BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Pedoman Umum Pengendalian Dokumen dan Rekaman di Lingkungan UPTD

Puskesmas Keling diperlukan dalam mendukung tugas pokok dan fungsi UPTD Puskesmas
Keling. Salah satu komponen penting dalam ketatalaksanaan UPTD Puskesmas Keling
adalah administrasi umum. Pengendalian dokumen dan rekaman merupakan bagian dari
tata naskah dalam lingkup administrasi umum di Lingkungan UPTD Puskesmas Keling
yang mencakup tentang Penomoran, Pencatatan, penggandaan, pendistribusian, penarikan
dokumen lama , pengarsipan dokumen induk yang sudah tidak berlaku, penyimpanan dan
pemusnahan dokumen. Keterpaduan tata naskah dan pengendalian dokumen di lingkungan
UPTD Puskesmas Keling sangat diperlukan untuk menunjang kelancaran komunikasi tulis
dalam penyelenggaraan tugas UPTD Puskesmas Keling secara berdaya guna dan berhasil
guna. Untuk itu diperlukan Pedoman Umum Pengendalian dokumen dan Rekaman di
lingkungan UPTD Puskesmas Keling sebagai acuan dalam melaksanakan administrasi di
lingkungan UPTD Puskesmas Keling.

B. MAKSUD DAN TUJUAN

1. Maksud
Pedoman Umum Pengendalian Dokumen dan Rekaman di Lingkungan UPTD
Puskesmas Keling dimaksudkan sebagai acuan pengendalian dokumen dan rekaman di
lingkungan UPTD Puskesmas Keling
2. Tujuan
Pedoman Umum Pengendalian Dokumen dan Rekamandi Lingkungan UPTD
Puskesmas Keling bertujuan menciptakan kelancaran komunikasi tulis yangberhasil
guna dan berdaya guna dalam penyelenggaraan tugas pokokdan fungsi di Lingkungan
UPTD Puskesmas Keling.

C. SASARAN
1.Tercapainya kesamaan pengertian, bahasa, dan penafsiran dalam penyelenggaraan sistem
pengendalian dokumen dan rekaman di Lingkungan UPTD Puskesmas Keling;
2. Tercapainya kemudahan dalam pengendalian komunikasi tulis;
3.Tercapainya penyelenggaraan pengendalian dokumen dan rekaman di Lingkungan UPTD
Puskesmas Keling yang efisien dan efektif;

Panduan Pengendalian Dokumen dan Rekaman

UPTD Puskesmas Keling
 BAB II
RUANG LINGKUP

Ruang lingkup Pedoman Umum Pengendalian Dokumen dan Rekaman di Lingkungan

UPTD Puskesmas Keling meliputi pengaturan Penomoran, Pencatatan, penggandaan,
pendistribusian, penarikan dokumen lama, pengarsipan dokumen induk yang sudah tidak
berlaku, penyimpanan dan pemusnahan dokumen.

Panduan Pengendalian Dokumen dan Rekaman

UPTD Puskesmas Keling
 BAB III
TATALAKSANA PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN

A. TATALAKSANA PENGENDALIAN DOKUMEN

1.1. UMUM
1. Pengendalian dokumen adalah suatu proses terkendalinya kerahasiaan dokumen,
proses perubahan, penerbitan, distribusi dan sirkulasi dokumen.
2. Seluruh dokumen yang dibutuhkan untuk dilakukannya verifikasi mutu terhadap
kegiatan-kegiatan yang saling berhubungan harus dikendalikan dan diperlakukan
sebagai bukti bahwa sistem manajemen mutu telah dilakukan efektif dan efisien,
3. Seluruh dokumen baik dokumen internal maupun eksternal harus dikendalikan.
4. Pengendalian dokumen Internal di UPTD Puskesmas Keling dibagi menjadi dua, yaitu
a. Pengendalian Dokumen di Bagian Tata Usaha oleh Kepala Sub Bagian Tata
Usaha
b. Pengendalian Dokumen di Manajemen Mutu oleh Pengendali Dokumen Mutu
5. Pengendalian dokumen eksternal dilakukan di Bagian Manajemen Mutu
6. Tugas pengendali dokumen meliputi :
a. Penomoran dokumen
b. Pencatatan dokumen
c. Penyerahan dokumen untuk penggandaan
d. Pendistribusian dokumen
e. Penarikan dokumen lama serta pengisian format usulan penambahan/penarikan
dokumen
f. Pengarsipan dokumen induk yang sudah tidak berlaku dan penyimpanan
dokumen tersebut selama 2 tahun
g. Pemusnahan dokumen sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan
7. Dokumen internal berupa Kebijakan / Surat Keputusan harus dikendalikan
penyimpanannya namun tidak boleh didistribusikan.
8. Dokumen-dokumen harus dikendalikan dengan menggunakan :

 Cap dengan tulisan “DOKUMEN INDUK” berwarna merah untuk dokumen

terbitan baru yang telah disahkan.

Bentuk cap :
DOKUMEN INDUK

 Cap dengan tulisan “TERKENDALI” berwarna merah untuk dokumen copy

salinan resmi yang dikendalikan lalu diberi ”NOMOR SALINAN” pada pada
halaman depan pojok kanan atas sesuai dengan daftar distribusi;
Nomor Salinan Penerima
01 Tim Audit Internal
02 Tim Survei dan Penanganan Keluhan
03 Tim Mutu Administrasi Manajemen
04 Tim Mutu UKM
05 Tim Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pelanggan
06 Penanggungjawab Administrasi manajemen
07 Penanggungjawab Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM)

Panduan Pengendalian Dokumen dan Rekaman

UPTD Puskesmas Keling
 08 Penanggungjawab Pelayanan Klinis (UKP)
09 Ruang-ruang pelayanan
Bentuk cap :

TERKENDALI __

 Cap dengan tulisan “TIDAK TERKENDALI” berwarna merah untuk

dokumen yang tidak dikendalikan;

Bentuk cap :

TIDAK TERKENDALI

 Cap “KEDALUWARSA” dengan tulisan berwarna merah untuk dokumen Asli

yang sudah tidak berlaku lagi (kadaluwarsa);

Bentuk cap :

KEDALUWARSA

9. Dokumen yang terkait dengan setiap kegiatan yang ada di dalam Puskesmas Keling
harus berada di tempat yang telah ditentukan serta terjamin keabsahannya. Setiap
pemegang dokumen bertanggung jawab untuk menjamin bahwa hanya dokumen yang
masih berlaku saja yang digunakan, sedangkan dokumen yang tidak berlaku lagi harus
segera disingkirkan.
10. Penyimpanan dokumen yang asli harus rapi, sesuai metode pengarsipan sehingga
mudah dicari kembali bila diperlukan.
11. Dokumen di unit kerja / ruang pelayanan harus diletakkan di tempat yang mudah
dilihat, mudah diambil, dan mudah dibaca oleh pelaksana.

1.2. PENYUSUNAN DOKUMEN

1) Kebijakan / Surat Keputusan Kepala Puskesmas dan surat-surat keluar dibuat oleh
Unit tata Usaha dengan melalui proses penyusunan yang melibatkan kepala
Puskesmas, Wakil manajemen Mutu, Kepala Sub Bagian Tata Usaha dan Unit kerja
terkait.
2) Setiap personil dapat mengajukan dokumen baru atau mengusulkan perubahan atas
dokumen yang sudah ada untuk kemudian diserahkan kepada petugas yang berwenang
untuk meninjau dan atau mengesahkannya. Setelah melakukan pengecekan, petugas
pemeriksa memberikan paraf dan mengajukan naskah tersebut kepada Kepala
Puskesmas untuk mendapat pengesahan.
3) Tanggung jawab dan wewenang dalam mempersiapkan/ mengesahkan dokumen
internal adalah sebagai berikut:

Panduan Pengendalian Dokumen dan Rekaman

UPTD Puskesmas Keling
 Jenis
Dibuat Oleh Diperiksa Oleh Disetujui Oleh
Dokumen
Kepala Sub Bagian Kepala
Surat Keputusan Bagian Tata Usaha
Tata Usaha Puskesmas
Kepala Sub Bagian Kepala
Surat-surat Kedinasan Bagian Tata Usaha
Tata Usaha Puskesmas
Kepala
Rencana Lima Tahunan Tim Perencanaan Kepala Puskesmas
Puskesmas
Perencanaan Tingkat Kepala
Tim Perencanaan Kepala Puskesmas
Puskesmas Puskesmas
Manual Mutu Tim Manajemen Wakil Manajemen Kepala
Mutu Mutu Puskesmas
Panduan/ Pedoman Tim Masing-masing Wakil Manajemen Kepala
bagian Mutu Puskesmas
Standar Operasional Staf pada Bagian Wakil Manajemen Kepala
Prosedur masing-masing Mutu Puskesmas
Kerangka Acuan Penanggung jawab Wakil manajemen Kepala
Kegiatan / Program kegiatan / Program Mutu Puskesmas

1.3. PENGENDALIAN DOKUMEN INTERNAL

1) Dokumen Internal yang harus dikendalikan dengan menggunakan tanggal berlaku
meliputi :
 Surat Keluar, terdiri dari :Surat Biasa, Surat Undangan, Surat perintah Tugas, Surat
Keterangan, Surat Pengantar, Lembar disposisi, Daftar Hadir
 Surat Keputusan (Kebijakan);
 Rencana Lima Tahunan;
 Perencanaan Tingkat Puskesmas;
 Manual Mutu;
 Pedoman / Panduan;
 Kerangka Acuan Kegiatan (KAK);
 StandarOperasional Prosedur (SOP);

2) Dokumen Internal yang dikendalikan dengan tidak menggunakan tanggal berlaku

adalah formulir dan daftar tilik, dikendalikan dengan menggunakan judul.
3) Dokumen internal yang dikendalikan di bagian Tata Usaha adalah :
a. Surat Keputusan Kepala Puskesmas
b. Surat-surat kedinasan, seperti : Surat Biasa, Surat Undangan, Surat perintah
Tugas, Surat Keterangan, Surat Pengantar, Lembar disposisi, Daftar Hadir
4) Dokumen internal yang dikendalikan di bagian Manajemen Mutu :
a. Manual Mutu
b. Perencanaan Tingkat Puskesmas
c. Rencana Lima Tahunan

Panduan Pengendalian Dokumen dan Rekaman

UPTD Puskesmas Keling
 d. Pedoman/Panduan Kerja
e. Standar Operasional Prosedur
f. Kerangka Acuan
g. Formulir-formulir
h. Daftar Tilik
5) Setiap perubahan atau penambahan terhadap dokumen merupakan tanggung jawab
masing-masing pengendali dokumen dimana dokumen tersebut dikendalikan.
6) Kepala sub bagian Tata Usaha bertanggung jawab pada penyelenggaraan naskah
dinas termasuk perihal pengelolaan surat masuk dan surat keluar sebagaimana
tercantum dalam Peraturan Bupati Kediri Nomor 32 Tahun2011 tentang Pedoman
Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Kediri Pasal 6, 7, 8, 9, 10
dan 11.
7) Kepala Sub Bagian Tata Usaha bertanggung jawab membuat dan memelihara Daftar
Induk dokumen Kebijakan serta menyimpan dokumen kebijakan asli dan arsip
surat-surat kedinasan baik yang masih berlaku maupun yang telah kadaluwarsa
untuk menghindari penggunaan dokumen yang tidak sah atau penggunaan dokumen
kadaluwarsa tanpa ijin.
8) Wakil Manajemen Mutu bertanggung jawab untuk membuat dan memelihara Daftar
Induk Dokumen, serta menyimpan dokumen asli baik Dokumen Internal maupun
Dokumen Eksternal untuk menghindari penggunaan dokumen yang tidak sah atau
penggunaan dokumen kadaluwarsa tanpa ijin.
9) Dokumen Asli yang tidak berlaku lagi (kadaluwarsa) disimpan oleh Wakil
Manajemen Mutu dan Kepala Sub Bagian Tata Usaha, sedangkan semua salinannya
dimusnahkan untuk menghindari penggunaan yang tidak sesuai.

1.4. PENGENDALIAN DOKUMEN EKSTERNAL

1) Dokumen eksternal yang harus dikendalikan meliputi antara lain :
 Standar nasional/internasional;
 Peraturan Pemerintah
 Surat Keputusan Menteri
 Buku-buku panduan
 Perda atau Surat Keputusan Bupati
2) Dokumen eksternal yang digunakan dicatat dalam Daftar Induk Dokumen
Eksternal dan ditandatangani oleh Wakil Manajemen Mutu

1.5. DISTRIBUSI DOKUMEN INTERNAL

1) Wakil Manajemen Mutu bertanggung jawab atas distribusi dokumen mutu seperti
Manual Mutu, Pedoman/Panduan, Standar Operasional Prosedur (SOP) serta
memelihara Daftar Distribusinya.
2) Kepala sub bagian Tata Usaha bertanggung jawab pada penyelenggaraan naskah
dinas termasuk perihal pengelolaan surat masuk dan surat keluar sebagaimana

Panduan Pengendalian Dokumen dan Rekaman

UPTD Puskesmas Keling
 tercantum dalam Peraturan Bupati Kediri Nomor 32 Tahun 2011 tentang Pedoman
Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Kediri Pasal 6, 7, 8, 9,
10 dan 11.
3) Wakil Manajemen Mutu bertanggung jawab untuk membuat dan memelihara
Daftar Distribusi Dokumen, baik Dokumensebagai kendali distribusi untuk
menghindari beredarnya salinan dokumen di tempat yang tidak seharusnya.
4) Wakil Manajemen Mutu harus menjamin bahwa dokumen mutu yang berlaku
senantiasa tersedia di bagian atau fungsi yang kegiatannya sangat erat kaitannya
dengan sistem manajemen mutu.
5) Pedoman / Panduan dan SOP yang didistribusikan harus sesuai dengan nomor
salinan yang telah ditetapkan (sama dengan nomor salinan dalam Manual Mutu).
6) Kepala Sub Bagian Tata Usaha dan Wakil manajemen mutu bertanggung jawab
membuat ekspedisi dalam proses distribusi dokumen sehingga tidak ada lagi
dokumen yang hilang disebabkan ketidaktepatan sasaran distribusi.

1.6. PERUBAHAN DOKUMEN

1) Usulan perubahan dokumen yang terjadi dapat berasal dari hasil audit internal
maupun eksternal, tinjauan manajemen, keluhan pelanggan, maupun inisiatif dari
personel internal. Setiap usulan perubahan tersebut dituangkan dalam formulir
usulan revisi dan disetujui oleh petugas yang berwenang.
2) Wakil manajemen mutu dan Kepala bagian tata Usaha mendiskusikan usulan
perubahan dengan Kepala Puskesmas dan personil terkait. Perubahan yang bersifat
redaksional atau tidak mengubah isi tidak perlu dilakukan revisi
3) Perubahan pada sebuah Kebijakan / Surat Keputusan harus menghasilkan
kebijakan / surat keputusan baru dengan mencantumkan pada nomor kebijakan /
surat keputusan lama.
4) Dokumen Kebijakan / Surat Keputusan Asli yang telah mengalami perubahan
harus (direvisi) tetap disimpan oleh Kepala Sub Bagian Tata Usaha dan diberi cap
”KEDALUWARSA”.
5) Setiap perubahan terhadap dokumen mutu harus dicatat dalam Catatan Perubahan
yang menjelaskan perubahan-perubahan yang dilakukan terhadap dokumen revisi
sebelumnya (misalnya, untuk dokumen dengan revisi 01 maka riwayat perubahan
tersebut menjelaskan perubahan yang terjadi antara revisi 00 dengan revisi 01,
demikian juga untuk revisi 02 dengan 01 dan seterusnya).
6) Dokumen mutu yang telah direvisi harus ditarik dari peredaran dan dimusnahkan,
sedangkan dokumen Asli revisi lamanya tetap disimpan oleh Wakil Manajemen
Mutu dan diberi cap “KEDALUWARSA”. Kemudian, Wakil Manajemen Mutu
mendistribusikan kembali dokumen tersebut dengan revisi baru.

Panduan Pengendalian Dokumen dan Rekaman

UPTD Puskesmas Keling
 7) Pejabat yang mempersiapkan dan menyetujui dokumen revisi adalah sama dengan
dokumen sebelumnya. Persetujuan oleh pejabat lain hanya dimungkinkan atas
dasar pertimbangan-pertimbangan tertentu.

1.7. PENOMORAN DOKUMEN

1) Penomoran dokumen di Puskesmas Keling menganut acuan sebagai berikut :
a. Surat keluar sesuai dengan Peraturan Bupati Kediri Nomor 165 Tahun 2004
tentang Tata Kearsipan Pemerintah Kabupaten Kediri, terdiri dari kode
klasifikasi, nomor dokumen, kode wilayah kecamatan, kode Puskesmas dan
tahun pembuatan.
b. Dokumen internal berupa Kebijakan / Surat Keputusan Kepala Puskesmas
menggunakan kode klasifikasi,kode unit kerja, kode dokumen, kode program /
kode ruang pelayanan dan nomor dokumen, kode wilayah kecamatan, kode
Puskesmas dan tahun pembuatan
c. Dokumen mutu menggunakan sistem penomoran kode unit kerja, kode dokumen,
kode program / kode ruang pelayanan dan nomor dokumen, kode wilayah
kecamatan, kode Puskesmas dan tahun pembuatan
2) Kode Klasifikasi khusus untuk Surat Keputusan (SK) dan surat keluar mengacu pada
Peraturan Bupati Kediri Nomor 165 Tahun 2004 tentang Tata Kearsipan Pemerintah
Kabupaten Kediri.
(1) Kode klasifikasi 440 untuk kode kesehatan

(2) Kode klasifikasi 094 untuk kode perjalanan dinas (Surat tugas dan SPPD)
3) Kode unit kerja adalah sebagai berikut :

UNIT KERJA KODE

Administrasi Manajemen A
Upaya Kesehatan Masyarakat B
Pelayanan Klinis C

4) Kode dari masing-masing jenis dokumen adalah sebagai berikut:

Jenis Dokumen Kode

Surat Keputusan SK
Manual Mutu MM
Pedoman PDM
Panduan PDN
Standar Operasional Prosedur SOP
Kerangka Acuan KAK

Panduan Pengendalian Dokumen dan Rekaman

UPTD Puskesmas Keling
 Daftar Tilik (checklist) DT
Formulir FM/ JUDUL

5) Untuk dokumen dari unit kerja administrasi manajemen ditambahkan kode bagian :

BAGIAN KODE
Tata Usaha TU
Manajemen Mutu MT

Untuk dokumen dari unit kerja Upaya Kesehatan Masyarakat, ditambahkan Kode
Upaya, yaitu :

UPAYA / PROGRAM KODE

Promosi Kesehatan PMK
Kesehatan Lingkungan KSL
Gizi GZI
Kesehatan Ibu-Anak KKB
Pencegahan dan Pengendalian Penyakit PPP
Imunisasi IMM
Kesehatan Jiwa KJW
Kesehatan Lansia KLS

Sedangkan untuk dokumen pelayanan Klinis, diperjelas dengan Kode ruang Pelayanan yaitu
sebagai berikut :

RUANG PELAYANAN KODE

Gawat Darurat RGD
Pendaftaran RPD
Pemeriksaan Umum RPU
Kesehatan Gigi dan Mulut RGM
KIA-KB RKB
Rekam Medis RRM
Laboratorium RLB
Gizi RGZ
Kesehatan Lingkungan RKL
Farmasi RFM
Imunisasi RIM

Panduan Pengendalian Dokumen dan Rekaman

UPTD Puskesmas Keling
 6) Urutan penomoran dokumen dibuat terpusat. Surat Keputusan dibuat sesuai urutan
tanggal pengesahan, sedangkan urutan penomoran dokumen terkait pelayanan seperti
Manual mutu, Pedoman, SOP, KAK, dan Formulir dibuat sesuai tanggal pembuatan.
Urutan nomor dokumen surat masuk dan surat keluar sesuai urutan tanggal
pembuatan surat.
7) Petugas memasukkan nomor kode dokumen dalam Buku Nomor Kode Dokumen.
8) Contoh penomoran :
a) Surat Undangan
005/154/418.25.3.77.2/2018
Keterangan :
005 = kode klasifikasi undangan
154 = Nomor urut dokumen
418.25.3.77.2 = kode wilayah Puskesmas
2018 = tahun pembuatan dokumen

b) Surat Keputusan (SK)

188/A.SK.MT.005/418.25.3.77.2/2018
Keterangan :
188 = kode klasifikasi Peraturan Perundangan
A = kode unit kerja Administrasi Manajemen
SK = kode dokumen
TU = Kode unit bagian Manajemen
005 = Nomor urut dokumen
418.25.3.77.2 = kode wilayah Puskesmas
2018 = tahun pembuatan dokumen

c) SOP Unit kerja Upaya/Program

440/B.SOP.PMK.020/418.25.3.77.2/2018

Keterangan :
440 = kode klasifikasi kesehatan
B = kode unit kerja upaya kesehatan masyarakat
SOP = kode dokumen
PMK = Kode Upaya/Program
020 = Nomor urut dokumen
418.25.3.77.2 = kode wilayah Puskesmas
2018 = tahun pembuatan dokumen

d) SOP Unit Kerja Pelayanan Klinis

440/C.SOP.RGZ.101/418.25.3.77.2/2018
Keterangan :
440 = kode klasifikasi kesehatan
C = kode unit kerja Pelayanan Klinis
SOP = kode dokumen
RGZ = kode ruang pelayanan
101 = Nomor urut dokumen
418.25.3.77.2 = kode wilayah Puskesmas
2018 = tahun pembuatan dokumen

e) Pedoman Laboratorium
C.PDM.003/418.25.3.77.2/2018
Keterangan :
C =kode unit kerja Upaya Kesehatan Perorangan
PDM = kode dokumen
Panduan Pengendalian Dokumen dan Rekaman
UPTD Puskesmas Keling
 003 = Nomor urut dokumen
418.25.3.77.2 = kode wilayah Puskesmas
2018 = tahun pembuatan dokumen

e) Panduan Pengendalian Dokumen

A.PDN.002/418.25.3.77.2/2018
Keterangan :
A = kode unit kerja Administrasi Manajemen
PDN = kode dokumen
002 = Nomor urut dokumen
418.25.3.77.2 = kode wilayah Puskesmas
2018 = tahun pembuatan dokumen

1.8. PENYIMPANAN DOKUMEN DAN ARSIP

1) Dokumen rekam klinik / medis inaktif wajib disimpan sekurang- kurangnya 2
(dua) tahun, terhitung dari tanggal terakhir pasien meninggal, atau pindah tempat,
setelah batas waktu sebagaimana dimaksud diatas dilampaui, rekam klinis dapat
dimusnahkan, kecuali persetujuan tindakan dan resume medis yang harus disimpan
jangka waktu 10 (sepuluh) tahun, terhitung dari tanggal dibuatnya,

2) Sistem penyimpanan resep yang telah dilayani di Puskesmas harus dipelihara dan
disimpan minimal 2 (dua) tahun dan pada setiap resep harus diberi tanda :

a) Umum: untuk resep umum,

b) JKN : untuk resep yang diterima oleh peserta asuransi kesehatan,

c) Gratis : untuk resep yang diberikan kepada pasien yang dibebaskan dari
pembiayaan retribusi, meliputi Kader, anak sekolah (dengan membawa buku
berobat sekolah), penderita TB, Penderita IMS, Penderita HIV-AIDS yang
telah tegak diagnosisnya

3) Penyimpanan dokumen / arsip perkantoran aslitermasuk di dalamnya Surat-surat

masuk dan surat keluar serta Surat Keputusan Kepala Puskesmas disimpan di
Ruang Tata Usaha. Penyimpanan dokumen / arsip perkantoran dilakukan selama 2
(dua) tahun.

4) Penyimpanan dokumen pelayanan asli meliputi Manual Mutu, Pedoman Kerja,

SOP, Kerangka Acuan, Daftar Tilik serta Formulir-formulir dilakukan di ruang Tim
Manajemen Mutu. Dokumen induk yang telah mendapat cap “KEDALUWARSA”
harus tetap disimpan selama 2 (dua) tahun.

5) Penyimpanan arsip hasil kegiatan seperti laporan kegiatan dilakukan oleh pelaksana
masing-masing kegiatan. Arsip disusun secara rapi dan terstruktur sehingga
memudahkan pengambilan kembali. Arsip hasil kegiatan disimpan selama 2 (dua)
tahun.

Panduan Pengendalian Dokumen dan Rekaman

UPTD Puskesmas Keling
B. TATA LAKSANA PENGENDALIAN REKAMAN

Rekaman adalah semua hasil atau bukti melaksanakan aktivitas sesuai dengan prosedur
kerja, instruksi kerja dan sesuai formulir yang telah ditetapkan. Pengendalian rekaman
adalah suatu proses terkendalinya kerahasiaan rekaman, proses perubahan, penerbitan,
distribusi dan sirkulasi rekaman. Masa simpan rekaman yaitu lamanya rekaman (catatan)
disimpan untuk memastikan sistem manajemen mutu berjalan secara efektif. Masa simpan
dapat ditentukan dapat ditentukan berdasarkan peraturan dari pemerintah atau berdasarkan
kesepakatan bersama.

1.2. Prosedur Pengendalian Rekaman

1.2.1. Pengumpulan Rekaman

1) Pengumpulan rekaman dilakukan dengan cara pengisian formulir yang telah

disiapkan untuk masing-masing kegiatan yang merupakan peragaan dari hasil
aktivitas tiap-tiap bagian terkait.

2) Petugas atau penanggungjawab yang berwenang memberikan paraf pada

rekaman.

3) Setiap bagian mendokumentasikan rekaman setiap selesai pelaksanaan

kegiatannya, sesuai periode waktu dan kegiatan yang diatur oleh dokumen
panduannya.

4) Wakil Manajemen mutu harus memeriksa kelengkapan dari pengisian rekaman

tersebut sesuai dengan kolom/kegunaan dari tiap formulir yang telah disiapkan.

1.2.2. Pengolahan Rekaman

1) Setiap bagian melakukan pengolahan data atau informasi dari hasil rekaman
yang diperoleh. Pengolahan dilakukan sebagai bahan untuk melakukan
analisa atau pengembangan sistem.

2) Hasil pengolahan disusun dalam bentuk rekapitulasi untuk selanjutnya

menjadi laporan secara periodik (bulanan atau tahunan).

1.2.3. Penyimpanan Rekaman

1) Rekaman berupa rekam Medis atau formulir-formulir terkait pelayanan

medis pelanggan disimpan pada Family Folder di Ruang Rekam Medis,
sedangkan rekaman yang lain terkait program / upaya disimpan pada satu

Panduan Pengendalian Dokumen dan Rekaman

UPTD Puskesmas Keling
 folder dan diletakkan pada bagian masing-masing. Identifikasi dilakukan
dengan pemberian nama dan nomor yang terdapat pada folder tersebut.

2) Penyimpanan rekaman dilakukan sekurang-kurangnya untuk 2 (dua) tahun.

3) Penyimpanan rekaman elektronik dilakukan dengan cara menyimpan pada

file komputer dan memberikan nama serta nomor pada setiap file untuk
memudahkan dalam pengambilan.

1.2.4. Identifikasi Rekaman

1) Nama/Judul formulir dibuat spesifik berdasarkan tujuan, lokasi dimana

rekaman tersebut digunakan

2) Identifikasi Rekaman dapat dilakukan dengan menggunakan nama

formulir, nama pelanggan, tanggal, nomor urut atau lainnya

1.2.5. Masa Berlaku dan Pemeliharaan

1) Masa berlaku rekaman secara sesuai dengan masa simpan yakni selama 2
tahun

2) Penentuan masa berlaku atau masa simpan dapat berbeda sesuai

kepentingan aktivitas yang terkait dengan data tersebut

3) Untuk menjaga kualitas dan kondisi rekaman cetakan dari kerusakan,

secara periodik minimal sekali setahun setiap rekaman diperiksa kondisi
keutuhannya

4) Untuk menjaga kualitas dan kondisi rekaman file elektronik dari kerusakan,
secara periodik minimal sekali seminggu setiap rekaman dalam file
komputer diperiksa dan dilakukan pembersihan dari ancaman virus
(Scanning)

1.2.6. Pemusnahan Rekaman

1) Pemusnahan rekaman dilakukan setelah 2 tahun, mengacu pada masa

simpan rekaman.

2) Pemusnahan rekaman dilakukan dengan menggunakan berita acara

pemusnahan rekaman.

Panduan Pengendalian Dokumen dan Rekaman

UPTD Puskesmas Keling
 BAB III

PENUTUP

Pengendalian dokumen dan rekaman merupakan sistem yang penting dalam

penyelenggaraan proses administrasi di suatu lembaga. Pedoman umum pengendalian
dokumen dan rekaman di LIngkungan UPTD Puskesmas Keling disusun untuk memberikan
pemahaman yang sama perihal pengendalian dokumen dan rekaman sehingga tercipta sistem
pengendalian dokumen dan rekaman yang baik. Dan Yang tidak kalah penting adalah adanya
komitmen dari pimpinan dan seluruh staf UPTD Puskesmas Keling untuk selalu melaksanakan
pedoman yang telah disepakati bersama demi terselenggaranya sistem pelayanan kesehatan
yang efektif dan efisien.

Panduan Pengendalian Dokumen dan Rekaman

UPTD Puskesmas Keling
 DAFTAR PUSTAKA

Badan Standarisasi Nasional.2008. Sistem Manajemen Mutu. Persyaratan SNI ISO 9001-2015.

Panduan Pengendalian Dokumen dan Rekaman

UPTD Puskesmas Keling