ERP CASE STUDY

PENDAHULUAN
Enterprise Resourse Planning (ERP) merupakan suatu sistem informasi yang mencakup
lingkup enterprise, terintegrasi dan dijalankan dalam upaya untuk mencapai tujuan
perusahaan secara lebih efisien dan efektif. Langkah yang dapat dilakukan dalam sistem
enterprise yaitu memaksimalkan sumber daya (resources) untuk mendapatkan
keuntungan (profit) dan meminimalkan risiko (risks) untuk mengurangi kerugian
(loss). Terdapat lima komponen utama dalam sistem enterprise diantaranya memiliki
tujuan (goals), memiliki aturan atau BP (Bisnis Proses) yang jelas untuk memastikan
tujuan tercapai, memiliki data dan menghasilkan informasi yang presisi, human
resource yang bertindak sebagai pengontrol, serta berjalan dan dikembangkan dengan
memanfaatkan software dan hardware high-end technology dan high profile
requirement.

Sistem ERP telah banyak diaplikasikan dalam perusahaan dan instansi untuk
meningkatkan produktivitas dan membantu pencapaian tujuan, standar waktu, dan
kepuasan, baik bagi konsumen maupun karyawan. Sistem ini mengintegrasikan seluruh
elemen-elemen pada perusahaan termasuk unit-unit bisnis yang didukung dengan
sarana dan prasarana teknologi informasi. Sistem ERP diharapkan dapat meningkatkan
produktivitas perusahaan dalam rangka peningkatan pelayanan kepada konsumen.

STUDI KASUS : PT. Perusahaan Listrik Negara (Persero)

Salah satu contoh perusahaan yang ikut mengimplementasikan sistem enterprise adalah
PT. PLN (Persero). Penerapan ERP di perusahaan ini adalah mengintegrasikan seluruh
kantor PLN baik pusat maupun daerah secara online. Selain itu, seluruh kantor PLN
tersebut akan terstandarisasi secara internasional.

Pada tahun 2005 PT. PLN (Persero) memanfaatkan aplikasi ERP yang diterapkan di tiga
proses bisnis, yaitu Manajemen Keuangan (Financial Management), Sumber Daya
Manusia (Human Resource) dan Pergudangan (Material Management). Salah satu unit
perintis penerapan ERP yang dilakukan perusahaan ini adalah distribusi Bali.

Dari pemaparan singkat di atas, maka kami terdorong menganalisis suatu sistem
enterprise yang telah diaplikasikan dalam usaha pemaksimalan sumber daya dan
meminimalkan risiko seperti penerapan sistem enterprise pada PLN dalam format
laporan. Berdasarkan hal inilah yang melatarbelakangi studi kasus ini, sehingga
diangkat judul Analisis Penerapan Sistem Enterprise pada PT. PLN (Persero). Studi
kasus ini diharapkan dapat menambah pengetahuan mahasiswa untuk lebih mengetahui
penerapan dari sistem ERP dalam kehidupan nyata. Harapan kami, studi kasus ini dapat
menjadi awal dari studi kasus lanjutan untuk terus mengembangkan aplikasi enterprise
yang bermanfaat di segala bidang kehidupan.

Rumusan Masalah
Setelah dipaparkan pendahuluan dari studi kasus seperti tertuang di atas, maka dapat
dirumuskan masalah studi kasus adalah sejauh mana penerapan sistem enterprise yang
telah digunakan oleh PT. PLN (Persero).
Sejalan dengan rumusan masalah di atas, tujuan studi kasus ini adalah untuk
mengetahui sejauh mana penerapan sistem enterprise yang telah digunakan oleh PT.
PLN (Persero). Sistem enterprise diharapkan dapat diterapkan oleh lebih banyak
perusahaan maupun instansi, karena melalui sistem enterprise inilah dilakukan
pemaksimalan sumber daya untuk mendapatkan keuntungan dan peminimalan risiko
untuk mengurangi kerugian. Selain itu,
sistem enterprise merupakan salah satu usaha dalam meningkatkan produktivitas
perusahaan untuk memberikan pelayanan yang lebih baik kepada konsumen. Sebagai
salah satu perusahaan besar di Indonesia, PT. PLN (Persero) telah menerapkan konsep
sistem enterprise sebagai langkah pencapaian visi dan misi perusahaan.

Tujuan (goals) sistem enterprise PT. PLN (Persero)

Dalam usaha PLN untuk mencapai performa terbaik dalam hal kinerja operasi
pembangkitan, transmisi dan distribusi, sistem enterprise PLN diharapkan dapat
memanajemen Keuangan (Financial Management), Sumber Daya Manusia (Human
Resource), dan Pergudangan (Material Management).

Selain itu, PLN pun melakukan penandatangan kontrak pengembangan dan

implementasi Enterprise Asset Management (EAM). Tujuan implementasi EAM adalah
untuk memonitor kinerja aset, evaluasi kinerja vendor terkait pemeliharaan, proses
bisnis yang terintergrasi dengan sistem informasi SAP (System Aplication and Product),
informasi bagi manajemen untuk pengambilan keputusan yang akurat dan cepat,
mekanisme kontrol dan monitoring sistem pemeliharaan yang lebih baik dan terukur.

Keseluruhan langkah strategis tersebut tengah dilakukan dalam upaya pencapaian Visi
dan Misi Perusahaan yaitu Diakui sebagai Perusahaan Kelas Dunia yang Bertumbuh-
kembang, Unggul dan Terpercaya dengan bertumpu pada Potensi Insani".

Bisnis Proses sistem enterprise PT. PLN (Persero)

Salah satu bisnis proses EAM adalah tentang pemeliharaan distribusi. Pemeliharaan
Distribusi berarti melakukan pemeriksaan atau perbaikan yang menyebabkan perlunya
pemadaman listrik atau tidak. Dalam pelaksanaan pemeliharaan maka memerlukan
koordinasi dengan pihak operasi agar tidak sampai terjadi gangguan atau kecelakaan
kerja pada saat pembukaan alat hubung yang akan dipelihara maupun penormalannya
kembali. Hasil dari pemeliharaan adalah berupa kondisi / unjuk kerja peralatan harus
memenuhi ketentuannya, yaitu aman dioperasikan kembali. Maka untuk itu perlu diatur
cara melakukan pemeliharaan, peralatan untuk mengukur kondisi peralatan kubikel,
perkakas kerja yang digunakan pada waktu pemeliharaan. Penyimpangan dari
ketentuan berarti hasil pemeliharaan tidak sesuai dengan ketentuan dan dampaknya
akan menyebabkan permasalahan dalam pengoperasian bahkan dapat terjadi
kecelakaan kerja.

Data dan Informasi sistem enterprise PT. PLN (Persero)

Data dan informasi yang diolah dalam sistem enterprise PT. PLN (Persero) yaitu
Manajemen Keuangan (Financial Management), Sumber Daya Manusia (Human
Resource), dan Pergudangan (Material Management).

Data dan informasi Manajemen Keuangan (Financial Management) salah satunya

Administrasi pegawai yang mencakup tanggal pada surat penggajian harus konsisten,
pengelolaan informasi keluhan dan kedisiplinan pegawai dapat dilakukan di dalam
system, dan perpindahan pegawai dapat dimonitor di dalam system.
Data dan informasi Sumber Daya Manusia (Human Resource) salah satunya
Administrasi Waktu Kerja yang mencakup manajemen data berkaitan dengan waktu
kerja pegawai termasuk waktu lembur dan lain sebagainya dilakukan tersentralisasi di
dalam sistem. Oleh karena itu, proses penggajian akan dipusatkan di kantor pusat tiap
unit, data tentang administrasi penggajian di kerjakan di kantor unit bersangkutan, data
tentang penggajian harus diintegrasikan dengan bagian keuangan, agar memudahkan
bagian pembukuan untuk mencatat penggajian pegawai.

Human Resource
Kesulitan yang paling besar dari penerapan ERP adalah merubah pola pikir yang selama
ini terbentuk dari seluruh karyawan untuk menerima sebuah perubahan. Dibutuhkan
kemauan yang besar dari seluruh pegawai untuk beradaptasi dengan perubahan sistem
yang selama ini telah berjalan. Tanpa adanya pola pikir yang baru, ERP tidak akan
memberikan manfaat bagi perusahaan. Karena sesempurna apapun rancangan dan
penerapan ERP, tidak akan berguna apabila tidak didukung oleh sumber daya
manusianya.

Selain itu, PLN membentuk Tim Imbangan ERP yang terdiri dari orang-orang yang ahli
di bidangnya terutama pada bisnis proses. Tim Imbangan ini bertanggungjawab
langsung kepada Direksi PLN via Direktur keuangan dan direktur niaga dan pelayanan
pelanggan. Mereka dituntut untuk bekerja keras dalam melakukan perubahan serta
menyediakan waktu untuk melaksanakan proyek tersebut di luar waktu sebagai
karyawan. Tugas Utama dari Tim Imbangan ini adalah menyukseskan pelaksanaan
penerapan ERP di PLN pusat beserta ujicoba di 3 kantor PLN yang telah disebutkan di
atas, dan mempersiapkan kebutuhan akan pengembangan lanjutan yaitu integrasi antar
sistem.

Tim ini terdiri atas 2 tim:

1. Tim Sentral, beroperasi di kantor pusat, beranggotakan atas wakil dari PLN pusat
dan unit pelaksana.
2. Tim Roll-Out, merupakan representasi dari Tim Sentral, yang beranggotakan atas
wakil-wakil dari unit PLN yang bekerja di lokasinya masing-masing.

Hardware dan Software

Untuk mendukung Strategi Bisnis PLN, maka diperlukan solusi ERP yang akan
diimplementasikan ke seluruh unit PLN. Hal ini sesuai dengan Perencanaan IT Master
Plan PLN (ITMP) dimana ERP merupakan salah satu alat untuk melakukan transformasi
PLN menjadi perusahaan listrik kelas dunia yang cost competitive.
Salah satu perangkat lunak ERP adalah SAP (System Applications and Products) yang
telah digunakan oleh banyak perusahaan di Indonesia. Melalui pertimbangan khusus
PLN juga memiliki SAP sebagai paket perangkat lunak ERP. Keputusan untuk
menerapkan SAP bukanlah keputusan yang mudah karena penerapan SAP
membutuhkan biaya yang tinggi. Mengingat kebutuhan biaya bukan hanya diperlukan
untuk pembelian aplikasi SAP saja, tetapi juga untuk pembelian hardware, database,
jaringan komunikasi data dan juga biaya konsultan yang membantu pekerjaan
penerapan sistem.
Setelah sistem SAP diterapkan, manajemen perlu mengetahui apakah penerapan sistem
tersebut berhasil atau tidak. Pengukuran keberhasilan penerapan sistem informasi
sangat diperlukan bagi manajemen untuk mengetahui apakah investasi yang telah
dikeluarkan memberikan nilai tambah bagi perusahaan.
Beberapa hal yang menjadi alasan implementasi SAP ERP di PT. PLN (Persero), yaitu:
1. PT. PLN (Persero) membutuhkan standarisasi proses bisnis melalui sistem back
office yang terpadu (integrated system)
2. Untuk mengadopsi Utility Best Practices

PT. PLN (Persero) Mendapatkan pengoperasian dan mekanisme pengawasan dan

pengendalian proses bisnis yang lebih baik dengan adanya sistem back office yang
standard Untuk memperoleh akses informasi dari unit-unit bisnis terkait secara real
time

Saat ini Implementasi SAP ERP di PT. PLN (Persero) sudah meliputi Kantor Pusat, P3B
Jawa Bali, Distribusi Bali, Distribusi Jakarta Raya & Tangerang, Distribusi Jawa Tengah
& DI Yogyakarta, Distribusi Jawa Timur, dan Distribusi Jawa Barat & Banten.

Kesimpulan
PT. PLN (Persero) telah mengimplementasikan sistem enterprise dalam perusahaannya
guna menangani Manajemen Keuangan (Financial Management), Sumber Daya Manusia
(Human Resource) dan Pergudangan (Material Management). Selain itu, PLN pun
melakukan penandatangan kontrak pengembangan dan implementasi Enterprise Asset
Management (EAM) untuk memonitor kinerja aset, evaluasi kinerja vendor terkait
pemeliharaan, proses bisnis yang terintergrasi dengan sistem informasi SAP (System
Aplication and Product), informasi bagi manajemen untuk pengambilan keputusan yang
akurat dan cepat, mekanisme kontrol dan monitoring sistem pemeliharaan yang lebih
baik dan terukur. Keseluruhan langkah strategis tersebut tengah dilakukan dalam upaya
pencapaian Visi dan Misi Perusahaan yaitu Diakui sebagai Perusahaan Kelas Dunia yang
Bertumbuh-kembang, Unggul dan Terpercaya dengan bertumpu pada Potensi Insani".

Diminta:
1. Menjelaskan apa yang menjadi pendorong bagi PT PLN menggunakan aplikasi ERP
dalam bisnisnya!

2. Bagaimana PT PLN melakukan implementasi ERP sehingga dapat secara signifikan

membantu operasionalnya?

3. Inovasi apa yang dimunculkan oleh PT PLN ketika ERP sudah berjalan terutama
dalam proses transaksinya?

4. Faktor apa yang menyebabkan implementasi ERP berjalan lancer?

5. Untuk menghadapi lingkungan enterprise system, anda diminta memberikan

rekomendasi ke depan untuk mengoptimalkan ERP yang telah dijalankan.