BAB 3

ANALISIS SISTEM INFORMASI BERJALAN

3.1 Sejarah Perusahaan

PT. Bukit Makmur Mandiri Utama merupakan perusahaan
kontraktor pertambangan batu bara. Berawal dari sebuah perusahaan
kontraktor perkebunan kelapa sawit, dengan berbekal satu unit Bulldozer
(second) type D 85 A, Bapak Johan Lensa yang merupakan perintis dari PT.
Bukit Makmur Mandiri Utama mulai meniti karir dalam sebuah Proyek
pertamanya pada tahun 1988 di kota Singkil, Kabupaten Aceh Selatan. Pada
akhir tahun 1988, mulailah proyek yang ke-II oleh Johan Lensa di Aceh
Barat. Seiring dengan bertambahnya proyek-proyek yang dipercayakan oleh
Client, maka Johan Lensa berupaya untuk menambahkan armada alat-alat
berat berupa Komatsu dengan type D-60/6. Pada saat yang bersamaan Pak
Johan Lensa kembali dipercayakan untuk membuka proyek perkebunan
kelapa sawit yang ke-III di Kota Waru, Kabupaten Pasir, Kalimantan Timur.
Tidak hanya mendapatkan proyek pada pulau Sumatra dan Kalimantan saja,
pada akhir tahun 1989 Johan Lensa mendapat proyek ke-IV berupa proyek
perkebunan Kelapa sawit dan Perumahan Transmigrasi di Sulawesi,
tepatnya di Kota Sarudu Kabupaten Mamuju Sulawesi Selatan. Pada akhir
tahun 1990 muncul proyek ke-V di Sumatra tepatnya di Kota Jambi,
Kabupaten Muara Bungo. Menginjak tahun 1993 dimulailah proyek yang
ke-VI di Kalimantan Selatan tepatnya di Indo Agri.
Seiring dengan berjalannya waktu serta kerja keras yang dijalani
oleh Johan Lensa dari setiap site/proyek yang ada, disertai dengan adanya
kerjasama yang baik dengan bapak Budikwanto-Kuesar yang saat itu
menjabat sebagai Direktur Area di Divisi III (Astra Agro Niaga-Pangkalan
Bun). Johan Lensa dipercaya kembali untuk membuka proyek ke-VII di
Pangkalan Bun dengan Pak Sofyan sebagai site Manager disana.
Pada Akhir tahun 1994, BUMA ditarik untuk berkecimpung dalam
bisnis kontraktor tambang, dengan langkah awalnya sebagai subkontraktor
PAMA di Kabupaten Berau Kalimantan Timur tepatnya di sungai Lati, saat
41
42

itu BUMA masih bernama PT. Bukit Makmur Widya. Setelah selesai
dengan proyek di sungai Lati, tahun 1995/96, BUMA melanjutkan sebagai
subkontraktor PAMA di Tenggarong ( PT Fajar Bumi Sakti) dan pada tahun
1997 kembali melanjutkan di sungai Lati sampai tahun 1998, dimana
PAMA hengkang dari Kabupaten Berau.
Akhirnya berkat kinerja dan performa yang baik dari BUMA,
BUMA yang dahulu dikenal dengan nama PT. Bukit Makmur Widya mulai
berdiri sebagai kontraktor tunggal di Sungai Lati. Setelah berhasil
berkompetisi dengan kompetitor kontraktor lainya selama 3 bulan, akhirnya
BUMA memperoleh kepercayaan dari PT. Berau Coal untuk membuka
project Hauling Suaran dan Binungan . Seiring dengan bertambahnya
waktu, BUMA terus melakukan perluasan usaha / ekspansi dengan
menambah 2 proyek tambang di Kota Samarinda tepatnya di Jongkang site
BBE yang kemudian disusul dengan berdirinya Site Lanna di Sei Siring.
Akhir tahun 2001 BUMA memperoleh prestasi yang membanggakan yaitu
bendera BUMA dapat berkibar di Adaro, Tanjung Tabalong. Dan di
penghujung tahun 2007, ini telah berdiri satu site lagi yaitu Gunung Bayan.
Hingga saat ini BUMA menjadi kontraktor yang bergerak dibidang jasa
pertambangan batu bara terbesar kedua.

3.2 Profil PT. Bukit Makmur Mandiri Utama

PT. Bukit Makmur Mandiri Utama merupakan salah satu perusahaan
kontraktor yang bergerak di bidang pertambangan batu bara. Saat ini PT.
Bukit Makmur Mandiri Utama merupakan perusahaan terbesar kedua di
Indonesia dalam bidang pertambangan batu bara. PT. Bukit Makmur
Mandiri Utama berdiri pada akhir tahun 1998 dan berpusat di Jakarta.
Bemula dari pengalamannya dalam bisnis alat-alat berat, yang dulunya
dikenal dengan nama PT. Bukit Makmur Widya (BMW), Johan Lensa pemilik
PT. Bukit Makmur Widya (BMW) bertekad untuk mengekspansi usahanya
menjadi perusahaan sub-contracting, hingga akhirnya menjadi perusahaan
kontraktor yang bergerak di bidang pertambangan batu-bara, yang sekarang
dikenal dengan nama PT. Bukit Makmur Mandiri Utama atau BUMA.
Semanjak tanggal 6 November 2009, PT. Bukit Makmur
 43

Mandiri Utama beroperasi sebagai anak perusahaan dari PT. Delta Dunia
Makmur Tbk.
Dengan di dukung oleh keuangan perusahaan yang kuat, serta back
up dari dealer alat berat utama dan pengalaman yang cukup luas, perusahaan
akan membuktikan diri untuk menjadi kontraktor tambang pilihan di
Indonesia. PT Bukit Makmur Mandiri Utama berkantor pusat di Komplek
Harmoni Mas Blok A No. 7, 8, 9 Jalan Jembatan Dua Jakarta Utara dan
memiliki 11 job site yaitu :
1. PT. Bukit Makmur Mandiri Utama job site GBPC (Gunung Bayan
Pratama Coal), Muara Tae, Kutai Barat, Kalimantan Timur.
2. PT. Bukit Makmur Mandiri utama job site Adaro Indonesia,
Kalimantan Selatan.
3. PT. Bukit Makmur Mandiri utama job site MGM Batu Tua,
Kalimantan Tengah.
4. PT. Bukit Makmur Mandiri utama job site Indomura Kencana,
Kalimantan Tengah.
5. PT. Bukit Makmur Mandiri utama job site BBE Teluk Dalam
Samarinda, Kalimantan Timur.
6. PT. Bukit Makmur Mandiri utama job site Berau Coal - Binungan,
Kalimantan Timur.
7. PT. Bukit Makmur Mandiri utama job site Kideco Jaya Agung,
Kalimantan Timur.
8. PT. Bukit Makmur Mandiri utama job site LHI - CHM, Kalimantan
Timur.
9. PT. Bukit Makmur Mandiri utama job site Berau Coal - Lati,
Kalimantan Timur.
10. PT. Bukit Makmur Mandiri utama job site PIK ( Perkasa Ina Kerta)
Bengalon, Kalimantan Timur.
11. PT. Bukit Makmur Mandiri utama job site Arutmin,
Senakin Kalimantan Selatan.
44

3.3 Visi, Misi, Nilai Perusahan, dan Logo Perusahaan

3.3.1 Visi Perusahaan

Visi didefinisikan sebagai tujuan BUMA dalam melakukan
bisnisnya. Sedangkan pernyataan visi tersebut adalah:

Terkemuka dalam jasa penambangan menyeluruh melalui

kemitraan pilihan jangka panjang. Leading in total mining
services through long-term preferred partnership.

Terkemuka dalam jasa penambangan menyeluruh (Leading in

total mining services).

BUMA bercita-cita untuk muncul menjadi pemimpin dalam

penyediaan jasa yang menyeluruh dari hulu ke hilir di industri
pertambangan. Pengertian 'penambangan menyeluruh' adalah bahwa
BUMA siap untuk melakukan penambangan end to end secara
terintegrasi, dari tahap eksplorasi, penambangan, hauling, barging
dan proses konsultasi penambangan dalam memecahkan masalah
Mitra-kerja. Penyediaan jasa ini untuk melayani kebutuhan Mitra-
kerja BUMA yang beragam, dari yang ingin bersama-sama terlibat
dalam detil proyek sampai dengan Mitra-kerja yang hanya
berpatokan pada total produksi saja.

Kemitraan pilihan jangka panjang (long-term preferred

partnership).

BUMA menjadi preferred atau pilihan karena menganggap

para stakeholdernya adalah mitra-kerja yang sejajar serta memiliki
kepentingan dan arah yang sama dengan keinginan yang aktif
positif dalam kerjasama untuk keuntungan jangka panjang bersama.
BUMA bekerja sama dengan Mitra-kerja, bahu membahu dan
saling meminta dan memberi masukan demi mencapai tujuan
dengan cara yang lebih baik terus menerus.

BUMA secara konsisten terus memperkuat reputasi

tepercaya yang selama ini telah didapatkan kepada seluruh Pihak
 45

yang Berkepentingan, membangun keterdekatan bisnis dan

relasional pada segala tingkatan organisasi yang melebihi para
pesaingnya. BUMA Preferred karena senantiasa mendengar dan
merespon dengan cepat serta tuntas untuk membantu Mitra-kerja
dalam merealisasikan profit yang diinginkannya.

3.3.2 Misi Perusahaan

Misi diterjemahkan sebagai suatu cara untuk mencapai visi
BUMA, hal-hal kunci yang mutlak harus dilakukan agar visi dapat
diraih. Pernyataan misi BUMA adalah Menyediakan jasa penambangan
menyeluruh yang tepercaya melalui SDM yang kompeten, kualitas
engineering yang tinggi, efisien proses, budaya keselamatan kerja,
kesehatan dan lingkungan, serta keterlibatan dalam pengembangan
komunitas ( To provide trusted total mining services through competent
people, high quality engineering, efficient process, SHE culture and
community development involvement).
SDM yang kompeten
BUMA menyadari bahwa SDM adalah elemen krusial dalam
mencapai Visi-nya. Untuk itu BUMA menganggap karyawannya
adalah mitra-kerja yang paling penting untuk sukses.
Dalam tuntutannya untuk profesional, BUMA melakukan
perekrutan utamanya melalui jalur pembibitan dari awal dengan
bekerjasama dengan institusi pendidikan unggulan.
Pengembangan kompetensi dilakukan dengan cara tepat guna
agar menyentuh akar kebutuhan karyawan dan perusahaan.
Sedangkan pengelolaan SDM berpusat pada pengembangan diri
karyawan melalui pelatihan dan perputaran tugas tugas penting
guna memastikan pengembangan karir karyawan agar suksesi
berjalan sesuai rencana. Strategi ini akan menghasilkan tidak
hanya SDM yang kompeten tetapi juga karyawan yang kerasan
dan termotivasi.
Kualitas engineering yang tinggi
Engineering adalah awal dari segalanya. Output
engineering yang berpresisi tinggi dan memperhatikan sisi
46

ekonomis adalah standar BUMA dalam melakukan perencanaan.

Parameter Engineering inilah yang selalu dijadikan control point
dan check point dalam menjalankan operasinya.
Efisien proses
Sebagai kontraktor penambangan BUMA sadar bahwa
'Operation Excellence' adalah kunci utama untuk hidup dan
berkembang. Karenanya BUMA mengkombinasikan usahanya
pada 'kualitas operasional tertinggi' dengan 'biaya operasional
terendah' sehingga output yang dihasilkan akan optimum, baik
bagi Pemilik Tambang, BUMA dan hubungan bisnis keduanya.
Pengelolaan equipment yang efektif dan efisien dengan
memperhatikan keseimbangan 3 unsur utama yaitu Availability,
Utilization & Productivity akan menjadi indikator kunci kinerja
operasional BUMA. Sementara itu pengelolaan material dan
para pemasok (vendor/supplier) adalah bagian vital lain yang
menjamin efisiensi terjadi. Semua hal diatas haruslah didukung
oleh organisasi dan sistem yang rapi, ramping, dan tepat guna.
Budaya keselamatan kerja, kesehatan dan lingkungan
BUMA percaya sepenuhnya bahwa bisnis penambangan
yang sukses akan sejalan dengan program SHE yang sukses.
Untuk hal tersebut BUMA tidak ragu-ragu membuat SHE
sebagai budaya pada lingkungan kerja.
Penerapan B'SAFE sebagai suatu sistem SHE yang
terintegrasi dengan proses kerja termasuk didalamnya saat
pengambilan keputusan pada tingkat tinggi adalah upaya untuk
menjadikan SHE sebagai budaya bagi seluruh kayawan. Berpikir
dan bertindak aman adalah kebiasaan kami.
Keterlibatan dalam pengembangan komunitas
BUMA secara proaktif memenuhi regulasi Pemerintah
dan Pemilik Tambang melalui kegiatan-kegiatan yang telah
dicanangkan dalam Program Pengembangan Komunitas dari
Pemilik Tambang. Hal tersebut tidak lepas dari keberadaan
 47

BUMA sebagai kontraktor penambangan yang memiliki batasan

kerja, sehingga program kerja pengembangan komunitas
otomatis akan berada dibawah payung Pemilik Tambang.
Walaupun begitu BUMA berkomitmen berperan secara proaktif.
Dalam hal menepati kewajiban tersebut, BUMA
bersama-sama dan Pemilik Tambang, mempunyai kepedulian
dan tanggung jawab terhadap lingkungan sekitar termasuk
didalamnya adalah masyarakat, pemerintah dan lingkungan
kerja. BUMA bersama dengan Pemilik Tambang berupaya
membangun pagar pengaman sosial masyarakat lingkar tambang
dengan cara pemberdayaan kesempatan berkarya dan dalam
bidang ketenaga-kerjaan.

3.3.3 Nilai Perusahaan (BValues)

Bila tujuan Visi dan Misi adalah sebagai pedoman arah dan
bagaimana pencapaiannya, maka B'Values adalah pedoman nilai-
nilai dan perilaku dalam usaha BUMA untuk mencapai cita-cita
tersebut. B'Values mengikat dan harus dijalankan oleh semua
komponen BUMA secara menyeluruh yaitu Management, Karyawan
dan hasil yang dibuat oleh mereka dalam hal ini adalah sistem,
organisasi dan keputusan - keputusan yang dibuat. Pernyataan
B'Values adalah sebagai berikut:
Integritas (Integrity)
o Karakter kepribadian Manusia BUMA yang utuh dan total
yang berdasarkan pada kejujuran dan kebenaran umum yang
hakiki, yang terlihat dalam jiwa, pikiran dan tingkah laku.
o Manusia BUMA yang memiliki integritas berarti juga memiliki
prinsip yang dipegang teguh, tegas namun tetap rendah hati dan
memberikan penghargaan dengan layak kepada sesama
makhluk.
Kompeten (Competence)
o Perwujudan dari tanggung jawab profesionalisme MANUSIA
BUMA yang memiliki 3 unsur kompetensi yaitu pengetahuan
(knowledge), penguasaan terhadap pekerjaan (skill) dan sikap
48

kerja (attitude). Didalam sikap kerja ini termasuk didalamnya

adalah berpikir aman dan bekerja aman (mengutamakan
safety) yang merupakan perwujudan dari tekad BUMA untuk
membuat SHE menjadi budaya. Absennya salah satu unsur
akan membuat seseorang tidak memiliki kompetensi.
Tanggap dan tuntas (Responsive & Thorough)
o Perwujudan dari kepedulian MANUSIA BUMA yang selalu
tanggap terhadap kebutuhan pelanggan dan tuntas dalam
memuaskan kebutuhan tersebut.
o Tanggap berarti bersikap proaktif dan responsif. Yaitu sikap
untuk mengontrol situasi dan melakukan antisipasi. Sedangkan
responsif dapat diterangkan sebagai suatu tindakan kesegeraan,
suatu sikap untuk menindaklanjuti masalah/ isu langsung
setelah teridentifikasi.
o Tuntas mempunyai makna lengkap dan selesai. Tidak ada
pending matter, tidak ada respon balik tentang isu yang sama
dari pelanggan.
Kerjasama tim (Teamwork)

o MANUSIA BUMA yang mengutamakan kerjasama yang

sinergis untuk menghasilkan lebih dari yang diharapkan.
o Kerjasama dapat terjadi bila masing-masing pribadi
MANUSIA BUMA memahami diri dan kemampuannya,
sadar akan kontribusinya dan mengerti akan tujuan
kelompok. Dengan bekerjasama pribadi MANUSIA BUMA
akan saling melengkapi dengan menambahkan kelebihan dan
menutupi kekurangan masing-masing sehingga sinergi akan
tercipta dan hasil akan melebihi harapan.
Berjuang mencapai yang terbaik (Striving for Excellence)
o Tekad tiada batas MANUSIA BUMA untuk terus
memperbaiki diri dan lingkungan menuju kesempurnaan.
o Nilai-nilai yang terkandung adalah bahwa MANUSIA
BUMA harus selalu berpikiran terbuka untuk menerima ide
dan informasi baru. Selain hal itu sikap adaptif untuk mampu
 49

bereaksi atas perubahan, terus menantang diri dan lingkungan

untuk selalu menjadi lebih baik.
o Dalam pengertian yang sederhana, selalu menggunakan cara
PDCA dalam bekerja. PDCA atau --Plan, Do, Check, Action-
- adalah suatu sistem kerja yang selalu melibatkan
perencanaan, eksekusi/bekerja, evaluasi dan implementasi
evaluasi. Sistem kerja ini akan membuat MANUSIA BUMA
terus meningkatkan diri mencapai yang terbaik.

3.3.4 Logo Perusahaan

Gambar 3.1 Logo Perusahaan

Identitas brand (logo) suatu perusahaan adalah aset berharga

dan memiliki integritas terhadap image publik yang harus dilindungi
dan dipelihara kelangsungannya. BUMA yang saat ini dimililiki oleh
PT Dunia Makmur Tbk memiliki tantangan dan konsekuensi sebagai
akibat dari status anak perusahaan yang terdaftar di pasar saham.
Karenanya adalah penting untuk meningkatkan kinerjanya,
khususnya yang berhubungan dengan finansial dan infrastruktur
profesionalnya. Dengan konsekuensi ini, BUMA memerlukan image
baru yang lebih positif yang mencerminkan visi dan kinerja BUMA.
Huruf M yang dibentuk dalam logo BUMA menggambark
an dua tangan yang sedang berpegangan, yang terdiri dari kombinasi
warna biru yang melambangkan profesionalisme, dan warna jingga
yang melambangkan optimisme. Sedangkan warna hijau
melambangkan prosperity (kemakmuran) bagi para
stakeholdernya. Disamping itu, bentuk dua tangan yang berpegangan
tersebut menunjukkan kepedulian BUMA yang tinggi terhadap
pelanggan dan juga karyawannya.
50

3.4 Struktur Organisasi

3.4.1 Struktur Organisasi Umum Perusahaan
President Director

Vice President Director Business Development Finance & IT Directorate

Directorate

Safety, Health & Environment Engineering Division Finance Division

Division

Human Resource & General Business Development Accounting Division

Affair Directorate Division

Business Execellence Budget & Control Division

Business Unit IT/ IS Division

Material Management Division

Operation Directorate

Plant

Gambar 3.2 Struktur Organisasi Umum Perusahaan

Untuk dapat menjalankan kegiatan bisnisnya dengan baik, maka PT.

Bukit Makmur Mandiri Utama membuat struktur organisasi seperti gambar
diatas untuk memudahkan pembagian tugas dan tanggung jawab untuk
setiap divisi, serta memudahkan interaksi dan kerja sama antara divis satu
dengan divisi lainnya. Pembagian tugas dan wewenang dalam PT. Bukit
Makmur Mandiri Utama yang terkait dengan Human Capital Management
adalah sebagai berikut :
1. President Director
President Director mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam hal :
Merencanakan dan menetapkan kebijakan umum perusahaan untuk
mencapai tujuan yang diharapkan baik dalam jangka panjang maupun
jangka pendek.

Menentukan sistem prosedur untuk dilaksanakan oleh manajer mulai

dari perencanaan sampai pelaporan.

Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan perusahan.

 51

Memimpin dan mengurus perusahaan.

2. Vice President Director & COO

Vice President Direcotor & COO mempunyai tugas dan tanggung
jawab dalam hal :
Bertugas untuk membantu direktur, serta bertanggung jawab kepada
kelancaran kegiatan perusahaan secara menyeluruh.

Merencanakan, mengarahkan, menganalisa, mengevaluasi serta

menilai kegiatan-kegiatan yang berlangsung.

Melaksanakan kontrak-kontrak atau kegiatan yang berhubungan

dengan pihak luar (internasional).

Membuat laporan berkala kepada Presiden direktur mengenai kegiatan

perusahaan dan program yang sedang dilaksanakan, serta
mempertanggungjawabkan pelaksanaan kebijakan yang telah
digariskan oleh Presiden Direktur.

Memimpin Rapat Direksi bilamana Direktur Utama tidak hadir.

3. Engineering & Business Dev. Director

Engineering & Business Dev. Director mempunyai tugas dan tanggung
jawab dalam hal :
Bertanggung jawab kepada Presiden Direktur, terhadap perencanaan,
pengadaan, pemiliharaan dan pengelolaan aset properti perusahaan.

Mengkoordinasi pelaksaan tugas-tugas administrasi.

Menangani General Affairs.

Mengkoordinasikan kegiatan departement engineering.

Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan untuk kebutuhan

engineering.

Membuat perencanaan sistem maintenance.

4. Finance & IT Director

Finance & IT Director mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam hal :
Bertanggung jawab kepada Presiden Direktur mengenai hal yang
menyangkut keuangan.
52

Memberlakukan langkah-langkah yang dapat mengurangi dan

menanggulangi berbagai jenis risiko finansial yang dapat dihadapi
oleh perusahaan dengan berkoordinasi dengan Direksi lainnya.

Bertanggung jawab terhadap President Director dalam

pengembangan, peningkatkan dan pemiliharaan sarana IT dalam
perusahaan, baik perangkat lunak maupun perangkat keras.

Mengadakan perencanaan strategi teknologi yang diperlukan dalam

melaksanakan kegiatan perusahaan.

5. HRGA Director
HRGA Director mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam hal :
Bertanggung jawab terhadap Vice President atas kualitas dan kuantitas
sumber daya manusia berdasarkan pertumbuhan dan kebutuhan
organisasi.

Menyusun rencana, mengarahkan dan mengkoordinasi bidang

pengembangan SDM dan mengadakan pengkajian SDM.

Merencanakan perkembangan personalia perusahaan agar sejalan

dengan perkembangan perusahaan.

Menyiapkan rencana-rencana penyesuaian organisasi perusahaan yang

diperlukan dan merencanakan sumber daya manusia yang andal di
perusahaan.

6. Plant Director
Plant Director mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam hal :
Mengawasi kelancaran kegiatan jasa pertambangan pada jobsite yang
ada.

Memonitoring perawatan yang ada pada Plant.

7. Operation Director
Operation Director mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam hal :
Meningkatkan sistem operational, proses, dan kebijakan dalam
mendukung misi perusahaan.
 53

Memainkan peran penting dalam perencanaan jangka termasuk

inisiatif untuk keunggulan operational.

Menerima laporan dari kegiatan operasional yang terajadi pada

lapangan.

Memastikan kegiatan operasional pada perusahan berjalan dengan baik.

8. Material Management General Manager

Material Management General Manager mempunyai tugas dan
tanggung jawab dalam hal:
Mengkoordinasi dan mengatur arus material yang diperlukan dalam
perusahaan baik untuk operasional maupun non - operasional.

Bertanggung jawab terhadap setiap ketersediaan material yang ada

pada perusahaan.

Menerima laporan-laporan dari Procurement manager,Procurement &

CMS Manager,Warehousing & Distribution Manager.

9. Continous Improvement Manager

Continous Improvement Manager mempunyai tugas dan tanggung
jawab dalam hal :
Melakukan perencanaan terhadap strategi kedepan untuk
meningkatkan kinerja perusahaan secara berkelanjutan.

Memonitoring standarisasi improvement yang ada pada perusahaan.

10. Management and system development manager

Management and system development manager mempunyai tugas dan
tanggung jawab dalam hal :
Mengawasi dan mengatur pengembangan kinerja sistem dalam
perusahaan.

Mengkoordinasi dan memastikan tingkat performa dari sistem tetap

berjalan dengan baik.

Memonitoring pergerakan visi dan misi dari perusahaan.

54

11. Legal Manager

Legal Manager mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam hal :
Mengurus masalah hukum mengenai persetujuan kontrak antara
perusahaan dengan klien yang telah disepakti sebelumnya.

Menangani masalah yang behubungan dengan hukum seperti

pengacara, pengurusan NPWP, pajak.

12. Internal Audit Manager

Internal Audit Manager mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam
hal :
Bertanggung jawab kepada President Director terhadap pelaksanaan
audit internal perusahaan guna menganalisa keakurantan dan
implementasi sistem prosedur yang berlaku.

Memastikan tidak terjadinya Fraud pada setiap divisi dalam perusahaan.

3.4.2 Struktur Organisasi Divisi Organization Development

Manager Organization
Development

Superintendent Superintendent Superintendent HC Administrator

Organization Performance Process & System Organization
Development Management System Development

Analyst Analyst Analyst HC Process &

Organization Performance System
Development Management
System

Gambar 3.3 Struktur Organisasi Divisi Organization Development

Dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab perusahaan,

departemen Organization Development terdiri dari beberapa anggota. Berikut
 55

merupakan posisi, tugas dan tanggung jawab setiap anggota pada departemen
Leaning and Development pada PT. Bukit Makmur Mandiri Utama :
1. Manager Organization Development
Manager Organization Development mempunyai tugas dan tanggung
jawab dalam hal :
Merancang, melakukan, dan mengevaluasi desain organisasi.

Memfasilitasi, dan memberikan rekomendasi kepada seluruh fungsi

dalam organisasi.

Memfasilitasi proses penyelarasan BRL di level 1-5 antar fungsi

dalam organisasi.

Melakukan evaluasi dan memberikan rekomendasi terhadap sistem

manajemen kinerja yang diajukan, agar dapat dilakukan follow up
kepada manajemen HCM.

Bertanggungjawab terhadap sistem manajemen kinerja karyawan.

Mengevaluasi bisnis proses baik yang sudah ada maupun yang

diperbarui, agar bisnis proses yang dibuat sesuai dengan kebutuhan
organisasi akan bisnis proses yang efektif dan efesien.

2. Superintendent Organization Development

Superintendent Organization Development mempunyai tugas dan
tanggung jawab dalam hal :
Mereview, mengevaluasi, dan mengembangkan SOP Organization
Development.

Memastikan dan memfasilitasi Function (Directorate, Division,

Department, Section) terkait dengan pembuatan, dan perubahan desain
struktur organisasi.

Mengontrol ketersediaan, dan kualitas dari deskripsi pekerjaan (job

description).

Melakukan Evaluasi pekerjaan (Job evaluation).

Memfasilitasi komite / seluruh function dalam proses internal

matching untuk seluruh jabatan/posisi dalam perusahaan.

Mengelola sistem aplikasi (SAP) untuk Organization Management.

56

3. Superintendent Performance Management System

Superintendent Performance Management System mempunyai tugas
dan tanggung jawab dalam hal :
Menyusun konsep, melakukan sosialisasi, dan memastikan
implementasi terkait dengan sistem pengelolaan kinerja karyawan.

Melakukan cascading (penurunan) KPI organisasi ke dalam KPI

fungsi HRGA.

Mereview dan memastikan keakuratan laporan pencapaian kinerja

fungsi HRGA setiap bulannya.
Memastikan dan memfasilitasi pembuatan KPI individu dalam IPP
( Individual Performance Planning ) karyawan.
Mengkoordinasikan pelaksanaan midyear review (review tengah tahun )
dan penilaian akhir tahun (end year review) masing-masing karyawan.

Melakukan analisa dan melaporkan hasil rekapitulasi review tengah

tahun dan akhir tahun seluruh karyawan sebagai bahan review yang
akan dijadikan dasar pertimbangan untuk pembuatan keputusan
lainnya (promosi, mutasi, rotasi, salary increment).

4. Superintendent HC Process & System

Superintendent HC Process & System mempunyai tugas dan tanggung
jawab dalam hal :
Melakukan evaluasi terhadap bisnis proses di HRGA.

Melakukan verifikasi terhadap review ketersediaan, dan kesesuaian

SOP.

Melakukan verifikasi atas hasil evaluasi / audit kepatuhan /

compliance terhadap SOP dan kebijakan tertulis lainnya di HRGA.

Membuat konsep perbaikan terhadap sistem aplikasi SAP yang

digunakan HRGA.

Melakukan sosialisasi terkait dengan sistem aplikasi yang digunakan

di HRGA.
 57

5. Administrator Organization Development

Administrator Organization Development mempunyai tugas dan
tanggung jawab dalam hal :
Melakukan pengecekan kelengkapan administrasi karyawan.

Melakukan pembuatan dokumen-dokumen pendukung untuk

persyaratan pengajuan improvement terkait SAP ke departemen ERP.

Melakukan rekapitulasi dan pengarsipan dokumen struktur organisasi

seluruh function.

6. Analyst Organization Development

Analyst Organization Development mempunyai tugas dan tanggung
jawab dalam hal :
Memfasilitasi manajemen dan functions di seluruh lingkup organisasi
(direktorat, divisi, departemen, section, dan business unit).

Melakukan penyusunan, review dan update job description

Memfasilitasi pembuatan Grading Structure dan pelaksanaan Job

Evaluation dari masing-masing jabatan.

Melakukan pengelolaan organisasi (organization management) di

system SAP.

7. Analyst Performance Management System

Analyst Performance Management System mempunyai tugas dan
tanggung jawab dalam hal :
Melakukan sosialisasi dan memastikan implementasi terkait dengan
sistem pengelolaan kinerja pekerja.

Membuat laporan dan menganalisa pencapaian kinerja fungsi HRGA.

Ikut serta terlibat dalam pembuatan dan pengembangan sistem
otomatisasi manajemen kinerja.

8. Analyst HC Process & System

Analyst HC Process & System mempunyai tugas dan tanggung jawab
dalam hal :
Melakukan evaluasi, dan analisa terhadap bisnis proses di HRGA.
58

Mereview ketersediaan, dan menganalisa kesesuaian SOP.

Melakukan evaluasi / audit kepatuhan / compliance terhadap SOP.

Melakukan evaluasi terhadap sistem aplikasi SAP yang digunakan di

HRGA.

3.4.3 Struktur Organisasi Divisi Learning and Development

Manager Learning and
Development

Superintendent Superintendent Superintendent

Operators Supervisor Leadership and Training and Learning
Development Program Management Program Operation

Analyst Frontliners Analyst Leadership Analyst Training Administrator

Development and Management and Learning Training and
Program Program Management Learning
Management

Gambar 3.4 Struktur Organisasi Divisi Learning and Development

Dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab perusahaan,

departemen Learning and Development terdiri dari beberapa anggota. Berikut
merupakan posisi, tugas dan tanggung jawab setiap anggota pada departemen
Leaning and Development pada PT. Bukit Makmur Mandiri Utama :
1. Manager
Manager mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam hal :
Menyusun rencana kerja Departemen Learning & Development.

Me-review, meng-update, dan mengendalikan kegiatan

pengembangan (training & pengembangan).

Mengambil keputusan mengenai pelaksanaan pelatihan &

pengembangan untuk karyawan.
 59

Mengembangkan, memutuskan, dan mengawasi sistem pengembangan

karyawan melalui program peningkatan kompetensi (pemberian tugas /

Job Assignment, mentoring.

Merencanakan, mengusulkan dan mengendalikan budget / anggaran

tahunan.

Melaksanakan proses evaluasi pelatihan & pengembangan

2. Superintendent Operators Supervisor Development Program

Superintendent Operators Supervisor Development Program
mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam hal :
Mengkoordinir proses analisa kebutuhan pelatihan dan pengembangan
soft skill seluruh karyawan dan technical skill karyawan HRGA (level
supervisor kebawah)

Mereview program dan kurikulum pelatihan dan pengembangan

tahunan untuk soft skill seluruh karyawan dan technical skill karyawan
HRGA (level supervisor kebawah), sesuai dengan hasil Training Need
Analysis (TNA) yang telah diperoleh.

Mereview draft budget pelatihan yang diajukan oleh Analyst -

Operator supervisor development program.

Memberikan pelatihan dan pengembangan soft skill seluruh karyawan

dan technical skill karyawan HRGA (level supervisor kebawah).

3. Superintendent Leadership and Management Program

Superintendent Leadership and Management Program mempunyai
tugas dan tanggung jawab dalam hal :
Menjalin kerjasama jangka panjang, dan mengevaluasi vendor
pelatihan, terkait dengan pelaksanaan pelatihan untuk karyawan level
superintendent keatas.

Memonitor pelaksanaan pelatihan dan pengembangan soft skill seluruh

karyawan dan technical skill karyawan HRGA (level superintendent
keatas) baik dari sisi program maupun konten.

Memonitor proses pengembangan paska pelatihan berjalan sesuai

dengan action plan yang telah dibuat masing-masing peserta, untuk
60

memastikan tercapainya sasaran pelatihan, dengan cara impelementasi

hasil pelatihan dalam konteks pekerjaan sehari-hari.
Mengkoordinasikan pelaksanaan evaluasi pelatihan dan
pengembangan untuk mengetahui tingkat keberhasilan proses
pelatihan dan pengembangan.

4. Superintendent Training and Learning Operation

Superintendent Training and Learning Operation mempunyai tugas dan
tanggung jawab dalam hal :
Memonitor budget divisi Learning & Development, mencakup budget
training seluruh fungsi di BUMA.

Mengkoordinasikan pelaksanaan pelatihan dan pengembangan.

Mengkoordinasikan pengelolaan kontrak pelatihan (contract

management) dengan pihak eksternal.

Memonitor proses pembayaran vendor pelatihan terlaksana sesuai

dengan jadwal yang ditetapkan.

Mengelola sistem training management (SAP modul TEM), antara

lain katalog training, training event, budget, untuk memastikan
database training terupdate, dan terkelola dengan baik.

5. Analyst Frontliners Development Program

Analyst Frontliners Development Program mempunyai tugas dan
tanggung jawab dalam hal :
Melakukan proses analisa kebutuhan pelatihan dan pengembangan
soft skill seluruh karyawan dan technical skill karyawan HRGA (level
supervisor kebawah).

Merancang program dan kurikulum pelatihan dan pengembangan

tahunan untuk soft skill seluruh karyawan dan technical skill karyawan
HRGA (level supervisor kebawah), sesuai dengan hasil Training Need
Analysis (TNA) yang telah diperoleh.

Memberikan pelatihan dan pengembangan soft skill seluruh karyawan

dan technical skill karyawan HRGA (level supervisor kebawah)
 61

Mencari referensi, dan mengevaluasi vendor pelatihan, terkait dengan,

pelaksanaan pelatihan untuk karyawan level supervisor kebawah,
disesuaikan dengan program pelatihan yang telah dirancang.

Melaksanakan pelatihan dan pengembangan soft skill seluruh

karyawan dan technical skill karyawan HRGA (level supervisor
kebawah) baik dari sisi program maupun konten.

Melakukan proses pengembangan paska pelatihan sesuai dengan

action plan yang telah dibuat masing-masing peserta.

Membuat draft budget pelatihan sesuai program pelatihan yang telah

ditetapkan.

Membuat draft budget pelatihan sesuai program pelatihan yang telah

ditetapkan.

6. Analyst Leadership and Management Program

Analyst Leadership and Management Program mempunyai tugas dan
tanggung jawab dalam hal :
Melakukan proses analisa kebutuhan pelatihan dan pengembangan soft
skill seluruh karyawan dan technical skill karyawan HRGA (level
superintendent keatas).

Merancang program dan kurikulum pelatihan dan pengembangan

tahunan untuk soft skill seluruh karyawan dan technical skill karyawan
HRGA (level superintendent keatas).

Memberikan pelatihan dan pengembangan soft skill seluruh karyawan

dan technical skill karyawan HRGA (level superintendent keatas).

Melaksanakan pelatihan dan pengembangan soft skill seluruh

karyawan dan technical skill karyawan HRGA (level superintendent
keatas) baik dari sisi program maupun konten.

Melakukan evaluasi pelatihan dan pengembangan untuk mengetahui

tingkat keberhasilan proses pelatihan dan pengembangan.

7. Analyst Training and Learning Management

Analyst Training and Learning Management mempunyai tugas dan
tanggung jawab dalam hal :
62

Mengintegrasikan, menganalisa, dan membuat report terkait dengan

budget pelatihan dan pengembangan seluruh fungsi di BUMA.

Menyediakan fasilitas pendukung pelatihan dan pengembangan Soft

Skill seluruh Fungsi dan Technical Skill HRGA.

Memproses dokumen pendukung terkait dengan kontrak pelatihan

eksternal (contract management) untuk Soft Skill seluruh Fungsi dan

Technical Skill HRGA.

Memantau proses pembayaran vendor pelatihan Soft Skill seluruh

Fungsi dan Technical Skill HRGA.

Mengintegrasikan, dan melakukan verifikasi terhadap data SAP terkait

dengan katalog training, training event, budget, untuk memastikan
database training terupdate, dan terkelola dengan baik.

8. Administrator Training and Learning

Administrator Training and Learning mempunyai tugas dan tanggung
jawab dalam hal :
Membuat Laporan terkait dengan penggunaan budget pelatihan dan
pengembangan seluruh fungsi di BUMA.

Mempersiapkan proses, dan fasilitas pendukung pelatihan dan

pengembangan Soft Skill seluruh Fungsi dan Technical Skill HRGA.

Menjalankan proses pembayaran vendor pelatihan Soft Skill seluruh

Fungsi dan Technical Skill HRGA.

Melakukan input data SAP terkait dengan data peserta, dan hasil
evaluasi pelatihan, untuk memastikan database pelatihan terupdate,
dan terkelola dengan baik.

Menyiapkan dokumen pendukung kegiatan pelatihan, dan dinas di

Learning & Development Department, antara lain Surat Tugas, Uang

perjalanan dinas, dan deklarasi perjalanan dinas, untuk mendukung
kegiatan administrasi di Learning & Development Department.
 63

3.5 Length of Effort

Length of effort merupakan daftar rincian aktivitas yang berisi kegiatan-
kegiatan yang dilakukan selama internship di PT. BUMA. Berikut daftar
rincian kegiatan yang dilakukan selama melakukan internship di PT. BUMA :
64

Tabel 3.1 Length of Effort

Tanggal Waktu Peserta Materi Hasil Kegiatan

Mengetahui proses bisnis dan profil

08.00 perusahaan secara umum yang ada di PT.
Presentasi 1 Pengetahuan Awal HCM BUMA
8 Juli 2013 - Mentor Pembimbing
(Personnel Development dan TEM) Mengenal karyawan karyawan yang
Divisi ERP HCM Proses Bisnis HCM secara umum beroperasi di departemen ERP
17.00
Mengetahui peraturan dan kebijakan yang
diterapkan di PT. BUMA

08.00
Memahami proses bisnis dan alur proses
9 Juli 2013 - Mentor Pembimbing Dokumen Blueprint Personnel dari Personnel Development
Divisi ERP HCM Development Memahami model kompetensi yang
17.00 diterapkan PT. BUMA

08.00
Memahami pengelompokkan Jabatan
10 Juli 2013 - Mentor Pembimbing Dokumen Blueprint Personnel pada PT. BUMA
Divisi ERP HCM Development Memahami proses assessment untuk
17.00 dijadikan profil individu
 65

Tanggal Waktu Peserta Materi Hasil Kegiatan

08.00
Memahami proses bisnis dan alur proses
11 Juli 2013 - Mentor Pembimbing dari TEM
Dokumen Blueprint TEM
Divisi ERP HCM Memahami persiapan persiapan yang
16.30 dibutuhkan dalam membuat Training,

08.00 Memahami cara- cara permbuatan

training, booking peserta, pembatalan
12 Juli 2013 - Mentor Pembimbing Dokumen Blueprint TEM kelas training.
Divisi ERP HCM Sesi Pertanyaan PD & TEM Memahami lebih mendalam proses PD &
17.00 TEM mengenai profisiensi dan
kualifikasi yang ada di PT. BUMA
08.00 Mencoba hasil Blueprint dengan bantuan
User Manual PD
15 Juli 2013 - Mentor Pembimbing Dokumen Blueprint dan User
Menganalisis sistem berjalan Infotype
Divisi ERP HCM Manual PD Career & Succesion Planning dan
17.00
Internal Career History
Memahami cara melakukan maintain
qualification
08.00 Memperoleh pemahaman mengenai
Dokumen Blueprint dan User
proses Create Qualification dan
16 Juli 2013 - Mentor Pembimbing Manual PD
Import Qualification
Divisi ERP HCM Dokumen Blueprint dan User
Mengetahui data data yang diperlukan
16.30 Manual TEM
untuk melakukan profile match up
Mencoba hasil Blueprint dengan bantuan
User Manual TEM
66

Tanggal Waktu Peserta Materi Hasil Kegiatan

08.00 Memahami cara pembuatan Business

Event
17 Juli 2013 - Mentor Pembimbing Dokumen Blueprint dan User
Memperoleh pemahaman mengenai
Divisi ERP HCM Manual TEM proses Day to Day Activities
16.30
Menganalisis Report Report TEM
08.00 Mengetes UAT Script : Maintain
Qualifications Profile, Maintain Internal
18 Juli 2013 - Mentor Pembimbing Dokumentasi Blueprint PD & TEM Career History, Maintain Career &
Divisi ERP HCM Dokumen UAT Script PD Succession Planning
16.30 Menganalisis System dengan bantuan
UAT Script
Mengetes UAT Script Standard Report :
08.00 Profile Match Up Position Holder,
Profiles, Succession Overview,
19 Juli 2013 - Mentor Pembimbing
Dokumen UAT Script PD Qualification Overview, Maintaned
Divisi ERP HCM Qualifications
16.30
Menganalisis System dengan bantuan
UAT Script
08.00
Mengetes UAT Script : Create Training,
22 Juli 2013 - Mentor Pembimbing Pre Book Training, Book Training,
Dokumen UAT Script TEM
Divisi ERP HCM Firmly Book, Cancel Business Event,
16.30 Follow Up Activities, Rebook, Replace

23 Juli 2013 08.00 Mentor Pembimbing Mengetes UAT Script Report: Business
Dokumen UAT Script TEM
Divisi ERP HCM Event Information, Attendance List,
 67

Tanggal Waktu Peserta Materi Hasil Kegiatan

- Attendee List, Attendees Training
History, Attendees for Rebooking,
16.30 Budget Comparison, Cancellations per
Business Event, Employee List
08.00
Evaluasi hasil UAT Script PD &
24 Juli 2013 - Mentor Pembimbing TEM Mengidentifikasi dan Menganalisis future
Divisi ERP HCM Sesi Tanya Jawab UAT Script PD & plan dari PD dan TEM PT. BUMA
16.30 TEM

Mengetes UAT Script Report : Resource

08.00 List per Business Event, Resources Not
Yet Assigned per Business Event,
25 Juli 2013 - Mentor Pembimbing Attendance Statistics, Graphical Resorce
Dokumen UAT Script TEM
Divisi ERP HCM Reservation, Available / Reserved
16.30 Resorces

08.00 Mengetes UAT Script Report :

Prebookings per Attendee, Prebookings
26 Juli 2013 - Mentor Pembimbing per Business Event Type, Business Event
Dokumen UAT Script PD & TEM
Divisi ERP HCM Schedule, Resource Reservation,
16.30 Resource Reservation Statistics,
Resources Not Yet Assigned
08.00 Mengevaluasi hasil Analisis UAT Script
1 Agustus 2013 Mentor Pembimbing PD & TEM
Dokumen UAT Script PD & TEM
- Divisi ERP HCM Menganalisis future plan dari PD dan
TEM PT. BUMA
68

Tanggal Waktu Peserta Materi Hasil Kegiatan

16.30

08.00
Mengevaluasi hasil Analisis UAT Script
2 Agustus 2013 - Mentor Pembimbing PD & TEM
Dokumen UAT Script PD & TEM
Divisi ERP HCM Menganalisis future plan dari PD dan
16.30 TEM PT. BUMA

08.00
12 Agustus Mengidentifikasi dan Menganalisis future
- Mentor Pembimbing plan dari PD dan TEM PT. BUMA
2013 Dokumen UAT Script PD & TEM
Divisi ERP HCM
16.30

08.00
Pengenalan Tentang Functional
13Agustus 2013 - Mentor Pembimbing Diskusi Dosen Pembimbing Specification yang akan di buat seperti
Divisi ERP HCM PT.BUMA Report Outstanding Payment Karyawan
17.00 dan Surat SP

08.00

14Agustus 2013 - Mentor Pembimbing Review Flow TRIP Mencoba Flow TRIP dari PT.BUMA
Divisi ERP HCM Memahami Flow Travel Management
17.00

15 Agustus 08.00 Mentor Pembimbing Functional Specification Report Hasil Functional Specification Report
Divisi ERP HCM Outstanding Payment Outstanding Payment serta saran/ide
 69

Tanggal Waktu Peserta Materi Hasil Kegiatan

2013 -

17.00

08.00
16 Agustus
- Mentor Pembimbing Functional Specification Surat Hasil Functional Specification Surat
2013
Divisi ERP HCM Peringatan peringatan serta saran/ide
17.00

08.00
Functional Specification Surat
20Agustus 2013 - Peringatan Membuat Functional Specification untuk
Divisi ERP HCM Surat Peringatan Karyawan
17.00

08.00
Functional Specification Personnel
21Agustus 2013 - Actions (PA40) Membuat Functional Specification untuk
Peronnel Actions Karyawan
17.00 Divisi ERP HCM

08.00
Functional Specification Personnel
22 Agustus Membuat Logic Program untuk PHK
- Actions (PA40)
2013 Divisi ERP HCM karyawan yang masih ada outstanding
17.00 payment
70

Tanggal Waktu Peserta Materi Hasil Kegiatan

08.00 Persiapan Presentasi (Proses Bisnis
23 Agustus PD & TEM, Functional
- Spesification, UAT Script, Finding Membuat Perbandingan proses bisnis
2013 Divisi ERP HCM Gaps dan Suggest Solution) yang berjalan dengan standar SAP
17.00

08.00
Memahami proses bisnis secara umum
26Agustus 2013 - dari PD dan TEM
Divisi ERP HCM Presentation 2
Mengcapture masalah-masalah pada
17.00 proses bisnis di PT.BUMA

08.00
Memperbaiki Functional Spesification
Memperbaiki Functional
27Agustus 2013 - Personnal Actions dan Report SP
Divisi ERP HCM Spesification
Mendapatkan Future Plan pada
17.00 Mengcapture Future Plan
PT.BUMA

08.00
28 Agustus Mengeksplor dan menganalisis Future
-
2013 Divisi ERP HCM Menganalisis Future Plan Plan yang sudah di dapat dari hasil
17.00 diskusi

29 Agustus 08.00 Diskusi Proses bisnis secara Mengeksplor lebih dalam tentang TEM
2013 - Divisi L&D HCM keseluruhan pada divisi Learning dari dept. L&D
and Development Mendapat Masalah untuk kedepannya
 71

Tanggal Waktu Peserta Materi Hasil Kegiatan

17.00

08.00
Mendapat solusi dari masalah yang ada
2 September
- Menganalisis Masalah Pada Divisi pada Divisi Learning and Development
2013 Divisi ERP HCM
L&D Menganalisis permasalahan budget
17.00 structure dan mencari solusi.

08.00 Mendapat Alur struktur Organisasi pada

3 PT.BUMA
- Diskusi Struktur Organisasi pada
September 2013 Divisi ERP HCM Menganalisis alur struktur organisasi
PT.BUMA
17.00 secara umum dan rinci pada departemen
PD dan TEM
08.00
4 September Diskusi Proses bisnis secara
- Mendapat Masalah pada divisi
2013 Divisi OM HCM keseluruhan pada divisi organizational Development
17.00 Organizational Development

08.00
5 Mendapat solusi pengembangan
- Menganalisis Masalah Pada Divisi
Divisi OD HCM assessment pada Divisi Organizational
September 2013 Organizational Development
17.00 Developement

10 08.00 Hasil Fit/Gap Analysis PD di

Divisi ERP HCM Membuat Fit/Gap analysis PD PT.BUMA
72

Tanggal Waktu Peserta Materi Hasil Kegiatan

September 2013 -

17.00

11 September 08.00
2013
- Hasil Fit/Gap Analysis TEM di
Divisi ERP HCM Membuat Fit/Gap analysis TEM
PT.BUMA
17.00

08.00
12
- Meninjau ulang hasil Fit/Gap PD dan
September 2013 Divisi ERP HCM Fit/Gap Analysis TEM dan PD
TEM di PT.BUMA
17.00

08.00 Mempersiapkan Presentasi Akhir

16 Magang dan mempersiapkan data-data
- yang diperlukan
Divisi ERP HCM Persiapan Final Presentation
September 2013 Membuat perbandingan proses bisnis
17.00 PT. BUMA dengan proses bisnis standar
SAP
08.00
17 Melakukan presentasi hasil kerja selama
-
September 2013 Divisi ERP Final Presentation Magang dan melakukan revisi proses
17.00 bisnis dan permasalahan
 73

Tanggal Waktu Peserta Materi Hasil Kegiatan

08.00
18 September
- Hasil Revisi Fit/Gap PD dan TEM di
2013 Divisi ERP HCM Revisi Fit/Gap Analysis PT.BUMA
17.00

08.00
19 Hasil Revisi Proses Bisnis di PT.BUMA
- Revisi Proses bisnis dan
September 2013 Divisi ERP HCM dan Permasalahan dari Proses Bisnis di
permasalahan
17.00 PT.BUMA

08.00
20 September Hasil Revisi Permasalahan di
-
2013 Divisi ERP HCM Revisi Permasalahan dan Solusi PT.BUMA dan membuat solusi atas
17.00 permasalahan tersebut
74

3.6 Proses Bisnis yang Berjalan

3.6.1 Proses Bisnis SubModul Personnel Development

Personnel Development adalah adalah salah satu submodul pada modul
Human Capital Management SAP yang mengatur hal-hal yang berkaitan
dengan pengembangan karyawan di dalam perusahaan Pengembangan
Karyawan dianggap sangat penting dalam pengembangan perusahaan
karena saat ini perusahaan menganggap karyawan adalah salah satu aset
penting perusahaan. Pengembangan karyawan membutuhkan hasil
perbandingan antara kualifikasi karyawan dengan requirement dari Position
yang sedang ditempati ataupun requirement dari Position yang akan dituju.
Jika ditemukan adanya gap antara kualifikasi karyawan dan requirement
dari Position, maka akan diintegrasikan dengan submodul Training & Event
Management untuk dilakukan Training agar dapat memenuhi gap yang ada.
Berikut ini adalah proses bisnis dari submodul Personnel Development :
1. Persiapan Training
2. Sesudah Training
a. Update Competency
b. Assessment

3.6.1.1 Persiapan Training

Proses pada submodul Personnel Development diawali dengan
Manager, PD Function, L&D Departement dan GM Function menganalisa
Kebutuhan Perencanaan Pelatihan (dilakukan dalam periode tertentu).
Setelah itu dilakukan Profile Match Up terharap seluruh karyawan dalam
perusahaan. Hasil Profile Match Up tersebut disesuaikan dengan Kebutuhan
Perencanaan Pelatihan lalu dibuat Training Needs Analysis
(TNA). TNA akan dikirim ke HCM BOD dan Functional Head GM
untuk diverifikasi. Jika TNA telah sesuai, maka TNA akan dikirim ke
bagian L&D Departement untuk dikumpulkan. Jika TNA belum sesuai,
maka akan dilakukan kembali Analisa Kebutuhan Perencanaan Pelatihan.
Setelah TNA dari masing masing function dikumpulkan, L&D
Departement akan membuat Rencana Pelatihan Tahunan (RPT). Dan
 75

kemudian RPT tersebut akan dikirim ke bagian BOD untuk meminta

persetujuan. Apabila RPT telah disetujui, maka RPT akan dikirim
kembali ke L&D Departement dan juga dikirim ke bagian Budgeting
Departement untuk Input Budget ke SAP FI-CO. Setelah menerima RPT,
L&D Departement akan membuat salinan RPT dan mendistribusikannya
ke semua Function dalam perusahaan. Selanjutnya akan dilakukan proses
Prebooking Training di SAP.
76

Gambar 3.5 Activity Diagram Persiapan Training

76
 77

3.6.1.2 Update Competency

Setelah Appraisal Training telah dilakukan, maka hasil Appraisal
akan dikirim ke bagian Organizational Development untuk dianalis. Jika
masih terdapat gap dan Training diperlukan, maka akan dilanjutkan
kembali ke proses Prebooking Training dari submodul Training and
Event Management. Jika tidak terdapat lagi gap, maka akan dilakukan
Update Proficiency dan Competency.

Gambar 3.6 Activity Diagram Update Competency

Berikut adalah rincian dari proses Update Competency :
1. Admin bagian Organizational Development akan menerima hasil
Appraisal Attendee setelah Training dilakukan. Admin akan
melakukan pengecekan terhadap kualifikasi yang dilihat berdasarkan
78

hasil Appraisal Training tersebut. Jika kualifikasi karyawan telah

malampaui target, maka akan dilakukan Profile Match Up. Jika
belum melampaui target, maka akan dilakukan analisis terhadapt gap
yang ditemukan.
2. Setelah dilakukan Analisis terhadap gap yang ditemukan, akan
dilakukan pengecekan lagi, apakah Training diperlukan untuk
memenuhi gap tersebut. Jika Training diperlukan, maka akan
dilanjutkan dengan aktivitas Training & Event Management
(Prebooking Training, dst.). Jika Training tidak diperlukan, maka
akan dilakukan Update Competency dan Proficiency.

3.6.1.3 Assessment
Proses assessment dilakukan ketika ada Position yang kosong /
vacant. Assessment bertujuan untuk memilih karyawan internal
perusahaan untuk menduduki posisi yang penting. Berikut adalah rincian
dari proses Assessment :
1. Assessor memilih Position yang kosong / vacant dan menganalisis
beberapa karyawan yang sudah dipersiapkan untuk menduduki posisi
tersebut.
2. Setelah dianalisis, maka akan dipilih 1 karyawan yang memiliki
kualifikasi terdekat dengan requirement dari Position yang vacant
tersebut.
Selanjutnya akan dilakukan proses Assessment untuk karyawan yang
dipilih untuk melihat kesiapan karyawan tersebut sekarang. Setelah itu, hasil
Assessment akan di-input ke dalam sistem dan dilanjutkan dengan
menganalisis hasil assessment tersebut. Jika terdapat beberapa kualifikasi
yang belum memenuhi requirement atau sering disebut gap, maka akan
dilakukan Prebooking Training untuk jenis jenis Training yang dapat
memenuhi gap tersebut. Dan apabila kualifikasi karyawan tersebut telah
memenuhi semua requirement dari Position, maka karyawan tersebut telah
siap dilakukan Promosi / Rotasi ke Position tersebut.
 79

Gambar 3.7 Activity Diagram Assessment

3.6.2 Proses Bisnis SubModul Training and Event Management
Training and Event Management adalah salah satu submodul pada modul
Human Capital Management SAP yang mengatur hal-hal yang berkaitan
dengan Training atau Business Event. Training atau Business Event dianggap
80

sangat penting karena dapat meningkatkan atau menambah kemampuan

(skill) dari seorang karyawan yang secara otamatis dapat menambah motivasi
untuk karyawan dan meningkatkan kinerja karyawan. Berikut ini adalah
proses bisnis dari submodul Training and Event Management :
1. Prebooking
2. Training Request
3. Pembuatan Jadwal Kelas Training
4. Booking
5. Firmly Booking
6. Cancel Attendee
7. Replace Attendee
8. Recurring Activities
9. Follow Up
3.6.2.1 Prebooking
Proses Prebooking merupakan proses perencanaan Training yang
akan dilakukan dan peserta Training (Attendee) yang akan berpartisipasi.
Proses Prebooking diawali dengan adanya Form Pengajuan Training yang
dibuat berdasarkan RPT (Rencana Pelatihan Tahunan).
People Development Function Learning and Development Departement

Menerima Rencana Pelatihan Tahunan

Membuat Form Pengajuan Training

Form Pengajuan
Training

Menyetujui Form Pengajuan Training

Melakukan Prebooking

menghitung kapasitas ruangan, biaya training, tanggal dan tempat pelaksanaan training

Membuat Daftar Peserta Training

Gambar 3.8 Activity Diagram Prebooking

 81

Proses Prebooking akan dilakukan sebagai berikut :

1. Form Pengajuan Training yang dibuat berdasarkan Rencana
Pelatihan Tahunan dan telah diverifikasi oleh Learning &
Development Dept. dan General Manager. Kemudian Form
Pengajuan Training tersebut akan disetujui oleh bagian Learning and
Development. Lalu proses ini akan dilanjutkan dengan proses
Prebooking oleh bagian People Development. Prebooking ini
bertujuan untuk mendaftarkan karyawan pada jenis training tertentu.
Learning & Development Dept. akan menghitung kapasitas ruangan,
biaya training, tanggal dan tempat pelaksanaan training.
2. Bagian Learning & Development akan mengeluarkan daftar peserta
training (Attendee) yang akan hadir dalam Training. Daftar peserta
dapat berubah sesuai dengan situasi organisasi dan jadwal
pelaksanaan training.

3.6.2.2 Training Request

Training Request menunjukkan proses bagaimana terbentuknya
suatu Training. Terdapat 2 cara yang memicu terbentuknya Training,
yaitu :
1. Training Request oleh Learning & Development Department
L&D Department membuat kelas Training dengan pertimbangan aspek
tertentu. Training yang dibuat adalah Training yang akan dilakukan di
dalam perusahaan (internal perusahaan). L&D Departement bertindak
sebagai penanggung jawab dan penyelenggara Training.
82

Gambar 3.9 Activity Diagram Training Request oleh Learning &

Development Department
Proses Training Request akan dilakukan sebagai berikut :
L&D Departement membuat jadwal untuk suatu Training yang akan
dilaksanakan. Setelah itu, L&D Departement akan meminta informasi
para peserta yang akan ikut dalam Training tersebut.

People Development Function memberikan informasi para peserta yang

akan mengikuti Training, tentunya setelah mendapatkan persetujuan
dari manager masing masing function. Persetujuan ini b erupa izin
untuk melakukan Booking peserta Training. Lalu L&D Departement
akan mendaftarkan peserta - peserta yang akan mengikuti Training.

Setelah L&D Departement melakukan Booking, maka People

Development Function akan menerima konfirmasi bahwa Booking
peserta telah dilakukan.
 83

2. Training Request oleh People Development Function

People Development Function akan membuka kelas Training
khusus function-nya / arenya ataupun mengundang function yang lain.
L&D Departement akan bertindak sebagai penyelenggara training
tersebut.
Alasan menjalankan training dengan cara ini adalah :
Kebutuhan dari Function terkait skill yang perlu dikembangkan
dalam pekerjaan tertentu

Persyaratan menjalankan satu atau beberapa proses produksi

Efesiensi pekerjaan

People Development Function Learning and Development

Departement

Membuat permintaan training

Menerima permintaan training

[Apakah permintaan disetujui?]

[no]

[yes]

Membuat kelas training

Melakukan booking peserta training

Menerima konfirmasi

Gambar 3.10 Activity Diagram Training Request oleh People Development Function
84

Proses Training Request akan dilakukan sebagai berikut :

Function membuat request pengadaan Training ke L&D
Departement beserta dengan daftar para peserta yang akan
mengikuti Training yang di-request tersebut.

Setelah menerima Request Pengadaan Training tersebut, L&D

Departement akan memutuskan apakah Request tersebut diterima
atau tidak. Jika Request tersebut diterima, L&D Departement
akan membuat jadwal Training sesuai dengan request dari
Function. Selanjutnya L&D Departement akan mendaftarkan
peserta peserta yang akan mengikuti Training tersebut.

Setelah itu, Function akan menerima konfirmasi pendaftaran

Training atau konfirmasi bahwa Request yang dilakukan ditolak
oleh L&D Departement.

3.6.2.3 Pembuatan Jadwal Kelas Training

Pada tahap / proses ini, jadwal kelas Training dan beberapa
administrasi yang perlu dilengkapi oleh perserta Training sebelum
mengikuti kelas Training. Pembuatan Jadwal Kelas Training akan
dilakukan oleh L&D Departement.
Proses Pembuatan Jadwal Kelas Training akan dilakukan sebagai
berikut :
1. Training Admin pada L&D Departement akan membuatkan tanggal
dan lokasi pelaksanaan kelas training (course). Selanjutnya, akan
dibuat list administrasi apa saja yang perlu dipenuhi oleh peserta
Training sebelum melakukan Training.
2. Aktivitas lain yang akan mengikuti adalah kegiatan pengecekan apakah
Training tersebut memerlukan Travel atau tidak (dengan kata lain
Training tersebut berbeda lokasi dengan lokasi karyawan berada). Jika
ada memerlukan Travel, maka akan dilanjutkan ke SAP Travel
Management. Proses persetujuan Travel akan dilakukan oleh Manajer
Project untuk Jobsite dan Manager Fungsi untuk Head Office.
 85

Gambar 3.11 Activity Diagram Pembuatan Jadwal Kelas Training

Selanjutnya adalah proses Resource Selection yang merupakan
proses setelah jadwal kelas Training ditentukan. Pada proses ini Training
Admin pada L&D Departement akan menentukan kelengkapan dari
Training tersebut, contohnya Instruktur, nama ruangan dan perlengkapan
yang digunakan pada saat Training.
Proses Resource Selection akan dilakukan sebagai berikut :
1. Pilih tipe instruktur yang akan digunakan. Instruktur internal atau
instruktur eksternal. Hal ini tergantung dari jenis training yang akan
dijalankan.
2. Pilih nama instruktur yang akan digunakan. Instruktur internal akan
menggunakan nama karyawan. Instruktur eksternal akan diambil dari
External Person (H).
3. Pilih nama ruangan yang akan digunakan.
4. Pilih resource atau perlengkapan yang lain yang akan digunakan
seperti : Infocus, computer / laptop, perlengkapan alat tulis.
86

Gambar 3.12 Activity Diagram Resource Selection

3.6.2.4 Booking Attendee

Setelah kelas Training dipersiapkan, proses selanjutnya adalah
pendaftaran peserta training (Booking Attendee). Pada tahap ini juga
 87

L&D Departement akan menentukan pengalokasian biaya training

masing masing peserta

Learning and Development

Departement

Menerima daftar peserta training

Memilih Training

Memasukkan Training yang dipilih oleh peserta

[Apakah ada biaya training?]

[yes]

Memilih Activity Allocation

[Current Cost Center?]

[no]

[no]
[yes]

Mengisi Cost Center / Internal Order

Menyimpan Booking peserta

Melakukan Firmly Booking

Gambar 3.13 Activity Diagram Booking Attendee

Proses Booking Attendee akan dilakukan sebagai berikut :
1. Setelah proses persiapan kelas training, maka proses dilanjutkan
dengan proses pendaftaran peserta (Booking Attendee). Dari daftar
88

peserta akan dilakukan proses upload ke kelas training yang sudah

terjadwal.
2. L&D Departement akan mengecek apakah Training tersebut
memerlukan biaya. Jika memerlukan biaya, maka Admin Training
akan memilih Activity Allocation dan Cost Center (jika diperlukan).
3. Setelah selesai mendaftarkan semua peserta, admin Training akan
menyinpan data peserta (Attendee) ke kelas Training yang dituju.
4. Apabila Training sudah dipastkan berjalan sesuai yang dijadwalkan
maka proses akan dilanjutkan ke Firmly Booking.

3.6.2.5 Firmly Booking

Firmly Booking adalah proses yang berhubungan dengan perubahan
status kelas Training menjadi siap dijalankan. Perubahan status menjadi
Firmly Booking akan terintegrasi dengan submodul Time Management.
Integrasi dengan Time Management untuk mencatat kehadiran karyawan
secara otomatis ketika menghadiri kelas Training.
Proses Firmly Booking akan dilakukan sebagai berikut :
1. Admin Training akan memilih kelas training yang sudah selesai
melakukan kegiatan booking peserta.
2. Admin Training akan mengecek jumlah peserta yang melakukan
Booking dan menyesuaikan dengan kapasitas kelas yang telah
ditentukan pada saat pembuatan Kelas Training. Kapasitas kelas
Training terdiri dari :
a. Minimum : minimal jumlah peserta agar kelas Training dapat
dijalankan
b. Optimum : kapasitas rata rata peserta kelas Training
c. Maximum : maksimal jumlah peserta yang mengikuti kelas
Training
3. Pada proses ini juga akan mengecek apakah akan ada pembatalan kelas
training jika jumlah peserta kurang dari kapasitas Minimum kelas
Training.
4. Pada proses ini juga akan mengecek apakah ada peserta yang
melakukan rebooking atau penggantian jadwal Training.
 89

5. Proses selanjutnya akan dilanjutkan dengan proses Recurring

Activities.
Learning and Development Departement

Memilih training yang telah dibooking peserta

Mengecek jumlah peserta setiap training

[capicity?]

[below minimum] [no]

Memutuskan training yang dibatalkan

[optimum] [Cancel training?]

[yes]

Membatalkan training

Menyimpan Booking training

[Rebooking?]

[yes] [no]

Menyimpan Booking training with Rebooking

Menyimpan Booking training without Rebooking

Melakukan Recurring

Gambar 3.14 Activity Diagram Firmly Booking

90

3.6.2.6 Cancel Attendee

Cancel Attendee adalah proses membatalkan keikutsertaan peserta
terhadap suatu Training. Beberapa hal yang menjadi alasan pembatalan
adalah sebagai berikut :
Tugas mendadak

Cuti

Perjalanan dinas

Sakit

Ikut Training lain

Sudah pernah ikut

Gambar 3.15 Activity Diagram Cancel Booking

Proses Cancel Attendee akan dilakukan sebagai berikut :
1. Request Cancel Participation dapat dikirim oleh semua Function yang
telah mendaftarkan karyawannya sebagai peserta Training.
2. Setelah menerima Request Cancel Participation, Admin Training
L&D Departement akan membatalkan keikutsertaan peserta tersebut
ke Training yang dituju. Sesudah membatalkan, Admin Training L&D
 91

Departement akan mengirim Konfirmasi Pembatalan ke Function yang

mengirim Request Cancel Participation.
3. Selanjutnya, Function tersebut akan menerima konfirmasi bahwa
peserta Training telah dibatalkan keikutsertaannya.

3.6.2.7 Replace Attendee

Replace Attendee adalah kegiatan untuk menggantikan peserta
Training yang tidak bisa menghadiri Training tetapi sudah melakukan
Booking. Peserta yang tidak dapat menghadiri Training tersebut akan
digantikan dengan peserta lain dengan menggunakan Request Penggantian
Peserta. Ada 2 alasan penggatian peserta Training didasarkan, yaitu :
Karyawan tidak dapat meninggalkan tempat kerja

Atasan langsung tidak mengijinkan

Gambar 3.16 Activity Diagram Replace Attendee

92

Proses Replace Attendee akan dilakukan sebagai berikut :

1. Request Replace Participation dapat dikirim oleh semua Function
yang telah mendaftarkan karyawannya sebagai peserta Training.
Request tersebut dikirim beserta dengan informasi peserta yang akan
menggantikan dan digantikan.
2. Setelah menerima Request Replace Participation dan informasi
peserta, Admin Training L&D Departement akan memproses
penggantian peserta tersebut ke dalam sistem. Sesudah melakukan
proses penggantian peserta, admin Training akan mengirim
Konfirmasi Penggantian Peserta ke Function yang mengirim Request
Replace Participation.
3. Selanjutnya, Function tersebut akan menerima konfirmasi bahwa
proses penggantian tersebut telah berhasil.

3.6.2.8 Recurring Activities

Proses berikutnya adalah Recurring Activities yang merupakan
kegiatan dalam SAP Training & Event Management yang bertujuan untuk
melakukan proses Appraisal, Pengalokasian Biaya (Activity Allocation),
perbandingan actual dan perencanaan budget Training, dan mengubah
kegiatan kelas training menjadi history. Recurring Activities terdiri dari :
a. Pengisian evaluasi kelas Training
b. Activity Allocation Peserta
c. Actual and Budget Training
d. Follow Up Training
e. Perubahan Status IDP menjadi Completed
Peserta akan mengisi evaluasi kelas training. Evaluasi tersebut berisikan
penilaian terhadap :
a. Fasilitas dan materi Training
b. Instruktur membawakan materi Training
 93

Peserta Training Learning and Development

Departement

Mengisi Course Appraisal

Melakukan upload Appraisal

Mengecek jenis Training

[Training eksternal?]

[ya]

[tidak]
Memberikan sertifikat Training

Membuat Activity Allocation untuk peserta Training

Mengisi Actual and Budget Training

Melakukan Follow Up Course

Mengubah status IDP menjadi "Complete"

Melakukan Test setelah Training

Melakukan Update Hasil Test

Gambar 3.17 Activity Diagram Recurring Activities

94

Proses Recurring Activities akan dilakukan sebagai berikut :

1. Proses Recurring Activity dimulai ketika Training telah selesai

dilaksanakan. dengan peserta Training (Attendee) mengisi Course
Appraisal. Setelah itu Appraisal tersebut akan dikirimkan ke bagian
L&D Departement untuk di-upload.
2. Selanjutnya, Admin Training L&D Departement akan mengecek
apakah Training tersebut merupakan Training Internal atau Eksternal.
Jika Training tersebut merupakan Training Eksternal, maka Admin
Training akan meminta sertifikat Training untuk menjadi bukti bahwa
peserta tersebut telah mengikuti Training diluar perusahaan lalu
dilanjutkan dengan L&D Departement membuat Activity Allocation
untuk masing masing peserta Training. Dan apabila Training
Internal, maka L&D Departement akan langsung membuat Activity
Allocation untuk masing masing peserta Training.
3. Selanjutnya, admin Training L&D Departement akan mengisi Actual
and Budget Training. Lalu melakukan Follow Up Course, yaitu
mengubah seluruh kegiatan Training menjadi history (akan dijelaskan
dengan proses lebih rinci).
4. Setelah melakukan semua kegiatan diatas, admin Training L&D
Departement akan mengubah status IDP menjadi Complete. Ini
berarti bahwa Training telah selesai dilakukan.
5. Setelah menyelesaikan Training, peserta Training (Attendee) akan
melakukan Test untuk mengetahui apakah Training yang diikuti telah
menambah pengetahuan atau kemampuan (skill) mereka. Hasil Test
peserta Training akan dikirim ke bagian L&D Departement untuk
diupload.
 95

3.6.2.9 Follow Up

Gambar 3.18 Activity Diagram Follow Up

Proses Follow Up akan dilakukan sebagai berikut :
1. Admin Training L&D Departement akan memilih Training yang
akan dilakukan proses Follow Up. Lalu admin akan mengecek
apakah tanggal Training sudah melewati tanggal hari ini? Jika sudah
melewati tanggal hari ini maka akan dilakukan proses Follow Up.
Apabila belum melewati, maka proses Follow Up akan ditunda.
96

2. Setelah itu akan dilakukan pengecekan apakah kompetensi dari kelas

Training telah membantu untuk memenuhi gap kompetensi yang ada
pada masing masing peserta Training. Jika belum memenuhi, maka
peserta Training tersebut akan didaftarkan untuk melakukan Training
selanjutnya. Apabila sudah memenuhi, maka L&D Departement akan
melakukan update Competency dengan mengisi Proficiency.
3. Selanjutnya, L&D Departement akan melakukan Follow Up, yaitu
mengubah kelas Training menjadi History Training.

3.6.3 Proses Bisnis Sistem modul Personnel Development

 97

Gambar 3.19 Usecase Diagram Proses Bisnis Sistem modul Personnel Development
97
98

Berikut ini adalah penjelasan singkat dari Usecase Diagram submodul

Personnel Development :
Create Infotype Career and Succession Planning
Fungsi dari Infotype Career & Succession planning adalah untuk :
1. Melakukan profile match up berdasarkan kompetensi atas posisi
yang diusulkan untuk ditempati.
2. Menyimpan hasil assessment HATS yang sekarang dan posisi yang
akan ditempati.
3. Mengeluarkan predicates sesuai dengan hasil recent profile match
up, proposed profile match up dan PMS Rank tahun sebelumnya.
4. Mengakomodir adjustment predicates (final) oleh atasan.
Create Internal Career History
Infotype Internal Career History (PA30) digunakan untuk
melakukan maintain History Data Action dan Job Position yang pernah
di-assign pada karyawan sejak mulai bekerja di BUMA. Career History
yang dapat diinput di dalam infotype ini adalah Career History
karyawan sebelum tahun 2012.
Maintain Qualifications
Maintain Qualifications digunakan untuk melakukan input
kompetensi ke dalam profile karyawan berdasarkan Job Group, Job
Position, atau dari hasil Assessment.
Create New Technical Competency
Proses ini digunakan untuk mengisi nilai Proficiency untuk masing
masing Technical Competency sesuai dengan Job Group atau Position
yang dimiliki karyawan tersebut, untuk Start Date dan End Date tidak
perlu dirubah apabila kompetensi tersebut bukan merupakan hasil dari
assessment.
Create New Soft Competency
Proses ini digunakan untuk mengisi nilai Proficiency untuk
masing masing Soft Competency sesuai dengan Job G roup atau
Position yang dimiliki karyawan tersebut, untuk Start Date dan End
Date tidak perlu dirubah apabila kompetensi tersebut bukan merupakan
hasil dari assessment.
 99

Import Qualifications
Proses ini digunakan untuk melakukan Import Qualifications dari
Job Group yang dimiliki karyawan tersebut. Setelah itu isi nilai
Proficiency pada setiap kompetensi dan disesuaikan dengan Kamus
Kompetensi BUMA.
Update Qualifications Proficiencies
Proses ini digunakan untuk melakukan Update nilai Proficiency
setelah seorang karyawan melakukan Assessment. Pada saat proses
Assessment akan ada kemungkinan perubahan nilai Proficiency.
Maintain Job Group

Proses ini digunakan unruk melakukan Maintain Job Group.

Delete Job Group

Proses ini digunakan untuk melakukan penghapusan Job Group.

Create Relation Job Group dan Qualifications

Job Group digunakan untuk menampung Qualification dan Proficiency.

Create Relation Job Group dan Job

Job Group akan direlasikan dengan Qualifications sehingga Job
Group akan merepresentasikan Job Profile dengan Qualification dan
Proficiency.
View Qualifications dari Job Group
Job yang direlasikan dengan Job Group akan secara otomatis
inherit dengan Qualification dan Proficiency yang menempel di Job
Group.
View Qualifications dari Job
Job yang direlasikan dengan Job Group akan secara otomatis
inherit dengan Qualification dan proficiency yang menempel di Job
Group.
Profile Match Up
Profile Match Up digunakan untuk melihat karyawan yang
sesuai dengan posisi tertentu. Hasil dari Profile Match Up adalah
kekurangan maupun kelebihan dari kompetensi yang dimiliki oleh
karyawan tersebut dibandingkan kompetensi yang dibutuhkan untuk
suatu posisi yang penting.
 100

3.6.4 Proses Bisnis Sistem modul Training and Event Management

Gambar 3.20 Usecase Diagram Proses Bisnis Sistem modul Training and Event Management
100
 101

Berikut ini adalah penjelasan singkat dari Usecase Diagram submodul

Training and Event Management :
Create Course Group
Aktivitas awal sebelum menjalankan training adalah membuat catalog
training. Katalog ini berisikan jenis jenis training yang akan dilakukan
selama periode satu tahun kerja. Dalam modul Learning & Solution
pembuatan training catalog ini dimulai dengan membuat terlebih dahulu
Course Group yang ada di BUMA.
Create Course Type
Setelah Course Group didefinisikan kemudian jenis jenis training
atau lebih dikenal dengan Course Type akan dibuat. Course Type adalah
deskripsi dari training yang berisikan content dari training, biaya yang
dikeluarkan, dan fasilitas fasilitas yang digunak an.
Create Instruktur
Proses ini digunakan untuk menyimpan nama nama da ri Instruktur
dalam suatu Training. Ada 2 tipe Instruktur, yaitu Instruktur Internal dan
Instruktur Eksternal.
Create Room / Kelas
Proses ini digunakan untuk membuat jenis jenis ke las / room dan
nama kelas / room atau nomor kelas / room dalam suatu tempat training.
Create Training dan Estimasi Biaya
Proses ini digunakan untuk membuat jadwal Training yang disertai
dengan tanggal periode perencanaan Training, lokasi pelaksanaan Training,
dan Instruktur Training. Setelah itu akan dihitung perencanaan biaya yang
dikeluarkan untuk Training. Perencanaan biaya Training berguna untuk
menentukan biaya Training untuk masing masing pes erta (Attendee).
Create Budget Structure
Proses ini digunakan untuk menentukan budget Training untuk
seluruh divisi dalam perusahaan dengan meng-input jumlah keseluruhan
(total) budget Training di tahun berjalan.
102

Create Booking
Proses ini digunakan untuk pemesanan / booking suatu Training.
Booking hanya dapat dilakukan oleh admin Training L&D Departement.
Terdapat 2 jenis Booking, yaitu :
1. Book : melakukan booking per orang
2. Book List : melakukan booking untuk lebih dari 1 orang
Cancel
Proses ini digunakan untuk melakukan pembatalan kehadiran peserta
dalam suatu Training karena alasan tertentu. Untuk melakukan pembatalan,
diwajibkan untuk mengisi alasan pembatalan kehadiran dalam suatu Training.
Cancel hanya dapat dilakukan oleh admin Training L&D Departement.
Replace
Proses ini digunakan untuk melakukan penggantian peserta yang
membatalkan hadir dalam suatu Training. Untuk melakukan Replace,
diwajibkan untuk mengisi data peserta pengganti dan data peserta yang
akan diganti. Replace hanya dapat dilakukan oleh admin Training L&D
Departement.
Create Pre-book
Proses ini digunakan apabila jumlah peserta Training sudah melebihi
kapasitas. Atau juga dilakukan dalam hubungannya dengan proses Gap
Analysis, sebagai proses lanjutan dari Training Proposal di Profile Match Up.
Create Rebooking
Proses ini digunakan apabila ada peserta Training (Attendee) yang
akan mengganti jadwal Training-nya atau memindahkan jadwal
Trainingnya ke hari lain.
Create Firmly Cancel
Proses ini digunakan untuk melakukan pembatalan Training.
Pembatalan akan terjadi karena suatu alasan tertentu. Firmly Cancel hanya
dapat dilakukan oleh admin Training L&D Departement.
Create Firmly Book
Proses ini digunakan untuk melakukan konfirmasi bahwa
pelaksanaan Training akan berlangsung sesuai jadwal Training. Firmly
Book hanya dapat dilakukan oleh admin Training L&D Departement.
 103

Follow Up
Proses ini digunakan untuk mengubah proses pelaksanaan Training
dan data data didalamnya menjadi History.
Create Appraisal Attendee
Proses ini digunakan untuk meng-input penilaian dari Instruktur
terhadap Attendee pada saat Training.
Create Appraisal Business Event / Training
Proses ini digunakan untuk meng-input penilaian dari Attendee
terhadap Business Event / Training.

3.7 Permasalahan yang dihadapi

Berikut adalah permasalahan yang dihadapi pada modul Personnel
Development dan Training and Event Management saat ini:
Terdapat masalah pada Upload Budget dan Report Budget Training yang
dibuat oleh sistem SAP tidak valid.

Untuk fungsi Upload Budget pada PT. BUMA masih menggunakan Cost
Center, sedangkan fungsi Upload Budget sesuai standar SAP adalah
menggunakan Organizational Unit. Hal ini menyebabkan Report Budget
Training yang dibuat menjadi tidak valid.

Terdapat masalah pada Soft Competency yang digunakan, yaitu BUMA

Competency dan Traits.

Untuk penilaian Soft Competency pada PT. BUMA sudah lama menggunakan
Traits, sedangkan Soft Competency sesuai standar SAP adalah menggunakan

BUMA Competency. Hal ini menyebabkan penilaian Soft Competency

menjadi terhambat karena belum menemukan cara agar Traits dan BUMA
Competency dapat digunakan bersama-sama.

3.8 Usulan Pemecahan Masalah

Berikut adalah usulan untuk permasalahan pada modul Personnel Development
dan Training and Event Management :
Menambahkan User Interface Upload Budget berdasarkan Cost Center dan
Report Budget Training.
104

Untuk membantu memecahkan masalah ini, kami membuat rancangan User

Interface untuk melakukan Upload Budget dan Report Budget Training
(dapat dilihat berdasarkan Organizational Unit maupun Cost Center) agar
dapat memenuhi kebutuhan laporan dari Learning and Development Dept.
dan Budgeting Dept.
Mendefinisikan Traits untuk Soft Competency dan mengupdate Traits pada

Soft Competency.

Dikarenakan BUMA Competency dan Traits tidak dapat digunakan bersama-

sama, maka kami mengusulkan agar PT. BUMA dapat melakukan
kustomisasi pada sistem SAP agar dapat menggunakan standar dari
perusahaan, yaitu menggunakan Traits untuk Soft Competency. Karena
untuk berpindah dari Traits ke BUMA Competency (menyesuaikan dengan
sistem SAP) sangat sulit dilakukan.
105