehingga antrian panjang dapat dihindari. Namun, dapat dilihat juga bahwa waktu yang dibutuhkan untuk
aktivitas di gudang mengalami peningkatan disebabkan adanya aktivitas tambahan yang berguna untuk
mendukung adanya controller yang lebih baik, sehingga menghindari adanya barang yang hilang dan
persedian yang lebih baik. Gambar 3.9 menunjukkan waktu proses di gudang.

Gambar 3.8 Hasil Simulasi System Kasir

L-2

Gambar 3.9 Hasil Simulasi System Pergudangan

BPR pada Sistem Antrian dan Pergudangan Corner Mini Market (Wulan Ester Suwu)

4. Simpulan
Pada paper ini, peneliti telah merekayasa proses bisnis pada sistem Kasir dan Pergudangan untuk
Corner Mini market. Berdasarkan hasil simulasi yang telah dilakukkan, peneliti melihat dengan adanya
proses rekayasa ini maka proses bisnis sistem kasir menjadi lebih baik dalam hal Time-In-System dan
Waiting Time. Namun, untuk proses rekayasa pergudangan, hasil yang didapatkan adalah adanya
tambahan proses controlling oleh manager menyebabkan perlunya tambahan waktu, sehingga
menyebabkan proses menjadi lebih panjang. Meskipun demikian, peneliti berkesimpulan bahwa hal ini
perlu dilakukan untuk mengurangi adanya kerugian akibat adanya barang-barang yang hilang ataupun
tercecer. Kedepannya, penulis berharap dapat melakukan rekayasa proses bisnis dan mengukur tidak
hanya dalam segi waktu namun juga cost dan kualitas.
Daftar Pustaka
[1] K.E. Kendall dan J.E. Kendall. System Analysis and Design. Edisi 9th. New Jersey: PrenticeHall.
2011.
[2] D. Grewal, M. Levy dan V. Kumar. Customer Experience Management in Retailing: An Organizing
Framework. Journal of Retailing. 2009. vol 85: pp.1-14.
[3] A. Ihtiyar, F. Sh. Ahmad dan M. H. Osman. An Integrated Framework: Intercultural Competence,
Service Quality and Customer Satisfaction in Grocery Retailing. 2014. vol 109. pp. 492-496.
[4] A. D. Watss. Business Process Reengineering Fundamentals. Available [Online]: http://www.mhcnet.com. Retrieved Januari 2014.
[5] R. Anupindi, S. Chopra, S. D. Deshmukh, J. Mieghem dan E. Zemel. Managing Business Process
Flows. Edisi 3rd. New Jersey: Pearson Education. 2012.
[6] Business Process Modeling Notation (BPMN). Available [Online]: www.bpmn.org
[7] A. Grosskopf, G. Decker dan M. Weske. The Process Business Process Modeling Using BPMN.
Mk-press. 2009.
[8] W. D. Kelton, R. P. Sadowski dan D. A. Sadowski. Simulation with Arena. Edisi 2 nd. Boston.
McGrawHill. 2009.

L-2