Universitas Cokroaminoto Palopo

Prodi Informatika

Tugas Microsoft Excel

Menu Page Layout – View
Muh. Rafli

TI 2J

18
 Pada tutorial kali ini saya akan menjelaskan fungsi dan cara penggunaan dari
beberapa menu dan tools yang ada pada ms. Excel 2007. Yaitu beberapa fungsi dan cara
penggunaan dari menu Page layout sampai dengan menu View.

Untuk mempersingkat materi ini, saya akan langsung melangkah ke pembahasannya

saja. Dan semoga apa yang ada pada materi kali ini dapat membantu para pembaca sekalian.

1. Page Layout
Di menu ini tersedia beberapa tools yang berfungsi untukmengatur tampilan
dari lembar kerja yang nantinya akan kita cetak.

 Themes
Di Bagian ini, kita dapat melakukan customisasi terhadap tampilan tema yang
akan kita gunakan pada lembar kerja kita, yaitu mulkai dati warna, font dan
beberapa effek yang tel;ah di sediakan. Ada juga beberapa tema yang telah di
sediakan oleh aplikasi ini dan siap untuk langsung di gunakan.

Untuk menggunakan tools ini, kita hanya perlu melakukan klik pada icon
fungsi yang ingin kita lakukan, dan memilih model bebrapa fungsi yang telah
di sediakan.
 Page Setup
Dengan page setup ini, kita dapat melakukan beberapa pengubahan terhadap
lembar kerja excel kita. Mulai dari mengubah ukuran kertas, jenis kertas,
ukuran border, menentukan area yang akan di print dan lain sebagainya.

\
 Sebelumnya mohon maaf karena saya tidak bias menjelaskan tools ini secara
keseluruhan di karenakan waktu yang sangat terbatas.
Untuk menggunakan tools ini, sebenarnya sampir sama semua yaitu kita
tinggal melakukan klik pada ikon menu yang ingin kita gunakan dan
melakukan pemulihan dari beberapa model yang telah di sediakan. Tetapi
khusus untuk bagian print area, bangground dan print title agak berbeda
karena ada langkah tambahan yang harus kita lakukan.
Untuk tools print area, kita perlu melakukan blok terlebih dahulu terhadap
bagian yang akan kita print nantinya, dan kita tinggal mengklik icon print
areanya lalu memilih ada set print area seperti pada gambar berikut ini.

Sehingga pada bagian yang kitapilih tadi akan muncul garis putus putus pada
bagian tepinya. Sedangkan bada bagian Background, kita perlu memilih
gambar yang akan kita jadikan sebagai latar belakang, dan untuk cara
memilihnya sama saja dengan memilih gambar untuk menu insert pictures.
 Scale To Fit
Tools ini berfungsi untuk mengatur lebar, tinggi dan skala dari hasil cetakan
kita nantinya.

Untuk menggunakannya, kita hanya perlu mengklik tanda panah dari fungsi
yang ingin kita gunakan. Sehingga hasil cetakan dari lembar kerja kita
nantinya akan sesuai dengan apa yang telah kita atur di fungsi ini.
 Sheet Options
Di fungsi ini, kita dapat melakukan pengubahan dari tampilan lembar kerja
kita apakan kita akan menampulkan garis bantu dan tag heading dari lembar
kerja kita atau tidak.

Dan kita juga dapat memilih untuk menanpilkan kedua hal tersebut pada hasil
print kita atau tidak.
 Dan jilka kita menghilangkan centang dari salah satu fungsinya, maka akan
jadi seperti ini.

 Arrenge
Di fungsi ini, kita dapat melakukan mengatur posisi suatu objek yang kita
sisipkan pada lembar kerja kita.

Untuk cara menggunakannya kita hanya perlu mengklik pada objek yang akan
kita ubah pemosisiannya dan kita tinggal mengklik dan memilih salah satu
atau beberapa fungsi yang telah di sediakan oleh aplikasi ini.
2. Formulas
Menu formulas ini berisi beberapa tools yang memiliki fungsi untuk kita yang
kan menggunakan beberapa formula atau rumus yang dapat kita teraplkan
pada lembar kerja excel kita.

 Fungtion Library
Di bagian ini terdaapt beberapa fungsi formula atau rumus yang telah di
sediakan, seperti pada gambar berikut.
 Untuk menggunakannya cukup mudah, yaitu kita tinggal mengklik sheet yang
akan kita gunakan, dan memngklik fungsi rumus yang akian kita gunakan lalu
memilih sheet yang berisi data yang akan kita mesukkan kedalamrumus
tersebut dengan cara membloknya lalu kita tinggal mengklik tombol Enter
jika di rasa cukup.
 Defined Names
Tools ini berguna bagi kita yang akan membuat data dengan berdasarkan
beberapa data yang telah ada. Kita, akan membarikan nama pada beberapa
data yang ada pada sheet untuk digunakan pada beberapa sheet berikut tanpa
perlu mengetik data tang sama secara berulang ulang.

Untuk cara menggunakannya, kita perlu memilih sheet berisi data ynag akan
kita gunakan, lalu kita klik pada bagian defined name dan memasukkan nama
untuk sheetnya lalu klik ok. Dan selanjutnya, kiat klik pada sheet yang akan
kita masukkan data dari shhet sebelumnya, lalu kita bias mengklik icon use in
formula lalu pilih nama yang telah kita tambahkan, lalu tekan enter. Sehingga
akan muncul data yang sama seperti data yang kita beri nama tadi.

 Formula Auditing
Di bagian ini, kita dapat melakukan koreksi atau pemeriksaan dari rumus
yang kita gunakan.

a. Tace Precedents, berfungsi untuk menampilkan tanda dari mana data cell
tersebut di ambil
b. Trace Dependents, berfungsi untuk menampilkan tanda kemana data cdari
cell tersebut di gunakan
c. Remove Arrows, berfungsi untuk menghapus tanpa panah yang muncul
akibat 2 fungsi di atas.
d. Show Formulas, untuk menampilkan rumus yang kita gunakan
e. Error Checking, untuk memeriksa error yang mungkin terjadi pada rumus
pada lembar kerja kita.
 f. Evaluate Formula, menampilkan kotak dialog untuk rumus yang kita
gunakan.
g. Watch Window, untuk mengawasi nilai beberapa cell saat kita lakukan
perubahan.

Untuk cara menggunakannya, kita hanya perlu memilih sheet berisi rumus
yang kan kita cek. Lalu kita tinggal memilih dan mengklik icon yang
inginkita gunakan.

 Calculation
Dengan tools ini kita dapat melakukan kalkulasi terhadap beberapa sheet yang
ada.

a. Calculation Options, untuk menentukan kapan kalkulasi akan di lakukan

b. Calculate Now, untuk memulai kalkulasi
c. Calculate Sheet, untuk melakukan kalkulasi terhadapt sheet yang di pilih.

3. Data
Menu ini berisi beberapa tools yang berfungsi untuk management data yang kita
gunakan dalam pembuatan lembar kerja kita.
  Get External Data
Dengan tools ini, kita dapat menghubungkan data lembar kerja kita dengan
data external seperti data dari ms,access/.
Untuk menggunakannya, kita hanya perlu memilih jenis data yang kan kita
hubungakn, lalu kita di perintahkan untuk memilih data yang telah kita
simpan dari apliakasi lain dan kita tinggal mengklik open, sehingga data akan
terhubung.
 Connection
Tools ini berfungsi untuk mengatur koneksi antara lembar kerja dengan
sumber data yang telah kita pilih.
Dan untuk menggunakannya kita hanya perlu melakukan klik pada fungsi
yang akan kita gunakan.
 Short & Filter
Tools ini berfungsi untuk mengatur pengelompokan dan melakukan
penyaringan terhadap data yang telah kita masukkan pada lembar kerja kita.
Untuk menggunakan tools ini, kita perlu melakukan blok terhadap data yang
akan kita kelompokkan atau kita saring, lalu kita tinggal mengklik icon dari
tools yang ingin kita gunakan, baik itu pengurutan data maupun penyaringan
data
 Data Tools
Dengan tools ini, kita dapat melakukan pemecahan maupun penyatuan
terhadap beberapa cell yang ada.
Untuk caramenggunakannya kita hanya perlu memilih cell yang akan kita
pecahkan lalu kita klik icon Text to Colomns, sehingga data yang ada pada
cell tersebut akan pecah kedalam beberapa kolom.
Atau kita dapa menyatukan data dari beberapa cell dengan cara blok beberapa
cell nlalu klik icon Consolidate.
 Outline
Dengan tools ini, kita dapat melakukan mengelompokkan beberapa cell
maupun memisahkan cell yang mengelompok.
Untuk menggunakannya kita perlumemilih cell yang akan kita kelompokkan
atau kita pisahkan pengelompokannya lalu kita klik icon Group/Ungroup
Dan kita dapat menghitung total baris cell yang berhubungan dengan cara
blok cell yang akan di hitung, lalu klik icon Subtotal, sehingga aplikasi akan
otomatis menghitungnya.
4. Review
Dengan tools ini, kita dapat melakukan pengecekan atau review terhadap lembar kerja
kita.
 Spoofing
- Spelling, Berfungsi untuk memeriksa ejaan yang ada pada lembar kerja excel
kita.
Untuk menggunakan tools ini, kita hanya perlu mengklik cell yang berisi kata
yang akan kita koreksi penulisannya, dan kita dapat mengklik icon Spellingnya
untuk memulai mencari coreksi kata yang sesuai lalu kita tinggal memilih kata
yang cocok dan yang kita inginkan, lalu kita tinggal klik Change untuk
mengubah kata kita tadi. Dan kita dapat melanjutkannya pada cell yang lain.

Setelah kita selesai melakukan pengeditan, maka hasilnya akan seperti berikut
ini.

- Research, Berfungsi untuk menampilkan panel dari jendela referensi.

Sedangkan untuk menggunakan tools ini, kita dapat melakukan klik pada cell
yang akan kita cari referensinya dan kita tinggal klik icon Researchnya, dan
panel Research pun akan muncul di sebelah kanan seperti ini.
 Sayangnya, untuk menggunakan tools ini, kita perlu
terhubung ke jaringan internet guna mencari referensi yang cocok dengan yang
kita inginkan.
- Thesaurus, yang berguna utuk mencari alternatife kata yang identik dengan
kata yang kita maksud.
Untuk Menggunakannya, sama dengan tools sebelumnya yaitu dengan
memilih cell yang berisi kata yang ingin di cari alternatifnya dan kita tinggal
klik icon Thesaurusnya maka panel yang sama dengan panel Research akan
muncul. Dan untuk menggunakan tools ini, kita di minta untuk
mengkoneksikan kembali dengan koneksi internet sehingga aplikasi akan
otomatis mencari kata alternative dari kata yang kita maksud.
- Transalte, Dengan tools ini kita dapat mencari terjemahan dari kata yang kita
inginkan.
Untuk menggunakannya, kita hanya perlu memilih cell yang berisi kata yang
akan kita translate, dan kita tinggal klik icon translatenya sehingga panel
translate akan muncul, namun saying untuk menggunakan tools ini, kita harus
terhubung dengan koneksi internet.

Dan jika sudah terhubung kita tinggal memilih bahasa yang ingin kita translate
lalu mengklik tombol panah berwarna hijau.
 Comments
Dengan grup tools ini, kita dapat menambahkan komentar tambahan yang akan
muncul ketika kita mengklik salah satu cell yang sebelumnya telah kita berikan
komentar atau catatan tambahan.

- New Comment, Berguna untuk menambahkan komentar atau catatan tambahan

pada salah satu atau beberapa cell yang ada pada lembar kerja kita.
Untuk menggunakannya, kita hanya perlu memilih salah satu cellnya lalu klik
icon New Commentnya lalu kita dapat menambahkan komentar tambahan
seperti pada gambar di tadi.
- Delete, berguna untuk menghapus komentar yang telah kita masukkan atau
tambahkan sebelumnya. Dan untuk menggunakannya, kita hanya perlu
memilih cell yang berisi komentar yang ingin kita hapus lalu klik icon Delete.
- Previous, berguna untuk melihat komentar yang ada pada cell sebelumnya dari
cell yang sedang aktif sekarang.
- Next, berguna untuk melihat komentar yang ada pada cell berikutnya dari cell
yang sedang aktif sekarang.
- Show/Hide Comment, Berguna untuk memunculkan / menyembunyikan
komentar yang ada pada suatu cell.
- Show All Comments, Berguna untuk menampilkan semua komentar yang telah
kita tambahkan pada cell di lembar kerja excel kita.
- Show INK, Berguna untuk menampilkan keterangan tinta yang kita gunakan
pada lembar kerja excel kita.
 Changes
Dengan grup tools ini, dapat menambahkan password serta mengunci lembar kerja
excel kita.
- Protect Sheet, Berguna untuk mengunci dan memberikan password pada sheet
atau cell pada lembar kerja kita.
Untuk menggunakannya, kita perlu mengklik cell yang akan kita kunci lalu
kita klik icon Protect Sheetnya sehingga kita akan di perintahkan mengisi
password yang akan kita gunakan untuk mengunci dan memilih apa yang
dapat dilakukan oleh user pada sheet yang akan kita kunci tersebut.
Seperti pada gambar berikut ini.
 Setelah kita memasukkan password dan memilih opsi yang di sediakan, kita
ntinggal klik OK. Sehingga akan muncul perintah untuk memasukkan ulang
password yang akan kita gunakan untuk mengunci berkas tersebut.

Sedangkan untuk membuka kuncinya, kita hanya perlu klik icon Unprotect
Sheet yang tadinya adalah protect sheet. Lalu kita akan di minta untuk
memasukkan password yang telah kita buat sebelumnya.

- Protect Workbook, Berguna untuk mengunci dengan password pada wordbook

atau pada lembar kerja excel kita.
Sedangakan untuk menggunakannya kita hanya perlu mengklik icon Protect
Workbook dan memilih Protect Structure And Windows, sehingga akan
muncul seperti pada gambar berikut ini.

Di sini kita tinggal memilih yang mana saja akan kita kunci dan kita tingal
memasukkan password kita lalu akan muncul lagi pesan untuk memasukkan
password yang sama.
Dan jika telah terkunci, maka jika kita akan melakukan pengeditan pada
lembar kerja yang terkunci tadi, maka akan muncul pesan sebagai berikut
 Sedangkan untuk menghilangkan penguncian ini, kita hanya perklu
menghilangkan tanda centang pada Protect Structure And Window tadi, dan
kita diminta memasukkan password, lalu kita klik OK. Sehingga
proteksinyapun akan menghilang.
- Protect and Share Workbook, Berguna untuk mengunci lembar kerja kita
dengan password serta melakukan save atau penyimpanan terhadap lembar
kerja kita seperti biasa.
- Allow Users to Edit Ranges, Bertujuan untuk memberikan akses terhadap user
untuk mengedit lembar kerja kita, atau dengan kata lain adalah untuk
menghilangkan proteksi terhadap lembar kerja kita.
- Track Changes, Berguna untuk melihat perubahan yang telah terjadi pada
lembar kerja kita, sesuai dengan apa yang telah kita lakukan.
5. View
Dengan tools ini, kita dapat menampilkan beberapa fungsi yang biasa tidak muncul
secara langsung, jadi harus kita aktifkan melalui tan view ini.
Dan untuk cara menggunakian berbagai macam tools di menu ini, kita hanya perlu
melakukan klik ataupun mencentang nya untuk mengaktifkan/menggunakannya.
 Workbook Views

Dengan tools ini kita dapat mengatur tampilan dari lembar kerja kita, baik itu
mau full scrren, normal, maupun Custom

 Show/Hide

Dengan tools ini, kita dapan menampilakan fitur tersembunyi seperti

penggaris dan lain sebagainya, hanya dengan menambahkan tanda centang
pada fitur yang akan kita tampilkan.

 Zoom

Dengan tools ini, kita dapat melakukan Zoom in maupun Out terhadapa
lembar kerja kita.

 Window

Dengan tools ini, kita dapat melakukan fariasi tampilan terhadap tampilan
jendela dari aplikasi excel ini, kita juga dapat menyimpan data kita dan
membukanya sebagai jendela baru setelah menyimpan.

 Macros

Dengan tools ini kita tidak perlu repot melakukan copas untuk mendapatkan
data yang sama pada lembar kerja kita, kita hanya perlu menambahkan data
sheet dengan macros ini, dengan car kita klik data sheet yang akan kita
gunakan, lalu klik icon macros ini, lalu pilih Record Macro. Cara
menggunakannya masih sama seperti penggunaan macros pada apliaksi word,
jadi tidak perlu saya jelaskan lagi untuk men ghemat waktu.

Mungkin cukupsekian tutorialkali ini, saya sadar bahwa masih banyak

kekurangan di tutorial kali ini, karena saya terhambat oleh waktu akibat
terlambat mengetahui tugas ini, sama Muh. Rafli mengucapkan Reima Kasih
Atas Perhatiannya. Dan Sampai Jumpa….