Makalah Studi Kasus Analisa Sistem

Informasi Akuntansi PT. GUDANG

GARAM Tbk.
Dosen Pengampu : Bpk. Asep Muhammad Indra Purnama M.Kom

Nama:
Fadli Nahwan Shidiq_B1071511RB510

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS SANGGA BUANA YPKP
Jl.PPH.Mustofa No 68 Kota Bandung

1
KATA PENGANTAR

Puji syukur kami ucapkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat serta
hidayah kepada kita semua, sehingga berkat Karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan tugas
makalah Studi Kasus Sistem Informasi Akuntansi di perusahan “PT. GUDANG GARAM
Tbk”
Dalam penyusunan makalah ini, penulis tidak lupa mengucapkan banyak terima kasih
kepada:
1. Bpk. Asep Muhammad Indra Purnama M.Kom, Selaku dosen mata kuliah Manajemen
dan Pengembangan Sistem Informasi. Dan,
2. Semua pihak yang telah membantu dalam menyelesaikan tugas makalah ini sehinggga
penulis dapat menyelesaikan penyusunan makalah ini.
Dalam penyusunan makalah ini penulis berharap semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi
penulis sendiri maupun kepada pembaca umumnya.

Bandung,19 Juli 2017

Penyusun

Fadli Nahwan Shidiq

2
DAFTAR ISI
COVER………………………………………………………………………………………1
KATA PENGANTAR……………………………………………………………………… 2
DAFTAR
ISI………………………………………………………………………………………........ 3
BAB I : PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang……………………………………………………………..................... 6
1.2. Rumusan Masalah………………………………………………………......................... 6
1.3. Batasan Masalah………………………………………………………….…….…….… 6
1.4. Tujuan Penulisan…………………………………………………………...................... 7
BAB II : LANDASAN PUSTAKA
2.1. Pengertian sistem………………………………………………………......................... 7
2.2. Sistem Informasi Akuntansi dan Lingkungan Bisnis….................................................. 7
2.3. Komponen Sistem Informasi………………………………………...............................9

BAB III : TEMUAN-TEMUAN

3.1. Profil Perusahaan………………………………………………………........................ 9
3.2. Tijauan Khusus……………………………………………………………………….. 11
3.3. Gambaran SIA Perusahaan…………………………………………..……………….. 13

BAB IV : PEMBAHASAN
4.1. Analisa Terhadap SIA Perusahaan……………………………….…………………… 15
4.2. Desain SIA Perusahaan………………………………………………..……………… 16

BAB V : PENUTUP
5.1. Kesimpulan…………………………………………………………………………… 20
5.2. Saran…………………………………………………………………………………... 21
DAFTAR
PUSTAKA…………………………………………………………………………..............22

3
 BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Pada era informasi dan globalisasi menyebabkan lingkungan bisnis mengalami
perubahan yang sangat pesat dengan tingkat persaingan ketat. Oleh karena itu perusahaan-
perusahaan dituntut untuk melakukan kegiatan operasionalnya secara efektif dan efisien
umtuk mempertahankan eksistensinya, sehingga pengetahuan merupakan kekuatan yang
sangat penting untuk membantu manajer dalam pengambilan keputusan. Informasi yang
berkualitas yaitu informasi yang akurat, relevan, dan tepat waktu sehingga keputusan bisnis
yang tepat dapat dibuat yang disesuaikan dengan sistem informasi yang diterapkan di masing-
masing perusahaan. Dengan demikian, pengelolaan sistem informasi merupakan hal yang
sangat penting untuk dilakukan.
Sistem informasi juga diperlukan dalam pengadaan bahan baku untuk kelancaran
proses pembelian bahan baku dari pemasok serta kepada pembeli. Prosedur pembelian bahan
baku melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan dengan maksud agar pelaksanaan
pembelian bahan baku dapat diawasi dengan baik. Salah satu penyebab terjadinya kekacauan-
kekacauan dalam prosedur pembelian bahan baku adalah lemahnya pengendalian intern pada
sistem dan prosedur yang mengatur suatu transaksi. Untuk mengatasi masalah tersebut, maka
setiap perusahaan perlu menyusun suatu sistem dan prosedur yang dapat menciptakan
pengendalian intern yang baik dalam mengatur pelaksanaan transaksi perusahaan.
Bagi perusahaan yang bergerak dalam industri manufaktur, sistem informasi produksi
yang efektif merupakan suatu keharusan dan tidak lepas dari persoalan persediaan bahan
baku, karena sebagian besar modal perusahaan terikat pada proses produksi perusahaan
tersebut. Dengan adanya sistem informasi yang efektif, maka kekacauan-kekacauan yang
umum terjadi dalam bidang produksi seperti jadwal produksi yang tidak realistis, pemborosan
dan terjadinya kekurangan persediaan yang terjadi selama proses produksi dapat dihindari
dan ditangani.
Sampai saat ini, pengertian pengendalian intern telah dikemukakan oleh banyak
pihak. Dalam arti sempit, pengendalian intern didefinisikan sebagai pengecekan untuk
memeriksa kecermatan penjumlahan. Sedangkan dalam arti luas, pengendalian intern adalah
semua alat-alat yang digunakan oleh pimpinan perusahaan untuk melakukan pengawasan.
Sistem informasi produksi memfokuskan pada aspek-aspek seperti: pemesanan,
penyimpanan, dan ketersediaan bahan baku dan perlengkapan produksi; penjadwalan mesin,
fasilitas dan tenaga kerja untuk memproses bahan baku menjadi bahan jadi; mendesain dan
menguji produk dengan jumlah sesuai rencana, kualitas yang baik dan biaya yang
dianggarkan. Dengan kata lain, sistem informasi produksi bertujuan mendukung fungsi
produksi dan operasi yang terdiri atas aktivitas yang berkaitan dengan perencanaan dan
pengendalian produksi barang dan jasa.
Untuk mencapai tujuan perusahaan manajemen bertanggung jawab terhadap praktek
pembelian bahan baku dan produksi dalam perusahaan yang dikelola dan harus secara terus-
menerus mengawasi sistem pengendalian intern yang sudah ditetapkan. PT Gudang Garam
Tbk merupakan produsen rokok kretek terkemuka di Indonesia yang memproduksi berbagai
jenis produk berkualitas tinggi, mulai dari sigaret kretek linting (SKL), sigaret kretek tangan

4
(SKT) dan sigaret kretek mesin (SKM) yang sudah tersebar luas di Nusantara maupun di
dunia. Produk PT. Gudang Garam diantaranya adalah Gudang Garam International, Surya 12,
Surya 16, Surya Slims, Surya Signature, Surya Profesional, Surya Pro Mild, Gudang Garam
Nusantara, Gudang Garam Nusantara Mild, Gudang Garam Merah, Gudang Garam Djaja,
Nusa, Taman Sriwedari dan Sigaret Kretek Filter Klobot.

1.2. Rumusan Masalah

Aktivitas perencanaan dan pengendalian pembelian bahan baku dan produksi menjadi
semakin kompleks. Untuk dapat melakukan aktivitas perencanaan dan pengendalian
pembelian bahan baku dan produksi sebagai penghasil informasi. Oleh karena itu, penulis
tertarik untuk mengevaluasi dan menganalisa sistem informasi akuntansi sebagai penyedia
informasi perencanaan dan pengendalian pembelian bahan baku dan produksi.
Dari uraian diatas maka permasalahan yang menarik diangkat untuk lebih mengetahui
tentang perusahaan adalah:
- Bagaimana Gambaran Umum didirikannya PT. Gudang Garam Tbk?
- Bagaimana Data Umum PT. Gudang Garam Tbk?
- Bagaimana Gambaran Sistem Informasi Akuntansi di PT. Gudang Garam Tbk?
- Bagaimana analisis terhadap Sistem Informasi Akuntansi di PT. Gudang Garam
Tbk?
- Bagaimana Rekomendasi /Desain Sistem Informasi Akuntansi di PT. Gudang
Garam Tbk?

1.3. Batasan Masalah

Batasan masalah dalam penulisan makalah ini adalah:

- Perseroan Terbatas (PT) Gudang Garam Tbk.
- Sistem Informasi Akuntansi (SIA) PT. Gudang Garam Tbk.
- PT. Gudang Garam di jalan Raden Patah – Kediri

5
1.4. Tujuan Penulisan
Tujuan penulisan makalah ini adalah untuk mengetahui lebih banyak tentang
gambaran Sistem Informasi Akuntansi (SIA) khususnya PT. Gudang Garam Tbk, dan
menganalisa serta mendesain Sistem Informasi Akuntansi (SIA) PT. Gudang Garam Tbk.

BAB II
LANDASAN PUSTAKA

2.1. Pengertian sistem

Menurut Yogianto (1995:1) yang mengutip dari Jerry Fritz Gerald dan Warren D.
Stalling, pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem
sebagai berikut “ Suatu sistem adalah suatu jaringan yang saling berhubungan, berkumpul
bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang
tertentu”.

Definisi sistem menurut Mulyadi (1993:2) sebagai berikut:

- Setiap sistem terdiri atas unsur-unsur.

- Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan.
- Unsur-unsur tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem.
- Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar.

2.2. Sistem Informasi Akuntansi dan Lingkungan Bisnis.

Sistem informasi akuntansi (SIA) merupakan suatu rerangka pengkordinasian sumber
daya (data, meterials, equipment, suppliers, personal, and funds) untuk mengkonversi input
berupa data ekonomik menjadi keluaran berupa informasi keuangan yang digunakan untuk
melaksanakan kegiatan suatu entitas dan menyediakan informasi akuntansi bagi pihak-pihak
yang berkepentingan (Wilkinson, 1991). Transaksi memungkinkan perusahaan melakukan
operasi, menyelenggarakan arsip dan catatan yang up to date, dan mencerminkan aktivitas
organisasi. Transaksi akuntansi merupakan transaksi pertukaran yang mempunyai nilai
ekonomis.

6
2.2.1. Tipe transaksi dasar adalah:
- Penjualan produk atau jasa
- Pembelian bahan baku, barang dagangan, jasa, dan aset tetap dari supplier
- Penerimaan kas
- Pengeluaran kas kepada supplier
- Pengeluaran kas gaji karyawan.

2.2.2. Fungsi penting yang dibentuk SIA pada sebuah organisasi antara lain :
- Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi.
- Memproses data menjadi into informasi yang dapat digunakan dalam proses
pengambilan keputusan.
- Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.

2.2.3. Tujuan SIA:

- Untuk mendukung operasi-operasi sehari-hari (to Support the –day-to-day

operations)
- Mendukung pengambilan keputusan manajemen (to support decision
making by internal decision makers).
- Untuk memenuhi kewajiban yang berhubungan dengan pertanggung-
jawaban (to fulfill obligations relating to stewardship)
- Sebagian dari keluaran yang diperlukan oleh pemroses informasi
disediakan oleh sistem pemrosesan transaksi, seperti laporan keuangan
dari sistem pemrosesan transaksi. Namun sebagian besar diperoleh dari
sumber lain, baik dari dalam maupun dari luar perusahaan. Pengguna
utama pemrosesan transaksi adalah manajer perusahaan. Mereka
mempunyai tanggung jawab pokok untuk mengambil keputusan yang
berkenaan dengan perencanaan dan pengendalian operasi perusahaan.
Pengguna output lainnya adalah para karyawan penting seperti akuntan,
insinyur serta pihak luar seperti investor dan kreditor.

7
2.3. Komponen Sistem Informasi
Sistem informasi merupakan sebuah susunan dari orang, aktivitas, data, jaringan dan
teknologi yang terintegrasi yang berfungsi untuk mendukung dan meningkatkan operasi
seharihari sebuah bisnis, juga menyediakan kebutuhan informasi untuk pemecahan masalah
dan pengambilan keputusan oleh manajer. Ada dua tipe sistem informasi, personal dan
multiuser.
BAB III
TEMUAN – TEMUAN
3.1. Profil Perusahaan
3.1.1. Sejarah Singkat Pabrik
Sebelum perusahaan PT. Gudang Garam berdiri, pemiliknya yang bernama SURYA
WONOWIJOYO kelahiran Hokian – Cina pada tanggal 15 agustus 1923 bekerja
diperusahaan rokok Tjap 93 (NV. Sembilan Tiga) milik pamannya di Jl Raden Patah – Kediri
setelah tahun 1957 beliau membuka perusahaan sendiri dengan menyewa tanah seluas 1000M
dan jumlah sekitar 50 orang.
Seorang pengusaha yang dibesarkan di pulau Madura tepatnya di Sampang ini
merintis perusahaannya dengan sangat ulet dengan memasarkan 50 juta batang rokok yang
dipasarkan kekota terdekat dengan harga Rp. 1,- perbungkus sekitar pada trahun 1958
sehingga menjadi perusahaan yang besar seperti sekarang ini, sekitar tahun 1968 perusahaan
perseorangan ini akhirnya dirubah menjadi Firma (Fa) dan kemudian sekitar tahun 1972
dengan fasilitas pemerintah perusahaan-perusahaan ini menjadi “PT” tertutup yang sahamnya
hanya boleh dimiliki oleh keluarganya sendiri, dan tahun 1990 PT. Gudang Garam menjadi
terbuka dimana sahamnya boleh dimiliki oleh orang luar.
Pada tahun 1960 sebuah cabang produksi SKT dan SKL dibuka di Gurah sekitar 13
KM arah tenggara kota Kediri dengan pegawai kurang lebih 200 karyawan yang setiap
harinya pulang pergi Gurah – Kediri.
Dengan adanya kebijakan ekonomi pemerintah dan stabilitas politik pada awal orde
baru peluang semakin meningkat didalam negeri dan usahanya semakin akselerasi dengan
dukungan BNI 1946, sehingga pada September 1968 areal pertama seluas 100 M dibeli dan
dijadikan Unit I dan pada tahun yang sama dibangun unit II disusul pemindahan unit produksi
dari Gurah ke Kediri pada tahun 1969.
Pada tahun 1990 perusahaan mencatatkan sahamnya pada Bursa Efek Jakarta dan
Bursa Efek Surabaya dan melakukan penawaran pada masyarakat luas pada bulan juli –
Agustus 1990 sebesar 1,98% sehingga total sahamnya 20% dari modal yang disetor penuh.
3.1.2. Jumlah Karyawan
Pada awalnya berdirinya PT. Gudang Garam hanya memilki 50 orang karyawan dan
hampr semua dari daerahnya sendiri, tetapi lama kelamaan tanbah menjadi banyak dan
sekarang kurang lebih sekitar hampir 39.000 dan sudah banyak yang berasal dari daerah luar
(Luar Kota).

8
 Data Karyawan per 31 Desember 2006
Karyawan Borongan 14.272 orang
Karyawan Tetap 24.400 orang
JUMLAH 38.400 orang

3.1.3. Jaminan keselamatan kerja.

PT. Gudang Garam sangat memperhatikan keselamatan pegawai, antara lain :
- Pabrik memberi bantuan kepada karyawan yang sakit atau kecelakaan saat
bekerja, serta kecelakaan pada saat berangkat dan pulang kerja.
- Pabrik memberikan cuti hamil pada kaum wanita sampai 45 hari sebelum
dan sesudah melahirkan.
- Perusahaan menyediakan klinik berobat yang terletak dilokasi perusahaan
untuk karyawan yang mengalami sakit atau kecelakaan bekerja.
- PT. GUDANG GARAM membentuk Tim P2K3 ( Panitia Pembina
Keselamatan dan Kesehatan Kerja ) yang bertugas untuk memastikan
keselamatan dan kesehatan kerja karyawan.
- Adanya Tim dokter, para medis, bidan, asisten apoteker, analisis lab, dan
perawat gigi.
3.1.4. Perlengkapan Perlindungan kerja.
Perlengkapan perlindungan keselamatan kerja pada perusahaan antara lain :
- Masker
- Sarung tangan
- Tabung api/pemadam.
3.1.5. Pendidikan dan pelatihan keselamatan kerja.
Pendidikan atau pelatihan keselamatan kerja oleh PT. gudang Garam juga mendapat
perhatian penting, hal ini terutama bagi pegawai baru atau awal penggunaan alat baru seperti
alat pembuat rokok dengan mesin ( SKM ) dengan tujuan :
- Karyawan lebih berhati-hati dalam melaksanakan pekerjaan.
- Berusaha mandiri jika sewaktu-waktu tidak lagi bekerja pada PT. Gudang
Garam.
- Karyawan tangkas dan cekatan dalam melaksanakan pekerjaan.
- Karyawan lebih terampil dalam bekerja.
- Mengembangkan kursus pengantin, hias janur, dan menjahit.

9
 3.1.6. Pengaruh pabrik terhadap lingkungan.
Pengaruh pabrik terhadap lingkungan selalu ada baik positif atau negative, Pabrik
Gudang Garam berusaha mengurangi dampak negative bagi lingkungan dengan jalan
mengolah limbah dengan baik, menjadikan lingkungan kerjanya sejuk dan nyaman dengan
cara menanam pohon-pohon yang rindang dan penataan taman yang indah.
3.1.7. Pengaruh pabrik terhadap masyarakat sekitarnya.
Berdirinya pabrik rokok ini mempunyai hikmah tersendiri, yakni masyarakat sekitar
dapat bekerja pada pabrik tersebut atau berjualan/berdagang pada lokasi pasar yang telah di
sediakan. Dengan demikian PT. Gudang Garam turut serta meningkatkan taraf hidup
masyarakat sekitar, membantu program pemerintah mengentaskan kemiskinan dan
pengangguran.
3.2. Tinjaun Khusus
3.2.1. Sistem Produksi
Sistem produksi yang dilakukan PT. Gudang Garam adalah menggunakan sistem
produksi manual dan mesin, apabila produksi rokok yang diminta distribusi adalah jenis
rokok klobot maka yang digunakan menggunakan sistem manual ( SKT ) dan jika pesanan
distribusi jenis rokok filter maka menggunakan sistem produksi mesin ( SKM ) dam
menggunakan teknologi tinggi baik pengolahan bahan baku dan pembuatan rokok dan
laboratorium.
3.2.2. Bahan Baku Produksi
Bahan baku produksi rokok adalah sebagai berikut :
- Tembakau kualitas.
- Cengkeh pilihan.
- Ambri ( Pembungkus rokok ).
- Aroma rokok.
- Lem Ambri.
3.2.3. Proses produksi.
Proses produksi yang dilakukan pertama kali adalah bahan baku yang perlu di campur
dipotong-potong agar mudah proses pencampuranya, setelah bahan dicampur merata di
masukkan ke oven untuk proses pengeringan. Setelah bahan baku kering, proses pembuatan
rokok perbatang siap di lakukan baik oleh tenaga manusia ( SKT ) atau tenaga mesin ( SKM )
sehingga rokok siap di bungkus dan di pasarklan.

3.2.4. Menegement Perusahaan.

10
 Sistem menegement perusahaan di PT. Gudang Garam adalah Menejemen terbuka (
Open Menegement ) dan biasanya setiap 3 bulan sekali data transaksi atau keuangan di
layangkan pada media masa ( Visual atau Audio Visual ).
3.2.5. Sistem penggajian.
Sistem penggajian dibagi menjadi 2 kelompok, yaitu : System upah borongan dan
system upah tetap atau harian, hal ini tergantung dari bekerja itu sendiri dalam memilih
sistem upah tetapi kebanyakan karyawan memilih upah borongan dengan hasil sesuai
kerjanya.
3.2.6. Acounting / Pembukuan.
Sistem pembukuan yang ada pada perusahaan PT. Gudang Garam adalah tergantung
pada setiap unit di perusahaan di karenakan setiap unit sistemnya berbeda tetapi setiap
harinya selalu tercover dalam Bulanan, Triwulandan Tahunan.
3.2.7. Perpajakan
Perpajakan PT. Gudang Garam adalah sekitar 60% dari hsil pemasaran adalah milik
pemerintah dengan cara membeli cukai rokok sehingga setiap tahunnya.
3.3. Gambaran SIA Perusahaan
3.3.1. Data dan Informasi Akuntansi
Setiap sistem informasi akuntansi melaksanakan lima fungsi utama, yaitu
pengumpulan data, pemrosesan data, manajemen data, pengendalian data (termasuk security),
dan penghasil informasi.
3.3.1.1. Pengumpulan Data
Fungsi pengumpulan data terdiri atas memasukkan data transaski melalui formulir,
mensyahkan serta memeriksa data untuk memastikan ketepatan dan kelengkapannya. Jika
data bersifat kuantitatif, data dihitung dahulu sebelum dicatat. Jika data jauh dari lokasi
pemrosesan, maka data harus ditransmisikan lebih dahulu.
3.3.1.2. Pemrosesan Data
Pemrosesan data terdiri atas proses pengubahan input menjadi output. Fungsi
pemrosesan data terdiri atas langkah-langkah sebagai berikut:
- Pengklasifikasian atau menetapkan data berdasar kategori yang telah
ditetapkan.
- Menyalin data ke dokumen atau media lain.
- Mengurutkan, atau menysusn data menurut karaktersitiknya.
- Mengelompokkan atau mengumpulkan transaski sejenis.
- Menggabungkan atau mengkombinasikan dua atau lebih data atau arsip.
- Melakukan penghitungan.
- Peringkasan, atau penjumlahan data kuantitatif.
- Membandingkan data untuk mendapatkan persamaan atau perbedaan yang
ada.

11
 3.3.1.3. Manajemen Data
Fungsi manajemen data terdiri atas tiga tahap, yaitu: penyimpanan, pemutakhiran dan
pemunculan kembali (retrieving). Tahap penyimpanan merupakan penempatan data dalam
penyimpanan atau basis data yang disebut arsip. Pada tahap pemutakhiran, data yang
tersimpan diperbaharui dan disesuaikan dengan peristiwa terbaru. Kemudian pada tahap
retrieving, data yang tersimpan diakses dan diringkas kembali untuk diproses lebih lanjut atau
untuk keperluan pembuatan laporan. Manajemen data dan pemrosesan data mempunyai
hubungan yang sangat erat. Tahap pengelompokkan data dan pengurutan data dari fungsi
pemrosesan data, misalnya sering dilakukan sebagai pendahuluan sebelum dilakukan tahap
pemutakhiran dalam fungsi manajemen data. Manajemen data dapat dipandang sebagai
bagian dari pemrosesan data. Manajemen data akan menunjang pencapaian efisiensi aktivitas
dalam proses menghasilkan informasi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen
terutama mengenai informasi aktivitas dan informasi kebijakan manajemen.
3.3.1.4. Pengendalian Data
Fungsi pengendalian data mempunyai dua tujuan dasar: (1) untuk menjaga dan
menjamin keamanan aset perusahaan, termasuk data, dan (2) untuk menjamin bahwa data
yang diperoleh akurat dan lengkap serta diproses dengan benar. Berbagai teknik dan prosedur
dapat dipakai untuk menyelenggarakan pengendalian dan keamanan yang memadai.
3.3.1.5. Penghasil Informasi
Fungsi penghasil informasi ini terdiri atas tahapan pemrosesan informasi seperti
penginterprestasian, pelaporan dan pengkomunikasian informasia
3.3.1.6. Pengendalian persediaan
Sistem pengendalian persediaan menggambarkan proses perubahan dari item-item
persediaan. Data mengenai permintaan pelanggan diterima dari sistem proses pemesanan,
sistem pengendalian persediaan berbasis komputer memberikan pelayanan berkualitas pada
pelanggan disamping meminimasikan investasi dan biaya dalam persediaan.

BAB IV
PEMBAHASAN

12
4.1. Analisa Terhadap SIA Perusahaan
4.1.1. Komputerisasi Proses Akuntansi
Ada bagian dari proses pencatatan yang fungsinya dapat diganti dengan komputer.
Bila dipelajari sifatnya, proses mulai dari penjurnalan sampai ke pelaporan sebenarnya
bersifat matematis (karena hubungan buku besar dapat ditunjukkan dalam persamaan
akuntansi, sistematis (karena urutan mengerjakannya jelas) dan logis (karena unsur
pertimbangan atau judgement tidak terlibat lagi). Dengan kata lain, proses tersebut sifatnya
adalah penambahan, pembandingan, penyortiran, pereklasifikasian, dan peringkasan dengan
cara tertentu yang sudah jelas atau pasti. Pekerjaan atau tugas yang demikian biasanya
menjadi objek komputerisasi.
Dengan sistem komputer seperti di atas maka langkah yang paling kritis adalah
langkah analisis transaksi karena kalau langkah ini salah, hasil pengolahan data oleh
komputer juga ikut salah. Yang menjadi persoalan adalah siapakah orang yang bertugas
untuk melakukan pemasukan data (data entry). Tentu saja tidak setiap orang dapat melakukan
hal tersebut. Hanya orang/operator tertentu yang diotorisasi dapat melakukan pemasukan
data. Sistem akuntansi dengan komputer itu sendiri biasanya juga dilengkapi dengan
mekanisme pengamanan sehingga tidak setiap orang dapat mengubah data walaupun orang
tersebut masih tetap dapat menggunakan komputer yang sama untuk tujuan lain. Untuk dapat
menjalankan program dan melakukan pemasukan data orang/operator yang diotorisasi untuk
itu diberi kode khusus (disebut password) agar dapat membuka file akuntansi dan melakukan
pencatatan transaksi tertentu. Cara ini merupakan salah satu contoh pengaman dan
merupakan salah satu cara untuk menentukan orang yang bertanggung jawab bila terjadi
kesalahan atau penyalahgunaan informasi.
Komunikasi dengan komputer dilakukan melalui terminal yang terdiri atas keyboard,
layer monitor dan printer. Dalam perusahaan yang besar yang mempunyai komputer berskala
besar, komputernya sendiri biasanya tidak tampak atau tidak terletak di dekat terminal
tersebut tetapi khusus terletak di tempat yang disebut pusat komputer. Dalam hal
mikrokomputer, semua perangkat komputer menjadi satu kesatuan dan berdiri sendiri sebagi
suatu sistem.
Walaupun dengan penggunaan komputer kegiatan-kegiatan dalam siklus akuntansi
manjadi tidak ada lagi, konsep yang dipelajari dalam sistem akuntansi manual tetap
diperlukan karena apa yang dikerjakan oleh komputer tetap mengikuti konsep yang
digunakan dalam sistem akuntansi manual. Laporan seperti daftar piutang, daftar utang dan
laporan interim dapat disusun dan dicetak setiap saat dengan segera. Kalau data penyesuaian
telah dimasukkan dalam komputer maka laporan keuangan akhir dapat segera dicetak. Oleh
karena itu, dalam sistem komputer tidak diperlukan lagi kertas kerja seperti pada sistem
manual. Perlu dicatat bahwa konsep pelaporan keuangan tidak dapat diganti oleh komputer,
yang dapat diganti dengan komputer adalah proses pengolahan datanya. Oleh karena itu,
bagian akuntansi yang mengolah data dengan komputer sering disebut dengan bagian
Electronic Data Processing (EDP) yang selain mengolah data akuntansi bagian ini juga
mengolah data perusahaan yang lain.
4.1.2. Mencatat Transaksi dalam Sistem Komputer

13
 Program komputer untuk akuntansi biasanya dirancang dengan cermat sehingga
operator yang melakukan pencatatan transaksi dapat melaksanakannya dengan mudah. Setiap
langkah yang dikerjakan dalam siklus akuntansi (penjurnalan, pengakunan dan penyusunan
daftar saldo) dapat dilakukannya dengan mengikuti instruksi yang langsung dapat dilihat
pada layar monitor. Instruksi yang sudah disiapkan pada waktu merancang sistem biasanya
ditampilkan di layar monitor dalam bentuk menu. Menu akan menyajikan daftar operasi yang
dapat diminta oleh operator dan operator tinggal memilih operasi yang dikehendaki.

4.1.3. Pertimbangan Penggunaan Komputer

Pertimbangan utama penggunaan komputer adalah pertimbangan cost and benefit.
Penggunaan komputer merupakan sebuah investasi besar bagi sebuah organisasi. Bukan
hanya dalam hal biaya investasi tetapi waktu, tenaga dan sumber daya yang dialokasikan
untuk hal ini membutuhkan alokasi yang tidak sedikit. Cost bukan hanya berarti biaya yang
dikeluarkan. Waktu, tenaga, sumber daya yang lain haruslah diperhitungkan dalam
penggunaan komputer. Permasalahan timbul ketika cost yang berbentuk selain biaya tersebut
sukar untuk diukur dalam ukuran kuantitatif. Tentu hal ini membutuhkan alat untuk
mengalokasikan dan menentukan ukuran yang tepat untuk mengkuantifikasikannnya.
Kalau dibandingkan dengan sistem manual, sistem komputerisasian memang jelas
mempunyai keunggulan (benefit) khususnya dalam hal kecepatan (speed), ketelitian
(accuracy) dan kapasitas (capacity) pemrosesan. Kecepatan komputer dapat diandalkan
karena komputer mengerjakan suatu perintah dalam hitungan mikrodetik (microsecond).
Ketelitian jelas dapat diandalkan karena setelah data disiapkan dengan benar, komputer akan
memroses tanpa campur tangan manusia lagi dan kalau komputer sudah diprogram dengan
benar kemungkinan kesalahan perhitungan dan klasifikasi menjadi kecil. Itulah sebabnya
sebelum suatu komputer dan programnya digunakan, suatu percobaan (trial run) dengan data
percobaan perlu dilakukan untuk memverifikasi program. Dalam sistem manual, karena tiap
langkah dikerjakan oleh manusia, kemungkinan kesalahan menjadi lebih besar.
Kapasitas untuk menyimpan, mencatat dan mencetak data menjadi sangat besar
karena data disimpan dalam bentuk elektromagnetik. Oleh karena itu, di samping laporan
utama komputer dapat diprogram untuk menghasilkan laporan-laporan tambahan lainnya
termasuk rincian-rincian yang diperlukan. Namun demikian, karena semua data tidak terekam
dalam bentuk yang dapat dibaca oleh manusia, kegagalan komputer (computer failure) dapat
merunyamkan perusahaan karena data dapat rusak atau hilang atau tidak dapat dibaca
kembali. Itulah sebabnya diperlukan suatu mekanisme backup. Manipulasi dengan komputer
dan kejahatan dengan komputer (computer crime) juga merupakan ancaman bagi perusahaan
yang mengandalkan operasi dan pencatatan keuangannya dengan komputer. Oleh karena itu,
diperlukan suatu sistem pengendalian internal dan computer security yang memadai.
Penggunaan password merupakan salah satu cara pengendalian agar tidak setiap orang dapat
mengubah atau memasukkan angka ke dalam sistem komputer.

Perusahaan harus tahu benar manfaat digunakannya komputer dan harus yakin bahwa
yang diproses dengan komputer adalah data-data yang benar-benar diperlukan dalam rangka
menghasilkan informasi untuk kepentingan perusahaan. Yang lebih penting adalah informasi

14
apa yang harus diproses bukan bagaimana memprosesnya. Kalau yang dimasukkan dalam
komputer adalah data yang tidak mempunyai kualitas informasi, keluaran komputer juga
merupakan data yang tidak bermanfaat betapapun rapi dan indah hasil cetakannya Pemeo
untuk mengatakan hal tersebut adalah garbage-in, garbage-out (GIGO).
4.2. Desain SIA Perusahaan
4.2.1. SAP (System, Application and Product in Data Processing)
SAP ( System Application and Product in data processing ) adalah suatu software
yang dikembangkan untuk mendukung suatu organisasi dalam menjalankan kegiatan
operasionalnya secara lebih efisien dan efektif. SAP merupakan software Enterprise
Resources Planning (ERP), yaitu suatu tools IT dan manajemen untuk membantu perusahaan
merencanakan dan melakukan berbagai aktivitas sehari-hari.
SAP terdiri dari sejumlah modul aplikasi yang mempunyai kemampuan mendukung
semua transaksi yang perlu dilakukan suatu perusahaan dan tiap aplikasi bekerja secara
berkaitan satu dengan yang lainnya. Semua modul aplikasi di SAP dapat bekerja secara
terintegrasi/terhubung yang satu dengan lainnya.
4.2.2. Modul-Modul di SAP
SAP mempunyai kelebihan dalam integrasi antar modul. Didalam SAP ada beberapa
modul aplikasi yang saling ter-integrasi sebagai berikut:

- SD-Sales & Distribution

Membantu meningkatkan efisiensi kegiatan operasional berkaitan
dengan proses pengelolaan customer order (proses sales, shipping dan billing).

- MM-Materials Management
Membantu menjalankan proses pembelian (procurement) dan
pengelolaan inventory.

- PP-Production Planning
Membantu proses perencanaan dan kontrol daripada kegiatan produksi
(manufacturing) suatu perusahaan.
- QM-Quality Management
Membantu men-cek kualitas proses-proses di keseluruhan rantai logistik
- PM-Plant Maintenance
Suatu solusi untuk proses administrasi dan perbaikan sistem secara teknis.

15
 - HR-Human Resources Management
Mengintegrasikan proses-proses HR mulai dari aplikasi pendaftaran,
administrasi pegawai, management waktu, pembiayaan untuk perjalanan,
sampai ke proses pembayaran gaji pegawai.
- FI-Financial Accounting
Mencakup standard accounting cash management (treasury), general
ledger dan konsolidasi untuk tujuan financial reporting.
- CO-Controlling
Mencakup cost accounting, mulai dari cost center accounting, cost element
accounting, dan analisa profitabilitas.
- AM-Asset Management
Membantu pengelolaan atas keseluruhan fixed assets, meliputi proses asset
accounting tradisional dan technical assets management, sampai ke investment
controlling.
- PS-Project System
Mengintegrasikan keseluruhan proses perencanaan project, pengerjaan dan
kontrol.

Modul-modul tersebut tidak harus diimplementasikan semua, melainkan sesuai

dengan kebutuhan bisnis proses dari perusahaan tersebut. Selain itu, modul dan setting yang
diimplementasikan juga berbeda antara perusahaan yang satu dengan perusahaan lainnya. Ini
disebabkan karena adanya perbedaan bisnis proses antar perusahaan meskipun bergerak di
bidang usaha yang sejenis.
Dengan mengimplementasikan SAP di suatu organisasi akan mengintegrasikan sistem
yang mempunyai manfaat antara lain :
- Perubahan yang dilakukan pada satu modul secara otomatis akan
mengupdate modul yang lainnya bila informasi yang dirubah berkaitan
dengan modul tersebut. Data akan terupdate secara langsung begitu user
menginput data ke dalam sistem. Hal ini yang dikenal dengan istilah “real-
time processing”
- Integrasi secara sistem bisa terjadi dengan syarat bahwa seluruh
perusahaan harus menggunakan satu sumber data yang sama, baik untuk
data customer, data product maupun data vendor.
- Transparansi data – Semua user yang mempunyai akses ke sistem akan
dapat melihat semua informasi yang paling up-to-date setiap saat
diperlukan walaupun informasi tersebut di-input oleh user lainpun.
- Sistem SAP memungkinkan hal ini terjadi dengan mentransfer/mengcopy
informasi yang sudah di-input pada satu dokumen ke dokumen lainnya

16
 sehingga mengurangi pekerjaan input data dan sekaligus mengupdate
semua dokumen yang berkaitan dengan rangkaian proses tertentu.

4.2.3. Data di SAP

Tipe data yang terdapat dalam sistem SAP:

1. Data Transaksi
Data yang digunakan untuk melakukan transaksi di SAP, contoh: membuat
purchase order
Setiap transaksi akan tersimpan di dalam satu dokumen tertentu
2. Master Data
Data utama yang harus dibuat dengan benar supaya transaksi bisa dilakukan,
contoh: material master, vendor master, customer master
Master data tersimpan secara terpusat dan digunakan oleh seluruh modul aplikasi
dalam sistem SAP
Sistem SAP dikembangkan dengan tujuan untuk mengintegrasikan keseluruhan
rangkaian proses bisnis yang terdapat pada suatu organisasi.
Dalam suatu organisasi, misalnya perusahaan manufacturing, ini berarti integrasi
keseluruhan proses supply chain – mulai dari supplier sampai dengan customer – dalam suatu
rangkaian proses yang saling berbagi informasi.

4.2.4. SAP Data Archiving

Data archiving menuntut kerjasama yang tinggi antara user dan Administrator serta
harus direncakaan dengan baik antar departement. Tujuan system administrator adalah
menjaga database yang sekecil mungkin, yang berarti menghapus object data sebanyak
mungkin, padahal keinginan user adalah bisa mengakses data yang online sebanyak mungkin
baik itu untuk analisis, sekedar menampilkan atau reporting. Karena itu dibutuhkan
kompromi untuk hal ini, kapan data akan diarchive. Tujuan jangka panjang adalah menjaga
volume data agar tetap konstan dan memiliki strategi yang baik dalam archiving.
SAP merupakan software integrasi dari modul-modul bisnis proses yang biasa
diimplementasikan di perusahaan besar. Integrasi ini melibatkan banyak tabel dalam database
dan dalam pengaksesannya memerlukan indexing. Keinginan Technical team dan user sering
bersebrangan. Bagi user, kondisi yang diinginkan adalah semua data dapat di akses dengan
cepat. Dari sisi technical, keinginan user ini dipertanyakan. Kenapa semua data harus
disimpan terus? Dengan menyimpan data terus menerus menyebabkan disk penuh dan index
tree menjadi gemuk. Index yang gemuk ini akan menyebabkan pengaksesan terhadap record
menjadi lambat. Secara technical, index ini bisa diatasi dengan menambah kapasitas memory

17
dan processor. Sama pula bila disk penuh, tinggal membeli dan menambah disk. Berapa
investasi yang diperlukan tiap tahun untuk menambah disk, memory dan processor.
Secara bisnis, tidak semua data diakses tiap hari. Hanya data yang diperlukan untuk
keperluan bisnis yang sering diakses. Data yang secara bisnis proses sudah closed, (misal dari
Purchase Order, Good Receipt dan sampai payment) tidak akan diakses oleh lagi kecuali
keperluan khusus.
Setiap bulan, oleh financial dilakukan month end closing, sebuah proses tutup buku
bulanan. Data yang secara bisnis proses sudah berstatus closed, tentu tidak akan diubah.
Bayangkan bila data pemesanan barang dengan spesifikasi dan harga tertentu yang sudah
dibayar, tapi dilakukan pengubahan nilai rupiahnya atau speknya. Data yang secara bisnis
role tidak boleh diubah ini, bila masih dibutuhkan untuk diakses, bisa dilakukan archiving.
Dengan archiving, keinginan user untuk mengakses semua data (hanya yang
dibutuhkan) dengan cepat bisa terwujud. Begitu pula keinginan technical team
(Administrator) untuk menjaga kerampingan index database, mengurangi investasi
penambahan hardware terpenuhi.
4.2.5. Data Archiving
Secara technical Data Archiving adalah memindahkan record data, dari tabel-tabel
database di Sistem SAP dan menyimpannya di dalam archiving file (paling sedikit 1 file).
Proses Archive Data
Ada 2 tahap dalam archiving :
• Membuat archive files : Program archiving menulis (write) data yang
diarchive dari R/3 database ke dalam bentuk archive files.
• Menghapus data : Program deletion akan membaca data dari archive file dan
akemudian menghapusnya dari database

18
 BAB V
PENUTUP
5.1. Kesimpulan
5.1.1. Komputerisasi Proses Akuntansi
Ada bagian dari proses pencatatan yang fungsinya dapat diganti dengan komputer
Dengan sistem komputer seperti di atas maka langkah yang paling kritis
adalah langkah analisis transaksi karena kalau langkah ini salah, hasil pengolahan data
oleh komputer juga ikut salah.. Sistem akuntansi dengan komputer itu sendiri
biasanya juga dilengkapi dengan mekanisme pengamanan sehingga tidak setiap orang
dapat mengubah data walaupun orang tersebut masih tetap dapat menggunakan
komputer yang sama untuk tujuan lain. Untuk dapat menjalankan program dan
melakukan pemasukan data orang/operator yang diotorisasi untuk itu diberi kode
khusus (disebut password) agar dapat membuka file akuntansi dan melakukan
pencatatan transaksi tertentu.
Komunikasi dengan komputer dilakukan melalui terminal yang terdiri atas
keyboard, layer monitor dan printer. Dalam perusahaan yang besar yang mempunyai
komputer berskala besar, komputernya sendiri biasanya tidak tampak atau tidak
terletak di dekat terminal tersebut tetapi khusus terletak di tempat yang disebut pusat
komputer. Dalam hal mikrokomputer, semua perangkat komputer menjadi satu
kesatuan dan berdiri sendiri sebagi suatu sistem.
Walaupun dengan penggunaan komputer kegiatan-kegiatan dalam siklus
akuntansi manjadi tidak ada lagi, konsep yang dipelajari dalam sistem akuntansi
manual tetap diperlukan karena apa yang dikerjakan oleh komputer tetap mengikuti
konsep yang digunakan dalam sistem akuntansi manual. Laporan seperti daftar
piutang, daftar utang dan laporan interim dapat disusun dan dicetak setiap saat dengan
segera. Kalau data penyesuaian telah dimasukkan dalam komputer maka laporan
keuangan akhir dapat segera dicetak. Oleh karena itu, dalam sistem komputer tidak
diperlukan lagi kertas kerja seperti pada sistem manual.

5.1.2. Mencatat Transaksi dalam Sistem Komputer

Program komputer untuk akuntansi biasanya dirancang dengan cermat
sehingga operator yang melakukan pencatatan transaksi dapat melaksanakannya
dengan mudah.
5.1.3. Pertimbangan Penggunaan Komputer
Pertimbangan utama penggunaan komputer adalah pertimbangan cost and
benefit. Penggunaan komputer merupakan sebuah investasi besar bagi sebuah
organisasi. Bukan hanya dalam hal biaya investasi tetapi waktu, tenaga dan sumber
daya yang dialokasikan untuk hal ini membutuhkan alokasi yang tidak sedikit. Kalau
dibandingkan dengan sistem manual, sistem komputerisasian memang jelas
mempunyai keunggulan (benefit) khususnya dalam hal kecepatan (speed), ketelitian

19
(accuracy) dan kapasitas (capacity) pemrosesan. Kecepatan komputer dapat
diandalkan karena komputer mengerjakan suatu perintah dalam hitungan mikrodetik
(microsecond). Itulah sebabnya sebelum suatu komputer dan programnya digunakan,
suatu percobaan (trial run) dengan data percobaan perlu dilakukan untuk
memverifikasi program. Dalam sistem manual, karena tiap langkah dikerjakan oleh
manusia, kemungkinan kesalahan menjadi lebih besar.
Kapasitas untuk menyimpan, mencatat dan mencetak data menjadi sangat
besar karena data disimpan dalam bentuk elektromagnetik. Oleh karena itu, di
samping laporan utama komputer dapat diprogram untuk menghasilkan laporan-
laporan tambahan lainnya termasuk rincian-rincian yang diperlukan. Namun
demikian, karena semua data tidak terekam dalam bentuk yang dapat dibaca oleh
manusia, kegagalan komputer (computer failure) dapat merunyamkan perusahaan
karena data dapat rusak atau hilang atau tidak dapat dibaca kembali. Itulah sebabnya
diperlukan suatu mekanisme backup. Manipulasi dengan komputer dan kejahatan
dengan komputer (computer crime) juga merupakan ancaman bagi perusahaan yang
mengandalkan operasi dan pencatatan keuangannya dengan komputer. Oleh karena
itu, diperlukan suatu sistem pengendalian internal dan computer security yang
memadai.
Perusahaan harus tahu benar manfaat digunakannya komputer dan harus yakin
bahwa yang diproses dengan komputer adalah data-data yang benar-benar diperlukan
dalam rangka menghasilkan informasi untuk kepentingan perusahaan. Yang lebih
penting adalah informasi apa yang harus diproses bukan bagaimana memprosesnya.
Kalau yang dimasukkan dalam komputer adalah data yang tidak mempunyai kualitas
informasi, keluaran komputer juga merupakan data yang tidak bermanfaat betapapun
rapi dan indah hasil cetakannya Pemeo untuk mengatakan hal tersebut adalah
garbage-in, garbage-out (GIGO).

5.2. Saran
Semoga dengan adanya makalah ini, dapat memberikan informasi bagi teman
– teman khususnya mengenai Analisa Perancangan Sistem Informasi pada suatu
perusahaan.
Bagi penulis, semoga dapat bermanfaat dan menjadi tambahan pelajaran dan
diharapkan adanya kritik dan saran yang membangun.

20
 DAFTAR PUSTAKA
1. A Hall, James. 2002. “Sistem Informasi Akuntansi”. Jakarta : Salemba Empat.
2. F Nash, John, diterjemahkan oleh La Midjan. 2003. “Sistem Informasi Akuntansi I
Pendekatan Manual Pratika Penyusunan Metode dan Prosedur”. Bandung :
Lembaga Informatika Akuntansi.
3. H Bodnar, George & S Hopwood, William, diterjemahkan oleh Amir Abadi Yusuf
dan Rudi M. Tambunan. 2000. “Sistem Informasi Akuntansi (Buku Satu)”. Jakarta :
Salemba Empat.
4. Kusnadi. 2000. Akuntansi Keuangan Menengah (Intermediate) (Prinsip, Prosedur,
dan Metode). Malang : Universitas Brawijaya.
5. Mulyadi. 2001. “Sistem Akuntansi”. Jakarta : Salemba Empat.
6. McLeod,Jr, Raymond, diterjemahkan oleh Hendra Teguh. 2001. “Sistem Informasi
Manajemen Edisi Ketujuh”. Jakarta : PT. Prenhallindo.
7. Soemarso, S.R. 2004. Akuntansi Suatu Pengantar Buku Satu, edisi 5 (Revisi).
Jakarta : Salemba Empat.
8. Tata, Sutabri. 2005. “Sistem Informasi Manajemen”. Yogyakarta : Penerbit ANDI.
9. Warren, R.F. 2005. Pengantar Akuntansi (Accounting), Buku 1 Edisi 21. Jakarta:
Salemba Empat.
10. Hadi.samsul. 2006. “Kunjungan Industri PT. Gudang Garam Tbk”. SMK PGRI 1
Pasuruan.
11. http://ad.wiki.org/wiki/pt_gudang_garam
12. www.scribd.com/doc/pengertian-sistem-akuntansi.html
13. www.unhas.ac.id/modul_1_apsi_pengertian_sistem.html
14. http://ptpancaashmatunggal.blogspot.com/2010/07/pt.html
15. http://duniabaca.com/pengertian-sistem-informasi-akuntansi.html
16. http://duniasisteminformasi.blogspot.com
17. http://ridwaniskandar.files.wordpress.com/52-pengertian-sistem-informasi.pdf
18. http://blog.re.or.id/pengertian-sistem-informasi-sistem.
19. http://totikonline.com/pengertian-sistem-definisi-sistem.html
20. http://www.wikipedia.com
21. http://www.unpad.ac.id Modul Sistem Informasi Akuntansi
22. http://www.ilmukomputer.com Artikel Pengantar SAP
23. http://www.jbpt.gunadarma.ac.id Modul Sistem Informasi Akuntans
24. http://www.mardhani.staff.ugm.ac.id materi/handout-sia.pdf
25. http://www.ns1.cic.ac.id /~ebook/ebook/adm/myebook/0015.pdf
26. http://agorsiloku.wordpress.com/2009/01/21/mengembangkan-sistem-informasi-
perusahaan-dalam-praktek/

21