Manajemen Pergudangan

Fasilitas penyimpanan dan pengiriman merupakan salah satu bagian dari sistem
suplai obat. Gudang merupakan tempat pemberhentian sementara barang
sebelum dialirkan, dan berfungsi mendekatkan barang kepada pemakai hingga
menjamin kelancaran permintaan dan keamanan persediaan.
Fasilitas penyimpanan dan pengiriman dapat dimanfaatkan secara optimal bila
kegiatan lain dalam sistem suplai obat (seperti seleksi obat, perencanaan biaya
dan pengadaan) ditetapkan secara tepat.
Efisiensi Gudang
Dalam rangka peningkatan efisiensi dan efektifitas gudang diperlukan :
penggunaan ruangan yang ada secara optimal untuk penyimpanan dan
mengurangi penggunaan ruangan untuk barang yang seharusnya tidak
disimpan di gudang.
mengurangi kemungkinan adanya gerakan ataupun arus manusia/barang
yang tidak berguna selama proses penyimpanan, pelayanan distribusi atau
kegiatan lain.
meningkatkan kenyamanan bagi karyawan selama bekerja di gudang
mengurangi kegiatan dan biaya pemeliharaan yang tidak perlu, mengingat biaya
pengelolaan yang tersedia terbatas

Indeks Efisensi Gudang

Jumlah obat dan perbekalan farmasi yang disimpan di gudang semakin lama
semakin meningkat baik dalam jenis maupun jumlahnya. Agar memberikan
dampak positip pada distribusi dan pelayanan, maka perlu diupayakan cara
penyimpanan yang seefektif dan seefisien mungkin. Hal ini menyebabkan masalah
pergudangan harus ditangani dengan baik dan menuntut adanya parameter atau
kriteria penyimpanan di gudang.
Parameter yang disebut Indeks Efisiensi dimaksudkan untuk memberikan
perbandingan dari berbagai sistem penyimpanan atau pergudangan.
Hal ini untuk membantu menemukan sistem pergudangan yang optimal, untuk
menyimpan sejumlah barang yang ada dengan gambaran perputaran yang telah
diketahui dan persyaratan yang telah ditentukan.
Bentuk perbandingan yang ada hanya berkaitan dengan fungsi gudang dalam arti
tempat penyimpanan barang yang akan jumlah dan/atau nilainya. Area fungsional
yang berdekatan, yang pada suatu saat akan membentuk suatu sistem integral
dengan gudang tersebut tidak diperhitungkan. Sebagai contoh area semacam ini
adalah tempat barang yang masuk/datang dimana barang tersebut diperiksa pada
saat diterima.
Pada perbandingan tersebut, diasumsikan bahwa barang dimasukkan dan
disimpan di gudang dengan alat pengangkut yang sesuai seperti sebuah pallet
atau wadah. Pengangkut barang ini harus serupa untuk seluruh ruang gudang,
dan digunakan secara optimal.
Definisi dari indeks berikut ini dibuat untuk pemanfaatan ruangan yaitu :

a. Penggunaan area ruangan yang dinyatakan dalam persen ( % )

 Luas area yang ditempati barang
x 100
Area gudang

Angka ini menggambarkan penggunaan area gudang yang tersedia

secara maksimum.
Luas area gudang dalam m2 adalah seluruh bangunan dikurangi dengan :
area bangunan seperti dinding, tiang dan lain-lain
area tambahan seperti jalan, tangga, ruang cuci, toilet dan lain-lain
area untuk berkumpul seperti ruangan karyawan, kantin dan lain-lain
area efektif lainnya seperti ruang penerimaan barang, pengepakan
dan lain-lain
area penunjang gudang

b. Penggunaan volume ruangan yang dinyatakan dalam persen ( % )

Volume gudang yang ditempati barang

x 100
Total ruangan gudang

Angka ini menggambarkan penggunaan ruangan gudang yang tersedia.

Luas area yang ditempati (m2) = proyeksi bidang vertikal dari seluruh
wadah pada satu tingkat / lantai
Total ruangan gudang (m3) = luas bidang gudang x tinggi ruangan

c. Faktor pemanfaatan ruang yang dinyatakan dalam m 3/m2

Jumlah volume yang ditempati barang

x 100
Luas area gudang

Volume gudang yang dipakai untuk penyimpanan (m 3) = Bidang yang

terpakai x tinggi maksimal yang masih diizinkan dari unit penyimpanan x
jumlah wadah dalam gudang

d. Waktu pengambilan barang tercepat yang dinyatakan dalam menit

Angka ini menyatakan rata-rata waktu tercepat untuk pengambilan barang

yang diinginkan dari gudang dalam 1 (satu) jam.

e. Kemungkinan pengambilan barang dalam 1 (satu) jam

Banyaknya barang yang dimungkinkan diambil dalam waktu 1 (satu) jam,

dengan memperhatikan kondisi sekelilingnya.
 f. Biaya investasi untuk setiap penyimpanan

Angka ini menunjukkan perkiraan biaya investasi yang perlu disediakan

untuk setiap (m2) barang yang akan disimpan. Gambaran tidak dapat
diberikan secara mutlak, tetapi hanya merupakan rasio yang berkaitan dengan
sebuah gudang dengan penataan rak dengan ketinggian tertentu dengan
sejumlah tempat meletakkan barang pada gudang kerangka. Perlu
dimasukkan biaya membangun dan harga peralatan serta biaya sumber daya
organisasi (tidak termasuk tanah).

Meningkatkan Efisiensi
Efisiensi kerja di gudang dapat ditingkatkan melalui :
a. memanfaatkan penggunaan ruang gudang yang tersedia dan ruangan
lain secara maksimum
b. memanfaatkan volume ruang yang ada secara optimum dengan
memanfaatkan tinggi ruangan dengan tetap memperhatikan ketentuan
penumpukan barang
c. pengaturan rak, pallet dan jarak antara rak dan pallet sedemikian rupa
sehingga arus barang / karyawan menjadi lebih cepat sehingga waktu yang
dibutuhkan untuk mutasi barang menjadi lebih singkat.
d. Kondisi kerja
Untuk meningkatkan kinerja perlu diperhatikan hal berikut :
ventilasi yang cukup merupakan faktor penting dalam merancang
gudang agar kondisi kerja dapat lebih baik
kebersihan ruang kerja
fasilitas kebersihan
ruang istirahat
e. Pedoman kerja yang rinci dan mudah dipahami serta uraian tugas untuk
masing-masing petugas yang baik merupakan salah satu faktor penting untuk
meningkatkan efisiensi kerja
f. Supervisi yang berkesinambungan sehingga semua karyawan
mempunyai tanggung jawab dalam melaksanakan pekerjaan yang pada
akhirnya akan meningkatkan efisiensi
g. Pelatihan baik bersifat manajerial maupun fungsional yang
berkesinambungan

Rancangan pembuatan atau pendayagunaan gudang dimaksudkan untuk mengoptimalkan

fasilitas penyimpanan. Hal ini tergantung pada keputusan yang diambil pada kegiatan
lainnya dalam sistem suplai obat, perencanaan biaya serta distribusi.

Faktor Yang Berpengaruh Pada Pembuatan Desain Gudang

Prinsip utama pada perancangan pembuatan atau pemakaian gudang adalah

adanya ketentuan parameter dan prasyarat untuk mencapai Indeks Efisiensi dan
efektifitas yang optimum, terjaminnya mutu dan jumlah obat untuk pelayanan
distribusi.
Faktor yang mempengaruhi desain gudang adalah : kebebasan bergerak,
sistematika penyusunan, kapasitas, kebutuhan ruangan/luas, penyimpanan
khusus, biaya, lokasi, sirkulasi udara/cahaya, pemeliharaan serta keamanan.

a. Kebebasan dan efisiensi gerakan

gunakan sistem satu lantai
adanya sekat akan membatasi pengaturan barang. Jika digunakan
sekat harus diperhatikan posisi dinding dan pintu untuk memudahkan
gerakan
luas jalan/gang perlu diperhatikan untuk memudahkan pengambilan
obat dan untuk menjamin sirkulasi udara yang baik

b. Sistematika penyusunan dan ukuran ruang

Penyusunan obat dan perbekalan farmasi lainnya merupakan faktor yang
menentukan bagaimana gudang dirancang, termasuk bagaimana
pengelompokan dilakukan.
Pengelompokan berbagai jenis, jumlah, volume dan kondisi penyimpanan
khusus, dapat dilakukan berdasarkan farmakologi, produsen/sumber dana,
kelompok farmasetika, atau hal-hal lain. Misalnya pengaturan dilakukan
berdasarkan kelas terapi, indikasi klinis, urutan abjad, dan atau tingkat
pemakaian.
Pengelompokan apapun yang dipakai, harus diperhitungkan dan diupayakan
seoptimum mungkin persentase pemakaian luas dan persentase pemakaian
volume ruangan yang terpakai. Pencapaian angka maksimal dari indeks
tersebut dilakukan dengan pengaturan dan penempatan rak dan penggunaan
pallet yang tepat sekaligus akan dapat meningkatkan sirkulasi udara dan
gerakan barang.
c. Kapasitas
Setiap gudang mempunyai kapasitas penyimpanan yang maksimum yang
dipengaruhi oleh seberapa besar ruangan yang digunakan untuk kepentingan
lain seperti ruang administrasi, ruang karantina, ruang pelayanan dan lain
sebagainya. Setiap gudang mempunyai kondisi dan kegiatan yang berbeda,
tergantung pada lokasi dan pengelolaan gudang atau distribusi di wilayah
tersebut. Keadaan ini berpengaruh terhadap kapasitas yang dapat
dimanfaatkan untuk penyimpanan obat.
d. Kebutuhan luas dan volume gudang
Jumlah obat yang akan disimpan tergantung pada rencana pengadaan,
rencana kedatangan, rencana distribusi dan kemungkinan adanya
pengembalian perbekalan dari unit pelayanan karena rusak atau alasan
lainnya.
Kebutuhan luas dan volume ruangan yang dapat menampung jumlah
maksimum obat dan perbekalan farmasi dalam waktu yang sama dapat
diperkirakan dengan melakukan estimasi besarnya persentase pemakaian
 luas dan volume ruangan dan diperhitungkan juga luas dan volume ruangan
yang digunakan untuk keperluan lain.
Perhitungan jumlah maksimum dari obat dan perbekalan farmasi yang akan
disimpan harus memperhatikan pengelompokan, mutasi penerimaan,
pengolahan, atau penerimaan yang akan terjadi serta kenyamanan bekerja
dan keamanan selama penyimpanan.
e. First In First Out (FIFO)
Prinsip FIFO dalam penerimaan dan pengeluaran obat dan perbekalan
farmasi merupakan salah satu faktor penting dalam mendesain gudang.
Gudang yang disusun untuk memudahkan proses FIFO, harus disesuaikan
dengan cara penyimpanan yang memungkinkan dilaksanakannya proses
FIFO. Jika prinsip FIFO yang digunakan pada desain gudang adalah dengan
menggunakan sistem rak (masuk belakang, keluar di depan; masuk di kanan
keluar di kiri) yang akan berbeda dengan sistem FIFO yang menggunakan
sistem blok (barang ditumpuk pada waktu penerimaan, kemudian dibalik atau
ditumpuk ulang dengan cara menempatkan barang yang di atas menjadi di
bawah). Kebijakan mengenai FIFO akan menentukan desain ruangan dan
juga perlengkapan penyimpanan yang digunakan seperti rak dan pallet serta
fasilitas lainnya seperti ventilasi, cahaya dan sumber daya manusia.
f. Penyimpanan khusus
Beberapa jenis obat memerlukan tempat penyimpanan khusus, termasuk
diantaranya vaksin, narkotika dan bahan obat yang mudah terbakar. Vaksin
memerlukan cold chain khusus dan harus dilindungi dari kemungkinan
putusnya aliran listrik.
Narkotika dan bahan berbahaya harus disimpan dalam lemari khusus dengan
kunci ganda dan selalu dalam keadaan terkunci. Kunci harus disimpan oleh
APA.
Bahan mudah terbakar seperti alkohol dan eter harus disimpan dalam
ruangan khusus, sebaiknya disimpan pada bangunan yang terpisah dari
gudang induk.
g. Biaya
Aspek biaya yang diperhitungkan adalah biaya investasi yang diperlukan
untuk membangun gudang dan biaya operasional yang diperlukan pada saat
pemakaian gudang.
Biaya investasi adalah biaya yang digunakan pada pembangunan gedung,
serta penyediaan alat dan perlengkapannya. Sedang biaya operasional
adalah untuk merancang penataan penyimpanan dan pemeliharaan gudang,
sehingga biaya ini tidak hanya meliputi biaya pembayaran listrik, telepon, air,
kebersihan dan keamanan akan tetapi juga meliputi biaya yang dibutuhkan
akibat proses penempatan dan pengambilan obat dan perbekalan farmasi
selama proses penerimaan, pengolahan, pengemasan dan penyerahan.
h. Lokasi
Dalam menentukan lokasi gudang perlu dipertimbangkan :
Lokasi sumber suplai
Faktor iklim dan geografis yang dapat mempengaruhi jalur distribusi
Jumlah, tipe dan kapasitas gudang
 Tempat untuk mendirikan gudang hendaknya dapat meningkatkan
kemampuan dalam penerimaan, memelihara dan mengirimkan obat ke unit
pelayanan kesehatan.
i. Sirkulasi udara dan cahaya
Salah satu faktor penting dalam merancang gudang adalah adanya
sirkulasi udara yang cukup di dalam gudang. Sirkulasi udara yang baik akan
memaksimalkan umur hidup dari obat. Idealnya dalam gudang terdapat AC,
namun biayanya menjadi besar untuk ruang gudang yang luas. Alternatifnya
adalah penggunaan kipas angin yang apabila tidak mencukupi perlu dibuat
ventilasi melalui atap.
Lampu yang dipasang harus diperhatikan, baik kekuatan cahaya maupun
letak. Lampu harus ditempatkan di atas gang atau jalan sehingga tidak
terhalang oleh rak/lemari penyimpanan.
a. Pemeliharaan
Ruangan harus dirancang agar mudah dibersihkan
b. Aspek Keamanan
Gudang harus dibuat sedemikian rupa sehingga dapat menjamin obat dan
perbekalan farmasi dalam keadaan aman yaitu dalam keadaan terlindung dan
terjaga dari faktor-faktor kehilangan, kerusakan akibat banjir, suhu udara dan
kebakaran.
Untuk keperluan ini maka gudang harus dilengkapi dengan pemadam
kebakaran yang dipasang pada tempat yang mudah dijangkau, dan sebaiknya
disediakan alarm yang dapat memberitahukan adanya awal kebakaran.

Penyimpanan Obat
Kegiatan penyimpanan obat meliputi :
1. Pengaturan tata ruang
2. Penyusunan stok obat
3. Pencatatan stok obat
4. Pengamatan mutu obat

1. Pengaturan Tata Ruang

Untuk mendapatkan kemudahan dalam penyimpanan,

penyusunan, pencarian dan pengawasan obat-obat, maka diperlukan
pengaturan tata ruang gudang dengan baik.
Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang
gudang adalah sebagai berikut :

a. Kemudahan bergerak
Untuk kemudahan bergerak, maka gudang perlu ditata
sebagai berikut :
(1) Gudang menggunakan sistem satu lantai jangan
menggunakan sekat-sekat karena akan membatasi pengaturan
ruangan.
 Jika digunakan sekat, perhatikan posisi dinding dan
pintu untuk mempermudah gerakan
(2) Berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaran
obat, ruang gudang dapat ditata berdasarkan sistem :
arus garis lurus
arus U
arus L
b. Sirkulasi udara yang baik
Salah satu faktor penting dalam merancang gudang adalah adanya
sirkulasi udara yang cukup didalam ruangan gudang. Sirkulasi yang baik
akan memaksimalkan umur hidup dari obat sekaligus bermanfaat dalam
memperpanjang dan memperbaiki kondisi kerja. Idealnya dalam gudang
terdapat AC, namun biayanya akan menjadi mahal untuk ruang gudang
yang luas.
Alternatif lain adalah menggunakan kipas angin. Apabila kipas angin
belum cukup maka perlu ventilasi melalui atap.
c. Rak dan Pallet
Penempatan rak yang tepat dan penggunaan pallet akan dapat
meningkatkan sirkulasi udara dan gerakan stok obat.
Penggunaan pallet memberikan keuntungan :
sirkulasi udara dari bawah dan perlindungan terhadap banjir
peningkatan efisiensi penanganan stok
dapat menampung obat lebih banyak
pallet lebih murah dari pada rak
d. Kondisi penyimpanan khusus.
Vaksin memerlukan Cold Chain khusus dan harus dilindungi
dari kemungkinan putusnya aliran listrik.
Narkotika dan bahan berbahaya harus disimpan dalam lemari
khusus dan selalu terkunci.
Bahan-bahan mudah terbakar seperti alkohol dan eter harus
disimpan dalam ruangan khusus, sebaiknya disimpan di bangunan
khusus terpisah dari gudang induk.
e. Pencegahan kebakaran
Perlu dihindari adanya penumpukan bahan-bahan yang mudah
terbakar seperti dus, kartun dan lain-lain. Alat pemadam kebakaran harus
dipasang pada tempat yang mudah dijangkau.

2. Penyusunan Stok Obat.

Obat disusun menurut bentuk sediaan dan alfabetis, apabila tidak

memungkinkan obat yang sejenis dapat dikelompokkan menjadi satu.
Untuk memudahkan pengendalian stok maka dilakukan langkah-
langkah sebagai berikut :
 (1) Gunakan prinsip FIFO dalam penyusunan obat yaitu obat
yang pertama diterima harus pertama juga digunakan sebab umumnya
obat yang datang pertama biasanya juga diproduksi lebih awal dan
akan kadaluwarsa lebih awal pula.
(2) Susun obat yang berjumlah besar di atas pallet atau
diganjal dengan kayu secara rapi dan teratur.
(3) Gunakan lemari khusus untuk menyimpan narkotika dan
obat-obatan yang berjumlah sedikit tetapi mahal harganya.
(4) Susun obat yang dapat dipengaruhi oleh temperatur,
udara, cahaya dan kontaminasi bakteri pada tempat yang sesuai.
(5) Susun obat dalam rak dan berikan nomor kode, pisahkan
obat dalam dengan obat-obatan untuk pemakaian luar.
(6) Cantumkan nama masing-masing obat pada rak dengan
rapi
(7) Apabila gudang tidak mempunyai rak maka dus-dus bekas
dapat dimanfaatkan sebagai tempat penyimpanan.
(8) Barang-barang yang memakan tempat seperti kapas
dapat disimpan dalam dus besar, sedangkan dus kecil dapat digunakan
untuk menyimpan obat-obatan dalam kaleng atau botol.
(9) Apabila persediaan obat cukup banyak, maka biarkan obat
tetap dalam box masing-masing, ambil seperlunya dan susun dalam
satu dus bersama obat-obatan lainnya. Pada bagian luar dus dapat
dibuat daftar obat yang disimpan dalam dus tersebut.
(10) Obat-obatan yang mempunyai batas waktu pemakaian
maka perlu dilakukan rotasi stok agar obat tersebut tidak selalu berada
dibelakang yang dapat menyebabkan kadaluwarsa.

3. Pencatatan Stok Obat

Pencatatan dan Kartu Stok

Fungsi :
1). Kartu stok digunakan untuk mencatat mutasi obat
(penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak atau kadaluwarsa)
2). Tiap lembar kartu stok hanya diperuntukkan mencatat data
mutasi 1 (satu) jenis obat yang berasal dari 1 (satu) sumber dana
3). Tiap baris data hanya diperuntukkan mencatat 1 (satu)
kejadian mutasi obat
4). Data pada kartu stok digunakan untuk menyusun laporan,
perencanaan pengadaan-distribusi dan sebagai pembanding terhadap
keadaan fisik obat dalam tempat penyimpanannya.

Kegiatan yang harus dilakukan :

1). Kartu stok diletakkan bersamaan/berdekatan dengan obat
bersangkutan
2). Pencatatan dilakukan secara rutin dari hari ke hari
 3). Setiap terjadi mutasi obat ( penerimaan, pengeluaran, hilang,
rusak/ daluwarsa ) langsung dicatat di dalam kartu stok
4). Penerimaan dan pengeluaran dijumlahkan pada setiap akhir
bulan.

Informasi yang didapat :

1) Jumlah obat yang tersedia (sisa stok)
2) Jumlah obat yang diterima
3) Jumlah obat yang keluar
4) Jumlah obat yang hilang/rusak/daluwarsa
5) Jangka waktu kekosongan obat

Manfaat informasi yang didapat :

1) Untuk mengetahui dengan cepat jumlah persediaan obat.
3) Perencanaan pengadaan dan penggunaan
4) Pengendalian persediaan
a. Obat disusun menurut ketentuan-ketentuan berikut :
(i) Obat dalam jumlah besar ( bulk ) disimpan
diatas pallet atau ganjal kayu secara rapi, teratur dengan
memperhatikan tanda-tanda khusus (tidak boleh terbalik, berat,
bulat, segi empat dan lain-lain).
(ii) Penyimpanan antara kelompok/jenis satu
dengan yang lain harus jelas sehingga memudahkan
pengeluaran dan perhitungan.
(iii) Penyimpanan bersusun dapat
dilaksanakan dengan adanya forklift untuk obat-obat berat.
(iv) Obat-obat dalam jumlah kecil dan mahal
harganya disimpan dalam lemari terkunci dipegang oleh
petugas Penyimpanan.
(v) Satu jenis obat disimpan dalam satu lokasi
( rak, lemari dan lain-lain ).
(vi) Obat dan alat kesehatan yang mempunyai
sifat khusus disimpan dalam tempat khusus.
Contoh : Eter, Film dan lain-lain.
c. Obat-obat disimpan menurut sistem FIFO ( First In
First Out ).
d. Kartu stok memuat nama obat, satuan, asal (sumber)
dan diletakkan bersama obat pada lokasi penyimpanan.
e. Bagian judul pada kartu Stok diisi dengan dengan :
Nama obat.
Kemasan
Isi kemasan
f. Kolom-kolom pada Kartu Stok diisi sebagai berikut :
(i) Tanggal penerimaan atau pengeluaran.
(ii) Nomor dokumen penerimaan atau pengeluaran.
(iii) Sumber asal obat atau kepada siapa obat dikirim.
 (iv) No. Batch/No. Lot.
(v) Tanggal kadaluwarsa
(vi) Jumlah penerimaan
(vii) Jumlah pengeluaran
(viii) Sisa stok
(ix) Paraf petugas yang mengerjakan

Catatan :
Pada akhir bulan sedapat mungkin kartu stok ditutup, sekaligus untuk
memeriksa kesesuaian antara catatan dengan keadaan fisik. Untuk
melakukan hal ini maka pada setiap akhir bulan beri tanda atau garis dengan
warna yang berbeda dengan yang biasa digunakan, misalnya warna merah.

KARTU STOK

Nama Barang : ..
Kemasan : ..
Isi Kemasan : ..
Satuan : ..
Lokasi : .

Harga/kemasan : Rp. .

No. Batch/ Kadalu

Tanggal Dokumen Dari/Kepada No. Lot warsa Penerimaan Pengeluaran Sisa Stok Paraf
 4. Pengamatan mutu obat.

Istilah mutu obat dalam pelayanan farmasi berbeda dengan istilah mutu obat
secara ilmiah, yang umumnya dicantumkan dalam buku-buku standard seperti
farmakope. Secara teknis, kriteria mutu obat mencakup identitas, kemurnian,
potensi, keseragaman, dan ketersediaan hayatinya.

Identity. Untuk setiap obat yang dibelanjakan harus dijamin bahwa isi
kandungannya benar. Misalnya saja, bahwa kapsul Amoksisilin 250 mg.
harus berisi Amoksisilin murni 250 mg tanpa tambahan bahan lainnya.
Demikian pula halnya dengan kemasan. Bahwa kemasan yang dilabel sama
harus pula berisi obat dengan kandungan yang sama pula.
Kemurnian. Beberapa jenis obat memang memerlukan bahan
tambahan untuk membentuk sediaan yang dikehendaki. Untuk itu harus
dijamin bahwa di dalam sediaan tersebut tidak terdapat bahan tambahan
yang berbahaya atau dapat mengganggu stabilitas obat. Pengemasan obat
yang serampangan (misalnya memasukkan bahan obat ke dalam kapsul
melalui proses tidak steril) akan memberikan risiko kontaminasi bakteri atau
jasad renik lainnya. Dalam praktek, kita sering menjumpai bahwa pusat
pelayanan kesehatan primer membuat berbagai jenis pulvis dalam jumlah
besar untuk penyakit tertentu, misalnya ISPA. Dari segi kepraktisan tentu
saja dapat diterima, tetapi dari segi jaminan mutu, hal ini perlu
dipertanyakan.
Potensi. Setiap sediaan obat harus berisi kandungan obat yang sesuai
dengan yang tertera dalam label. Secara teknis umumnya ditetapkan bahwa
kandungan obat adalah dalam rentang tertentu. Sebagai contoh
hidroklorotiazide 100 mg bisa saja mengandung hidroklorotiazide sebesar 95
s.d 110 mg. Yang jelas bahwa potensi obat harus tetap sama untuk setiap
dosis yang tertera dalam label.
Keseragaman. Secara fisik, bentuk, warna, konsistensi, ukuran tablet,
kapsul, krim, dan cairan sebaiknya seragam antara satu dengan lain obat.
Meskipun komponen ini tidak mempengaruhi efikasi dan keamanan obat,
tetapi mungkin berpengaruh dalam segi penerimaan oleh pasien, dokter,
maupun farmasis.
Ketersediaan hayati. Ketersediaan hayati obat mencerminkan
kecepatan dan luasnya absorpsi obat oleh tubuh berdasarkan dosis dan
sediaan yang diminum. Ketersediaan hayati obat ini harus tidak berbeda
antara obat generik maupun obat paten untuk isi kandungan yang sama,
atau disebut bioekuivalen. Untuk itu harus dijamin bahwa setiap obat yang
 dibelanjakan harus memiliki ketersediaan hayati sesuai dengan standard
(informasi mengenai standard ini dapat diperoleh dari farmakope). Yang
jelas, bahwa setiap obat cukup adekuat untuk memberikan efek klinik yang
diharapkan.

Faktor yang berpengaruh terhadap mutu obat

Sebelum digunakan oleh pasien, obat mengalami berbagai proses yang panjang
mulai dari penyediaan bahan mentah, proses manufaktur, proses pengemasan,
pengepakan, pengiriman, penyimpanan, dan pendistribusian. Setiap proses
tentu memberikan risiko kontaminasi terhadap mutu obat. Sebagai contoh, saat
bahan mentah diproses menjadi bahan jadi obat dan dibuat dalam bentuk
sediaan tertentu maka seluruh proses ini harus menjamin tidak adanya
kontaminan, obat tidak akan berubah wujud, warna, bau, rasa, dan
konsistensinya, serta tetap stabil dalam bentuk sediaannya pada saat seluruh
proses selesai. Oleh sebab itu di pabrikpun dikenal apa yang disebut dengan
CPOB (Cara Pembuatan Obat yang Baik), untuk menjamin bahwa obat yang
telah melalui proses manufaktur telah teruji mutunya, baik dari segi kandungan,
sediaan, kestabilan, hingga potensinya.
Demikian pula halnya dengan proses selanjutnya, yaitu pengemasan, pemberian
label, pengepakan, pengiriman, penyimpanan, dan distribusi, yang harus
menjamin bahwa obat tetap dalam bentuk sediaan awalnya tanpa mengalami
perubahan fisik maupun khemis yang dapat mempengaruhi efek kliniknya saat
digunakan. Sebagai contoh, obat dalam bentuk sediaan sirup kering memerlukan
pengemasan dan penyimpanan yang bebas dari kelembaban. Ini untuk
menjamin bentuk sirup kering tidak berubah hingga saat digunakan oleh pasien.
Oleh sebab itu diperlukan kriteria tertentu untuk pengemasan dan
penyimpanannya.
Beberapa hal berikut perlu mendapat perhatian sehubungan dengan mutu
obat, oleh karena di samping berkaitan dengan efek samping, potensi obat,
juga dapat mempengaruhi efek obat aktif, yaitu:
Kontaminasi. Beberapa jenis sediaan obat harus selalu berada dalam
kondisi steril, bebas pirogen dan kontaminan, misalnya obat injeksi. Oleh
sebab itu proses manufaktur, pengepakan, dan distribusi hingga
penyimpanannya harus memenuhi syarat-syarat tertentu. Dalam prakteknya
kerusakan obat jenis ini umumnya berkaitan dengan kesalahan dalam
penyimpanan dan penyediaannya. Sebagai contoh, di kamar suntik pusat
pelayanan kesehatan acap kali ditemukan obat injeksi yang diatasnya
diletakkan jarum dalam posisi terbuka. Dengan alasan apapun (misalnya
segi kepraktisan saat pemindahan obat ke dalam spuit), cara ini jelas keliru
dan harus dihindari, oleh karena memungkinkan terjadinya kontaminasi
dengan udara luar dan berbagai bakteri, sehingga prinsip obat dalam kondisi
steril sudah tidak tercapai lagi. Untuk sediaan lain seperti cream, salep atau
sirup, meskipun risikonya lebih kecil, tetapi sering juga terjadi kontaminasi,
misalnya karena udara yang terlalu panas, kerusakan pada pengepakannya,
dsb, yang tentu saja mempengaruhi mutu obatnya.
 Medication error. Keadaan ini tidak saja dapat terjadi pada saat
manufaktur (misalnya kesalahan dalam mencampur 2 atau lebih obat
sehingga dosisnya menjadi terlalu besar atau terlalu kecil), tetapi dapat
juga terjadi saat praktisi medik ingin mencampur beberapa jenis obat
dalam satu sediaan sehingga menimbulkan risiko terjadinya interaksi
obat-obat. Akibatnya efek obat tidak seperti yang diharapkan bahkan
dapat membahayakan pasien.
Berubah menjadi toksik (toxic degradation). Beberapa obat,
karena proses penyimpanannya dapat berubah menjadi toksik (misalnya
karena terlalu panas atau lembab), misalnya tetrasiklin. Beberapa obat yang
lain dapat berubah menjadi toksik karena telah kadaluwarsa. Oleh sebab itu
obat yang telah expired (kadaluwarsa) atau berubah warna, bentuk dan
wujudnya, tidak boleh lagi dipergunakan.
Kehilangan potensi (loss of potency). Obat dapat kehilangan potensinya sebagai
obat aktif antara lain apabila ketersediaan hayatinya buruk, telah melewati masa kadaluwarsa,
proses pencampuran yang tidak sempurna saat digunakan, atau proses penyimpanan yang
keliru (misalnya terkena sinar matahari secara langsung). Setiap obat sebenarnya telah
memiliki batas keamanan (margin of safety) yang dapat dipertanggung jawabkan

Komponen Program Kendali Mutu Obat

Obat merupakan produk yang bersifat dinamis, oleh karena itu progam kendali
mutu obat harus mencakup berbagai komponen secara komprehensif, antara
lain:

Sejauh mungkin menjamin bahwa supplier yang ditunjuk dalam

penyediaan obat dapat memenuhi seluruh kriteria kendali mutu mulai dari
formulasi, pengepakan, penyimpanan hingga transportasi, sehingga
seluruh obat yang dipasok tetap terjaga mutunya.
Menjamin bahwa seluruh proses pengepakan, mulai saat keluar dari
manufaktur hingga pengemasan untuk pasien memenuhi kriteria.
Menjamin bahwa saat obat digunakan di unit pelayanan dan telah
mengalami pengepakan ulang (repackaging) tetap terjaga mutunya
hingga dikonsumsi oleh pasien.
Memantau kondisi penyimpanan untuk menjamin bahwa obat-obat
yang dikirimkan betul-betul terhindar dari pengaruh buruk cuaca dan
lingkungan sekitar.

Penilaian Mutu Obat

Prosedur penilaian mutu obat secara ketat tidak saja memerlukan kriteria yang
adekuat dan dilakukan oleh personel yang menguasai masalah ini, tetapi juga
memerlukan biaya yang besar dan proses yang panjang. Penilaian jaminan
mutu obat yang sangat ketat sering berkaitan erat dengan harga obat yang
mahal, ini semata-mata karena proses yang harus ditempuh. Dan ini
umumnya terjadi jika dokumen jaminan mutu obat harus disediakan oleh
supplier melalui lembaga yang berhak untuk itu, sehingga diperlukan biaya
ekstra yang cukup besar. Untuk mengatasi hal tersebut, WHO telah
mengeluarkan suatu pedoman penilaian mutu obat secara mudah, praktis,
dan murah, khususnya untuk obat-obat yang banyak digunakan.
Di beberapa negara, penilaian jaminan mutu obat ini dimulai saat menyeleksi
supplier. Untuk supplier baru atau yang memberikan penawaran paling rendah
misalnya, dilakukan pengujian mutu obat secara acak terhadap salah satu batch.
Penilaian juga dapat dilakukan misalnya pada tahap pengepakan, untuk melihat
apakah proses ini dilakukan sesuai prosedur standard yang disepakati.
Meskipun idealnya penilaian jaminan mutu obat harus dilakukan terhadap
seluruh proses, tetapi dapat juga didasarkan pada proses mana yang paling
memberi risiko terbesar bagi obat yang dinilai. Sebagai contoh, beberapa jenis
obat cenderung mudah berubah secara fisik jika disimpan pada tempat dengan
kelembaban tinggi. Maka penilaian mutu untuk obat tersebut bisa saja secara
random dilakukan di tempat penyimpanannya. Berikut adalah proses yang perlu
diperhatikan pada saat melakukan penilaian terhadap mutu obat:

Tahap produksi (manufaktur), meliputi:

1. pengelolaan bahan baku (penerimaan, penyimpanan, dan monitoring)
2. pemeliharaan alat produksi (sterilitas dan perawatan)
3. proses manufaktur
4. proses formulasi obat

Tahap pasca produksi:

1. proses pengemasan
2. proses pengepakan
3. proses pengiriman
4. proses penyimpanan sementara di gudang pelabuhan
5. proses transportasi ke gudang

Tahap pengelolaan di Apotek

1. proses penerimaan dan pencatatan
2. proses penempatan obat secara administratif dan teknis
3. proses penyimpanan di gudang
4. proses pendistribusian

Tahap penggunaan:
1. proses penyimpanan
2. proses penyediaan obat untuk pasien
3. proses dispensing

Mutu obat yang disimpan dapat mengalami perubahan baik karena

faktor fisik maupun kimiawi. Perubahan mutu obat dapat diamati secara visual.

Tanda-tanda perubahan mutu obat adalah sebagai berikut:

(1) Tablet
 terjadinya perubahan warna, bau atau rasa.
kerusakan berupa noda, berbintik-bintik, lubang, sumbing, pecah,
retak dan atau terdapat benda asing, jadi bubuk dan lembab
kaleng atau botol rusak, sehingga dapat mempengaruhi mutu
obat
(2) Kapsul
perubahan warna isi kapsul.
kapsul terbuka, kosong, rusak atau melekat satu dengan lainnya
(3) Tablet salut
pecah pecah.
basah dan lengket satu dengan yang lainnya
kaleng atau botol rusak sehingga menimbulkan kelainan fisik.
(4) Cairan
menjadi keruh atau timbul endapan.
konsistensi berubah
warna atau rasa berubah.
botol-botol plastik rusak atau bocor.
(5) Salep
warna berubah
pot rusak atau bocor.

(6) Injeksi
kebocoran wadah (vial, ampul)
terdapat partikel asing pada serbuk injeksi
larutan yang seharusnya kering tampak keruh atau ada endapan.
warna larutan berubah.

Tindak lanjut terhadap obat yang terbukti rusak adalah :

Dikumpulkan dan disimpan terpisah
Dikembalikan/diklaim sesuai aturan yang berlaku
Dihapuskan sesuai aturan yang berlaku

D. PENGGUNAAN

Penggunaan obat merupakan salah satu mata rantai yang tidak dapat dipisahkan
dari kegiatan pengelolaan obat yang lain, yaitu seleksi, pengadaan dan distribusi obat.
Aspek penggunaan obat di Apotek diletakkan dalam konteks dukungan terhadap
kerasionalan peresepan, yang meliputi hal-hal sebagai berikut :
a. Pengendalian kecukupan suplai
b. Jaminan mutu obat
c. Evaluasi konsumsi obat terhadap pola morbiditas
d. Pemberian informasi tentang obat

1. Penggunaan obat yang rasional

Ketepatan penggunaan obat perlu didukung antara lain dengan tersedianya obat
yang tepat jenis dan jumlah serta dengan mutu yang baik.
Penggunaan obat dikatakan rasional jika obat yang diberikan memenuhi kriteria di
bawah ini :
a. Diagnosa yang ditegakkan sesuai standar terapi yang ditetapkan
b. Tersedia pada saat dibutuhkan
c. Diberikan dengan dosis yang tepat
d. Cara pemberian dengan interval waktu pemberian yang tepat
e. Lama pemberian tepat
f. Harus efektif, aman dan mutu terjamin
Dari keenam kriteria tersebut, maka kriteria ketersediaan obat (butir b) dan
jaminan mutu (butir f) merupakan kontribusi eksklusif dari aspek pengelolaan obat
yang akan mendukung aspek medik dari pemberian obat oleh penulis resep (butir
a,c, d dan e)

2. Faktor yang mempengaruhi terjadinya penggunaan obat yang tidak

rasional

Secara umum faktor-faktor yang mempengaruhi terjadinya penggunaan obat yang

tidak rasional antara lain adalah :
a) Pemberian pengobatan belum didasarkan pada pedoman terapi.
b) Kurangnya sarana penunjang untuk membantu menegakkan diagnosa
yang tepat.
c) Informasi yang sering bias yang dilakukan oleh industri farmasi akan
berakibat adanya peresepan obat-obat yang tidak tepat dan tidak sesuai
dengan kebutuhan pengobatan yang diperlukan.
d) Adanya tekanan dari pasien dalam bentuk permintaan untuk meresepkan
obat-obat berdasarkan pilihan pasien sendiri.