Pengertian dan Proses Konfirmasi Saldo

Piutang Beserta Contohnya

Sebagai bagian dari hakikat akuntansi, piutang adalah komponen yang vital untuk diperhitungkan.
Keberadaannya bisa memengaruhi keseimbangan saldo di debit dan kredit. Maka dari itu, penting untuk
memastikan bahwa saldo piutang yang dimasukkan dalam perhitungan sudah benar.

Memastikan saldo piutang sudah dalam nominal yang tepat bukan sebuah hal yang mudah. Hal ini terkait
dengan catatan transaksi penjualan kredit, pinjaman kas oleh debitur, atau adanya jenis-jenis
piutang wesel yang dimiliki organisasi. Untuk organisasi bisnis sederhana saja, transaksi terkait piutang
bisa terjadi belasan atau puluhan kali. Semakin besar organisasi atau bisnis tersebut, semakin banyak
pula daftar transaksi piutang yang mungkin dimiliki. Tidak ada satu pun catatan yang boleh dilupakan
untuk memastikan saldo tepatnya.

Dikarenakan cukup banyaknya transaksi terkait piutang yang cukup banyak dan wajib direkap, proses
untuk menentukan saldo piutang terbilang cukup panjang. Dalam artikel jenis-jenis piutang, telah
disampaikan secara singkat rangkaian cara untuk mencatat dana mutasi piutang ke kartu pelanggan.
Tahap pertama adalah menghitung dana mutasi piutang per pelanggan menurut catatan yang dimiliki
organisasi. Kemudian, dana tersebut dikelompokkan ke dalam kartu berdasarkan siapa saja pelanggan.
Pada akhir tahap, wajib dilakukan konfirmasi saldo piutang kepada semua debitur.

Pengertian Konfirmasi Saldo Piutang

Apa itu konfirmasi saldo piutang dan mengapa penting untuk dilakukan?

Konfirmasi saldo pengertian akuntansi piutang adalah langkah untuk memastikan bahwa catatan tagihan
piutang yang dimiliki organisasi sudah tepat sama dengan kewajiban utang yang dimiliki pelanggan.
Langkah ini akan ditempuh ketika organisasi mendapatkan konfirmasi negatif dari pelanggan setelah
organisasi melayangkan surat pernyataan piutang.

Jadi, rangkaian langkah konfirmasi saldo piutang diawali dengan pengiriman surat pernyataan piutang ke
pelanggan-pelanggan mereka yang tercatat memiliki utang (debitur), atau sebagai ilustrasi adalah
sebagai berikut:

Pencatatan transaksi piutang oleh perusahaan > Menentukan jumlah piutang dari setiap
debitur > Melayangkan surat konfirmasi piutang > Mendapatkan surat konfirmasi (positif
atau negatif) > Tindak Lanjut
Konfirmasi negatif yang didapatkan organisasi atau badan usaha memberikan indikasi bahwa pelanggan
tidak setuju dengan catatan transaksi yang dilayangkan. Ketidaksetujuan pelanggan berarti ada
kesalahan pencatatan baik yang mungkin dilakukan baik oleh organisasi maupun pelanggan itu sendiri.
Maka dari itu, organisasi wajib melakukan rekap ulang terhadap catatan transaksi piutang nya terkait
dengan pelanggan tersebut lalu melakukan konfirmasi ulang terhadap saldo piutang mereka.
Konfirmasi ulang ini tidak sekadar melayangkan kembali surat pernyataan piutang dengan ralat yang
sudah dilakukan. Terlebih jika kesalahan bukan terletak pada catatan organisasi atau badan usaha,
mereka harus melampirkan bukti kuat ketika melayangkan surat konfirmasi ulang ini dengan tiga
dokumen penting, yaitu: konfirmasi piutang akhir bulan, konfirmasi satuan piutang, dan konfirmasi faktur
yang belum terbayar.

Piutang yang dimiliki oleh sebuah organisasi tidak hanya berasal dari satu atau dua pelanggan saja.
Terdapat cukup banyak pihak yang mungkin memiliki piutang dengan satu organisasi atau badan usaha.
Satu pelanggan pun mungkin memiliki beberapa transaksi dengan organisasi yang terkait dengan
piutang. Semakin besar organisasi dan pelanggan nya, semakin panjang pula daftar piutang yang
mungkin dimiliki.

Pelaporan Rekapitulasi Saldo Piutang

Kartu piutang akan menjelaskan transaksi terkait dengan piutang yang dimiliki per pelanggan. Akan
tetapi, jumlah pelanggan yang memiliki piutang untuk satu perusahaan saja bisa sangat banyak. Hal ini
tentu akan menyulitkan tingkat manajemen untuk membaca kondisi keuangan perusahaan dan berapa
aset yang bisa diklaim, hanya karena tidak adanya rekapitulasi piutang.

Maka dari itu, setelah memastikan bahwa kartu piutang sudah mencatat transaksi selengkap mungkin,
akuntan harus melakukan rekapitulasi atau pencatatan terhadap semua saldo piutang yang dimiliki
pelanggan dalam satu dokumen bernama Laporan Rekapitulasi Saldo Piutang. Laporan ini akan
mempermudah pembacanya untuk mengetahui seberapa besar aset perusahaan dalam bentuk piutang.

Laporan rekapitulasi saldo piutang ini dengan jelas akan menampilkan nama-nama perusahaan yang
tercatat memiliki utang pada perusahaan, alamat kantor, dan nominal utang mereka. Setelah semua
tercatat, maka jumlah saldo tersebut dijumlah dan didapatkan total nominal piutang perusahaan.

Bagaimana cara membuat laporan keuangan saldo piutang dan kapan laporan ini dibuat? Laporan
rekapitulasi saldo piutang ini hanya merangkum dari kartu-kartu piutang. Biasanya dibuat di akhir periode.
Periode yang dimaksud bisa dalam hitungan bulan, semester, atau tahunan. Penentuan periode ini
tergantung pada kebijakan perusahaan. Jika transaksi piutang tersebut ternyata relatif sering, dalam
jumlah besar, dan oleh debitur yang berbeda, maka perusahaan biasanya akan memilih periode yang
semakin pendek (umumnya per bulan). (Baca juga: Tujuan Akuntansi Sektor Publik)

Fungsi dari pembuatan laporan rekapitulasi saldo piutang ini tak sekadar memberi tahu pembaca
mengenai jumlah saldo piutang perusahaan dan siapa saja debiturnya, melainkan juga sebagai sarana
untuk mengontrol. Tingkat manajemen bisa mengontrol bagaimana perlakuan perusahaan terhadap para
debitur agar melunasi kewajibannya dengan melihat laporan rekapitulasi ini. Pada akhirnya, laporan
rekapitulasi ini bisa membantu perusahaan untuk membuat kebijakan terkait dengan aktivitas utama
mereka.
Surat Konfirmasi Saldo Piutang
Surat konfirmasi saldo piutang adalah salah satu alat yang digunakan dalam melakukan pengecekan
terkait piutang perusahaan. Perusahaan sudah jelas pasti memiliki catatan atas transaksi yang terjadi
dalam satu periode dan terkait dengan piutang. Aktivitas itu bisa saja penjualan kredit atau pinjaman kas
yang disertai dengan surat promes (piutang wesel).

Akan tetapi, tidak menutup kemungkinan baik perusahaan selaku kreditur dan pelanggan selaku debitur
melakukan kesalahan terkait pencatatan transaksi ini. Kesalahan itu pun mungkin bukan sekadar
kesalahan tulis atau typo tetapi juga tidak teliti untuk memasukkan semua catatan transaksi terkait.

Perlu digaris bawahi bahwa surat konfirmasi piutang berkepentingan untuk meminta kejelasan bahwa
catatan perusahaan sudah benar dan sesuai dengan jumlah utang yang dimiliki pelanggan. Surat ini tidak
bisa berfungsi sebagai surat tagihan. Pertama, bisa jadi kewajiban membayar oleh pelanggan tidak pada
tanggal surat konfirmasi tersebut dilayangkan (tanggal jatuh tempo bukan saat surat dilayangkan).
Kedua, konfirmasi ini biasanya diperlukan hanya untuk kepentingan internal, yang nantinya bisa
memperkirakan nilai aset perusahaan.

Format surat konfirmasi saldo piutang setiap perusahaan bisa saja berbeda. Namun, secara garis besar
tentu mengandung unsur-unsur yang sama. Berikut kami sediakan format standar dari surat konfirmasi
saldo piutang yang bisa Anda jadikan contoh.

(KOP SURAT PERUSAHAAN)

Jakarta, Maret 2017

Kepada PT ABC

Jalan Mawar 12 A

Jakarta

Perihal: Konfirmasi Saldo Piutang

Dengan hormat,

Sehubungan dengan audit laporan keuangan kami yang berakhir tanggal 31 Desember 2015, auditor
kami, Kantor Akuntan Publik XYZ & Rekan, ingin mendapatkan konfirmasi dan pernyataan langsung
dari Saudara mengenai kebenaran utang Saudara pada PT MAJU per tanggal 31 Desember 2015.
Menurut catatan kami, saldo piutang PT MAJU kepada Saudara per 31 Desember 2015 mencapai Rp
350.000.000 (Tiga ratus lima puluh juta rupiah).
Apabila jumlah tersebut telah cocok dengan catatan Saudara, mohon tandatangani dan kirim kembali
formulir yang kami lampirkan kepada akuntan kami. Akan tetapi, jika terdapat perbedaan dengan jumlah
pada catatan Saudara, mohon berikan penjelasan terkait perbedaan tersebut pada kertas terpisah.

Atas kerja sama Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

(NAMA)

(Jabatan)

Dari surat tersebut, kita bisa mengetahui bahwa pengirim tidak sekadar mengirimkan surat konfirmasi
saldo piutang kepada PT ABC selaku pemilik utang. Pengirim surat tersebut juga mengirimkan formulir
yang merupakan sarana untuk menuliskan pernyataan langsung dari pihak PT ABC terkait dengan
kecocokan antara catatan piutang dari perusahaan dengan catatan utang PT ABC.

Formulir yang disediakan bisa digunakan untuk konfirmasi positif maupun negatif. Akan tetapi, jika
terbukti ada kesalahan dan harus mengirim konfirmasi negatif, PT ABC wajib memberikan catatan terkait
kesalahan yang mungkin pada kertas yang berbeda. Format untuk konfirmasi yang dilampirkan bersama
surat konfirmasi ini secara garis besar adalah sebagai berikut:

Jakarta, 2017

Kepada Direktur Keuangan PT MAJU

Jalan Kapas 23

Jakarta

Perihal : (Konfirmasi Positif / Negatif)

Dengan hormat,

Setelah membandingkan antara catatan perusahaan PT MAJU dengan catatan keuangan kami, saldo
piutang tersebut (benar / tidak benar). Menurut catatan kami, saldo piutang PT MAJU adalah Rp
_______.

Penjelasan mengenai perbedaan saldo adalah sebagai berikut:

____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
________________________

Terima kasih.

(tanda tangan)

Sebagai catatan, karena formulir ini disediakan untuk kondisi konfirmasi positif dan negatif, maka
perlakuannya akan berbeda. Jika hendak diisi sebagai konfirmasi positif, maka perihal surat konfirmasi
adalah Konfirmasi Positif dan bagian penjelasan untuk perbedaan catatan tidak perlu diisi. Namun, jika
diisi sebagai konfirmasi negatif, selain menegaskan di sisi Perihal, juga memberikan penjelasan di badan
surat konfirmasi.

Demikian penjelasan singkat mengenai proses konfirmasi saldo piutang. Penjelasan ini adalah sebagian
dari rangkaian konfirmasi saldo piutang. Pada praktiknya, proses konfirmasi ini mungkin akan berjalan
cukup lama dan relatif rumit karena harus merekap ratusan daftar debitur yang tercatat memiliki utang
dengan perusahaan. Hal ini juga bisa semakin runyam tatkala konfirmasi saldo piutang dari debitur yang
mungkin tidak positif. Jika iya, maka perusahaan harus melakukan pengecekan ulang dan mengirim
kembali surat konfirmasi dilengkapi bukti-bukti pendukung yang kuat.