KESUKSESAN DAN KEGAGALAN PENERAPAN SISTEM INFORMASI

Kegagalan Sistem Informasi

Kira-kira 75 persen dari keseluruhan implementasi sistem dapat dikatakan gagal. Meskipun sistem
informasi masih dalam proses pembuatan, namun sistem tersebut telah banyak menghabiskan waktu
dan uang, atau secara fungsional tidak cukup menutupi manfaat yang diharapkan.

Dalam beberapa sistem, hampir semua laporan yang disampaikan kepada manajemen tidak pernah
dibaca. Laporan-laporan dikatakan tidak bermanfaat dan hanya dipenuhi dengan ilustrasi grafik yang
tidak dapat dianalisis atau dijadikan pertimbangan dalam pengambilan keputusan. Sementara itu dalam
sistem lain yang telah diotomatisasi, tidak pernah disentuh karena datanya tidak dapat dipercaya.
Pemakai informasi secara terus menerus memperbaiki record secara manual. Kemudian dalam sistem
yang lain lagi, telah terjadi kesalahan karena keterlambatan dalam memproses data, biaya operasional
yang demikian besar atau, masalah-masalah pemrosesan data yang bersifat kronis.

Keseluruhan situasi sebagaimana yang telah digambarkan diatas memunculkan pertanyaan-pertanyaan

yang harus dicari penyebab kegagalannya.

Masalah Pokok Sistem Informasi

Masalah-masalah yang menyebabkan sistem informasi gagal disebabkan oleh banyak faktor. Masalah ini
bukan hanya karena faktor teknikal dari sistem informasi tetapi juga sebab yang bersifat non teknikal
yang kebanyakan berasal dari faktor-faktor organisasi. Faktor-faktor tersebut adalah:

1. Desain

Sistem informasi dikatakan gagal jika desainnya tidak cocok dengan struktur, budaya, dan tujuan
organisasi secara keseluruhan. Para teorisi manajemen dan organisasi memandang bahwa teknologi
sistem informasi sangat berhubungan erat dengan komponen organisasi seperti tugas-tugas, struktur,
orang-orang, dan budaya. Ketika seluruh komponen ini saling tergantung, perubahan yang terjadi pada
satu elemen akan mempengaruhi elemen lain. Dengan demikian maka tugas-tugas organisasi,
partisipan, struktur, dan budaya digabungkan dan terpengaruh ketika sistem informasi berubah, dengan
demikian, berarti mendesain sebuah sistem berarti mendesain kembali organisasi.

2. Data

Data dalam sistem informasi mempunyai tingkat ketidakakurasian dan konsistensi yang tinggi. Informasi
dalam bidang tertentu bahkan membingungkan, atau tidak ditujukan secara tepat untuk tujuan-tujuan
bisnis. Informasi yang dipersyaratkan dalam fungsi bisnis yang spesifik mungkin tidak dapat diakses
karena datanya tidak cocok.

3. Biaya

Beberapa sistem arahannya bagus, tetapi dalam implementasi dan pengoperasiannya memerlukan biaya
diatas anggaran. Sementara itu, dalam sistem yang lain memerlukan biaya yang mahal untuk
berfungsinya sistem tersebut. Dalam kasus semacam ini, pengeluaran yang demikian besar tidak dapat
dipertimbangkan semata-mata dari nilai bisnis yang ditampilkan oleh sistem informasi tersebut tetapi
juga harus diperhatikan manfaat secara keseluruhan.

4. Operasi

Sistem tidak akan berjalan dengan baik jika informasi tidak disediakan secara tepat waktu dan efisien
karena operasi komputer yang mengendalikan pemrosesan informasi tidak berjalan semestinya.
Pekerjaan-pekerjaan yang gagal sering mengakibatkan pengulangan-pengulangan atau penundaan dan
tidak dapat memenuhi jadwal penyampaian informasi. Sebuah sistem yang on-line secara operasional
dikatakan tidak cukup jika waktu responnya demikian lama.

Mengukur Kesuksesan Sistem

Banyak faktor yang dapat dijadikan ukuran keberhasilan penerapan suatu sistem. Faktor-faktor yang
dapat dipertimbangkan menurut Laudon adalah:

1. Sistem tersebut tingkat penggunaannya relatif tinggi yang diukur melalui polling terhadap
pengguna, pemanfaatan kuisioner, atau memonitor parameter seperti volume transaksi on-line.

2. Kepuasan para pengguna terhadap sistem yang diukur melalui kuisioner atau interview. Dalam
konteks ini dapat dimasukkan opini dari para pengguna tentang akurasi, ketepatan waktu, relevansi
informasi, kualitas pelayanan yang diberikan, dan jadwal operasi sangat menjadi penting. Hal lain yang
tidak kalah penting adalah sikap manajer terhadap bagaimana informasi yang diperlukan bisa
memuaskan serta opini para pengguna tentang bagaimana sistem dapat mencapai peningkatan
terhadap performance pekerjaan mereka.

3. Sikap yang menguntungkan para pengguna terhadap sistem informasi dan staff dari sistem
informasi.

4. Tujuan yang dicapai.

5. Imbal balik keuangan untuk organisasi, baik melalui pengurangan biaya atau peningkatan sales dan
profit.

Kelima ukuran tersebut dipertimbangkan menjadi limited value walaupun telah diambil keputusan untuk
mengembangkan sistem tertentu.

Penyebab Kesuksesan dan Kegagalan Sistem Informasi

Sistem informasi menjadi prioritas pertama untuk dikembangkan karena besarnya ketakutan-ketakutan
faktor internal atau institusional. Beberapa sistem gagal karena benturan diantara lingkungan atau
keadaan internal.

Ada beberapa alasan mengapa gagal. Beberapa studi telah menemukan bahwa dalam organisasi dengan
situasi dan lingkungan yang hampir sama, inovasi yang sama akan menghantarkan kesuksesan, namun
kegagalan unsur yang lain dalam organisasi merupakan menyebab kegagalan. Hal ini disebabkan karena
fokus penjelasan terdapat pada pola pengimplementasian yang berbeda.
Implementasi Konsep

Implementasi merujuk pada semua aktivitas organisasi yang ditujukan terhadap adopsi, manajemen,
dan inovasi rutin. Yang harus diyakini adalah organisasi harus memilih para pelaku dengan karakteristik
sosial yang cocok untuk kesuksesan inovasinya. Secara umum literatur yang berkaitan dengan hal ini
memfokuskan pada adaptasi tingkat awal dan inovasi dari manajemen.

Kelompok pemikiran yang lain dalam literatur implementasi memfokuskan pada strategi inovasi.
Terdapat beberapa contoh organisasi dimana tidak terdapat dukungan dari manajemen puncak untuk
proyek inovatif semenjak dari awal, dan pada saat yang sama tanpa dorongan yang kuat dari bawahan,
partisipasi dari pengguna akhir, sehingga proyek sistem informasi dapat saja gagal.

Pendekatan ketiga dari implementasi memfokuskan pada faktor-faktor yang menyebabkan perubahan
organisasi secara umum sebagai sesuatu yang berlebihan terhadap inovasi yang bersifat rutin dalam
jangka panjang.

Studi tentang proses implementasi telah menguji hubungan antara desainer suatu sistem informasi dan
pengguna pada tahap-tahap yang berbeda dalam pengembangan sistem. Studi memfokuskan pada isu
seperti:

• Konflik antara orientasi teknis / mesin dari spesialisasi sistem informasi dan pengguna yang
berorientasi pada bisnis atau organisasi.

• Dampak sistem informasi pada struktur organisasi, kelompok kerja dan perilaku.

• Aktivitas perencanaan dan pengembangan sistem informasi manajemen.

• Tingkat partisipasi pengguna dalam proses desain dan pengembangan sistem.

Penyebab Kesuksesan dan Kegagalan Implementasi

Riset tentang implementasi sistem informasi telah menunjukkan bahwa tidak ada satupun penjelasan
untuk kesuksesan dan kegagalan sistem. Begitu pula tentang rumus kesuksesan sistem informasi. Tidak
ada satupun rumus agar suatu sistem dapat berhasil. Namun begitu, riset telah menemukan bahwa
implementasi secara luas dapat ditentukan oleh faktor-faktor berikut:

1. Peran pengguna dalam proses implementasi.

2. Tingkat dukungan manajemen bagi upaya implementasi.

3. Tingkat kompleksitas dan risiko implementasi proyek.

4. Kualitas manajemen dalam proses imlementasi.

Keterlibatan dan pengaruh pengguna

Keterlibatan dalam desain dan operasi sistem informasi mempunya beberapa hasil yang positif.
Pertama, jika pengguna terlibat secara mendalam dalam desain sistem, ia akan memiliki kesempatan
untuk mengadopsi sistem menurut prioritas dan kebutuhan bisnis dam kebutuhan bisnis, dan lebih
banyak kesempatan untuk mengontrol hasil. Kedua, bagi pengguna berkecenderungan untuk lebih
bereaksi positif terhadap sistem karena mereka merupakan partisipan aktif dalam proses perubahan itu
sendiri.

Namun demikian, pengguna sering berpandangan sempit terhadap masalah yang perlu pemecahan dan
mungkin terlampau tinggi dalam melihat kesempatan dalam meningkatkan proses bisnis atau cara-cara
inovasi dalam menerapkan teknologi informasi.

Kesenjangan komunikasi antara pengguna dengan perancangan sistem informasi

Hubungan antara konsultan dengan klien secara tradisional merupakan bidang masalah dalam upaya
penerapan sistem informasi. Pengguna dan spesialis sistem informasi cenderung mempunyai perbedaan
dalam latar belakang, kepentingan dan prioritas. Inilah yang sering dikatakan sebagai kesenjangan
komunikasi antara pengguna dengan desainer. Perbedaan ini akan menyebabkan adanya perbedaan
loyalitas organisasi, pendekatan dalam pemecahan masalah, dan referensi.

Dukungan manajemen

Jika sebuah proyek sistem informasi mendapat dukungan serta persetujuan dari manajemen di semua
level, sepertinya akan dipersepsikan positif baik oleh pengguna maupun staf pelayanan teknis informasi.
Dukungan manajemen juga akan meyakinkan bahwa proyek sistem akan menerima cukup dana serta
sumber daya lain untuk meraih kesuksesan.

Tingkat kompleksitas dan risiko

Sistem sangat berbeda dalam hal ukuran, ruang lingkup, tingkat kompleksitas, organisasional dan
komponen-komponen teknisnya. Beberapa proyek pengembangan sistem terdapat kecenderungan
gagal karena sistem-sistem tersebut mengandung tingkat risiko yang tinggi dibandingkan yang lain. Para
peneliti telah mengidentifikasi tiga faktor kunci yang mempengaruhi tingkat risiko proyek, yaitu:

1. Ukuran proyek

2. Struktur proyek

3. Pengalaman dengan teknologi

Manajemen dan proses implementasi

Sistem pengembangan proyek tanpa manajemen yang tepat besar kemungkinannya akan membawa
konsekuensi kerugian sebagai berikut:

1. Biaya yang berlebih-lebihan sehingga melampaui anggaran.

2. Melampaui waktu yang telah diperkirakan.

3. Kelemahan teknis yang berakibat pada kinerja yang berada dibawah tingkat dari yang diperkirakan.

4. Gagal dalam memperoleh manfaat yang diperkirakan.

Rangsangan dan Rekayasa Bisnis

Tantangan inovasi dan implementasi yang ada, tidaklah mengejutkan jika muncul tingkat kegagalan yang
sangat tinggi bagi proyek-proyek rekayasa bisnis, yang secara mendasar memerlukan perubahan
organisasi secara luas. Dalam beberapa kasus masalah yang berasal dari ketidakmampuan manajemen
untuk mengidentifikasi masalah kritis untuk dipecahkan melaui rekayasa, perusahaan hanya berusaha
membuat peningkatan menyeluruh dalam operasi yang berlangsung terus menerus disamping
mendesain kembali secara radikal proses bisnisnya.

Dalam beberapa kasus, hambatan utama dalam rekayasa disebabkan oleh kurangnya implementasi dan
perubahan praktik-praktik manajemen yang gagal dan pada akhirnya menimbulkan ketakutan untuk
berubah. Berkaitan dengan ketakutan dan kecemasan diseluruh organisasi, mengatasi resistensi para
manajer kunci, mengubah fungsi-fungsi pekerjaan, pola karir, menimbulkan ancaman yang lebih besar.
Masalah dalam rekayasa adalah bagian dari masalah yang lebih besar dari implementasi organisasi dan
perubahan manajemen.

Implementasi Sistem Informasi: Apa yang Salah?

Masalah-masalah berikut perlu diperhatikan secara khusus dalam setiap tahap pengembangan sistem
ketika proses implementasi dikelola secara tidak sempurna:

Analisis

• Waktu, uang, dan sumber daya belum dialokasikan untuk menemukan masalah.

• Waktu yang diperlukan dalam perencanaan pendahuluan sangatlah sedikit.

• Penempatan staf pada tim proyek tidak tepat.

• Staf pelayanan informasi menjanjikan hasil-hasil yang tidak mungkin disampaikan.

• Beberapa requirement didapatkan dari dokumentasi dari sistem yang mencukupi.

• Pengguna menolak untuk menghabiskan waktu untuk membantu tim proyek mengumpulkan
informasi yang mendukung kesuksesan.

• Analisis proyek tidak dapat mewawancarai pengguna secara baik.

Desain

• Pengguna tidak mempunyai tanggung jawab terhadap input untuk aktivitas desain.

• Sistem didesain hanya untuk melayani kebutuhan saat ini.

• Perubahan yang drastis dalam prosedur-prosedur klerikal atau staffing direncanakan tanpa dilakukan
analisa dampak organisasi.
• Spesifikasi fungsional tidak didokumentasian secara cukup.

Pemrograman

• Jumlah waktu dan uang yang disyaratkan untuk pengembangan software adalah terlampau rendah.

• Programmer di supply dengan spesifikasi yang tidak lengkap.

• Tidak cukupnya waktu yang diberikan untuk pengembangan program secara logis.

• Programmer tidak menggunakan kesempatan secara maksimal dari desain struktur atau teknik yang
berorientasi pada objek.

• Program tidak didokumentasikan secara cukup.

• Sumberdaya yang diperlukan tidak dijadwal.

Pengujian

• Jumlah waktu dan uang yang diperlukan untuk testing terlalu rendah.

• Tim proyek tidak mengembangkan rencana tes secara terorganisir.

• Pengguna tidak terlibat di dalam testing secara cukup.

• Tim implementasikan tidak mengembangkan tes penerimaan yang cocok untuk manajemen review.

Konversi

• Waktu dan uang untuk aktivitas konversi tidak cukup.

• Tidak semua individual yang akan menggunakan sistem dilibatkan sampai konversi dimulai.

• Untuk mengganti kekurangan biaya dan penundaan, sistem dibuat operasional sebelum segalanya
siap.

• Dokumentasi sistem dan penggunaan tidak cukup.

• Persediaan untuk perbaikan sistem tidak cukup.

Mengelola Penerapan Sistem Informasi

Tidaklah semua aspek dalam proses implementasi dapat secara mudah dikontrol atau direncanakan.
Namun demikian, peluang untuk berhasilnya sebuah sistem dapat ditingkatkan melalui antisipasi
masalah-masalah implementasi yang mungkin terjadi dan menerapkan strategi koreksi yang paling
tepat. Berbagai manajemen proyek, penentuan kebutuhan, dan metodologi perencanaan dikembangkan
untuk masalah yang spesifik. Strategi juga telah diformulasikan untuk memastikan bahwa pengguna
memainkan peran yang tepat pada keseluruhan periode implementasi dan untuk mengelola proses
perubahan organisasi