STANDART OPERATING PROCEDURE

(SOP)
equipment
PT. tirta nusa persada
( PT. tnp )

SOP DRIVER

1. Wajib mengisi absen kehadiran

2. Wajib datang tepat waktu ke lokasi yang dituju.

3. Melaporkan / koordinasi mengenai kondisi kendaraan.

 Pemeriksaan tekanan udara dan kondisi Ban

 Memeriksa APAR

 Pemeriksaan kotak peralatan

 Pemeriksaan air radiator

 Pemeriksaan pelumas mesin

 Memeriksa indikator dan lampu-lampu kendaraan

 Penanganan bengkel jika ada masalah

4. Menjaga kerapian diri dan attitude.

5. Menjaga kebersihan Unit kendaraan masing- masing.

6. Merawat Unit kendaraan berdasarkan chek list harian kendaraan. Memeriksa kondisi
ban, tahu masalah cuaca, kondisi kendaraan (rem, air radiator, instrumnetasi, alat navigasi,
lampu, alat darurat, dlsb )

7. Memakai seragam yang telah disediakan

8. Mengerti akan unit nya masing- masing

9. Memberikan pelayanan yang terbaik dalam ber kendaraan dilokasi.

10. Bila cuti/ ijin/ sakit konfirmasi terlebih dahulu kepada atasan terkait.

11. Supir wajib menjalankan tugas yang diberikan oleh user atau klient

12. Supir wajib merawat dan menjaga serta bertanggung jawab atas mobil yang
dikendarainya setiap hari :

a. Pemeriksaan rutin kendaraan setiap pagi/ sebelum jalan.

b. Periksa perlengkapan pendukung operasioanal kendaraan.

c. Kebersihan serta kenyamanan kendaraan.

d. Keamanan kendaraan dalam berkendara dijalan.

e. Melaporkan kepada mekanik atau kepala pool mengenai kondisi kendaraan.

13. Tidak diperkenankan merokok didalam kendaraan maupun dilingkungan kerja.

14. Supir wajib memakai pakaian seragam serta tanda pengenal secara bersih dan rapih.

15. Menjaga kerahasiaan pihak pertama atau klient dimana ditempatkan meskipun sudah
tidak bertugas lagi.

16. Melakukan tugas tugas lain yang ditentukan kemudian sepanjang tidak bertentangan
dengan tujuan pokok.

Di dunia mengemudi (berkendaraan) saat ini dikenal 3 (tiga) macam cara mengemudi, yaitu:
“Safety Driving”, Aggressive Driving” dan“Defensive Driving”, dan sebagai gambaran bisa
dijelaskan sebagai berikut:
- Safety Driving, adalah mengemudi dengan selamat (mungkin secara guyon sering terbaca
dibelakang bak truck yang tertulis “utamakan selamat”), dimana pengemudi dalam
berkendaraan hanya mengutamakan selamat bagi dirinya pribadi tanpa memperhatikan
sekitarnya, tapi biasanya pengemudi masih memperhatikan peraturan dan cara mengemudi
yang baik, Safety driving ini biasa dilakukan oleh pembalap.

- Aggressive Driving, yaitu mengemudi dengan lebih “garang/menyerang/ugal-ugalan”,

kadang pengemudi sudah tidak memperhatikan peraturan, dan sangat membahayakan pemakai
jalan lain, cara mengemudi ini biasanya sudah tidak peduli dengan apapun.

- Defensive Driving, adalah mengemudi dengan cara aman, dengan banyak mengalah,
selain cara mengemudi ini akan aman bagi dirinya juga aman bagi pengguna jalan lainnya, sering
sebagai moto mereka adalah ‘utamakan keselamatan”

Beberapa saran dalam melaksanakan Defensive Driving adalah:

Tahap persiapan:

- Kondisi Kendaraan, misalnya sebelum melakukan perjalanan, cek dan test setiap
peralatan yang ada di mobil anda, misalnya: Kondisi rem, tanda lampu “sign”, lampu mobil,
klakson, kondisi ban termasuk bunganya (biasanya masih diatas 1 mm tebal bunganya), oli
mesin, oli rem, air pendingin, kondisi wiper, dan lain sebagainya terakhir kap mesin harus sudah
rapat.

- Kondisi Peralatan, apakah spare part (minyak rem, ban cadangan, air accu, dll tersedia),
alat P3K, Sabuk Pengaman, tools, segitiga pengaman, dan lain sebagainya.

- Kondisi Pengemudi, apakah sudah makan, tidak sakit/fit, sudah tidur cukup, tidak lupa
membawa SIM dan STNK yang masih berlaku, memakai baju yang tidak mengganggu dan lain
sebagainya.

Kondisi jalan dan Peraturan:

- Yang paling utama adalah taat pada peraturan lalulintas, mengerti akan arti dari marka
jalan, perhatikan kondisi jalan, tahu dengan pasti tujuan Anda mau kemana.

Saat Mengemudi:
- Hindari pengemudi lain yang aggressive (”ugal-ugalan”), sebagai contoh dibelakang Anda
ada kendaraan yang terlalu mepet, sebaiknya Anda menghindar dan mempersilahkan
pengemudi itu menyusulnya (menyalip), karena bila sesuatu terjadi misalnya saat adanya
pengereman mendadak, maka sudah pasti mobil yang dibelakang Anda tersebut akan menabrak
kendaraan Anda.

- Turuti aturan lalulintas yang berlaku saat itu, misal berusaha turunkan kecepatan selalu
dibawah kecepatan maksimum yang diperbolehkan, dlsb.

- Hindari pandangan yang terhalang, misalnya Anda sedang mengemudi dibelakang

container, sehingga pandangan sangat tertutup oleh bak konteiner (”seperti menghadap
tembok”) maka Anda harus berusaha menghindarinya dengan pindah jalur.

- Turuti aturan 2 detik yaitu aturan menjaga jarak di jalan arteri atau jalan biasa, dimana
mobil Anda dengan mobil di depan anda harus berjarak selama 2 (dua) detik, mengukurnya
misal ada kendaraan didepan Anda melewati suatu tiang maka saat kendaraan Anda sampai di
tiang tersebut harus dicapai dalam dua detik, tetapi jarak ini harus bertambah menjadi lebih
lama (3, 4, 5 detik) bila kecepatan menjadi lebih kencang misalnya saat mengemudi di jalan tol.

- Menurut teorinya ada 8 (delapan) rahasia mengemudi supaya selamat :

o Utamakan Keselamatan, janganlah berpikiran atau mempunyai niat agresif dalam

mengemudi (”jangan ugal-ugalan”)

o Perhatikan sekitar Anda, misal ada pengemudi yang ugal-ugalan, maka patut dihindari oleh
Anda sebagai pengemudi yang sadar (tidak ikut gila).

o Jangan tergantung dari Pengemudi lain, maka janganlah sekali kali memperkirakan tindakan
pengemudi kendaraan lain, seperti memperkirakan kendaraan itu pasti belok kiri maka kita ke
kanan.

o Selalu mempunyai jalan keluar, misal saat ada pengereman mendadak maka bisa
menghindarinya.

o Ikuti Aturan 2 detik, yaitu menjaga jarak sepanjang dua detik dengan kendaraan di depannya,
bila di tol maka aturan menjadi aturan 4 detik, atau bahkan menjadi aturan 5 (lima) detik

o Hindari resiko, sebagai pengemudi harus bisa membaca resiko yang bisa terjadi dan segera
hindari resiko itu.

o Fokus mengemudi, hindari mengemudi sambil mengobrol ,makan, minum atau berbicara
lewat telpon, sebaiknya betul betul focus mengemudi.
 SOP ALAT BERAT

SOP sebelum mengoperasikan alat berat:lat

Mekanis/Berat
1) Operator diberikan kursus atau pelatihan tentang hal-hal yang perlu dilakukan sebelum layak
atau tidak nya beroperasi, sedang operasi dan setelah operasi yang sesuai dengan ketentuan yang
berlaku.
2) Mengadakan koordinasi kerja antar unit kerja terkait, terutama mengenai alat-alat mekanis/berat
yang tidak memenuhi standar atau tidak laik operasi setelah dicek/ diperiksa oleh operatornya.
3) Mendatangkan instruktur/konsultan alat-alat mekanis/berat bersangkutan guna membimbing dan
mengarahkan operator serta melakukan uji coba pengoperasian alat mekanis/berat tersebut.
4) Setelah dilakukan uji coba pengoperasian, kemudian dilakukan evaluasi oleh pihak perusahaan
dan instruktur alat mekanis/berat guna menentukan apakah alat tersebut layak atau tidak untuk
dioperasikan atau masih perlu adanya perbaikan dan penyempurnaan.
5) Begitu pula halnya dengan operatornya, apakah sudah atau belum bisa diberikan izin untuk
mengoperasikan alat dibawah tanggung jawabnya. Kalau belum, perlu adanya pembimbingan
dan pengarahan ulang.

SOP Pelaksanaan Pengoperasian Alat Mekanis/Berat

Setelah dilakukan kursus atau pelatihan, evaluasi dan uji coba dan semuanya memenuhi
syarat sesuai dengan ketentuan yang berlaku, maka operator sudah diizinkan untuk dapat
mengoperasikan alat mekanis/berat yang menjadi tanggung jawabnya.
1) Sebelum Pelaksanaan Pengoperasian Alat Mekanis/Berat
Tugas pertama operator pada awal shift adalah untuk melakukan pemeriksaan awal pada
beberapa titik pengamatan untuk mengetahui kesiapan alat yang akan dioperasikan. Bila
ditemukan ada hal-hal yang tidak normal, maka operator harus melaporkan dan menyerahkan
alatnya kepada Bagian Mekanik atau Bagian Pemeliharaan untuk diperbaiki.
 Setelah semuanya tahapan berjalan baik, kemudian operator menghidupkan mesin alat
mekanis/beratnya. Setelah mesin hidup, maka operator melakukan pemanasan mesin dan
memperhatikan hal-hal sebagai berikut :
a. Panaskan mesin dengan cara membiarkan mesin pada putaran rendah, selama ± 5 menit.
b. Periksa lampu-lampu atau meter-meter petunjuk, yang semuanya harus bekerja normal.
c. Periksa kembali oli mesin, transmisi, main clutch, hydraulic yang dapat dilihat pada
tongkat/gelas pengukur, dengan pengukur dengan standar keadaan normal adalah antara H dan L.
d. Perhatikan bunyi-bunyi yang aneh (lain dari biasanya) pada mesin atau trans-misi dan pada
bagian-bagian yang berputar lainnya.
e. Periksa indikator udara masuk mesin (dust indicator), kalau berwarna merah berarti saringan
udara kotor.
f. Periksa asap mesin (hitam/biru/kelabu), yang normal berwarna kelabu.
g. Periksa dan test bekerjanya Hydralic System.
h. Periksa dan test bekerjanya Steering.
i. Periksa dan test bekerjanya rem.
j. Periksa dan test bekerjanya gigi transmisi.
k. Amati bila ada kebocoran-kebocoran angin, minyak, rem, seal, cylinder dan pipa-pipa hidraulik.
l. Bersihkan kaca depan dan test berfungsinya klakson.
Jika operator telah yakin semuanya berjalan normal maka mesin siap untuk dijalankan,
operator siap untuk menggerakkan unit alat mekanis/berat yang menjadi tanggung jawabnya,
tetapi bila terdapat kelainan maka unit alat mekanis/berat tersebut harus diperbaiki terlebih
dahulu oleh mekanik.
2) Pengoperasian Alat Mekanis/Berat
Setelah alat mekanis/berat dibawah tanggung jawab operator yang ber-sangkutan diperiksa
pada awal shift dan didapatkan semua memenuhi standar operasi, maka secara umum (untuk
semua alat-alat mekanis/berat) setiap operator untuk menjalankan alat beratnya harus melakukan
hal-hal sebagai berikut :
a. Periksa sekitar daerah/lokasi kerja, terutama terhadap kemungkinan adanya orang atau alat
mekanis/berat lainnya dan bunyikan klakson sebagai tanda alat akan bergerak.
b. Tekan pedal rem, lepaskan rem parkir (emergency brake).
c. Naikkan blade/bucket/boom/arm (khusus untuk Bulldozer, Dozer Shovel dan Excavator).
d. Injak pedal kopling, masukkan persenelling ke gigi pertama, lepas rem biasa, tekan gas dan
lepaskan pedal kopling sesuai dengan putaran mesin sampai alat berjalan (jangan dibiasakan
menginjak setengah kopling pada waktu alat sedang berjalan normal).
e. Jangan injak ceceran/bongkahan batu dan hindari lobang-lobang di jalan baru yang belum padat
(khusus untuk Dump Truck).
f. Selalu mengecek indikator dan meter-meter lainnya.

SOP Selesai Pengoperasian Alat Mekanis/Berat

Setelah alat-alat mekanis/berat beroperasi, maka setiap akhir shift para operator diharuskan
melakukan hal-hal sebagai berikut :
1) Alat mekanis/berat agar diparkir pada tempat yang aman dan rata/datar.
2) Letakkan dengan aman attachement (blade, bucket, boom, arm, vessel).
3) Pasang rem parkir (emergency brake).
4) Dinginkanlah mesin dengan cara membiarkan mesin pada putaran rendah (low idle) selama ± 5
menit.
5) Kunci kontak pada posisi OFF (cummins engine) dan tarik cut off fuel.
6) Letakkanlah tongkat pengontrol bahan bakar pada posisi mesin mati, putar kunci kontak pada
posisi OFF bagi mesin yang gasnya memakai tongkat atau kabel kontrol.
7) Hindari tindakan mematikan mesin secara mendadak tanpa low idle terlebih dahulu, kecuali
dalam keadaan darurut jangan menaikkan putaran tiba-tiba waktu akan mematikan mesin.
8) Periksa kembali semua sistem pengaman dan pastikanlah telah dalam keadaan aman, cabut
kunci kontak dan serahkan kepada pengawas sebagai tanda berakhirnya tugas operator dalam
suatu waktu yang telah ditentukan.

SOP Pengoperasian Khusus Untuk Dump Truck

Dump Truck (Truk) umumnya digunakan untuk mengangkut hasil penambangan berupa
bahan galian dan material-material lainnya pada aktivitas Tambang Terbuka. Adapun tugas-tugas
Truk dalam melayani aktivitas penambangan adalah Muat (loading), pengangkutan (hauling) dan
penumpahan (dumping).
Muat (Loading)
 Pada waktu memasuki daerah pengisian (loading), operator Truk harus memperhatikan hal-
hal sebagai berikut :
a. Clear area adanya orang atau kendaraan lain di tempat itu, untuk mengetahui kemungkinan dia
akan bergerak.
b. Ambillah jalur yang sama (satu line) dengan Truk yang ada di depan, dengan jarak minimal 10
meter, berhentikan Truk untuk menunggu giliran dan pasang “emergency brake”.
c. Bila Truk di depan bergerak maju, majulah dan berhenti pada posisi yang sama, kemudian
pasang “emergency brake” kembali.
d. Pada saat Truk sudah berada pada posisi terdepan, operator Loader memberi tanda bahwa Truk
dapat mengambil posisi untuk dimuati, maka maju untuk mengambil posisi mundur, ikuti jejak
yang benar yang sudah dilakukan Truk sebelumnya dan berhenti, masukkan gigi mundur dan
bergerak perlahan ke dan berhentilah.
e. Pindahkan gigi mundur ke netral dan pasang “emergency brake”.
f. Periksa tongkat dump (hoist lever) yang seharusnya pada posisi “float”.
g. Jangan keluar kabin selama pengisian berlangsung, kaca pintu ditutup agar terhindar dari debu
dan lemparan batu.
h. Jika pemuatan sudah selesai dan operator Loader telah memberi tanda bahwa pengisian sudah
selesai, waspadalah kemungkinan adanya orang atau kendaraan lain sebelum bergerak maju.
2) Pengangkutan (Hauling)
a. Pelajarilah lokasi kerja saat akan bertugas.
b. Jangan melanggar rambu-rambu atau petunjuk dan ikuti aturan atau cara mengemudikan yang
benar, selalu waspada ketika membawa Truk.
c. Jaga selalu jarak yang aman dengan kendaraan lain di depan, ikuti aturan yang biasanya sudah
ditentukan oleh pihak perusahaan, semakin cepat kendaraan semakin jauh jarak antara yang
diperlukan dengan kendaraan lain di depannya.
d. Untuk memperlambat kecepatan atau menghentikan gerak Truk, operator harus menggunakan
“retarder” (exhaust brake/ engine brake) dan rem pada roda (service brake), dengan petunjuk
sebagai berikut :
 “Retarder” (kekuatan perlambat) adalah sistem brake untuk mengontrol kecepatan kendaraan
(pedal atau posisi ON), terutama pada saat jalan turun atau akan masuk/mendekati jalan turun
gas harus dilepas sebelum menginjak pedal atau meng-ON-kan “retarder”.
 Jumlah “retarder” harus sesuai dengan beberapa banyak operator menekan pedal dari
“retarder” ini yang pakai switch setiap posisi ON “retarder” bekerja.
 “Retarder” dapat dipergunakan pada semua posisi gigi persenelling.
 Mengurangi kecepatan kendaraan pada kecepatan tinggi pakailah rem angin (khusus untuk
Dump Truck Hino yang efektif bekerja pada rpm engine 1600 ke atas dan sangat aman dipakai
pada kondisi jalan menurun).
 Rem roda (service brake) digunakan bila truk bergerak dengan kecepatan rendah atau bila
hendak menghentikan kendaraan (5 km/jam).
 Waktu menggunakan rem roda (service brake), pedal harus ditekan/diinjak dengan konstan
(ditahan) jangan dikocok sebab bisa menurunkan tekanan angin.
 Jangan sekali-kali menggunakan rem roda (service brake) pada kecepatan tinggi, kecuali dalam
keadaan darurat (emergency).
 Selama mengemudikan Truk perhatikan kemungkinan adanya kejanggalan/ ketidak normalan
seperti getaran pada stir atau suara-suara asing lainnya.
3) Tuang/ bongkar (Dumping)
a. Jalankan Truk perlahan-lahan saat memasuki daerah penumpahan (dumping area) dan
waspadalah terhadap orang atau alat lain yang ada di lokasi tersebut.
b. Untuk mengambil ancang-ancang mundur, gerakkan Truk memutar ke arah kanan.
c. Mundurkanlah Truk secara perlahan dan pada saat roda menyentuh tumpukan penahan (beam),
segera tekan pedal rem. “Beam” adalah batas aman untuk berhenti bukan berfungsi untuk
menghentikan Truk.
d. Pasanglah “emergency brake”, kembalikan persenelling ke gigi netral dan lepaskan pedal rem.
e. Tarik “lever dumping” hingga posisi hoist terangkat (raise), lalu tekan gas. Pada saat baru
membuang/menumpahkan muatan akan terasa sedikit sentakan, bila sentakan terasa agak kuat
kurangi sedikit gas dan atur gas sehingga posisi bak setegak mungkin untuk menumpahkan
semua muatan. Lepaskan “dump lever”, otomatis “lever” akan ke posisi menahan (hoist).
f. Bila semua muatan sudah tertumpah, “dump lever” tekan ke bawah dan tahan. Pada saat bak
turun, akan kembali sedikit sentakan dan lepas “dump lever” kemudian bak akan turun.
g. Setelah bak kembali duduk pada tempatnya, tekan/injak rem roda (service brake), masukkan gigi
maju dan lepaskan “emergency brake”.
h. Perhatikanlah daerah di sekitar yang akan dilalui setelah menumpah muatan agar cukup aman
dari kendaraan lain atau orang untuk menghindari bahaya.
i. Lepaskan rem roda (service brake) kemudian gas dan tinggalkan daerah penumpahan (dump
area).
j. Jangan menjalankan Truk apabila bak atau vesselnya masih terangkat.

SOP K3
1.

a. Helm pengaman / Safety helmet

b. Sepatu pengaman / Safety shoes

c. Kacamata / Sunglasses

d. Sarung tangan kulit / leather

gloves

e. Masker + ear plug

f. Penampung minyak pelumas bekas

g. Penampung besi-besi / suku

cadang bekas

h. Pemadam api

i. Kotak P3K

j. Pembersih tumpahan minyak

Gudang suku cadang a. Helm pengaman / Safety helmet

 b. Sepatu pengaman / Safety shoes

c. Sarung tangan kulit / leather

gloves

d. Pemadam api

e. Kotak P3K

a. Helm pengaman / Safety helmet

b. Sepatu pengaman / Safety shoes

c. Kacamata / Sunglasses

d. Sarung tangan kulit / leather gloves

e. Masker + ear plug

Pelabuhan

f. Pemadam api

g. Bendera tanda kendaraan

h. Kotak P3K di setiap kendaraan

tambang

i. Rambu lalu lintas

2. Pemeriksaan kesehatan pertiga bulan dilaksanakan sebagai bagian care dari

perusahaan.
3. Pada sekitar kantor workshop, gudang peralatan dan base camp disediakan ditempat
yang mudah dilihat, pemasangan dan penala aliran listrik dan pengunaaan sarana
yang sesuai dengan kapasitasnya, penyediaan perlengkapan P3K disetiap unit bagian.
 4. Pada alat produksi dan peralatan listrik dilakukan hal-hal berikut: memberikan
petunjuk pemakaian alat (SOP); memasang perlindungan pada mesin bergerak;
memasang perlindungan pada bagian perlistrikan yang bertegangan tinggi; memasang
tanda-tanda peringatan dan larangan.
5. Pelatihan K3, yang meliputi: mengirimkan beberapa karyawan untuk mengikuti kursus
K3; pelatihan pemadam kebakaran, dan pelatihan lain yang berkaitan dengan K3.
6. Program komunikasi dan sosialisasi K3, yang mencakup:
a. Safety Talk (setiap hari sebelum kerja selama 5 menit).
b. Daily meeting, toolbox meeting, tentang masalah keselamatan dan kesehatan
kerja dengan melibatkan karyawan, kontraktor – sub kontraktor..
c. Safety Inspection, yakni pemeriksaan kondisi lapangan serta menginventarisasi
segala hal yang berhubungan dengan K3, yang dilakukan Safety Committee.
d. Pemasangan spanduk dan motto K3, papan pengumuman, peringatan dan
imbauan.
7. Tersedianya tenaga trampil untuk penanganan keadaan darurat.
8. Pelaksanaan administrasi dan pelaporan
9. Divisi keselamatan kerja dan klinik melaksanakan bagian dari operasional, survey
kesehatan dan kebersihan industrial di mess dan dapur beserta kualitas air.

SOP BENGKEL / WORKSHOP

Dengan adanya mekanisasi maka dituntut suatu keharusan bengkel (workshop) untuk
mengadakan perawatan dan pemeliharaan machinery service routine secara efisien agar tidak
mengalami kerusakan akibat kelalaian perawatan sehingga mengakibatkan kerusakan yang
sangat besar.

Ruang lingkup

SOP ini berlaku untuk kegiatan workshop dan maintenance di Area PT. Tirta Nusa Persada.
Aktivitas

1. Melakukan pengelasan

2. Melakukan Oil/Lubrication Grease

3. Pengadaan barang /Spare Parts

4. Penyimpanan Oli Bekas

5. Melakukan penggerindaan

6. Pengoprasian gerinda potong

7. Pengoprasian Mesin bubut

8. Pengoprasian Mesin bor

9. Pembersihan area workshop

10. Melakukan Pengecekan Compressor

Prosedur

Apabila akan menjalani pemeliharaan atau service routine, terlebih dahulu operator
menunjukkan surat pengantar pemeliharaan atau service routine yang diketahui minimal kepala
pool, Selanjutnya surat pengantar diberikan kepada bengkel untuk selanjutnya dibuka dicatat jam
kerja mekanik kemudian di input kedalam komputer. Mekanik melaksanakan Technical
Inspection dan service rutin sesuai jadwal yang sudah ditentukan. Setelah melaksanakan
Technical Inspection terhadap kendaraan, farm tractor dan mobil kecil, kemudian service sheet
atau technical inspection form diisi dan ditanda tangani oleh Operator Mekanik dan kepala pool.
Mekanik lalu diarsipkan kedalam arsip masing-masing kendaraan.

Untuk penggantian oli engine dan service raoutine ditentukan sebagai berikut:

1. Dump truck dan Trailler setiap 5000 km operasi

Persedian Barang

Bahan Bakar.

 Melakukan pemeriksaan penyediaan bahan bakar pada peralatan/mesin.

  Menyediakan stock BBM secukupnya minimal untuk persedian selama 3 hari dan
membuat tumpahan BBM dengan dilengkapi kran penutup.

 Diusahakan agar tumpahan BBM/OLI tidak langsung ketanah/sungai.

Oli dan Lubrication Grease

 Menyediakan stok oli/Lubrication dan grease secukupnya.

 Ketersediaan minimal cukup untuk tiga hari.

Spare Parts

 Tersedia stock yang cukup digudang untuk spare part yang sering diganti.

 Menggunakan System FIFO/ First in First out. barang keluar jika barang yang bekas nya
masuk

Oli Bekas

Setiap penggantian oli harus ditampung ditempat oli dan tidak boleh tercecer ke tanah dan
dimasukkan kedalam drum besar dengan kapasitas 200 ltr. Membuat laporan ke bagian
Acconting.

Barang Bekas

Barang bekas dari sisa pekerjaan servis dan penggantian suku cadang seperti oil filter, fuel filter,
hyd oil filter dikumpulkan ditempatkan didalam drum dan jika sudah penuh drum tersebut
ditanam ditanah. Ban bekas dikumpulkan, lalu dibuatkan Berita Acara untuk dijual. Batteray
bekas, Engine block, Axle bekas, roller bekas dikumpulkan lalu dibuatkan Berita acara
kehapusan untuk dijual (daur ulang).

SOP Inventory
PENGELOLAAN KONTROL PERSEDIAAN
Fungsi Persediaan :

Enam fungsi penting yang dikandung oleh persediaan dalam memenuhi kebutuhan
perusahaan adalah sebagai berikut :

1. Menghilangkan resiko keterlambatan pengiriman bahan baku atau barang yang

dibutuhkan Perusahaan.

2. Menghilangkan resiko bila barang yang dipesan tidak baik atau rusak sehingga
harus dikembalikan.

3. Menghilangkan resiko terhadap kenaikan harga atau inflasi.

4. Untuk menyimpan bahan baku yang dihasilkan secara musiman sehingga

perusahaan tidak akan kesulitan bila bahan baku tersebut tidak tersedia
dipasaran.

5. Mendapatkan keuntungan dari pembelian berdasarkan potongan kuantitas

(quantity discount)

6. Memberikan pelayanan kepada pelangganan dengan tersedianya barang yang

diperlukan.

Kebijakan Umum Persediaan

1. Barang yang diterima dan keluar harus dicatat ke dalam sistem secara real time
dan transaksi persediaan yang terjadi dalam periode berjalan harus ditutup pada
akhir bulan. Saldo akhir dari periode berjalan akan menjadi saldo awal periode
berikutnya. .

2. Penilaian persediaan dihitung menggunakan metode rata-rata tertimbang.

3. Store keeper bertanggung jawab atas penerimaan, pengeluaran dan

penyimpanan persediaan, perlindungan terhadap kehilangan dan kerusakan,
pengawasan dan pelaporan dan juga pengelolaan identifikasi fisik persediaan
untuk semua gudang yang berada didalam perusahaan.
 4. Penambahan master dan kode barang disusun oleh Purchasing Departement.

5. Setiap persediaan didalam gudang memiliki kode persediaan yang unik (struktur
kode yang sama dalam perusahaan) Store keeper tidak diperkenankan merubah,
menambah ataupun mengurangi kode yang telah ada.

6. Storekeeper bertanggung jawab untuk menindaklanjuti setiap masalah /

kerusakan / kehilangan di area gudang dan berkoordinasi aktif dengan pihak-
pihak terkait untuk memecahkan masalah tersebut.

7. Penyimpanan persediaan diluar gudang harus memperoleh persetujuan dari

Manager terkait.

8. Persediaan harus dilindungi dengan asuransi terhadap resiko-resiko yang

mungkin terjadi seperti kebakaran, banjir, pencurian, huru hara dan bahaya-
bahaya lainnya.

9. Batas optimal persediaan harus dikelola dengan menyesuaikan permintaan-

permintaan dari User Departemen terkait dan meminimalisasi biaya-biaya
penyimpanan dan pemesanan. Batas-batas persediaan harus ditentukan
sebelumnya dan dimasukkan kedalam sistem. Rencana kerja bulanan harus
digunakan sebagai dokumen penuntun dalam menentukan batas-batas
persediaan berikut:

 Batas pemesanan ulang atau jumlah pemesanan ekonomis

 Batas minimum persediaan
 Batas maksimum persediaan

Kebijakan Penerimaan Persediaan

1. Tidak diperkenankan menerima barang tanpa disertai dengan bukti PO (Purchase

Order), dokumen pendukung dari Supplier (DO dll). Dan internal order yang
sebelumnya telah diinformasikan ke lokasi.

2. Informasi PO dan Internal Order harus ada pada Store keeper saat menerima
barang.
3. Surat Tanda Terima Barang (RR) adalah dokumen wajib dan dianggap sebagai
bukti barang yang diterima.

4. Surat Tanda Terima Barang (RR) dibuat oleh Store Keeper dan disetujui oleh
Manager terkait.

5. Store keeper harus memastikan bahwa jumlah yang tercatat dalam Surat Tanda
Terima Barang harus sesuai dengan jumlah barang yang diterima. Jika jumlahnya
berbeda dengan Surat Jalan dari Supplier, maka Surat Jalan dari Supplier harus
direvisi dan ditandatangani oleh kedua pihak.

6. Jika jumlah yang tertera dalam Surat Tanda Terima Barang lebih tinggi dari
jumlah yang tertera didalam PO store keeper harus mengambil keputusan untuk
menolak. Informasi harus dikumpulkan dari Supplier untuk menentukan apakah
jumlah kelebihan akan diterima atau menyimpan barang-barang tersebut di
gudang. Jika barang-barang disimpan di gudang maka barang-barang tersebut
harus diperlakukan sebagai barang-barang FoC (Free of Charge).

7. Jika jumlah yang tertera dalam Surat Tanda Terima Barang lebih rendah
dibanding dengan jumlah barang yang tertera dalam PO, Departemen terkait
yang mengajukan PR harus dikomunikasikan. Tindakan-tindakan yang perlu harus
diambil oleh Departemen Purchasing untuk penggantian.

8. Surat Tanda Terima Barang tidak dapat dikeluarkan oleh Bagian Pergudangan
sebelum verifikasi kualitas dilakukan oleh pihak-pihak internal yang berkopenten
terhadap kwalitas persediaan.

9. Jika ditemukan adanya barang yang usang, rusak atau spesifikasinya salah atau
hal-hal lain yang berkaitan dengan kualitas barang dibandingkan dengan PO,
maka barang tersebut harus ditolak dan Nota Pengembalian Pembelian harus
dibuat dan dikirimkan kepada Supplier. Supplier harus menyetujui Nota
Pengembalian Pembelian dan mengambil barang dari gudang. Jika Supplier tidak
mengambil barang-barang tersebut maka barang-barang tersebut dianggap
sebagai FoC (Free of Charge) dan dicatat ke dalam kode persediaan yang
berbeda.
 10. Surat Tanda Terima Barang dapat dibuat lebih dari satu untuk satu nomor PO
yang pengirimannya dilakukan bertahap.

Kebijakan Pengeluaran Persediaan

1. Barang persediaan akan disimpan dan dikeluarkan sesuai FIFO (First In First Out).

2. Proses transfer persediaan antar gudang dan antar perusahaan adalah hal
penting yang diperlukan dalam sistem untuk membantu kelancaran transfer antar
gudang untuk memenuhi permintaan-permintaan transfer material penting yang
sesuai atau diluar perencanaan sesuai dengan ketersediaan barang dan
mendapat persetujuan Controller terkait.

3. Pengeluaran persediaan ke lokasi user tanpa melalui gudang tidak

diperbolehkan.

4. Jika ada penegembalian barang dari Gudang harus menghitung jumlah barang
yang dikembalikan dan membuat Nota Pengembalian Barang.

Kebijakan Pelaporan Persediaan

1. Laporan bulanan persediaan yang terdiri dari saldo, mutasi, analisa umur
persediaan harus diserahkan tepat waktu dan menyajikan pengelolaan
persediaan.

2. Pengawasan rutin atas batas-batas persediaan, verifikasi persediaan (pemeriksaan

persediaan) berdasarkan sampel dan secara teratur harus dilakukan terutama
pada barang-barang yang bernilai tinggi dan tindakan pencegahan harus diambil
untuk meminimalisasi kerugian akibat keusangan, pencurian, kerusakan dll.

3. Pemeriksaan fisik persediaan secara sampling dilakukan setiap bulan, dengan

nilai minimum 50% dari nilai total dari gudang-gudang terkait, sedangkan
pemeriksan menyeluruh dilakukan setiap 6 bulan sekali.
 4. Penyesuaian kelebihan jumlah persediaan setelah perhitungan fisik akan
diupdate dalam modul persediaan, dengan persetujuan dari Financial.

5. Kekurangan jumlah persediaan setelah perhitungan fisik harus dilaporkan ke BOD

dan penyesuaian kepada sistem harus berdasarkan persetujuan BOD.

6. Untuk meminimalisasi dampak penghapusan (write off) yang tak terduga dan
signifikan, maka kebijakan penyusutan sistematis diterapkan untuk barang-
barang persediaan yang bergerak lambat, kecuali untuk semua barang-barang
yang telah diasuransikan.

7. Perusahaan membuat penyisihan untuk persediaan barang yang usang, rusak,

mengalami penyusutan, tidak sesuai spek, dan bergerak lambat untuk disetujui
oleh BOD dan dinyatakan dalam laporan keuangan secara konservatif.

II Prosedur-Prosedur Pengelolaan Persediaan

Prosedur Penerimaan Persediaan

1. Store keeper tidak diperkenankan menerima barang dari supplier tanpa disertai
dengan bukti PO atau internal Order untuk antar lokasi atau dari kantor cabang
dan pendukung dari supplier surat jalan. Store keeper telah menerima copy PO
pada saat menerima barang di gudang

2. Store keeper melakukan pengecekan atas barang yang diterima, kualitas barang
dilakukan pengecekan oleh fihak internal yang berkopenten

3. Store keeper membuat Good receive note / Surat Tanda terima barang
berdasarkan fisik barang yang diterima digudang sesuai dengan surat jalan, Jika
tidak sesuai dengan surat jalan, maka surat jalan dari supplier harus direvisi dan
disesuaikan dengan dengan fisik barang yang diterima di gudang. Surat jalan
yang telah direvisi tersebut ditandatangani oleh kedua belah fihak.
 4. Jika saat penerimaan barang, ditemukan adanya barang yang rusak, using atau
spesifikasinya tidak sesuai, barang telah expired, maka store keeper berhak
menolak barang dari supplier tersebut.

5. Storekeeper segera membuat Berita Acara atas kondisi barang yang diterima
tersebut dan mengionformasikan serta menyerahkan berita acara tersebut
kepada Purchasing Departement

6. Berdasarkan informasi/Berita Acara dari storekeeper, Purchasing departemen

membuat Nota Pengembalian Barang kepada Suplier

7. Supplier harus menyetujui Nota pengembalian barang dan segera mengambil

barang tersebut dari gudang

8. Storekeeper mengirimkan Surat Tanda Terima Barang atau good Received Notes
kepada Purchasing Dept

9. Purchasing Dept melakukan verifikasi antara STTB/GRn dengan PO dan Invoice

10. Purchasing dept mengirimkan STTD/GRn, PO dan invoice ke Finance Dept/AP

Staff untuk proses pencatatan dan pembayaran

11. Store keeper melakukan pengecekan untuk kelompok barang-barang tertentu

sebagai berikut :

 Dry Food, store keeper harus memeriksa tanggal kadaluarsa/expired datenya dan
kemasannya (packaging) tidak tumpah atau bocor
 Frozen food, Srore keeper harus memeriksa temperature suhu container pada saat
menerima barang , misalnya -18, -20 dreajat celcius untuk daging ayam, daging olahan,
daging sapi, ice cream dan lain-lain. Warna daging atau ikan yang diterima dan
expired date-nya
 Chilled food, Storekeeper harus memeriksa kesegaran dari sayur, buah, cabe, bawang
dan bahan baku chilled lainnya, suhu untu barang chilled adalah 0 sampai -5 derajat
celcius.
Prosedur pengeluaran persediaan

1. Bagian produksi mengajukan permintaan jumlah material berdasarkan jumlah

karyawan klien

2. Bagian produkasi mengajukanb permintaan item/jenis material berdasarkan

menu planning bulanan

3. Untuk barang-barang kelompok dry goods seperti gula, kopi, susu, minuman
kaleng, minuman kotak atau material selain menu Utama maka admin site
membuat form permintaan barang dan mengajukan kepada storekeeper
berdasarkan catatan dari clien

4. Admin site membuat isu tiket atas barang-barang tersebut sebagai dasar invoice
backcharges

5. Storekeeper mengeluarkan barang berdasarkan metode FIFO, barang yang

pertama masuk pertama keluar

6. Sorekeeper mencatat setiap pengeluaran barang dalam system dan mencetak

Form Pengeluaran Barang dan ditanda tangani oleh Requestor /clien

7. Storekeeper diperkenankan melakukan transfer persediaan antar gudang hanya

jika telah mendapat persetujuan dari Head of Departemen dan Finance Controler

8. Untuk transfer persediaan antar gudang. Storekeeper masing-masing site

membuat form pemerimaan barang dan form pengeluaran barang dan ditanda
tangani kedua belah fihak.

9. Jika terdapat pengembalian barang dari produksi atau dari backcharges atau dari
gudang site yang lain (transfer persediaan antar guiding) Sorekeeper membuat
lapopran penerimaan barang dan mencatat penerimaan barang tersebut dalam
sistem
Prosedur pelaporan persediaan

1. Storekeeper membuat laporan persediaan yang terdiri dari saldo persediaan,

mutasi persediaan (penerimaan barang dan pengeluaran barang) secara periodik
(daily, weekly atay mountly report)

2. Storekeeper membuat analisa umur persediaan, category persediaan yang

pergerakannya lambat

3. Storekeeper dan Team Accounting melakukan Stock take/Perhitungan physic

setiap bulannya dan didokumentasikan. Storekeeper membuat Berita Acara atas
dilakukannya stock take dan ditandatangani oleh Storekeeper dan Accounting

4. Berdasarkan Berita Acara stok take tersebut jika terjadi kelebihan jumlah
persediaan, maka storekeeper melakukan penyesuaian tersebut dan di update
kedalam system setelah ,mendapat persetujuan dari Finance Controler dan
General Manager

5. Berdasarkan Beritra Acara Stock Take tersebut jika terjadi kekurangan jumlah
persediaan maka kekurangan tersebut harus dilaporkan ke BOD dan
storekeeper dapat dapat melakukan penyesuaian kedalam system setelah
mendapat persetujuan dari BOD

6. Team Accounting dapat membuat laporan penyusutan persediaan berdasarkan

laporan analisa umur persediaan yang bergerak lambat

7. Team accounting membuat laporan penyisihan persediaan berdasarkan Berita

Acara Stock take atas persediaan yang telah using, rusak dan mengalami
penyusutan, bergerak lambat dan lain-lain. Team Accounting mengajukan
lapporan tersebut kepada Finance Controler untuk direfiew dan kemudian
diajukan ke BOD untuk disetujui

Prosedure pelaksanaan Stock Opname

Persediaan yang dilakukan stock fisik yaitu barang yang diperjualbelikan dalam operasi
sehari-hari, baik bahan baku, bahan dalam proses ataupun barang jadi.

Pelaksanaannya dapat dilakukan secara menyeluruh (general phisical inventory stock

taking) atau dengan cara sebagian persediaan (sampling persediaan), diadakan setiap
akhir bulan di lokasi cabang yang volume persediaannya besar disesuaikan dengan
aktifitas gudang dan paling lama setiap tiga bulan, dibagi dalam beberapa tahapan yaitu
:

1. Tahap persiapan : meliputi pembagian tugas dan tanggung jawab, pembentukan

team, group, persiapan Peralatan, persiapan administrasi baik manual maupun
computer termasuk persiapan untuk berusaha tidak ada mutasi barang selama
diadalannya stock fisik.

2. Tahapan pelaksanaan : meliputi poster pengumuman phisical inventory di pintu

gudang, perhitungan physic dan di tally sesuai (code, nama barang dan merk,
ukuran), penulisan lebel pada phisik barang, penyusunan/penyimpanan barang
yang telah di telly dan menyerahkan hasil telly kepada petugas yang merekap
hasil stock opname dan masing masing telly sheet ditanda tangan oleh yang
melakukan stock phisik (petugas gudang, petugas acounting dan internal audit
baik internal maupun external).

3. Tahap penyelesaian : Membuat laporan hasil physic stock opname, merekonsiliasi

antara hasil physic dengan catatan administrasi gudang, membuat berita acara
hasil stock opname dan menanda tangani hasil stock phisic tersebut, diketahui
dan disetujui oleh yang berwenang, memasukkan ke sistem administrasi gudang
baik manual maupun computer dan melaporkan hasilnya ke manajemen
perusahaan.

Demikian SOP Equipment ini kami buat , Moga bermanfaat untuk kita semua.

Kami siap untuk menerima masukan dari pihak manapun,

Terima kasih.
31, Mey 2017

Salam

Toto

081266643008