Bagan Alir Dokumen dan Diagram Arus Data berdasarkan Account Payable System dalam

Aktivitas Siklus Pengeluaran Kas

A. Aktivitas Memesan Barang

Prosedur Pemesanan Barang Dalam Siklus Pengeluaran

Bagian gudang memulai proses pengadaan barang gudang dengan membuat surat permintaan
pembelian dua rangkap. Kebutuhan barang didasarkan pada perhitunganeconomic order quantity
(EOQ) dan titik pesan ulang (reorder point). Untuk barang non gudang, surat permintaan pembelian
berasal dari setiap bagian yang membutuhkan barang. Surat permintaan pembelian dibuat dua rangkap,
rangkap pertama dokumen permintaan pembelian dikirim ke bagian pembelian.

Berdasarkan dokumen permintaan barang, bagian pembelian memilih pemasok dari arsip pemasok
dan membuat surat permintaan penawaran harga kemudian mengirimkannya ke pemasok yang dituju.
Kemudian bagian pembelian akan menerima surat penawaran harga dari pemasok. Berdasarkan surat
penawaran, bagian pembelian membuat perbandingan harga.

Apabila sudah diperoleh harga kompetitif dari pemasok yang sudah dipilih, bagian pembelian
akan membuat surat order pembelian rangkap enam. Rangkap pertama dikirim ke pemasok, rangkap
kedua di kirim ke bagian penerimaan, rangkap ketiga di kirim ke bagian utang, rangkap keempat dikirim
ke bagian gudang, rangkap kelima beserta surat perbandingan harga, surat penawaran harga, dan surat
permintaan penawaran harga di arsip sementara berdasarkan tanggal, rangkap keenam akan diarsip
permanen berdasarkan abjad.

Surat order pembelian yang di kirim ke bagian gudang diarsip sementara berdasarkan number
beserta surat permintaan pembelian rangkap kedua.

Bagan Alir Aktivitas Memesan Barang

Diagram Arus Data Memesan Barang

B. Aktivitas Menerima dan Menyimpan Barang

Prosedur Menerima dan Menyimpan Barang

Bagian penerimaan menerima SOP dari bagian pembelian, dan menerima barang dari pemasok
yang disertai dengan surat pengantar. Selanjutnya bagian penerimaan memeriksa dan menghitung
barang yang dikirim. Bagian penerimaan membuat laporan penerimaan barang rangkap tiga setelah
memeriksa barang. Rangkap pertama di kirim ke bagian gudang beserta barang kemudian bagian
gudang mencatat ke dalam kartu gudang selanjutnya diarsipkan berdasarkan tanggal, rangkap kedua di
kirim ke bagian pembelian, rangkap ketiga diarsip permananent berdasarkan number beserta surat
order pembelian dan surat pengantar.

Bagian pembelian menerima faktur dari pemasok, memeriksa faktur tersebut selanjutnya
mengirim faktur tersebut ke bagian jurnal. Laporan penerimaan barang yang di terima dari bagian
penerimaan, bagian pembelian mencatat tanggal penerimaan pada surat order pembelian yang di arsip
pada saat memesan barang. Selanjutnya mengirim laporan penerimaan barang tersebut ke bagian
utang.

Bagian jurnal menerima faktur dan mencatat faktur tersebut ke dalam jurnal pembelian.
Setelah menjurnal faktur tersebut dikirim ke bagian utang agar bagian utang mencatat ke dalam kartu
utang. Selanjutnya faktur yang sudah dicatat beserta laporan penerimaan barang di arsip sementara
berdasarkan tanggal.

Bagan Alir Aktivitas Menerima dan Menyimpan Barang

Diagram Arus Data Aktivitas menyimpan Barang

C. Aktivitas Menyetujui dan Membayar Faktur

Prosedur Menyetujui dan Membayar Faktur :

Bagian utang menyetujui faktur dari vendor yang akan dibayar, kemudain mengirim faktur
tersebut ke bagian kasa agar bagian kasa mengisi cek dan meminta otorisasi atas cek, cek yang sudah
dibuat dikirim ke vendor (kreditur) sedangkan faktur dan bukti pendukung di kirim ke bagian jurnal

Bagian jurnal akan mencatat transaksi atas faktur tersebut ke dalam jurnal pengeluaran kas
kemudian mengirim faktur dan bukti pendukung ke bagian utang agar bagian utang mencatat ke dalam
kartu utang untuk memperbarui saldo utang, selanjutnya faktur dan dokumen tersebut diarsip
sementara berdasarkan number.

Bagan Alir Aktivitas Menyetujui dan Membayar Faktur

Diagram Arus Data Menyetujui dan Membayar Faktur

Sumber : Marshall B Romney (Accounting Information System)

Mulyadi (Sistem Akuntansi)