Penyimpanan Dan Distribusi

Keywodrs : Tujuan & keuntungan penyimpanan; Jenis gudang; Adminitrasi

penyimpanan; Tujuan distribusi obat; Sistem distribusi obat di RS.

Penyimpanan

Kegiatan distribusi terdiri dari menerima, menyimpan, mengeluarkan dan

menyampaikan/ menyalurkan barang kepada pemakai/ unit yang membutuhkan dengan

cara yang aman, cepat dan ekonomis.

Penyimpanan merupakan fungsi dala manajemen logistik farmasi yang sangat

menentukan kelancaran pendistribusian serta tingkat keberhasilan dari manajemen

logistik farmasi dalam mencapai tujuannya.

Penyimpanan perbekalan farmasi diatur dan dikelola di bawah pengawasan atau tanggung

jawab dari bagian sehingga perlu dibuat sistem dan prosedur kerja penyimpanan.

Tujuan penyimpanan barang farmasi adalah :

1. Mempermudah pencarian obat di gudang

kemudahan dalam menangani dan menempatkan barang sehingga mudah untuk

menemukannya kembali, mengambilnya, mengetahui jumlah persediaan dan dapat

dilakukan dengan cepat

2. Mempermudah stock opname

murah dalam hal biaya yang dikeluarkan untuk menanginya, mencari dan menghitung

jumlah persediaan serta biaya pengamanan dan pengawasannya

3. Mencegah kehilangan obat

Menghindari dari kehilangan karena pencurian (oleh orang luar maupun pegawai

sendiri), dimakan serangga, hilang sendiri (susut, menguap) serta menghindari dari

kerusakan akibat barang itu sendiri rusak, barang tersebut merusak barang lain dan

barang tersebut merusak lingkungan (polusi)

4. Mempertahankan mutu obat dari kerusakan akibat penyimpanan yang tidak baik

Artinya kualitas barang dapat dipertahankan dalam hal ini barang tidak berubah

warnanya, baunya, sifatnya, khasiatnya, dll

5. Tercapainya 5 tepat tujan perbekalan

a. ketepatan barang yang disampaikan (jumlah dan jenis)

b. ketepatan tempat penyampainnya

c. ketepatan waktu penyampaiannya

d. ketepatan kondisi barang yang disampaikan

e. ketepatan nilai barang yang disampaikan (harga)

Penyimpanan sebagai jantng manajemen logistik, karena sangat menentukan kelancaran

pendistribusian.

Beberapa keuntungan melakukan penyimpanan adalah :

1. Untuk mengantisipasi keadaan yang fluktuatif, karena sering terjadinya kesulitan

memperkirakan kebutuhan secara tepat dan akurat.

2. Untuk menghindari kekosongan bahan (out of stock)

3. Untuk menghemat biaya, serta mengantisipasi fluktasi kenaikan harga bahan

4. Untuk menjaga agar kualitas bahan tetap dalam keadaan siap pakai
5. Untuk mempercepat pendistribusian

Untuk memudahkan dalam penyimpanan, penyusunan, pencarian dan penyaluran obat :

a. Pengaturan tata usaha dapat memakai sistem ars garis lurus (I), arus U ata arus L

b. Obat disusun dalam rak, cantumkan nama obat pada rak yang diberi kode dan

pisahkan obat dalam dengan obat dengan pemakaian luar

c. Obat narkotik dan obat yang berjumlah sedikit tapi mahal  lemari khusus

d. Obat yang dapat dipengaruhi oleh temperatur, udara, cahaya/ panas dan kontaminasi

bakteri disimpan pada tempat yang sesuai

e. Obat yang mempunyai tanggal kaduluarsa lebih awal diletakkan didepan dan

digunakan lebih dulu

f. Letakkan obat lama di depan dan yang baru diterima dibelakang

Gambar Jenis Denah Gudang

Jenis gudang dibagi berdasarkan :

a. Bentuk

 Gudang terbuka : lapangan terbuka yang permukaannya diratakan dengan/ tanpa

pengerasan

 Gudang semi tertutup : bangunan beratap tanpa dinding untuk menyimpan barang

yang butuh pertukaran udara maksimum dan tidak perlu perlindungan lengkap

terhadap udara
  Gudang tertutup : ruang penyimpanan dalam suatu bangunan beratap dinding

samping dan dinding ujung

b. Jenis

 Gudang transit : menyimpan sesaat dalam proses distribusi

 Gudang seba guna : menyimpan semua jenis barang

 Gudang pendingin : menyimpan barang dengan suhu optial < 150 C

 Gudang penyimpanan tahan api/ panas : menyimpan barang yang mudah meledak

 Gudang kedap udara : gudang didinginkan dengan dara segar agar barang yang

disimpan menjadi tahan lama

Hal-hal yang harus dipertahankan dari gudang adalah mengenai :

 Lokasi gudang

1. Aksebilitas, artinya mudah dijangkau oleh seluruh bagian di rumah sakit tanpa

mengganggu kenyamanan pelayanan yang diberikan oleh rumah sakit

2. Utilitas, sesuai dengan kegunaannya dalam penyimpanan barang farmasi, seperti

gudang pendingin untuk tempat penyimpanan barang farmasi yang disimpan pada

temperatur dibawah suhu kamar

3. Komunikasi, mempermudah alur distribusi barang farmasi ke bagian-bagian yang

terkait di rumah sakit

4. Mampu menampung barang yang disimpan

5. Keamanan terjamin

6. Infra struktur (prasarana) yang hars dimiliki oleh sebuah gudang sebagai penunjang

utama terselenggarannya suatu proses penyimpanan, seperti jalan atau transportasi

 Desain Gdang

1. Keleluasaan / keudahan dalam bergerak

2. Sirkulasi udara

3. Penggunaan palet

4. Kemudahan perawatan

5. Pengaturan stok secara sistematis

6. Tempat penyimpanan dingin

7. Pemadam kebakaran

 Pengelompokkan jenis barang berdasarkan :

1. kelompok pelayanan, misalnya barang frmasi untuk kebutuhan laboratoriu,

radiologi dan sebagainya

2. kondisi yang diperlukan untuk menjaga kualitas, seperti perlunya ruangan

pendingin untuk obat-obatan dalam bentuk injeksi

3. ukuran berat, umumnya penyimpanan barang yang bersifat lebih berat diletakkan

dibagian paling bawah untuk kestabilan dalam penyusunan barang atau diletakkan

dekat pintu keluar dari gudang untuk memudahkan pada saat pengambilan

4. ukuran volume

5. Fast atau slow moving untuk barang-barang farmasi yang sifatnya cepat dalam

penyaluran harus diletakkan dibagian terdepan atau dekat pintu untuk

memudahkan dalam pencarian dan pengambilan

6. Abjad dilakukan apabila penyusunan barang telah dilakukan berdasrkan ukuran

dan kebutuhan terlebih dahul

 7. First In First Out, umumnya tidak berlaku bagi barang farmasi yang memiliki

masa kadaluarsa

 Prosedur penyimpanan

Umumnya prosedur penyimpanan ini dilakukan dengan memperhatikan syarat

penyimpanan dari suatu barang farmasi yang dikeluarkan oleh prodsen barang

tersebut, seperti barang harus disimpan pada suhu kamar, suhu dingin dan tahan panas

selain itu khusus dalam penyimpanan obat-obatan narkotik dan barang farmasi yang

mempunyai nilai investasi tinggi (mahal) hars menggunakan lemari khusus dan

terkunci

 Pemakaian Alat Bantu

Alat Bantu ini digunakan untuk memudahkan dalam transportasi barang farmasi dari

pemasok/ supplier ke gudang dan pendistribusian suatu barang farmasi dari gudang

ke unit pelayanan, Adapun yang biasa digunakan adalah kereta dorong/ troley, ban

berjalan, lift barang otomatis.

Adminitrasi Penyimpanan Barang

Untuk adminitrasi penyimpanan barang, sekurang-kurangnya harus mempunyai :

 Buku harian penerimaan barang

Memuat semua catatan penerimaan barang baik mengenai data barang-barangnya

maupun catatan dokumen barang tersebut

 Buku harian pengeluaran barang

Memuat semua catatan mengenai data barang-barang maupun catatan barang-barang

tersebut

 Kartu induk persediaan barang

Memuat catatan penerimaan dan pengeluaran barang berdasarkan dokumen

penerimaan dan dokumen pengeluaran

 Kartu persediaan barang

Memuat catatan penerimaan dan pengeluaran barang sesuai dengan yang tercantum

dalam dokuemn penerimaan dan dokumen pengeluaran barang

Kegunaan kartu persediaan :

1. untuk pertanggungjawaban Bendaharawan barang/ Kepala Gudang
2. sebagai lat kontrol bagi Bendaharwan barang/ Kepala Gudang
3. untuk mengetahui dengan cepat julah persediaan barang
4. sebagai alat pembantu kontrol
 kartu barang
kartu barang merupakan dokumen pencatatan penerimaan dan pengeluaran barang
sesuai dengan yang tercantm penerimaan dan dokmen pengeluaran dokumen
pengeluaran barang. Kartu tersebut diletakkan pada tempat penyimpanan barang-
barang yang bersangkutan atau ditempat yang sedekat mungkin dengan penyimpanan
barang tersebut.
Kegunaan kartu barang :
1. untuk mengetahui dengan cepat banyaknya barang tersebut
2. sebagai alat pembantu kontrol bagi bendaharwan barang/ kepala gudang
 Denah lokasi barang
Yang menunjukkan dengan jelas tempat-tempat penyimpanan barang, letak gang,
pintu dan jendela di dalam gudang, tempat alat pemadam kebakaran dsb sehingga
barang mdah dicari, diambil, dikeluarkan, diawasi dan diamankan.
 Kartu lokasi barang
Karu yang menunjukkan tempat penyimpanan barang dan bersama-sama dengan
denah lokasi merupakan sarana yang memudahkan pencarian lokasi barang
 Buku katalog persediaan
Merupakan dokumen pencatatan yang memuat kode dari setiap barang persediaan
yang berada digudang

DISTRIBUSI
Distribusi barang farmasi merupakan salah satu fungsi dalam siklus logistik farasi,
diana dilakukan kegiatan pengurusan, penyelenggaraan dan pengaturan pemindahan
barang farmasi dan tempat penyimpanan ke tempat pemakai / user sehingga
menjamin kelancaran pelayanan farmasi yang bermutu dan pada akhirnya dapat
menentukan keberhasilan dari terapi yang diberikan.
Adapun prinsip dari pendistribusian barang farmasi adalah barang farmasi yang
diperlukan harus selalu tersedia saat diperlukan.
Tjuan distribusi obat :
1. mendekatkan obat kepada pemakai/ pasien
2. mudah diperoleh/ digunakan setiap saat sesuai kebuthan dengan biaya yang
ekonomis, aman dan tepat

Pendistribusian barang farmasi selain didasarkan kepada permintaan, dapat juga

dilaksanakan berdasarkan par level methode yaitu standarisasi jumlah barang farmasi
tertentu, menambah kembali tingkat persediaan sampai standar yang telah ditentukan
secara terjadwal, tanpa pengguna terakhir harus mengajukan permohonan sistem
pengisian kembali secara otomatis ini dapat mengurangi jumlah waktu yang
dihabiskan oleh tenaga yang sangat terlatih dan bergaji relatif lebih tinggi untuk
melakukan pemesanan dan menangani persediaan.
Pemulihan dan perencanaan sistem untuk pendistribusian barang farmasi di seluruh
rumah sakit dan untuk pengisian kembali stok persediaan di unit-unit pelayanan
merupakan fungsi penting dalam mengelola tingkat persediaan secara efektif.
Pemilihan sistem distribusi harus mempertimbangkan faktor, yang meliputi :
1. rancangan sistem yang ada dan seberapa baik sistem tersebut dapat berjalan
2. jumlah unit pelayanan dan lokasi penyimpanan
3. jumlah dan campuran persediaan di setiap unit pelayanan
4. simpanan persediaan yang ada dan penanganan persediaan
5. ruangan yang tersedia
6. hubungan fisik antar unit pelayanan
7. jalannya lalu lintas pendistribusian
8. biaya tenaga kerja untuk setiap area

menurut Jamie Kowalski, konsultan manajemen persediaan, terdapat beberapa langkah

untuk memilih, merencanakan dan melaksanakan sistem distribusi yaitu ;
1. menentukan tingkat persediaan untuk setiap pelayanan sebagai dasar indentifikasi
kesesuaian dan biaya dari persediaan saat ini maupun untuk fondasi guna menetapkan
target tingkat persediaan dan jumlah perputaran.
2. Identifikasi permintaan/ penggunaan untuk setiap unit pelayanan/ pengguna selama
satu periode 24 jam. Kebutuhan / permintaan dapat ditentukan dengan menggunakan
asumsi konsumsi sebenarnya untuk satu periode waktu, umumnya selama satu bulan.
Hasil yang diperoleh adalah berupa permintaan harian yang tinggi, rendah dan rata-
rata untuk setiap unit pelayanan.
3. Membuat daftar semua produk/ barang yang akan digunakan oleh setiap unit
pelayanan, meliputi informasi seperti : jumlah, sumber, uraian, unit pengeluaran,
biaya dan tingkat persediaan optimum.
4. Menentukan frekuensi pergantian persediaan yang sangat tergantng pada jenis sistem
yang dipilih dan target tingkat persediaan serta jumlah perputaran.
5. Identifikasi persyaratan fungsional dan spesifikasi yang diperlukan bagi semua kereta
bursa, apabila sistem tersebut dignakan, diantaranya ukuran kereta yang berbeda-beda
tergantung pada banyaknya barang dan frekuensi pengisian kembali.
6. Menentukan lokasi yang layak digunakan untuk persediaan di tempat unit pelayanan.
7. Menentukan waktu peninjauan, persediaan, pemesanan dan penyediaan kembali.
8. Menyusun sistem kertas kerja/ penyimpanan catatan yang sesuai, meliputi merancang
formulir, menyusun komunikasi sistem data dsbnya.
9. Membuat surat mekanisme untuk menelusuri permintaan persediaan yang tidak rutin/
acak yang terjadi di luar sistem dasar
10. Membuat suatu kebijaksanaan dan prosedr untuk menjamin bahwa tingkat persediaan
akan disesuaikan secara rutin untuk mengimbangi tuntutan perubahan.

Sistem pendistribusian obat di rumah sakit terdiri dari :

1. untuk pasien rawat jalan
2. untuk pasien rawat inap

Bentuk distribusi farmasi yang dilakukan di rumah sakit dapat berupa :

1. Sentralisasi
Pendistribusian dimana penyimpanan dan distribusi semua barang farmasi dipusatkan
di satu tempat. Selurh kebutuhan barang farmasi setiap unit pelayanan baik kebutuhan
individ maupun kebtuhan dasar ruangan dikirim langsung dari pusat pelayanan
farmasi tersebut.
2. Desentralisasi
Pendistribusian ini merupakan bentuk dimana pelayanan farmasi memiliki cabang/
depo di dekat unit pelayanan sehingga penyimpanan dan pendistribusian kebutuhan
barang farmasi unit pelayanan tersebut, baik untuk kebutuhan individu maupun
kebutuhan dasar ruangan tidak lagi dilayani dari pusat pelayanan farmasi. Sistem ini
banyak digunakan oleh rumah sakit dengan kapasitas pelayanan yang besar dan
memiliki area yang luas.

Sistem distribusi dari instalasi farmasi kepada pasien atau pengguna bersifat perpaduan
dari 3 sistem yaitu :
1. Resep individu
Pelaksanaannya pada pasien rawat jalan dan rawat inap. Dalam sistem ini kebutuhan
barang farmasi individu pasien tidak tersedia di ruang perawatan, melainkan harus
diambil/ ditebus di tempat pelayanan farmasi dengan membawa resep pengobatan.
 Keuntungan :
 Ada interaksi antara dokter, apoteker, perawat dan pasien
 Resep dapat dikaji dulu oleh apoteker
 Farmasi RS dapat membuat profil farmasi pasien
 Pengawasan persediaan obat lebih baik
Kerugian :
 Obat dapat terlambat sampai ke pasien
 Bila obat berlebih, pasien tetap harus membayar sesuai jumlah keseluruhan
 Meningkatkan kebutuhan tenaga pelaksana
2. Floor stock
Dalam sistem ini kebutuhan farmasi disimpan di ruang perawatan. Kebutuhan obat
langsung dapat dilayani oleh perawat tanpa harus menebus/ mengambil terlebih
dahulu dari tempat penyimpanan farmasi proses seperti sepenuhnya menjadi beban
pekerjaan perawat di ruangan.
Keuntungan :
 Obat tersedia cepat
 Pasien tidak perlu membayar obat yang berlebih
 Mengurangi kebutuhan tenaga pelaksanan dari farmasi
 Mengurangi jumlah permintaan/ pesanan obat ke bagian farmasi
Kerugian :
 Sering terjadi salah obat baik karena salah order oleh dokter, salah etiket maupun
salah peracikan obat, karena permintaan obat tidak ditinjau langsung oleh
apoteker
 butuh ruang penyimpnan yang luas di ruang perawatan
 kemungkinan obat hilang dan rusak sangat besar
 menambah beban kerja perawat
 kemungkinan kahilangan obat tinggi
3. unit dose
pemberian obat kepada pasien di ruangan, yang direncakan untuk 1 hari. dilaksanakan
pada pasien rawat inap. Sistem ini menyediakan kebutuhan barang farmasi untuk 24
jam di ruang perawatan, sisanya harus diambil/ ditebus ditempat pelayanan farmasi
dengan membawa resep pengobatan.
Keuntungan :
 Resep dikaji oleh apoteker
 Farmasi RS dapat membuat profil farmasi pasien secara lengkap
 Farmasi RS dapat melakukan theurapeutic drug monitor
 Interaksi farmasi RS dengan dokter dan perawat lebih intensif
 Pasien menerima layanan faramasi selama 24 jam per hari dan hanya membayar
obat yang dipakai
 Efisiensi ruang rawat dari penyimpanan obat
 Mengurangi penggunaan obat yang salah karena adanya pemeriksaan oleh
apoteker dan perawat
 Mengurangi kemungkinan kehilangan obat dan pemberian obat yang tidak perlu
Kerugian :
 Membutuhkan tenaga pelaksana farmasi yang lebih baik
 Biaya operasional lebih tinggi