BAB I

PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Pada saat ini perkembangan teknologi sangat pesat dan banyak digunakan
oleh banyak bidang seperti perkantoran, pendidikan, kesehatan, instansi
pemerintahan dan lain lain. Dalam instansi pemerintah, berkomunikasi secara resmi
dan tertulis dengan suatu badan atau instansi lain digunakanlah surat-menyurat.
Seiring berjalannya waktu, surat akan semakin banyak sedangkan ruang arsip yang
tersedia memiliki kapasitas terbatas. Selain itu, dengan semakin menumpuk surat
yang masuk dan keluar semakin sulit petugas untuk mengelola surat-surat tersebut
karena menggunakan sistem yang masih konvensional.

Dalam perkembangannya, komputer saat ini banyak digunakan untuk

membantu pekerjaan manusia. Komputer digunakan untuk mengolah, menyimpan
dan mencari data dengan cepat dan tepat. Dalam hal tersebut akan mengurangi
terjadinya human error dan informasi yang dihasilkan akan lebih tepat sehingga
meningkatkan kualitas kerja suatu perusahaan ataupun instasi pemerintahan.

Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang merupakan salah satu instansi
pemerintahan di Kota Mataram. Pengelolaan surat-surat di dinas ini masih bersifat
manual, yaitu surat-surat masuk dan keluar dicatat menggunakan buku besar yang
meliputi nomor surat, asal surat maupun tujuan surat, tanggal masuk dan tanggal
keluar serta penerima dan pengirim surat. Dengan menggunakan sistem manual,
akan menyulitkan pegawai dalam mencari surat yang diinginkan. Surat tersebut
harus dicari satu persatu dalam catatan buku besar sehingga akan membutuhkan
waktu yang sangat lama.

Dengan adanya permasalahan tersebut maka dibuatlah “Aplikasi

Penyimpanan Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Web di Dinas Pekerjaan
Umum dan Penataan Ruang Kota Mataram” yang diharapkan dapat membantu
pegawai Dinas Pekejaan Umum Kota Mataram mencatat surat masuk dan keluar
dan mempercepat pencarian surat masuk dan keluar.

1
1.2 Rumusan Masalah
Dari latar belakang yang telah dipaparkan dapat dirumuskan masalah
sebagai berikut: “Bagaimana cara membuat aplikasi penyimpanan surat masuk dan
surat keluar berbasis web di Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang Kota
Mataram agar dapat mempermudah pegawai Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan
Ruang Kota Mataram dalam mengarsipkan surat masuk dan surat keluar?”.
1.3 Batasan Masalah
Batasan masalah dari aplikasi ini adalah:
1. Aplikasi yang dibuat merupakan aplikasi berbasis web yang dapat
mengarsipkan surat masuk dan surat keluar.
2. Aplikasi ini ditujukan untuk pegawai Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan
Ruang Kota Mataram.
3. Aplikasi ini digunakan oleh bagian Sekretariat sebagai administrator dan
bagian Bina Marga, Cipta Karya, Sumber Daya Air dan Tata Ruang sebagai
user.
1.4 Tujuan
Tujuan pembuatan aplikasi penyimpanan surat masuk dan surat keluar yaitu
membangun sistem informasi yang dapat mempermudah pencatatan surat masuk
dan surat keluar dan mempermudah mencari surat masuk dan surat keluar di Dinas
Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang Kota Mataram.
1.5 Manfaat
Manfaat dari pembuatan aplikasi penyimpanan surat ini adalah:
1. Bagi Mahasiswa
a. Memberikan pengalaman kerja terhadap mahasiswa.
b. Mahasiswa harus dapat menyelesaikan masalah yang diberikan berdasarkan
ilmu-ilmu yang telah dipelajari pada saat kuliah.
2. Bagi Instansi
a. Dapat mempermudah pegawai Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang
Kota Mataram dalam mengarsipkan surat masuk dan surat keluar.
b. Dapat menghemat dari segi tempat maupun biaya.

2
 BAB II

TINJAUAN INSTANSI TEMPAT PKL

2.1 Sejarah Singkat Dinas PUPR Kota Mataram

Sebagai salah satu Perangkat Daerah pelaksana di bidang pekerjaan umum
dan perumahan. Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang Kota Mataram telah
mengalami beberapa kali perubahan struktur organisasi berdasarkan Peraturan
Pemerintah No. 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah, kemudian
dirubah sesuai dengan Perda No. 5 Tahun 2008 tentang Pembentukan Susunan
Organisasi Perangkat Daerah Kota Mataram. Sesuai Perda No. 5 Tahun 2008,
Struktur Organisasi Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang Kota Mataram
terdiri dari: Unsur Pimpinan; Unsur Pembantu Pimpinan yaitu Sekretariat; Unsur
Pelaksana yang terdiri dari Bidang Sumber Daya Air, Bidang Bina Marga, Bidang
Cipta Karya dan Bidang Tata Ruang, serta unsur kelompok Jabatan Fungsional dan
Unit Pelaksana Teknis Dinas (UPTD).
Sedangkan Berdasarkan Peraturan Walikota Mataram Nomor
12/PERT/2008 Tanggal 8 Agustus 2008 Tentang Rincian Tugas Pokok dan Fungsi
Dinas Pekerjaan Umum Kota Mataram, Dinas Pekerjaan Umum Kota Mataram
mempunyai tugas pokok menyelenggarakan urusan pemerintahan yang menjadi
kewenangan daerah di bidang pekerjaaan umum dan perumahan berdasarkan asas
otonomi dan tugas pembantuan.
Untuk menyelenggarakan tugas pokok tersebut Dinas Pekerjaan Umum
Kota Mataram mempunyai fungsi:
a. Perumusan kebijakan teknis dibidang Pekerjaan Umum dan Perumahan
b. Penyelenggaraan urusan pemerintahan dan pelayanan umum dibidang
Pekerjaan Umum dan Perumahan.
c. Pembinaan dan pelaksanaan tugas dibidang Pekerjaan Umum dan Perumahan.
d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikanoleh walikota sesuai dengan tugas dan
fungsinya.

3
2.2 Visi dan Misi Dinas PUPR Kota Mataram

Visi:

“Terwujudnya infrastruktur pekerjaan umum dan penataan ruang yang handal,

inovatif dan kreatif untuk mendukung kota mataram maju, religious dan
berbudaya.”

Misi:

1. Menigkatkan kualitas dan kuantitas infrastruktur bidang pengairan

2. Meningkatkan kualitas dan kuantitas infrastruktur bidang jalan dan jembatan
3. Meningkatkan penyelenggaraan penataan bangunandan lingkungan yang
berkualitas dan berkelanjutan.

2.3 Struktur Organisasi Dinas PUPR Kota Mataram

Berikut merupakan struktur organisasi Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang
Kota Mataram:

STRUKTUR ORGANISASI DINAS PEKERJAAN UMUM DAN PENATAAN RUANG KOTA MATARAM

KEPALA DINAS
Ir. H. Mahmuddin

FUNGSIONAL PERENCANAAN SEKRETARIS

Miratri Absari, ST., MT Hj. Syarifa Rafiah, S.Sos

LABORATORIUM
KEPALA
KASUBAG PERENCANAAN KASUBAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN KASUBAG KEUANGAN
Rika Afriani, ST Arif Rahman, SE Hj. Baiq Humiati

KABID TATA RUANG KABID SUMBER DAYA AIR KABID CIPTA KARYA KABID BINA MARGA
H. Irwan Harimansyah, ST., M.Si Ir. H. Ikhsan Lale Widiahning, ST M. Yamin, ST

KASI PENYEHATAN LINGKUNGAN KASI REHAB & PEMEL JALAN DAN

KASI PERENCANAAN TATA RUANG KASOP & PEMEL JARINGAN & AIR MINUM JEMBATAN
M. Khairul Bahri, ST., MT SUMBE DAYA AIR Ni Made Yuyun Cahyani, ST Sabrun, ST
M. Khairul Bahri, ST., MT

KASI JASA KONSTRUKSI KASI PEMBANGUNAN JALAN &

KASI PEMANFAATAN RUANG KASOP PEMBANGUNAN &
Wahyudin Indra, ST
KASI PENGENDALIAN
PEMANFAATAN RUANG
Azimudin, ST
Sarhan, ST JEMBATAN
PENATAGUNAAN SDA
Taufiqurahman, ST
Wahyudin Indra, ST
KASI PENGENDALIAN &
KASI TATA BANGUNAN PEMANFAATAN JALAN SARANA &
KASI SUNGAI & PANTAI I Ketut Daresta Wirata, ST PRASARANA JALAN
Azimudin, ST Kusnadi, ST

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Dinas PUPR Kota Mataram.

4
 BAB III
LANDASAN TEORI
3.1 Sistem Informasi
Sistem informasi adalah sistem yang disusun oleh satu atau beberapa sistem
pengolahan data meliputi data, informasi, pengetahuan, dan kebijaksanaan[5].
Dalam sistem informasi terdapat proses atau aktivitas aktivitas yang akan
mendukung aktivitas usaha dalam sistem organisasi. Proses dari sistem informasi
antara lain mengumpulkan data (data gathering), mengelolah data yang tersimpan,
menyebarkan informasi.
Di dalam sistem informasi, manusia berinteraksi dengan manusia, manusia
dengan komputer, dan komputer berinteraksi dengan komputer lain dimana data,
informasi dan/atau pengetahuan mengalir di bawah media elektronik jaringan
komputer. Keberadaan sistem informasi diperlukan dalam organisasi untuk
mendampingi proses-proses bisnis dari organisasi.

3.2 Surat
Surat adalah lembaran kertas yang memuat suatu informasi yang hendak
disampaikan oleh seseorang pada orang lain baik dinas maupun pribadi[1].
Informasi tersebut dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, laporan peringatan dan
lain -lain.
Surat biasanya menghendaki tanggapan/balasan dengan demikian terjadilah
hubungan surat menyurat/korespondensi. Sebagai alat komunikasi, surat juga
berfungsi sebagai:
a. Alat bukti tertulis, misalnya surat perjanjian keputusan dan sebagainya.
b. Alat pengingat, misalnya surat yang telah di arsipkan
c. Dokumen histories misalnya surat dalam arsip lama yang digunakan kembali
untuk penyelidikan mengenai keadaan masa lalu.
d. Pedoman tindakan misalnya surat perintah surat tugas dan surat edaran.
3.2.1 Surat Masuk
Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain
maupun perorangan, baik yang diterima melalui pos, maupun yang diterima dari
kurir dengan mempergunakan buku pengiriman[1].

5
3.2.2 Surat Keluar
Surat keluar adalah surat yang lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel
dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang) yang dibuat oleh suatu instansi
atau lembaga lain. Surat keluar biasanya dikirim melalui pos atau kurir[1].
Dari pengertian-pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa prosedur
pengelolaan surat masuk dan surat keluar adalah pekerjaan surat-menyurat yang
harus dilakukan secara tertata dan berurutan dengan kegiatan utama yaitu
mengelola, mengatur dan mengurus surat-menyurat agar dapat memperlancar
administrasi instansi tersebut.

3.3 Website
Website adalah kumpulan halaman-halaman yang digunakan untuk
mempublikasikan informasi berupa teks, gambar dan program multimedia lainnya
berupa animasi (gambar gerak,tulisan gerak), suara dan atau gabungan dari
semuanya itu baik yang bersifat statis maupun dinamis yang membentuk satu
rangkaian bangunan yang saling terkait antara satu page dengan page yang lain
yang sering disebut sebagai hyperlink[2]. Website biasanya terangkum dalam sebuah
domain atau subdomain yang tempatnya berada di dalam World Wide Web (www)
di internet. Sebuah Web Page adalah dokumen yang ditulis dalam format HTML
yang hampir selalu bisa diakses melalui HTTP, yaitu protocol yang bisa
menyampaikan informasi dari server website untuk ditampilkan kepada para
pemakai melalui web browser. Semua publikasi dari website tersebut dapat
membentuk sebuah jaringan informasi yang sangat besar.
Halaman-halaman dari website akan bisa diakses melaui sebuah URL yang
bisa disebut Homepage. URL ini mengatur halaman-halaman situs untuk menjadi
sebuah hirarki, meskipun hyperlink yang ada di halaman tersebut mengatur para
pembaca dan memberitahu mereka susunan keseluruhan dan bagaimana arus
informasi ini berjalan. Beberapa website membutuhkan subskripsi (data masukan)
agar para user bisa mengakses sebagian atau keseluruhan isi web tersebut.
Contohnya, ada beberapa situs-situs bisnis, situs-situs email gratisan yang
membutuhkan subskripsi agar kita bisa mengakses situs tersebut.

6
3.4 UML
Unified Modelling Language (UML) adalah sebuah bahasa yang telah
menjadi standar dalam industri untuk visualisasi, merancang dan
mendokumentasikan sistem piranti lunak. UML menawarkan sebuah standar untuk
merancang model sebuah sistem[4].
Dengan menggunakan UML kita dapat membuat model untuk semua jenis
aplikasi piranti lunak, dimana aplikasi tersebut dapat berjalan pada piranti keras,
sistem operasi dan jaringan apapun, serta ditulis dalam bahasa pemrograman
apapun. Tetapi karena UML juga menggunakan class dan operation dalam konsep
dasarnya, maka lebih cocok untuk penulisan piranti lunak dalam bahasa
berorientasi objek seperti C++, Java, C# atau VB.NET. Walaupun demikian, UML
tetap dapat digunakan untuk modeling aplikasi prosedural dalam VB atau C.
Seperti bahasa-bahasa lainnya, UML mendefinisikan notasi dan
syntax/semantik. Notasi UML merupakan sekumpulan bentuk khusus untuk
menggambarkan berbagai diagram piranti lunak. Setiap bentuk memiliki makna
tertentu, dan UML syntax mendefinisikan bagaimana bentuk-bentuk tersebut dapat
dikombinasikan. Notasi UML terutama diturunkan dari 3(tiga) notasi yang telah
ada sebelumnya: Grady Booch OOD (Object-Oriented Design), Jim Rumbaugh
OMT (Object Modeling Technique), dan Ivar Jacobson OOSE (Object-Oriented
Software Engineering).
3.4.1 Use Case Diagram
Use case diagram menggambarkan fungsionalitas yang diharapkan dari
sebuah sistem. Yang ditekankan adalah “apa” yang diperbuat sistem, dan bukan
“bagaimana”. Sebuah use case merepresentasikan sebuah interaksi antara aktor
dengan sistem. Use case merupakan sebuah pekerjaan tertentu, misalnya login ke
sistem, membuat sebuah daftar belanja, dan sebagainya. Seorang/sebuah aktor
adalah sebuah entitas manusia atau mesin yang berinteraksi dengan sistem untuk
melakukan pekerjaan-pekerjaan tertentu[4].

7
 Tabel 3.1 Simbol use case diagram

Simbol Nama Keterangan

Actor tersebut mempresentasikan seseorang atau
Actor sesuatu (seperti perangkat, sistem lain) yang
berinteraksi dengan sistem.
Gambaran fungsionalitas dari suatu sistem,
sehingga customer atau pengguna sistem paham dan
Use Case
mengerti mengenai kegunaan sistem yang akan
dibangun.

Association Menghubungkan link antar element.

Kejadian yang harus terpenuhi agar sebuah

<<include>> Include event dapat terjadi, di mana pada kondisi ini
sebuah usecase adalah bagian dari usecase lainnya.
Generalizati
Disebut juga inheritance (pewarisan).
on

3.4.2 Activity Diagram

Activity diagram menggambarkan berbagai alir aktivitas dalam sistem yang
sedang dirancang, bagaimana masing-masing alir berawal, decision yang mungkin
terjadi, dan bagaimana mereka berakhir. Activity diagram juga dapat
menggambarkan proses paralel yang mungkin terjadi pada beberapa eksekusi.
Activity diagram merupakan state diagram khusus, dimana sebagian besar state
adalah aksi dan sebagian besar transisi dibangkitkan oleh selesainya state
sebelumnya (internal processing). Oleh karena itu activity diagram tidak
menggambarkan behavior internal sebuah sistem (dan interaksi antar subsistem)
secara eksak, tetapi lebih menggambarkan proses-proses dan jalur-jalur aktivitas
dari level atas secara umum.

8
Berikut adalah simbol-simbol yang ada pada diagram aktivitas

Tabel 3.2 Simbol-simbol diagram aktivitas

Simbol Deskripsi
Status awal Status awal aktivitas sistem, sebuah
diagram aktivitas memiliki sebuah
status awal.
Aktivitas Aktivitas yang dilakukan sistem,
aktivitas biasanya diawali dengan kata
kerja.
Percabangan / Decision Asosiasi percabangan di mana jika ada
pilihan aktivitas lebih dari satu.

Penggabungan / Join Asosiasi penggabungan di mana lebih

dari satu aktivitas digabungkan menjadi
satu.
Status Akhir Status akhir yang dilakukan sistem,
sebuah diagram aktivitas harus memiliki
status akhir.

Swimlane Memisahkan organisasi bisnis yang

bertanggung jawab terhadap aktivitas
yang terjadi.

Atau

3.4.3 Class Diagram

Class adalah sebuah spesifikasi yang jika diinstansiasi akan menghasilkan
sebuah objek dan merupakan inti dari pengembangan dan desain berorientasi objek.
Class menggambarkan keadaan (atribut/properti) suatu sistem, sekaligus
menawarkan layanan untuk memanipulasi keadaan tersebut (metoda/fungsi). Class
diagram menggambarkan struktur dan deskripsi class, package dan objek beserta
hubungan satu sama lain seperti containment, pewarisan, asosiasi, dan lain-lain[4].

9
Pada class diagram terdapat beberapa simbol dan beberapa cara penulisan
diantaranya sebagai berikut:

Tabel 3.3 Simbol class diagram

Simbol Nama Deskripsi

Kelas pada struktur sistem.

Class

Relasi antar kelas dengan makna umum,

Asosiasi /
asosiasi biasanya juga disertai dengan
Association
multiplicity.

Asosiasi berarah Relasi antar kelas dengan makna kelas yang

/ Directed satu digunakan oleh kelas yang lain, asosiasi
association biasanya juga disertai dengan multiplicity.
Relasi antar kelas dengan makna
Generalisasi
generalisasi-spesialisasi (umum khusus)
Kebergantungan Relasi antar kelas dengan makna
/ dependency kebergantungan antar kelas.

Agregasi / Relasi antar kelas dengan makna semua-

Aggregation bagian (whole-part)

3.4.4 Sequence Diagram

Sequence diagram menggambarkan interaksi antar objek di dalam dan di
sekitar sistem (termasuk pengguna, display, dan sebagainya) berupa message yang
digambarkan terhadap waktu. Sequence diagram terdiri atas dimensi vertikal
(waktu) dan dimensi horizontal (objek-objek yang terkait). Sequence diagram biasa
digunakan untuk menggambarkan skenario atau rangkaian langkah-langkah yang
dilakukan sebagai respon dari sebuah event untuk menghasilkan output tertentu.
Diawali dari apa yang membangkitkan aktivitas tersebut, proses dan perubahan apa
saja yang terjadi secara internal dan output apa yang dihasilkan.

10
Berikut adalah simbol-simbol yang terdapat pada sequence diagram:
Tabel 3.4 Simbol-simbol sequence diagram

Simbol Deskripsi
Aktor Orang, proses, atau sistem lain yang berinteraksi dengan
sistem informasi yang akan dibuat di luar sistem yang
akan dibuat itu sendiri, jadi walaupun simbol dari aktor
adalah gambar orang, tapi belum tentu merupakan orang,
biasanya dinyatakan menggunakan kata benda di bawa
frase nama aktor.
Lifeline Menyatakan kehidupan suatu objek.

Objek Menyatakan objek yang berinteraksi pesan.

Waktu aktif Menyatakan objek dalam keadaan aktif dan berinteraksi,

semua yang terhubung dengan waktu aktif ini adalah
sebuah tahapan yang dilakukan di dalamnya
Pesan tipe create Menyatakan suatu objek membuat objek yang lain, arah
panah mengarah pada objek yang dibuat.

Pesan tipe call Menyatakan suatu objek memanggil operasi/ metode

yang ada pada objek ain atau dirinya sendiri, arah panah
mengarah pada objek yang memiliki operasi/ metode,
operasi/ metode yang dipanggil harus ada pada diagram
kelas sesuai dengan kelas objek yang berinteraksi.
Pesan tipe send Menyatakan bahwa suatu objek mengirimkan data/
masukan/ informasi ke objek lainnya, arah panah
mengarah pada objek yang dikirimi.

Pesan tipe return Menyatakan bahwa suatu objek yang telah menjalankan
suatu operasi atau metode menghasilkan suatu
kembalian ke objek tertentu, arah panah mengarah pada
objek yang menerima kembalian.

11
3.5 Framework CodeIgniter
Framework adalah kumpulan instruksi-instruksi yang di kumpulkan dalam
class dan function-function dengan fungsi masing-masing untuk memudahkan
developer dalam pemanggilannya tanpa harus menuliskan syntax program yang
sama berulang-ulang. hal ini memiliki kegunaan untuk menghemat waktu dan
mencegah penulisan syntax secara berulang-ulang agar tercipta nya source code
yang bersih dan terstruktur.
CodeIgniter adalah sebuah framework php yang bersifat open source dan
menggunakan metode MVC (Model, View, Controller). codeigniter bersifat free
alias tidak berbayar jika anda menggunakannya. framework codeigniter di buat
dengan tujuan sama seperti framework lainnya yaitu untuk memudahkan developer
atau programmer dalam membangun sebuah aplikasi berbasis web tanpa harus
membuat nya dari awal.
MVC adalah teknik atau konsep yang memisahkan komponen utama
menjadi tiga komponen yaitu model, view dan controller.
 Model
Model merupakan bagian penanganan yang berhubungan dengan pengolahan
atau manipulasi database. seperti misalnya mengambil data dari database, meng-
input dan pengolahan database lainnya. semua instruksi yang berhubung dengan
pengolahan database di letakkan di dalam model.
 View
View merupakan bagian yang menangani halaman user interface atau
halaman yang muncul pada user. tampilan dari user interface di kumpulkan pada
view untuk memisahkannya dengan controller dan model sehingga memudahkan
web designer dalam melakukan pengembangan tampilan halaman website.
 Controller
Controller merupakan kumpulan instruksi aksi yang menghubungkan model
dan view, jadi user tidak akan berhubungan dengan model secara langsung, intinya
dari view kemudian controller yang mengolah instruksi.

12
3.6 ERD
ERD (Entity Relation Diagram) merupakan sebuah diagram yang
digunakan untuk merancang hubungan antar tabel-tabel dalam basis data. ERD
(Entity Relation Diagram) berguna untuk menggambarkan gambaran dari dunia
nyata yang akan diterapkan pada suatu database sebuah sistem. ERD melihat objek
nyata dapat sebagai sebuah entitas - entitas yang memiliki relasi antara entitas yang
satu ataupun yang lain[3]. Dengan ERD sendiri dapat membantu mengurangi
kesalahan – kesalahan dalam melakukan perancangan database dari gambaran
dunia nyata dan struktur database seperti redudansi data, hubungan – hubungan
antara entitas dan lain sebagainya.
Pada ERD terdapat beberapa simbol dengan cara penulisan di antaranya sebagai
berikut:

Tabel 3.5 Simbol ERD

Simbol Nama Keterangan

Merupakan data inti yang akan disimpan; bakal
Entitas / tabel pada basis data; biasanya mengacu pada
Entitiy benda yang terlibat dalam aplikasi yang akan
dibuat.
Field atau kolom data yang butuh disimpan dalam
Atribut
satu entitas.
Field atau kolom data yang butuh disimpan dalam
Atribut kunci
suatu entitas sebagai kunci akses record yang
primer
diinginkan.

Penghubung antar entitas; biasanya diawali dengan

Relasi
kata kerja.

Penghubung antara relasi dan entitas di mana di

Asosiasi /
kedua ujungnya memiliki multiplicity
Association
kemungkinan jumlah pemakaian.

13
3.7 Sublime Text
Sublime Text adalah sebuah software aplikasi/editor text untuk bahas
pemrograman termasuk pemrograman PHP, sublime text mendukung banyak
bahasa pemrograman dan bahasa markup serta fungsinya dapat ditambah dengan
plugin.

Kelebihan sublime text yaitu:

a. Multiple selection
b. Command pallete
c. Distraction free mode
d. Find in project
e. Multi platform

3.8 MySql
SQL (Structured Query Language) adalah sebuah bahasa yang
dipergunakan untuk mengakses data dalam basis data relasional. SQL juga dapat
diartikan sebagai antar muka standar untuk sistem manajemen basis data relasional,
termasuk sistem yang beroperasi pada komputer pribadi[3]. SQL memungkinkan
seorang pengguna untuk mengakses informasi tanpa mengetahui di mana lokasinya
atau bagaimana informasi tersebut disusun.
MySQL merupakan DBMS open source (kode programnya dapat di-
download gratis) dan freeware (gratis dipakai), walau gratis MySQL tidak bisa
dikatakan DBMS jelek karena gratis, hal ini terbukti dengan adanya sebuah
operator telpon selular yang menggunakan DBMS ini dan memiliki sistem yang
andal dengan optomasi. Sampai saat ini MySQL masih menjadi DBMS open
source paling banyak digunakan di dunia. MySQL terkenal dengan kecepatan
dalam pengaksesan datanya. MySQL saat ini dimiliki oleh perusahaan Oracle.
SQL adalah sebuah perangkat lunak sistem manajemen basis data SQL
(bahasa Inggris: database management system) atau DBMS yang multi thread, dan
multi-user. MySQL dimiliki dan disponsori oleh sebuah perusahaan komersial
Swedia MySQL AB, dimana memegang hak cipta hampir atas semua kode
sumbernya. Kedua orang Swedia dan satu orang Finlandia yang mendirikan

14
MySQL AB adalah: David Axmark, Allan Larsson, dan Michael "Monty"
Widenius.
MySQL adalah Relational Database Management System (RDBMS) yang
didistribusikan secara gratis di bawah lisensi GPL (General Public License),
dimana setiap orang bebas untuk menggunakan MySQL, namun tidak boleh
dijadikan produk turunan yang bersifat komersial.

15
 BAB IV
PEMBAHASAN
4.1 Metode Pengembangan Sistem
Pengembangan perangkat lunak dilakukan menggunakan kaidah software
engineering (rekayasa perangkat lunak). Dalam teori software engineering terdapat
beberapa macam model proses pengembangan perangkat lunak. Penelitan ini
menggunakan model waterfall. Model waterfall atau yang sering disebut model
classic life cycle menunjukkan pengembangan perangkat lunak secara berurutan
dan sistematis, seperti gambar 4.1.

Analysis

Design

Implementation

Testing

Maintenance

Gambar 4.1 Metode waterfall.

4.2 Analisis kebutuhan
Tahap ini pengembang sistem diperlukan komunikasi yang bertujuan untuk
memahami perangkat lunak yang diharapkan oleh pengguna dan batasan perangkat
lunak tersebut. Informasi ini menggunakan metode wawancara, diskusi dan survei
langsung. Kemudian informasi dianalisis untuk mendapatkan data yang dibutuhkan
oleh pengguna.

4.3 Desain Sistem

Dalam sebuah project yang bersifat OOP (Object Oriented Programming)
perancangan sistem yang seperti class diagram, use case diagram, activity diagram
dan sequence diagram harus ada. Untuk membuat perancangan sistem dilakukan
analisis terhadap sistem yang akan dibuat. Hal yang pertama kali dilakukan adalah
menganalisis Use case diagram untuk interaksi tipikal antara para pengguna sistem
dengan sistem itu sendiri. Selanjutnya menganalisis activity diagram pada sebuah

16
sistem yang akan dirancang agar alur dari kerja suatu sistem dari awal hingga akhir
dapat dimengerti oleh perancang sistem. Setelah itu buat perancangan untuk
sequence diagram yang harus sesuai dengan use case yang ada pada sistem.
Kemudian merancang class diagram untuk menjelaskan struktur dari program yang
akan dibuat, biasanya class diagram dirancang pada sistem yang menggunakan
konsep OOP. Perancangan dari segi database menggunakan penggambaran ERD
juga perlu, untuk menggambarkan data-data yang ada dalam sistem.

4.3.1 Usecase Diagram

Berikut merupakan usecase diagram dari aplikasi penyimpanan surat
masuk dan surat keluar:

menambahkan user

Sekretariat
mengedit data user

<<include>>
menghapus user
<<include>>

Bina Marga
<<include>>

menambah surat masuk

<<include>>

login
<<include>>
mengedit surat masuk
<<include>>
Cipta Karya
<<include>>
menghapus surat masuk
<<include>>

<<include>>

menambah surat keluar

Sumber Daya
Air
mengedit surat keluar

menghapus surat keluar

Tata Ruang

Gambar 4.2 Usecase diagram.

Pada Gambar 4.2 terdapat 5 (lima) jenis user yang menggunakan aplikasi
penyimpanan surat masuk dan surat keluar, diantaranya adalah:
1. Sekretariat
Sekretariat berfungsi sebagai admin dapat melakukan:
a. Menambahkan user
b. Meng-edit user

17
 c. Menghapus user
d. Menambahkan surat masuk
e. Meng-edit surat masuk
f. Menghapus surat masuk
g. Menambahkan surat keluar
h. Meng-edit surat keluar
i. Menghapus surat keluar
2. Bina Marga, Cipta Karya, Sumber Daya Air dan Tata Ruang
Bina Marga, Cipta Karya, Sumber Daya Air dan Tata Ruang merupakan user
yang dapat melakukan:
a. Menambahkan surat masuk
b. Meng-edit surat masuk
c. Menghapus surat masuk
d. Menambahkan surat keluar
e. Meng-edit surat keluar
f. Menghapus surat keluar
Sebelum semua user dapat menggunakan fitur tersebut harus melakukan
login dengan memasukkan username dan password.

4.3.2 Activity Diagram

Berikut merupakan activity diagram dari aplikasi penyimpanan surat masuk dan
surat keluar.

1. Proses Login
Login

User Sistem

Memasukkan
Menampilkan form
username dan
login
password

Verifikasi

Data sa lah/data tidak ditemukan

Ya

Menampiilkan
halaman dashboard

Gambar 4.3 Activity diagram proses login.

18
 Gambar 4.3 merupakan proses login yang dimulai dari sistem menampilkan
form login. Kemudian user memasukkan username dan password setelah itu,
memverifikasi data yang telah dimasukkan apabila data ada dan sudah valid
maka sistem menampilkan halaman dashboard apabila data tidak ditemukan
atau data yang diisi salah maka user harus memasukkan ulang data username
dan password yang sesuai.
2. Proses tambah user
Tambah user

Admin Sistem

Mengisi data user meliputi NIP,

Menampilkan form
nama lengkap, username, email,
tambah user
password, bidang dan foto profil

Validasi

Data tidak lengkap/data salah

ya

Simpan data user ke

database

Menampilkan form
kelola user

Gambar 4.4 Activity diagram proses tambah user.

Gambar 4.4 merupakan proses tambah user. Proses ini berawal dari sistem yang
menampilkan form tambah user kemudian admin mengisi data user seperti NIP,
nama lengkap, username, email, password, bidang dan foto profil. Data yang
telah dimasukkan di validasi jika data telah benar dan terisi semua maka data
user disimpan ke dalam database jika tidak maka admin harus melengkapi data
user atau memperbaiki data tersebut. Setelah menyimpan data ke database
selanjutnya sistem menampilkan halaman kelola user.

19
3. Proses edit user
Edit Data User

Admin Sistem

Mengisi data baru Menampiilkan form

user edit

validasi

Data tidak lengkap/data salah

ya

Menyimpan data
baru user

Menampilkan form
kelola user

Gambar 4.5 Activity diagram proses edit user.

Gambar 4.5 merupakan proses edit user. Proses ini berawal dari sistem
menampilkan form edit setelah itu admin mengisi data baru user yang ingin di
edit. Data yang telah di edit divalidasi apabila data tersebut telah lengkap dan
benar data simpan ke database dan sistem menampilkan halaman kelola user.
Apabila data tidak lengkap atau salah maka admin memasukkan data user yang
benar dan lengkap.
4. Proses menghapus user
Hapus data user

Admin Sistem

Mengklik hapus Menampilkan

user halaman kelola user

Menghapus data
user dari database

menampilkan
halaman kelola user

Gambar 4.6 Activity diagram proses hapus user.

20
 Gambar 4.6 merupakan proses hapus data user. Proses ini berawal dari sistem
menampilkan halaman kelola user. Admin mengklik ikon hapus pada halaman
kelola user setelah itu data akan di hapus dari database dan sistem
menampilkan halaman kelola surat.
5. Proses menambahkan surat masuk
Tambah surat masuk

User Sistem

Mengisi data surat masuk

meliputi nomor surat, nama
Menampilkan form
surat, asal surat, keterangan,
tambah surat masuk
perihal surat dan tanggal masuk
surat

Validasi

Data tidak lengkap/data salah

ya

Simpan data surat

masuk ke database

Gambar 4.7 Activity diagram proses tambah surat masuk.

Gambar 4.7 merupakan proses tambah surat masuk. Proses ini berawal dari
sistem menampilkan halaman tambah surat masuk user memasukkan data surat
masuk sesuai yang ada pada form. Data divalidasi, apabila data sudah benar dan
lengkap maka data disimpan ke dalam database jika data tidak lengkap atau
data salah user harus kembali mengisi data surat masuk.
6. Proses meng-edit surat masuk
Edit Data Surat Masuk

User Sistem

Mengisi data baru Menampiilkan form

surat masuk edit surat masuk

validasi

Data tidak lengkap/data salah

ya

Menyimpan data
baru surat masuk

Menampilkan form
kelola surat masuk

Gambar 4.8 Activity diagram proses edit surat masuk.

21
 Gambar 4.8 merupakan proses edit surat masuk. Proses ini berawal dari sistem
menampilkan form edit surat masuk kemudian user mengisi data yang ingin di-
edit. Data di validasi, apabila data yang telah dimasukkan telah benar dan
lengkap maka data disimpan ke database dan sistem menampilkan halaman
kelola surat masuk jika data tidak lengkap maka user harus mengisi data dngan
benar dan lengkap.
7. Proses menghapus surat masuk
Hapus Data Surat Masuk

User Sistem

Menampilkan
Mengklik icon
halaman kelola surat
hapus surat masuk
masuk

Menghapus data
surat masuk dari
database

menampilkan
halaman kelola surat
masuk

Gambar 4.9 Activity diagram proses hapus surat masuk.

Gambar 4.9 merupakan proses hapus surat masuk. Proses hapus surat masuk
berawal dari sistem menampilkan halaman kelola surat masuk kemudian user
mengklik ikon hapus surat masuk. Data akan di hapus dari database dan sistem
menampilkan halaman kelola surat masuk.
8. Proses menambahkan surat keluar
Tambah surat keluar

User Sistem

Mengisi data surat keluar

meliputi nomor surat, nama
Menampilkan form
surat, tujuan surat, keterangan,
tambah surat keluar
perihal surat dan tanggal keluar
surat

Validasi

Data tidak lengkap/data salah

ya

Simpan data surat

masuk ke database

Gambar 4.10 Activity diagram proses tambah surat keluar.

22
 Gambar 4.10 merupakan proses tambah surat keluar. Proses ini berawal dari
sistem menampilkan halaman tambah surat keluar user memasukkan data surat
keluar sesuai yang ada pada form. Data divalidasi, apabila data sudah benar dan
lengkap maka data disimpan ke dalam database jika data tidak lengkap atau
data salah user harus kembali mengisi data surat keluar.
9. Proses meng-edit surat keluar
Edit Data Surat Keluar

User Sistem

Mengisi data baru Menampiilkan form

surat keluar edit surat keluar

validasi

Data tidak lengkap/data salah

ya

Menyimpan data
baru surat surat
keluar

Menampilkan form
kelola surat keluar

Gambar 4.11 Activity diagram proses edit surat keluar.

Gambar 4.11 merupakan proses edit surat keluar. Proses ini berawal dari sistem
menampilkan form edit surat keluar kemudian user mengisi data yang ingin di-
edit. Data di validasi, apabila data yang telah dimasukkan telah benar dan
lengkap maka data disimpan ke database dan sistem menampilkan halaman
kelola surat keluar jika data tidak lengkap maka user harus mengisi data dngan
benar dan lengkap.

23
10. Proses menghapus surat keluar
Hapus Data Surat Keluar

User Sistem

Menampilkan
Mengklik icon
halaman kelola surat
hapus surat keluar
keluar

Menghapus data
surat keluar dari
database

menampilkan
halaman kelola surat
keluar

Gambar 4.12 Activity diagram proses hapus surat keluar.

Gambar 4.12 merupakan proses hapus surat keluar. Proses hapus surat keluar
berawal dari sistem menampilkan halaman kelola surat keluar kemudian user
mengklik ikon hapus surat keluar. Data akan di hapus dari database dan sistem
menampilkan halaman kelola surat keluar.

4.3.3 Class Diagram

Berikut merupakan class diagram dari aplikasi penyimpanan surat masuk dan surat
keluar:
1. Controller

CI_Controller

Tampilan Sekretariat Admin

+input_masuk() +__construct() +__construct

+tampil_masuk() +index() +index()
+input_keluar() +create()
+tampil_keluar() +create2()
+kelolaUser() +hapus($id_masuk:int)
Bina_Marga
+edit($id_masuk:int)
+update($id_masuk:int)
+edit2($id_keluar:int)
+__construct() +update2($id_keluar:int)
Auth +index() +hapus2($id_keluar:int)
+update_file1($id_masuk:int)
+update_file2($id_keluar:int)
+cekAkun() Cipta_Karya +tambahuser()
+login() +hapus user($id_user:int)
+logout() +edituser($id_user:int)
+__construct() +updateuser($id_user:int)
+index() +update_foto($id_user:int)

Sumber_DA

+__construct()
+index()

Tata_Ruang

+__construct()
+index()

Gambar 4.13 Class diagram controller.

24
 Gambar 4.13 merupakan class diagram controller. Kelas Tampilan, Auth,
Sekretariat, Bina_Marga, Cipta_Karya, Sumber_DA, Tata_Ruang dan Admin
merupakan kelas yang mewarisi dari kelas CI_Controller. Dimana kelas-kelas
ini memiliki fungsi-fungsi tersendiri.
2. Model
CI_Model

Model_users

+cekAkun($username:String,$pas sword:String)
+upload()
+upload_edit()
+simpan($upload :String,$cookies:String,$name:String)
+ta mpil_masuk()
+ta mpil_keluar()
+upload2()
+simpan2($upload:String,$cookies :String,$name:String)
+hapus_data($w here:String,$ta ble:String)
+edit_data($where:String,$ta ble:String)
+update_data($where:String,$ta ble:String)
+update_data2($where:String,$ta ble:String)
+edit_data2($w here:String,$ta ble:String)
+hapus_data2($where:String,$ta ble:String)
+update_file($where:String,$upload:String,$cookies:String)
+update_file2($w here:String,$upload:String,$cookies :String)
+get_user()
+simpanus er()
+hapus user($where:String,$ta ble:String)
+edit_user($w here:String,$ta ble:String)
+updateuser($w here;String)
+upload_foto()
+updatefoto($where:String,$upload :String)
+updatepass($w here:String)
+jumlah_sm()
+jumlah_sk()
+jumlah_user()

Gambar 4.14 Class diagram model.

Gambar 4.14 merupakan class diagram model. Kelas Model_users mewarisi
kelas CI_Model. Dimana kelas Model_users ini memiliki 27 method yang
memiliki fungsi tersendiri.
3. Controller dan model

Tampilan Sekretariat
Model_users
+input_masuk() +__construct()
+tampil_masuk() +index()
+input_keluar() +cekAkun($username:String,$password:String)
+tampil_keluar() +upload()
+kelolaUser() +upload_edit()
Bina_Marga +simpan($upload:String,$cookies:String,$name:String)
+tampil_masuk()
+tampil_keluar()
+__construct() +upload2()
+index() +simpan2($upload:String,$cookies:String,$name:String)
Auth
+hapus_data($where:String,$table:String)
+edit_data($where:String,$table:String)
+update_data($where:String,$table:String)
+cekAkun() Cipta_Karya
+update_data2($where:String,$table:String)
+login()
+edit_data2($where:String,$table:String)
+logout()
+hapus_data2($where:String,$table:String)
+__construct()
+update_file($where:String,$upload:String,$cookies:String)
+index()
+update_file2($where:String,$upload:String,$cookies:String)
+get_user()
+simpanuser()
Admin Sumber_DA +hapususer($where:String,$table:String)
+edit_user($where:String,$table:String)
+updateuser($where;String)
+__construct() +upload_foto()
+__construct
+index() +updatefoto($where:String,$upload:String)
+index()
+updatepass($where:String)
+create()
+jumlah_sm()
+create2()
+jumlah_sk()
+hapus($id_masuk:int)
Tata_Ruang +jumlah_user()
+edit($id_masuk:int)
+update($id_masuk:int)
+edit2($id_keluar:int)
+update2($id_keluar:int) +__construct()
+hapus2($id_keluar:int) +index()
+update_file1($id_masuk:int)
+update_file2($id_keluar:int)
+tambahuser()
+hapususer($id_user:int)
+edituser($id_user:int)
+updateuser($id_user:int)
+update_foto($id_user:int)

Gambar 4.15 Class diagram controller dan model.

25
 Gambar 4.15 merupakan class diagram controller dan model. Dimana kelas-
kelas controller dan model saling berasosiasi menjadi class diagram sistem
secara keseluruhan.

4.3.4 Sequence Diagram

Berikut merupakan sequence digram dari aplikasi penyimpanan surat masuk dan
surat keluar:

1. Login

User Login C_Auth Model_users

Memasukkan username dan password

login()
cekAkun($userna me:String
, password:String)

login gagal/ berhasil

tampilkan halama n dashboard

Gambar 4.16 Sequence diagram login.

Gambar 4.16 merupakan sequence diagram dari proses login. Proses ini diawali
dari form login, user memasukkan username dan password lalu memanggil
fungsi login() pada controller Auth. Kemudian memanggil fungsi cekAkun()
pada model Model_users. Dari model mengrimkan nilai login berhasil atau
gagal apabila berhasil controller menampilkan halaman dashboard.
2. Menambahkan user

Admin Tambahuser C_Admin Model_users

Memasukkan data user

tambahuser()

simpanuser($upload:String)

data masuk ke database/tidak

tampilkan halaman kelola user

Gambar 4.17 Sequence diagram menambahkan user.

26
 Gambar 4.17 merupakan sequence diagram dari proses tambah user. Proses ini
diawali tampilan form tambah user. Admin memasukkan data user kemudian
memanggil fungsi tambahuser() pada controller Admin dan data yang
dimasukkan di kirim pada fungsi simpanuser() pada model Model_users. Jika
penyimpanan data berhasil maka akan ditampilkan halaman kelola user.
3. Meng-edit user

Admin edit_user C_Admin Model_users

Memasukkan data user

updateuser($id_user:int)

updateuser($where:String)

data masuk ke database/tidak

tampilkan halaman kelola user

Gambar 4.18 Sequence diagram edit user.

Gambar 4.18 merupakan sequence diagram dari proses edit user. Proses ini
diawali tampilan form edit user. Admin memasukkan data user yang baru
kemudian memanggil fungsi updateuser() pada controller Admin dan data
yang dimasukkan di kirim pada fungsi updateuser() pada model
Model_users. Jika penyimpanan data berhasil maka akan ditampilkan halaman
kelola user.
4. Menghapus user

Admin kelola_user C_Admin Model_users

Mengklik ikon hapus

hapususer($id_user:int)

hapus_user($where:String)

data terhapus dari database

tampilkan halaman kelola user

Gambar 4.19 Sequence diagram hapus user.

27
 Gambar 4.19 merupakan sequence diagram menghapus user. Berawal dari
admin mengklik ikon hapus kemudian memanggil fungsi hapususer() pada
controller Admin. Data akan dihapus menggunakan fungsi hapus_user() pada
model Model_users dan data akan terhapus dari database.
5. Menambahkan surat masuk

input_surat_masu
User C_Admin Model_users
k
Memasukkan data surat masuk

create()
simpan($upload:String,
$cookies:String,$name:String)

data tersimpan kedatabase/tidak

data telah tersimpan ke database

Gambar 4.20 Sequence diagram menambahkan surat masuk.

Gambar 4.20 merupakan sequence diagram dari proses tambah surat masuk.
Proses ini diawali tampilan form tambah surat masuk. User memasukkan data
surat masuk kemudian memanggil fungsi create() pada controller Admin dan
data yang dimasukkan di kirim pada fungsi simpan() pada model Model_users
dan akan tersimpan kedalam database.
6. Meng-edit surat masuk

User edit_surat_masuk C_Admin Model_users

Memasukkan data surat masuk

yang baru
update($id_masuk:int)
update_data($where:String,
$upload:String,$cookies:String)

data tersimpan kedatabase

menampilkan halaman kelola surat masuk

Gambar 4.21 Sequence diagram edit surat masuk.

Gambar 4.21 merupakan sequence diagram dari proses edit surat masuk. Proses
ini diawali tampilan form edit surat masuk. User memasukkan data surat masuk

28
 yang baru kemudian memanggil fungsi update() pada controller Admin dan
data yang dimasukkan di kirim pada fungsi update_data() pada model
Model_users. Jika penyimpanan data berhasil maka akan ditampilkan halaman
kelola surat masuk.
7. Menghapus surat masuk

User kelola_surat C_Admin Model_users

mengklik ikon hapus surat masuk

hapus($id_masuk:int)

hapus_data($where:String)

data terhapus dari database

menampilkan halaman kelola surat masuk

Gambar 4.22 Sequence diagram hapus surat masuk.

Gambar 4.22 merupakan sequence diagram menghapus surat masuk. Berawal
dari user mengklik ikon hapus kemudian memanggil fungsi hapus() pada
controller Admin. Data akan dihapus menggunakan fungsi hapus_data() pada
model Model_users dan data akan terhapus dari database.
8. Menambahkan surat keluar

input_surat_kelua
User C_Admin Model_users
r
Memasukkan data surat keluar

create2()
simpan2($upload:String,
$cookies:String,$name:String)

data tersimpan kedatabase/tidak

data telah tersimpan ke database

Gambar 4.23 Sequence diagram menambahkan surat keluar.

Gambar 4.23 merupakan sequence diagram dari proses tambah surat keluar.
Proses ini diawali tampilan form tambah surat keluar. User memasukkan data
surat keluar kemudian memanggil fungsi create2() pada controller Admin

29
 dan data yang dimasukkan di kirim pada fungsi simpan2() pada model
Model_users dan akan tersimpan kedalam database.
9. Meng-edit surat keluar

User edit_surat_keluar C_Admin Model_users

Memasukkan data surat keluar

yang baru
update2($id_keluar:int)
update_data2($where:String,
$upload:String,$cookies:String)

data tersimpan kedatabase

menampilkan halaman kelola surat keluar

Gambar 4.24 Sequence diagram edit surat keluar.

Gambar 4.24 merupakan sequence diagram dari proses edit surat keluar. Proses
ini diawali tampilan form edit surat keluar. User memasukkan data surat keluar
yang baru kemudian memanggil fungsi update2() pada controller Admin dan
data yang dimasukkan di kirim pada fungsi update_data2() pada model
Model_users. Jika penyimpanan data berhasil maka akan ditampilkan halaman
kelola surat keluar.
10. Menghapus surat keluar

kelola_surat_kelu
User C_Admin Model_users
ar
mengklik ikon hapus surat keluar

hapus2($id_keluar:int)

hapus_data2($where:String)

data terhapus dari database

menampilkan halaman kelola surat keluar

Gambar 4.25 Sequence diagram hapus surat keluar.

30
 Gambar 4.25 merupakan sequence diagram menghapus surat keluar. Berawal
dari user mengklik ikon hapus kemudian memanggil fungsi hapus2() pada
controller Admin. Data akan dihapus menggunakan fungsi hapus_data2()
pada model Model_users dan data akan terhapus dari database.

4.3.5 ERD
Berikut merupakan entinity relationship diagram dari aplikasi penyimpanan surat
masuk dan surat keluar:
email no_surat
id_bidang id_masuk
nama_surat
nama_bidang id_user nama
nama_lengkap tanggal_masuk
petugas

Bidang 1 memiliki m user 1 mengelola m surat_masuk asal_surat

foto sumber_da
level keterangan

nip pass
1 bina_marga sekretariat
tata_ruang
file_surat
cipta_karya

mengelola

nomor_surat nama_surat
m
tanggal_keluar
id_keluar petugas

surat_keluar tujuan_surat

sumber_da keterangan

bina_marga sekretariat
tata_ruang
file_surat
cipta_karya

Gambar 4.26 ER Diagram.

Gambar 4.26 merupakan entinity relationship diagram yang terdiri dari 4(empat)
entitas yaitu bidang, user, surat masuk dan surat keluar. Berikut detail atribut dari
entitas yang telah disebutkan:

Tabel 4.1 Entitas bidang

Field Type Null Default
id_bidang int (2) No None
nama_bidang Varchar (15) No None

Tabel 4.2 Entitas user

Field Type Null Default
id_user int (5) No None
Nama Varchar (50) No None
nama_lengkap Varchar(100) No None

31
Nip Varchar(50) No None
Pass Varchar(50) No None
Email Varchar(50) No None
Foto Varchar(100) No None
Level int(2) No None

Tabel 4.3 Entitas surat masuk

Field Type Null Default
id_masuk int (5) No None
nomor_surat Varchar (50) No None
nama_surat Varchar(50) No None
tanggal_masuk Date No None
asal_surat Varchar(50) No None
Keterangan Text No None
file_surat Varchar(100) No None
Secretariat int(2) No None
bina_marga int(2) No None
cipta_karya int(2) No None
sumber_da int(2) No None
tata_ruang int(2) No None
Petugas Varchar(100) No None

Tabel 4.4 Entitas surat keluar

Field Type Null Default
id_keluar int (5) No None
nomor_surat Varchar (50) No None
nama_surat Varchar(50) No None
tanggal_masuk Date No None
tujuan_surat Varchar(50) No None
Keterangan Text No None
file_surat Varchar(100) No None

32
 Sekretariat int(2) No None
bina_marga int(2) No None
cipta_karya int(2) No None
sumber_da int(2) No None
tata_ruang int(2) No None
Petugas Varchar(100) No None

4.3.6 Desain Tampilan Sistem

Berikut merupakan desain tampilan dari aplikasi penyimpanan surat masuk dan
surat keluar:

1. Halaman login

Gambar 4.27 Desain halaman login.

Gambar 4.27 merupakan desain dari halaman login. Halaman login merupakan
halaman yang digunakan user (Bina Marga, Cipta Karya, Sumber Daya Air dan
Tata Ruang) dan admin (Sekretariat) untuk masuk ke dalam sistem.

33
2. Halaman admin

Gambar 4.28 Desain halaman admin.

Gambar 4.28 merupakan desain dari halaman admin. Halaman admin
merupakan halaman yang akan muncul ketika admin sudah masuk ke dalam
sistem. Terdapat menu pilih beranda, manajemen user, surat masuk dan surat
keluar.
3. Halaman user

Gambar 4.29 Desain halaman user

34
 Gambar 4.29 merupakan desain dari halaman user. Halaman user merupakan
halaman yang akan muncul ketika user sudah masuk ke dalam sistem. Terdapat
menu pilih beranda, surat masuk dan surat keluar.

4.4 Implementasi Sistem

4.3.1 Implementasi Database Sistem

Berikut merupakan implementasi database dari aplikasi penyimpanan surat masuk

dan surat keluar:

1. Tabel Bidang
Tabel bidang merupakan database bidang yang digunakan untuk menyimpan
data dari bidang. Adapun atribunya adalah id_bidang dan nama_bidang.
Implementasi tabel bidang dapat dilihat pada Gambar 4.30.

Gambar 4.30 Implementasi tabel bidang.

2. Tabel User
Tabel user merupakan database user yang digunakan untuk menyimpan data
dari user. Adapun atribunya adalah id_user, nama, nip, nama_lengkap, email,
pass, foto dan level. Implementasi tabel user dapat dilihat pada Gambar 4.31.

Gambar 4.31 Implementasi tabel user.

3. Tabel Surat Masuk
Tabel surat masuk merupakan database surat masuk yang digunakan untuk
menyimpan data dari surat masuk. Adapun atribunya adalah id_masuk,
no_surat, nama_surat, tanggal_masuk, asal_surat, keterangan, file_surat,

35
 secretariat, bina_marga, cipta_karya, sumber_da, tata_ruang dan petugas.
Implementasi tabel surat masuk dapat dilihat pada Gambar 4.32.

Gambar 4.32 Implementasi tabel surat masuk.

4. Tabel Surat Keluar
Tabel surat masuk merupakan database surat masuk yang digunakan untuk
menyimpan data dari surat keluar. Adapun atribunya adalah id_keluar,
nomor_surat, nama_surat, tanggal_keluar, tujuan_surat, keterangan, file_surat,
sekretariat, bina_marga, cipta_karya, sumber_da, tata_ruang dan petugas.
Implementasi tabel surat keluar dapat dilihat pada Gambar 4.33.

Gambar 4.33 Implementasi tabel surat keluar.

36
4.3.2 Implementasi Tampilan Sistem

Berikut merupakan implementasi tampilan dari aplikasi penyimpanan surat masuk

dan surat keluar:

1. Halaman login

Gambar 4.34 Implementasi halaman login.

Pada Gambar 4.34 merupakan implementasi dari halaman login yang digunakan
user dan admin untuk masuk ke dalam sistem.
2. Halaman admin

Gambar 4.35 Implementasi halaman admin.

Gambar 4.35 merupakan implementasi dari halaman admin. Halaman admin
merupakan halaman yang akan muncul ketika admin sudah masuk ke dalam

37
 sistem. Terdapat menu pilih beranda, manajemen user, surat masuk dan surat
keluar.
3. Halaman user

Gambar 4.36 Implementasi halaman user.

Gambar 4.36 merupakan implementasi dari halaman user. Halaman user
merupakan halaman yang akan muncul ketika user sudah masuk ke dalam
sistem. Terdapat menu pilih beranda, surat masuk dan surat keluar.
4. Halaman kelola user

Gambar 4.37 Implementasi halaman kelola user.

Gambar 4.37 merupakan implementasi halaman kelola user. Halaman kelola
user ini merupakan fitur yang terdapat pada admin yang berfungsi untuk

38
 mengelola user pada sistem ini. Terdapat tombol tambah user untuk
menambahkan user baru.
5. Halaman tambah surat

Gambar 4.38 Implementasi halaman tambah surat.

Gambar 4.38 merupakan implementasi halaman tambah surat. Halaman ini
merupakan salah satu fitur yang ada pada sisi admin maupun user hanya
dibedakan oleh tujuan surat. Pada sisi admin tujuan surat terdapat checkbox
sedangkan pada sisi user tidak.
6. Halaman kelola surat

Gambar 4.39 Implementasi halaman kelola surat.

Gambar 4.39 merupakan implementasi halaman kelola surat. Halaman ini
merupakan salah satu fitur yang ada pada sisi admin maupun user hanya
dibedakan oleh bidang. Pada sisi admin terdapat field bidang sedangkan pada
sisi user tidak.

39
 BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil praktik kerja lapangan yang telah dilakukan dapat disimpulkan
bahwa:

1. Aplikasi penyimpanan surat masuk dan surat keluar berfungsi untuk melakukan
pencatatan surat masuk dan surat keluar dan dapat memudahkan pencarian
terhadap file surat yang ada pada Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang
Kota Mataram.
2. Metode pengembangan sistem yang digunakan yaitu menggunakan metode
waterfall dimana teridiri dari 5(lima) tahapan yaitu analisis kebutuhan, desain,
implementasi, pengujian dan pemeliharaan.
3. Racangan aplikasi ini dibuat berdasarkan hasil analisis kebutuhan dari
pengguna dan prosedur surat masuk dan surat keluar Dinas Pekerjaan Umum
dan Penataan Ruang Kota Mataram.

5.2 Saran

Adapun saran yang dapat diberikan penulis agar aplikasi penyimpanan surat
masuk dan surat keluar ini menjadi lebih baik di masa yang akan datang yaitu dalam
pengembangan selanjutnya, diharapkan aplikasi dapat mengarsipkan seluruh surat-
surat lainnya seperti surat izin, SK dan data pegawai yang terdapat pada Dinas
Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang Kota Mataram.

40
 DAFTAR PUSTAKA

[1] Barthos, Basir. 2009. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara.

[2] Hidayat, Heri. 2011. Cara Instan Menguasai Pemrograman Website Secara
Otodidak. Jakarta Barat: Agogos Publishing.

[3] Raharjo, Budi. 2011. Belajar Otodidak Membuat Database Menggunakan

MySQL. Bandung: Informatika.

[4] Widodo, dkk. 2011. Menggunakan UML. Bandung: Informatika.

[5] Yakub. 2012. Pengantar Sistem Informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu.

41