BAB 3

ANALISIS PROSES BISNIS AS IS DAN TO BE

3.1 Profil Umum Perusahaan

3.1.1 Sejarah Perusahaan
Kirana Megatara Group adalah bagian dari Triputra Group dan Persada Capital
Group, dimana ketiga perusahaan tersebut bergerak di 2 (dua) lini bisnis utama, yaitu
Estate Business dan Rubber Processing Business. Berdiri sejak tahun 1964, Kirana
Megatara Group telah menjadi perusahaan pengolah karet terbesar di Indonesia
dengan produk utama karet remah (crumb rubber), berdasarkan tingkat penjualan
karet alam dalam bentuk barang jadi SIR (Standard Indonesian Rubber).
Dimulai dengan berdirinya PT. Djambi Waras Jambi pada tanggal 27 Oktober
1964 yang memulai produksi pertamanya pada tahun 1968, yang kemudian terus
berkembang dengan didirikannya 14 (empat belas) entitas usaha di bidang
pengolahan karet dengan 15 (lima belas) pabrik yang tersebar di Sumatera dan
Kalimantan, serta 1 (satu) yang membawahi 5 (lima) entitas usaha di bidang
perkebunan yang berada di Kalimantan.
Kirana Megatara Group memiliki values yang berfokus pada kepuasan
pelanggan, integritas, responsif, antusias, nilai tambah, akurat, kerja sama, unggul
(disingkat KIRANAKU). Nilai tersebut diyakini oleh manajemen Kirana Megatara
Group dapat menjadi nilai dasar untuk setiap karyawan dalam membantu perusahaan
dalam mencapai visi yang telah ditetapkan.
Dengan pertumbuhan usaha yang sangat pesat, sumber daya manusia yang
berkompeten merupakan bagian dari perencanaan yang harus dikelola dengan baik.
Perusahaan menyadari bahwa sumber daya manusia memiliki korelasi langsung
dengan pengembangan perusahaan, sehingga perusahaan harus memberikan
perhatian yang besar dalam pengembangan sumber daya manusia. Sampai dengan
tahun 2013, Kirana Megatara Group membawahi sekitar 6.000 (enam ribu) karyawan
yang tersebar di seluruh entitas bisnisnya di Sumatera dan Kalimantan.

39
40

3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan

Sebagai perusahaan yang mempunyai mimpi untuk menjadi salah satu
perusahaan terkemuka di dunia dalam bidang karet, Kirana Megatara Group
memiliki visi, yaitu menjadi perusahaan karet alam terbaik dan terbesar di dunia
yang keberadaannya sangat diperhitungkan dalam industri karet alam. Aspirasi dari
Kirana Megatara Group adalah menjadi pemimpin pasar karet alam yang dihormati
oleh pembeli, pemasok, pesaing, karyawan dan pemangku kepentingan perusahaan
lainnya.
Misi yang dijalankan oleh Kirana Megatara Group adalah kesejahteraan
bersama antara pemangku kepentingan perusahaan (stakeholders) dan masyarakat
umum sehingga semua pihak merasakan dampak positif dan diuntungkan oleh
keberadaan perusahaan.

3.1.3 Nilai-nilai
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, Kirana Megatara Group berupaya
untuk memastikan bahwa nilai dasar KIRANAKU selalu tercermin penuh dalam
aktivitas karyawan sehari-hari.

KEPUASAN PELANGGAN ANTUSIAS

1. Memahami kebutuhan Pelanggan 1. Bersemangat
2. Berfokus pada solusi Pelanggan 2. Optimis
3. Menjalin hubungan dengan baik 3. Pantang menyerah
(networking)
NILAI TAMBAH
INTEGRITAS 1. Memahami tujuan kerja
1. Sesuai perkataan dengan perbuatan 2. Bekerja melebihi harapan
2. Bertanggung jawab 3. Menghasilkan manfaat
3. Menaati peraturan dan norma yang
AKURAT
berlaku
1. Berbicara berdasarkan data dan
RESPONSIF fakta
1. Peka 2. Bekerja dengan terencana dan
2. Cekatan sesuai dengan prioritas
3. Bekerja sampai tuntas 3. Melakukan kontrol dan monitoring
 41

KERJASAMA UNGGUL
1. Saling menghargai 1. Melakukan perbaikan
2. Berpikir untuk kesuksesan berkesinambungan (Kaizen)
bersama 2. Berpikir terbuka
3. Saling mendukung (sinergi) 3. Inovatif

3.1.4 Struktur Organisasi Kirana Megatara Group Secara Umum

Kirana Megatara Group terdiri atas dua lini bisnis utama, yaitu Estate
Business dan Rubber Processing Business. Namun pembahasan akan difokuskan
pada lini bisnis Rubber Processing Business. Struktur dari perusahaan Kirana
Megatara Group dapat dilihat pada gambar 3.1.
 42
Kirana Megatara

Estate Business Rubber Processing Business

Kirana Triputra SumBagUt 1 SumBagUt 2 Jambi SumBagSel Kal-Bar

Persada

Anugrah
- Nusira - Tirta Sari -Djambi - Kirana - New
Alam
Surya Waras Musi Kalbar
Persada Process
- Pantja Persada
Kilau Surya - Kirana -Djambi or
Getah Sapta Waras - Kirana
Kemuning Jujuhan Permata - Kirana
- Karini Prima
Panen Utama
-Kirana - Komerin
Subur
Windu g Jaya - Kirana
Abadi
Perdana Putera
Tisma -Anugra Karya
Persada h bungo
Mandiri Lestari

Pelita
Katingan
Pratama

Gambar 3.1 Struktur Perusahaan Kirana Megatara Group

3.1.5 Struktur Organisasi Pabrik
Secara umum, 15 pabrik dari Kirana Megatara Group yang tersebar di Sumatera dan Kalimantan memiliki struktur organisasi yang dapat
dilihat pada gambar 3.2.

CEO

CEO REGION CEO REGION CEO REGION CEO REGION

SUMBAGUT JAMBI SUMBAGSEL KALIMANTAN

AREA DIRECTOR
SUMBAGUT AREA VP AREA VP AREA VP OPERATION
DIRECTOR OPERATION DIRECTOR OPERATION DIRECTOR KALIMANTAN
JAMBI JAMBI SUMBAGSEL SUMBAGSEL KALIMANTAN

OPERATION OPERATION OPERATION

OPERATION
DIRECTOR DIRECTOR DIRECTOR
DIRECTOR

Gambar 3.2 Struktur Organisasi Pabrik

43
44

3.1.5.1 Struktur Organisasi Pabrik Divisi Personalia

Struktur organisasi pabrik divisi personalia dapat dilihat pada gambar 3.3.

Gambar 3.3 Struktur Organisasi Pabrik Divisi Personalia

3.1.6 Struktur Organisasi Divisi HRGA Head Office

Sistem HRIS SAP secara spesifik akan diimplementasikan pada divisi HRGA
(Human Resources and General Affairs). Struktur organisasi pada divisi HRGA
Head Office dapat dilihat pada gambar 3.4.
 45

CEO

HR SYSTEM DEVELOPMENT
HR & GA DIVISION
HEAD

TALENT MANAGEMENT
HR DEVELOPMENT DEPT
HEAD
HRIS

TRAINING DEVELOPMENT

HR TRAINING DEV. DEPT

HEAD
TRAINING SERVICES

RECRUITMENT &
ASSESSMENT

HR BUSINESS PARTNER DEPT HR ACCOUNT OFFICER

HEAD

INDUSTRIAL RELATION

HR OPERATION

HR OPERATION DEPT HEAD

HR SERVICES ADMIN

GA OPERATION

GENERAL AFFAIR DEPT HEAD

GA ADMIN & SERVICES

RECEPSIONIST, KURIR,
DRIVER, OB

PAYROLL

Gambar 3.4 Struktur Organisasi HRGA

46

3.1.7 Tanggung Jawab Divisi HRGA

Sebagai perusahaan yang memiliki fokus yang mendalam pada
pengembangan sumber daya manusia sebagai bagian dari aset bisnis yang dimiliki,
delegasi tugas dan wewenang pada masing-masing bagian di divisi HRGA harus
dilakukan secara cermat. Berdasarkan struktur organisasi divisi HRGA pada gambar
3.3, setiap bagian memiliki tugas dan wewenang yang berbeda.
1. Tanggung Jawab HR & GA Division Head
a. Mengembangkan keseluruhan departemen HR & GA.
b. Mengawasi kegiatan HR & GA.
2. Tanggung Jawab Payroll
a. Menggaji karyawan.
b. Memastikan kelengkapan dokumen terkait penggajian karyawan.
3. Tanggung Jawab HR Development Dept Head
a. Memastikan pengembangan sistem yang dilakukan berjalan lancar.
b. Berperan sebagai konseptor dalam pengembangan sistem.
4. Tanggung Jawab HR System Development
a. Menganalisa fasilitas dan benefit.
b. Membuat dan mengembangkan Struktur Organisasi sesuai dengan kebutuhan
bisnis.
c. Membuat Policy/kebijakan dengan membuat SK (Surat Keputusan).
d. Reward Management terhadap karyawaan.
5. Tanggung Jawab Talent Management
a. Memberikan kader untuk posisi yang dibutuhkan.
b. Menentukan kualifikasi yang dibutuhkan untuk posisi yang dibutuhkan.
6. Tanggung Jawab HRIS
a. Mengatur keteraturan data.
b. Memastikan kelengkapan data.
c. Memastikan keakuratan data.
7. Tanggung Jawab HR Business Partner Dept Head
a. Menjaga relasi antara Head Office dan Pabrik.
b. Membantu mengatasi kesulitan yang ada di pabrik.
8. Tanggung Jawab HR Account Officer
a. Mengelola seluruh kegiatan HR di Pabrik.
b. Menangani permintaan dan kesulitan dari HR di Pabrik.
 47

9. Tanggung Jawab Industrial Relation

a. Membina dan menjaga hubungan eksternal antara pabrik dengan masyarakat
sekitar.
b. Membina dan menjaga hubungan internal antar karyawan pabrik.
10. Tanggung Jawab Recruitment & Assessment
a. Menginformasikan mengenai lowongan yang di butuhkan.
b. Mencari kader yang sesuai dengan kualifikasi yang diinginkan.
c. Memberikan penilaian sesuai dengan kriteria.
d. Memilih calon yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
e. Mengurus kelengkapan data dan administrasi.
11. Tanggung Jawab HR Operation Dept Head
a. Menjaga iklim kerja perusahaan yang kondusif.
b. Mengawasi seluruh kegiatan operasional HO.
c. Bertanggung jawab atas HR Operation & HR Services Admin.
12. Tanggung Jawab HR Operation
a. Membentuk Iklim perusahaan yang kondusif.
b. Mengatur kebutuhan karyawan seperti cuti, rawat jalan, biaya parkir, dll.
c. Mengecek kesesuain fasilitas + benefit.
13. Tanggung Jawab HR Service Admin
a. Memberikan informasi mengenai fasilitas + benefit karyawan HO.
b. Mengurus kelengkapan data karyawan HO.
c. Mengurus kebutuhan karyawan HO seperti cuti, rawat jalan, dll.
14. Tanggung Jawab HR Training Dev. Dept Head
a. Memberikan keputusan terhadap perencanaan training.
b. Bertanggung jawab strategi dan inovasi terhadap perencanaan serta eksekusi
training.
15. Tanggung Jawab Training Development
a. Menentukan strategi perencanaan training.
b. Membuat inovasi agar training lebih baik.
c. Mengatur jadwal pelaksanaan, susunan acara training.
16. Tanggung Jawab Training Services
a. Menjalankan training sesuai dengan yang telah direncanakan.
b. Mencapai target training.
c. Mensupport kebutuhan training.
48

d. Mencari pembicara yang sesuai dengan tema training.

17. Tanggung Jawab General Affair Dept Head
a. Menjamin ketersedian kebutuhan rumah tangga.
18. Tanggung Jawab GA Operation
a. Mengurus kelengkapan rumah tangga HO contoh kebutuhan pantry, dll.
b. Melakukan kontrol pengelolaan asset perusahaan.
19. Tanggung Jawab GA Admin & Services
a. Mengatur kerapihan dan kelengkapan data serta dokumen seperti STNK, dll.
b. Memberikan informasi tentang kebutuhan rumah tangga.

3.2 Operasional Usaha Secara Umum

Dalam menjalankan setiap tahapan dalam proses bisnis, Kirana Megatara
Group selalu megedepankan efisiensi dan efektifitas dalam setiap tahapan. Hal
tersebut menjadi kunci utama yang harus diperhatikan dalam menciptakan proses
bisnis yang stabil dan berkesinambungan. Proses bisnis perusahaan yang terdiri dari
7 (tujuh) tahapan utama dapat dilihat pada gambar 3.5.

Gambar 3.5 Tujuh Tahapan Utama Kirana Megatara Group

1. Tahap Perencanaan
Sebagai perusahaan pengolah karet terbesar di Indonesia, perencanaan
merupakan tahapan yang harus diperhatikan dengan baik. Kirana Megatara Group
memiliki perancanaan strategi (jangka panjang) dan perencanaan operasional (jangka
pendek). Seluruh jajaran manajemen puncak perusahaan dan anak perusahaan akan
terlibat dalam tahapan perencanaan ini.
Terdapat 4 (empat) aktivitas utama dalam tahapan perencanaan sebagai berikut:
a. Penjualan Produk Jadi
Produk jadi berupa SIR (Standard Indonesia Rubber) yang siap untuk
dipasarkan kepada pihak yang telah melakukan kerjasama dengan
perusahaan.
b. Perencanaan Pembelian Bahan Baku
 49

Karet merupakan komoditas dunia yang harganya sangat fluktuatif dan

dipengaruhi oleh nilai mata uang. Kualitas dan kuantitas dari bahan baku
yang dipasok setiap hari dipengaruhi oleh harga dan kondisi cuaca di setiap
daerah penghasil karet. Perencanaan pembelian bahan baku dibuat dengan
mempertimbangkan:
1. Data pasokan bahan baku pada tahun sebelumnya.
2. Perkiraan harga karet alam di Pasar Internasional.
3. Perkiraan musim gugur daun dan hujan di setiap daerah.
4. Sumber pasokan bahan baku di setiap pabrik.
c. Perencanaan Produksi dan Pengiriman
Tahapan ini dimulai pada saat order pengiriman (Shipping Instruction)
diterima dari pelanggan. Berdasarkan Shipping Instruction yang berisi
tentang kapan produk akan dikirim dan bagaimana produk akan dikemas
(packing). Perancanaan produksi dan pengiriman memperhatikan hal berikut:
1. Estimasi tanggal pengiriman.
2. Waktu penerimaan bahan pengemasan produk dari buyer karena jenis
packing material ditentukan dan dikirim oleh buyer ke pabrik perusahaan.
3. Kapan barang harus mulai diproduksi.
4. Kapan barang harus dikirim ke pelabuhan.
5. Kapan dokumen ekspor harus mulai diurus.
d. Perencanaan Penerimaan Pembayaran (Penagihan)
Tahapan ini dimulai pada saat produk sudah dikirimkan dan dokumen yang
diperlukan untuk melakukan penagihan sudah lengkap. Setiap dokumen yang
dikirimkan akan dibuat rencana penerimaan yang dimonitor secara ketat agar
tidak mengganggu perputaran modal kerja dana tidak mengganggu kegiatan
operasional. Hal yang diperhatikan dalam perencanaa penerimaan
pembayaran:
1. Kelengkapan dokumen penagihan.
2. Waktu pengiriman dokumen.
3. Kepastian penerimaan dokumen oleh pembeli.
4. Perkiraan waktu pembayaran.

2. Tahap Penjualan
50

Prioritas penjualan akan diberikan kepada pengguna produk akhir (end user)
yang merupakan produsen ban kelas dunia. Tahapan penjualan dapat dilihat pada
gambar 3.6.

Gambar 3.6 Tahapan Penjualan

Ada 2 (dua) sistem penjualan yang dijalankan perusahaan yaitu:

1. Penjualan kontrak jangka panjang
Penjualan kontrak jangka panjang merupakan sistem penjualan dimana
kesepakatan jual beli dilakukan untuk jangka waktu tertentu (3 bulan, 6
bulan atau 12 bulan) yang disepakati antara perusahaan dan pelanggan
adalah kualitas penjualan tiap bulan, metode pengiriman, jenis packing,
cara penetapan harga, periode kontrak, standar kualitas dan lain-lain.
2. Penjualan SPOT
Penjualan SPOT merupakan sistem penjualan dimana kesepakatan jual
beli dilakukan pada suatu saat tertentu. Pada saat terjadi transaksi, hal-hal
yang disepakati adalah harga (menggunakan harga pasar pada saat
transaksi), kuantitas dan waktu pengiriman. Kesepakatan ini
direalisasikan melalui purchase order (PO) dan shipping instruction (SI)
yang dikirimkan pembeli setelah terjadi transaksi.
 51

3. Tahap Pembelian Bahan Baku

Tujuan utama pada tahapan ini adalah menjamin kontinuitas pasokan bahan
baku, khususnya dari para petani kecil. Tahapan ini merupakan proses kunci
dalam industri pengolahan karet alam.
1. Bahan Baku
Bahan baku industri ini adalah karet alam atau biasanya disebut Bahan
Olahan Karet Rakyat (BOKAR). Karet alam diambil dari pohon karet yang hanya
tumbuh di daerah tropis seperti di Indonesia, Malaysia dan Thailand. Beberapa
jenis bokar yang menjadi bahan baku pembuatan SIR di Kirana Megatara Group:
1. Lump mangkok (Cup-Lump)
2. Lump bambu (Bamboo-Lump)
3. Sleb/lembaran (Sheet Lump)
2. Pemasok
Stabilitas pasokan menjadi salah satu jaminan kelancaran pengiriman SIR
kepada pelanggan. Dengan lokasi pabrik perusahaan yang berada di sentra-sentra
produksi karet, hal tersebut membantu dalam distribusi pasokan bahan baku yang
didapat langsung dari petani, sehingga dalam jangka panjang dapat menjamin
pasokan bahan baku.
3. Proses Pembelian Bahan Baku
Proses pembelian bahan baku ini dibedakan menjadi 2 (dua), yaitu sistem
pembelian kering dan sistem pembelian basah. Kedua sistem ini berbeda di tiap
daerah sesuai dengan kondisi dan kebiasaan yang berlaku di masing-masing
daerah.
Proses pembelian bokar dibedakan menjadi 5 aktivitas utama:
1. Melakukan pengecekan kualitas bokar yang dibeli.
2. Melakukan negosiasi kadar kering karet (sistem basah) dengan pemasok. Jika
tidak terjadi kesepakatan, bagian pembelian bokar dapat melakukan
pengetesan di laboratorium yang ada di setiap pabrik dengan persetujuan
pemasok.
3. Melakukan penimbangan untuk mengetahui berat basah bokar yang dijual.
4. Melakukan pembayaran.
5. Melakukan penyimpanan bokar dengan menggunakan sistem batch. Sistem
batch ini memudahkan bagian produksi mengontrol kualitas SIR dan
52

memungkinkan dilakukannya penelusuran asal bahan baku pada saat terjadi

klaim dari buyer.

4. Tahap Produksi
Tahapan ini sangat mengedepankan kualitas dengan mengedepankan nilai
KIRANAKU, kualitas terbaik dari produk akan menjamin kepuasan
pelanggan. Tahapan pada proses produksi dapat dilihat pada gambar 3.7.

Gambar 3.7 Tahapan Proses Produksi

1. Standarisasi Kualitas Bahan Baku

Proses standarisasi kualitas diperlukan untuk memastikan bahan baku
(BOKAR) yang diproduksi dapat menghasilkan produk SIR sesuai standar
kualitas yang diminta pelanggan.

2. Proses Milling
Proses milling merupakan proses pertama yang mengolah bokar menjadi
blanket. Pada proses milling, bokar dihancurkan, dibersihkan, dicuci dan
dibentuk menjadi blanket yang siap dikeringkan.
Ada beberapa tahapan proses yang harus dilalui, yaitu:
a. Breaker
Merupakan proses penghancuran bongkahan bokar menjadi potongan
yang lebih kecil.
b. Mixing Tank
 53

Merupakan proses pencucian bokar untuk menghilangkan kotoran-

kotoran yang menempel di luar maupun didalam bokar.
c. Hammer Mill
Merupakan proses untuk mengeluarkan kotoran yang ada didalam
potongan bokar dan menghancurkannya menjadi serpihan-serpihan kecil.
d. Creeper
Merupakan proses penggabungan serpihan bokar menjadi blanket yang
siap untuk proses penjemuran.

3. Proses Pengeringan
Proses pengeringan merupakan proses paling lama dalam keseluruhan
proses produksi dan memakan waktu 8 hingga 12 hari untuk mendapatkan
tingkat kekeringan dan kualitas karet sesuai standar yang diinginkan. Proses
pengeringan ini menggunakan sistem penjemuran dan digantung dalam
kamar gantung blanket (KGB).

4. Proses Crumbing
Proses crumbing merupakan proses utama dalam pembuatan produk SIR.
Dalam proses ini blanket yang sudah memenuhi standar kualitas diturunkan
dalam kamar gantung blanket untuk menjalani proses crumbing yang terdiri
dari beberapa tahapan.
1. Penghancuran
Blanket dihancurkan menjadi serpihan-serpihan kecil untuk memudahkan
proses pengeringan didalam dryer.
2. Pencucian
Serpihan-sepihan blanket dicuci untuk menghilangkan kotoran dan debu
yang menempel selama proses pengeringan.
3. Pemasakan
Serpihan-serpihan blanket dimasukkan kedalam kotak cetakan, kemudian
dimasak didalam dryer selama waktu tertentu dengan suhu tertentu untuk
mendapatkan kualitas yang diinginkan.
4. Penimbangan dan pencetakan
54

Karet yang sudah dimasak kemudian ditimbang dengan berat tertentu

sesuai standar, kemudian dimasukkan kedalam mesin press untuk
mendapatkan bentuk akhir dari produk jadi (SIR) yang biasa disebut bale.
5. Inspeksi kualitas
Untuk memastikan kualitas SIR, sebelum proses pengepakan, bale
diperiksa secara visual, menggunakan metal detector dan pemeriksaan
laboratorium. Bale yang tidak memenuhi standar kualitas dipisahkan
untuk proses pengecekan lebih lanjut.
6. Pembungkusan dan pengepakan
Setelah melewati inspeksi kualitas, bale dibungkus dengan plastik
pembungkus khusus dan di-packing sesuai dengan permintaan pembeli.
Identitas produk dicantumkan pada packing material untuk memudahkan
penelusuran produk seperti waktu produksi dan asal bahan baku.
Ada bermacam-macam jenis packing material yang biasa digunakan
untuk pengiriman karet alam.
1. Loose Bale
Loose bale merupakan cara pengemasan langsung pada kontainer
tanpa menggunakan kemasan dasar. Produk jadi SIR diatur di dalam
kontainer sehingga dapat memaksimalkan kuantitas pengiriman.
2. S/W: Shrink Wrap
Shrink Wrap ini merupakan kemasan dengan menggunakan palet
kayu. Kemasan jenis ini sudah jarang digunakan akibat maraknya isu
lingkungan dan pemanasan global.
3. Friendly Pack
Friendly Pack merupakan metal pallet yang mudah dan aman di-
handling karena terdapat bagian khusus untuk garpu forklift.
4. DMB/DMP: Disposable Metal Base / Disposable Metal Pallet
DMB/DMP juga merupakan metal pallet, terbuat dari baja ringan
yang dapat didaur ulang. Bentuknya yang sederhana dan ringan sangat
memudahkan penyimpanan.
5. NRP : Neoprene Rubber Pallet
NRP merupakan palet yang terbuat dari bahan plastik. NRP masih
banyak digunakan sebagai pengganti palet kayu karena dapat
dikembalikan atau digunakan untuk produk lain.
 55

6. SlipTray
Slip Tray merupakan kemasan plastik berbentuk mangkok kotak yang
menjadi alas dan tutup susunan bale. Setelah disusun didalam Slip Tray,
produk dan kemasannya dibungkus dengan plastik untuk melindunginya
dari kontaminasi.
7. Metal Box
Metal Box merupakan kemasan yag paling banyak dipakai untuk
pengiriman produk karet alam. Bentuknya berupa kotak yang terbuat dari
metal, dapat dilipat dan mudah di-handling. Dengan menggunakan metal
box, kemasan berisi produk SIR dapat ditumpuk dengan jumlah tertentu
sehingga dapat mengurangi luas area penyimpanan.

5. Tahap Pengiriman Barang Jadi SIR

Pengiriman menggunakan metode FOB-Freight on Board yang artinya
setelah serah terima barang dilakukan dipelabuhan yang ditentukan pembeli.
Untuk memberikan kepastian pengiriman, seluruh pabrik dibawah Kirana
Megatara Group menggunakan pelabuhan-pelabuhan utama di Pulau
Sumatera, Kalimantan dan Jawa.

6. Tahap Penagihan
Penagihan merupakan tahapan akhir dari proses operasional perusahaan.
Setiap dokumen penagihan dikirimkan dengan menggunakan jasa pengiriman
dokumen berskala internasional dan dimonitor secara rutin hingga dokumen
tersebut diterima oleh pembeli. Sistem pembayaran yang digunakan sebagian
besar adalah Cash Against Document (CAD), Advance Payment dan Letter of
Credit (L/C), Piutang dagang dikontrol secara khusus untuk memastikan
pembayarannya dapat diterima tepat waktu. Koordinasi dan komunikasi
dengan pembeli dilakukan secara periodik untuk menjaga agar waktu
penerimaan piutang terkontrol dengan baik.

7. Tahap Pengawasan
Perusahaan untuk melakukan pengawasan proses yang terintegrasi dengan
tujuan menjamin kelancaran pengiriman produk (kuantitas dan kualitas) dan
meningkatkan efisiensi dan efektifitas proses. Proses pengawasan dilakukan
56

secara mandiri oleh setiap bagian dan berjenjang hingga tingkat manajemen
puncak.
1. Pengawasan kualitas
Kualitas merupakan hal utama yang menjadi fokus Kirana Megatara Group.
Untuk itu, proses pengawasan kualitas menjadi aktivitas yang diprioritas
untuk dilaksanakan.
Ada 2 proses utama pengawasan kualitas:
a. Inspeksi kualitas: di setiap pabrik Kirana Megatara Group, inspeksi
kualitas ini merupakan hal yang wajib dilakukan untuk menjaga kualitas
produk SIR. Beberapa proses inspeksi kualitas yang dijalankan adalah
pengawasan kontaminasi kotoran, pengawasan ketebalan blanket,
pengawasan penjemuran, pengawasan kematangan bale, pengawasan
kontaminasi logam dan lain-lain.
b. Pengetesan laboratorium: aktivitas mengontrol kualitas dari bahan baku
hingga produk jadi. Proses pengetesan laboratorium menjadi salah satu
alat pengawasan utama yang dijalankan oleh setiap pabrik perusahaan.
Pengetesan laboratorium dilakukan mulai dari kualitas bahan baku
sebelum diproduksi, kualitas blanket di setiap batch-nya, pengetesan
SIR.
2. Pengawasan Kinerja
Perancanaan pada kontrol kinerja operasional yang telah dibuat dimonitor
dan di-review secara rutin setiap hari ditingkat departemen/seksi, mingguan
dan bulanan ditingkat pabrik, bulanan ditingkat wilayah dan bulanan
ditingkat corporate. Monitoring Review tersebut dilaksanakan secara teratur
untuk menjamin perencanaan yang telah dibuat dapat berjalan dengan baik
dan target yang sudah ditetapkan dapat dicapai secara bertahap. Bentuk
review yang dilaksanakan di masing-masing tingkatan ada beberapa macam:
core/asakai (pertemuan singkat sebelum bekerja), rapat mingguan, dan
PDCA (Plan, Do, Check, Act) review. Dalam masing-masing review tersebut
akan membahas pencapaian kinerja operasional (KPI) juga dibahas dalam
permasalahan dan hambatan yang terjadi/dijumpai di lapangan. Penyelesaian
permasalahan tersebut ditindaklanjuti dalam bentuk PICA (Problem
Identification and Corrective Action) untuk memastikan bahwa masalah
tersebut terus dimonitor dan dapat diselesaikan dengan baik.
 57

3.2.1 Gambaran Umum Divisi Human Resources

Dengan mempertimbangkan pertumbuhan usaha yang sangat pesat, Kirana
Megatara Group sangat mengedepankan sumber daya manusia yang berkompeten.
Perkembangan sumber daya manusia memiliki korelasi langsung dengan
perkembangan perusahaan, sehingga perhatian yang besar diberikan dalam
pengembangan sumber daya manusia sebagai aset perusahaan.
Strategi pengelolaan sumber daya manusia selalu disesuaikan dengan strategi
bisnis dan dirancang untuk mendukung target pertumbuhan perusahaan. Nilai-nilai
perusahaan KIRANAKU selalu coba untuk ditanamkan pasa setiap individu.
Seiring dengan ekspansi bisnis yang dilakukan oleh perusahaan hingga tahun
2013, maka ketersediaan sumber daya manusia yang handal untuk menjalankan
bisnis tersebut akan menjadi suatu tantangan dalam mencapai visi perusahaan.
Kenaikan karyawan Kirana Megatara Group selama tahun 2013 secara keseluruhan
adalah 689 orang, sehingga total karyawan sampai dengan 2013 mencapai 5.937
orang. Perkembangan jumlah karyawan Kirana Megatara Group dapat dilihat pada
tabel 3.1.

Tabel 3.1 Jumlah Karyawan Kirana Megatara Group Tahun 2007-2013

No. Nama Entitas 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013
1. Head Office 26 29 27 47 129 151 202
2. PT. Djambi Waras (Jambi) 405 393 343 369 438 457 491
3. PT. Djambi Waras (Jujuhan) 349 353 352 385 465 489 502
4. PT. Nusira 316 291 250 267 413 442 511
5. PT. Pantja Surya 317 293 260 253 418 437 474
6. PT. New Kalbar Processor 321 309 259 291 329 347 399
7. PT. Tirta Sari Surya 319 314 300 297 358 388 421
8. PT. Kirana Sapta 220 220 220 296 350 387 413
9. PT. Kirana Musi Persada 312 311 295 303 346 363 389
10. PT. Kirana Windu 100 200 212 283 269 295 344
11. PT. Kirana Prima 125 200 199 289 326 361 408
12. PT. Kirana Permata N/A N/A N/A 101 315 331 375
13. PT. Komering Jaya Perdana N/A N/A N/A 44 140 161 207
14. PT. Karini Utama N/A N/A N/A N/A 223 242 298
15. PT. Anugrah Bungo Lestari N/A N/A N/A N/A 248 274 317
16. PT. Kirana Putera Karya N/A N/A N/A N/A 90 123 186
Total 2.810 2.913 2.717 3.225 4.857 5.248 5.937

Penambahan karyawan yang cukup signifikan di head office Jakarta

disebabkan dengan adanya perubahan organisasi sebagai akibat dari adanya
perubahan pengelolaan proses bisnis dengan tujuan untuk menunjang implementasi
strategi bisnis yang lebih efektif. Beberapa perubahan penting yang terjadi yaitu:
58

a. Membentuk CEO Region di 4 (empat) area operasi perusahaan. CEO Region

bertanggung jawab atas pengelolaan kinerja keseluruhan suatu area tertentu baik
di aspek operasional maupun keuangan.
b. Untuk mendukung kinerja CEO Region, dibentuk posisi VP Operasi yang
bertanggung jawab pada CEO Region dan bekerjasama dengan Direktur Wilayah
dari aspek nasional.
Dengan keyakinan bahwa Kirana Megatara Group akan terus berkembang
dan menuju ke arah visi perusahaan untuk Menjadi Perusahaan Karet Alam Terbaik
dan Terbesar di Dunia, pengelolaan sumber daya manusia akan memiliki peran
yang sangat penting dalam mendukung pencapaian visi perusahaan.

3.3 Proses Bisnis Kirana Megatara Group

Kirana Megatara Group memiliki 15 pabrik yang tersebar di Pulau Sumatera
dan Pulau Kalimantan. Head office Kirana Megatara Group sendiri terletak di
Jakarta. Dengan total karyawan sampai dengan 2013 berkisar 6.000 (enam ribu)
karyawan, maka perusahaan perlu untuk mengelola sumber daya manusia dengan
baik dan tergorganisir. Dari sisi Time Management, pengelolaan waktu yang baik
akan berpengaruh pada kinerja serta produktifitas perusahaan, terlebih Kirana
Megatara Group memiliki karyawan yang jumlahnya tidak sedikit. Mengingat
sumber daya manusia memiliki pengaruh yang sangat besar pada aktivitas bisnis
Kirana Megatara Group, maka pengelolaan sumber daya manusia dengan
menggunakan sistem yang baik akan mendukung aktivitas bisnis perusahaan.
Proses dan prosedur dari setiap pabrik pada sub-modul Time Management,
meliputi Work Schedule, Substitution, Overtime, Absence, Attendance, Clock in-
Clock out, Public Holiday.

3.3.1 Work Schedule

Work Schedule dapat didefinisikan sebagai periode dimana setiap karyawan
melakukan pekerjaan sesuai dengan apa yang telah disepakati di awal perjanjian
kerja, dengan penempatan waktu yang disesuaikan dengan kebutuhan bisnis
perusahaan dan dengan memperhatikan peraturan yang berlaku.
Dengan adanya Work Schedule, karyawan diwajibkan untuk masuk kerja
maupun diperbolehkan untuk melakukan break sesuai ketentuan yang telah diberikan
oleh atasan. Pengaturan kerja ini dibuat dengan sistem perputaran (shift), dimana
 59

perputaran shift dapat dilakukan setiap minggu, setiap 2 (dua) minggu, setiap bulan,
atau tetap (non-shift).

3.3.1.1 Proses Bisnis As Is Maintain Work Schedule

Penentuan jadwal kerja karyawan akan diatur dan dibuat oleh atasan langsung
di pabrik, sedangkan untuk Head Office jadwal kerja bersifat tetap (non-shift).
Penentuan jadwal kerja akan berbeda setiap divisi, bergantung pada kebutuhan dalam
menjalankan kegiatan operasional pabrik. Atasan langsung akan membuat jadwal
kerja sesuai dengan kebutuhan per divisi, setelah itu atasan langsung akan
memberitahukan dan mengkonfirmasi jadwal tersebut kepada personalia/HR
Operation yang kemudian akan disampaikan kepada para karyawan, kecuali
karyawan di kantor pabrik yang memiliki jadwal kerja tetap (non-shift). Pengaturan
jadwal kerja setiap karyawan di setiap pabrik dan Head Office akan dibatasi sampai
dengan 40 (empat puluh) jam setiap minggu, di luar total jam bekerja tersebut maka
setiap karyawan yang bekerja berhak mendapatkan lembur.
Jadwal kerja dibuat satu minggu sebelum jadwal kerja tersebut berlaku. Setelah
jadwal kerja sudah ditentukan, atasan langsung atau HR Operation akan memberikan
laporan kepada bagian Human Resources (HR) di Head Office. Jadwal karyawan
Kirana Megatara Group dapat dilihat pada tabel 3.2.
 60
Tabel 3.2 Work Schedule Kirana Megatara Group
NAMA PERUSAHAAN
JADWAL KERJA
DWJ DW ABL KW Sapta KU Prima KPK KJP NKP TSS KPT KMP Nusira PS HO
SHIFT
3 SHIFT: 08.00-16.00, 16.00-24.00,
V V V V V V V V V V V V
00.00-08.00
3 SHIFT: 08.00-16.30, 16.30-23.30,
V
23.30-08.00
3 SHIFT: 07.00-15.00, 15.00-23.00,
V V V V V
23.00-07.00
3 SHIFT: 07.30-15.30, 15.30-23.30,
V V
23.30-07.30
3 SHIFT: 06.00-14.00, 14.00-22.00,
V
22.00-06.00

2 SHIFT: 08.00-16.00, 21.00-05.00 V

2 SHIFT: 08.00-16.00, 16.00-24.00 V

2 SHIFT: 07.00-16.00, 11.00-20.00 V

2 SHIFT: 07.00-19.00, 19.00-07.00 V V V

2 SHIFT: 08.00-20.00, 20.00-08.00 V

NON SHIFT
07.00-15.00 V V V V V
08.00-16.00 V V V V V V V V V V V V V V
08.00-17.00 V
 61

Keterangan:
1. Jadwal kerja yang dibuat oleh atasan ada yang tidak memiliki pola (ditentukan
berdasarkan penyesuaian dari atasan langsung).
2. Jam kerja sudah termasuk jam istirahat selama 1 (satu) jam dan jam ibadah pada
hari Jumat untuk umat muslim. Total jam kerja karyawan setiap minggu tidak
lebih dari 40 (empat puluh) jam, selebihnya dihitung lembur.
3. Istilah-istilah yang akan diberlakukan pada pembahasan sebagai berikut:
a. DWJ = PT. Djambi Waras j. NKP = PT. New Kalbar
Jujuhan Processor
b. DW = PT. Djambi Waras k. TSS = PT. Tirta Sari Surya
c. ABL = PT. Anugerah Bungo l. KPT = PT. Kirana Permata
Lestari m. KMP = PT. Kirana Musi
d. KW = PT. Kirana Windu Persada
e. Sapta = PT. Kirana Sapta n. Nusira = PT. Nusira
f. KU = PT. Kirana Utama o. PS = PT. Pantja Surya
g. Prima = PT. Kirana Prima p. HO = Head Office (PT. Kirana
h. KPK = PT. Kirana Putera Megatara)
Karya
i. KJP = PT. Komering Jaya
Perdana

Deskripsi tabel Work Schedule :

a. 3 SHIFT : 08.00 16.00, 16.00 24.00, 00.00 08.00.
Seluruh pabrik yang mengadopsi jadwal kerja ini, karyawannya mendapatkan
hak hari libur di hari Minggu dan akan melakukan perputaran shift setiap minggu
(berganti di hari Senin) dengan shift pagi pukul 08.00-16.00, shift sore pukul
16.00-24.00, shift malam pukul 00.00-08.00 dengan 2 pola perputaran:
1. Perputaran shift setiap minggu dengan pola berputar dari shift pagi-malam-
sore-pagi (berulang kembali).
a. DWJ
Jadwal ini berlaku untuk seluruh karyawan bagian produksi, dimana untuk
di hari Sabtu setiap karyawan akan mendapatkan lembur otomatis selama 2
(dua) jam.
62

b. DW
Jadwal ini berlaku untuk karyawan produksi khusus dengan status non-
staff dan borongan. Sama dengan DWJ, setiap karyawan mendapatkan
lembur otomatis selama 2 (dua) jam setiap minggunya.

c. Prima
Jadwal ini berlaku untuk karyawan di bagian produksi, kepala shift,
operator tungku dan operator kamar mesin. Hari Senin-Sabtu, karyawan
akan mendapatkan lembur otomatis selama 30 (tiga puluh) menit di jam
istirahat dan khusus di hari Sabtu jika karyawan pulang jam 16.00, maka
secara otomatis karyawan akan mendapatkan tambahan 2 (dua) jam
lembur otomatis di luar jam istirahat.

d. KW
Jadwal ini berlaku untuk bagian produksi, operator tungku dan operator
kamar mesin. Hari Senin-Sabtu, setiap karyawan yang tidak mengambil
jam istirahat akan mendapatkan lembur otomatis selama 1 (satu) jam.
Kecuali hari Jumat khusus di shift pagi, tidak akan mendapatkan lembur
otomatis bagi umat muslim yang melaksanakan ibadah. Khusus untuk
hari Sabtu, bila karyawan yang bersangkutan melaksanakan shift sampai
dengan jam 16.00, maka akan mendapatkan lembur otomatis selama 2
(dua) jam. Lembur otomatis di hari Sabtu akan hilang, jika karyawan
yang bersangkutan absen di salah satu hari kerja, kecuali bila sedang
melakukan perjalanan dinas.

e. Sapta
Bagian produksi, kepala shift, operator tungku, operator kamar mesin,
bagian laboratorium, bagian quality control dan operator forklift akan
mengadopsi jadwal kerja ini, dengan hari kerja Senin-Sabtu dan libur di
hari Minggu. Lembur otomatis akan didapatkan setiap shift yang
dijalankan pada hari tersebut di jam istirahat selama 30 (tiga puluh)
menit. Tambahan lembur otomatis di hari Sabtu selama 2 (dua) jam akan
didapatkan oleh karyawan yang bersangkutan apabila menyelesaikan shift
di jam 16.00 dan tidak terdapat absensi di shift Senin-Jumat.
 63

f. KU dan KPT
Jadwal kerja ini diadopsi oleh bagian produksi, kepala shift, operator
tungku dan operator kamar mesin. Karyawan yang bekerja pada
bagian tersebut akan mendapatkan lembur otomatis pada hari Sabtu
selama 2 jam apabila selesai melakukan shift pada jam 16.00 dan
tidak terdapat absen pada 5 (lima) hari kerja sebelumnya.

g. Nusira
Khusus karyawan bagian teknik akan melaksanakan jadwal kerja ini.
Terdapat beberapa pengecualian pada bagian teknik:
1. Shift pagi: karyawan yang menjalankan shift ini akan bekerja
selama 7 (tujuh) jam di hari Senin-Jumat dan 5 (lima) jam di hari
Sabtu tanpa istirahat.
2. Shift sore dan malam: karyawan yang menjalankan shift ini akan
mendapatkan lembur otomatis selama 2 (dua) jam di hari Senin-
Jumat dan lembur otomatis selama 3 (tiga) jam khusus di hari
Sabtu.

h. PS
Jadwal ini diadopsi oleh karyawan bagian produksi, dimana karyawan
yang bersangkutan akan mendapatkan hak lembur otomatis di jam
istirahat selama 30 (tiga puluh) menit di jam kerja dari hari Senin-
Sabtu.

2. Perputaran shift setiap minggu dengan pola berputar dari shift pagi-sore-
malam-pagi (berulang kembali).
a. KMP
Jadwal ini berlaku untuk karyawan di bagian milling dan crumbing.
Untuk shift pagi di hari Sabtu jam kerja yang berlaku dari pukul 08.00-
14.00, sedangkan untuk shift sore dan malam tetap berlaku jam kerja
yang sama dari hari Senin-Sabtu. Untuk jam kerja dalam satu minggu
lebih dari 40 jam akan diberlakukan lembur otomatis.
64

b. TSS
Jadwal ini berlaku untuk karyawan produksi, operator listrik, operator
kamar mesin dan operator forklift. Karyawan akan mendapatkan lembur
otomatis 1 jam pada hari Jumat di jam istirahat kecuali untuk operator
listrik, dan 1 jam pada hari Sabtu karena telah melebihi jam kerja 40
jam seminggu.

b. 3 SHIFT : 08.00 16.30, 16.30 23.30, 23.30 08.00

Di PT Nusira yang berada diMedan, jadwal ini berlaku untuk karyawan di
bagian crumbing dan milling. Pada bagian ini, hari kerja efektif selama 1
(satu) minggu adalah 5 (lima) hari. Pola hari libur setiap minggunya akan
terus berputar ditambah dengan hari libur tetap di hari Minggu (total 2 hari
libur setiap minggu). Perputaran jadwal terjadi setiap minggunya di mulai
pada hari Senin.

c. 3 SHIFT : 07.00 15.00, 15.00 23.00, 23.00 07.00

Setiap pabrik yang mengadopsi jadwal ini akan melakukan perputaran jadwal
kerja setiap minggunya, dimulai pada hari Senin.
a. KU dan KPT
Jadwal ini berlaku untuk bagian security. Apabila terdapat kelebihan jam
kerja (>40 jam), maka lembur otomatis akan berlaku selama 2 (dua) jam
di hari Sabtu. Hari libur akan terus berputar setiap bulannya dari hari
Senin-Minggu.

b. NKP
Berlaku untuk karyawan di bagian produksi.

c. Nusira
Bagian security mengadopsi jadwal ini dan jam istirahat akan dihitung
sebagai jam lembur otomatis selama 1 (satu) jam. Pola shift akan dibuat
dengan hari libur bergilir setiap minggunya.
 65

d. PS
Karyawan pada bagian operator forklift, bagian laboratorium dan
security mengadopsi jadwal kerja ini. Jam istirahat akan secara
langsung dihitung sebagai lembur otomatis selama 1 (satu) jam dan
pola shift dengan hari libur bergilir setiap minggunya.

d. 3 SHIFT : 07.30 15.30, 15.30 23.30, 23.30 07.30

Jadwal kerja ini berlaku untuk karyawan bagian security pada PT Kirana
Sapta dan PT Kirana Prima. Di hari Sabtu, karyawan akan mendapatkan
lembur otomatis selama 2 (dua) jam karena kelebihan jam kerja. Untuk hari
libur akan terus bergeser sesuai perputaran setiap minggunya. Periode
perputaran shift di PT Kirana Sapta dimulai pada hari Senin, sedangkan di PT
Kirana Prima dimulai pada hari Minggu.

e. 3 SHIFT : 06.00 14.00, 14.00 22.00, 22.00 06.00

Jadwal kerja ini diadopsi bagian security di PT New Kalbar Processor.
Perputaran jam kerja terjadi setiap minggunya, tetapi berbeda dengan pabrik
lainnya perputaran periode untuk shift yang akan berjalan dimulai pada hari
Minggu.

f. 2 SHIFT : 08.00 16.00, 21.00 05.00

Karyawan bagian produksi di KJP mengadopsi jadwal kerja ini. Khusus untuk
jam istirahat akan dihitung sebagai sebagai jam lembur jika diperlukan
dengan SPL (Surat Perintah Lembur). Perputaran jadwal kerja terjadi setiap
minggunya dimulai pada hari Senin.

g. 2 SHIFT : 08.00 16.00, 16.00 24.00

Jadwal ini berlaku untuk karyawan di bagian produksi, kepala shift dan
operator pada PT. KJP.

h. 2 SHIFT : 07.00 16.00, 11.00 20.00

Jadwal kerja berlaku untuk Office Boy di Head Office. Terdapat pergantian
shift dari shift pagi ke shift malam, dimana masing-masing shift
mengharuskan karyawan yang bersangkutan untuk melakukan jam kerja
66

selama 8 (delapan) jam per harinya, disertai dengan jam istirahat selama 1
(satu) jam.

i. 2 SHIFT : 07.00 19.00, 19.00 07.00 (KW, KPK, NKP)

a. KW
Jadwal ini berlaku untuk security. Karyawan bekerja 6 (enam) hari dalam
1 (satu) minggu, dimana hari liburnya akan berputar setiap minggunya.
Setiap shift yang dijalani akan mendapatkan lembur otomatis selama 4
(empat) jam, dengan pengecualian pada hari ke-6 akan mendapatkan
lembur otomatis 4 jam + 2 jam, jika pada 5 (lima) hari sebelumnya
karyawan yang bersangkutan menjalankan kewajibannya secar penuh
sesuai jadwal. Namun, jika pada hari ke-6 (enam) jatuh pada hari libur
nasional maka secara otomatis jam kerja akan terhitung sebagai lembur
otomatis selama 12 (dua belas) jam dipotong dengan 1 (satu) jam
istirahat. Pertukaran antara shift pagi dan shift malam dilakukan setiap
minggunya pada hari Senin.

b. KPK
Bagian security pada KPK tidak mendapatkan hari libur sama sekali
setiap minggunya dikarenakan personil security yang masih kurang.
Setiap kali shift dijalankan, maka secara otomatis karyawan yang
bersangkutan akan mendapatkan lembur otomatis selama 4 (empat) jam
dan istirahat secara bergantian selama 30 (tiga puluh) menit. Pertukaran
antara shift pagi dan shift malam dilakukan setiap 2 (dua) minggu.

c. NKP
Jadwal kerja ini berlaku untuk karyawan dengan status borongan.
Pergantian shift antara shift pagi dan shift malam akan terjadi setiap
minggunya.

j. 2 SHIFT : 08.00 20.00, 20.00 08.00 (KW)

Jam kerja ini berlaku untuk bagian operator forklift GBJ (Gudang Barang
Jadi). Beberapa pengecualian pada jam kerja ini:
 67

1. Operator bekerja dari hari Senin-Sabtu, hanya mendapat jadwal libur pada
hari Minggu.
2. Setiap bekerja, operator secara otomatis mendapatkan lembur selama 4
(empat) jam.
3. Pada hari kerja ke-6, setiap operator mendapatkan lembur otomatis 6 jam + 2
jam.
4. Jika pada 5 (lima) hari sebelumnya terdapat hari dimana operator yang
bersangkutan tidak dapat memenuhi kewajibannya, maka bonus 2 (dua) jam
pada hari ke-6 akan hilang.
5. Bila hari ke-6 jatuh pada hari libur nasional, maka operator mendapatkan
lembur otomatis selama 12 (dua belas) jam dikurangi waktu istirahat selama 1
(satu) jam.

k. Non-shift 07.00 15.00 (KW, Sapta, Prima, KPK, NKP)

Jadwal kerja ini bersifat tetap dan tidak mengalami perputaran sama sekali
dan memberlakukan hari libur di hari Minggu.
a. KW
Jadwal ini berlaku untuk karyawan bagian bersih-bersih dan pembantu
mess. Jika hari Sabtu menyelesaikan shift pada jam 15.00, maka lembur
otomatis akan didapatkan selama 2 (dua) jam dan jika melaksanakan shift
di hari Minggu akan mendapatkan lembur otomatis selama 8 (delapan)
jam dikurangi dengan jam istirahat selama 1 (satu) jam (berlaku
kelipatan).

b. Sapta, Prima
Karyawan di bagian sortir dan potong bokar mengadopsi jadwal kerja ini
dan apabila hasil sortir bokar > 3 ton akan mendapatkan insentif sesuai
perjanjian yang telah ditentukan.

c. KPK
Jadwal ini berlaku untuk setiap karyawan, kecuali karyawan bagian
security.
68

d. NKP
Jadwal ini diadopsi oleh karyawan di bagian office pabrik (produksi).

l. Non-shift 08.00 16.00 (DWJ, DW, ABL, KW, Sapta, KU, Prima, KJP,
NKP, TSS, KPT, KMP, Nusira, PS)
Jadwal kerja ini bersifat tetap dan tidak mengalami perputaran sama sekali
dan memberlakukan hari libur di hari Minggu.
a. DWJ dan DW
Jadwal ini berlaku untuk karyawan di bagian office pabrik dan pada hari
Sabtu berlaku lembur otomatis selama 2 (dua) jam (khusus untuk DW
hanya berlaku oleh karyawan dengan status non-staff)

b. ABL
Jadwal kerja diadopsi oleh karyawan bagian kantor, pembelian, quality
control dan bagian labolatorium. Khusus hari Sabtu, seluruh karyawan
yang menjalankan jadwal kerja ini akan mendapatkan lembur otomatis
selama 2 (dua) jam dengan SPL (Surat Perintah Lembur), kecuali
karyawan di bagian kantor.

c. KW
Jadwal kerja ini berlaku bagi karyawan pada bagian kantor, pembelian,
bengkel, gudang, material, gudang bahan baku dan gudang bahan jadi.
Pada hari Sabtu seluruh karyawan yang melaksanakan jadwal kerja
tersebut akan mendapatkan lembur otomatis jika menyelesaikan shift pada
jam 16.00 selama 2 (dua) jam dan apabila karyawan melaksanakan shift
pada hari Minggu atau hari libur nasional, maka lembur otomatis selama
8 (delapan) jam akan diberlakukan, dikurangi dengan 1 (satu) jam jam
istirahat (berlaku keliapatan).

d. Sapta dan Prima

Jadwal kerja ini berlaku untuk karyawan pada bagian kantor, pembelian,
bengkel dan staff dengan level minimal kasie (kepala seksie).
 69

e. KU dan KPT
Karyawan pada bagian kantor dan pembelian menjalankan jadwal
kerja ini.

f. KJP, KMP, Nusira dan Pantja Surya

Jadwal ini berlaku pada karyawan bagian office pabrik.

g. NKP
Karyawan bagian office depan dan office kota (depo-tebo)
mengadopsi sistem jadwal kerja ini.

h. TSS
Karyawan pada bagian office di pabrik akan melaksanakan jadwal
kerja ini dan akan mendapatkan lembur otomatis selama 2 (dua) jam
di hari Sabtu.

m. Non-shift 08.00 17.00 (HO)

Jadwal kerja ini bersifat tetap dan berlaku untuk semua karyawan di Head
Office pada hari efektif bekerja (Senin-Jumat). Jam kerja tersebut telah
termasuk jam istirahat selama 1 (satu) jam dan jam ibadah pada hari Jumat
untuk umat muslim.

Analisis masalah:
1. Penjadwalan karyawan yang diatur dan ditentukan oleh atasan langsung atau
personalia/HR Operation mengalami masalah pada jadwal kerja setiap karyawan
yang terus berganti (pada periode yang telah ditentukan) tanpa memiliki pola
yang tetap dan hal tersebut berpengaruh pada banyak hal, terutama pada
perhitungan gaji setiap akhir bulan. Penentuan jadwal kerja karyawan akan lebih
baik jika dilakukan di awal ketika karyawan pertama kali diterima dan bekerja
dengan memiliki pola jadwal kerja yang berlaku selama karyawan tersebut
bekerja di perusahaan sehingga penentuan tidak dilakukan berulang kali dan
dapat dipetakan ke dalam sistem.
2. Jadwal kerja yang tidak berpola akan menimbulkan masalah pada perhitungan
gaji karyawan setiap bulannya, terutama pada penghitungan TUL (Tunjangan
70

Upah Lembur), dimana keperluan lembur sering tidak disesuaikan dengan

kebutuhan proses bisnis.
3. Lembur dilakukan tanpa adanya SPL, atau biasa disebut lembur otomatis.
Sebagian pabrik ada yang telah menerapkan pembuatan SPL ketika seorang
karyawan perlu melakukan lembur, namun mayoritas memberlakukan lembur
otomatis. Lembur otomatis dapat menyebabkan peningkatan pada cost of labour.
Jika memang diperlukan, lembur dapat dilakukan dengan membuat SPL terlebih
dahulu sebagai validitas jika karyawan yang bersangkutan dibutuhkan untuk
mendukung kelancaran proses produksi dengan persetujuan pihak yang
berwenang atas perintah SPL tersebut.
4. Terdapat in-konsistensi pada jadwal yang dibuat karena beberapa pabrik masih
kekurangan tenaga kerja dan sebagian karyawan harus melakukan long shift,
sehingga karyawan harus bekerja di luar jadwal kerja yang telah ditentukan
karena kebutuhan dari proses bisnis yang belum dapat diprediksi dan korelasinya
dengan sumber daya manusia yang dibutuhkan.

Requirements:
1. Penyimpanan histori jadwal kerja karyawan. Hal ini diperlukan untuk mendeteksi
adanya kesalahan perhitungan pada periode penggajian yang didasarkan pada
banyaknya jam kerja setiap karyawan.
2. Penyimpanan histori jadwal kerja karyawan dengan tujuan untuk membuat
laporan yang mungkin dibutuhkan oleh perusahaan.
3. Sistem secara otomatis dapat menghitung jam kerja di luar jadwal kerja (lembur),
sehingga tunjangan dapat dibayarkan pada proses payroll.
4. Jadwal kerja karyawan yang berpola untuk mengurangi kemungkinan terjadinya
lembur otomatis.
5. Perhitungan kompensasi maupun benefit yang terkait dengan Time Management
dapat secara otomatis dilakukan oleh sistem. Penjadwalan kerja yang baik akan
mempermudah dalam proses identifikasi kehadiran dan ketidakhadiran
karyawan.Pengelolaan jadwal kerja yang baik dan teratur membantu dalam
penentuan benefit bagi setiap karyawan.
6. Perubahan jadwal karyawan atau perubahan shift yang terjadi dapat di-maintain
dan disimpan dengan akurat oleh sistem karena akan berdampak pada gaji dan
 71

tunjangan karyawan yang bersangkutan. Hal ini akan mempengaruhi perhitungan

gaji dan tunjangan karyawan yang secara otomatis dapat dilakukan oleh sistem.
7. Penentuan jadwal tetap karyawan dapat membantu dalam perhitungan
productivity daripada factory operation, yaitu mengetahui banyaknya karyawan
yang dibutuhkan setiap harinya, di setiap divisi/bagian.

3.3.1.2 Proses Bisnis To Be Maintain Work Schedule

Proses bisnis penentuan jadwal karyawan yang akan dijalankan nantinya akan
tetap mengadopsi sebagian dari proses bisnis yang sebelumnya, namun work
schedule (daily work schedule, period work schedule dan work schedule rule) yang
berlaku masing-masing akan menggunakan kode (naming/numbering conventions),
contoh kode (naming/numbering conventions) dapat dilihat pada tabel 3.3. Perbedaan
proses bisnis terjadi ketika HRIS harus melakukan pengaturan WSR (Work Schedule
Rule) sesuai dengan pola jadwal kerja yang diinformasikan oleh bagian
personalia/HR Operation pada sistem SAP. Di mulai dengan menentukan daily break
schedule untuk work schedule rule yang telah ditentukan. Sistem SAP akan
menyimpan daily break schedule yang baru. Kemudian daily work schedule yang
cocok akan ditentukan. Daily work schedule menyimpan jadwal kerja harian berikut
dengan daily break schedule yang telah ditentukan sebelumnya. Contoh detail
mengenai daily work schedule dapat dilihat pada tabel 3.4.

Tabel 3.3 Contoh Kode (Naming / Numbering Conventions) Daily Work

Schedule

No Kode DWS Keterangan

1. HOF2 HO Kantor Jumat
2. DWP1 DW Prod Shft1
3. DWB1 DW Breaker Shf1

Tabel 3.4 Contoh Daily Work Schedule Head Office

Jam Mulai Akhir Jam
No DWS Keterangan Hari masuk break break pulang
Senin-
1. HOF1 Head Office Reguler Kamis 08.00 12.00 13.00 17.00
2. HOF2 Head Office Jumat Jumat 08.00 11.30 13.00 17.30
Senin-
3. HOB1 HO OB Reg Shift 1 Jumat 07.00 12.00 13.00 16.00
 72

Jam Mulai Akhir Jam

No DWS Keterangan Hari masuk break break pulang
Senin-
4. HOB2 HO OB Reg Shift 2 Jumat 11.00 14.00 15.00 20.00
Sabtu-
5. HOFF Head Office Off Minggu

Pola daily work schedule yang telah ditentukan selama satu minggu
selanjutnya akan dimasukan ke dalam period work schedule, contoh period work
schedule dapat dilihat pada tabel 3.5. Sistem SAP akan menyimpan period work
schedule yang telah ditentukan. Pola urutan period work schedule yang telah
lengkap, ditambah dengan public holiday calendar yang telah di-define pada sistem
SAP akan menghasilkan roster sesuai dengan pola period work schedule, yang
disebut sebagai work schedule rule. Contoh work schedule rule dapat dilihat pada
gambar 3.8.

Tabel 3.5 Contoh Period Work Schedule

PWS Text Urutan Senin Selasa Rabu Kamis Jumat Sabtu Minggu
DW
DWBR Breaker 0001 DWB1 DWB1 DWB1 DWB1 DWB1 DWB1 DWOF
DW
DWBR Breaker 0002 DWB3 DWB3 DWB3 DWB3 DWB3 DWB3 DWOF
DW
DWBR Breaker 0003 DWB2 DWB2 DWB2 DWB2 DWB2 DWB2 DWOF
DW
DWPR Produksi 0001 DWP1 DWP1 DWP1 DWP1 DWP1 DWP1 DWOF
DW
DWPR Produksi 0002 DWP3 DWP3 DWP3 DWP3 DWP3 DWP3 DWOF
DW
DWPR Produksi 0003 DWP2 DWP2 DWP2 DWP2 DWP2 DWP2 DWOF

Gambar 3.8 Contoh Work Schedule Rule

 73

Work Schedule Rule yang telah tersedia selanjutnya akan di-maintain oleh
personalia/HR Operation pada sistem SAP, dengan menggunakan infotype 0007
(Planned Working Time).
Work Schedule yang digunakan sebelumnya pada tabel 3.1 akan tetap
diadopsi dengan adanya penambahan dan modifikasi yang akan disesuaikan dengan
kebutuhan proses bisnis. Contoh work schedule yang tetap digunakan pada proses
bisnis to be maintain work schedule dapat dilihat pada tabel 3.3.
Dengan adanya work schedule rule, makan penjadwalan kerja karyawan akan
memiliki pola yang pasti, sehingga penentuan jadwal kerja hanya perlu sekali
dilakukan, kecuali terdapat pergantian daily work schedule yang bersifat sementara
sehingga personalia/ HR Operation perlu untuk me-maintain dengan menggunakan
infotype 2003 (Substitution).

3.3.2 Substitution
Jika ada kebutuhan untuk melakukan perubahan jadwal kerja karyawan untuk
sementara baik permintaan dari karyawan yang ingin melakukan perubahan terhadap
jadwal kerja karyawan yang bersangkutan maupun dari perusahaan terkait dengan
kelancaran proses produksi yang ada di pabrik, maka akan dilakukan proses
perubahan sementara (Substitution). Namun, jika perubahan jadwal kerja bersifat
jangka panjang maka dapat dilakukan perubahan terhadap work schedule rule.

3.3.2.1 Proses Bisnis As Is Maintain Substitution

Jika karyawan mengajukan perubahan jadwal kerjanya maka karyawan tersebut
harus meminta persetujuan dari atasan langsung. Jika atasan langsung setuju terhadap
perubahan yang diajukan, karyawan baru dapat melakukan perpindahan jadwal kerja.
Kemudian, atasan langsung akan membuat rekapitulasi atas perubahan jadwal kerja
sementara yang ada dan memberikan rekapitulasi tersebut kepada bagian HRD di
Head Office sebelum proses penggajian/pembayaran upah (payroll) dilaksanakan.
Activity diagram dari proses bisnis as is membuat substitution dapat dilihat pada
gambar 3.9.
74

Gambar 3.9 Activity Diagram Substitution

 75

Keterangan:
1. Proses pengajuan pergantian jam kerja sementara dapat bermula dari karyawan
jika karyawan yang bersangkutan berhalangan hadir.
2. Proses pembuatan pergantian jam kerja sementara dapat bermula dari atasan
langsung jika jam kerja karyawan tidak produktif atau dapat mengganggu
kelancaran proses produksi.
3. Rekapitulasi pergantian kam kerja sementara karyawan dibuat oleh atasan
langsung setiap bulan sebelum periode payroll yang diserahkan ke HRD di
Head Office.

Analisis masalah:
Proses pembuatan rekapitulasi pergantian jam kerja sementara karyawan masih
dilakukan manual oleh masing-masing atasan langsung, dimana peluang terjadinya
human error cukup besar dengan banyaknya data pergantian baik bagi atasan
langsung maupun bagi bagian HRD yang harus melakukan proses payroll. Selain itu,
tidak ada histori pergantian jam kerja sementara karyawan, dimana ketika laporan
dibutuhkan akan sulit untuk mengumpulkan data yang diperlukan terkait dengan
substitution.

Requirements :
1. Sistem dapat melakukan perubahan jadwal kerja karyawan apabila terdapat
permintaan pergantian shift. Hal ini dapat dilakukan dengan men-create
substitution.
2. Sistem dapat memberikan informasi perubahan shift yang terjadi, baik berupa
pergantian daily work schedule maupun work schedule rule yang bersifat
sementara berupa report. Report kehadiran karyawan diharapkan juga dapat
memberikan informasi bila karyawan melakukan pergantian daily work schedule
tanpa pemberitahuan terlebih dahulu.
3. Ketika terjadi perubahan pada jadwal kerja karyawan, sistem dapat melakukan
update terhadap jadwal kerja karyawan dan terdapat data yang disimpan terkait
dengan pergantian jadwal tersebut.
4. Informasi mengenai perubahan jadwal karyawan dapat diberikan dalam bentuk
rekapitulasi pada saat periode payroll.
5. Absensi karyawan setiap harinya dapat dicocokan dengan jadwal karyawan yang
76

telah ditetapkan, apakah telah sesuai ataupun terdapat perubahan pada jadwal
kerja karyawan dengan melakukan linkage dengan mesin fingerscan.
6. Sistem diharapkan dapat mengidentifikasi kapan perubahan jadwal sementara
dimulai dan diakhiri serta mengubahnya kembali ke jadwal semula.

3.3.2.2 Proses Bisnis To Be Maintain Substitution

Proses bisnis to be membuat substitution akan tetap mengadopsi proses bisnis
sebelumnya. Namun, setelah disetujui karyawan yang bersangkutan perlu mengisi
surat pergantian shift, lalu diserahkan ke personalia/ HR Operation. Personalia/HR
Operation perlu untuk me-maintain pergantian jam kerja pada sistem SAP melalui
infotype 2003 (Substitution). Personalia/HR Operation perlu untuk memasukan NIK
karyawan yang bersangkutan dan periode untuk pergantian jadwal kerja yang
diinginkan. Untuk pergantian jadwal kerja satu hari dan tidak memiliki pola maka
personalia/HR Operation akan memasukan daily work schedule. Dan jika pergantian
jadwal kerja dibuat selama periode tertentu dan memiliki pola, maka personalia/HR
Operation akan memasukan work schedule rule. Selanjutnya, sistem SAP akan
menyimpan substitution yang telah dilakukan.
Perhitungan pergantian hari kerja akan dilakukan pada proses time evaluation,
dimana report yang dihasilkan akan digunakan dalam menghitung upah yang terkena
pengaruh atas pergantian jam kerja, premi hadir, uang trasnportasi, uang makan yang
akan diterima oleh karyawan bersangkutan.

3.3.3 Overtime
Lembur (overtime) dapat didefinisikan sebagai jam kerja yang dilakukan
karyawan di luar ketentuan waktu kerja karyawan. Waktu kerja karyawan yang
dimaksud adalah jadwal kerja yang telah ditentukan oleh atasan langsung, dimana
jam kerja setiap minggunya maksimal 40 jam efektif kerja.
Jika terdapat karyawan yang melakukan lembur baik lembur yang
diperintahkan atasan maupun lembur otomatis (karena adanya kelebihan 40 jam
seminggu dari jadwal kerja seperti yang ada di peraturan perusahaan) maka
karyawan akan mendapatkan hak atas lembur yang dilakukan dengan dibayarnya
upah lembur oleh perusahaan. Upah lembur tersebut hanya dibayarkan kepada
karyawan yang memiliki status non-staff.
 77

3.3.3.1 Proses Bisnis As Is Maintain Overtime

Pengajuan lembur dapat berasal dari karyawan maupun atasan langsung. Untuk
perintah lembur dari atasan langsung, setelah diterima oleh karyawan, atasan
langsung akan membuat Surat Perintah Kerja Lembur (SPL) yang akan dilaksanakan
oleh karyawan yang bersangkutan. Namun, untuk pengajuan permohonan lembur
oleh karyawan, SPL akan dibuat sendiri oleh karyawan dengan persetujuan atasan
langsung. Karyawan melaksanakan lembur sesuai dengan SPL yang telah dibuat atau
berdasarkan lembur otomatis yang didapat. Untuk saat ini, SPL yang dibuat oleh
karyawan atau oleh atasan langsung digunakan sebagai dasar pembayaran TUL
(Tunjangan Upah Lembur), sedangkan hasil absensi kehadiran karyawan (clock in-
clock out) di time device tidak digunakan sebagai dasar pembayaran TUL, Ketentuan
TUL yang berlaku saat ini dapat dilihat pada tabel 3.6. Di setiap akhir bulan, atasan
akan membuat laporan rekapitulasi atas banyaknya lembur yang dilakukan. Laporan
tersebut akan diberikan kepada HRD di Head Office untuk dihitung dan dibayarkan
sebelum proses penggajian/pembayaran upah (payroll). Activity diagram untuk
proses bisnis as is maintain overtime dapat dilihat pada gambar 3.10.
78

Gambar 3.10 Activity Diagram Overtime

 79

Keterangan:
a. Proses overtime dengan membuat SPL dapat bermula dari karyawan jika
karyawan tersebut merupakan karyawan office.
b. Proses overtime dengan membuat SPL dapat bermula dari atasan langsung jika
karyawan yang melakukan lembur merupakan karyawan pabrik.
c. Lembur otomatis dapat terjadi jika jadwal kerja karyawan yang dijadwalkan oleh
atasan melebihi 40 jam dalam seminggu.
d. Perhitungan jam lembur akan dilakukan sistem round up ke 1 jam terdekat.

Tabel 3.6 Ketentuan TUL (Tunjangan Upah Lembur)

Waktu Lembur Jam Upah Lembur

Hari Kerja Biasa Jam ke I 1.5 x upah / jam
Jam ke II 2 x upah / jam
Hari Libur / istirahat Jam ke I s/d VII atau 2 x upah / jam
mingguan ke V *)
Jam ke VIII atau ke 3 x upah / jam
VI *)
Jam ke IX-dst atau ke 4 x upah / jam
VII-dst *)

Analisis masalah:
1. Proses pemberlakuan lembur tanpa menggunakan SPL atau lembur otomatis
dapat mengancam validitas data. Sebaiknya lembur dapat dilakukan dengan SPL
yang dibuat untuk menjaga konsistensi penilaian karyawan yang dianggap
bekerja lembur.
2. Perhitungan jam lembur hanya dilihat dari data SPL atau dari jadwal lembur
otomatis karyawan dan tidak dilakukan cross check terhadap absensi actual di
time device, hal ini dapat menyebabkan ketidaksesuaian antara rencana kerja
lembur dengan kerja lembur yang dilakukan serta dapat mempengaruhi besarnya
TUL yang dibayarkan. Sebaiknya dilakukan cross check antara SPL dengan data
absensi actual karyawan sehingga jam lembur yang dilakukan lebih akurat sesuai
dengan rencana kerja lembur.
3. Pembuatan laporan lembur dibuat manual oleh masing-masing atasan langsung,
dimana peluang terjadinya human error akan cenderung lebih tinggi, kesalahan
dalam pencatatan lembur dapat berakibat kesalahan dalam proses payroll oleh
HRD. Sebaiknya proses pencatatan lembur dapat menggunakan bantuan sistem
untuk dapat menghasilkan laporan yang akurat.
80

Requirements:
1. Rencana jam kerja lembur sesuai dengan data absensi kehadiran (clock in-clock
out) karyawan pada time device.
2. Sistem dapat melakukan perbandingan antara SPL dan absensi kehadiran (clock
in-clock out) sehingga upah lembur yang akan diterima sesuai dengan keadaan
yang sebenarnya dimana hal tersebut dapat membantu perusahaan menekan biaya
terhadap pengeluaran upah lembur yang tidak seharusnya.
3. Perhitungan TUL akan lebih akurat dan valid, dimana hasil absensi kehadiran
karyawan (clock in-clock out) akan dijadikan landasan untuk perhitungan TUL.
4. Histori data lembur karyawan dapat disimpan.
5. Mendeteksi lembur yang dilakukan karyawan pada hari biasa, hari libur, hari
libur nasional karena akan mempengaruhi TUL yang didapat oleh karyawan.
6. Perhitungan TUL dapat secara otomatis dilakukan oleh sistem dengan
menampilkan analisa jumlah jam lembur dan faktor pengali, dimana memiliki
ketentuan TUL yang berbeda-beda, dan menghasilkan report.
7. Perhitungan jam lembur dapat dijadikan data untuk menganalisis produktivitas
pada setiap pabrik.

3.3.3.2 Proses Bisnis To Be Maintain Overtime

Proses bisnis to be maintain overtime akan tetap mengadopsi proses bisnis
sebelumnya. Penambahan terjadi ketika SPL yang dibuat telah disetujui oleh atasan
langsung atau karyawan yang bersangkutan, personalia/HR Operation harus me-
maintain attendance quota (overtime) di sistem SAP. Dengan memasukan NIK
karyawan dan infotype 2007 (Attendance Quota), lalu periode lembur yang telah
ditentukan di-input sesuai dengan SPL yang telah disetujui, quota type yang perlu
untuk dipilih adalah overtime. Setalah proses ini selesai, maka jam kerja lembur
karyawan telah tersimpan di sistem SAP.
Untuk perhitungan TUL, pembayaran upah lembur akan didasarkan
berdasarkan hasil cross check antara SPL dengan absensi kehadiran karyawan (clock
in-clock out). Terdapat dua kemungkinan yang terjadi ketika cross check dilakukan:
a. Data SPL lebih panjang dari pada data time device
Jika hal ini terjadi, jam yang akan dihitung sebagai dasar perhitungan TUL
adalah data yang didapat pada time device. Dapat dilihat pada gambar 3.11
bahwa data yang dicatat pada SPL lebih panjang daripada data di time device.
 81

Gambar 3.11 Simulasi Overtime (data SPL lebih panjang daripada data
time device)

b. Data SPL lebih pendek daripada data time device

Jika hal ini terjadi, jam yang akan dihitung sebagai dasar perhitungan TUL adalah data
yang didapat pada SPL. Dapat dilihat pada gambar 3.12 bahwa data yang dicatat pada
SPL lebih pendek daripada data di time device.

Gambar 3.12 Simulasi Overtime (data SPL lebih pendek daripada data
time device)

Perhitungan TUL akan tetap menggunakan ketentuan yang sama dengan

ketentuan sebelumnya (faktor pengali jam kerja lembur), kecuali terdapat perubahan
dari manajemen perusahaan. Namun, untuk jam kerja lembur yang dihitung dimana
sebelumnya menggunakan sistem round up ke 1 jam akan berubah menjadi
perhitungan waktu secara actual. Contoh : 1 jam 42 menit, tidak akan di- round up
menjadi 2 jam, melainkan tetap 1 jam 42 menit.

3.3.4 Absence
Absence dapat diartikan sebagai ketidakhadiran karyawan karena alasan
pribadi, atau dapat juga disebut dengan cuti. Setiap karyawan memiliki hak cuti
masing-masing, tetapi dengan ketentuan yang telah disesuaikan.

3.3.4.1 Proses Bisnis As Is Maintain Absence

Karyawan yang ingin mengambil cuti harus mengajukan permohonan cuti
kepada atasan langsung. Kemudian atasan akan mempertimbangkan permohonan cuti
82

yang diminta oleh karyawan. Jika disetujui oleh atasan langsung, maka karyawan
akan melaporkan pengambilan cuti kepada HRD.
Bagian HRD akan mengecek apakah karyawan yang mengajukan cuti tersebut
telah berhak mendapat jatah cuti atau tidak. Karyawan yang telah mendapat jatah cuti
sehingga berhak mengajukan cuti akan dicek kembali apakah kuota cutinya masih
mencukupi atau tidak. Bagi karyawan yang kuotanya masih mencukupi maka
karyawan akan dikonfirmasi persetujuan atas cuti yang diajukan.
Bagi karyawan yang belum mendapat jatah cuti karena belum bekerja selama
12 (dua belas) bulan terus menerus sejak penerimaannya pertama kali sebagai
karyawan maka bagian HRD akan mengecek apakah karyawan tersebut dapat
meminjam cuti/hutang cuti. Jika karyawan tersebut dapat meminjam cuti maka kuota
hutang cuti karyawan akan dikurangi oleh bagian HRD dan bagian HRD akan
mengkonfirmasi persetujuan cuti yang diajukan oleh karyawan. Atasan akan
membuat laporan hasil ketidakhadiran karyawan di setiap akhir bulan dan akan
memberikannya kepada bagian HRD untuk dihitung dan dikurangi sebelum proses
penggajian/pembayaran upah. Activity diagram untuk proses bisnis as is maintain
absence dapat dilihat pada gambar 3.13.
 83

Gambar 3.13 Activity Diagram Absence

84

Peraturan absence di Kirana Megatara Group yang meliputi pengajuan cuti

maupun izin-izin resmi lainnya berlaku sama, yaitu:
a. Hak cuti setiap karyawan akan muncul setelah bekerja selama 1 tahun (12 bulan)
sebanyak 12 hari kerja.
b. Cuti tahunan akan langsung diberikan sebanyak 12 hari di awal kemunculan.
c. Kuota cuti panjang hanya didapatkan oleh karyawan Head Office pada ulang
tahun masa kerja ke-6 dan ke-7. Pada ulang tahun masa kerja ke-7 akan ditambah
dengan tunjangan cuti panjang.
d. Pengajuan cuti tanpa upah dapat dilakukan dengan persetujuan atasan langsung.
e. Kategori izin resmi yang ada di Kirana Megatara Group sama, namun tergantung
kepada ketentuan setiap pabrik terkait berapa lama pemberian izin untuk setiap
kategori. Izin resmi merupakan cuti yang dibayarkan dengan periode tertentu
yang telah ditentukan oleh perusahaan.
Izin-izin resmi yang berlaku di Kirana Megantara Group sebagai berikut:
a. Pernikahan karyawan bersangkutan.
b. Pernikahan anak sah karyawan.
c. Khitanan/ pembabtisan anak sah karyawan.
d. Kematian anggota keluarga ortu/mertua, suami/istri, anak, menantu, adik
serta kakak kandung.
e. Istri sah karyawan melahirkan.
f. Anggota keluarga dalam satu rumah meninggal.
g. Izin haid bagi karyawati.
Cuti tahunan di pabrik ada yang mendapatkan nilai uang pada saat hak cuti
muncul. Nilai uang yang dibayarkan adalah:

Nilai uang : 12 x Gaji pokok

30
Untuk karyawan yang mengambil opsi tersebut, cuti tahunan yang diberikan
bersifat unpaid , sehingga ketika karyawan mengambil hari cuti, upah tersebut akan
dipotong sebesar :

Nilai uang : 1 x Gaji pokok x Jumlah hari cuti

30
 85

Catatan: izin selain yang dijelaskan di atas akan disesuaikan dengan Perjanjian Kerja
Bersama (PKB) masing-masing pabrik.

Tetapi disamping ada kesamaan mengenai peraturan absence di Kirana

Megatara Group, terdapat juga beberapa perbedaan antara lain:
a. Cuti panjang/cuti besar belum diberlakukan di semua pabrik kecuali Head Office,
Nusira dan Karini Utama.
b. Pemberian hutang cuti kepada karyawan yang sudah menjadi staff atau karyawan
tetap, hanya berlaku untuk beberapa pabrik dan Head Office di Kirana Megatara
Group.
c. Masa berlaku untuk hak cuti tahunan di setiap pabrik berbeda-beda antara lain:
1. Berlaku selama 6 bulan sejak hak cuti tersebut muncul: PT New Kalbar
Processor, PT Kirana Sapta, PT Pantja Surya, PT Djambi Waras Jujuhan, PT
Anugerah Bungo Lestari, PT Tirta Sari Surya.
2. Berlaku selama 11 bulan sejak hak cuti tersebut muncul: PT Kirana Permata.
3. Berlaku selama 12 bulan sejak hak cuti tersebut muncul: PT Nusira, PT
Kirana Prima, PT Komering Jaya Perdana, PT Kirana Musi Persada, PT
Djambi Waras Jambi (Terdapat perpanjangan 6 bulan) dan Head Office.
4. Berlaku selama 14 bulan sejak hak cuti tersebut muncul: PT Karini Utama.
5. Berlaku selama 24 bulan sejak hak cuti tersebut muncul: PT Kirana Putera
Karya.
6. Tidak ada masa berlaku cuti: PT Kirana Windu.

Analisis masalah:
1. Proses perhitungan hak cuti setiap karyawan harus dilakukan setiap hari ulang
tahun masa kerja karyawan bersangkutan, sehingga tidak efisien dan efektif, serta
informasi cuti yang diberikan tidak sepenuhnya akurat.
2. Beberapa perbedaan diatas kedepannya akan diatur kembali sehingga prosedur
dan aturan mengenai absence berlaku sama di 15 pabrik dan Head Office pada
Kirana Megatara Group. Kedepannya masa berlaku absence untuk setiap pabrik
dan Head Office sama yaitu 12 bulan. Kemudian, pemberlakuan cuti panjang/cuti
besar akan diberlakukan untuk semua Kirana Megatara Group bagi karyawan
yang telah berkerja diatas 6 tahun. Termasuk juga untuk masalah pemberian
86

utang cuti kepada karyawan yang belum bekerja 1 tahun dengan batas maksimal
12 hari kerja.

Requirements:
1. Sistem dapat men-generate cuti tahunan untuk memastikan keakuratan data.
2. Sistem dapat men-generate cuti panjang karyawan ketika ulang tahun masa kerja
ke-6 dan ke-7.
3. Kuota cuti tahunan dan cuti panjang karyawan akan berkurang secara otomatis
apabila karyawan megambil hak cuti yang berdampak pada cuti tahunan dan cuti
panjang.
4. Sistem dapat menghasilkan laporan kuota cuti tahunan dan cuti panjang
karyawan beserta detail jenis cuti untuk penggunaan kuota cuti tersebut.
5. Sistem dapat mencatat perbedaan jenis cuti yang memotong kuota dan jenis cuti
yang tidak memotong kuota (contoh: izin keperluan pribadi, keperluan keluarga).
Masa berlaku cuti akan distandarisasi menjadi 12 bulan untuk setiap pabrik
6. Sistem dapat mencatat pengambilan cuti bersama yang dilakukan oleh karyawan
baru dimana karyawan tersebut belum memiliki mas kerja satu tahun di Kirana
Megatara Group. Cuti tersebut akan dianggap sebagai pemotong kota cuti
tahunan yang didapat pada tahun berikutnya.
7. Sistem dapat ditentukan maksimal utang cuti dan maksimal kuota cuti yang
dimiliki karyawan.
8. Sistem dapat membedakan mana karyawan yang belum berhak mendapatkan cuti
terhitung dari tanggal karyawan mulai bekerja di perusahan.
9. Sistem dapat memberikan utang cuti bagi karyawan yang belum mendapatkan
hak cuti tahunan.
10. Sistem dapat memberikan cuti mutasi yang harus di-input secara manual pada
saat melakukan action mutasi pada sistem.
11. Sistem dapat memberikan cuti pengganti hari libur untuk karyawan yang bekerja
di luar kantor (contoh: perjalanan dinas, seminar, training, dll).
12. Sistem dapat melakukan konversi hak cuti tahunan unpaid menjadi hak cuti
tahunan paid dengan cara men-delimit cuti tahunan unpaid dan men-create cuti
tahunan paid pada sistem ketika karyawan harian dipromosikan menjadi
karyawan bulanan.
 87

3.3.4.2 Proses Bisnis To Be Maintain Absence

Proses bisnis to be maintain absence akan mengadposi proses yang
sebelumnya, namun personalia/HR Operation perlu untuk me-maintain kuota cuti di
sistem SAP, dimana akan terdapat program generate cuti di sistem SAP.
Personalia/HR Operation perlu untuk memasukan periode cuti yang diinginkan,
setelah itu sistem akan meng-update kuota cuti karyawan.

3.3.5 Attendance
Attendance dapat diartikan sebagai kehadiran karyawan di luar kantor untuk
kepentingan perusahaan, contoh: perjalanan dinas, seminar, meeting, training, dan
lain-lain. Dalam periode tertentu, dimana karyawan tidak dapat hadir di kantor
karena kepentingan perusahaan akan tetap mendapatkan upah yang tetap beserta
tunjangan yang telah ditentukan oleh perusahaan.

3.3.5.1 Proses Bisnis As Is Maintain Attendance

Apabila perlu, perusahaan dapat memberikan perintah tugas kepada karyawan
keluar lokasi tempat kerja. Apabila karyawan yang bersangkutan tidak setuju ataupun
tidak dapat melakukan perjalanan dinas (ataupun kehadiran di luar kantor yang
lainnya), makan atasan langsung akan mencari karyawan lain yang bersedia. Namun
karyawan juga dapat mengajukan permohonan untuk melakukan perjalanan dinas,
seminar, meeting maupun training kepada atasan langsung. Setelah dilakukan
pertimbangan dan atasan langsung menyetujui pengajuan permohonan tersebut maka
karyawan akan melaksanakan perjalanan dinas maupun hal-hal yang dilakukan di
luar kantor. Data kehadiran karyawan akan dicatat secara manual selama karyawan
tersebut tidak berada di kantor dan kemudian direkapitulasi oleh atasan langsung. Di
akhir bulan, laporan rekapitulasi yang dibuat oleh atasan akan diserahkan kepada
Human Resource Department (HRD) sebelum proses penggajian (payroll) terkait
untuk perhitungan upah dan tunjangan yang didapatkan karyawan untuk kategori
attendance. Activity diagram untuk proses bisnis as is maintain attendance dapat
dilihat pada gambar 3.14.
88

Gambar 3.14 Activity Diagram Attendance

Analisis masalah:
Laporan rekapitulasi kehadiran karyawan yang dibuat oleh atasan langsung secara
manual dan diberikan ke HRD pada akhir bulan dapat menimbulkan kesalahan yang
cukup tinggi dikarenakan record kehadiran karyawan yang bertugas di luar kantor
 89

hanya di-maintain oleh atasan langsung tanpa diketahui oleh HRD pada saat
penugasan. Sebaiknya, setiap penugasan yang diberikan dilaporkan kepada HRD
untuk membantu pencatatan data kehadiran serta dengan adanya bantuan sistem akan
lebih memudahkan dalam pencatatan kehadiran karyawan yang tidak hadir di kantor
namun bertugas di luar kantor.

Requirements:
1. Sistem dapat mencatat kehadiran karyawan yang tidak melakukan absen karena
menjalankan tugas perusahaan di luar kantor, seperti meeting, training,
perjalanan dinas, seminar dan lain-lain.
2. Sistem secara otomatis dapat membedakan antara karyawan yang tidak
melakukan absensi karena mangkir atau karena izin yang dikategorikan sebagai
attendance (izin untuk keperluan perusahaan).
3. Sistem dapat menghasilkan laporan terhadap izin yang dilakukan oleh setiap
karyawan untuk keperluan perusahaan sebagai informasi terhadap pembayaran
tunjangan karyawan pada kategori attendance (tunjangan yang didapat sesuai
dengan perjanjian kerja bersama yang telah ditanda tangani karyawan).

3.3.5.2 Proses Bisnis To Be Maintain Attendance

Proses bisnis to be maintain attendance akan akan mengadopsi proses bisnis
sebelumnya. Namun, personalia/HR Operation perlu untuk me-maintain attendance
pada sistem SAP dengan melakukan input NIK karyawan yang bersangkutan,
infotype 2002 (Attendance), subtypes, dan periode yang akan dialokasikan untuk
kehadiran karyawan di luar kantor. Setelah itu, sistem SAP akan menyimpan data
untuk attendance bagi karyawan yang bersangkutan.
Perbedaan lain yang dilakukan pada proses bisnis to be maintain attendance
adalah bagi karyawan yang melakukan perjalanan dinas ke pabrik ataupun tempat
lain yang tersedia mesin fingerscan, maka karyawan tersebut tetap perlu melakukan
fingerscan sama seperti yang dilakukan di kantor, karena secara otomatis data yang
diambil dari hasil fingerscan akan terhubung dengan sistem SAP sehingga karyawan
yang bersangkutan tetap dapat terdeteksi melakukan absensi di tempat lain dalam
kategori attendance. Hal ini akan mempermudah proses pembuatan laporan pada saat
time evaluation.
90

3.3.6 Clock In-Clock Out (CICO)

Clock in-clock out (CICO) adalah proses recording/absensi kehadiran
karyawan. Setiap karyawan wajib untuk melakukan absensi dengan menggunakan
mesin check clock (kecuali di Head Office yang telah menggunakan mesin fingerscan
dan kartu ID). Hasil CICO karyawan nantinya akan dibandingkan dengan jadwal
kerja yang telah ditetapkan oleh perusahaan untuk masing-masing karyawan.

3.3.6.1 Proses Bisnis As Is Maintain Clock in Clock Out (CICO)

Proses Clock in-clock out akan mencatat jam masuk kerja setiap karyawan dan
jam pulang kerja karyawan yang ada di perusahaan. Hasil CICO (Clock in-clock out)
menggunakan mesin check clock, ataupun manual dengan tanda tangan yang
dilakukan karyawan kemudian akan dijadikan sebagai report kehadiran yang dibuat
pada akhir bulan sebelum proses payroll oleh HRD. Dari hasil CICO ini dapat
dinyatakan apakah karyawan datang tepat waktu sesuai dengan jadwal kerja yang
telah ditetapkan perusahaan atau datang terlambat.
Saat karyawan datang dan pulang bekerja dengan melakukan absensi
menggunakan mesin check clock, ada kasus dengan inisiatif mereka dimana
seringkali kartu yang digunakan untuk absensi diletakkan pada tempat penyimpanan
bersama di sebelah mesin check clock dengan tujuan untuk mencegah kehilangan
kartu atau tertinggalnya kartu tersebut jika dibawa pulang. Hal ini tidak hanya
menyebabkan karyawan tidak dapat melakukan absensi pada hari tersebut atau si
karyawan tersebut melakukan absensi dengan kartu absen yang bukan miliknya dan
juga ada beberapa kasus yang dapat menimbulkan keisengan karyawan terhadap
kartu absen karyawan yang lain. Activity diagram untuk proses bisnis as is maintain
clock in-clock out dapat dilihat pada gambar 3.15.

Prosedur clock in-clock out pada Kirana Megatara Group:

1. Data kehadiran karyawan saat ini menggunakan mesin check clock, namun tidak
dijadikan dasar perhitungan komponen upah.
2. Dari data mesin check clock belum dilakukan analisa apakah karyawan
terlambat/pulang cepat.
3. Hasil clock in-clock out saat ini dijadikan sebagai report kehadiran karyawan.
Semua data kehadiran atau ketidakhadiran diambil dari data ini.
 91

4. Dari data jadwal kerja misalkan 08:00-17:00 dan kehadirannya, karyawan dapat
dinyatakan:
a. Datang tepat waktu
Jika karyawan datang dari sebelum jam 08:00 sampai pada jam 08:00 maka
karyawan tersebut pada hari itu dinyatakan datang tepat waktu.
b. Terlambat
Jika karyawan pada hari itu datang atau melakukan clock in antara jam 08:00
sampai jam 08:15, maka karyawan tersebut dinyatakan terlambat.
c. Mangkir
Jika karyawan melakukan clock in diatas jam 08:15, maka karyawan tersebut
dinyatakan mangkir.
92

Gambar 3.15 Activity Diagram Clock In Clock Out

 93

Analisis masalah:
1. Absensi yang dilakukan masih menggunakan berbagai macam cara, yang tidak
terintegrasi satu dengan yang lainnya, hal ini tentu dapat memberikan laporan
kehadiran karyawan dengan tidak akurat. Sebaiknya menggunakan bantuan
sistem untuk meng-capture kehadiran karyawan agar dapat terintegrasi dan
memudahkan proses analisis serta payroll karyawan. Penggunaan absensi check
clock tidak dapat mendukung sistem sepenuhnya terutama dalam hal keakuratan
data.
2. Kedepannya, mempertimbangkan untuk meminimalisir ketidakakuratan data,
perusahaan akan menggunakan mesin fingerscan guna meng-capture data
kehadiran karyawan secara real-time serta akan membantu integrasi data
kehadiran ke dalam sistem yang kemudian menjadi salah satu komponen dalam
perhitungan payroll.

Requirements:
1. Kecocokan antara data clock in-clock out dengan jadwal kerja yang telah
ditetapkan untuk karyawan dapat dilakukan secara otomatis sehingga informasi
yang dihasilkan akan lebih akurat.
2. Informasi mengenai absensi karyawan dapat disediakan dengan akurat
(terlambat, pulang lebih awal, mangkir).
3. Histori data clock in-clock out dapat disimpan dengan baik untuk kebutuhan
dalam pembuatan laporan.

3.3.6.2 Proses Bisnis To Be Maintain Clock in Clock Out (CICO)

Untuk setiap karyawan dalam melakukan CICO/absensi sepenuhnya akan
menggunakan kartu id dan mesin fingerscan. Fingerprint setiap karyawan akan di-
record terlebih dahulu, untuk kemudian akan di-input melalui infotype 50 (Time
Recording Info). Pada infotype 50, terdapat field time recording id no yang akan diisi
dengan masing-masing NIK karyawan, sehingga pada saat melakukan CICO secara
otomatis sistem SAP yang telah terhubung dengan mesin absensi dan fingerscan
dapat mendeteksi secara otomatis ketika karyawan melakukan clock in dan clock out.
94

Hasil CICO, akan dijadikan sebagai dasar pembuatan report, dimana akan
terlihat data kehadiran ataupun ketidakhadiran karyawan yang bersangkutan. Hal ini
akan mengurangi terjadinya kecurangan pada absensi, karena karyawan yang lupa
untuk melakukan clock in atau clock out harus melapor kepada pengawas untuk
melengkapi data absensi, kemudian personalia/HR Operation akan melengkapi data
tersebut di sistem SAP setelah pengawas telah menyetujui permintaan pegawai yang
bersangkutan. Bila karyawan tidak melakukan CICO pada saat melaksanakan shift,
maka secara otomatis karyawan tersebut akan dianggap mangkir, oleh karena itu
karyawan harus melapor kepada pengawas yang setelah disetujui oleh pengawas,
maka personalia/HR Operation akan memperbaiki absen karyawan yang
bersangkutan pada sistem SAP.

3.3.7 Public Holiday

Public Holiday adalah hari libur nasional/bersama yang ditetapkan oleh
perusahaan berdasarkan kalender yang telah ditentukan oleh pemerintah. Kalender
mengenai public holiday dikeluarkan oleh pemerintah setiap akhir tahun.

3.3.7.1 Proses Bisnis As Is Maintain Public Holiday

Pada proses yang berjalan pada setiap pabrik, public holiday menjadi hari libur
bersama untuk seluruh karyawan. Tetapi, karyawan dimungkinkan untuk bekerja
pada public holiday apabila terdapat pekerjaan khusus yang harus diselesaikan. Jika
pada public holiday dimana berdasarkan hasil surat keputusan pihak berwenang pada
perusahaan (pengumuman dilakukan oleh Head Office) terdapat pengecualian dan
dinyatakan bahwa setiap karyawan diharuskan melakukan jam kerja seperti biasa,
para karyawan tetap dapat mengambil hari libur dari kuota cuti yang mereka miliki.
Public holiday tahun 2013 dapat dilihat pada tabel 3.7.

Tabel 3.7 Public Holiday tahun 2013

No Hari Libur Tanggal

1 Tahun Baru 1-Jan-13

2 Maulid Nabi Muhammad SAW 24-Jan-13

3 Tahun Baru Imlek 10-Feb-13

 95

No Hari Libur Tanggal

4 Hari Raya Nyepi 12-Mar-13

5 Wafat Isa Almasih 29-Mar-13

6 Kenaikan Isa Almasih 9-May-13

7 Hari Raya Waisak 25-May-13

8 Isra Mi'raj Nabi Muhammad SAW 6-Jun-13

9 Idul Fitri 1 Syawal 8-Aug-13

10 Idul Fitri 2 Syawal 9-Aug-13

11 Hari Kemerdekaan RI 17-Aug-13

12 Hari Raya Idul Adha 15-Oct-13

13 Tahun Baru Hijriyah 5-Nov-13

14 Hari Raya Natal 25-Dec-13

Analisis Masalah:
Pengelolaan hari libur nasional belum dilakukan, sehingga penentuan hari libur
belum memiliki acuan secara jelas. Sebaiknya dengan pengelolaan hari libur
nasional, karyawan dapat mendapatkan kepastian kapan karyawan bersangkutan
tidak perlu datang bekerja, dengan melakukan penentuan hari libur nasional di akhir
tahun dan akan dijadikan sebagai acuan untuk satu tahun ke depan.

Requirements:
1. Penentuan public holiday dapat dilakukan satu kali dan berguna sebagai acuan
untuk satu tahun berjalan.
2. Public holiday akan dijadikan sebagai informasi dasar yang akan digunakan
untuk perhitungan TUL karyawan, dimana karyawan yang memiliki jadwal kerja
pada public holiday akan mendapatkan tunjangan yang berbeda dengan hari libur
biasa.
96

3.3.7.2 Proses Bisnis To Be Maintain Public Holiday

Proses bisnis to be setting public holiday akan mengadopsi proses bisnis yang
sebelumnya, tetapi public holiday akan di-maintain pada sistem SAP. Setelah Head
Office telah menentukan public holiday berdasarkan pengumuman dari pemerintah,
HRIS akan melakukan setting pada sistem SAP untuk public holiday yang berlaku.
Setting public holiday dilakukan setiap akhir tahun atau awal tahun untuk tahun yang
akan berjalan.
Apabila terdapat hari libur lokal (contoh: PILKADA), maka proses subtitusi
masal akan dilakukan oleh staff HRIS Head Office dengan mengajukan proposal hari
libur lokal kepada pihak yang memiliki wewenang pada perusahaan.

3.4 Perumusan Masalah

Berdasarkan hasil analisis pada proses bisnis yang sedang berjalan (as is),
ditemukan masalah yang dapat mengganggu kelancaran proses bisnis to be. Nantinya
masalah ini akan menjadi salah satu landasan dalam menetapkan solusi perancangan
sistem untuk proses bisnis to be. Perumusan masalah dapat dilihat pada tabel 3.8.

No Masalah
1. Jadwal kerja setiap karyawan
yang terus berganti (pada periode
yang telah ditentukan) tanpa
memiliki pola yang tetap.
2. Inkonsistensi jadwal kerja
menyebabkan beberapa
karyawan harus melakukan long
shift.
3. Lembur dilakukan tanpa adanya
SPL (lembur otomatis)
4. Perhitungan jam lembur hanya
dilihat dari data SPL atau dari
jadwal lembur otomatis
karyawan dan tidak dilakukan
cross check terhadap absensi
actual yang dilakukan.
5. Pembuatan laporan lembur
dibuat manual oleh masing-
masing atasan langsung yang
dapat menyebabkan human
error.
6. Perhitungan cuti masih
Tabel 3.8 Perumusan Masalah
Dampak
a. Karyawan salah dalam melaksanakan jadwal
kerja yang telah ditentukan.
b. Ketidakadilan dalam pembagian jadwal kerja
antar karyawan.
a. Cost of labour yang tinggi dikarenakan
kekurangan tenaga kerja serta harus
melakukan long shift, sehingga TUL yang
diberikan menjadi lebih besar
b. Mengganggu produktivitas pabrik dalam
menjalankan kegiatan operasional
a. Meningkatnya cost of labour karena
karyawan sering bekerja lembur.
a. Dapat menyebabkan ketidaksesuaian antara
rencana kerja lembur dengan kerja lembur
yang dilakukan .
b. Mempengaruhi besarnya Tarif Upah Lembur
(TUL) yang dibayarkan.
a. Kesalahan dalam pencatatan lembur dapat
berakibat kesalahan dalam proses payroll
oleh HRD
a. Kesalahan perhitungan kuota sisa cuti
Solusi
a. Penentuan jadwal kerja untuk karyawan hanya perlu dilakukan sekali saja
ketika karyawan mulai bekerja di perusahaan dengan menetapkan pola
yang pasti untuk masing-masing karyawan.
b. Jika terjadi perubahan jadwal kerja dapat melakukan substitution pada
sistem SAP.
a. Melakukan perekrutan SDM baru sesuai dengan kebutuhan bisnis.
b. Menentukan jadwal kerja tetap karyawan dan dipetakan ke dalam sistem
SAP sehingga dapat di-tracking dan di-maintain jika ada perubahan jadwal
serta menjalankan sesuai prosedur jika karyawan diharuskan lembur
dengan dibuatkan Surat Perintah Kerja Lembur (SPL).
a. Lembur dapat dilakukan dengan menggunakan SPL yang dibuat untuk
menjaga konsistensi penilaian karyawan yang dianggap sebagai lembur.
a. Dilakukan cross check antara SPL dengan data absensi actual karyawan
sehingga dapat menghasilkan data jam lembur dengan akurat.
b. Melakukan perhitungan uang lembur secara otomatis serta dapat
menampilkan analisa jumlah total lembur yang akurat sesuai dengan TUL
yang berlaku dengan menggunakan bantuan sistem SAP
a. Proses pencatatan lembur dapat dilakukan dengan menggunakan bantuan
sistem SAP sehingga dapat menghasilkan laporan yang lebih akurat,
karena rencanan lembur yang direncanakan akan disesuaikan secara
otomatis dengan CICO karyawan dan jadwal kerja karyawan.
a. Sistem SAP membantu dalam pemberian hak cuti karyawan dengan
97

No Masalah
dilakukan secara manual
sehingga dapat menyebabkan
kesalahan perhitungan cuti yang
diberikan ataupun kuota cuti
yang tersisa.
7. Perbedaan ketentuan absence
yang berlaku antara satu pabrik
dengan pabrik yang lainnya.
8. Laporan rekapitulasi kehadiran
karyawan dibuat manual dapat
menimbulkan kesalahan (human
error) mengingat jumlah
karyawan yang cukup banyak di
masing-masing pabrik.
9. Absensi dilakukan dengan
berbagai macam cara yang tidak
terintegrasi.
10. Kehadiran karyawan belum
dilakukan analisa ketepatan
kehadiran dan kepulangan
sehingga belum dijadikan dasar
perhitungan komponen upah.
11. Kartu absensi mesin check clock
karyawan yang tidak dibawa
bersama pemiliknya.
Dampak
ataupun yang diberikan kepada karyawan.
a. Kesulitan dalam mengelola absence setiap
pabrik karena tidaka adanya standarisasi yang
dipakai untuk keseluruhan pabrik.
a. Dapat menyebabkan kesalahan perhitungan
komponen upah yang berhubungan dengan
kehadiran karyawan.
a. Dapat menimbulkan kekeliruan dalam
penilaian kehadiran karyawan, serta sulit
untuk melakukan analisis kehadiran
karyawan (validitas data absensi)
a. Karyawan dapat hadir dan pulang tanpa
disesuaikan dengan jadwal yang ditetapkan,
perhitungan komponen upah tidak sesuai
dengan kehadiran dan kepulangan actual.
a. Dapat terjadi kesalahan ketika melakukan
absensi dengan kartu karyawan lain.
98
Solusi
melihat tanggal masuk karyawan ke perusahaan dan melakukan
perhitungan sisa kuota cuti karyawan dengan secara otomatis mendeteksi
cuti yang diambil oleh karyawan, lengkap beserta jenis cutinya,
a. Melakukan standarisasi untuk ketentuan absence yang diberlakukan untuk
keseluruhan pabrik sehingga sistem dapat mengakomodir pengelolaan
absence karyawan.
a. Laporan kehadiran karyawan dilakukan dengan menggunakan sistem SAP.
a. Absensi dilakukan dengan menggunakan mesin fingerscan dan mesin
absensi (tapping id card) guna meng-capture data kehadiran karyawan
yang telah diintegrasikan dengan sistem SAP.
a. Melakukan analisa ketepatan kehadiran dan kepulangan karyawan dari
laporan yang dihasilkan dari SAP dengan membandingkan antara CICO
dan jadwal kerja yang telah diberikan.
a. Absensi dilakukan dengan menggunakan mesin fingerscan dimana
karyawan melakukan absen dengan kartu id dan finger print serta dapat
langsung di-capture ke dalam sistem SAP.
No Masalah
12. Pengelolaan hari libur belum
dilakukan.
13. Tidak di-maintain-nya data
historikal kehadiran karyawan
14. Perubahan jadwal kerja pada
hari-hari tertentu dicatat secara
manual oleh atasan langsung
yang seringkali dapat
menyebabkan kesalahan
pencatatan.
Dampak
a. Hari libur yang ditetapkan belum memiliki
acuan yang jelas.
a. Tidak bisa dilakukan analisa historikal
kehadiran karyawan, yang mempersulit dalam
pembuatan keputusan baik untuk peningkatan
kinerja hingga hal-hal yang berkaitan dengan
karyawan bersangkutan.
a. Ketidakakuratan data saat melakukan
perubahan jadwal kerja, serta mempengaruhi
komponen upah kehadiran dan ketidakhadiran
pada jadwal kerja yang mengalami
perubahan.
Solusi
a. Maintain public holiday dilakukan setiap tahun dengan melakukan setting
terhadap public holiday yang akan diberlakukan pada sistemn SAP.
a. Dengan menggunakan sistem SAP, data historikal kehadiran karyawan
dapat disimpan dan diakses kembali untuk kebutuhan perusahan
(dihasilkan dalam bentuk laporan).
a. Perubahan jadwal tetap ataupun sementara dapat dilakukan melalui sistem
SAP, sehingga mengurangi kesalahan pencatatan karena dapat di-tracking
dan dikontrol perubahannya serta memudahkan dalam menghasilkan
laporan terkait dengan perubahan jadwal kerja karyawan.
99
100

3.5 Requirements Assessment

Hasil analisis proses bisnis yang telah dilakukan pada sub-modul time
management yang terdiri dari work schedule rule, substitution, overtime, absence,
attendance, clock in-clock out dan public holiday, akan dilakukan penilaian terhadap
tingkat prioritas pada masing-masing proses bisnis. Berdasarkan hasil identifikasi
dari requirement, akan dilakukan pengkategorian berdasarkan tingkat prioritas
tertentu.
Langkah dalam memberikan tingkat prioritas terhadap requirement yang telah
diidentifikasi akan dilakukan dengan menggunakan teknik Failure Mode and Effect
Analysis (FMEA) yang merupakan teknik untuk memahami dan memberi prioritas
pada failure mode (symptom bug) atau resiko kualitas yang mungkin ada pada fungsi,
fitur, atribut, behavior, komponen dan interface system.
Kolom FMEA yang digunakan terdiri atas Severity, Priority, dan Likelihood
yang masing-masing bertujuan untuk memberikan penilaian terhadap requirement
untuk melihat prioritas dari masing-masing requirement yang telah teridentifikasi
sebelumnya. Kriteria yang akan digunakan untuk penilaian pada requirement.

Severity. Kolom ini akan menggambarkan dampak dari kegagalan pada sistem, baik
secara langsung ataupun yang tertunda. Skala yang digunakan dimulai dari skala 1
(terburuk) sampai skala 5 (paling tidak berbahaya).
1. Kehilangan data, kerusakan perangkat keras, atau masalah keamanan.
Menunjukan kegagalan yang terjadi pada sistem atau requirement akan
mengakibatkan kehilangan data, kerusakan perangkat keras, atau masalah
keamanan.

2. Kehilangan fungsi (tidak ada solusi).

Menunjukan kegagalan yang terjadi pada sistem atau requirement akan
mengakibatkan kehilangan penuh terhadap fungsi requirement, serta tidak dapat
ditemukan alternatif lain untuk memenuhi requirement tersebut.

3. Kehilangan fungsi (ada solusi).

Menunjukan kegagalan yang terjadi pada sistem atau requirement akan
mengakibatkan kehilangan penuh terhadap fungsi requirement, tetapi dapat
ditemukan alternatif lain untuk memenuhi requirement tersebut.
 101

4. Kehilangan fungsi parsial.

Menggambarkan kegagalan yang terjadi pada sistem atau requirement akan
mengakibatkan fungsi yang diharapkan pada requirement tidak dapat berjalan
sepenuhnya.

5. Kosmetik atau trivial.

Menggambarkan kegagalan pada sistem atau requirement bersifat tidak penting.

Priority. Kolom ini akan menjelaskan efek dari kegagalan yang terjadi kepada user,
customer atau operator. Skala yang digunakan dimulai dari skala 1 (terburuk) sampai
skala 5 (paling tidak berbahaya). Dikarenakan nomor ini tidak dapat didefinisikan
secara pasti, menurut Rex Black untuk mempermudah staff testing dalam melakukan
estimasi pada nomor ini makan perlu untuk melibatkan sales, marketing, techiniccal
support, dan business analyst.
1. Kehilangan total dari nilai sistem.
Menggambarkan kegagalan pada sistem atau requirement akan mengakibatkan
user sama sekali tidak dapat menggunakan fungsi dari sistem atau requirement.

2. Kehilangan yang tidak bisa diterima dari nilai sistem.

Menggambarkan kegagalan pada sistem atau requirement akan mengakibatkan
sistem tetap dapat berfungsi namun user sistem akan kehilangan fungsi dari
sistem atau requirement.

3. Kehilangan yang mungkin dapat diterima pada nilai sistem.

Menggambarkan kegagalan pada sistem atau requirement akan mengakibatkan
beberapa fungsi sistem tidak dapat berjalan dan dibutuhkan oleh user, namun
kegagalan tersebut masih dapat diterima oleh user.

4. Kehilangan yang dapat diterima pada nilai sistem.

Menggambarkan kegagalan pada sistem atau requirement akan mengakibatkan
beberapa fungsi sistem tidak dapat berjalan namun kegagalan tersebut dapat
diterima oleh user.
5. Kehilangan yang dapat diacuhkan pada nilai sistem.
102

Menggambarkan kegagalan pada sistem atau requirement akan mengakibatkan

beberapa fungsi sistem tidak dapat berjalan dan kegagalan tersebut tidak
mempengaruhi user.

Likelihood. Kolom ini akan menjelaskan kerentanan dari keberadaan produk, di luar
proses pengembangan saat ini, dan gangguan pada operasi user. Skala yang
digunakan dimulai dari skala 1 (paling rentan) sampai skala 5 (paling jarang).
1. Pasti mempengaruhi semua user.
Menggambarkan kegagalan pada sistem atau requirement akan mengakibatkan
semua user yang berkaitan dengan sistem atau requirement tersebut tidak dapat
menjalankan aktivitas operasional.

2. Sepertinya akan mempengaruhi beberapa (banyak) user.

Menggambarkan kegagalan pada sistem atau requirement mungkin
mengakibatkan beberapa (banyak) user yang berkaitan dengan sistem atau
requirement tersebut tidak dapat menjalankan aktivitas operasional.

3. Dapat mempengaruhi beberapa (banyak) user.

Menggambarkan kegagalan pada sistem atau requirement mengakibatkan
beberapa (banyak) user yang berkaitan dengan sistem atau requirement tersebut
tidak dapat menjalankan aktivitas operasional.

4. Pengaruh terbatas pada beberapa (sedikit) user.

Menggambarkan kegagalan pada sistem atau requirement mengakibatkan
beberapa (sedikit) user yang berkaitan dengan sistem atau requirement tersebut
tidak dapat menjalankan aktivitas operasional.

5. Tidak dapat dibayangkan dalam penggunaan nyata.

Menggambarkan kegagalan pada sistem atau requirement mengakibatkan user
yang berkaitan dengan sistem atau requirement tersebut tidak dapat menjalankan
aktivitas operasional dengan jumlah user yang tidak dapat diidentifikasi.
 103

3.5.1 Requirements Assessment pada Work Schedule Rule

Berdasarkan kriteria severity, priority, dan likelihood, akan dilakukan penilaian
terhadap requirements dari setiap proses bisnis (activities) yang sudah diidentifikasi
pada work schedule rule dengan menggunakan teknik Failure Mode and Effect
Analysis (FMEA), dapat dilihat pada tabel 3.9.

Tabel 3.9 Failure Mode and Effect Analysis (FMEA) Work Schedule Rule
No. Activities Requirement Severity Priority Likelihood Total
1. Melihat kebutuhan Sistem dapat 3 3 2 18
bisnis dan operasional menghasilkan
akan tenaga kerja laporan terkait
dengan productivity
pada factory
operation.
2. Menentukan jadwal Sistem dapat 3 3 1 9
kerja karyawan menentukan pola
jadwal kerja
karyawan.
3. Mengkonfirmasi Sistem dapat mem- 3 3 1 9
jadwal kerja karyawan posting jadwal
kerja karyawan
setelah
dikonfirmasi oleh
atasan langsung.
4. Menginformasikan Sistem dapat 4 4 4 64
jadwal kerja karyawan menghasilkan
informasi mengenai
jadwal kerja
karyawan.
5. Membuat laporan Sistem dapat 2 2 2 8
yang berhubungan menghasilkan
dengan jadwal kerja laporan yang
karyawan dipakai sebagai
dasar perhitungan
TUL.
Membuat laporan Sistem dapat 3 3 2 18
yang berhubungan menghasilkan
dengan jadwal kerja laporan untuk
karyawan membantu dalam
penentuan benefit
karyawan.

3.5.2 Requirements Assessment pada Substitution

Berdasarkan kriteria severity, priority, dan likelihood, akan dilakukan penilaian
terhadap requirements dari setiap proses bisnis (activities) yang sudah diidentifikasi
pada substitution dengan menggunalkan teknik Failure Mode and Effect Analysis
(FMEA), dapat dilihat pada tabel 3.10.
104

Tabel 3.10 Failure Mode and Effect Analysis (FMEA) Substitution

No. Activities Requirement Severity Priority Likelihood Total
1. Mengajukan Sistem dapat 3 4 4 48
permintaan pergantian melakukan
jam kerja sementara. pergantian jam
kerja, baik yang
bersifat daily work
schedule work
ataupun schedule
rule.
2. Melakukan konfirmasi Sistem dapat 3 3 4 36
pergantian jam kerja melakukan update
sementara. jadwal kerja ketika
pergantian jam
kerja telah
disetujui.
3. Melakukan pergantian Sistem dapat men- 3 2 3 18
jam kerja sementara. create substitution
ketika terdapat
permintaan
pergantian jadwal
kerja.
4. Membuat rekapitulasi Sistem dapat 3 2 2 12
pergantian jam kerja menghasilkan
sementara. laporan rekapitulasi
pergantian jam
kerja karyawan.
Sistem dapat 3 2 2 12
menghasilkan
laporan terkait
perubahan jam
kerja sementara
karyawan untuk
kepentingan proses
payroll.

3.5.3 Requirements Assessment pada Overtime

Berdasarkan kriteria severity, priority, dan likelihood, akan dilakukan penilaian
terhadap overtime dari setiap proses bisnis (activities) yang sudah diidentifikasi pada
work schedule rule dengan menggunalkan teknik Failure Mode and Effect Analysis
(FMEA), dapat dilihat pada tabel 3.11.

Tabel 3.11 Failure Mode and Effect Analysis (FMEA) Overtime

No. Activities Requirement Severity Priority Likelihood Total
1. Mengajukan SPL. Sistem dapat 3 4 4 48
membuat SPL.
2. Melakukan Sistem secara 3 4 3 36
konfirmasi terhadap otomatis
pengajuan SPL. melakukan update
pada jam kerja
lembur.
 105

No. Activities Requirement Severity Priority Likelihood Total

3. Membuat SPL. Sistem dapat 3 3 3 27
menyimpan histori
karyawan yang
melakukan
lembur.
4. Membuat laporan Sistem dapat 2 2 2 8
rekapitulasi jam kerja mendeteksi
lembur karyawan. kesesuaian antara
rancana jam kerja
lembur dan data
absensi kehadiran
pada time device.
Sistem dapat 3 2 2 12
menghasilkan
laporan sebagai
dasar perhitungan
TUL.
Sistem dapat 3 2 2 12
menghasilkan
perhitungan TUL
yang lebih akurat.
Sistem dapat 3 2 3 18
mendeteksi jam
kerja lembur yang
dilakukan pada
hari biasa, hari
libur, atau hari
libur nasional.
Sistem dapat 2 2 3 12
menghasilkan
laporan untuk
menghitung
tingkat
produktivitas
pabrik.

3.5.4 Requirements Assessment pada Absence

Berdasarkan kriteria severity, priority, dan likelihood, akan dilakukan penilaian
terhadap requirements dari setiap proses bisnis (activities) yang sudah diidentifikasi
pada absence dengan menggunalkan teknik Failure Mode and Effect Analysis
(FMEA), dapat dilihat pada tabel 3.12.

Tabel 3.12 Failure Mode and Effect Analysis (FMEA) Absence

No. Activities Requirement Severity Priority Likelihood Total
1. Mengajukan Sistem dapat 3 3 3 27
permohonan cuti. membedakan
karyawan yang
belum memiliki
hak cuti.
106

No. Activities Requirement Severity Priority Likelihood Total

2. Melakukan Sistem dapat men- 3 2 3 18
pengecekan kuota generate kuota
cuti karyawan. cuti tahunan dan
cuti panjang (pada
ulang tahun masa
kerja ke-6 dan ke-
7)
Sistem dapat 3 3 3 27
memberikan cuti
pengganti hari
libur untuk
karyawan yang
berkeja di luar
kantor.
Sistem dapat 3 2 3 18
membatasi kuota
utang cuti dan
kuota cuti
karyawan.
3. Mengurangi kuota Sistem dapat 3 2 3 18
cuti karyawan. mengurangi kuota
cuti karyawan
ketika hak cuti
diambil.
Sistem dapat 3 2 3 18
membedakan cuti
yang memotong
kuota cuti dan
yang tidak
memotong kuota
cuti.
Sistem dapat 3 2 3 18
memberikan
hutang cuti kepada
karyawan yang
belum memiliki
hak cuti.
4. Melakukan Sistem dapat 3 3 3 27
konfirmasi melakukan update
persetujuan ketika
pengajuan cuti. permohonan cuti
disetujui.
5. Membuat laporan Sistem dapat 3 3 3 27
rekapitulasi menghasilkan
kehadiran. laporan cuti
karyawan beserta
tipe cuti yang
diambil.
Sistem dapat 2 2 2 8
mengkonversi hak
cuti tahunan
unpaid menjadi
hak cuti tahunan
paid.
 107

3.5.5 Requirements Assessment pada Attendance

Berdasarkan kriteria severity, priority, dan likelihood, akan dilakukan penilaian
terhadap requirements dari setiap proses bisnis (activities) yang sudah diidentifikasi
pada attendance dengan menggunalkan teknik Failure Mode and Effect Analysis
(FMEA), dapat dilihat pada tabel 3.13.

Tabel 3.13 Failure Mode and Effect Analysis (FMEA) Attendance

No. Activities Requirement Severity Priority Likelihood Total
1. Melakukan Sistem dapat 3 3 3 27
konfirmasi melakukan update
permohonan ketika karyawan
kehadiran di luar tidak hadir di
kantor. kantor untuk
kepentingan
perusahaan.
2. Mengisi form
pengajuan
permohonan - - - - -
kehadiran di luar
kantor.
3. Mencatat kehadiran Sistem dapat 3 3 3 27
karyawan. mencatat
kehadiran
karyawan di luar
kantor.
4. Membuat laporan Sistem dapat 3 2 2 12
rekapitulasi menghasilkan
kehadiran karyawan. laporan terkait
dengan pemberian
tunjangan
kehadiran
karyawan di luar
kantor.

3.5.6 Requirements Assessment pada Clock in-Clock out

Berdasarkan kriteria severity, priority, dan likelihood, akan dilakukan penilaian
terhadap requirements dari setiap proses bisnis (activities) yang sudah diidentifikasi
pada clock in-clock out dengan menggunalkan teknik Failure Mode and Effect
Analysis (FMEA), dapat dilihat pada tabel 3.14.

Tabel 3.14 Failure Mode and Effect Analysis (FMEA) Clock In-Clock out
No. Activities Requirement Severity Priority Likelihood Total
1. Melakukan absensi. Sistem dapat 2 2 2 8
menyimpan histori
kehadiran
karyawan.
2. Membuat laporan Sistem dapat 2 2 2 8
rekapitulasi menyediakan
108

No. Activities Requirement Severity Priority Likelihood Total

kehadiran karyawan. informasi
mengenai
karyawan yang
mangkir,
terlambat, pulang
lebih awal.
Sistem dapat 2 2 2 8
membandingkan
kecocokan data
CICO dengan
jadwal karyawan.
Sistem dapat 2 2 2 8
menghasilkan
laporan sebagai
dasar pembayaran
upah karyawan
pada proses
payroll.

3.5.7 Requirements Assessment pada Public Holiday

Berdasarkan kriteria severity, priority, dan likelihood, akan dilakukan penilaian
terhadap requirements dari setiap proses bisnis (activities) yang sudah diidentifikasi
pada public holiday dengan menggunalkan teknik Failure Mode and Effect Analysis
(FMEA), dapat dilihat pada tabel 3.15.

Tabel 3.15 Failure Mode and Effect Analysis (FMEA) Public Holiday
No. Activities Requirement Severity Priority Likelihood Total
1. Menetapkan public Sistem dapat 3 2 3 12
holiday. menentukan public
holiday yang
berlaku bagi
seluruh karyawan.
Sistem dapat mem- 3 2 3 12
define public
holiday yang
berlaku sebagai
dasar pemberian
tunjangan kepada
karyawan yang
bekerja pada
public holiday.

3.6 Ranking Requirements

Setelah proses ranking assessment pada setiap requirement pada proses bisnis
work schedule rule, substitution, overtime, absence, attendance, clock in-clock out
dan public holiday, maka akan dilakukan penentuan peringkat kebutuhan dari
masing-masing requirement.
Peringkat kebutuhan terdiri dari tiga yaitu:
 109

a. H = High/Mission Critical Requirements (FMEA Total = 1 - 42)

Requirement yang penting bagi misi organisasi dan mempengaruhi aktivitas
operasional, tanpa requirement ini organisasi tidak dapat berfungsi dengan baik,
mencakup kebutuhan pelaporan dalam cakupan internal dan eksternal.
b. M = MEDIUM/Value Add Requirements (FMEA Total = 43 - 84)
Requirement secara signifikan akan membantu peningkatan dalam segi proses.
Requirement ini seringkalo bukan merupakan proses bisnis yang berhubungan
dengan misi dari proses bisnis yang dijalankan oleh organisasi, tetap jika dapat
dicapai akan menyediakan biaya dan manfaat yang signifikan untuk organisasi.
c. L = LOW/Desirable Requirements (FMEA Total = 85 - 125)
Requirement yang dapat menambah sedikit nilai untuk proses bisnis.

3.6.1 Ranking Requirements pada Work Schedule Rule

Dengan menggunakan tabel Rank Category, akan ditentukan peringkat dari
masing-masing requirement, yang telah diidentifikasikan menjadi tiga tingkat
kebutuhan yaitu High, Medium, dan Low Requirements. Rank category work
schedule rule dapat dilihat pada tabel 3.16.
 110
Tabel 3.16 Rank Category pada Work Schedule Rule
Rank
No. Activities Requirement Comment
High Medium Low
1. Melihat kebutuhan Sistem dapat Sebelum menentukan jadwal kerja bagi setiap karyawan,
bisnis dan operasional menghasilkan penting bagi atasan untuk mengetahui kebutuhan akan tenaga
akan tenaga kerja laporan terkait kerja pada masing-masing divisi.
dengan
- -
productivity pada
factory operation.

2. Menentukan jadwal Sistem dapat Penentuan pola jadwal kerja karyawan yang baik akan
kerja karyawan menentukan pola meningkatkan produktivitas perusahaan karena dapat
jadwal kerja
- - mengalokasikan tenaga kerja dengan baik dan sesuai kebutuhan.
karyawan.

3. Mengkonfirmasi Sistem dapat Konfirmasi yang disimpan di sistem akan mempengaruhi

jadwal kerja karyawan mem-posting laporan yang akan dihasilkan dan berpengaruh pada perhitungan
jadwal kerja upah dan tunjangan pada proses payroll.
karyawan setelah
- -
dikonfirmasi oleh
atasan.

4. Menginformasikan Sistem dapat Kebutuhan ini bersifat medium karena apabila informasi
jadwal kerja karyawan menghasilkan dihasilkan, makan akan lebih mudah bagi karyawan untuk
informasi mengetahui jadwal kerja yang harus mereka jalankan.
-
-
mengenai jadwal
kerja karyawan.
 Rank
No. Activities Requirement Comment
High Medium Low
5. Membuat laporan Sistem dapat Laporan rekapitulasi jadwal kerja karyawan karena akan
yang berhubungan menghasilkan menjadi salah satu dasar perhitungan upah dan tunjangan
dengan jadwal kerja laporan yang karyawan pada proses payroll.
karyawan dipakai sebagai
- -
dasar perhitungan
TUL.
Sistem dapat Laporan rekapitulasi jadwal kerja karyawan akan digunakan
menghasilkan sebagai pembanding absensi karyawan apakah telah sesuai
laporan untuk jadwal yang diberikan apa belum. Hal ini akan berpengaruh

- -
membantu dalam kepada benefit yang didapatkan karyawan.
penentuan benefit
karyawan.

3.6.2 Ranking Requirements pada Substitution

Dengan menggunakan tabel Rank Category, akan ditentukan peringkat dari masing-masing requirement, yang telah
diidentifikasikan menjadi tiga tingkat kebutuhan yaitu High, Medium, dan Low Requirements. Rank category substitution
dapat dilihat pada tabel 3.17.

111
 112
Tabel 3.17 Rank Category pada Substitution
Rank
No. Activities Requirement Comment
High Medium Low
1. Mengajukan Sistem dapat Tipe substitution dapat dilihat pada keseluruhan jadwal kerja
permintaan pergantian melakukan karyawan, apakah berubah sementara atau akan berubah untuk
jam kerja sementara. pergantian jam jangka panjang. Tetapi, jika sistem dapat mengkomodir
kerja, baik yang kebutuhan ini akan menambah nilai dari sistem.
bersifat daily -
-
work schedule
ataupun work
schedule rule.
2. Melakukan konfirmasi Sistem dapat Kesalahan data pada substitution dapat mengakibatkan kesalah
pergantian jam kerja melakukan update pada perhitungan uph dan tunjangan karyawan.
sementara. jadwal kerja
ketika pergantian
- -
jam kerja telah
disetujui.

3. Melakukan pergantian Sistem dapat men- Kebutuhan ini perlu untuk dipenuhi karena apabila substitution
jam kerja sementara. create substitution tidak dapat di-create di sistem, makan pencatatan histori
ketika terdapat pergantian jam kerja sementara tidak dapat digunakan untuk
permintaan
- - pembuatan laporan.
pergantian jadwal
kerja.

4. Membuat rekapitulasi Sistem dapat Laporan yang akan digunakan sebagai review pada pergantian
pergantian jam kerja menghasilkan jam kerja sementara yang dilakukan pada periode tertentu.
sementara. laporan
rekapitulasi
- -
pergantian jam
kerja karyawan.
 Rank
No. Activities Requirement Comment
High Medium Low
Sistem dapat Laporan substitution akan berhubungan dengan payroll karena
menghasilkan perhitungan tunjangan akan berbeda jika karyawan yang
laporan terkait bersangkutan melakukan substitution pada hari libur biasa
perubahan jam ataupun hari libur nasional.

- -
kerja sementara
karyawan untuk
kepentingan
proses payroll.

3.6.3 Ranking Requirements pada Overtime

Dengan menggunakan tabel Rank Category, akan ditentukan peringkat dari masing-masing requirement, yang telah diidentifikasikan
menjadi tiga tingkat kebutuhan yaitu High, Medium, dan Low Requirements. Rank category overtime dapat dilihat pada tabel 3.18.

Tabel 3.18 Rank Category pada Overtime

Rank
No. Activities Requirement Comment
High Medium Low
1. Mengajukan SPL. Sistem dapat Kebutuhan ini bersifat menambah nilai sistem karena terdapat
membuat SPL. -
- form SPL manual yang diarsipkan.

113
 114
Rank
No. Activities Requirement Comment
High Medium Low
2. Melakukan konfirmasi Sistem secara Kegagalan sistem dalam melakukan update dapat menyebabkan
terhadap pengajuan otomatis kesalahan jam kerja karyawan yang melakukan lembur.
SPL. melakukan update

- -
pada jam kerja
lembur.

3. Membuat SPL. Sistem dapat Histori karyawan yang melakukan lembur akan digunakan sebagai
menyimpan laporan yang mungkin dilakukan untuk menghitung produktivitas
histori karyawan dan updah karyawan.

- -
yang melakukan
lembur.

4. Membuat laporan Sistem dapat

rekapitulasi jam kerja mendeteksi
lembur karyawan. kesesuaian antara
rancana jam kerja
- -
lembur dan data
absensi kehadiran
pada time device.
Sistem dapat
menghasilkan
laporan sebagai

- -
dasar perhitungan
TUL.

Sistem dapat
menghasilkan
perhitungan TUL
- -
yang lebih akurat.
 Rank
No. Activities Requirement Comment
High Medium Low
Sistem dapat Sistem perlu untuk mendeteksi jenis lembur yang diambil karena
mendeteksi jam memiliki perhitungan TUL yang berbeda-beda.
kerja lembur yang
dilakukan pada

- -
hari biasa, hari
libur, atau hari
libur nasional.

Sistem dapat Laporan yang dihasilkan akan dibandingkan dengan kebutuhan

menghasilkan dalam menjalankan kegiatan operasional, apakah butuh untuk
laporan untuk melakukan lembur.
menghitung
- -
tingkat
produktivitas
pabrik.

3.6.4 Ranking Requirements pada Absence

Dengan menggunakan tabel Rank Category, akan ditentukan peringkat dari masing-masing requirement, yang telah
diidentifikasikan menjadi tiga tingkat kebutuhan yaitu High, Medium, dan Low Requirements. Rank category absence dapat dilihat
pada tabel 3.19.

115
 116
Tabel 3.19 Rank Category pada Absence
Rank
No. Activities Requirement Comment
High Medium Low
1. Mengajukan Sistem dapat Pengajuan cuti dimulai dengan permohonan untuk melakukan cuti
permohonan cuti. membedakan sebagai langkah awal, oleh karena itu sistem harus dapat
karyawan yang mendeteksi hak cuti masing-masing karyawan, apakah telah

- -
belum memiliki memiliki hak cuti.
hak cuti.

2. Melakukan Sistem dapat men- Kuota cuti setiap karyawan akan terus bergerak setiap waktu,
pengecekan kuota cuti generate kuota dengan jumlah karyawan yang sangat banyak, sistem diharapkan
karyawan. cuti tahunan dan dapat melakukan generate cuti secara otomatis untuk melakukan
cuti panjang (pada update kuota cuti.

- -
ulang tahun masa
kerja ke-6 dan ke-
7)

Sistem dapat men- Hak cuti karyawan akan bertambah setiap ulang tahun masa kerja.
generate hak cuti Sistem diharapkan dapat memantain hal tersebut karena akan
karyawan ketika
- - berhubungan dengan kuota cuti karyawan.
ulang tahun masa
kerja.
Sistem dapat Kebutuhan ini berhubungan dengan pemberian tunjangan untuk
memberikan cuti kehadiran di luar kantor, sehingga sistem perlu untuk
pengganti hari mengakomodir dan menyimpan data pergantian cuti hari libur
libur untuk
- - karyawan.
karyawan yang
berkeja di luar
kantor.
 Rank
No. Activities Requirement Comment
High Medium Low
Sistem dapat Kuota cuti untuk setiap karyawan akan dibatasi dalam periode
membatasi kuota yang ditetapkan. Kebutuhan ini akan diakomodir oleh sistem
utang cuti dan untuk tetap menjaga kuota cuti karyawan yang valid.

- -
kuota cuti
karyawan.

3. Mengurangi kuota cuti Sistem dapat Kebutuhan ini bersifat secara berkala mengecek dan meng-update
karyawan. mengurangi kuota sisa dan pemakaian cuti karyawan.
cuti karyawan

- -
ketika hak cuti
diambil.

Sistem dapat Kebutuhan ini bersifat high karena cuti yang memotong kuota cuti
membedakan cuti memiliki perhitungan tunjangan,
yang memotong
kuota cuti dan

- -
yang tidak
memotong kuota
cuti.

Sistem dapat Sistem harus mendeteksi hutang cuti karyawan bila karyawan
memberikan yang belum memiliki hak cuti secara terpaksa harus cuti karena
hutang cuti keperluan yang penting. Hak cuti perlu dibatasi dalam
kepada karyawan
- - penggunaannya karena akan menggangu kegiatan operasional dan
yang belum produktivitas perusahaan.
memiliki hak cuti
.

117
 118
Rank
No. Activities Requirement Comment
High Medium Low
4. Melakukan konfirmasi Sistem dapat Permohonan cuti yang disetujui akan menjadi satu laporan yang
persetujuan pengajuan melakukan update menjadi salah satu dasar dalam perhitungan upah dan tunjangan
cuti. ketika karyawan.

- -
permohonan cuti
disetujui.

5. Membuat laporan Sistem dapat Laporan yang dihasilkan akan menjadi informasi dalam
rekapitulasi kehadiran. menghasilkan menganalisis jenis cuti yang digunakan oleh karyawan beserta
laporan cuti kuota sisa cuti.
karyawan beserta
- -
tipe cuti yang
diambil.

Sistem dapat Karyawan yang dipromosikan dari karyawan harian menjadi

mengkonversi hak karyawan bulanan berhak mendapatkan cuti tahunan paid.
cuti tahunan Kebutuhan ini menyangkut perhitungan cuti yang dibayarkan

- -
unpaid menjadi untuk karyawan yang bersangkutan..
hak cuti tahunan
paid.

3.6.5 Ranking Requirements pada Attendance

Dengan menggunakan tabel Rank Category, akan ditentukan peringkat dari masing-masing requirement, yang telah diidentifikasikan
menjadi tiga tingkat kebutuhan yaitu High, Medium, dan Low Requirements. Rank category attendance dapat dilihat pada tabel 3.20.
 Tabel 3.20 Rank Category pada Attendance
Rank
No. Activities Requirement Comment
High Medium Low
1. Melakukan konfirmasi Sistem dapat Kebutuhan ini akan menyangkut perhitungan tunjangan bagi
permohonan kehadiran melakukan update karyawan yang bekerja di luar kantor, serta informasinya akan
di luar kantor. ketika karyawan berguna untuk pembagian workload yang ditinggalkan oleh
tidak hadir di karyawan yang tidak hadir di kantor untuk keperluan perusahaan.

- -
kantor untuk
kepentingan
perusahaan.

2. Mengisi form
pengajuan
permohonan kehadiran - - - - -
di luar kantor.

3. Mencatat kehadiran Sistem dapat Histori kehadiran karyawan di luar kantor akan sangat kuat
karyawan. mencatat korelasinya dengan laporan kehadiran karyawan dan pehitungan
kehadiran upah serta tunjangan pada proses payroll.

- -
karyawan di luar
kantor.

4. Membuat laporan Sistem dapat Laporan yang dihasilkan akan dijadikan dasar untuk perhitungan
rekapitulasi kehadiran menghasilkan tunjangan bagi karyawan yang bekerja di luar kantor.
karyawan. laporan terkait
dengan pemberian

- -
tunjangan
kehadiran
karyawan di luar
kantor.

119
 120
3.6.6 Ranking Requirements pada Clock In-Clock Out
Dengan menggunakan tabel Rank Category, akan ditentukan peringkat dari masing-masing requirement, yang telah
diidentifikasikan menjadi tiga tingkat kebutuhan yaitu High, Medium, dan Low Requirements. Rank category clock in-clock out
dapat dilihat pada tabel 3.21.

Tabel 3.21 Rank Category pada Clock in-Clock out

Rank
No. Activities Requirement Comment
High Medium Low
1. Melakukan absensi. Sistem dapat Histori karyawan akan dibandingkan dengan jadwal kerja yang
menyimpan telah direncanakan untuk dilihat tingkat kesesuaiannya.
histori kehadiran
- -
karyawan.

2. Membuat laporan Sistem dapat Produktivitas karyawan dapat dinilai dari laporan absensi
rekapitulasi kehadiran menyediakan karyawan yang didapat dari hasil CICO.
karyawan. informasi
mengenai
karyawan yang
- -
mangkir,
terlambat, pulang
lebih awal.
 Rank
No. Activities Requirement Comment
High Medium Low
Sistem dapat Tingkat ketepatan dan kesesuaian antara jadwal kerja dan
membandingkan aktualisasi jadwal kerja dapat dilihat pada laporan hasil
kecocokan data perbandingan antara CICO dengan jadwal yang telah

- -
CICO dengan direncanakan.
jadwal karyawan.

Sistem dapat Laporan yang dihasilkan akan menjadi acuan dalam perhitungan
menghasilkan upah bagi setiap karyawan pada saat proses payroll.
laporan sebagai
dasar pembayaran
- -
upah karyawan
pada proses
payroll.

3.6.7 Ranking Requirements pada Public Holiday

Dengan menggunakan tabel Rank Category, akan ditentukan peringkat dari masing-masing requirement, yang telah diidentifikasikan
menjadi tiga tingkat kebutuhan yaitu High, Medium, dan Low Requirements. Rank category public holiday dapat dilihat pada tabel 3.22.

Tabel 3.22 Rank Category pada Public Holiday

Rank
No. Activities Requirement Comment
High Medium Low
1. Menetapkan public Sistem dapat Penetapan public holiday di awal tahun akan membantu
holiday. menentukan public kelancaran dalam perencanaan jadwal kerja karyawan.
holiday yang berlaku
- -
bagi seluruh
karyawan.

121
 122
Sistem dapat mem- Public holiday memiliki peranan dalam perencanaan perusahaan
define public holiday dan juga dalam mengatur jadwal kerja bagi setiap karyawan.
yang berlaku sebagai Karyawan yang masuk bekerja pada public holiday akan
dasar pemberian mendapatkan tunjangan yang lebih besar sehingga meningkatkan

- -
tunjangan kepada cost of labour.
karyawan yang
bekerja pada public
holiday.

3.7 Fit Gap Analysis

Fit Gap Analysis merupakan teknik yang dipakai untuk membantu perusahaan dalam membandingkan performa saat ini dengna performa
potensial. Pada tahapan ini akan ditentukan apakan proses bisnis dan kebutuhan sistem memiliki kondisi yang fit (F), partial fit (P),dan gap (G).
Analisis ini akan membantu dalam melihat kondisi dari penggunana sistem SAP dalam mendukung proses bisnis to be pada Human Resources
Information Systems (HRIS) Kirana Megatara Group. Fit Gap Analysis dapat dilihat pada tabel 3.23.
 Tabel 3.23 Fit Gap Analysis
Work Schedule Rule

No. Requirement Rank Degree of Fit Comments Recommendations

1. Sistem dapat Sistem mendukung dalam

menghasilkan menghasilakan laporan terkait
laporan terkait productivity pada factory
dengan operation yang di export dalam
H F -
productivity format Microsoft Excel.
pada factory
operation.

2. Sistem dapat Sistem tidak dapat menyediakan Work schedule yang dimulai jam 00.00 akan
menentukan pola penjadwalan untuk jam 00.00 tercatat pada sistem pukul 23.50, hal ini dilakukan
jadwal (shift 3) untuk mencegah pencatatan
kerja karyawan. H P karena pencatatan akan terhitung yang terjadi pada hari selanjutnya, namun dengan
untuk jadwal pada hari tidak mengubah jam kerja karyawan.
selanjutnya.
3. Sistem dapat Sistem mendukung dalam -
mem-posting pencatatan jadwal kerja setelah
jadwal kerja dikonfirmasi oleh atasan.
karyawan H F
setelah
dikonfirmasi
oleh atasan.

123
 124
Work Schedule Rule

No. Requirement Rank Degree of Fit Comments Recommendations

4. Sistem dapat Sistem dapat menghasilkan -

menghasilkan informasi mengenai jadwal kerja
informasi M F karyawan yang dapat di-display
mengenai jadwal pada sistem.
kerja karyawan.

5. Sistem dapat Laporan yang dibutuhkan sebagai

menghasilkan dasar perhitungan TUL dapat
laporan yang dihasilkan oleh sistem.
dipakai sebagai
H F -
dasar
perhitungan
TUL.

6. Sistem dapat Laporan yang dibutuhkan untuk

menghasilkan membantu dalam penentuan
laporan untuk benefit dapat dihasilkan oleh
membantu H F sistem. -
dalam penentuan
benefit
karyawan.
Substitution

No. Requirement Rank Degree of Fit Comments Recommendations

1. Sistem dapat Sistem dapat melakukan

melakukan pergantian jam kerja baik yang
pergantian jam bersifat sementara (jangka
kerja, baik yang pendek), maupun yang bersifat
bersifat daily M F jangka panjang. -
work schedule
ataupun work
schedule rule.
2. Sistem dapat Sistem dapat melakukan secara
melakukan langsung update pergantian
update jadwal jadwal kerja dengan
kerja ketika personalia/HR Operation
H F -
pergantian jam melakukan input pada sistem.
kerja telah
disetujui.

3. Sistem dapat Sistem dapat mendukung proses -

men-create substitution.
substitution
ketika terdapat
permintaan
pergantian
H F
jadwal kerja.

125
 126
Substitution

No. Requirement Rank Degree of Fit Comments Recommendations

4. Sistem dapat Sistem dapat menghasilkan

menghasilkan laporan rekapitulasi pergantian
laporan jam kerja karyawan sesuai
rekapitulasi H F permintaan pihak -
pergantian jam
kerja karyawan.
5. Sistem dapat Laporan yang dibutuhkan untuk
menghasilkan prose payroll dapat dihasilkan
laporan terkait oleh sistem.
perubahan jam
kerja sementara H F -
karyawan untuk
kepentingan
proses payroll.

Overtime

No. Requirement Rank Degree of Fit Comments Recommendations

1. Sistem dapat Sistem dapat mendukung

membuat SPL. M F pembuatan SPL. -
Overtime

No. Requirement Rank Degree of Fit Comments Recommendations

2. Sistem secara Rencana jam kerja lembur dapat

otomatis langsung disimpan ke sistem.
melakukan H F -
update pada jam
kerja lembur.
3. Sistem dapat Sistem dapat menyimpan histori
menyimpan karyawan yang melakukan
histori karyawan H F lembur. -
yang melakukan
lembur.
4. Sistem dapat Sistem dapat dihubungkan
mendeteksi dengan mesin absensi untuk
kesesuaian antara mendeteksi kesesuaian antara
rancana jam kerja H F CICO dengan rencana jam -
lembur dan data lembur.
absensi kehadiran
pada time device.
5. Sistem dapat Laporan terkait dengan -
menghasilkan perhitungan TUL dapat
laporan sebagai H F dihasilkan oleh sistem.
dasar
perhitungan TUL.

127
 128
Overtime

No. Requirement Rank Degree of Fit Comments Recommendations

6. Sistem dapat Perhitungan TUL yang lebih -

menghasilkan akurat dapat
perhitungan TUL dilakukan dengan melakukan
yang lebih akurat. perbandingan antara CICO
H F dengan rencana jam kerja lembur,
dan kemudian dikalikan dengan
tarif dan faktor pengali sesuai
ketentuan dari perusahaan.
7. Sistem dapat Sistem dapat men-define ja m
mendeteksi jam kerja lembur yang dilakukan pada
kerja lembur hari biasa, hari libur, atau hari
yang dilakukan libur nasional.
pada hari biasa, H F -
hari libur, atau
hari libur
nasional.

8. Sistem dapat Laporan yang dihasilkan akan di

menghasilkan export ke Microsoft Excel untuk
laporan untuk kemudian diolah kembali untuk
menghitung H F menemukan tingkat produktivitas -
tingkat pabrik.
produktivitas
pabrik.
Absences

No. Requirement Rank Degree of Fit Comments Recommendations

1. Sistem dapat Sistem memiliki record tanggal

membedakan masuk karyawan yang dijadikan
karyawan yang H F sebagai acuan dalam memberikan -
belum memiliki hak cuti
hak cuti.

2. Sistem dapat Sistem tidak dapat men-generate Programmer internal perusahaan membuat
men-generate cuti panjang dan cuti tahunan program generate cuti yang harus dijalankan secara
kuota cuti dikarenakan kuota cuti masing- manual ketika personalia/ HR Operation ingin
tahunan dan cuti masing pabrik yang belum rapi men-generate cuti panjang dan cuti tahunan.
panjang (pada H G dan distandarisasi.
ulang tahun
masa kerja ke-6
dan ke-7)

3. Sistem dapat Sistem dapat mengakomodir cuti

memberikan cuti pengganti hari libur untuk
pengganti hari karyawan.
libur untuk H F -
karyawan yang
berkeja di luar
kantor.

4. Sistem dapat Karyawan yang belum memiliki -

membatasi kuota hak cuti telah diberikan maksimal
utang cuti dan H F hari cuti dan juga batas untuk
kuota cuti kuota cuti setiap karyawan telah
karyawan. di-maintain oleh sistem.

129
 130
Absences

No. Requirement Rank Degree of Fit Comments Recommendations

5. Sistem dapat Sistem tidak dapat secara Melakukan generate cuti menggunakan program
mengurangi langsung mengurangi kuota cuti yang dibuat oleh programmer internal perusahaan.
kuota cuti karyawan karena harus dilakukan
H P
karyawan ketika proses generate cuti terlebih
hak cuti diambil. dahulu.

6. Sistem dapat Sistem dapat mendukung

membedakan kebutuhan untuk membedakan
cuti yang cuti yang
memotong memotong dan tidak memotong
kuota cuti dan H F kuota cuti. -
yang tidak
memotong kuota
cuti.

7. Sistem dapat Sistem telah membatasi

H F -
memberikan maksimal hutang cuti bagi
hutang cuti karyawan yang belum memiliki
kepada hak cuti.
karyawan yang
belum memiliki
hak cuti.
8. Sistem dapat Sistem dapat melakukan update Untuk mengurangi kuota cuti perlu menggunakan
melakukan secara langsung tanpa program generate cuti yang dibuat oleh
update ketika H P mengurangi kuota cuti. programmer internal perusahaan.
permohonan cuti
disetujui.
Absences

No. Requirement Rank Degree of Fit Comments Recommendations

9. Sistem dapat Sistem dapat mengakomodir

menghasilkan kebutuhan untuk menghasilkan
laporan cuti laporan cuti.
karyawan H F
beserta tipe cuti
yang diambil.
10. Sistem dapat Sistem dapat mengkonversi hak
mengkonversi cuti tahunan unpaid menjadi hak
hak cuti tahunan cuti tahunan paid ketika status
H F -
unpaid menjadi karyawan berubah dari karyawan
hak cuti tahunan harian menjadi karyawan
paid. bulanan.

Attendance

No. Requirement Rank Degree of Fit Comments Recommendations

1. Sistem dapat Sistem dapat mendukung

melakukan H F kebutuhan untuk melakukan -
update ketika update pada kehadiran
karyawan tidak karyawan di luar kantor.
hadir di kantor
untuk
kepentingan
perusahaan.

131
 132
Attendance

No. Requirement Rank Degree of Fit Comments Recommendations

2. Sistem dapat Sistem akan me-record ketika -

mencatat karyawan tidak hadir di kantor
kehadiran untuk kepentingan perusahaan.
H F
karyawan di luar
kantor.

3. Sistem dapat Sistem dapat mendukung untuk

menghasilkan laporan yang dibutuhkan untuk
laporan terkait perhitungan tunjangan kehadiran
dengan karyawan di luar kantor.
pemberian H F -
tunjangan
kehadiran
karyawan di luar
kantor.

Clock in-Clock out

No. Requirement Rank Degree of Fit Comments Recommendations

1. Sistem dapat Sistem dapat menyimpan histori

menyimpan kehadrian karyawan sesuai
histori kehadiran H F denngan hasil CICO. -
karyawan.
Clock in-Clock out

No. Requirement Rank Degree of Fit Comments Recommendations

2. Sistem dapat Sistem dapat men-define hasil

menyediakan daripada CICO yang dilakukan
informasi oleh karyawan.
mengenai
karyawan yang H F -
mangkir,
terlambat,
pulang lebih
awal.
3. Sistem dapat Sistem dapat membandingkan
membandingkan hasil CICO dengan jadwal kerja
kecocokan data karyawan.
H F -
CICO dengan
jadwal kerja.

4. Sistem dapat Laporan yang dibutuhkan dalam

menghasilkan proses payroll dapat didukung
laporan sebagai oleh sistem.
dasar H F -
pembayaran
upah pada
proses payroll.

133
 134
Public Holiday

No. Requirement Rank Degree of Fit Comments Recommendations

1. Sistem dapat Sistem dapat men-define public

menentukan public holiday yang berlaku dalam satu
holiday yang tahun.
H F -
berlaku bagi
seluruh karyawan.

2. Sistem dapat mem- Kebutuhan akan laporan yang

define public berisi tentang public holiday
holiday yang yang berlaku sebagai salah satu
berlaku sebagai dasar perhitungan tunjangan bagi
dasar pemberian H F karyawan yang bekerja di public -
tunjangan pada holiday dapat dihasilkan oleh
karyawan yang karyawan.
bekerja pada public
holiday.