AkuntansiExcel PDF
AkuntansiExcel PDF
Daftar Isi
Siklus Akuntansi
- Persiapan
- Membuat Form Data Perusahaan & Chart Of Account
- Membuat Jurnal Buku Kas
- Membuat Jurnal Umum
- Membuat Neraca Saldo
- Merancang Laporan Keuangan I : Laporan Laba Rugi
- Merancang Laporan Keuangan I : Neraca
- Merancang Laporan Keuangan I : Laporan Perubahan Ekuitas/Modal
- Merancang Laporan Keuangan I : Cash Flow
Cara Penggunaan
A
lhamdulillah, akhirnya selesai juga ide penulisan
Aplikasi Akuntansi Excel ini. Proyek yang
sempat terbengkalai hingga beberapa bulan,
terselesaikan karena kembali aku menemukan masalah yang
sama seperti ketika pertama kali aku membuat aplikasi excel
ini.
Awalnya dari diskusi dengan rekan kerjaku yang kebetulan juga nyambi jadi dosen di
sebuah universitas swasta di Malang, timbul ide untuk mengajarkan pada mahasiswanya
membuat aplikasi sederhana yang berbasis Excel pada Lab Akuntansi. Akhirnya berhasil
juga membuat aplikasi sederhana itu. Dan hingga saat ini aplikasi akuntansi berbasis excel
telah digunakan di beberapa universitas swasta dan lembaga pendidikan setara diploma di
Malang.
Kenapa Excel? Yah, alasan utamanya adalah karena aku sendiri tidak bisa bahasa
program yang lain. Bisanya hanya Excel doang. Kembali aku berpikir, lebih banyak mana ;
orang yang bisa bahasa program atau orang yang bisa Excel? Dengan penuh keyakinan
jawabanku adalah lebih banyak orang yang bisa Excel.
Alasan kedua diperoleh ketika aku mengerjakan proyek penyusunan sistem informasi
akuntansi di sebuah perusahaan. Perusahaan tersebut telah memiliki sebuah software
integrated yang telah dirancang khusus. But, ketika perusahaan itu berkembang, software
tersebut tidak kompatibel dengan perkembangan yang ada. Sehingga user nya bingung
cara penggunaannya. Software itu hanya bisa mendukung laporan dari dua departemen
yang ada. Sementara departemen lain tidak bisa terakomodasi dengan baik.
Aku mengambil solusi termurah untuk mengatasi hal tersebut, gunakan Excel! Aku
buat format laporan khusus untuk departemen yang tidak terakomodasi itu, hingga user
bisa dengan mudah menginput data dan menghasilkan laporan setiap saat diperlukan
tanpa mengurangi fungsi pengendalian dan keakuratan data.
Dari masing masing laporan departemen yang ada, aku gabungkan dengan aplikasi
sederhana ini sehingga bisa menjadi sebuah Laporan Keuangan yang utuh; Ada Neraca,
Ada Laporan Laba Rugi, Perubahan Ekuitas, dan Cash Flow. (kalo mau lebih, bisa sekaligus
Saat itu masih belum terpikirkan untuk menjadikannya sebuah buku. Sampai akhirnya
ketika aku iseng ikutan forum Yahoo!Answer, banyak sekali teman-teman yang
menanyakan aplikasi ini dan bagaimana cara membuatnya. Sejak saat itu kuputuskan
untuk menulisnya dalam sebuah buku.
Penulisan ini tersendat hingga beberapa bulan, tapi kembali dilanjutkan dengan
semangat yang sama ketika aku menemukan kasus yang sama pada klien yang berbeda.
Kenapa harus beli software mahal, jika yang lebih murah dan lebih gampang bisa dibuat
sendiri? Inilah kesederhanaan yang Luar Biasa.
Didedikasikan untuk
- Ryan dan Arum.. sumber inspirasi dan semangat
- Elok yang setia menemani
Fauzi Ghazali
DIANJURKAN
MEMPERBANYAK EBOOK INI DALAM BENTUK
APAPUN TIDAK MENYEBABKAN KANKER,
SERANGAN JANTUNG, IMPOTENSI, DAN
GANGGUAN KEHAMILAN DAN JANIN
- Pada akhir Periode, saldo dari masing-masing akun dibuatkan ringkasan dalam
sebuah tabel yang disebut Neraca Saldo.
- Dari Neraca Saldo inilah Laporan Keuangan disusun. Yaitu ; Laporan Laba-Rugi,
Laporan Perubahan Ekuitas/Modal, Neraca, dan Cashflow.
- Berdasarkan Laporan Keuangan, saldo dalam laporan keuangan menjadi saldo awal
untuk periode selanjutnya.
Mulai
Neraca Saldo
Laporan
Keuangan
Analisa
Jika rumus Laba (Rugi) dimasukkan dalam Persamaan Akuntansi, maka akan nampak
seperti ini :
Persamaan di atas inilah yang menjadi dasar semua pencatatan dalam ilmu akuntansi.
Kelompok Aset dan Biaya ; bila terjadi penambahan pada kelompok ini, maka dicatat di
sisi Debit dan sebaliknya jika terjadi pengurangan maka dicatat di sisi Kredit.
Kelompok Hutang, Modal, Pendapatan ; Jika terjadi Penambahan pada kelompok ini,
maka dicatat di sisi kredit dan sebaliknya jika terjadi pengurangan dicatat di sisi Debit.
Persamaan ini juga memiliki arti sebagai berikut :
- Jika salah satu komponen dalam sisi kiri (Debit) bertambah, maka
kemungkinannya adalah :
ada komponen lain dalam sisi kanan (Kredit) juga bertambah,
atau
Ada komponen lain dalam sisi kiri (Debit) yang berkurang.
3. Jika sudah ketemu kelompok rekeningnya, catat jurnal berdasarkan kelompok tadi
sesuai rumus Persamaan Dasar Akuntansi.
Seringkali orang yang baru kenal akuntansi bingung ketika harus mencatat biaya di sisi
Debit, dan mencatat pendapatan di sisi Kredit. Ini terjadi karena salah persepsi tentang sisi
debit dan sisi kredit. Sisi debit biasanya selalu dipersepsikan untuk mencatat penerimaan
atau pendapatan dan sisi kredit untuk mencatat pengeluaran/biaya.
Persiapan
Sebelum memulai membuat aplikasi Akuntansi berbasis Excel ini, beberapa persyaratatan
yang harus anda miliki adalah :
1. Program Microsoft Office 2000/XP/2003 telah terinstal di komputer Anda
2. Mengerti Dasar-dasar Akuntansi
3. Mengerti Dasar-dasar MS. Excel
Jika ketiga syarat di atas telah terpenuhi, maka anda telah siap membuat aplikasi Akuntansi
berbasis MS. Excel. Untuk mempelajari materi Excel, silahkan download Ebook : Aplikasi
Excel di www.uziek.co.cc
Langkah pertama adalah membuat form data perusahaan pada sheet 1 seperti gambar
berikut ini :
Form data perusahaan ini nantinya akan berfungsi sebagai Judul lapaoran keuangan.
Ganti nama sheet1 dengan nama Data Perusahaan
INFO !
Sheet Data Perusahaan ini berguna untuk menampilkan header dari Laporan, Jurnal, dan Buku
Besar . Jika anda menginginkan informasi yang akan tampil pada header laporan lebih dari
contoh di atas, Anda bisa memodifikasi sesuai dengan selera/keinginan anda.
Langkah selanjutnya adalah membuat tabel Chart of Account pada sheet2 dengan
tampilan sebagai berikut :
Contoh :
Rekening Kas, Kas termasuk dalam kelompok rekening Aktiva, sehingga saldo normal
dari Kas adalah Debit. Maka pengisian dalam kolom KLP adalah Debit
PT. INDANDID
CHART OF ACCOUNT
Aktiva Tetap
1610 Gedung Debit
1611 Akm. Peny. Gedung Kredit
1620 Peralatan Debit
1621 Akm. Peny. Peralatan Kredit
1710 Inventaris Kantor Debit
1711 Akm. Peny. Inventaris Kantor Kredit
1720 Kendaraan Debit
1721 Akm. Peny. Kendaraan Kredit
Kewajiban
2000 Hutang Usaha Kredit
2100 Hutang Biaya Kredit
2200 Pendapatan Diterima di Muka Kredit
2300 Hutang Pajak Kredit
Modal
3000 Modal Kredit
3100 Prive Debit
3200 Laba Ditahan Kredit
Pendapatan
4100 Pendapatan Usaha Kredit
4200 Pendapatan Usaha Lain Kredit
Biaya Operasional
5100 Biaya Gaji Bagian Operasional Debit
5110 Biaya Perlengkapan Debit
Aktifkan sheet3, dan kemudian ganti nama menjadi Buku Kas. Tahapan selanjutnya kita
akan membuat buku kas (atau lebih tepatnya Jurnal Khusus Kas). Semua transaksi yang
melibatkan kas, entah kas masuk ataupun kas keluar akan dicatat dalam buku kas ini.
Dalam Buku Kas ini terdapat 2 bagian tabel, yaitu ;
1. Buku Kas Utama dengan tampilan seperti gambar di bawah ini :
3. Judul Kolom
Tabel di atas berfungsi untuk menginput transaksi kas. Untuk selanjutnya akan disebut
Buku Kas. Tabel utama ini dibuat mulai cell A5 H2002 dengan kolom Tgl, Bukti,
Kode, Nama Rekening, Keterangan, Debit, Kredit, dan Saldo. anda bisa
membuatnya lebih, tergantung pada banyaknya transaksi yang mungkin terjadi pada
setiap periode.
2. Tabel Rekap Transaksi Buku kas, tampilannya seperti gambar di bawah ini :
Setelah membuat design tabel seperti di atas, yang akan di modifikasi lebih awal
adalah tabel rekap kas.
Tabel ini dibuat pada Sel R5 V80, terdapat 4 kolom pada tabel rekap kas, yaitu ; No
Rekening, Nama Rekening, Klp, Debit, dan Kredit.
a. Isikan fungsi/rumus pada masing-masing kolom adalah :
No Rekening (cell R7) : ='Chart Account'!A7
Nama Rekening (Cell S7) : ='Chart Account'!B7
Klp (cell T7) : ='Chart Account'!C7
Debit (cell U7) dan Kredit (cell V7) tidak diisi, menunggu proses pembuatan tabel
Buku kas.
b. Setelah mengisi rumus di atas, copy cell yang berisi rumus pada masing-masing
kolom hingga memenuhi kolom.
Langkah di atas adalah membuat link identitas rekening pada tabel Rekap kas dengan
tabel Chart Account pada sheet Chart Account. Link ini dibuat dengan tujuan, jika ada
perubahan rekening/chart account, maka yang di ubah hanya pada sheet chart
account.
Untuk mengisi rumusnya, anda bisa mengetikkan langsung pada sel yang
bersangkutan.
3. Judul Kolom
Pada bagian header Judul tabel, anda bisa memodifikasi judul tabel dengan cara
meLink data pada sheet Data Perusahaan yang berisi nama perusahaan dan periode
laporan. Cara link , lihat cara Modifikasi Tabel Rekap Kas Tahap 1 di atas.
Pada bagian Informasi Saldo Buku Kas, aktifkan cell F1 lalu ketikkan rumus :
=IF(H2002=0;"NOL";H2002)
blok cell F1:G2 lalu klik Merge and Center (huruf a dalam segi empat) pada toolbar.
Pada cell F3, ketikkan rumus =Today( ) untuk menampilkan tanggal hari ini.
Rumus SUMIF berarti menjumlahkan suatu range cell dengan sebuah kriteria. Pada
cell U8 berarti menjumlahkan Range cell G7:G2001 dengan kriteria pada Range Cell
C7:C2001 yang cocok dengan R8. R8 adalah Kode Rekening 1100 atau Bank.
Hasilnya adalah semua data pada cell G7:G2001 yang kode rekeningnya 1100 akan
dijumlahkan.
4. Copy cell U8 denga cara Ctrl+C
5. Blok cell U9:U80 lalu klik kanan Paste Special Formulas OK
6. Lakukan hal yang sama ( langkah 4 dan 5) pada kolom V atau Kredit.
Sampai di sini, semua tahapan pembuatan Buku Kas telah selesai. Untuk menguji formula,
silahkan isi transaksi pada Buku Kas. Cara pengisian tidak seperti dalam jurnal umum yang
harus berpasangan. Isi seperti buku kas biasa. Jika Kas Masuk, maka isi nilai transaksi di
Kolom Debit. Begitu sebaliknya untuk Kredit. Yang perlu dilakukan hanya mengisi kontra
account untuk kasnya pada kolom kode rekening dan nama rekening.
Periksa keakuratan datanya. Jika mengalami error, atau salah penghitungan, mungkin link
atau rumus yang diketikkan ada yang salah.
Jurnal umum untuk adalah catatan harian transaksi. Buku Kas yang telah kita buat di atas
juga termasuk jurnal umum, tetapi khusus transaksi Kas saja. Sedangkan dalam Jurnal
Umum berfungsi untuk mencatat semua transaksi selain Kas.
Tabel dalam dalam jurnal umum sama persis dengan buku kas. Berikut langkahnya :
1. buka sheet 4 atau jika tidak ada, klik menu Insert Worksheet atau tekan tombol
Alt+I+W
2. buka sheet Buku kas, lalu copy seluruh isinya dengan cara : Ctrl+A, Ctrl+C
3. kembali ke sheet baru, lalu tekan Ctrl+V maka seluruh isi sheet Buku Kas tercopy ke
sheet baru.
4. Ganti Header Judul, dan hapus Informasi Saldonya. Untuk lebih mudahnya, aktifkan
cell H7, lalu tekan Alt+E+D+C maka kolom Saldo terhapus.
5. maka jika anda benar melakukan langkah di atas, tabel jurnal akan terbentuk seperti
gambar di bawah ini :
Setelah modifikasi ini dilakukan, sekarang lakukan ujicoba dengan mengisi beberapa jurnal
dalam tabel jurnal umum. Lihat hasilnya dalam tabel rekap jurnal umum. Jika hasil rekap
jurnal umum tidak seimbang, mungkin ada yang salah dengan pengisian rumus dalam
tabel.
Buatlah tabel Neraca Saldo di sheet baru. Bentuk tabel Neraca Saldo adalah sebagai
berikut :
Kolom Neraca Saldo Awal tidak di isi dengan rumus. Pada kolom ini nantinya akan diisi
dengan data dari Laporan Keuangan Periode Sebelumnya.
Kolom Neraca Saldo Akhir pada bagian Debit diisi dengan rumus sebagai berikut (contoh
untuk rekening kas) : =IF(C9="Debit";D9-E9+F9-G9;0)
Selanjutnya copy rumus tersebut ke seluruh baris rekening dengan cara seperti yang telah
di bahas pada bagian sebelumnya.
Langkah selanjutnya, buatlah sheet Laporan Laba Rugi, sheet Laporan Perubahan Modal,
Neraca, dan CashFlow. Angka dalam masing-masing laporan mengambil dari / link dari
Neraca Saldo. Anda bebas membuat model/bentuk Laporan sesuai dengan jenis dan
bentuk perusahaan dan selera anda. Yang penting sesuai dengan kaidah-kaidah akuntansi.
- Pada Laporan Laba Rugi, ambil link dari Neraca Saldo bagian Neraca Saldo Akhir
untuk kelompok Pendapatan, Harga Pokok, dan Biaya. Hasil akhir dari laporan ini
adalah informasi Laba atau Rugi usaha dalam satu periode.
- Pada Neraca ; ambil link dari sheet Neraca Saldo, kolom Neraca Saldo Akhir,
kelompok rekening Aktiva, Hutang dan Modal. Khusus Modal akhir, ambil link dari
laporan perubahan Modal.
Agar lebih jelasnya, lihat contoh program yang sudah jadi dan Diagram berikut :
Link Header
Link Header
Link Tabel
Sheet : Jurnal
Sheet : Buku Kas Umum
Link Tabel
Tabel : Buku Kas Tabel : Jurnal
Umum
Sheet : Jurnal
Umum
Sheet : Buku Kas
Tabel : Rekap
Tabel : Rekap Kas
Jurnal Umum
Sheet : Neraca
Lajur
Link Tabel
Link Tabel
Link Cell
Setelah anda melakukan langkah cara pembuatan yang dibahas pada bab sebelumnya,
berikut adalah cara input data.
1. Buku Kas
Buku kas ini dirancang khusus untuk transaksi kas. Sehingga informasi yang
dihasilkan adalah saldo kas sesungguhnya. Karena ini merupakan Buku Khusus Kas,
salah satu sisi debit/kredit nya pasti kas. Sehingga yang diinput dalam buku kas
adalah contra account dari Kas.
Contoh :
Tanggal 1 Januari 2008 terdapat setoran Kas untuk modal dari pemilik sebesar Rp.
10.000.000,- .
Tanggal 2 Januari 2008 dibeli perlengkapan kantor Rp 500.000,-
Jika dibuatkan jurnalnya adalah :
Kas Rp. 10.000.000,-
Modal Rp. 10.000.000,-
Biaya Perlengkapan Rp. 500.000,-
Kas Rp. 500.000,-
Maka dalam buku kas yang dicatat adalah ; Modal Rp. 10.000.000,- dan Biaya
Perlengkapan Rp. 500.000,-
Aplikasi Akuntansi menggunakan Excel ini memanfaatkan fitur utama Link Cell dan
beberapa rumus sederhana (lihat diagram di akhir bab II). Keunggulan dari aplikasi ini
adalah kesederhanaan pembuatan dan penggunaan. Keunggulan ini pulalah yang
menjadikannya sebagai kelemahan. Kelemahan itu adalah :
1. Perubahan sebuah referensi cell akibat insert row tidak serta merta membuat cell di
sheet lain ikut berubah. Sehingga datanya tidak sesuai. Hal ini terjadi khususnya
pada referensi cell utama, yaitu sheet Chart Account. Jadi, Dilarang Keras
Insert/Delete Row pada sheet Chart Account.
Jika anda ingin menambah data account, sebaiknya copy seluruh data account
mulai baris yang ingin ditambah, lalu paste pada baris di bawahnya. Setelah itu
ganti kode dan nama account pada baris yang ingin di tambahkan tadi.
Jika ingin menghapus kode dan nama Account, langsung hapus saja data
accountnya tanpa delete row.
Dengan cara di atas, Sheet Buku Kas, Jurnal Umum dan Neraca Lajur mengikuti
perubahan pada sheet Chart Account. Untuk Laporan Keuangan
(LR/Neraca/Perubahan Modal/CashFlow), anda harus mengganti referensi link
cellnya.
2. Proses penyusunan laporan keuangan ini menggunakan dua Sheet Jurnal, yaitu :
Buku Kas dan Jurnal Umum. Karena terbagi menjadi dua, untuk proses pembuatan
Ledger/Buku Besar juga akan terbagi 2, Ledger Cash dan Ledger dari Jurnal Umum.
Tidak praktis!
3. Dalam buku kas, anda tidak dapat memasukkan transaksi yang melibatkan lebih dari
2 rekening. (lihat contoh pada bahasan transaksi jurnal umum).