Cara Membuat Laporan PDCA yang Sederhana

namun Efektif
Posted by rangkayo in PDCA On January 26, 2014

Meeting PDCA atau pertemuan rutin yang

membahas mengenai performa kinerja bulanan atau tahunan pasti sering
Anda lakukan. Review and Evalution adalah bagian terintegrasi dalam Manajemen
Strategi perusahaan dan organisasi Anda. SetiapPerencanaan (Planning) yang
matang, kemudian dilanjutkan dengan Pelaksanaan (Implementation) yang tepat
akan selalu diikuti dengan Pengawasan (Control and Monitoring). Proses ini sering
Anda kenal dengan istilah pola PDCA, rencanakan, lakukan, cek dan ulangi. Berikut
cara sederhana Anda dalam membuat sebuah laporan PDCA yang baik dan
benar. Kasus diambil pada departemen pemasaran dan penjualan.
1. Membuat Skala Prioritas, jenis produk dan konsumen yang ditargetkan.
Buatlah daftar Produk dan Segmen Konsumen yang menjadi target Anda dan Tim
dalam program kerja ini. Jenis produk dapat dikategorikan berdasarkan Nilai Jual,
Bahan Baku, atau lainnya. Anda tetapkan produk-produk inti yang menjadi prioritas
pertama untuk dijual.
Buatlah daftar segmen konsumen yang akan Anda jadikan pembeli atau
pelanggan. Segmen konsumen ini dapat dibedakan berdasarkan Jeni Pekerjaan, atau
Wilayah Kerja.
2. Menentukan Waktu Pelaksanaan.
Tentukan kapan waktu pelaksanaan untuk masing-masing prioritas tersebut, Jenis
Produk dan Segmen Konsumen. Buat dalam sebuah Spreadsheet sederhana daftar
produk dan timeline pelaksanaannya. Dibuat berjajar vertikal ke bawah untuk jenis
produk, dan horisontal ke kanan untuk jumlah penjualan setiap waktu (harian,
mingguan atau bulanan)
3. Menetapkan Tim yang Terlibat.
Kolom disamping jenis produk dan konsumen, Anda dapat sebutkan PIC yang
bertanggung jawab untuk program tersebut, sehingga proses monitoring dan kontrol
dapat terjaga baik. Anda sebagai pimpinan departemen dapat meminta
pertanggungjawaban kerja kepada masing-masing individu.
4. Pelaksanaan Program Kerja.
Setelah ditentukan jenis produk ,konsumen, pic yang terlibat, selanjutnya dikolom
sampingnya dapat Anda tambahkan, waktu pelaksanaannya. Harian atau mingguan
atau rekap hasil setiap bulan akan menjadi acuan dalam pola review dan evaluasi
PDCAdepartemen Anda.
5. Evaluasi Mingguan dan Bulanan, setiap produk dan konsumen.
Pelaksanaan review dan evaluasi dilakukan setiap hari dalam bentuk briefing pagi
selama 10 menit atau 15 menit secara keseluruhan.
Pelaksanaan review mingguan dapat Anda lakukan setiap senin pagi, dan mengulas
persoalan dan permasalahan yang terjadi selama kurun waktu tersebut.
Pelaksanaan review bulanan bertujuan untuk menetapkan rencana berikutnya
sehingga performa bulan selanjutnya akan lebih baik dari bulan berjalan.
6. Standarisasi Kerja.
Pada akhir tahun atau akhir periode program, misal per kuartal, selanjutnya Anda
dan Tim akan membuat sebuah standarisasi program penjualan dan pemasaran yang
telah dilakukan. Standarisasi ini bertujuan sebagai petunjuk teknis atau konsep kerja
dalam implementasi program sejenis lainnya.
Laporan PDCA dapat Anda buat dengan format bebas, yang terpenting pelaksana
dan penanggungjawab dapat mempresentasikan proses dan kinerja yang
dilakukan. Tujuan dari Laporan PDCA adalah membuat Anda dan Tim berhasil
menganalisa sebuah keberhasilan dan mengatasi sebuah permasalahan.