P

P R
R O
O S
S E
E D
D U
U R O
O P
P E
E R
R A
A S
S II O
O N
N A
A L S
S T
T A
A N
N D
D A
A R 
S
S A
A R
R A
A N
N A D
D A
A N P
P R
R A
A S
S A
A R
R A
A N
N A 

U
U n
n ii v
v e
e rr ss ii tt a
a s B
B rr a
a w
w ii jj a
a y
y a
a 

Departemen Pendidikan Nasional

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

1 
PENGANTAR 
Dalam  mempersiapkan  Perguruan  Tinggi 
Negeri  menjadi  Badan  Hukum  Milik  Negara 
(BHMN),  sejak  lama  bagian  sarana  dan 
prasana  selalu  meningkatkan  pelayanan  asset 
pada seluruh civitas akademika. 

Beberapa  kasus,  kurang  berhasilnya 

pelayanan  asset  kepada  masyarakat  kampus, 
salah satunya disebabkan kurangnya informasi 
tentang apa yang harus dilakukan oleh masing­ 
masing  pelaku  yang  terlibat  dalam 
pelaksanaan penyampaian pelayanan tersebut. 
Pelaku  yang  terlibat  dalam  pelayanan  asset 
dalam  hal  ini  mulai  dari  Pemohon,  Pengguna, 
Panitia,  rekanan,  sampai  dengan  para  pejabat 
di lingkungan Universitas Brawijaya. 

Proses  dan  prosedur  penyampaian  pelayanan 

asset  dalam  buku  ini  pegangan  ini  sekedar 
mensosialisasikan  langkah­langkah  apa  yang 
harus  dilakukan  oleh  setiap  pelaku  yang 
terlibat dalam setiap pelayanan. 

Sistematika  buku  ini  disusun  berdasarkan 

ruang  lingkup  tugas  Bagian  Sarana  dan 
Prasarana  Aset  yang  dimulai  dari 
mengadakan,  mencatat,  memelihara, 
menginventarisasi dan menghapusan asset.

2 
 DAFTAR ISI 
Hal 

PENGANTAR 

I.  SISTEM PENGADAAN BARANG DAN JASA  3 
Ruang Lingkup 
Maksud dan Tujuan 
Sasaran 
1.1.  Pengertian  3 
1.2.  Klasifikasi Sistem Pengadaan dan Jasa  3 
1.3.  Prosedur  kegiatan  pengadaan  barang  (Rutin  untuk  perencanaan 
satu tahun anggaran) :  4 

1.3.1.  Penjelasan langkah­langkah :  4 

1.4.  Metoda  Pelelangan  Umum  dengan  Prakualifikasi,  Pemilihan 

Langsung dan Penunjukan Langsung  6 

1.4.1.  Pengertian  6 
1.4.2.  Porses dan Prosedur  6 
1.4.3.  Penjelasan langkah­langkah  6 

1.5.  Metoda Pelelangan Umum dengan Pascakualifikasi  11 

1.5.1.  Pengertian  11 

1.5.2.  Porses dan Prosedur  11 
1.5.3.  Penjelasan langkah­langkah  11 

1.6.  Metoda Penunjukan Langsung  14 

1.6.1.  Pengertian  14 

1.6.2.  Porses dan Prosedur  14 
1.6.3.  Penjelasan langkah­langkah  14 

1.7.  Permintaan Barang  17 

1.7.1.  Pengertian  17 

1.7.2.  Porses dan Prosedur  17 
1.7.3.  Penjelasan langkah­langkah  17

3 
II.  PEMELIHARAAN ASET  19 
2.1.  Pemeliharaan dan Perbaikan Gedung dan Prasarana Umum 20 
2.1.1.  Pengertian  20 
2.1.2.  Porses dan Prosedur  20 
2.1.3.  Penjelasan langkah­langkah  20

4 
P
P R
R O
O S
S E
E D
D U
U R O
O P
P E
E R
R A
A S
S II O
O N
N A
A L S
S T
T A
A N
N D
D A
A R 
P
P E
E N
N G
G A
A D
D A
A A
A N B
B A
A R
R A
A N
N G
G /
/ JJ A
A S
S A 

U
U n
n ii v
v e
e rr ss ii tt a
a s B
B rr a
a w
w ii jj a
a y
y a
a 

Departemen Pendidikan Nasional

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

1 
Ruang Lingkup 
Ruang lingkup sistem pengadaan/jasa adalah mulai permintaan, inventarisasi, kompilasi, evaluasi 
dan pemetrikan, kepanitiaan, pelelangan  sampai penerimaan  barang/jasa dari semua unit kerja di 
lingkungan Universitas Brawijaya.

Maksud dan Tujuan

Maksud dibuatnya SOP pengadaan/jasa adalah :
1.  Mengatur  pelaksanaan  proses  Pengadaan  Barang  dan  Jasa  yang  sumber  dananya  sebagian 
atau  seluruhnya  dibiayai  dari  Anggaran  Pendapatan  dan  Belanja  Negara  (APBN)  dan 
Penghasilan  Negara  Bukan  Pajak  (PNBP)  yang    nantinya  akan  berbasis  sistem  elektronik 
(e­procurement), 
2.  Menjamin  kelancaran  dan  transparansi  mekanisme  pengadaan  barang  dan  jasa  yang 
diiusulkan ke Universitas, dan 
3.  Menjamin kualitas dan ketepatan waktu barang  dan jasa  yang  diterima oleh semua  pengusul 
dari unit kerja di lingkungan Universitas Brawijaya.

Tujuan SOP pengadaan/jasa adalah : 

1.  Agar pelaksanaan proses pengadaan barang dan jasa yang sebagian atau seluruhnya dibiayai 
APBN  dan  PNBP  dilakukan  secara  lebih  efisien,  efektif,  terbuka,  bersaing,  transparan,  adil 
(tidak diskriminatif) dan akuntabel. 
2.  Memastikan  bahwa  semua  pengusul  dari  unit  kerja  di  lingkungan  Universitas  Brawijaya 
melakukan tahapan/mekanisme yang harus dilaksanakan dalam pengadaan barang dan jasa. 
3.  Memastikan akan diperoleh sistem data base mulai dari perencanaan, pengelolaan, pemilihan, 
pendistribusian, penyedia pengadaan barang dan jasa yang akan berbasis elektronik .

Sasaran 
Tersedianya sistem standar operasional prosedur pengadaan barang dan jasa yang digunakan sebagai 
landasan  berbasis  elektronik  (e­procurement) yang  lengkap  sehingga  dapat mendukung  tugas  pokok 
dan fungsi dari Universitas Brawijaya pada umumnya.

I. SISTEM PENGADAAN BARANG DAN JASA

Pengertian 
Pengertian barang dan jasa adalah : 
a.  Barang  adalah  benda  dalam  berbagai  bentuk  dan  uraian,  yang  meliputi  bahan  baku, 
barang setengah jadi, barang jadi/peralatan, yang spesifikasinya ditetapkan oleh pengguna 
barang dan jasa. 
b.  Jasa adalah jasa pemborongan dan jasa konsultasi.

Klasifikasi Sistem Pengadaan dan Jasa 

Klasifikasi sistem pengadaan dan jasa terbagi menjadi : 
1.  Sistem pengadaan barang rutin 
2.  Sistem pengadaan barang khusus 
3.  Sistem pengadaan barang terbatas 
4.  Sistem pengadaan jasa konsultasi

2
(1)  Sistem pengadaan barang rutin 
Sistem  pengadaan  barang  rutin  adalah  sistem  yang  mengatur  pengadaan    barang  yang 
dilakukan  secara  rutin  berdasarkan  kebutuhan  pengusul  dari  unit  kerja  meliputi;  ATK, 
kebutuhan barang laboratorium, inventaris, kebutuhan pemeliharaan alat dsb. 
(2)  Sistem pengadaan barang khusus adalah sistem yang mengatur pengadaan barang yang 
spesifik  berdasarkan  kebutuhan  masing­masing  pengusul  dari  unit  kerja  meliputi  barang­ 
barang hidup (biology material), barang­barang berbahaya (hazard material). 
(3)  Sistem  pengadaan  barang  terbatas  adalah  kebutuhan  pengadaan  yang  benar­benar 
mendesak dan terbatas yang harus segera dilakukan. 
(4)  Sistem  pengadaan  jasa  konsultasi  adalah  kebutuhan  pengadaan  jasa  yang  melibatkan 
tenaga ahli.

Prosedur kegiatan pengadaan barang (Rutin untuk perencanaan 1 tahun anggaran) : 

Diagram alir prosedur dapat dilihat pada Gambar 1.1
Penjelasan langkah­langkah : 

1.  Pengiriman surat ke unit kerja; kebutuhan barang ATK/Inventaris 
Pemrosesan membutuhkan 5 hari kerja pada awal bulan keempat tahun anggaran 
2.  Perencanaan 
Pengajuan pengadaan barang dari unit pengusul dengan alokasi waktu 20 hari kerja 
3.  Inventarisasi 
Inventarisasi kebutuhan barang oleh bagian perlengkapan membutuhkan waktu 10 hari 
kerja 
4.  Kompilasi 
pemilahan barang­barang yang diajukan dari unit pengusul membutuhkan waktu 10 hari 
kerja 
5.  Hasil kompilasi diusulkan ke Rektor melalui rapat pembahasan anggaran 
Hasil kompilasi yang diusulkan ke Rektor membutuhkan waktu 10 hari kerja 
6.  Evaluasi dan pematrikan untuk pengadaan tahun anggaran depan 
Evaluasi dan pematrikan kebutuhan pengadaan tahun anggaran depan membutuhkan 
waktu 20 kerja 

7.  Verifikasi Anggaran 
Verifikasi RAB  kebutuhan barang dalam Anggaran Tahunan; 
8.  Proses Pengadaan 
Proses pengadaan dilakukan melalui mekanisme Pelelangan terbagi per paket­paket 
kegiatan, dengan  per satu kegiatan membutuhkan maksimal 120 hari kerja 
9.  Penyerapan anggaran melalui mekanisme proses pelelangan 
Proses penyerapan anggaran melalui penunjukan langsung, pemilihan langsung dan 
pelelangan umum awal bulan ketujuh tahun anggaran 
10.  Penerimaan dan Pendistribusian Barang ke unit kerja 
Penerimaan  dan  pendistribusian  barang  ke  unit  kerja  pengusul  dilaksanakan  setelah 
penyedia barang/jasa mengirimkan barang.

3 
 Gambar 1.1. Diagram alir pengadanaan rutin

PIMPINAN DSP REKTOR BAGIAN BAGIAN

UNIT KERJA ANGGARAN PENGADAAN
Bagian Bagian
Sarana & Prasarana Inventaris

2. Pengajuan  1. Pengiriman 
Kebutuhan  Surat ke Unit 
Barang  Kerja 
Tahunan 

3. Inventarisasi 
Kebutuhan 
Barang 

4. Kompilasi 
Kebutuhan 
Barang 

5. Hasil Kompilasi di Usulkan Ke 
Rektor Melalui Rapat Anggaran 
Dengan Pimpinan Unit Kerja 
8. Proses 
Pengadaan 
7. Verifikasi 
RAB 
6. Evaluasi & Pematrikan 
Kebutuhan Barang 
9. Penyerapan 
Anggaran 
Melalui Proses 
Pelelangan 
10. Penerimaan, Pendistribusian Barang ke Unit Kerja

Selesai 

4
 Metoda Pelelangan Umum dengan Prakualifikasi, Pemilihan Langsung dan Penunjukan
Langsung

Pengertian 
(1)  Proses  pelelangan  adalah  proses  pemilihan  penyedia  barang  dan  jasa  yang 
dilaksanakan untuk pekerjaan yang nilainya di atas Rp.100.000.000,­ 
(2)  Proses prakualifikasi adalah proses penilaian kemampuan usaha dan persyaratan 
lainya seperti keahlian, pengalaman, kemampuan teknis, SDM yang andal, modal, 
peralatan  dan  alamat  yang  tetap  dari  penyedia  barang  dan  jasa sebelum
memasukkan penawaran. 
(3)  Proses  Pemilihan  Langsung  adalah  proses  pemilihan  penyedia  barang  dan  jasa 
untuk nilai pekerjaan antara Rp.50.000.000,­ s.d Rp.100.000.000,­. 
(4)  Pelelangan  Terbatas  adalah  pelelangan  yang  dilaksanakan  untuk  pekerjaan­ 
pekerjaan komplek yang diyakini hanya bisa diikuti oleh Penyedia barang dan jasa 
pada perusahaan tertentu dengan spesifikasi pekerjaan tertentu.

Porses dan Prosedur 

Diagram alir proses pelelangan umum dapat dilihat pada Gambar 1.2

Penjelasan langkah­langkah
1. Pengumuman Prakualifikasi, Panitia memberikan pengumuman kepada masyarakat luas 
tentang  adanya  pekerjaan,  yang  didahului  dengan  penilaian  kemampuan  perusahaan. 
Pengumuman  ini  dilaksanakan  7  (tujuh)  hari  kerja.  Pada Pelelangan Terbatas,  pada 
prinsipnya  sama  dengan  tata  cara  Pelelangan  Umum,  tetapi  dalam  pengumuman 
prakualifikasi  harus  dicantumkan  batasan­batasan  atau  spssifikasi  pekerjaan  yang  akan 
dilaksanakan,  sehingga  hanya  perusahaan  yang  dipastikan  dapat  melaksanakan 
pekerjaan  saja  yang  akan  mengikuti  Proses  Pelelangan,  yang  biasanya  diklarifikasi  dulu 
oleh Panitia pengadaan barang dan jasa;
2. Pengambilan Dokumen Prakualifikasi,  Masyarakat  atau  Perusahaan  yang  berminat 
mendaftarkan diri dan mengambil formulir isian Dokumentasi Kualifikasi;
3. Pemasukan Dokumen Prakualifikasi,  Masyarakat  atau  Perusahaan  memasukkan 
Dokumentasi Kualifikasi sesuai dengan syarat­syarat yang telah ditentukan, paling lambat 
3 (tiga) hari setelah pengambilan Formulir Isian Dokumentasi Kualifikasi berakhir;
4. Evaluasi Dokumentasi Prakualifikasi,  Panitia  menilai  Dokumentasi  Kualifikasi  dan 
menusun urutan pemenang prakualifikasi;
5. Penetapan Hasil Prakualifikasi, Pengguna barang dan jasa dalam hal ini adalah Pejabat 
sarana dan prasarana menetapkan urutan Pemenang Prakulaifikasi;
6. Pengumuman Hasil Prakualifikasi,  Panitia  mengumumkan  pemenang  prakualifikasi 
kepada peserta prakualifikasi;
7. Pengajuan Sanggahan Prakualifikasi,  Panitiamemberikan  kesempatan  kepada  peserta 
prakualifikasi  untuk  mengajukan  sanggahan  apabila  merasa  keberatan  terhadap  proses 
pengadaan dan hasil prakualifikasi, selama 5 hari sejak pengumuman;
8. Mengundang Peserta yang Lulus Prakualifikasi,  Panitian  mengundang  peserta  yang 
lulus  prakualifikasi  untuk  mengambil  Dokumen  Penyedia  Barang  dan  Jasa  serta 
memasukan surat Penawaran/mengikuti lelang pekerjaan.
9. Pengambilan Dokumen Lelang Umum,  Peserta  lelang  mengambil  Dokumen  Penyedia 
Barang dan Jasa, yaitu dokumen yang memmuat persyaratan administrasi/teknis, tata cara 
penilaian administrasi/teknis, jadwal pengadaan dll;

5
10. Penjelasan (Aanwejzing),  Panitia  memberikan  Penjelasan  secara  rinci  kepada  peserta 
lelang tentang pekerjaan yang akan dilaksanakan sesuai Dokumen Penyedia Barang, dan 
Jasa dan membuat Berita Acara Penjelasan,  apabila ada koreksi/perubahan, dimasukkan 
dalam Berita Acara sesuai dengan Pasal dan ayat dalam  Dokumen Penyedia Barang, dan 
Jasa;
11. Pemasukan Penawaran,  Peserta  Lelang  memasukkan  dokumen  Penawaran  sesuai 
dengan syarat­syarat yang ditentukan;
12. Evaluasi Penawaran,  Panitia  meneliti  dan  mengevaluasi  dokumen  penawaran  dan 
melaporkan  kepada  pengguna  barang  /jasa  atau  Pejabat  sarana  dan  prasarana  tentang 
urutan calon pemenang lelang;
13. Klarifikasi dan Negoisasi Penawaran,  Antara Panitia dan Penyedia Barang/Jasa proses 
untuk mendapatkan harga yang disepakati, terutama harga­harga satuan yang lebih tinggi 
dari HPS, dan klarifikasi teknis untuk mendapatkan barang/jasa, yang sesuai dengan yang 
tercantum dalam Dokumen Penyedia Barang/jasa. Proses ini hanya dilaksanakan dalam
proses pemilihan penyedia barang/jasa dengan metode Pemilihan Langsung;
14. Pengusulan Pemenang, Penjabat sarana dan prasarana meminta persetujuan Pemenang 
Lelang kepada Rektor;
15. Persetujuan Pemenang Lelang,  Atas  nama  Rektor,  Pembantu  Rektor  II  memberikan 
persetujuan Penyedia Barang/Jasa yang akan melaksanakan pekerjaan;
16. Pengumuman Pemenang Lelang,  Panitia  mengumumkan  Pemenang  Lelang  kepada 
peserta lelalng;
17. Pengajuan Sanggahan,  Panitia  memberikan  kesempatan  kepada  Peserta  Lelalng  untuk 
memberikan sanggahan jika merasa keberatan terhadap hasil pelelangan, selama 5 (lima) 
hari sejak pengumuman dan panitia wajib untuk menindak lanjuti;
18. Pengeluaran SKPPBJ,  Pejabat  sarana  dan  prasarana  mengeluarkan  Surat  Keputusan 
Penunjukkan Penyedia Barang/Jasa;
19. Penyerahan Jaminan Penawaran,  Penyedia Barang/Jasa menyerahkan jaminan sebagai 
syarat untuk melaksanakan pekerjaan;
20. Penandatangan kontrak,  penandatanganan Perjanjian Kerja antara Pejabat Sarana  dan 
Prasarana sebagai Pengguna dan Pemenang lelang sebagai Penyedia Barang/Jasa;
21. Membuat BA Serah Terima Lapangan dan SPMK, Pejabat Sarana dan Prasarana dan 
Pemenang  Lelang  menandatangani  Berita  Acara  Serah  Terima  Lapangan  (lokasi  yang 
akan  dikerjakan)  dan  Pejabat  Sarana  dan  Prasarana  menyeluarkan  surat  perintah  untuk 
Penyedia Jasa agar segera melaksanakan pekerjaan (SPMK);
22. Pelaksanaan Pekerjaan,  Penyedia  barang/jasa  melaksanakan  Pekerjaan  di  bawah 
pengawasan Panitia Pengawas dan Pemeriksa barang/jasa;
23. Pengawasan Pekerjaan,  Panitia  Pengawas  dan  Pemeriksa  melakukan  Pengawasan 
terhadap jalannya pekerjaan, sampai selesainya pekerjaan tersebut;
24. Serah Terima Pekerjaan I,  Penyedia  Barang/Jasa  melaksanakan  pekerjaan  sampai 
selesai  100%,  dan  menyerahkan  kepada  Pejabat  Sarana  dan  Prasarana,  sehingga  hasil 
pekerjaan  dapat  dimanfaatkan  sebagai  mana  mestinya.  Khusus  pada  pengadaan 
penyediaan  barang,  serah  terima  pekerjaan  ini  merupakan  langkah  terakhir.  Masa 
Pemeliharaan  barang  diwujudkan  dalam  surat  jaminan  (garansi)  barang,  yang  waktunya 
tergantung  jenis  barang,  sednag  pada  pengadaan  penyedia  jasa  konstruksi  masih  ada 
langkah­langkah berikutnya;
25. Masa Pemeliharaan,  Penyedia jasa masih bertanggung jawab terhadap pekerjaan yang 
dilaksanakan selama masa pemeliharaan yang tercantum dalam kontrak;

6
26. Pemeriksaaan Pekerjaan,  Panitia  Pengawas  dan  Pemeriksa  melakukan  pemeriksanaan 
dan  jika  tidak  ada  lagi  kerusakan­kerusakan  segera  membuat  laporan  telah  selesainya 
masa pemeliharaan;
27. Serah Terima Pekerjaan ke II,  Setalah  selesainya  masa  pemeliharaan,  berarti  telah 
selesai  pula  tugas  penyedia  Konstruksi,  kemudian  menyerahkan  hasil  pekerjaan  yang 
kedua kalinya kepada Pejabat Sarana dan Prasarana.

7
 Gambar 1.2. Diagram alir proses pelelangan umum
PANITIA PENGGUNA JASA REKANAN REKTOR PANITIA
(Pejabat SdP/ PEMERIKSA
Pejabat Pembuat
Komitmen

2. Pengambilan 
1. Pengumuman  Dokumen 
Prakualifikasi  Prakualifikasi 

4. Evaluasi  3. Pemasukan 
Dokumentasi  Dokumen 
Prakualifikasi  Prakualifikasi 

5. Penetapan 
Hasil 
Prakualifikasi 
6. Pengumuman 
Hasil 
Prakualifikasi  7. Pengajuan 
Sanggahan 
Prakualifikasi 
8. Mengundang 
Peserta Lulus 
Prakualifikasi 
9. Pengambilan 
Dokumen 
10. Penjelasan  Lelang Umum 
(Anweizein) 

11. Pemasukan 
Penawaran 

12. Evaluasi  13. Klarifikasi 
Penawaran  Proses Pemilihan  Negoisasi 
langsung  Penawaran 

Proses Lelang 
Prakualifikasi dan  14. Pengusulan 
Lelang Terbatas 
Pemenang 
15. Persetujuan 
Pemenang 
Lelalng 

16. Pengumuman 
Pemenang Lelang 

A
PANITIA PENGGUNA JASA REKANAN REKTOR PANITIA
(Pejabat SdP/ PEMERIKSA
Pejabat Pembuat
Komitmen

A 

17. Pengajuan 
Sanggahan 

18. Pengeluaran 
SKPPBJ 

19. Penyerahan 
Jaminan 
Penawaran 

20. Penandatangan Kontrak 

21. Membuat BA Serah Terima 
Lapangan dan SPMK 

22. Pelaksanaan  23. Pengawasan 
Pekerjaan  Pekerjaan 

24. Serah Terima Pekerjaan I 

25. Masa  26. Pemeriksaan 
Pemeliharaan  Pekerjaan 

27. Serah Terima Pekerjaan II 

Selesai

9
Metoda Pelelangan Umum dengan Pascakualifikasi

Pengertian 
(1)  Proses  pelelangan  adalah  proses  pemilihan  penyedia  barang  dan  jasa  yang 
dilaksanakan untuk pekerjaan yang nilainya di atas Rp.100.000.000,­ 
(2)  Proses  pascakualifikasi  adalah  proses  penilaian  kemampuan  usaha  dan 
persyaratan  lainya  seperti  keahlian,  pengalaman,  kemampuan  teknis,  SDM  yang 
andal,  modal,  peralatan  dan  alamat  yang  tetap  dari  penyedia  barang  dan  jasa
setelah memasukkan penawaran.

Porses dan Prosedur 

Diagram alir proses pelelangan umum dapat dilihat pada Gambar 1.3

Penjelasan langkah­langkah
1. Pengumuman Pelelangan Umum,  Panitia  memberikan  pengumuman  kepada 
masyarakat  luas  untuk  mengikuti  pelelangan  pekerjaan,  dimana  penilaian 
kemampuan  perusahaan  dilakukan  terhadap  peserta  yang  diusulkan  menjadi 
Pemenang.  Pemasukan  dokumen  kualifikasi  perusahaan  bersamaan  dengan 
dokumen penawaran. Pengumuman ini dilaksanakan 7 (tujuh) hari kerja.
2. Pendaftaran Pelelangan dan Pengambilan Dokumen Penyedia Barang/Jasa, 
Masyarakat  atau  Perusahaan  yang  berminat  dan  sesuai  dengan  kriteria/kualifikasi 
pekerjaan  mendaftarkan  diri  untuk  mengikuti  penawaran  pekerjaan  yang  akan 
dilaksanakan dan mengambil Dokumen Penyedia Barang/Jasa, yaitu dokumen yang 
memuat  persyaratan  adminstrasi/teknis,  tata  cara  penilaian  adminstrasi/teknis, 
jadwal pengadaan dll.;
3. Penjelasan Dokumen Penyedia Barang dan Jasa,  Panitia  memberikan 
penjelasan  secara  rinci  kepada  peserta  lelang  tentang  pekerjaan  yang  akan 
dilaksanakan sesuai  Dokumen  Penyedia  Barang/Jasa  dan  membuat Berita Acara
Penjelasan.  Apabila  ada  koreksi/perubahan,  dimasukkan  dalam  Berita  Acara 
sesuai dengan Pasal dan ayat dalam Dokumen Penyedia Barang/Jasa.
4. Pemasukan Dokumen Penawaran,  Peserta  Lelang  memasukkan  dokumen 
Penawarandalam sampul tertutup, sesuai dengan syarat­syarat yang ditentukan;
5. Membuka Dokumen Penawaran,  Panitia  membuka  Sampul  Dokumen 
Penawaran dihadapan peserta lelang.
6. Evaluasi Dokumen Penawaran,  Panitia  meneliti  dan  mengevaluasi  dokumen 
penawaran  sekaligus  dokumen  kualifikasi  dan  melaporkan  kepada  pengguna 
barang  /jasa  atau  Pejabat  sarana  dan  prasarana  tentang  urutan  calon  pemenang 
lelang;
7. Pengusulan Pemenang Lelang,  Pengguna  Barang/Jasa  atau  Penjabat  sarana 
dan prasarana meminta persetujuan Pemenang Lelang kepada Rektor;
8. Persetujuan Pemenang Lelang,  Atas  nama  Rektor,  Pembantu  Rektor  II 
memberikan  persetujuan  Penyedia  Barang/Jasa  yang  akan  melaksanakan 
pekerjaan;
9. Pengumuman Pemenang Lelang,  Panitia  mengumumkan  Pemenang  Lelang 
kepada peserta lelalng;
10. Pengajuan Sanggahan, Panitia memberikan kesempatan kepada Peserta Lelalng 
untuk  memberikan  sanggahan  jika  merasa  keberatan  terhadap  hasil  pelelangan, 
selama 5 (lima) hari sejak pengumuman dan panitia wajib untuk menindak lanjuti;

10
11. Pengeluaran SKPPBJ,  Pengguna  Barang/Jasa  atau  Pejabat  sarana  dan 
prasarana  mengeluarkan  Surat  Keputusan  Penunjukkan  Penyedia  Barang/Jasa 
(SKPPBJ);
12. Penandatangan kontrak,  penandatanganan  Perjanjian  Kerja  antara  Pejabat 
Sarana dan Prasarana sebagai Pengguna dan Pemenang lelang sebagai Penyedia 
Barang/Jasa;
13. Membuat BA Serah Terima Lapangan dan SPMK,  Pejabat  Sarana  dan 
Prasarana  dan  Pemenang  Lelang  menandatangani  Berita  Acara  Serah  Terima 
Lapangan  (lokasi  yang  akan  dikerjakan)  dan  Pejabat  Sarana  dan  Prasarana 
menyeluarkan  surat  perintah  untuk  Penyedia  Jasa  agar  segera  melaksanakan 
pekerjaan  (SPMK  Berita  Acara  serha  terima  lapangan  hanya  untuk  pengadaan 
penyedia jasa konstruksi);
14. Pelaksanaan Pekerjaan,  Penyedia  barang/jasa  melaksanakan  Pekerjaan  di 
bawah pengawasan Panitia Pengawas dan Pemeriksa Bbarang/jasa;
15. Pengawasan dan Pemeriksaan Pekerjaan,  Panitia  Pengawas  dan  Pemeriksa 
melakukan Pengawasan terhadap jalannya pekerjaan, sampai selesainya pekerjaan 
tersebut;
16. Serah Terima Pekerjaan I,  Penyedia  Barang/Jasa  melaksanakan  pekerjaan 
sampai  selesai  100%,  dan  menyerahkan  kepada  Pejabat  Sarana  dan  Prasarana, 
sehingga hasil pekerjaan dapat dimanfaatkan sebagai mana mestinya. Khusus pada 
pengadaan  penyediaan  barang,  serah  terima  pekerjaan  ini  merupakan  langkah 
terakhir.  Masa  Pemeliharaan  barang  diwujudkan  dalam  surat  jaminan  (garansi) 
barang, yang waktunya tergantung jenis barang, sednag pada pengadaan penyedia 
jasa konstruksi masih ada langkah­langkah berikutnya;
17. Masa Pemeliharaan,  Penyedia  jasa  masih  bertanggung  jawab  terhadap 
pekerjaan  yang  dilaksanakan  selama  masa  pemeliharaan  yang  tercantum  dalam 
kontrak;
18. Pemeriksaaan Pekerjaan,  Panitia  Pengawas  dan  Pemeriksa  melakukan 
pemeriksanaan  dan  jika  tidak  ada  lagi  kerusakan­kerusakan  segera  membuat 
laporan telah selesainya masa pemeliharaan;
19. Serah Terima Pekerjaan ke II,  Setalah  selesainya  masa  pemeliharaan,  berarti 
telah  selesai  pula  tugas  penyedia  Konstruksi,  kemudian  menyerahkan  hasil 
pekerjaan yang kedua kalinya kepada Pejabat Sarana dan Prasarana.

11
 Gambar 1.3. Diagram alir proses pelelangan umum pascakualifikasi

PANITIA REKANAN PENGGUNA JASA REKTOR PANITIA

(Pejabat SdP/ Pejabat PEMERIKSA
Pembuat Komitmen

1. Pengumuman  2. Pendaftaran 
Pelelangan  dan 
Umum  Pengambilan 
Dokumen 

3. Penjelasan 
Dokumen 
Penyedia 
Barang/Jasa  4. Pemasukan 
Dokumen 
Penawaran 

5. Membuka Dokumen Penawaran 
dan Membuat BA Pembukaan 
Dokumen 

6. Evaluasi  7. Pengusulan  8. Persetujuan 

Dokumen  Pemenang  Pemenang 
Penawaran  Lelang  Lelalng 

9. Pengumuman 
Pemenang Lelang 

10. Pengajuan  11. Pengeluaran 
Sanggahan  SKPPBJ 

12. Penyerahan 
Jaminan 
Penawaran 

13. Membuat BA Serah Terima 
Lapangan dan SPMK 

14. Pelaksanaan  15. Pengawasan 
Pekerjaan  Pekerjaan 

16. Serah Terima Pekerjaan I 

17. Masa 
Pemeliharaan  18. Pemeriksaan 
Pekerjaan 

19. Serah Terima Pekerjaan II 

Selesai 
Metoda Penunjukan Langsung

Pengertian 
Metode Penunjukan Langsung adalah Pemilihan Penyedia barang dan Jasa untuk : 
Pekerjaan yang nilainya di bawah Rp.50.000.000,­ 
·  Untuk  jenis  pekerjaan  yang  komplek  atau  hanya  beberapa  perusahaan  yang 
diyakini bisa melaksanakan pekerjaan tersebut. 
·  Karena keadaan mendesak misal karena bencana alam. 
·  Karena  hanya  ada  1  pendaftar/tidak  ada  yang  mendaftar  walaupun  sudah 
dilaksanakan pengumuman ulang. 
·  Karena rahasia negara.

Porses dan Prosedur 

Diagram alir proses pelelangan umum dapat dilihat pada Gambar 1.4

Penjelasan langkah­langkah
1. Mengundang Peserta Terpilih,  Panitia  memberikan  undangan  kepada  penyedia 
barang/jasa  yang  telah  ditunjuk  dan  dipandang  mempunyai  spesifikasi/mampu 
mengerjakan pekerjaan yang akan dilaksanakan. 
2. Pengambilan Dokumen Penyedia Barang/Jasa, Penyedia barang/jasa mengambil 
Dokumen  Penyedia  Barang/Jasa,  yaitu  dokumen  yang  memuat  persyaratan 
adminstrasi/teknis, tata cara penilaian adminstrasi/teknis, jadwal pengadaan dll.; 
3. Memasukkan Dokumen Prakualifikasi,  Sebelum mengajukan Penawaran secara 
tertulis,  penyedia  barang/jasa  memsukkan  dokumen  kualifikasi  yang  memuat 
kemampuan  perusahaan  di  bidang  administrasi,  teknik,  finansial,  tenaga 
kerja/tenaga ahli dll.; 
4. Memeriksa Dokumen Prakualifikasi,  Panitia  meneliti  dokumen  prakualifikasi 
penyedia barang/jasa untuk menilai kemampuan perusahaan; 
5. Penjelasan Dokumen Prakualifikasi,  Panitia memberikan penjelasan  secara rinci 
kepada peserta lelang tentang pekerjaan yang akan dilaksanakan sesuai dokumen 
penyedia  barang/jasa  dan  membuat  Berita  Acara  penjelasan  apabila  ada 
koreksi/perubahan,  dimasukkan  dalam  Berita  Acara  sesuai  dengan  pasal  da  ayat 
Dokumen penyedia barang/jasa; 
6. Memasukkan Dokumen Penawaran,  Peserta  lelang  memasukkan  dokumen 
penawaran  daalm  sampul  tertutup,  sesuai  dengan  syarat­syarat  yang  telah 
ditentukan; 
7. Membuka dan Evaluasi Dokumen Penawaran,  Panitian  membuka  sampul 
Dokumen Penawaran dan meneliti dokumen penawaran; 
8. Klarifikasi dan Negosiasi Penawaran, Panitia melakukan klarifikasi dan negosiasi 
baik  teknis  maupun  harga  terhadap  penawaran  yang  diajukan  oleh  penyedia 
barang/jasa; 
9. Melaporkan dan Pengusulan Pemenang,  Panitia  meloporkan  hasil  proses  dan 
mengusulkan penyedia barang/jasa kepada Rektor; 
10. Pengeluaran SKPPBJ, Pengguna Barang/Jasa atau Pejabat sarana dan prasarana 
mengeluarkan Surat Keputusan Penunjukkan Penyedia Barang/Jasa (SKPPBJ); 
11. Penandatanganan Kontrak,  Penandatanganan  Perjanjian  Kerja  antara  Pejabat 
Sarana dan Prasarana sebagai Pengguna dan Pemenang lelang sebagai Penyedia 
Barang/Jasa; 
12. Membuat BA Serah Terima Lapangan dan SPMK, Pejabat Sarana dan Prasarana 
dan  Pemenang  Lelang  menandatangani  Berita  Acara  Serah  Terima  Lapangan
 (lokasi  yang  akan  dikerjakan)  dan  Pejabat  Sarana  dan  Prasarana  menyeluarkan 
surat  perintah  untuk  Penyedia  Jasa  agar  segera  melaksanakan  pekerjaan  (SPMK 
Berita  Acara  serah  terima  lapangan  hanya  untuk  pengadaan  penyedia  jasa 
konstruksi); 
13. Pelaksanaan Pekerjaan, Penyedia barang/jasa melaksanakan Pekerjaan di bawah 
pengawasan Panitia Pengawas dan Pemeriksa Bbarang/jasa; 
14. Pengawasan dan Pemeriksaan Pekerjaan,  Panitia  Pengawas  dan  Pemeriksa 
melakukan Pengawasan terhadap jalannya pekerjaan, sampai selesainya pekerjaan 
tersebut; 
15. Serah Terima Pekerjaan I,  Penyedia  Barang/Jasa  melaksanakan  pekerjaan 
sampai  selesai  100%,  dan  menyerahkan  kepada  Pejabat  Sarana  dan  Prasarana, 
sehingga hasil pekerjaan dapat dimanfaatkan sebagai mana mestinya. Khusus pada 
pengadaan  penyediaan  barang,  serah  terima  pekerjaan  ini  merupakan  langkah 
terakhir.  Masa  Pemeliharaan  barang  diwujudkan  dalam  surat  jaminan  (garansi) 
barang, yang waktunya tergantung jenis barang, sednag pada pengadaan penyedia 
jasa konstruksi masih ada langkah­langkah berikutnya;
16. Masa Pemeliharaan,  Penyedia  jasa  masih  bertanggung  jawab  terhadap 
pekerjaan  yang  dilaksanakan  selama  masa  pemeliharaan  yang  tercantum  dalam 
kontrak;
17. Pemeriksaaan Pekerjaan,  Panitia  Pengawas  dan  Pemeriksa  melakukan 
pemeriksanaan  dan  jika  tidak  ada  lagi  kerusakan­kerusakan  segera  membuat 
laporan telah selesainya masa pemeliharaan;
18. Serah Terima Pekerjaan ke II,  Setalah  selesainya  masa  pemeliharaan,  berarti 
telah  selesai  pula  tugas  penyedia  Konstruksi,  kemudian  menyerahkan  hasil 
pekerjaan yang kedua kalinya kepada Pejabat Sarana dan Prasarana.

14 
 Gambar 1.4. Proses pelelangan umum pascakualifikasi

PANITIA REKANAN PENGGUNA JASA REKTOR PANITIA

(Pejabat SdP/ Pejabat PEMERIKSA
Pembuat Komitmen

1. Mengundang  2. Pengambilan 
Calon Peserta  Dokumen 
Terpilih  Kulaifikasi 

3. Memasukan 
Dokumen 
Prakualifkasi 
4. Memeriksa 
Dokumen 
Prakualifkasi 

5. Penjelasan 
Dokumen  6. Memasukan 
Dokumen 
Prakualifikasi 
Penawaran 

7. Membuka 
dan Evaluasi 
Dokumen  9. Pengusulan  9a. Persetujuan 
Penawaran  Pemenang  Pemenang 
Lelang  Lelalng 

8. Klarifikasi dan Negosiasi 
Penawaran  10. Pengeluaran 
SKPPBJ 

11. Penandatanganan Kontrak 

12. Membuat BA Serah Terima 
Lapangan dan SPMK 

13. Pelaksanaan  14. Pengawasan 
Pekerjaan  Pekerjaan 

15. Serah Terima Pekerjaan I 

16. Masa 
Pemeliharaan  17. Pemeriksaan 
Pekerjaan 

18. Serah Terima Pekerjaan II 

Selesai 
Permintaan Barang

Pengertian 
Permintaan barang habis pakai maupun barang inventaris dari  unit kerja di lingkungan 
unit kerja  kantor pusat UB ke Direktorat Sarana dan Prasarana UB.

Porses dan Prosedur 

Diagram alir proses permintaan barang dapat dilihat pada Gambar 1.5

Penjelasan langkah­langkah
1. Mengajukan Surat Permintaan,  Pemohonl  dari  unit  kerja  mengajukan  surat 
permintaan barang ke DSP, dengan spesifikasi barang harus jelas dan lengkap;

2. Verifikasi Kelayakan,  DSP  melakukan  kelayakan  barang  yang  diminta  dan 

kesesuaian  permintaan  barang  analisa  teknis  yang  diajukan  unit  kerja.  Bila  hasil 
verifikasi  tidak  layak  maka  proses  selesai,  jika  layak  maka  proses  dilanjutkan  ke 
langkah berikutnya;

3. Cek Ketersediaan,  DSP  memeriksa  ketersidiaan  barang  tersebut  di  gudang 

persediaan  UB.  Bila  barang  tersedia  maka  dilanjutkan  ke  langkah  4,  jika  barang 
tidak tersedia maka dilanjutkan ke langkah 6;

4. Membuat DO (Devivery Order),  DSP  membuat  DO  jika  barang  tersebut  telah 
tersedia;

5. Mengambil Barang,  Pemohon  dari  unit  kerja  mengambil  barang  yang  diminta 
dengan  menunjukkan  DO.  Pengambilan  barang  dapat  dilakukan  di  gudang 
persediaan  maupun  di  DSP  sesuai  dengan  jenis  barang  yang  diminta  dan 
selanjutnya jenis barang dan jumlahnya dicatatkan pada Buku Induk Inventaris;

6. Survey dan Membuat RAB,  DSP melakukan survey harga barang yang diminta di 

pasaran dan menyusun Rencana Anggaran Biaya (RAB);

7. Verifikasi RAB,  Satuan  Audit  Internal  melakukan  verifikasi  RAB  yang  diajukan 
DSP;

8. Persetujuan RAB,  Hasil verifikasi RAB dari SAI kemudian diajukan persetujuannya 

kepada Bagian Keuangan;

9. Melaksanakan Pengadaan Penyedia barang,  Panitia  Pengadaan  melakukan 

proses pengadaan barang dengan metode menyesuaikan nilai barang;

10. Membuat DO, Lihat langkah 4;

11. Mengambil Barang,  Lihat langkah 5.

16
 Gambar 1.5. Diagram alir proses permintaan barang

UNIT KERJA DSP SATUAN AUDIT BAGIAN PANITIA

PEMOHON INTERNAL KEUANGAN PENGADAAN

BAGIAN GUDANG DIR­DSP

1. Mengajukan 
Surat  2. Verifikasi Kelayakan 
Permohonan 

Tdiak layak 

Selesai 

3. Cek 
Ketersediaan  Tidak Ada 
Barang 

Ada 

4. Membuat DO 

5. Mengambil 
Barang 

6. Survey dan 
Membuat RAB 
7. Verifikasi  8. Menyetujui  9. 
Selesai  RAB  RAB  Melaksanakan 
Pengadaan 
Penyedia 
barang 

10. Mengeluarkan DO 

5. Mengambil 
Barang 

Selesai 
P
P R
R O
O S
S E
E D
D U
U R O
O P
P E
E R
R A
A S
S II O
O N
N A
A L S
S T
T A
A N
N D
D A
A R 
P
P E
E M
M E
E L
L II H
H A
A R
R A
A A
A N A
A S
S E
E T 

U
U n
n ii v
v e
e rr ss ii tt a
a s B
B rr a
a w
w ii jj a
a y
y a
a 

Departemen Pendidikan Nasional

UNIVERSITAS BRAWIJAYA
18 
II. PEMELIHARAAN ASET
Pemeliharaan dan Perbaikan Gedung dan Prasarana Umum
Pengertian 
Pemeliharaan  dan  perbaikan  gedung  dibatasi  pada  gedung­gedung  yang  menjadi 
tanggung jawab universitas, seperti Gedung Kantor Pusat, Perpustakaan dan Gedung 
Ruang Kuliah Bersama, sedang prasarana umum meliputi, pos satpam, jalan, trotoar, 
saluran air hujan, pagar dan lampu penerangan jalan.

Proses dan Prosedur 

Diagram Alir  Proses dan Prosedur Pemeliharaan, Perbaikan  Gedung dan Prasarana 
Umum pada Gambar 2.1.

Penjelasan Langkah­Langkah
2. Mengajukan Surat Permohonan,  Pemohon  dari  unit  kerja  membuat  surat 
permohonan yang ditujukan kepada Rektor;
3. Mengecek Alokasi dana,  Atas  dasar  deposisi  Rektor, Direktorat  SP  mengecek 
alokasi dana untuk memperbaiki atau memelihara  gedung/prasarana  umum yang 
diajukan;
4. Disoposisi Cek Lapangan,  Apabila  alokasi  dana  tersedia,  maka  Direktur  SP 
mengeluarkan  disposisi  untuk  cek  lapangan.  Cek  dan  survey  lapangan 
dimaksudkan  untuk  mengetahui  kondisi  sebenarnya  terkait  dengan  jenis 
permohonan yang diajukan;
5. Cek Lapangan dan Menyusun RAB,  Sub  Bagian  Prasarana  melakukan  cek 
lapangan kemudian menggambar rencana perbaikan dan menghitung RAB;
6. Verifikasi RAB,  SAI  melakukan  verifikasi  terhadap  harga  satuan  bahan  yang 
telah disusun (RAB);
7. Memberikan Persetujuan,  Bagian  Keuangan  memberikan  persetujuan  terhadap 
RAB hasil verifikasi;
8. Melaksanakan Kegiatan,  Sub  bagian  Prasarana  melaksanakan  kegiatan 
pemeliharaan/perbaikan  secara  langsung  atau  dengan  cara  pengadaan  penyedia 
jasa pemborongan.

19
 Gambar 2.1. Diagram alir proses pemeliharaan gedung dan prasarana umum 

UNIT KERJA DSP REKTOR SATUAN AUDIT BAGIAN

PEMOHON INTERNAL KEUANGAN

BAGIAN PRASANA DIR­DSP

1. Mengajukan 
Surat  2. Mengecek 
Permohonan  Alokasi Dana 

­Rehab Ringan 
­Rehab Sedang 
­Rehab Berat 
3. Disposisi 
4. Cek  Cek  Lapangan
Lapangan & 
Menyusun 
RAB 

5. Verifikasi  6. 
RAB  Memberikan 
Persetujuan 

7. 
Melaksanakan 
Kegiatan 

Selesai 
Pemeliharaan Kendaraan Dinas di UB
Pengertian 
Pemeliharaan kendaraan dinas di UB adalah aktifitas proses pemeliharaan kendaraan 
dalam  upaya  selalu  pada  kondisi  kendaraan  yang  prima  untuk  menunjang  kegiatan 
kedinasan di lingkungan UB.

Proses dan Prosedur 

Diagram Alir  Proses dan Prosedur Pemeliharaan, Kendaraan Dinas  pada Gambar 2.1.

Penjelasan Langkah­Langkah
1. Membuat Surat Permohonan,  Pemohon  dari  unit  kerja  membuat  surat 
permohonan yang ditujukan kepada Bagian Pemeliharaan dilampiri fotokopi STNK;
2. Cek Kondisi Kendaraan,  Bagian  Pemeliharaan  UB  melakukan  cek  kondisi 
kendaraan kerusakan  yang  terjadi  atau  kondisi  yang  mengharuskan  berada  pada 
kondisi ringan, sedang dan berat;
3. Melaksanakan Pemeliharaan/Perbaikan Ringan,  Pemeliharaan  yang  meliputi 
(ganti olie mesin, olie gardan, olie persneleng, olie transmisi, grease, tambah accu, 
minyak rem, ganti olie power steering, semprot filter dan ganti filter solar, filter olie 
dan filter udara) jangka waktu pemeliharaan dilakukan 5  kali dalam setahun atau 
capaian jumlah kilometer yang mensyaratkan.
4. Melaksanakan Pemeliharaan/Perbaikan Sedang,  Pemeliharaan  yang  meliputi 
(tune  up,  service  rem,  service  radiator,  ganti  lager  roda,  ganti  kampas  rem, 
perbaikan  kabel  lampu,  ganti  van  belt,  perbaikan  dynamo  isi,  dynamo  stater, 
service compresor, service blower, spooring, balance ban dan service bosh pump) 
jangka waktu pemeliharaan dilakukan 2­3   kali dalam setahun.
5. Melaksanakan Pemeliharaan/Perbaikan Berat,  (  ganti  kampas  kopling,  ganti 
timing belt, pengecatan, skur klep, ganti per seker, ganti master rem) jangka waktu 
pemeliharaan dilakukan setiap 5 tahun sekali.
6. Menyusun RAB dan Meminta Persetujuan,  Bagian  Pemeliharaan  menyusun 
RAB dan meminta disposisi pada pimpinan yang berwenang.
7. Persetujuan RAB, Pemohon melakukan persetujuan ke Bagian Keuangan.
8. Melaksanakan Kegiatan Pemeliharaan,  Pemohon  mengirimkan  kendaraan  ke 
bengkel yang dipercaya selama ini yang melakukan perawataan
 Gambar 2.1. Diagram alir proses pemeliharaan kendaraan dinas

DSP BAGIAN KEUANGAN

UNIT KERJA
PEMOHON
SubBAg DIR­DSP
Pemeliharaan

1. Mengajukan 
Surat 
Permohonan 

2. Cek Kondisi 
Kendaraan 

3. Melaksanakan 
Pemeliharaan 
Ringan 

4. Melaksanakan  6. Menyusun RAB dan  7. Menyetujui 

Pemeliharaan  Meminta Disposisi RAB 
Sedang 

5. Melaksanakan 
Pemeliharaan 
Berat 

8. Melaksanakan 
Kegiatan 

Selesai 

22 
P
P R
R O
O S
S E
E D
D U
U R O
O P
P E
E R
R A
A S
S II O
O N
N A
A L S
S T
T A
A N
N D
D A
A R 
II N
N V
V E
E N
N T
T A
A R
R II S
S A
A S
S I D
D AA N 
PP E
E N
N G
G H
H A
A PP U
U SS A
A N A A S
S E
E T 

U
U n
n ii v
v e
e rr ss ii tt a
a s B
B rr a
a w
w ii jj a
a y
y a
a 

Departemen Pendidikan Nasional

UNIVERSITAS BRAWIJAYA
III. INVENTARISASI DAN PENGHAPUSAN ASET
3.1. Penghapusan Barang Inventaris Berupa Bangunan Gedung
Pengertian 
Penghapusan barang inventaris berupa bangunan gedung adalah menghapus barang 
inventrais  berupa  bangunan  gedung  dari  dafar  Buku  Induk  Inventaris  milik  negara  di 
Uversitas Brawijaya

Proses dan Prosedur 

Diagram Alir  Proses dan Prosedur dapat dilihat  pada Gambar 3.1.

Penjelasan Langkah­Langkah
1. Mengajukan permohonan penghapusan,  unit  kerja  mengajukan  permohonan 
penghapusan bangunan gedung kepada Rektor;
2. Disposisi Cek Bangunan, Rektor mendisposisi pengecekan bangunan yeng akan 
akan dihapus kepada DS&P.
3. Cek bangunan Gedung dan Membuat Panitia Peneliti,  Direktur S&P membuat 
usulan Panitia Penghapusan Bangunan Gedung.
4. Menerbitkan SK Panitia Penliti,  Rektor  menerbitkan  SK  Panitia  Penelitian 
Penghapusan barang inventaris berupa bangunan gedung.
5. Meneliti dan Membuat BAP,  Pabitia Penelitian Penghapusan Barang Inventaris 
berupa bangunan gedung, meneliti dan membuat Berita Acara Penelitian (BAP).
6. Mengajukan Usulan Penghapusan,  Rektor  mengajukan  usulan  penghapusan 
barang inventaris berupa bangunnan gedung kepada Dinas Kimpraswil Jatim.
7. Meneliti dan Mengeluarkan Surat Rekomendasi,  Dinas  Kimpraswil  Jatim 
meneliti kondisi bangunan gedung yang disulkan akan dihapus dan mengeluarkan 
surat rekomendasi atas kelayakan bangunan gedung yang dihapus.
8. Mengusulkan Penghapusan,  Rektor  mengajukan  usulan  penghapusan  ke 
Direktorat  Jendral Anggaran  (DJA)  Jatim  dilampiri Surat  Rekomendasi  dari  Dinas 
Kimpraswil.
9. Meneliti dan Mengeluarkan Surat Rekomendasi,  DJA  Jatim  meneliti  dan 
mengeluarkan  Surat  Rekomendasi  Penghapusan  Barang  Inventaris  berupa 
bangunan gedung.
10. Mengusulkan Penghapusan,  Rektor  mengusulkan  penghapusan  barang 
inventaris berupa bangunan gedung kepada Menteri Pendidikan Nasional.
11. Menerbitkan SK Penghapusan,  Menteri  Pendidikan  Nasional  menerbitkan  SK 
Penghapusan Barang Inventaris Berupa Bangunan Gedung.
12. Membentuk Panitia Lelang/Penjualan,  Rektor  membentuk  Pantia 
Pelengan/Penjualan Barang Inventaris Berupa Bangunan Gedung.
13. Membuat Harga Limit,  Panitia  Penjualan  membuat  harga  limit  dan  melaporkan 
kepada Rektor.
14. Mengajukan Pelaksanaan Lelang/Penjualan,  Rektor  mengajukan  pelaksanaan 
lelang/penjualan  barang  inventaris  berupa  bangunan  gedung  kepada  Pejabat 
Lelang.
15. Menentukan Jadwal Lelang/Penjualan,  Pejabat  lelang  meneliti  bangunan 
gedung  milik  negara  yang  akan  dilelangkan  dan  menentukan  jadwal 
lelang/penjualan.

24
16. Membuat Pengumuman Lelang/Penjualan,  Rektor  membuat  pengumuman 
lelang/penjualan  yang  berisi  tanggal  dan  tempat  pendaftaran  peserta  maupun 
pelaksanaannya.
17. Melaksanakan Lelalng/Penjualan,  Pejabat  lelang  bersama  Panitia  Penjualan 
melakukan penjualan barang inventaris melalui pelelangan umum.
18. Membongkar dan Mengambil Barang,  Pemenang  lelang  membongkar  dan 
mengangkut  bongkaran  bangunan  gedung  sesuai  dengan  ketentuan  lelang  dari 
Unit  Kerja  dengan  menunjukkan  bukti  pembayaran  yang  sah  dan  surat  bukti 
sebagai pemenang lelang.
19. Mengurangkan dari Daftar Buku Induk Barang Inventaris,  Unit  kerja  tempat 
bangunan  gedung  yang  dilelang  mengurangkan  dari  Daftar  Buku  Induk  Barang 
Inventaris dan KIB bangunan gedung.
20. Mengurangkan dari Daftar Buku Induk Barang Inventaris,  Pengurus  barang 
DS&P  mengurangkan  barang  inventaris  berupa  bangunan  gedung  yang  akan 
dihapus dari Daftar Buku Induk Barang Inventaris dan KIB bangunan gedung.
21. Membuat Laporan Pelaksanaan, Rektor membuat laporan penghapusan barang 
inventaris bangunan gedung ke Menteri Pendidikan Nasional.
22. Membuat Laporan Pelaksanaan,  Menteri  Pendidikan  Nasional  menerima 
Laporan  Pelaksanaan  Lelang/Penjualan  Barang  Inventarsi  berupa  Bangunan 
Gedung Milik Negara.

25
 Gambar 3.1. Diagram alir proses penghapusan barang inventaris bangunan gedung

Pemenang  DS&P  Panitia  Panitia  Dinas 

Lelang  Unit Kerja  Pengurus  Seksi IP  Subdit  Direktur  Rektor  Peneliti  Lelang  Kimpraswil  KPPLN  DJA  Depdiknas 
Barang  Sarana  S&P  Jatim 

1. 
Mengajukan  2. Disposisi 
permohonan  Cek 
penghapusan  Bangunan 

3. Membuat 
usulan panitia 
penelitian  5. Meneliti & 
Membuat 
4.  BAB 
Menerbitkan 
SK Panitia 
Penelitiaan 

6.  7. Meneliti & 
Mengajukan  Mengeluarkan 
usulan  Rekomendasi 
penghapusan 

9. Meneliti& 
8.  mengeluarkan 
Mengajukan  rekomendasi 
usulan 
penghapusan 

11. 
10.  Menerbitkan 
Mengusulkan  SK 
penghapusan  Penghapusan 

12. Memben­  13. Membuat 

tuk  Paniitia  harga limit & 
Lelang/Penju  melaporkan 
alan 
Pemenang  DS&P  Panitia  Panitia  Dinas 
Lelang  Unit Kerja  Pengurus  Seksi IP  Subdit  Direktur  Rektor  Peneliti  Lelang  Kimpraswil  KPPLN  DJA  Depdiknas 
Barang  Sarana  S&P  Jatim 

14.  13. Membuat 

Mengajukan  Harga Limit 
pelaksanaan  dan Melapor 
Lelang 

15. Meneliti & 
menetapkan 
Waktu Lelang 

16. Membuat  17. 

Pengumuman  Melaksana­ 
Lelang  kan Lalang/ 
Penjualan 

2. 
Membongkar 
& 
Mengangkut 
22. Menerima 
19.  20.  21. Membuat  Laporan 
Mengurang­  Mengurang­  Laporan  Pelaksanaan 
kan dari BIBI  kan dari BIBI  Pelaksanaan  Lelang/ 
dan KIB  dan KIB  Lelang  Penjualan 

Selesai

27 
Penghapusan Barang Inventaris Berupa Kendaraan Bermotor
Pengertian 
Penghapusan  barang  inventaris  berupa  kendaraan  bermotor  adalah  menghapus 
barang  inventrais  berupa  kendaraan  bermotor    dari  dafar  Buku  Induk  Inventaris  milik 
negara di Uversitas Brawijaya

Proses dan Prosedur 

Diagram Alir  Proses dan Prosedur dapat dilihat  pada Gambar 3.2.

Penjelasan Langkah­Langkah
1. Rekap Usulan Penghapusan;  Seksi  Inventraisasi  dan  Penghapusan  merekap 
usulan  penghapusan  barang  pengembalian  berupa  kendaraan  bermotor  yang 
rusak dan tidak dipakai lagi dari unit kerja di lingkungan Universitas Brawijaya;
2. Mengusulkan Panitia Peneliti,  Direktur  S&P  membuat  usulan  Panitia 
Penghapusan  barang Inventaris berupa kendaraan bermotor;
3. Menerbitkan SK Panitia Penliti,  Rektor  menerbitkan  SK  Panitia  Penelitian 
Penghapusan barang inventaris berupa kendaraan bermotor;
4. Meneliti dan Membuat BAP,  Pabitia Penelitian Penghapusan Barang Inventaris 
berupa kendaraan bermotor, meneliti dan membuat Berita Acara Penelitian (BAP).
5. Mengajukan Usulan Penghapusan,  Rektor  mengajukan  usulan  penghapusan 
barang inventaris berupa kendaraan bermotor kepada Dinas Perhubungan Jatim.
6. Meneliti dan Mengeluarkan Surat Rekomendasi,  Dinas  Perhubungan  Jatim 
meneliti  kondisi  kendaraan  bermotor  yang  diusulkan  dihapus  dan  mengeluarkan 
surat rekomendasi atas kelayakan kendaraan bermotor  yang akan dihapus.
7. Mengusulkan Penghapusan,  Rektor  mengajukan  usulan  penghapusan  ke 
Direktorat  Jendral  Anggaran  (DJA)  Jatim  dilampiri  dengan  Berita  Acara  (BA) 
Penelitian  dari  Panitia  Penelitian  Penghapusan  UB  dan  Surat  Rekomendasi  dari 
Dinas Perhubungan Jatim.
8. Meneliti dan Mengeluarkan Surat Rekomendasi,  DJA  Jatim  meneliti  dan 
mengeluarkan  Surat  Rekomendasi  Penghapusan  Barang  Inventaris  berupa 
kendaraan bermotor.
9. Mengusulkan Penghapusan,  Rektor  mengusulkan  penghapusan  barang 
inventaris berupa kendaraan bermotor kepada Menteri Pendidikan Nasional.
10. Membentuk Panitia Lelang/Penjualan,  Rektor  membentuk  Pantia 
Pelengan/Penjualan Barang Inventaris Berupa kendaraan berrmotor.
11. Membuat Harga Limit,  Panitia  Penjualan  membuat  harga  limit  dan  melaporkan 
kepada Rektor.
12. Mengajukan Pelaksanaan Lelang/Penjualan,  Rektor  mengajukan  pelaksanaan 
lelang/penjualan  barang  inventaris  berupa  kendaraan  bermotor  kepada  Pejabat 
Lelang.
13. Meneliti dan Menentukan Jadwal Lelang/Penjualan,  Pejabat  lelang  meneliti 
barang  milik  negara  yang  akan  dilelangkan  dan  menentukan  jadwal  pelaksanaan 
lelang/penjualan.
14. Membuat Pengumuman Lelang/Penjualan,  Rektor  membuat  pengumuman 
lelang/penjualan  yang  berisi  tanggal  dan  tempat  pendaftaran  peserta  maupun 
pelaksanaannya.
15. Melaksanakan Lelalng/Penjualan,  Pejabat  lelang  bersama  Panitia  Penjualan 
melakukan penjualan barang inventaris melalui pelelangan umum.
16. Mengambil Barang,  Pemenang  lelang  mengambil  barang  berupa  kendaraan 
bermotor,  STNK,  BPKB  dan  Surat  Keterangan  untuk  mengurus  balik  nama 
kendaraan  di  Gudang  UB  dan  atau  di  Unit  Kerja,  dengan  menunjukkan  bukti 
pembayaran yang sah dan surat bukti pemenang lelang.
17. Mengeluarkan Barang dan Mengurangkan dari Daftar Barang Titipan,  Unit 
kerja  tempat  kendaraan  bermotor    yang  dilelang  mengeluarkan  barang  dan 
mengurangkan dari Daftar Barang Titipan.
18. Mengurangkan dari Daftar Buku Induk Barang Inventaris,  Pengurus  barang 
DS&P  mengurangkan  barang  inventaris  berupa  kendaraan  bermotor    yang  akan 
dihapus dari Daftar Buku Induk Barang Inventaris.
19. Membuat Laporan Lelang/Penjualan,  Rektor  membuat  laporan  penghapusan 
barang inventaris kendaraan bermotor ke Menteri Pendidikan Nasional.
20. Meneerima Laporan Pelaksanaan Lelang/Penjualan,  Menteri  Pendidikan 
Nasional  menerima  Laporan  Pelaksanaan  Lelang/Penjualan  Barang  Inventarsi 
berupa kendaraan bermotor.

29
 Gambar 3.2. Diagram alir proses penghapusan barang inventaris kendaraan bermotor

Pemenang  DS&P  Panitia  Panitia  Dinas 

Lelang  Unit Kerja  Gudang  Pengurus  Subdit  Direktur  Rektor  Peneliti  Lelang  Perhubungan  KPPLN  DJA  Depdiknas 
Barang  Sarana  S&P  Jatim 

1. Rekap  2.  3.  4. Meneliti 

Usulan  Mengusulkan  Menerbitkan  dan Membuat 
penghapusan  Panitia  SK Panitia  BAP 
Peneliti  Peneliti 

5.  6. Meneliti & 
Mengajukan  Mengeluarkan 
Usulan  Surat 
Penghapusan  Rekomnedasi 

7.  8. Meneliti & 
Mengajukan  Menerbitkan 
Usulan  Rekomnedasi 
Penghapusan 

9. 
Mengusulkan  10. 
Penghapusan  Menerbitkan 
SK 
Penghapusan 

11. 
Membentuk  12. Membuat 
Panitia Lelang  harga limit 
Pemenang  DS&P  Panitia  Panitia  Dinas 
Lelang  Unit Kerja  Gudang  Pengurus  Subdit  Direktur  Rektor  Peneliti  Lelang  Perhubungan  KPPLN  DJA  Depdiknas 
Barang  Sarana  S&P  Jatim 

13. 
Mengajukan  12. Membuat 
pelaksanaan  harga limit 
Lelang 

14. Meneliti & 
menetapkan 
Waktu Lelang 

15. Membuat 
Pengumuman 
Lelang 

17.  16. Melaksana­kan Lalang/ 

Mengambil  Penjualan 
Barang 

21. Menerima 
Laporan 
18. Mengeluarkan barang  19.  20. Membuat Laporan  Pelaksanaan 
dan mengurangkan pada  Mengurang­  Pelaksanaan Lelang  Lelang/ 
daftar titipan barang  kan pada BIBI  Penjualan 

Selesai

31