Makalah Sistem Informasi Manajemen

Pengembangan Sistem Informasi Persediaan Bahan Baku di

PT Kimia Farma (Persero) Tbk. Plant Bandung

Disusun Oleh :

Ratna Apriyanti (4413215100)

FAKULTAS TEKNIK JURUSAN TEKNIK INDUSTRI

UNIVERSITAS PANCASILA

JAKARTA

2016
 KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis sampaikan ke hadiran Tuhan Yang Maha Esa, karena berkat
rahmat-Nya makalah ini dapat penulis selesaikan sesuai yang diharapkan. Dalam makalah ini
penulis membahas Pengembangan Sistem Informasi Persediaan Bahan Baku di PT Kimia
Farma (Persero) Tbk. Plant Bandung, yang meliputi pendahuluan, landasan teori, analisis dan
perancangan sistem informasi persediaan bahan baku.
Makalah ini dibuat dalam rangka memperdalam pemahaman tentang sistem informasi
manajemen di sektor industri dan untuk memenuhi penilaian mata kuliah Sistem Manajemen
Industri Fakultas Teknik Industri, Universitas Pancasila. Selanjutnya, penulis mengucapkan
terimakasih kepada Bapak Gregorius Hendita AK, S.Si, M.Cs selaku dosen Sistem Manajemen
Industri dan kepada segenap pihak yang telah memberikan bimbingan serta arahan selama
penulisan makalah ini
Akhirnya penulis menyadari bahwa banyak terdapat kekurangan-kekurangan dalam
penulisan makalah ini, maka dari itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang konstruktif
dari para pembaca demi kesempurnaan makalah ini.

Jakarta, Mei 2016

Penulis
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Seiring dengan pesatnya kemajuan teknologi informasi dewasa ini, informasi

merupakan hal yang sangat penting dalam menjalankan suatu pekerjaan dan kegiatan.
Teknologi informasi merupakan sarana yang sangat penting dan menunjang bagi suatu
perusahaan baik negeri maupun swasta dan dalam skala kecil, sedang ataupun besar,
sehingga dengan sistem informasi dapat diharapkan mempermudah pekerjaan dan tujuan
dapat tercapai secara maksimal.

Informasi merupakan unsur yang mengkaitkan fungsi-fungsi manajemen yang

terdiri dari perencanaan, pengoperasian, dan pengendalian. Tanpa informasi suatu
perusahaan tidak bisa menjalankan kegiatan operasional perusahaan dengan baik. Oleh
sebab itu untuk menunjang pelaksanaan yang baik dan teratur maka diperlukan suatu
sistem yang terkomputerisasi.

Dalam hal ini PT Kimia Farma (Persero) Tbk. Plant Bandung yang terletak di kota
Bandung Provinsi Jawa Barat adalah badan usaha milik negara (BUMN) yang bergerak di
bidang farmasi dan obat-obatan dan mendapat pengawasan dari departermen kesehatan
merupakan juga unit produksi Bandung yang mempunyai kegiatan bisnis utama yaitu
memproduksi obat-obatan meliputi : sediaan tablet, sediaan sirup atau suspense (sirup
yang lebih kental dari pada biasanya Contoh : Scoot Emultions) , sediaan cairan
Fitofarmaka ( Contoh :NK Sari, Batugin), sediaan pil KB dan sediaan alat kontrasepsi
dalam rahim (AKDR). Juga memperoduksi bahan baku, meliputi garam kina. Hal ini
membutuhkan ketelitian agar tidak terjadi kesalahan dalam pengaturan dan penyusunan
bahan baku.

Untuk memproduksi obat-obatan PT Kimia Farma harus menunggu permintaan

pemesanan obat dari pihak pemesan, lalu baru dapat memproduksi suatu obat tersebut.
Periode pesanan bahan baku per 4 bulan bisa mencapai 10 ton. Dalam prosedur
persediaan bahan baku sebelumnya harus melewati dua tahapan bagian yaitu bagian
 Product Planing Inventori Control (PPIC) yang membuat surat permintaan pembelian bahan
baku, dan bagian pembelian untuk membuat surat pesanan. Sebelum menjadi hak milik
Kimia Farma sepenuhnya, bahan baku yang ada harus melalui pengujian laboratorium
untuk mengetahui standar mutu untuk pembuatan obat.

Dikarenakan unit produksi Bandung ini adalah unit produksi yang menangani dan
memenuhi kebutuhan obat dalam hal ini memenuhi kebutuhan obat seindonesia, maka
proses produksi pun harus berjalan dengan cepat dan kesalahan yang minim. Salah satu
kegiatan yang terdapat di PT Kimia Farma adalah mengelola persediaan bahan baku,
untuk menghadapi kelangkaan pada saat proses produksi sedang berlangsung,
pengelolaan bahan baku di PT Kimia Farma ini belum mempunyai sistem informasi yang
baik karena data barang dan proses keluar dan masuk bahan baku masih dilakukan
dengan pencatatan pada buku besar, dan pengecekan bahan baku masih dilakukan
dengan cara melihat langsung bahan baku atau melihat stok bahan baku dengan
mengecek di buku besar, sehingga memperlambat proses produksi dan pembuatan
laporan. Dari beberapa kelemahan yang terjadi di PT Kimia Farma (Persero) Tbk Plant
Bandung yaitu dalam pengelolaan dan pengolahan data barang, maka dibutuhkan sistem
informasi yang cepat, dan meminimalisir segala kesalahan dalam proses persediaan.

Dengan diadakannya pengembangan sistem ini penulis berharap sistem informasi

yang sudah terkomputerisasi ini dapat membuat PT Kimia Farma (Persero) Tbk Plant
Bandung dapat melakukan proses produksi lebih cepat, tetap dan akurat, lebih khususnya
di bidang pengolahan data bahan baku.

Dengan latar belakang yang telah penyusun kemukakan di atas, maka penyusun
ingin mencoba untuk membuat suatu sistem informasi di PT Kimia Farma (Persero) Tbk
Plant Bandung yang berjudul SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN BAHAN BAKU
PEMBUAT OBAT DI PT KIMIA FARMA (PERSERO) TBK PLANT BANDUNG.

1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah

1.2.1 Identifikasi Masalah

Dalam melakukan penyusunan tugas ini penulis ingin mengetahui lebih lanjut
mengenai Sistem Persediaan bahan baku di PT Kimia Farma (Persero) Tbk. Plant
Bandung, dan berdasarkan latar belakang di atas, adapun beberapa masalah yang kita
hadapi adalah sebagai berikut :
 a. Belum efektifnya sistem persediaan barang dengan cara mencatat barang masuk dan
barang keluar, sehingga sering terjadi kesalahan dalam pencatatan dan pengecekan
persediaan barang dengan cara melihat langsung persediaan barang.
b. Masih memerlukan banyak tenaga kerja dalam proses ini.
c. Memerlukan waktu yang cukup lama dalam proses pengecekan persediaan barang.

1.2.2 Rumusan Masalah

a. Bagaimana sistem informasi persediaan bahan baku yang sedang berjalan di PT Kimia
Farma(Persero).Tbk Plant Bandung.

b. Bagaimana pengembangan sistem informasi persediaan bahan baku di PT Kimia Farma

(Persero).Tbk Plant Bandung.

c. Bagaimana implementasi Sistem Informasi Persediaan bahan baku di PT Kimia Farma

(persero).Tbk Plant Bandung.
 BAB II

LANDASAN TEORI

Setiap perusahaan baik perusahaan yang bergerak dalam bidang dagang maupun
manufaktur baik itu perusahaan besar ataupun kecil, memerlukan suatu sistem informasi yang
baik dalam menjalankan operasi perusahaannya. Sistem informasi ini merupakan suatu sarana
bagi manajemen perusahaan guna mendapatkan informasi yang akan digunakan untuk
memimpin dan mengawasi jalannya perusahaan serta untuk pengambilan keputusan.

Sistem informasi ini merupakan bagian yang terpenting bagi manajemen didalam
memperoleh informasi yang tepat dan dapat dipercaya, terutama mengenai data keuangan dari
suatu perusahaan. Data-data dan informasi ini yang diperoleh dari suatu Sistem informasi dapat
digunakan oleh pihak manajemen perusahaan itu sendiri dari Top Management,Middle
Management dan Low Management serta pihak luar yang terdiri dari pemegang
saham,invetor,bank,fiskus dan lain-lain.

Para pemakai intern perusahaan khususnya pimpinan puncak sangat berkepentingan

atas berbagai informasi dalam mengelola perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan
sebagaimana yang telah ditetapkan, sedangkan pihak pemakai ekstern sangat berkepentingan
atas informasi yang dikeluarkan oleh perusahaan dalam membantu menilai efektif tidaknya hal-
hal yang berhubungan dengan kepentingan mereka terhadap perusahaan. Kemampuan
mengelola informasi bagi suatu perusahaan akan mempengaruhi kualitas informasi yang
dihasilkan.

2.1 Sistem Informasi dan Tujuan Sistem Informasi

Berdasarkan kepada konsep manajeman, manajemen memiliki fungsi untuk

merencanakan, menyusun(mengorganisir), menempatkan, mengarahkan dan
mengendalikan apakah rencanan yang dibuat telah terealisasi dengan baik. Untuk
menjalankan fungsi tersebut manajemen tidak mungkin dapat melakukannya tanpa
memiliki informasi berkualitas yang diperlukan. Informasi yang diterima oleh manajemen
selain harus berkualitas (akurat, tepat waktu, lengkap, relevan) juga informasi tersebut
harus selaras dan saling berkaitan dengan informasi-informasi lainnya yang ada disuatu
organisasi. Informasi yang digunakan oleh manajemen untuk membantu melaksanakan
fungsinya disebut sebagai informasi manajemen, informasi manajemen dihasilkan oleh
suatu sistem informasi manajemen.

Jadi peran sistem informasi manajemen bagi suatu organisasi adalah mendukung
operasi bisnis perusahaan, sistem pengambilan keputusan dan keunggulan bersaing
secara strategis.

Menurut DR.Azhar Susanto,Mbus, Ak.(2004) dalam bukunya Sistem Informasi

Manajemen:

Sistem Informasi Manajemen merupakan kumpulan dari sub-sub sistem yang

saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai
suatu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang diperlukan oleh manajemen
dalam proses pengambilan keputusan saat melaksanakan fungsinya.

Informasi manajemen yang disajikan oleh sistem informasi manajemen bagi

kepentingan manajemen harus dapat mendukung pelaksanaan fungsi manajemen
sehingga informasi manajemen yang dihasilkan haruslah berkualitas. Seperti yang
diungkapkan oleh

Mc Leod(1993) bahwa pada intinya informasi harus :

1. Relevan : Informasi yang diterima harus sesuai dengan yang dibutuhkan

2. Tepat waktu : Informasi harus tersedia pada saat diperlukan

3. Akurat : Informasi harus mencerminkan keadaan yang sebenarnya

4. Lengkap : Informasi yang diberikan tidak sepotong-sepotong dan sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

Dengan demikian dapat dikatakan bahwa Penyusunan Sistem informasi yang

dilakukan oleh suatu perusahaan mempunyai tujuan sebagai berikut :

1. Untuk Meningkatkan informasi

Yaitu informasi yang tepat guna, terpercaya dan tepat waktu. Dengan kata lain sistem
informasi harus dengan cepat dan tepat dapat memberikan informasi yang diperlukan.

2. Untuk Meningkatkan Sistem Internal Cek atau Sistem Pengendalian Intern

 Yaitu sistem pengendalian intern yang diperlukan agar dapat mengamankan kekayaan
perusahaan.. Ini berarti bahwa sistem informasi yang disusun juga harus mengandung
kegiatan sistem Pengendalian Intern (Internal Cek)

3. Untuk Dapat Menekan Biaya

Ini berarti bahwa biaya tata usaha untuk menyusun sistem informasi harus seefisien
mungkin.

2.2 Prinsip Umum Penyusunan Sistem Informasi

Pada dasarnya dalam menyusun Sistem Informasi suatu perusahaan sangat

tergantung selain pada jenis-jenis perusahaan juga pada organisasi perusahaan berikut
aktivitasnya dan kadang-kadang persepsi manajemen sangat menentukan atau bangunan
sistem informasi yang akan disusun. Akan tetapi prinsip umum sebagai dasar yang harus
ditempuh dalam penyusunan Sistem Informasi untuk berbagai perusahaan adalah sebagai
berikut :

1. Menganalisa semua transaksi yang ada pada perusahaan baik secara harian
ataubulanan
2. Mengumpulkan catatan berbagai jenis transaksi dalam bentuk formulir-formulir,
buku-buku dan catatan yang tepat
3. Menganalisa kegiatan intern cek atau uji coba untuk seluruh kegiatan perusahaan
4. Mencatat dalam buku-buku, transaksi-transaksi yang telah dikumpulkan dalam
formulir
5. Merancang daftar dan laporan-laporan yang harus disusun dari transaksi-transaksi
yang telah dicatat.
6. Mengurus secara terus menerus kegiatan pengawasan intern secara periodik
7. Menyusun berbagai laporan yang teratur untuk pihak intern dan ekstern
perusahaan.

2.3 Sistem Persediaan Bahan Baku

Setiap perusahaan yang menyelenggarakan kegiatan produksi akan memerlukan

persediaan bahan baku. Dengan Tersedianya persediaan bahan baku maka diharapkan
perusahaan industri dapat melakukan proses produksi sesuai kebutuhan atau permintaan
konsumen. Selain itu dengan adanaya persediaan bahan baku yang cukup tersedia di
gudang juga diharapkan dapat memperlancar kegiatan produksi/ pelayanan kepada
konsumen perusahaan dari dapat menghindari terjadinya kekurangan bahan baku.
Keterlambatan jadwal pemenuhan produk yang dipesan kosumen dapat merugikan
perusahaan dalam hal ini image yang kurang baik.
Pengertiaan persediaan menurut beberapa ahli:
a. Menurut Przwirosentono ( 2001), persediaan adalah kekayaan lancar yang terdapat
dalam perusahaan dalam bentuk persediaarr bahan mentah (bahan baku / material),
barang setengah jadi dan barang dalam proses.
b. Persediaan adalah bagian utama dari modal kerja, merupakan aktiva yang pada setiap
saat mengalami perubahan ( Gitosudarmo, 2002)
c. Soemarso (1999), Mengemukakan pengertian persediaan sebagai barang barang yang
dimiliki perusahaan untuk dijual kembali atau digunakan dalam kegiatan operasional
perusahaan.
d. Persediaan dapat diartikan sebagai sumber daya yang belum digunakan, persediaan
mempunyai nilai ekonomis di masa yang akan datang pada saat aktif. (Yuliana, 2001)
Yang dimaksud persediaan dalam penelitian ini adalah suatu bagian dari
kekayaan perusahaan yang digunakan dalam rangkaian proses produksi untuk diolah
menjadi barang setengah jadi maupun barang jadi, yang dalam hal ini dapat berupa barang
maupun jasa.

Manajemen harus mengatur agar perusahaan berada pada suatu kondisi yang
dapat memenuhi kedua kepentingan tersebut. Yang dikategorikan sebagai persediaan
adalah raw materials, work in process dan finished goods. Setiap perusahaan memiliki
jenis, perencanaan dan sistem pengendalian peersediaan yang spesifik. Persoalan utama
dalam pengelolaan persediaan ini terkandung dalam dua pertanyaan utama, yaitu: berapa
banyak harus disediakan dan kapan penyediaan itu dilakukan.

Fungsi pengendalian persediaan pada suatu perusahaan antara lain adalah:

a. Menghindari keterlambatan pengiriman

b. Menghindari ada material/part yang rusak
c. Menghindari kenaikan harga
d. Mendapatkan diskon bila membeli dalam jumlah tertentu
e. Menjamin kelangsungan produksi
2.4 Sistem Persediaan Bahan Baku di PT Kimia Farma Bandung
PT Kimia Farma adalah mengelola persediaan bahan baku, untuk menghadapi kelangkaan
pada saat proses produksi sedang berlangsung, pengelolaan bahan baku di PT Kimia Farma ini
belum mempunyai sistem informasi yang baik karena data barang dan proses keluar dan masuk
bahan baku masih dilakukan dengan pencatatan pada buku besar, dan pengecekan bahan baku
masih dilakukan dengan cara melihat langsung bahan baku atau melihat stok bahan baku dengan
mengecek di buku besar, sehingga memperlambat proses produksi dan pembuatan laporan.

Berikut ini adalah proses sistem persediaan bahan baku yang dilakukan:

INPUT: Proses: Output:

Permintaan Pemesanan Pereleasan dan Penyimpanan

Pembelian Bahan Bahan Baku Bahan Baku untuk proses produksi

2.5 Sistem Persediaan Menurut Level Management

Dalam menentukan besarnya persediaan penyelamat yang sebaiknya dipunyai

perusahaan, haruslah didasarkan atas pertimbangan-pertimbangan yang rasional yang

dapat diukur, sehingga dapat menghasilkan penentuan kebijaksanaan yang tepat dan dapat

efektif. Untuk ini terdapat beberapa pendekatan (approach) diantaranya adalah Probability

of stock out dan level of service approach

a. Probability Of Stock Out Approach

Dalam menggunakan approach ini dipakai asumsi bahwa lead time adalah supplier

pada suatu saat yang sama.

b. Level Of Service Approach

Seperti telah dikatakan bahwa persediaan penyelamat perlu diadakan untuk

mempertahankan kelangsungan kegiatan produksi dalam menghadapi kegoncangan atau

fluktuasi permintaan yang mengakibatkan pemakaian barang dapat berfluktuasi dan

tidakpastian kedatangan bahan yang dipesan sehingga mungkin terlambat.

 1) Frequency level of service

Dalam hal ini secara rata-rata , tingkat jasa atau pelayanan x % dalam jangka

panjang, persediaan akan dapat memnuhi seluruh permintaan pelanggan dalam

periode pemenuhan pergantian x dari setiap 100.

2) Quantity Level of service

Yang dimaksud adalah perbandingan secara rata-rata , dalam jangka panjang,

dari seluruh pesanan pelanggan yang dapat dipenuhi atau dipasok dengan persediaan

yang ada tanpa adanya pembaalan dan penangguhan.

Menurut level of service approach ini, penentuan besarnya persediaan penyelamat

yang sebaiknya dimiliki atau diadakan perusahaan akan lebih tepat dan rasional, apabila

diketahui hubungan antara tingkat pelayanan dengan tingkat persediaan penyelamat yang

diadakan untuk tingkat pelayanan(level of service) tersebut. Untuk melihat hubungan ini

dibutuhkan suatu ukuran dari fluktuasi permintaan yang diharapkan dapat diserap atau

dipenuhi dari adanya persediaan .

2.5 Karakteristik Sistem Persediaan Bahan Baku di PT Kimia Farma Bandung

Karakteristik Sistem Persediaan Bahan Baku

Komponen (Component) Bahan Baku, Supplier, Obat, Surat
Permintaan Pembelian Bahan,Surat
Pesanan, Bukti Titipan Sementara, Bukti
Penerimaan Bahan, Laporan Analisa,
Surat Perintah Kerja Prosuksi
Batas (Boundary) Setelah bahan baku dinyatakan release,
sistem persediaan bahan baku berhenti
lanjut ke sistem selanjutnya
Lingkungan (Environment) Unit Logistik Sentral, PPIC, Asisten
Manager Perencanaan pengendalian
Bahan Produksi, bagian pembelian,
Supervisor gudang, analis laboratorium,
Supplier
Penghubung (Interface) Instruksi Kerja
Masukan (Input) Surat Permintaan Pembelian Bahan
Pengolahan (Processing) Pemesanan Bahan Baku, Pengecekan
Bahan Baku, Penyimpanan Bahan Baku
Keluaran (Output) Pereleasan dan Penyimpanan Bahan
Baku untuk proses produksi
Sasaran (Objective) Mengurangi keterlambatan produksi
Tujuan (Goal) Melakukan proses produksi lebih cepat,
tetap dan akurat, lebih khususnya di
bidang pengolahan data bahan baku.
Kendali (Control) QC system, Audit Internal dan Eksternal
Umpan balik (Feedback) Ketepatan jadwal produksi dan keefektifan
persediaan

2.6 Klasifikasi Sistem Persediaan Bahan Baku di PT Kimia Farma Bandung

Berdasarkan klasifikasinya, Sistem di Rumah Sakit termasuk:
1. Sistem Abstrak : - Program komputer
Sistem Fisik : - Form
 - Bahan Baku
- Administratif
- Komputer
- Dokumen Pemesanan dan Persediaan Bahan Baku (BTBS,
SPPB, SP, LA, SPKP)
2. Sistem Alamiah : - List Stock Bahan Baku
Sistem Buatan : - Surat Permohonan Pembelian Bahan

3. Sistem Tertentu : - Berdasarkan list order obat

Sistem Tak Tentu : - Darurat untuk obat yang bermasalah
- Kegagalan proses produksi

4. Sistem Tertutup : - Data Supplier Bahan Baku

Sistem Terbuka : - Informasi Obat yang akan diproduksi
- Jam operasional supplier
- Harga bahan baku supplier
- Harga jual obat
 BAB III

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1 Analisis Sistem Yang Berjalan

Analisis sistem adalah penguraian dari sistem informasi yang utuh ke dalam
bagian-bagian komponen dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi
permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan,hambatan-hambatan yang terjadi
dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan.

Tahap analisis ini sangatlah penting karena dalam tahapan ini apabila terdapat
kesalahan maka akan menyebabkan kesalahan pada tahap selanjutnya. Untuk itu pada
tahap ini diperlukan tingkat ketelitian dan kecermatan yang tinggi untuk mendapatkan
kualitas kerja sistem yang baik.

Penggunaan sistem informasi persediaan bahan baku pada PT Kimia Farma yang
ada sekarang ini belum memenuhi standar perkembangan teknologi dimasa kini,
dikarenakan sistem yang ada masih dilakukan dengan pencatatan, sehingga dalam
pengelolaan datanya sedikit memakan waktu yang mengakibatkan penyajian laporan
menjadi terlambat. Untuk alur data sistem persedaiaan bahan baku yang sedang berjalan
di PT Kimia Farma akan diuraikan menggunakan Flow Map yang mencakup Flowchart
Sistem, Flowchart Proses, dan Flowchart Dokumen.

3.1.1 Analisis Dokumen

Dalam merancang suatu sistem yang harus ditentukan lebih dulu adalah
analisis dokumen, dimana kumpulan dokumen ini merupakan kesatuan data untuk
diproses lebih lanjut sehingga menghasilkan informasi yang digunakan sesuai dengan
prosedur yang ditetapkan sebelumnya.

Dokumen yang digunakan dalam proses persediaan bahan baku adalah

sebagai berikut:
 Tabel 3. 1 Dokumen Permohonan Pengadaan Barang

1 Nama Dokumen : Surat Permohonan Pengadaan Barang

Sumber : PPIC (Product Planning Inventory Control)
Fungsi : Untuk pemesananan bahan baku
Rangkap : 1 (satu)
Distribusi : Bagian Pembelian
Data Item : NoSPPB, Nama Barang, Satuan, kuantum yang
diminta, untuk sediaan, Harga, sisa persediaan
Bentuk : Dokumen
Frekuensi : Setiap akan memesan bahan baku

Tabel 3. 2 Dokumen Surat Pesanan

2 Nama Dokumen : Surat Pesanan

Sumber : Bagian Pembelian
Fungsi : Untuk Memesan Barang
Rangkap : 2 (satu)
Distribusi : Bagian Pembelian
Data Item : Kode Surat Pesanan, NoSPPB, Nama Produk,
Quantity, Harga, Total Harga, Supplier
Bentuk : Dokumen
Frekuensi : Setiap akan memesan barang

Tabel 3. 3 Dokumen Bukti Terima Barang Sementara

3 Nama Dokumen : Bukti Terima Barang Sementara (BTBS)

Sumber : Pemeriksaan Laboratorium
Fungsi : Penyimpanan sementara dan laporan kelayakan
barang
Rangkap : 5 (lima)
Distribusi : -
Data Item : No BTBS, Tanggal BTBS, Supplier, Nama Barang
satuan, Tanggal SP, Nomor SP, Jumlah Pesanan,
 Jumlah yang Diterima.
Bentuk : Dokumen
Frekuensi : Setiap selesai pemeriksaan laboratorium

Tabel 3. 4 Dokumen Bukti Penerimaan Bahan

4 Nama Dokumen : Bukti Penerimaan Bahan (BPB)

Sumber : Bagian Penyimpanan
Fungsi : Sebagai bukti bahan yang sudah diterima
Rangkap : 2 (dua)
Distribusi : Bagian Penyimpanan
Data Item : No BPB, Tanggal BPB, Supplier, No SP, Tanggal
SP, Nama Barang, No BTBS, Satuan, Tanggal
BTBS, No LA, Diterima, Ditolak, Alasan, Tanggal LA,
Kode Barang, Jumlah Contoh, Tanggal Contoh,
Jumlah Diterima, Tanggal Diterima
Bentuk : Dokumen
Frekuensi : Setiap selesai menerima bahan

Tabel 3. 5 Dokumen APG

5 Nama Dokumen : APG

Sumber : Sub Bagian Penyimpanan
Fungsi : Untuk mengetahui Persediaan Bahan
Rangkap : 2 (dua)
Distribusi : Penyimpanan
Data Item : Kode Transaksi, Kode Barang, Nama Barang,
Satuan, Tanggal Transaksi, Masuk, Keluar, Sisa
Bentuk : Dokumen
Frekuensi : Setiap ada barang masuk dan barang keluar
 Tabel 3. 6 Dokumen Barang

6 Nama Dokumen : Dokumen Barang

Sumber : Gudang
Fungsi : Sebagai data lengap tentang suatu barang/bahan
baku
Rangkap : 1 (satu)
Distribusi : Gudang
Data Item : Kode Barang, Nama Barang, Satuan, Qty, Harga
Bentuk : Dokumen
Frekuensi : Setiap akan memeriksa barang

Tabel 3. 7 Dokumen SPKP

7 Nama Dokumen : Dokumen SPKP

Sumber : PPIC
Fungsi : Sebagai data lengap tentang poses pengeluaran
barang dari gudang
Rangkap : 1 (satu)
Distribusi : PPIC
Data Item : Kode Barang, Nama Barang, Kode produk, Jumlah
Keluar, Satuan, Qty
Bentuk : Dokumen
Frekuensi : Setiap akan mengeluarkan barang dari gudang dan
akan memproduksi

3.1.2 Analisis Produk yang Sedang Berjalan

Prosedur merupakan langkah langkah yang dilakukan oleh sistem

sehingga dapat memberikan hasil berupa laporan. Dibawah ini adalah prosedur
sistem yang sedang berjalan yang di gambarkan melalui Flow Map Sistem, Proses
dan Dokumen.

Berikut adalah Flowchart Sistem Persediaan Bahan Baku yang berjalan:

 Mulai

Menetapkan Bahan yang Harus

Memiliki Minimal Stok

Memeriksa
Kecukupan Stok

Stok tidak tersedia

Mengirimkan
Bahan Baku oleh
Memesan Ke Bagian Pemesanan Supplier

Informasi Pesanan
Pembelian

Penerimaan Bahan Baku di Gudang

Bahan Baku Sementara

Stok tersedia
Tidak Lulus Uji

Memeriksa Bahan
Baku oleh Bagian
Laboratorium

Lulus Uji

Laporan
Analisa
Lulus Uji

Menerima Bahan Baku

sebagai Persediaan di
Gudang Bahan Baku

Selesai

Gambar 3. 1 Flowchart Sistem Persediaan Bahan Baku yang Sedang Berjalan

 Berikut adalah Flowchart Proses Sistem Persediaan Bahan Baku yang
sedang berjalan:

Gambar 3. 2 Flowchart Proses Sistem Persediaan Bahan Baku

Untuk mempermudah mengetahui sistem persediaan bahan baku yang

sedang berjalan pada PT Kimia Farma (Persero).Tbk Plant Bandung, berikut
prosedur alur dokumen yang sedang berjalan :

Prosedur penerimaan barang melibatkan bagian-bagian seperti bagian ULS

(Unit Logistik Sentral), PPIC (Product Planning Inventory Control) / Perencanaan
Produksi dan Pengendalian Inventori, Pembelian, Gudang, Bagian Laboratorium dan
Supplier.

Adapun aliran dokumennya adalah sebagai berikut :

1. Berdasarkan dari ULS MPPPI/ PPIC (Product Planing Inventory Control) menetapkan
bahan yang harus memiliki minimum stok yang diperbaharui setiap ada revisi
pesanan.
2. AMRBB (Asisten Manager Perencanaan Pengendalian Bahan Produksi) memeriksa
kecukupan stok untuk memenuhi pesanan bila stok tidak mencukupi, diterbitkan
SPPB atau BPPB.

3. Lalu diserahkan ke bagian Pembelian untuk dibuat SP (Surat Pesanan) sebanyak 2

rangkap, 1 ke Supplier, 1 lagi diarsipkan.

4. Bahan baku yang telah dikirim oleh supplier diletakan di penyimpanan bahan baku,
dan Supervisor gudang bahan baku membuat BTBS (Bukti Titipan Sementara), lalu
dikirimkan ke Laboratorium sebagai permohonan periksa.

5. Lalu Laboratorium melaksanakan pemeriksaan bahan baku, hasil pemeriksaan

berupa Laporan Analisa Bahan Baku, jika diterima disampaikan ke supervisor
Gudang, sedangkan jika barang tidak lulus uji sampel atau tdak memenuhi syarat,
tidak sesuai, atau ada kekurangan atau kesalahan, maka LA dan BPB disampaikan
ke Supplier yang terkait untuk proses penggantian.

6. Bukti Penerimaan Bahan (BPB) yang diterima selanjutnya diproses di bagian gudang
dan dicatat di kartu APG (Administrasi Persediaan Gudang) untuk proses barang
masuk, barang keluar maupun sisa persediaan.

7. Product Planning Inventori Control (PPIC) menerbitkaSurat Perintah Kerja Produksi.

Lalu mulai melakukan proses produksi
Gambar 3. 3 Flowchart Dokumen Sistem Persediaan Bahan Baku yang Sedang Berjalan

Keterangan:

SPPB : Surat Permintaan Pembelian Bahan

SP : Surat Pesanan

BTBS : Bukti Titipan Sementara

BPB : Bukti Penerimaan Bahan

LA : Laporan Analisa

SPKP : Surat Perintah Kerja Prosuksi

3.1.3 Evaluasi Sistem yang Sedang Berjalan

Sistem saat ini memiliki kelemahan seperti tidak efektif dan efisien di
karenakan bagian gudang mengolah data bahan baku yang masuk dan stok bahan
baku masih dengan manual. Oleh sebab itu programmer membuat Sistem Informasi
 Persediaan Bahan Baku yang dapat mempermudah pengolahan data pada bagian
gudang pada satu aplikasi yang disimpan pada satu database.

3.2 Metodologi Perancangan dan Pengembangan Sistem

2.2.1 Tujuan Perancangan Sistem

Sistem Informasi Persediaan Bahan Baku di rancang dengan tujuan agar

dapat mempermudah operator dalam pengolahan data barang masuk dan stok bahan
baku.

2.2.2 Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan

Mengenai gambaran pada sistem yang diusulkan penulis menggambarkan

secara sederhana agar suatu informasi persediaan dapat berjalan dengan cepat dan
akurat sehingga data yang dibutuhan baik untuk pengadaan bahan baku, gudang
maupun manager dapat diberikan secara cepat pada saat itu juga.

2.2.3 Perancangan Prosedur yang Diusulkan

Persediaan barang yang dalam hal ini berupa bahan baku merupakan salah
satu aktivitas kerja yang sangat penting bagi pengembangan perusahaan dan
merupakan aspek yang penting bagi perusahaan. Masalah yang timbul pada
perusahaan yaitu mengenai stok barang, proses laporan barang masuk dan keluar
masih dengan cara tulis tangan.
Perancangan sistem yang digunakan dengan metode waterfall, alat yang
digunakan untuk merancang sistem berupa Flow Map (bagan alir dokumen).
Sedangkan teknik pengumpulan data menggunakan metode perancangan dengan
cara observasi, wawancara, dan studi pustaka. Dan alat pengembangan aplikasi
database menggunakan Microsoft SQL Server.
2.2.3.1 Flow Map
Berikut FlowMap Sistem Persediaan Bahan Baku yang diusulkan:

Gambar 2. 4 FlowMap Sistem Persediaan Bahan Baku yang Diusulkan

Keterangan

SPPB : Surat Permintaan Pembelian Bahan APG : Administrasi Persediaang

Gudang

SP : Surat Pesanan SPKP : Surat Perintah Kerja Produksi

BTBS : Bukti Titipan Sementara LA : Laporan Analisa

BPB : Bukti Penerimaan Bahan SJ : Surat Jalan

HA :Hasil Analisa SPB : Surat Penerimaan Bahan

2.2.3.2 Diagram Kontek
Berikut Diagram Kontek (DFD Level 0) Sistem Informasi Persediaan Bahan
Baku yang diusulkan:

Gambar 2. 5 Diagram KontekSistem Persediaan Bahan Baku yang Diusulkan

SP : Surat Pesanan SPKP : Surat Perintah Kerja Produksi

BTBS : Bukti Titipan Sementara LA : Laporan Analisa

BPB : Bukti Penerimaan Bahan ULS : Unit Logistik Sentral

2.2.3.3 Data Flow Diagram

Berikut adalah Data Flow Diagram (DFD Level 1) yang diusulkan:

Gambar 2. 6 Data Flow Diagram Sistem Persediaan Bahan Baku yang Diusulkan

SPPB : Surat Permintaan Pembelian Bahan

APG : Administrasi Persediaan Gudang

SP : Surat Pesanan SPKP : Surat Perintah Kerja Produksi

BTBS : Bukti Titipan Sementara LA : Laporan Analisa

BPB : Bukti Penerimaan Bahan SJ : Surat Jalan

HA :Hasil Analisa SPB : Surat Penerimaan Bahan

2.2.3.4 Kamus Data

Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan

informasi dari suatu sistem informasi dengan lengkap. Keterangan lebih lanjut tentang
struktur data suatu arus data di DFD secara lebih terperinci dapat dilihat di kamus
data.

Tabel 3.8 Tabel Barang

No Nama Field Type Data Size Keterang an

1 *kode_barang Varchar 10 Kode Barang

2 nama_barang Varchar 20 Nama Barang

3 satuan Varchar 3 Satuan

4 qty int 9 Kuantitas

5 harga int 9 Harga

Tabel 3.9 Tabel Permohonan Barang

No Nama Field Type Data Size Keterang an

1 *no_sppb Varchar 7 No SPPB

2 tgl_sppb Datetime 6 Tanggal SPPB

3 kode_barang Varchar 10 Kode Barang

4 kuantum_yg_diminta Varchar 7 Kuantum yang Diminta

5 kode_produk Varchar 10 Kode Produk

 Tabel 3.10 Tabel Pesanan

No Nama Field Type Data Size Keterang an

1 *no_sp Varchar 10 No SP

2 tgl_sp Datetime 6 Tanggal SP

3 no_sppb Varchar 7 No SPPB

4 total_harga Varchar 8 Total Harga

5 jml_beli Varchar 10 Jumlah Beli

6 kode_supplier Varchar 10 Kode Supplier

Tabel 3.11 Tabel BPB

No Nama Field Type Data Size Keterang an

1 *no_bpb Varchar 5 No SBPB

2 tgl_bpb Datetime 6 Tanggal BPB

3 no_sp Varchar 10 No SP

4 tgl_sp Datetime 6 Tanggal SP

5 no_btbs Varchar 10 No BTBS

6 tgl_btbs Datetime 6 Tanggal BTBS

7 no_la Varchar 6 No LA

8 tgl_la Datetime 6 Tanggal LA

9 diterima Varchar 10 Diterima

10 ditolak Varchar 10 Ditolak

11 alasan Varchar 20 Alasan

12 kode_barang Varchar 10 Kode Barang

13 jml_contoh Varchar 4 Jumlah Contoh

14 tgl_contoh Datetime 6 Tanggal Contoh

15 jml_diterima Int 9 Jumlah Diterima

16 tgl_diterima Datetime 6 Tanggal Diterima

Tabel 3.12 Tabel APG

No Nama Field Type Data Size Keterang an

1 kode_transaksi Varchar 5 Kode Transaksi

2 *kode_barang Varchar 15 Kode Barang

3 tgl_transaksi Datetime 6 Tanggal Transaksi

4 masuk Varchar 5 Masuk

5 keluar Varchar 5 Keluar

6 qty Varchar 5 Kuantitas

Tabel 3.13 Tabel BTBS

No Nama Field Type Data Size Keterang an

1 *no_btbs Varchar 6 No BTBS

2 tgl_btbs Datetime 6 Tanggal BTBS

3 kode_barang Datetime 10 Kode Barang

4 no_sp Varchar 10 No SP

5 tgl_sp Datetime 6 Tanggal SP

6 jml_pesanan Varchar 8 Jumlah Pesanan

7 jml_yg_diterima Varchar 8 Jumlah yang Diterima

Tabel 3.14 Tabel Produk

No Nama Field Type Data Size Keterang an

1 *kode_produk Varchar 10 Kode Produk

 2 nama_produk Varchar 20 Nama Produk

Tabel 3.15 Tabel SPKP

No Nama Field Type Data Size Keterang an

1 no_spkp Varchar 7 No SPKP

2 tgl_spkp Datetime 6 Tanggal SPKP

3 jml_keluar Varchar 8 Jumlah Keluar

4 kode_barang Varchar 10 Kode Barang

5 *kode_produk Varchar 10 Kode Produk

2.2.3.4 Tabel Relasi

Tabel relasi ini menggambarkan hubungan antara tabel-tabel yang terdapat

pada database kepegawaian, yang dimana di dalam tabel tersebut terdapat field
kunci (primary key), dan terdapat kunci tamu (foreign key). Kedua kunci (key) ini
digunakan untuk menghubungkan antara tabel.
 Gambar 2. 7 Tabel Sistem Persediaan Bahan Baku yang Diusulkan

SPPB : Surat Permintaan Pembelian Bahan APG : Administrasi Persediaang

Gudang

SP : Surat Pesanan SPKP : Surat Perintah Kerja Produksi

BTBS : Bukti Titipan Sementara LA : Laporan Analisa

BPB : Bukti Penerimaan Bahan SJ : Surat Jalan

HA :Hasil Analisa SPB : Surat Penerimaan Bahan

2.2.3.5 Entity Relationship Diagram (ERD)

Diagram hubungan entitas atau dikenal dengan diagram ER adalah rotasi

grafik dari sebuah model data atau sebuah modeljaringan yang menjelaskan
tentang data yang tersimpan.
Gambar 2. 8 Entity Relationship Diagram Sistem Persediaan Bahan Baku yang
Diusulkan

SPPB : Surat Permintaan Pembelian Bahan APG : Administrasi Persediaang

Gudang

SP : Surat Pesanan SPKP : Surat Perintah Kerja Produksi

BTBS : Bukti Titipan Sementara LA : Laporan Analisa

BPB : Bukti Penerimaan Bahan SJ : Surat Jalan

HA :Hasil Analisa SPB : Surat Penerimaan Bahan

 BAB IV

KESIMPULAN

Salah satu kegiatan PT Kimia Farma (Persero) Tbk Plant Bandung yaitu dalam
pengelolaan dan pengolahan data barang, maka dibutuhkan sistem informasi yang cepat, dan
meminimalisir segala kesalahan dalam proses persediaan.

Dengan diadakannya pengembangan sistem persediaan bahan baku yang sudah

terkomputerisasi ini diharapkan dapat membuat PT Kimia Farma (Persero) Tbk Plant Bandung
dapat melakukan proses produksi lebih cepat, tetap dan akurat, lebih khususnya di bidang
pengolahan data bahan baku.
 DAFTAR PUSTAKA

Dr. Azhar Susanto, MBus, Ak.2004. Sistem Informasi Manajemen Konsep dan

Pengembangannya, Lingga Jaya

McLeod, R, 1993, Management Informasion Systems, A Study of Computer Based

Information Systems, MacMillan Publising Co., New York

Modul Accurate Accounting 3 Enterprise, CPSsoft.com

Wibowo, Arief. Sistem Informasi Persediaan Bahan Baku. Bandung: Unikom

 LAMPIRAN

1.1 Tabel Data Base

1.2 Tabel Relasi