PEDOMAN PENGORGANISASIAN

REKAM MEDIS

RS MITRA SIAGA
JL. PALA RAYA NO.54 DAMPYAK KRAMAT
KABUPATEN TEGAL
TELP (0283) 353387

1
 BAB I
PENDAHULUAN

Organisasi rumah sakit mempunyai bentuk yang unik, yang berbeda dengan organisasi
lain pada umumnya. Rumah sakit mempunyai kekhususan yang lahir dari adanya hubungan
yang terjadi antara Medical Staff ( kelompok dokter) dan Administrator atau CEO
(manajemen) serta Governing Body.
Organisasi adalah sekelompok orang (dua atau lebih) yang secara formal dipersatukan
dalam suatu kerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Struktur organisasi
adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang terdapat pada suatu
perusahaan atau organisasi, dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan.
Struktur organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara
yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktifitas dan fungsi tersebut di batasi.
Dalam struktur organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan horizontal maupun vertikal
yang jelas antar bagian.
Ada 4 elemen dalam suatu struktur organisasi, yaitu :
1. Adanya spesialisasi kegiatan kerja
2. Adanya standarisasi kegiatan kerja
3. Adanya koordinasi kegiatan kerja
4. Besaran seluruh organisasi
Dari pengertian diatas tentang organisasi dan struktur organisasi, maka di dalam suatu
rumah sakit, yang merupakan kumpulan dari banyak orang dengan keahlian/ spesialisasi yang
beragam, perlu di tetapkan struktur organisasi sehingga tujuan dari rumah sakit tersebut dapat
terlaksana dengan baik dan terarah.

2
 BAB II
GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT

Rumah Sakit Mitra Siaga Tegal berawal dari sebuah Balai Pengobatan atau RS bagi
karyawan yang dimiliki oleh Perusahaan Daerah ( Perusda ) Jawa Tengah yang
memproduksi benang dan kain yaitu Perusda TEXIN berdisi sejak tahun 1960an. Pada
perkembangannya Perusda di gabung ke Badan Usaha Milik Negara ( BUMN ) sehingga
RS yang dikelola dibawah BUMN Persero PT Industri Sandang ( PT INSAN). Pada saat
dikelola oleh PT INSAN RS disewakan kepada Yayasan Rumah Sakit Islam dan berganti
nama RSI TEXIN.
Pada tahun 2004 Persero PT . Industri Sandang Nusantara memutuskan untuk
menjual salah satu assetnya yaitu RS TEXIN. Pihak yayasan RSI yang selama ini menyewa
dan mengelola RS asset PT. INSAN bersama para dokter mitra bermusyawarah untuk
dapat memiliki dan sekaligus mengembangkan RS Texin di masa depan.
Dari hasil musyawarah itulah yang menjadikan cikal bakal terbentuknya perseroan
yang akan mengelola RS Texin.
Pada hari jumat tanggal 22 Oktober 2004 terjadi penanda tanganan akta jual beli RS
Texin dari PT Industri Sandang Nusantara kepada Perseroan ( nama Perseroan belum
dibakukan ). Setelah penandatangan akta jual beli dan pemegang saham mengadakan Rapat
Umum Pemegang Saham maka beberapa keputusan penting yang dilakukan adalah
menetapkan nama perseroan yaitu PT. TEXIN PERMATA HUSADA dan nama Rumah
Sakit Menjadi RUMAH SAKIT MITRA SIAGA.
Selanjutnya di aktakan oleh notaris M.M. Lily Setiawati, SH dengan akta nomor 22
tanggal 29 Oktober 2004.

Berdasar keputusan Menteri hukum dan Hak Asazi Manusia R.I no .31498.HT.01.01
TH 2004 tanggal 29 desember 2004 tentang Pengesahan Akta pendirian Perseroan terbatas
PT Texin Permata Husada dengan NPWP 02.326.684.4-501.000, serta Tanda Daftar
Perusahaan TDP no. 112318500122 dan surat ijin penyelenggaraan RS sesuai Keputusan
Menteri Kesehatan RI no. YM.02.04.3.5.4020 tanggal 13 September 2005.

3
 Jenis-jenis pelayanan kesehatan di RS Mitra Siaga Tegal adalah sebagai berikut :

1. Pelayanan rawat jalan;

2. Pelayanan rawat darurat;
3. Pelayanan rawat inap;
4. Pelayanan rawat intensif;
5. Pelayanan kesehatan khusus;
a. Pelayanan hemodialisa;
b. Pelayanan Psikiatri
c. Pelayanan check up;
d. Klinik Nyeri;
e. Pelayanan bedah;
6. Pelayanan Rehabilitasi medik;
7. Pelayanan penunjang diagnostik (laboratorium, radiologi)
8. Pelayanan Farmasi.

BAB III
VISI, MISI, TUJUAN FALSAFAH,
DAN NILAI –NILAI BUDAYA RUMAH SAKIT

Visi :
Rumah Sakit Swasta dengan pelayanan prima, menjadi pilihan dan rujukan masyarakat
Tegal dan sekitarnya.

Misi :
a. Memberikan pelayanan kesehatan yang bermutu tinggi, memuaskan dan terjangkau
masyarakat
b. Terwujudnya pelayanan kesehatan yang mudah, cepat dan tepat
c. Menciptakan hubungan kemitraan yang baik dengan pihak luar baik profesional medis
maupun bidang kemasyarakatan
d. Menjadi rumah sakit yang terakreditasi
e. Menjadi rumah sakit yang ramah lingkungan

4
Tujuan :
a) Tujuan Umum Rumah Sakit Mitra Siaga adalah mewujudkan derajat kesehatan
masyarakat yang optimal bagi semua lapisan masyarakat dalam rangka terwujudnya
masyarakat adil dan makmur melalui pendekatan promotif, preventif, kuratif dan
rehabilitatif yang dilaksanakan secara menyeluruh dan dengan tindakan yang dapat
dipertanggungjawabkan.
b) Tujuan khusus Rumah Sakit Mitra Siaga adalah
a. Meningkatkan loyalitas SDM terhadap Rumah Sakit Mitra Siaga.
b. Meningkatkan profesionalisme SDM sesuai standar kompetensi
c. Memberikan pelayanan kesehatan yang paripurna (promotif, preventif, kuratif dan
rehabilitatif) sesuai dengan standar baku pelayanan kesehatan.
d. Memenuhi kebutuhan pelanggan.
e. Meningkatkan kualitas mutu pelayanan kesehatan.
f. Meningkatkan kepuasan dan loyalitas pelanggan.
g. Meningkatkan pertumbuhan rumah sakit.
h. Memberikan pelayanan yang terjangkau oleh semua lapisan masyarakat.
i. Mewujudkan pengembangan fisik rumah sakit sesuai dengan harapan masyarakat
sehingga mampu bersaing di era globalisasi.

Falsafah :
Mengutamakan kemitraan dan kerjasama guna meningkatkan derajat kesehatan masyarakat
dengan memberikan pelayanan kesehatan secara menyeluruh dan paripurna tanpa uang muka.

Nilai – Nilai Budaya Rumah Sakit :

Nilai Dasar Spritual, Profesional, Semangat, Inovatif, pembelajar, Kasih sayang, Kerjasama,
Integritas dan Ikhlas.
1. SPRITUAL Sikap dan perilaku yang menjunjung tinggi kebenaran dan keadilan
universal, hukum alam dan kebesaran Tuhan Yang Maha Esa.
2. PROFESIONAL Sikap dan perilaku kerja yang menjunjung tinggi etika dan standar –
standar profesi.
3. SEMANGAT Sikap dan perilaku kerja/pelayanan yang dilaksanakan dengan sungguh –
sungguh, disiplin disertai dengan perasaan senang dan gembira.
5
4. INOVATIF Sikap dan perilaku yang kreatif dan berani mengambil resiko untuk
mencoba hal – hal baru.
5. PEMBELAJAR Sikap dan perilaku yang senantiasa bersedia memberi bantuan dan
bersedia melayani dengan ramah, hangat dan bersahabat.
6. KASIH SAYANG Sikap dan perilaku yang senantiasa bersedia melayani dengan ramah,
hangat dan bersahabat.
7. KERJA SAMA Sikap dan perilaku yang sanggup bekerja sama dalam sebuah tim,
menghargai perbedaan dan keragaman, serta menghargai kelebihan dan hak orang lain.
8. INTEGRITAS Sikap dan perilaku yang jujur dan terbuka, utuh dan satu antara pikiran,
ucapan dan perbuatan.
9. IKHLAS Sikap dan perilaku yang tulus, tanpa pamrih, dapat menerima kelebihan dan
kekurangan.

6
 BAB IV

KETERANGAN : Gambar 1. Struktur Organisasi Rumah Sakit Mitra Siaga Tegal

Warna ungu : Pemilik Warna abu-abu : Level jabatan Koordinator 4
Warna Hijau : Level Jabatan Diektur Warna putih : Level jabatan staf
Warna orange ; Level Jabtan Manager Warna coklat : Rekanan eksternal
Warna kuning : Level Jabatan Asisten Manager
 BAB V
STRUKTUR ORGANISASI SEKSI REKAM MEDIS
RUMAH SAKIT MITRA SIAGA TEGAL

DIREKTUR

WADIR.Pelayanan

Manager Penunjang Medis dan Non

Medis

Ka. Sie . Rekam Medis

TPPRJ / Assembling Koding / Indeksing Filing Pelaporan

RI

20
 STRUKTUR ORGANISASI SEKSI REKAM MEDIS
RUMAH SAKIT MITRA SIAGA TEGAL

1. Manager Penunjang Medis dan Non Medis : dr. Fitria Rahmawati

2. Ka. Instalasi Rekam Medis : Sustriyanto , Amd.PK
3. Pelaksana Assembling : Worro Permata
4. Pelaksana Kodng dan Indeksing : Puji Astuti
5. Pelaksana Pelaporan : Dita Ayuningtyas
6. Pelaksana Visume et Repertume : Puji Astuti
7. Pelaksana Filing :
a. Rizal Purnomo
b. Adi Setiawan
8. Pelaksana Koordinator Pendaftaran : Choiriyah Annur
9. Pelaksana Pendaftaran :
a. Liza Susan
b. Yuli Rohmalia
c. Laela Muntiroh
d. Nur Laeli Hidayah
e. Tanti Hernani
f. Nur Apriliani
g. Novitasari Eka R
h. Putri Novitasari
i. Muhamad Nur wahid
j. Iwan Syafei
k. Yogi Prihandoyo
l. Chavis Ilham Syahputra
m. Adinda Nur Baeti
n. Lutfiana Astuti

A. KUALIFIKASI SUMBERDAYA MANUSIA

Berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan nomor
81/MENKES/SK/I/2004 menjelaskan bahwa yang dimaksud dengan SDM
Kesehatan ( Sumber Daya Manusia Kesehatan) adalah seseorang yang bekerja
secara aktif di bidang kesehatan baik yang memiliki pendidikan formal kesehatan
maupun tidak yang untuk jenis tertentu memerlukan kewenangan dalam
melakukan upaya kesehatan. Dalam upaya mempersiapkan tenaga rekam medis
yang handal, perlu kiranya melakukan kegiatan menyediakan, mempertahankan
sumber daya manusia yang tepat bagi organisasi.
Pola ketenagaan di Bagian Rekam Medis Rumah Sakit Mitra Siaga
merupakan salah satu bagian dari arah pengembangan SDM kesehatan di
Rumah Sakit Mitra Siaga khususnya tenaga perekam medis. Pola ketenagaan ini
terdiri dari kebutuhan tenaga berdasarkan standar ketenagaan Departemen
Kesehatan RI, Standar Akreditasi RS, dan Pedoman Tindak Lanjut Program
Analisis Jabatan oleh Menteri Penerangan yang dikompilasikan dengan
kemampuan RS Mitra Siaga. Apabila standarisasi kebutuhan tenaga dilakukan

21
 secara tepat, maka pola ketenagaan ini dapat tersusun dengan baik sehingga
pelaksanaan kegiatan pelayanan dapat mencapai target yang telah ditentukan.
Adapun secara khusus pola ketenagaan di Bagian Rekam Medis disusun
berdasarkan kebutuhan dan tujuan pelayanan Rekam Medis di RS Mitra Siaga.
Tujuan pelayanan di Bagian Rekam Medis adalah memberikan pelayanan rekam
medis yang profesional dan bermutu sesuai dengan target yang ingin dicapai.
Sedangkan dalam menentukan kebutuhan tenaga di Bagian Rekam Medis harus
sesuai dengan standard tertentu melalui proses yang sistematis serta alasan yang
jelas mengenai jumlah dan jenis tenaga yang dibutuhkan.
Standard tenaga rekam medis di RS Mitra Siaga ditentukan dengan kriteria
Sebagai berikut:

1. Kompetensi tenaga rekam medis sesuai dengan Keputusan Menteri Kesehatan RI

nomor 377/Menkes/SK/III/2007

2. Deskripsi tugas masing-masing urusan di seksi rekam medis rumah sakit Mitra
Siaga adalah sebagai berikut :

1. Kepala Seksi Rekam Medis

a. Nama Jabatan :
Kepala Seksi Rekam Medik

b. Tugas Pokok
Mengelola dan melaksanakan peraturan maupun kebijakan manajemen bidang
administrasi pasien dan rekam medis untuk mendukung terselenggaranya
pelayanan yang cepat, tepat, akurat, bermutu, dan terpadu.

c. Wewenang
1. Meminta laporan kegiatan pelayanan medis / keperawatan dan penunjang
medis kepada petugas terkait
2. Meneliti dan mengoreksi laporan-laporan yang disampaikan oleh petugas-
petugas lainnya
3. Mengusulkan dan melaporkan kebutuhan atau masalah yang timbul dibagian
rekam medik kepada direktur melalui Wadir Pelayanan
4. Memberikan penilaian staf dibawahnya dengan benar dan objektif
5. Memberi teguran dan sanksi lisan kepada bawahan yang melakukan
kesalahan.
d. Uraian Tugas
1. Melaksanakan kebijakan manajemen bidang pengelolaan rekam medik

22
 2. Menyusun pedoman pelaksanaan (petunjuk pelaksana dan petunjuk klinis)
pengelolaan rekam medik pasien rawat jalan dan pasien rawat inap termasuk
tindakan dan rujukan
3. Mensosialisasikan kebijakan manajemen rekam medik dan sistem informasi
manajemen pasien kepada staf dan petugas terkait
4. Memberikan pembinaan bimbingan dan pengarahan teknis pelaksanaan
rekam medik
5. Mengawasi dan mengendalikan serta mengevaluasi pelaksanaan kegiatan
rekam medik secara terus menerus dan berkesinambungan
6. Membuat laporan kegiatan pelayanan rumah sakit secara rutin dan berkala
dengan benar, akurat, termasuk pembuatan data-data pelayanan rumah sakit
7. Mengadakan kerjasama dan koordinasi dengan staf dan petugas lain dalam
meningkatkan mutu rekam medik
8. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Direktur
e. Persyaratan Jabatan
1. Sekurang-kurangnya lulusan diploma III Rekam Medik yang berpengalaman
dibidangnya
2. Berkepribadian dan berakhlak baik
3. Memiliki integritas, loyalitas, dedikasi dan motivasi yang tinggi terhadap
institusi dan pekerjaanya
4. Memiliki kemampuan dan ketrampilan yang baik
5. Dapat bekerja sama dengan pejabat dan staf lain
6. Memiliki kemampuan dan pengetahuan yang luas dalam bidang rekam medik
dan sistem informasi kesehatan
7. Memiliki pengetahuan dan kemampuan teknis yang memadai.
8. D3 Rekam Medis dengan pengalaman kerja dibidang Rekam Medis > 3
tahun.
9. Mampu mengoperasionalkan komputer minimal microsoft office 2007
10. Memiliki kemampuan Manajemen Pengelolaan Rekam Medis
11. Mampu mengarahkan, membina dan mengembangkan potensi staf.
12. Mampu mempersiapkan dan memberikan presentasi.
f. Tanggung Jawab
1. Terselenggaranya pengelolaan pelayanan rekam medik yang tertib, benar,
teratur, aman dan sesuai dengan pedoman yang berlaku
2. Terciptanya suasana kerja yang baik, sejuk dan harmonis khususnya dibagian
rekam medis dan umumnya di rumah sakit
3. Terwujudnya pengelolaan rekam medik yang semakin efisien dan efektif
serta sebagai pusat informasi data pasien rumah sakit
4. Optimalisasi penerapan petunjuk pelaksana / teknis rekam medik baik pasien
rawat jalan, rawat inap, kegiatan tindakan dan rujukan

23
 5. Kebenaran, keamanan & kerahasiaan data rekam medik pasien
6. Terpeliharanya fungsi dan kebersihan prasarana dan sarana pelayanan rekam
medik
2. Pengelolaan Rekam Medik
Pengelolan rekam medik meliputi :

2.1. ASSEMBLING
a. Nama Jabatan :
Staf Urusan Assembling

b. Tugas Pokok
Melaksanakan pengelolaan proses assembling pasien rawat jalan dan rawat
inap secara efektif dan efisien.

c. Wewenang
1. Meminta dokumen rekam medik pasien rawat jalan dan rawat inap dari
petugas jaga poliklinik dan petugas ruang rawat inap.
2. Memberikan teguran kepada petugas jaga poliklinik dan petugas ruang
perawatan agar segera menyerahkan data-data yang diperlukan untuk
pengelolaan proses assembling dokumen rekam medik.
d. Uraian Tugas
1. Menerima Dokumen Rekam Medik Rawat Jalan dan Rawat Inap dari
poliklinik dan ruangan dengan buku ekspedisi
2. Rawat jalan dan Rawat Inap
a. Rawat Jalan
Menerima Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan dari Poliklinik
dengan membawa buku ekspedisi untuk menghitung jumlah
dokumen yang masuk tiap harinya

b. Rawat Inap
Menerima Dokumen Rekam Medis Rawat Inap dari masing –
masing ruangan . Menyortir kelengkapan Dokumen Rekam Medik
Rawat Inap dengan Kartu Kendali dan mengembalikan Dokumen
Rekam Medik yang belum lengkap secara kualitas maupun isinya
ke Ruang Keperawatan yang bersangkutan untuk segera dilengkapi
dalam jangka waktu 2 x 24 Jam

3. Menyusun urusan berkas rekam medik tersebut sesuai dengan ketentuan

yang berlaku
4. Mencatat data pasien pulang dari sensus harian rawat inap ke masing-
masing buku catatan pengembalian dokumen rekam medik rawat inap

24
 5. Mengecek dokumen rekam medik yang kembali dari ruangan dengan
catatan yang tertera pada buku catatan pengembalian dokumen rekam
medik rawat inap masing-masing ruangan
6. Mencari dokumen rekam medik yang diperlukan tetapi belum selesai
diadakan pengolahan / assembling
7. Melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan oleh atasan.

e. Persyaratan Jabatan
1. Sekurang-kurangnya lulusan SMA sederajat yang berpengalaman
dibidangnya.
2. Berkepribadian dan berakhlak baik
3. Memiliki integritas, loyalitas, dedikasi, dan motivasi tinggi terhadap
institusi pekerjaannya
4. Memiliki kemampuan dan ketrampilan yang baik
5. Dapat bekerja sama dengan pejabat dan staf lain
6. Memiliki kemampuan dan pengetahuan yang baik di bidang pengelolaan
proses assembling dokumen rekam medik pasien rawat jalan dan rawat
inap.
7. Memiliki pengetahuan dan kemampuan teknis yang memadai
f. Tanggung Jawab
1. Terselenggaranya pengelolaan proses assembling pasien rawat jalan dan
rawat inap dengan tertib, cepat dan tepat sesuai pedoman yang berlaku.
2. Terciptanya suasana kerja yang baik, sejuk dan harmonis khususnya di unit
rekam medik.
2.5 CODING
a. Nama Jabatan
Staf Urusan Coding

b. Tugas Pokok

1. Mencari dan menentukan kode diagnosa /penyakit dan kode

tindakan pasien berdasarkan buku ICD-10 dan menuliskannya
dalam dokumen rekam medis.
2. Mengindeks kode diagnosa dan kode lain dalam komputer

c. Wewenang
Meminta dokumen rekam medik pasien rawat inap dan rawat jalan yang
sudah lengkap dari petugas assembling.

d. Uraian Tugas

25
 1. Memberikan kode penyakit dan kode tindakan pada rekam medis rawat
jalan dan rawat inap sesuai diagnosis yang tertulis dengan menggunakan
buku ICD – X.
2. Mengoreksi penulisan Diagnosis pada dokumen rekam medis pasien
rawat jalan dan rawat inap untuk memudahkan dalam pengkodeannya,
apabila kurang tepat, dikonfirmasikan dengan ruang perawatan yang
bersangkutan.
3. Menginventarisir diagnosis-diagnosis yang tidak dapat dikode karena
faktor tidak terbaca dan tidak ada dalam ICD- X
4. Membantu menyusun indeks penyakit rawat jalan dan rawat inap
5. Melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan oleh atasan.
e. Persyaratan Jabatan
1. Sekurang-kurangnya lulusan diploma III Rekam Medik yang
berpengalaman dibidangnya.
2. Berkepribadian dan berakhlak baik
3. Memiliki integritas, loyalitas, dedikasi, dan motivasi tinggi terhadap
institusi pekerjaannya
4. Memiliki kemampuan dan ketrampilan yang baik
5. Dapat bekerja sama dengan pejabat dan staf lain
6. Memiliki kemampuan dan pengetahuan yang baik di bidang pelayanan
koding Dokumen Rekam Medis.
7. Memiliki pengetahuan dan kemampuan teknis yang memadai
8. Mampu mengoperasionalkan komputer minimal microsoft office 2007
f. Tanggung Jawab
1. Terselenggaranya pemberian kode penyakit, kode operasi dan kode sebab
kematian dokter dari Dokumen Rekam Medis pasien rawat inap dengan
tertib, cepat dan tepat sesuai pedoman yang berlaku.
2. Terciptanya suasana kerja yang baik, sejuk dan harmonis khususnya di
unit rekam medik.
2.3. INDEXING
a. Nama Jabatan :
Staf Urusan Index Rawat Jalan dan Rawat Inap

b. Tugas Pokok :
Melaksanakan pelayanan indeksing Dokumen Rekam Medis pasien
rawat inap dengan baik, cepat, tepat, tertib dan teliti.

c. Wewenang :
Meminta Dokumen Rekam Medis pasien rawat jalan, rawat inap dari
petugas koding.

26
 d. Uraian Tugas :
1. Menginventarisir / mengindeks pasien rawat jalan dan rawat inap
sesuai kode ICD-X berdasarkan jenis kelamin, umur, dan
ketentuan pasien pulang sesuai yang ada pada sensus harian.
2. Merekapitulasi indeks tersebut setiap akhir bulan untuk disusun
Laporan Morbiditas pasien rawat inap ( RL 2a ), Laporan
Morbiditas pasien rawat jalan ( RL 2b ), Laporan Mortalitas
(laporan kematian) berdasarkan indeks penyakit, indeks operasi,
indeks sebab kematian, periode Bulanan, Triwulan, dan Tahunan.
3. Menyusun laporan 10 macam penyakit terbanyak pasien rawat
jalan dan rawat inap dalam periode Bulanan, Triwulan, Tahunan.
4. Menyusun laporan kematian dalam laporan 10 macam penyebab
kematian terbanyak pasien rawat inap dalam periode 3 ( tiga )
bulan sekali
5. Membuat laporan kematian dengan periode 1 ( satu ) bulan sekali
6. Menyimpan indeks tersebut sesuai dengan ketentuan penyimpanan
indeks
7. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
e. Persyaratan Jabatan :
1. Sekurang-kurangnya lulusan SMA sederajat Rekam Medis yang
berpengalaman dibidangnya
2. Berkepribadian dan berakhlak baik
3. Memiliki integritas, loyalitas, dedikasi dan motivasi yang tinggi
terhadap institusi dan pekerjaanya
4. Memiliki kemampuan dan ketrampilan yang baik
5. Dapat bekerja sama dengan pejabat dan staf lain
6. Memiliki kemampuan dan pengetahuan yang baik di bidang pengelolaan
proses Indeksing dokumen rekam medik pasien rawat jalan dan pasien
rawat inap.
7. Memiliki pengetahuan dan kemampuan teknis yang memadai.
f. Tanggung Jawab:
1. Melakukan entrian sesuai dengan indek penyakit dan tindakan medis
2. Terciptanya suasana kerja yang baik, sejuk dan harmonis khususnya di
unit rekam medis.
2.5 SURAT KETERANGAN MEDIK & VISUM ET REPERTUM
a. Nama Jabatan :
Staf Urusan Pengelolaan Surat keterangan Medik dan Visume Et
Repertum

27
b. Tugas Pokok :
Pengelolaan surat keterangan medik & visume et repertum untuk
mendukung terselenggaranya pelayanan yang baik di rekam medik.

c. Wewenang :
1. Menyusun konsep visume et repertum dan surat keterangan
medik berdasarkan data medik yang ada dalam berkas rekam
medis
2. Mengadakan perbaikan atau revisi atas konsep visum et
repertum dan surat keterangan medik yang telah dilakukan oleh
Dokter yang bersangkutan untuk kemudian dimintakan
tandatangan pada Dokter.
d. Uraian Tugas :
1. Menerima dan mengagendakan Surat Permintaan Visum Et
Repertum dari kepolisian setelah ada disposisi dari Pimpinan
2. Menerima permintaan Asuransi Jasa Raharja / Asuransi lainnya
dari pasien, keluarga pasien, maupun penanggungjawab /
pengurus
3. Menyerahkan Surat Kuasa / Surat Pernyataan kepada pemohon
untuk diisi sebelum Informasi ditulis pada blangko atau
Formulir Asuransi
4. Menyusun konsep Visum Et Repertum dan Surat Keterangan
Medik berdasarkan data medik yang ada dalam berkas rekam
medik. Untuk Surat Keterangan Medik , dimintakan persetujuan
Pemaparan Data Medik dari pasien yang bersangkutan sebelum
dibuatkan konsepnya
5. Mengadakan perbaikan atau revisi atas konsep Visum et
Repertum dan Surat Keterangan Medik yang telah dilakukan
oleh Dokter yang bersangkutan untuk kemudian dimintakan
tandatangan Dokter
6. Mengagendakan Visum Et Repertum dan surat Keterangan
Medik yang telah di tandatangani sebagai bukti serah terima atas
Visum Et Repertum dan Surat Keterangan medik tersebut.
e. Persyaratan jabatan :
1. Sekurang-kurangnya lulusan SMA sederajat yang berpengalaman
dibidangnya
2. Berkepribadian dan berakhlak baik

28
 3. Memiliki integritas, loyalitas, dedikasi dan motivasi yang tinggi
terhadap institusi dan pekerjaanya
4. Memiliki kemampuan dan ketrampilan yang baik
5. Dapat bekerja sama dengan pejabat dan staf lain
6. Memiliki kemampuan dan pengetahuan yang baik di bidang
pengelolaan proses pembuatan Visume et Repertum dokumen rekam
medis pasien rawat jalan dan pasien rawat inap.
7. Memiliki pengetahuan dan kemampuan teknis yang memadai.
f. Tanggung Jawab :
1. Terselenggaranya pelayanan pembuatan visume et repertum dan
resume medis di RS Mitra Siaga
2. Terciptanya suasana kerja yang baik, sejuk dan harmonis khususnya di
unit rekam medis
2.5 FILLING
a. Nama Jabatan :
Staf Urusan Penyimpanan Dokumen Rekam Medis ( Filling )

b. Tugas Pokok :
Melaksanakan penyimpanan dokumen rekam medis dengan tertib,
cepat, tepat.

c. Wewenang :
1. Meneliti dan mengoreksi dokumen rekam medis
2. Memberikan masukan pada petugas agar bekerja teliti, tertib dan
teratur
3. Mengusulkan diadakannya pemusnahan dokumen yang telah
diretensi.
d. Uraian Tugas :
1. Bertanggung Jawab atas pengelolaan penyimpanan dokumen
rekam medis
2. Mencari kembali dokumen rekam medik bila ada kunjungan
ulang pada rak penyimpanan sesuai dengan nomor rekam
medisnya
3. Menyimpan kembali dokumen yang telah digunakan ditempat
penyimpanan
4. Menerima dan menandatangani Buku penyerahan (Buku
Ekspedisi)
5. Melakukan pemilihan dokumen rekam medik yang masa
berlakunya sudah tergolong In- Aktif

29
 6. Menyusutkan ( merentensi ) dokumen rekam medis sesuai
dengan ketentuan yang ditetapkan oleh sarana pelayanan
kesehatan.
7. Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan oleh atasan.
e. Persyaratan Jabatan :
1. Sekurang-kurangnya lulusan SMA sederajat Rekam Medis yang
berpengalaman dibidangnya
2. Berkepribadian dan berakhlak baik
3. Memiliki integritas, loyalitas, dedikasi dan motivasi yang tinggi
terhadap institusi dan pekerjaanya
4. Memiliki kemampuan dan ketrampilan yang baik
5. Dapat bekerja sama dengan pejabat dan staf lain
6. Memiliki kemampuan dan pengetahuan yang baik di bidang
pengelolaan proses filing dokumen rekam medis pasien rawat jalan dan
pasien rawat inap.
7. Memiliki pengetahuan dan kemampuan teknis yang memadai.
f. Tanggung Jawab :
1. Penyediaan dokumen pasien lama dan penyimpanan kembali dokumen
rekam medis dari poliklinik maupun dari ruang perawatan/ bangsal
2. Terciptanya suasana kerja yang baik, sejuk dan harmonis khususnya di
unit rekam medis.
2.5 PELAPORAN
a. Nama Jabatan :
Staf Urusan Pelaporan

b. Tugas Pokok :
Melaksanakan Pelaporan kegiatan pelayanan medis rumah sakit
secara efektif dan efisien.

c. Wewenang :
1. Meminta petugas pendaftaran , Poliklinik, perawat bangsal dan
petugas indeksing untuk melengkapi database pelayanan rumah
sakit mitra Siaga ke dalam komputer
2. Memberikan teguran kepada petugas pendaftaran pasien rawat
jalan dan rawat inap, petugas jaga poliklinik dan petugas ruang
perawatan agar segera melengkapi data-data yang diperlukan
untuk pengelolaan pelaporan kegiatan pelayanan rumah sakit .
d. Uraian Tugas :

30
 1. Mengerjakan kegiatan P2M ( Penyakit menular ) atau laporan
1x24 Jam untuk dilaporkan ke Dinas / Instasi terkait.
2. Mengerjakan pelaporan penyakit menular, mencakup Imunisasi,
Pelayanan gigi dll.
3. Data klasifikasi 20 macam penyakit, sebab kematian, jenis
operasi, dan kegiatan pelayanan dokter dalam periode tertentu.
4. Tingkat efisiensi rumah sakit.
5. Cakupan pelayanan rawat jalan, rawat inap, gawat darurat,
laboratorium, dan radiologi.
6. Laporan RL_1, RL_2, RL_3, RL_4, RL_5, dan RL_6.
7. Penyajian grafik-grafik kegiatan rumah sakit.
8. Bertanggung jawab meneruskan rekam medis ke instasi terkait
sesuai dengan buku pedoman yang berlaku dengan
menggunakan buku ekspedisi.
9. Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan oleh atasan
e. Persyaratan Jabatan :
1. Sekurang-kurangnya lulusan diploma III Rekam Medik yang
berpengalaman dibidangnya
2. Berkepribadian dan berakhlak baik
3. Memiliki integritas, loyalitas, dedikasi dan motivasi yang tinggi
terhadap institusi dan pekerjaanya
4. Memiliki kemampuan dan ketrampilan yang baik
5. Dapat bekerja sama dengan pejabat dan staf lain
6. Memiliki kemampuan dan pengetahuan yang baik di bidang
pengelolaan proses Pelaporan dokumen rekam medis pasien rawat
jalan dan pasien rawat inap.
7. Memiliki pengetahuan dan kemampuan teknis yang memadai.
8. kemampuan manajemen pengolahan dan pelaporan data
f. Tanggung Jawab :
1. Tersediannya laporan intern dan ekstern di Rumah Sakit Mitra Siaga
2. Terciptanya suasana kerja yang baik, sejuk dan harmonis khususnya di
unit rekam medis.
2.6. KOORDINATOR PENDAFTARAN
a. Nama Jabatan
Koordinator Pendaftaran

b. Tugas Pokok
Melakukan pengawasan dan melaporkan kegiatan pelayanan
pendaftaran kepada kepala Rekam Medis

31
c. Wewenang
1. Memberikan teguran kepada petugas pendaftaran yang
melakukan kesalahan
2. Meminta petugas pendaftaran melengkapi data entrian rawat
jalan dan rawat inap serta melengkapi catatan – catatan data
dasar dokumen rekam medis
d. Uraian Tugas

1. Melaksanakan tugas sesuai dengan SPO yang berlaku

2. Melaksanakan Pencatatan Data dasar pasien Rawat Inap dan
rawat Jalan ke dalam komputer
3. Melaksanakan pembuatan Surat Eligibilitas Peserta (SEP )
4. Melaporkan kepada kepala rekam medis apabila ada sarana
dan prasarana yang kurang memadai
5. Melaporkan kepada kepala rekam medik apabila ada
kerusakan sarana dan prasarana
6. Menginventarisir kebutuhan sarana dan prasarana di unit
pendaftaran
7. Mencari Dokumen RM Rawat Jalan pasien yang mau kontrol
kembali
8. Melaksanakan pencatatan data dasar pasien Baru sesuai
dengan identitas KTP / KK ke dalam Dokumen RM
9. Melaksanakan pembuatan Kartu Identitas berobat ( KIB)
setiap pasien baru rawat inap maupun rawat jalan
10. Melaporkan Setiap complain yang terjadi di Unit Pendaftaran
kepada kepala rekam medis
11. Mengawasi tugas dan tanggung jawab staf pendaftaran
12. Melaksanakan koordinasi dengan staf pendaftaran setiap
sifnya
13. Melaksanakan Brifing setiap pagi dengan staf pendaftaran
yang sift malam
14. Melaksanakan iklim kerja yang sejuk di unit pendaftaran
15. Menjadi motivator dan contoh yang baik di unit pendaftaran
16. Menampung semua masukan , keluhan dan saran dari staf
pendaftaran untuk selanjutnya dikoordinasikan kepada kepala
rekam medis minimal 3 hari sekali

32
 e. Persyaratan jabatan
1. Sekurang-kurangnya lulusan SMA sederajat yang
berpengalaman dibidangnya
2. Berkepribadian dan berakhlak baik
3. Memiliki integritas, loyalitas, dedikasi dan motivasi yang
tinggi terhadap institusi dan pekerjaanya
4. Memiliki kemampuan dan ketrampilan yang baik
5. Dapat bekerja sama dengan pejabat dan staf lain
6. Memiliki kemampuan dan pengetahuan yang baik di bidang
pengelolaan proses pendaftaran pasien baik rawat jalan
maupun pasien rawat inap.
7. Memiliki pengetahuan dan kemampuan teknis yang memadai.
8. Mampu mengoperasionalkan komputer minimal microsoft
office 2007
9. Inisiatif dan kreatif, dapat mengambil keputusan dengan cepat
dan tepat
10. Mampu mengarahkan, membina dan mengembangkan potensi
staf dibawahnya
f. Tanggung Jawab
Bertanggung Jawab kepada Kepala bagian Rekam Medik

2.7 PENDAFTARAN
a. Nama Jabatan
Pendaftaran

b. Tugas Pokok
1. Melakukan Pencatatan data dasar pasien ke dalam Dokumen
Rekam Medis
2. Melakukan Entrian data dasar pasien ke dalam komputer

c. Wewenang
1. Meminta Fotocopy KTP atau meminjam KTP Pasien untuk
melakukan Pencatatan ke dalam dokumen rekam medis dan
entri data ke dalam komputer
2. Menerima Persyaratan pasien asuransi / Tagihan Rumah Sakit
maupun BPJS
d. Uraian Tugas

1. Melaksanakan tugas sesuai dengan SPO yang berlaku

2. Melaksanakan Pencatatan Data dasar pasien Rawat Inap
dan rawat Jalan ke dalam computer
3. Melaksanakan pembuatan Surat Eligibilitas Peserta (SEP)

33
 4. Melaporkan kepada kepala rekam medis apabila ada
sarana dan prasarana yang kurang memadai
5. Melaporkan kepada kepala rekam medis apabila ada
kerusakan sarana dan prasarana
6. Menginventarisir kebutuhan sarana dan prasarana di unit
pendaftaran
7. Melaksanakan pencatatan data dasar pasien Baru sesuai
dengan identitas KTP / KK ke dalam Dokumen Rekam
Medis Pasien
8. Melaksanakan pembuatan Kartu Identitas berobat ( KIB)
setiap pasien baru rawat inap maupun rawat jalan
9. Melaporkan Kebutuhan Formulir Rawat Inap maupun
rawat jalan kepada kepala rekam medik setiap bulannya
10. Melaporkan Setiap complain yang terjadi di Unit
Pendaftaran kepada kepala rekam medis
11. Melaksanakan iklim kerja yang sejuk di unit pendaftaran
e. Persyaratan jabatan
11. Sekurang-kurangnya lulusan SMA sederajat yang
berpengalaman dibidangnya
12. Berkepribadian dan berakhlak baik
13. Memiliki integritas, loyalitas, dedikasi dan motivasi yang
tinggi terhadap institusi dan pekerjaanya
14. Memiliki kemampuan dan ketrampilan yang baik
15. Dapat bekerja sama dengan pejabat dan staf lain
16. Memiliki kemampuan dan pengetahuan yang baik di bidang
pengelolaan pross pendaftaran pasien baik rawat jalan maupun
pasien rawat inap.
17. Memiliki pengetahuan dan kemampuan teknis yang memadai.
f. Tanggung Jawab
Bertanggung Jawab kepada Kepala bagian Rekam Medik

34
B. DISTRIBUSI KETENAGAAN
SDM instalasi rekam medis RS. Mitra Siaga berjumlah 22 orang dan sesuai dengan
struktur organisasi bagian rekam medis terbagi menjadi 2 sub bagian yaitu sub Bagian
Pendaftaran dan pengelolaan berkas serta sub bagian Pengolahan data dan Pelaporan
Instalasi rekam medis RS. Mitra Siaga dikepalai oleh seorang kepala instalasi dengan
pendidikan D3 Rekam Medis yang sudah berpengalaman minimal 3 tahun, dan
bersertifikat. Adapaun pendistribusian SDM instalasi rekam medis adalah sebagai
berikut:
No Pendidikan Keterangan Jabatan Jumlah
Sudah mengikuti
D3 Rekam Pelatihan manajemen Kepala Bagian Rekam
1 1
Medis Rekam Medis dasar, Medis
statistik RS, koding

SMA Pengalaman di Unit

2 Koordinator Pendaftaran 1
sederajat Pendaftaran > 3 tahun

Pengalaman di Unit
SMA Staf Pelaksana
3 Rekam Medis > 3 1
sederajat Assembling
tahun

Sudah mengikuti
Staf Pelaksana Koding
4 SMA Pelatihan Koding & 1
Indeksing
Indeksing
Pengalaman di Unit
D3 Staf Pelaksana Visume et
5 Rekam Medis > 3 1
sederajat repertume
tahun
Pengalaman di Unit
SMA Staf Pelaksana Analising
6 Rekam Medis > 3 1
sederajat Reporting
tahun

Pengalaman di Unit
SMA
7 Rekam Medis > 3 Staf Pelaksana Filling 3
sederajat
tahun

Pengalaman di Unit
SMA Staf Pelaksana
8 Rekam Medis > 1 15
sederajat Pendaftaran
tahun

TOTAL 24
C. PENGATURAN SHIFT
Rekam Medis RS Mitra Siaga dibagi menjadi dua sub bagian yaitu sub bagian
pendaftaran dan pengelolaan berkas serta sub bagian Pengolahan data dan pelaporan.
Adapun penempatan staf dan pengaturan shift pada bagian rekam medis RS Mitra
Siaga dapat dijabarkan dalam tabel berikut:
NAMA JABATAN KUALIFIKASI FORMAL & Waktu JML
INFORMAL Kerja SDM

D3 Rekam Medis (Pengalaman

Kepala Bagian Non
minimal 2 tahun + Pelatihan 1
Rekam Medis Shift
Rekam medis )

Non
Koordinator SMA Sederajat ( Pengalaman > 3
1
Pendaftaran Tahun Di Pendaftaran Shift

SMA Sederajat (Pelatihan

Staf Asssembling 2 Shift 1
Rekam Medis)

Staf Koding dan D1 ( Mengikuti Pelatihan

2 Shift 1
Indeksing Koding)

Staf Pelaksana
SMA ( Pengalaman di Rekam
Visume et 2 Shift 1
Medis > 3 Tahun )
repertume

Staf Pelaksana
SMA Sederajat ( Pengalaman di
Analising 2 Shift 1
Rekam Medis > 3 Tahun )
Reporting

Staf Pelaksana SMA Sederajat ( Pengalaman di

2 Shift 3
Filling Rekam Medis > 3 Tahun )

Staf Pelaksana SMA Sederajat ( Pengalaman di

3 Shift 15
Pendaftaran Pendaftaran > 1 Tahun )

Jumlah 24
 BAB VII
TATA HUBUNGAN KERJA REKAM MEDIS

Keterkaitan Hubungan Kerja Rekam Medis RS MitraSiaga Tegal dengan Unit Lain

Bidang Medis Direktur Bidang Umum

- IGD - sarpras
- PONEK - Logistik
- IRNA - Clining Service
- IRJA WADIR.Pelayanan - Administrasi umum
- OK

Bidang Penunjang Pengendali Asuransi

Medis
Manager Manager
- Laboratorium Penunjang Medis dan
- Farmasi Bidang IT
Non Medis
- Radiologi
- Fisioterapi
- Gizi
Ka. Rekam Medis Bidang Keuangan

Bidang Keperawatan

- rawat inap Bidang Marketing

- rawat jalan Staf Pelaksana Rekam Medis
- OK
- Kebidanan Bidang Humas

Tabel 3. Tata Hubungan Kerja

1. Instalasi Gawat Darurat

a. Koordinasi terkait pelayanan pasien yang berobat membutuhkan dokumen rekam

medis
b. Koordinasi terkait pelayanan pasien yang berobat membutuhkan gelang pasien
c. Koordinasi terkait pelayanan pasien yang berobat membutuhkan stiker map rawat
inap dan rawat jalan
2. Poliklinik

a. Koordinasi terkait pelayanan pasien yang berobat membutuhkan dokumen rekam

medis
b. Koordinasi terkait terkait pelayanan pasien yang berobat membutuhkan gelang pasien
bagi yang rawat inap
c. Koordinasi terkait penyerahan dokumen rekam medis setelah selesai pelayanan

3. Farmasi

a. Koordinasi terkait pelayanan pasien yang berobat membutuhkan dokumen rekam

medis
b. Koordinasi terkait kebutuhan laporan kefarmasian ke dinkes Kabupaten tegal dan
kemenkes

4. HRD dan DIKLAT

a. Koordinasi terkait pemenuhan sumber daya manusia di Instalasi Rekam Medis

b. Koordinasi terkait penilaian kinerja karyawan
c. Koordinasi terkait pemberian sanksi terhadap karyawan yang melanggar
d. Koordinasi terkait penggajian karyawan
e. Koordinasi terkait kepersonaliaan
f. Koordinasi terkait pelatihan karyawan

5. Gizi

a. Berkoordinasi terhadap kebutuhan dokumen rekam medis

6. Sarpras dan Rumah Tangga

a. Koordinasi terkait inventarisasi Komputer , Printer ,dan Scaner

b. Koordinasi terkait kebutuhan Alat tulis kantor
c. Koordinasi terkait kebutuhan Formulir Rekam Medis , Map Rekam Medis
d. Koordinasi terkait kebutuhan sarpras ( AC , Meja ,Kursi ,Almari , Rak Filing dll )
e. Kordinasi terkait perbaikan sarpras ( AC ,Meja ,Kursi , Lampu , Almari dll )
f. Koordinasi terkait perbaikan fasilitas umum

7. Kasir

a. Koordinasi dalam administrasi untuk kelengkapan resume medis untuk klaim

baik RI maupun RJ
8. Instalasi Rawat Inap, ICU , Flamboyan

a. Koordinasi terkait dokumen rekam medis

b. Koordinasi terkait pasien pindah dan pulang
c. Koordinasi terkait laporan penyakit menular dan tidak menular

9. Clining service ( CS )

a. Melakukan koordinasi terhadap kebersihan ruang Rekam medik secara keseluruhan

10. IT
a. Berkoordinasi terhadap permasalahan yang timbul pada program (sistem) komputer di
rekam medis.
b. Kendala – kendala masalah jaringan computer
c. Berkoordinasi terhadap kerusakan dan perbaikan terhadap permasalahan di komputer
d. Permintaan program & data
11. Humas
a. Koordinasi terkait Komplain pasien dan keluarga

12. Marketing
a. Koordinasi terkait Pemenuhan data marketing
 BAB VIII
POLA KETENAGAAN & KUALIFIKASI STAFF

1. Kualifikasi Sumber Daya Manusia

Dalam upaya mempersiapkan tenaga rekam medis yang handal, perlu kiranya
melakukan kegiatan menyediakan, mempertahankan sumber daya manusia yang tepat bagi
organisasi.
Atas dasar tersebut perlu adanya perencanaan SDM, yaitu proses mengantisipasi dan
menyiapkan perputaran orang ke dalam, di dalam dan ke luar organisasi. Tujuannya adalah
mendayagunakan sumber-sumber tersebut seefektif mungkin sehingga pada waktu yang tepat
dapat disediakan sejumlah orang yang sesuai dengan persyaratan jabatan.

Perencanaan bertujuan untuk mempertahankan dan meningkatkan kemampuan

organisasi dalam mencapai sasarannya melalui strategi pengembangan kontribusi.

Adapun kualifikasi sumber daya manusia di Rekam Medis RS Mitra Siaga Tegal adalah
berdasarkan penghitungan beban kerja sebagai berikut :

Tabel 4. Penghitungan Beban Kerja Rekam Medis

3. Tugas Pokok : ka. Rekam medis

Norma
No Uraian Tugas Satuan
Waktu
A. Melaksanakan Fungsi Perencanaan
Menyiapkan bahan rancangan kebijakan Instalasi Rekam Medis dan
1 Informasi Kesehatan berdasarkan peraturan yang berlaku dan referensi terkait 60 menit/kegiatan

2 Menyiapkan bahan usulan program Instalasi Rekam Medis dan Informasi 60 menit/kegiatan
Kesehatan

3 Menyusun rencana kerja Instalasi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan 60 menit/kegiatan
Rumah Sakit Mitra Siaga

4 Menyiapkan bahan koordinasi pelaksanaan penyelenggaraan rekam medis 60 menit/kegiatan

dan informasi kesehatan

5 Menyiapkan bahan rancangan Prosedur Tetap Instalasi Rekam Medis dan 60 menit/kegiatan
Informasi Kesehatan

6 Menyusun rencana pelaksanaan kegiatan Instalasi Rekam Medis dan

Informasi Kesehatan 60 menit/kegiatan
7 Menyusun usulan kebutuhan dan pengembangan tenaga di lingkungan
Instalasi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan 60 menit/kegiatan

8 Menyusun usulan kebutuhan dan pemeliharaan sarana penyelenggaraan Rekam

Medis dan Informasi kesehatan 60 menit/kegiatan
9 Menyiapkan bahan Laporan eksternal maupun internal 60 menit/kegiatan

10 Menyusun Rencana Anggaran Belanja ( RAB ) di Instalasi Rekam Medis dan

Informasi Kesehatan 60 menit/kegiatan
B. Melaksanakan Fungsi Pengorganisasian
11 Melaksanakan monitoring dan evaluasi kegiatan Instalasi Rekam Medis
dan Informasi Kesehatan 60 menit/kegiatan

12 Membuat laporan pelaksanaan kegiatan Instalasi Rekam Medis dan

Informasi Kesehatan 60 menit/kegiatan

13
Mengatur jumlah dan kompetensi tenaga yang dibutuhkan 60 menit/kegiatan

14 Melaksanakan jumlah dan jenis peralatan yang dibutuhkan untuk menunjang

pelayanan 60 menit/kegiatan

15
Mengadakan Pertemuan rutin 1 Bulan sekali dengan Staff Rekam Medik 120 menit/kegiatan

16
Menghadiri pertemuan – pertemuan yang diselenggarakan oleh rumah sakit 60 menit/kegiatan

17
Mengikuti Pelatihan – pelatihan yang diadakan oleh rumah sakit 60 menit/kegiatan

18
Mendelegasikan tugas kepada staf terkait saat tidak berada ditempat 60 menit/kegiatan

19 Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan dalam rangka
kelancaran tugas rumah sakit 60 menit/kegiatan
C. Melaksanakan Fungsi Pengarahan
20 Mengarahkan penentuan jumlah , jenis dan kompetensi tenaga yang
dibutuhkan 60 menit/kegiatan

21 Mengarahkan penetuan jumlah dan jenis peralatan yang dibutuhkan untuk

pelaksanaan pelayanan di bagian rekam medik 60 menit/kegiatan

22 Mengkoordinir jenis kegiatan yang akan diselenggarakan di bagian rekam

medik 60 menit/kegiatan

23 Memberikan motivasi untuk meningkatkan pengetahuan keterampilan dan

sikap 60 menit/kegiatan

24
Memberikan program orientasi karyawan kepada karyawan baru 60 menit/kegiatan

25 Memberikan bimbingan dan arahan kepada semua staff dibagian rekam

medik 60 menit/kegiatan
Mensosialisasikan /menginformasikan hal – hal penting yang perlu diketahui
26 oleh karyawan : Kebijakan , peraturan ketentuan , SPO ,hasil rapat dan
sebagainya 60 menit/kegiatan
 D. Melaksanakan Fungsi Pengawasan dan Evaluasi
27
Mengawasi dan mengevaluasi seluruh kegiatan dibagian rekam medik 60 menit/kegiatan

28
Mengawasi Pelaksanaan program kerja di bagian rekam medik 60 menit/kegiatan

29 Mengendalikan ,memonitor dan mengawasi semua karyawan di bagian rekam

medik agar mentaati prosedur , peraturan dan tata tertib yang berlaku 60 menit/kegiatan

30
Memonitor dan mengevaluasi pelaksanaan mutu di bagian rekam medik 60 menit/kegiatan
31 Melakukan Penilaian kinerja karyawan di bagian RM 60 menit/kegiatan

2. Tugas Pokok : Assembling

Norma
No Uraian Tugas Satuan
Waktu

Menerima Dokumen Rekam Medik Rawat Inap dari ruangan dengan

1 buku ekspedisi ( max 2x 24 jam )
0.25 menit/dokumen

Menyusun urusan berkas rekam medik tersebut sesuai dengan ketentuan

2 yang berlaku 3 menit/Dokumen
Melakukan Pengecekan Kelengkapan tiap - tiap formulir rekam
3
medis rawat inap 5 menit/dokumen

4 Menyortir kelengkapan Dokumen Rekam Medik Rawat Inap dengan 0.1 menit/dokumen
Kartu Kendali dan mengembalikan Dokumen Rekam Medik yang belum
lengkap secara kualitas maupun isinya ke Ruang Keperawatan yang
bersangkutan untuk segera dilengkapi dalam jangka waktu 2 x 24 Jam

5 Mencatat data pasien rawat inap dari sensus harian rawat inap ke 0.25 menit/dokumen
masing-masing buku catatan pengembalian dokumen rekam medik rawat
inap / ruangan
Menerima Dokumen Rekam Medik Rawat jalan dari poliklinik dengan
6 menit/dokumen
buku ekspedisi 0.02
melakukan Pengecekan Kelengkapan tiap - tiap formulir rekam medis
7 menit/dokumen
rawat jalan 1
8 Mencatat data pasien rawat jalan dari sensus harian rawat jalan di menit/dokumen
masing-masing buku poliklinik 0.5
 3. Tugas Pokok : Koding dan Indeksing

Norma
No Uraian Tugas Satuan
Waktu

1 Memberikan kode penyakit pada rekam medik rawat inap sesuai 1.5 menit/dokumen
diagnosis yang tertulis dengan menggunakan buku ICD – X
Memberikan kode Tindakan pada rekam medik rawat inap
2 sesuai Tindakan yang tertulis dengan menggunakan buku ICD – menit/dokumen
9 1.5
Memberikan kode penyakit pada rekam medik rawat Jalan
3 sesuai diagnosis yang tertulis dengan menggunakan buku ICD – 0.5 menit/dokumen
X
4 Menginventarisir diagnosis-diagnosis yang tidak dapat dikode menit/dokumen
karena faktor tidak terbaca 0.1
Mengentri hasil pelayanan ke dalam indeks penyakit di
5 menit/dokumen
komputer, 0.1
Mengentri hasil pelayanan tindakan ke dalam indeks
6 menit/dokumen
Tindakan Medis di komputer, 0.1
Membuat laporan penyakit (morbiditas) dan laporan
7 menit/Laporan
kematian (mortalitas) 60

4. Tugas Pokok : Filing

Norma
No Uraian Tugas Satuan
Waktu
Mampu Melaksanakan Pencarian Dokumen Rekam Medis
1 rawat jalan 0.25 menit/dokumen

Mendistribusikan Dokumen Rekam Medis ke poli masing -

2 masing yang dituju 0.5 menit/10 Dokumen
Mencari Dokumen Rekam medis untuk Pasien yg masuk
3 dari IGD ( Pasien Lama ) 4 menit/dokumen
Memasukkan Dokumen Rekam Medis Rawat Inap ke
4 dalam rak filing 3 menit/dokumen

Memasukkan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan ke

5 dalam rak filing 1 menit/dokumen

Mampu Melaksanakan Retensi terhadap dokumen rekam

6 medis medis yang sudah in aktif / 5 tahun terakhir menit/dokumen
kunjungan 0.5
melakukan pengecekan terhadap dokumen Rekam Medis
7 setiap section / rak menit/dokumen
0.5
Melaporkan kepada Kepala Rekam medik apabila ada
8 kerusakan sarana dan prasarana menit/dokumen
10
Melaksanakan pencatatan setiap Dokumen RM yang
9 keluar menit/dokumen
0.5
 Melakukan Pengecekan terhadap Dokumen rawat inap
10 yang sudah rusak 5 menit/dokumen

Melakukan Pengecekan terhadap Dokumen rawat jalan

11 yang sudah rusak 5 menit/dokumen

5. Tugas Pokok : Koding dan Indeksing

Norma
No Uraian Tugas Satuan
Waktu

1 A. laporan intern

2 Melengkapi data rawat jalan 1 menit/kegiatan

3 Melaksanakan Tugas Pembuatan Laporan Kunjungan menit/kegiatan

Rawat Jalan setiap hari 15
menerima sensus harian dan mengentri ke dalam data
4 5 menit/kegiatan
indikator rawat inap

5 Melaksanakan Tugas Pembuatan Laporan Kunjungan 30 menit/kegiatan

Rawat Inap Setiap hari

6 Melaksanakan Tugas Pembuatan Laporan Kunjungan menit/kegiatan

Pasien IGD Setiap hari 5

7 Melaksanakan Tugas Pembuatan Laporan Kunjungan menit/kegiatan

Pasien Kebidanan Rawat Inap dan Rawat Jalan 5

8 Melaksanakan Tugas Pembuatan Laporan berdasarkan menit/kegiatan

cakupan wilayah kecamatan dan kelurahan 1

9 Melaksanakan Tugas Pembuatan Indikator Rawat Inap menit/kegiatan

( BOR , LOS ,TOI , GDR ,NDR,dll ) 15

10 Melaksanakan Tugas Pembuatan Laporan Tindakan di menit/kegiatan

Kamar Operasi ( IBS ) 15

11 Melaksanakan Pembuatan Laporan Ekstern /

managemen
12 Update Laporan RL 1 – RL 5 Tiap Bulan 30 menit/kegiatan

13 Update Laporan ke Dinkes Kabupaten dan Dinkes 20 menit/kegiatan

Propinsi tiap bulan

14 Update Laporan Sistem Informasi Rumah Sakit ( SIRS menit/kegiatan

Online ) tiap Bulan 30
 6. Tugas Pokok : Visume dan Claim Asuransi

Norma
No Uraian Tugas Satuan
Waktu

membuat visume et repertume apabila ada permintaan dari

1 kepolisian
15 menit/dokumen

memintakan pengisian resume medis untuk pasien yang

2 mau claim asuransi
menit/dokumen
15
memintakan berkas penunjang : laborat , copy resep
3 menit/dokumen
,radiologi , kuitansi dll 10

4 memintakan pengisian surat keterangan untuk pasien 15 menit/dokumen

poliklinik

7. Tugas Pokok : Pendaftaran

Norma
No Uraian Tugas Satuan
Waktu
A. pendaftaran poliklinik
1 Menerima Pendaftaran Pasien Rawat Jalan baru 3 menit/pasien

2 Pencatatan data identitas dasar Pasien baru pada

berkas Dokumen Rekam Medis rawat jalan 5 menit/pasien
3 Menerima Pendaftaran Pasien Rawat Jalan lama 2 menit/pasien

4 Melaksanakan pembuatan Surat Eligibilitas Peserta 5

(SEP ) untuk pasien bpjs ( rawat jalan ) menit/dokumen
5 mengentri data pasien rawat jalan ke dalam sim RS 3 menit/dokumen
6 Pembuatan kartu Berobat 2 menit/dokumen
mencatatat data dasar pasien rawat inap dari
7
poliklinik di RM 1 3 menit/dokumen
8 tanda tangan sep pasien dari poliklinik 0.5 menit/dokumen
Menjelaskan ketentuan pasien rawat inap
9 2
berdasarkan General Consent ( Persetujuan Umum ) menit/dokumen
10 Menjelaskan Hak dan Kewajiban Pasien rawat inap 4 menit/dokumen

11 Membuat Gelang Identifikasi pasien berdasarkan jenis

kelamin 2 menit/dokumen
12 menjelaskan tentang persetujuan rawat inap 5 menit/dokumen
13 Membuat kartu penunggu 2 lembar 2 menit/dokumen
14 Menjelaskan Ceklist Persyaratan Bpjs 2 menit/dokumen
15 membersihkan ruangan 30 menit/kegiatan
16 memanggil pasien 3 menit/pasien
B. IGD
17 Menerima Pendaftaran Pasien Rawat Jalan baru IGD 5 menit/pasien
18 Pencatatan data identitas dasar Pasien baru pada
berkas Dokumen Rekam Medis rawat jalan 5 menit/pasien
19 Menerima Pendaftaran Pasien Rawat Jalan lama 10 menit/pasien

20 Melaksanakan pembuatan Surat Eligibilitas Peserta 5

(SEP ) untuk pasien bpjs ( rawat jalan ) menit/dokumen
21 mengentri data pasien rawat jalan ke dalam sim RS 5 menit/dokumen
22 Pembuatan kartu Berobat 2 menit/dokumen
mencatatat data dasar pasien rawat inap dari IGD di
23
RM 1 7 menit/dokumen
Menjelaskan ketentuan pasien rawat inap
24 10
berdasarkan General Consent ( Persetujuan Umum ) menit/dokumen
25 Menjelaskan Hak dan Kewajiban Pasien rawat inap 10 menit/dokumen

26 Membuat Gelang Identifikasi pasien berdasarkan jenis

kelamin dan stiker map 5 menit/dokumen
27 menjelaskan tentang persetujuan rawat inap 10 menit/dokumen
28 Menjelaskan Ceklist Persyaratan Bpjs 1 menit/dokumen
29 membuat kuitansi pendaftaran dan tindakan IGD 5 menit/dokumen

30 merakit dokumen RM yang sudah siap di kirim ke

ruangan 2 menit/dokumen
31 merapikan ruangan setelah pergantian sift 2 menit/kegiatan
32 mengecek formulir - formulir yg di butuhkan di IGD 3 menit/kegiatan
C. Pendaftaran Flamboyan
33 Menerima Pendaftaran Pasien Rawat Jalan baru 3 menit/pasien

34 Pencatatan data identitas dasar Pasien baru pada

berkas Dokumen Rekam Medis rawat jalan 3 menit/pasien
35 Menerima Pendaftaran Pasien Rawat Jalan lama 2 menit/pasien

36 Melaksanakan pembuatan Surat Eligibilitas Peserta 3

(SEP ) untuk pasien bpjs ( rawat jalan ) menit/dokumen
37 mengentri data pasien rawat jalan ke dalam sim RS 3 menit/dokumen
38 Pembuatan kartu Berobat 2 menit/dokumen

39 mencatat data dasar pasien rawat inap dari poliklinik

di RM 1 3 menit/dokumen
40 tanda tangan sep pasien dari poliklinik 0.5 menit/dokumen
Menjelaskan ketentuan pasien rawat inap
41 3
berdasarkan General Consent ( Persetujuan Umum ) menit/dokumen
42 Menjelaskan Hak dan Kewajiban Pasien rawat inap 4 menit/dokumen
43 menjelaskan tentang persetujuan rawat inap 5 menit/dokumen
44 Menjelaskan Ceklist Persyaratan Bpjs 2 menit/dokumen
45 mencari status pasien rawat jalan 2 menit/dokumen
46 penulisan kuitansi rawat jalan ( pasien umum ) 5 menit/dokumen
47 brifing setelah selesai pelayanan 15 menit/kegiatan
 BAB IX
ORIENTASI PEGAWAI

Program orientasi dilakukan pada seluruh pegawai yang masuk ke Instalasi Rekam Medis , sebelum
orientasi diadakan pre test dan post tes , jadwal orientasi sesuai tabel dibawah ini ;

Hari kegiatan Tempat Pemberi

Materi Tujuan
Hari Tempat Materi

I OrientasiUmum:

- Visi, Misi RS Mengetahui visi misi Rumah Sakit

Mengetahui susunan organisasi

- Struktur Organisasi RS Presentasi dan
Rumah Sakit beserta jajarannya
sosialisasi

Mengetahui dan memahami tata Aula Lt. 2

- Peraturan Perusahaan
tertib,hak dan kewajiban sebagai HRD
karyawan

Kunjungan ke
masing-masing Unit
Mengenal situasi dan lingkungan
- Pengenalan lingkungan RS /Ruangan
kerja yang ada di Rumah Sakit

Orientasikhusus:

- Pengenalan struktur organisasi unit - Mengetahui susunan

II
rekam medis organisasi rekam medis

- Pengenalan alat-alat pendukung unit - Mengetahui alat-alat apa saja Koordin

rekam medis yang ada di unit rekam medis
ator Rekam
Pemberian materi dan Rekam Medis
praktek
Medis
- Pengenalan SPO, dan buku pedoman - Mengetahui SPO dan buku
penyelenggaraan unit rekam medis penyelenggaraan rekam medis

- Mengetahui buku-buku apa saja

- Pengenalan buku-buku pendukung yang ada di rekam medis
unit rekam medis
III Alurdokumenrekammedis

Staf
- Catat nomor rekam medis di struk Mengetahui sistem Pemberian materi dan Rekam Rekam
pendaftaran pada tracer pelayanan dokumen rekam praktek Medis
medis Medis

- Ambil dokumen rekam medis di roll

o'pack sesuai nomor yang tertera pada
struk, selipkan tracer di tempat dokumen
RM keluar

- Distribusikan dokumen rekam medis

ke poliklinik/UGD/counter rawat inap
yang dituju

- Sisir dokumen rekam medis yang sudah

selesai kontrol diruang poliklinik/UGD

- Berikan kode diagnosa kepada petugas

koding

- Filling kembali dokumen rekam medis

di roll o'pack

IV Assembling

- Terima dokumen rekam medis dari

Nurse Station

- Cek kelengkapan formulir rawat inap

- Apabila ada formulir tidak lengkap,

catat di kartu kendali dan di input di
kompuer, kembalikan dokumen rekam
medis yang tidak lengkap ke NS asal
untuk dilengkapi

- Susun urutan formulir rekam medis

sesuai urutan perakitan assembling

- Berikan kode diagnosa dan tindakan

sesuai kode ICD X dan ICOPIM ke
bagian koding
Staf Rekam
Pemberian materi dan
praktek Rekam Medis
Mengetahui sistem kerja di
assembling
Medis
V
B. PELAKSANAAN

1. Pelaksanaan orientasi karyawan baru dilakukan selama 3 Bulan .

2. Jadwal Orientasi dibuat oleh koordinator dan diserahkan pada hari pertama
masuk orientasi.

C. METODE
1. diskusi
2 Praktek lapangan

D. EVALUASI

1. Pada akhir masa orientasi diadakan tes tertulis dan tes praktek mengenai apa yang
telah didapat selama orientasi.
2. Hasil penilaian ditulis dalam formulir penilaian orientasi dan dimintakan persetujuan
Manajer Penunjang Medis.

BAB X RAPAT

A. Pengertian

Rapat adalah suatu pertemuan yang terdiri dari beberapa orang yang memiliki kepentingan
dan tujuan yang sama untuk membicarakan atau memecahkan suatu masalah tertentu.

B. Tujuan Pelaksanaan Rapat

1. Mengidentifikasi permasalahan – permasalahan yang timbul saat proses pelayanan

Rekam medik berlangsung

2. Mencari akar permasalahan serta solusi atas permasalahan yang timbul dalam proses
pelayanan
 3. Sebagai media komunikasi untuk kelancaran proses pelayanan Rekam medik agar
sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.

BAB XI PELAPORAN

A. Pengertian

Pelaporan adalah suatu sistem atau metode yang dilakukan untuk melaporkan segala
bentuk kegiatan yang ada terkait dengan pemberian pelayanan rekam medis

B. Jenis Laporan

Perlaporan terkait dengan pelayanan rekam medis terdiri dari :

1. Laporan Harian.

Laporan harian adalah laporan yang dibuat oleh petugas rekam medis setiap
harinya. Proses pelaporan harian meliputi :

� Laporan Pasien tertentu per jam 00.00 wib

2. Pelaporan Mingguan

Laporan mingguan adalah laporan yang dibuat oleh petugas rekam medis
setiap minggu nya. Proses pelaporan mingguan meliputi :

� Laporan wabah
3. Laporan bulanan departemen rekam medis adalah laporan yang dibuat
setiap bulannya dan diserahkan kepada manager penunjang medis setiap tanggal 10
dibulan berikutnya, laporan ini berisikan informasi tentang :

a. Laporan evaluasi pencapaian indikator mutu unit kerja

b. Laporan statistic rawat jalan dan rawat inap
c. Laporan external, dinkes kota tegal dan ke wibe site www.buk,depkes.go.id
4. Laporan Tahunan

Laporan yang dibuat oleh koordinator dalam bentuk tertulis dan diserahkan pada
akhir tahun, proses pelaporan meliputi :

a. Evaluasi program kerja tahunan

b. Evaluasi Program mutu
c. Evaluasi pengelolaan peralatan
d. Evaluasi SDM dan Diklat
e. Pola Ketenagaan
41
 f. Laporan external, dinkes Kab. tegal dan ke wibe site www.buk,depkes.go.id

BAB XI PENUTUP

Demikianlah pedoman ini disusun agar digunakan sebagai acuan dalam

menjalankan proses pelayanan rekam medik dengan tujuan meningkatkan mutu
pelayanan Rumah Sakit Mitra Siaga Tegal.

Pedoman ini masih jauh dari sempurna, oleh sebab itu panduan akan ditinjau
kembali setiap 2 sampai 3 tahun sesuai dengan tuntutan layanan dan standar
akreditasi - baik Akreditasi Nasional Akreditasi Rumah Sakit maupun standar
Internasional.