Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Microsoft Access Pada Sekolah Tinggi Kejuruan AL-

AMNANIYAH di Ngawi

Andhika Chandra 1)

Lukman Hindra Prayudha 2)

Program Studi Teknik Informatika Sekolah Tinggi Teknologi Dharma Iswara Madiun

Jl. Auri 14-16 madiun (0351)496128-indonesia

Email : admin@dharma-iswara.ac.id

Web : http://dharma-iswara.ac.id

E-mail : andikacandra21@yahoo.com 1) afrizal_8836@yahoo.com 2)

Abstrak

Perpustakaan SMK AL-AMNANIYAH KARANGJATI NGAWI yang selama ini dalam sirkulasi perpustakaan masih
dilakukan secara manual, oleh karena itu staff pelayanan pembaca perpustakaan sering mengalami masalah dan kendala
seperti semakin kompleksnya koleksi perpustakaan, data peminjaman, transaksi dan sirkulasi koleksi perpustakaan yang
mengakibatkan seringnya keterlambatan dalam pelayanan pada anggota perpustakaan dan pembuat laporan. System ini
juga nantinya diharapkan dapat menghasilkan kemudahan pengelolaan sirkulasi buku, perawatan buku dan data anggota
hingga laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak staff perpustakaan, sehingga pertumbuhan dan perkembangan dalam
hal proses sirkulasi perpustakaan akan berlangsung dengan cepat.

Kata kunci: system Informasi Perpustakaan, Microsoft Access 2007

informasi sangat diperlukan. Karena semakin berkembangnya

suatu perusahaan bertambahnya jumlah Pegawai dan ilmu
1. PENDAHULUAN pengetahuan yang semakin berkembang mau tidak mau perusahaan
harus meningkatkan pelayanan dan kualitas sumber daya manusia
1.1 Latar Belakang yang ada. Perpustakaan dalam suatu perusahaan yang baik
Perkembangan dunia komputer yang semakin seharusnya memiliki sistem informasi baik berbasis web
kompleks mendorong setiap individu ataupun kelompok harus maupun berbasis jaringan dan stand alone dalam ruang lingkup
menerapkannya dalam segala aktifitas. Setiap sistem yang ada sekolahan sehingga siswa yang ingin mencari buku maka
seakan kurang lengkap ketika masih menggunakan model pengelola perpustakaan dapat mencari melalui komputer yang
ataupun pengelolaan secara manual, disamping sangat banyak telah disediakan atau ketika pegawai akan melakukan
energi dan sumber daya yang terbuang, baik dari segi finansial peminjaman buku maka petugas tidak perlu lagi mencatat secara
tentunya menjadikan biaya lebih tinggi, dari segi waktu tentunya manual tetapi data dapat dimasukkan melalui sebuah Sistem
akan memakan waktu yang lebih banyak. Informasi.
Teknologi Informasi tidak hanya mempengaruhi Dengan seiringya perkembangan teknologi Informasi
sebuah sistem informasi namum memiliki pengaruh dalam yang semakin pesat, Perusahaan harus mulai menciptakan dan
kehidupan sehari-hari, gaya hidup mulai berubah seiring dengan menawarkan kemudahan kepada pegawai dalam system
produk-produk teknologi informasi yang semakin menjamur informasi, misalnya Sistem Informasi Perpustakaan.
setiap saat. SMK AL-AMNANIYAH merupakan sekolahan
Dalam sebuah perusahaan tentunya tidak terlepas yang dapat dilihat dari jumlah guru dan pengajar dan untuk
dari sebuah sistem informasi baik sistem informasi keuangan memberikan kontribusi dengan siswa. Perpustakaan SMK AL-
maupun Perpustakaan, dalam hal ini peranan teknologi AMNANIYAH menerima anggota diluar sekolahan yaitu siswa
yang sedang menjalani kerja praktek, maka sudah sepantasnya Flow Map, diagram konteks, dan Data Flow Diagram.
bila perpustakaan ini dilengkapi dengan suatu sistem informasi Perangkat Lunak yang digunakan adalah Microsoft Office
untuk melayani dan memberikan kemudahan bagi siswa atau Access 2007 untuk membangun aplikasi perpustakaan dan untuk
anggota Perpustakaan dalam pemanfaatan buku-buku dan membangun database menggunakan Microsoft Office Access
informasi lainnya 2007.

1.2 Rumusan Masalah 2. TEORI PENUNJANG

Perpustakaan SMK AL-AMNANIYAH telah 2.1.1 Pengertian Perpustakaan Sekolah
melakukan pelayanan terhadap kebutuhan informasi yang Perpustakaan Sekolah Menengah Kejuruan adalah
menunjang kegiatan penyediaan informasi, baik untuk pelajar suatu unit kerja yang berada pada Lembaga Pendidikan Sekolah,
yang melakukan kerja praktek maupun untuk tenaga pengajar yang merupakan bagian integral dari sekolah, dan merupakan
dan siswa. Adapun hal-hal yang telah dilakukan oleh sumber belajar untuk mendukung tercapainya tujuan pendidikan
Perpustakaan SMK AL-AMNANIYAH adalah sebagai berikut: sekolah (wajib belajar 12 tahun). Perpustakaan Sekolah
a. Tenaga pengajar dan Pelajar dapat membaca buku- buku merupakan tempat mengumpulkan bahan belajar, baik tercetak
atau referensi yang ada di perpustakan, serta buku-buku maupun terekam yang dikelola secara teratur dan sistematis untuk
dapat dipinjam. digunakan untuk menunjang optimalisasi pencapaian tujuan
b. Pengunjung dapat mem fotocopy data di perpustakaan pendidikan di sekolah.
dengan mengubungi petugas perpustakaan.
c. Pengunjung dapat mengunjungi perpustakaan dan mambaca
Melalui Perpustakaan Sekolah khususnya SMK
buku-buku yang ada di perpustakaan dengan menulis data
sebagai sarana sumber belajar yang berisi aneka ragam bahan
pengunjung pada petugas perpustakaan.
perpustakaan, dapat membina minat baca warga sekolah terutama
d. Membuat peraturan tentang pemakaian dan
guru dan siswa, dan memungkinkan mereka secara
peminjaman buku.
berkesinambungan memperoleh kesempatan untuk memperluas
dan memperdalam pengetahuan dengan membaca bahan
1.3 Batasan Masalah perpustakaan yang telah diseleksi dan diorganisir secara
Berdasarkan rumusan masalah tersebut diatas dan sistematis dan teratur, sehingga memudahkan mereka dalam
banyaknya data yang diolah maka ada beberapa batasan mendayagunakannya. (Dra. Yuliati).
masalah dalam pembahasan ini antara lain mencakup :
1. Pembuatan kartu Anggota
2.1.2 Pengertian Data
2. Data Buku
Data adalah sesuatu yang digunakan atau
3. Peminjaman Buku
dibutuhkan dalam penelitian dengan menggunakan
4. Pengembalian Buku
parameter tertentu yang telah ditentukan. (Albert Kurniawan,
5. Laporan Data Anggota dan Data Buku
S.E).

1.4 Maksud Dan Tujuan 2.1.3 Katalokisasi

Maksud dan tujuan dari sistem yang dibangun adalah: Katalokisasi / deskriptif merupakan kegiatan mencatat
1. Untuk mempelajari proses sistem perpustakaan yang data bibliografi bahan perpustakaan, meliputi : pengarang, judul,
masih dilakukan secara manual menjadi system yang edisi, cetakan, kota terbit, penerbit, tahun terbit, jumlah halaman,
terkomputerisasi. ilustrasi, ukuran, keterangan seri, anotasi (catatan) dan ISBN. Dalam
2. Untuk membuat usulan sistem informasi perpustakaan kegiatan katalogisasi terdiri dari deskripsi bibliografi dan
pada penentuan tajuk entri utama dan tambahan. Deskripsi
3. Membuat perangkat lunak untuk Sistem Informasi bibliografi merupakan satu set data bibliografis yang mencatat dan
Perpustakaan pada dengan menggunakan Microsoft mengidentifikasi suatu terbitan. Ada dua hal dalam deskripsi
Office Access 2007. bibliografi yaitu urutan unsur yang taat asas dan penggunaan
1.5 Metodologi tanda baca pemisah.
Metode yang digunakan dalam pengembangan sistem Selebihnya perlu diperhatikan mengenai sumber
adalah dengan menggunakan metode proses waterfall dengan informasi, bahasa, ejaan, singkatan, penulisan angka dan
menggunakan beberapa alat bantu perancangan sistem seperti penggunaan huruf besar. (Dra. Yuliati, 2009). Komputerisasi
Pengolahan Komputerisasi Pengolahan digunakan untuk
membantu pekerjaan-pekerjaan teknis pengolahan agar
menghemat tenaga dan waktu. Pekerjaan teknis ini bila 3 Pengertian Sistem Informasi
dikerjakan secara manual akan membutuhkan waktu lama.karena
Sistem Informasi didefinisikan oleh Robert A. Laitch
di Perpustakaan sebagian besar tenaganya masih sangat
dan K. Roscoe Bavis sebagai berikut : ”Sistem Informasi adalah
terbatas sedangkan pekerjaannya sangat kompleks. Dengan
suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan
adanya komputerisasi, pekerjaan akan lebih cepat walaupun
kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,
tenaganya terbatas dan hasilnyapun lebih akurat.
bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan
menyediakan pihak luar tertentu dengan laporanlaporan yang
2.1.4 Pengertian Sistem
diperlukan”.
Sistem adalah sekumpulan komponen yang saling
Definisi umum sistem informasi adalah : ”Sebuah
berhubungan dan bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan. (Ian
sistem yang terdiri atas rangkaian subsistem informasi terhadap
Sommerville).
pengolahan data untuk menghasilkan informasi yang berguna
2.1.5 Pengertian Informasi dalam pengambilan keputusan”. (Kusrini, S.Kom & Andri Koniyo,
Pengertian Informasi Menurut Raymond Mc.leod 2009).
Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang
memiliki arti bagi si penerima dan bermanfaat bagi pengambilan 3.1.1 Komponen Sistem Informasi
keputusan saat ini atau mendatang .
Dalam suatu sistem informasi terdapat komponen-
Pengertian Informasi Menurut Tata Sutabri, S.Kom.,
komponen sebagai berikut :
MM adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau
a. Perangkat keras (hardware), mencakup berbagai peranti fisik
diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan
seperti komputer dan printer.
keputusan.
b. Perangkat lunak (software) atau program, yaitu sekumpulan
Pengertian Informasi Menurut Jogiyanto HM., (1999:
instruksi yang memungkinkan perangkat keras memproses data.
692), “Informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan
c. Prosedur, yaitu sekumpulan aturan yang dipakai untuk
data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi
mewujudkan pemrosesan data dan pembangkitan keluaran
penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian – kejadian
yang dikehendaki.
(event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan
d. Orang, yaitu semua pihak yang bertanggung jawab
keputusan”
dalam pengembangan sistem informasi, pemrosesan dan
Informasi adalah hasil pemrosesan, manipulasi dan
penggunaan keluaran sistem informasi.
pengorganisasian/penataan dari sekelompok data yang mempunyai
nilai pengetahuan (knowledge) bagi penggunanya (Wikipedia - 3.1.2 Pengertian Data Base
Indonesia). Database dalam bahasa Indonesianya Basis data adalah
Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara
hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program
dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut.
kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan Perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola dan memanggil
keputusan. kueri (query) basis data disebut sistem manajemen basis data
(database management system, DBMS). Sistem basis data
2.1.6 Kualitas Informasi dipelajari dalam ilmu informasi.

Toni Fabbri menjelaskan bahwa Pengertian Database

Kualitas dari suatu sistem informasi (quality of
merupakan sebuah sistem file-file yang terintegrasi yang
information) tergantung dari 3 hal, yaitu informasi harus akurat
mempunyai minimal primary key untuk pengulangan data.
(accurate), tepat pada waktunya (timeliness) dan relevan
(relevance). Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan Dan
Menurut C.J. Date : Database adalah koleksi “data
tidak biasa atau menyesatkan. Sedangkan tepat waktu berarti,
operasional” yang tersimpan dan dipakai oleh sistem aplikasi dari
informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat, dan
suatu organisasi.
yang terakhir relevan, berarti informasi tersebut mempunyai
manfaat untuk pemakainya. (Kusrini, S.Kom & Andri Koniyo,
2009).
 a. Data input adalah data yang masuk dari luar system megabyte). Buku manual yang dibawanya memperingatkan bahwa
b. Data output adalah data yang dihasilkan system beberapa kasus tersebut disebabkan oleh driver perangkat yang kuno
c. Data operasional adalah data yang tersimpan pada atau konfigurasi yang tidak benar.
system
b. Pengunaan Microsoft Access
2.2 Pengertian Microsoft Access
Microsoft Access Adalah program pengolah data base
Microsoft Access digunakan kebanyakan oleh bisnis-bisnis kecil
yang canggih yang biasanya digunakan untuk mengolah berbagai jenis
dan menengah, di dalam sebuah organisasi yang kecil bahkan mungkin
data dengan pengoperasian yang mudah yang misalnya, untuk
juga digunakan oleh perusahaan yang cukup besar, dan juga para
menampung daftar pelanggan, pendataan data keryawan, dan lain
programmer untuk membuat sebuah sistem buatan
sebagainya.Mungkin pada saat ini banyak yang menganggap bahwa
sendiri untuk menangani pembuatan dan manipulasi data. Access
Microsoft access merupakan hal yang sulit dikerjakan tetapi
juga dapat digunakan sebagai sebuah basis data untuk aplikasi
perkembangan computer tidak sesulit bayangan anda itu. Tapi anda
Web.
mungkin menemukan kemudahan-kemudahan sehingga anda dapat
3. METODOLOGI
melewatinya.
2.2.1 Tabel
3.1 TEMPAT DAN WAKTU PELAKSANAAN
Tabel merupakan sekumpulan data yang
memiliki topic tertentu. Di dalam table terdapat record Adapun tempat yang di jadikan penulisan untuk
penelitian adalah :
dan field yang merupakan bagian dari table. Pada
dasarnya, table adalah tempat untuk melatakkan, Nama Istansi : SMK AL AMNANIYAH KARANGJATI
menyimpan, atau mengubah data.
Alamat : JL.RAYA NGAWI-CARUBAN NGAWI
2.2.2 Record
Record merupakan baris yang terdapat
Waktu Pelaksanaan : Bulan Oktober 2012 s.d Desember 2012
dalam table. Pada baris tersebut, data dari table
diisikan. Secara umum record memiliki definisi suatu 3.2. SUMBER DATA
bagian dari data.
Sumber data dari hasil metode observasi, pengecekan
2.2.3 Field
dari dokumen dokumen di SMK AL AMNANIYAH
Field adalah item tertentu dalam table bias KARANGJATI. Setelah mengidentifikasi dan melakukan
disebut kolom. Sebuah record dibentuk oleh banyak pengamatan permasalahan yang ada maka kami melakukan
pengumpulan data untuk memecahkan masalah yang di hadapi
field. Setiap field dalam suatu record mengandung
yaitu dengan beberapa metode di bawah ini :
suatu potongan tunggal dari informasi tentang record.
a. OBSERVASI
Metode pengumpulan data ini di lakukan dengan
a. Sejarah Microsoft access pengamatan atau ikut terjun langsung dengan objek yang akan di
teliti serta melakukan pengamatan dan pembuatan secara cermat
dan teliti sehinggadi dapatkan data yang akurat.
Microsoft merilis Microsoft Access 1.0 pada bulan November
1992 dan dilanjutkan denganmerilis versi 2.0 pada tahun 1993. b. INTERVIEW
Microsoft menentukan spesifikasi minimum untuk menjalankan Metode pengumpulan data dengan cara interview atau
komunikasi dengan pihak yang bersangkutan untuk mendapatkan
Microsoft Access 2.0 adalah sebuah komputer dengan sistem
informasi yang di perlukan untuk pembuatan system aplikasi.
operasiMicrosoft Windows 3.0, RAM berkapasitas 4 megabyte (6
megabyte lebih disarankan) dan ruangan kosong hard disk yang c. STUDI PUSTAKA
dibutuhkan 8 megabyte (14 megabyte lebih disarankan).Versi 2.0 dari Metode yang di lakukan dengan mengambil atau
mempelajari makalah dan artikel dari internet yang berhubungan
Microsoft Access ini datang dengan tujuh buah disket floppy 3½
denga masalah yang di hadapi, yang akan di gunakan untuk
inci berukuran 1.44 megabyte.Perangkat lunak tersebut bekerja melakukan analisa dan mendesain sitem baru yang akan di buat.
dengan sangat baik pada sebuah basis data dengan banyak record tapi
terdapat beberapa kasus di mana data mengalami kerusakan. Sebagai
contoh, pada ukuran basis data melebihi 700 megabyte
sering mengalami masalah seperti ini (padasaat itu,
memang hard disk yang beredar masih berada di bawah 700
 3) Metode Study pustaka : berisi tentang
d. DOKUMENTASI pengumpulan data dari luar SMK AL-
Metode ini di lakukan dengan mengkaji form – form, AMNANIYAH Karangjati.
laporan-laporan, arsip yang di gunakan untuk pembuatan aplikasi.
3.6. Langkah-langkah Penelitian
Langkah-langkah yang akan dilakukan untuk
3.3. RANCANGAN PENELITIAN menganalisis strategi pada penelitian adalah sebagai berikut:
1) Pengumpulan Data
Pada tahapan system ini di bagi menjadi 2 yaitu
perancangan basisdata dan perancangan form di Microsoft acces. Pengumpulan data dilakukan sebagai tahap
Perancangan basis data merupakan langkah untuk menentukan awal analisa untuk mengidentifikasi masalah dan
basis data yang di harapkan dapat memiliki sebuah kebutuhan analisa kebutuhan. Adapun pengumpulan data
pengguna. Perancangan basis data terdiri atas dari perancangan
dilakukan dengan:
basis data secara konseptual, logical. Fisikal.
a. Wawancara, penulis melakukan wawancara
Pada tahap ini berdasarkan hasil studi dan analisis yang telah kepada beberapa pihak yang berkaitan dengan
di lakukan,para anggota melakukan :
perpustakaan SMK AL-AMNANIYAH
a. Perancangan Sistem dan Prosedur Karangjati. Penulis mewawancara kepala SMK
Berlandaskan hasil survei dan analisis sitem dan AL-AMNANIYAH Karangjati, penulis
prosedur, di lakukan pembutan rancangan dan
mengajukan beberapa pertanyaan kepada. Adapun
menyusun konsep system dan prosedur.
b. Perancangan Konsepdari klasifikasidata, model-model isi peertanyaan sebagai berikut :
aplikasi Pada tahap ini akan di susun suatu konsep 1. Bagaimana sistem informasi perpustakaan
yang berjalan di SMK AL-AMNANIYAH
3.4. Bahan Penelitian
karangjati saat ini?
Dalam penelitian ini materi yang digunakan adalah
Jawab : untuk sistem informasi yang
pengolahan data perpustakaan SMK AL-AMNANIYAH
berjalan saat ini, kami masih menggunakan
Karangjati, dokumen yang diamati yaitu:
cara manual. Yaitu dengan memasukkan
1) Arsip peminjaman buku, arsip ini digunakan
data-data perpustakaan pada buku yang
untuk mengetahui sejauh mana sistem yang
disediakan.
berjalan selama ini untuk peminjaman buku pada
2. Siapa saja orang-orang yang bertanggung
perpustakaan SMK AL-AMNANIYAH
jawab atas perpustakaan SMK AL-
Karangjati.
AMNANIYAH Karangjati?
2) Arsip pengembalian buku, arsip ini digunakan
Jawab : untuk yang bertanggung jawab atas
untuk mengetahui sejauh mana sistem yang
perpustakaan disini ada tiga element, (1)
berjalan selama ini untuk pengembalian buku
saya sendiri, selaku kepala madrasah (2)
pada perpustakaan SMK AL-AMNANIYAH
kepala perpustakaan (3) siswa siswi SMK
Karangjati.
AL-AMNANIYAH Karangjati yang di beri
3) Arsip anggota perpustakaan, arsip ini digunakan
tugas untuk membantu kepala perpustakaan
untuk mengetahui siapa saja dari pihak-pihak
dalam mengelola perpustakaan SMK AL-
sekolah yang termasuk anggota perpustakaan
AMNANIYAH Karangjati.
SMK AL-AMNANIYAH Karangjati.
3. Permasalahan apa saja yang sering muncul
3.5. Metode dan Alat Penelitian
dalam pengelolaan perpustakaan di SMK
Berdasarkan bahan penelitian tersebut diatas maka alat
AL-AMNANIYAH Karangjati?
penelitian yang digunakan adalah sebagai berikut:
Jawab : untuk permasalahan yang sering muncul
1) Metode wawancara : berisi tentang tanya jawab
adalah sering terjadi kesalahan dalam, proses
masalah perpustakaan SMK AL-AMNANIYAH
pengelolaan perpustakaan, baik dalam penulisan
karangjati kepada pihak-pihak yang bersangkutan.
data anggota, penulisan data buku yang di pinjam,
2) Metode kearsipan : berisi tentang pengumpulan
penulisan data buku yang di kembalikan,
data perpustakaan SMK AL-AMNANIYAH
penulisan data-data buku, dan juga sering
Karangjati dengan menggunakan arsip-arsip yang
rusaknya data-data yang ada pada buku laporan
dimiliki SMK AL-AMNANIYAH Karangjati.
data anggota, buku laporan pengembalian, buku
laporan peminjaman, dan juga arsip-arsip lainnya.
 ini dilakukan untuk meminimalisir kesalahan-
4. Perlukah di adakannya sistem informasi kesalahan yang terjadi yang dibabkan oleh sistem
perpustakaan berbasis IT pada SMK AL- kerja manual. Selain itu sistem informasi ini
AMNANIYAH Karangjati? diharapkan dapat meringankan beban maupun
Jawab : melihat perkembangan jaman yang waktu yang digunakan sehingga hal tersebut dapat
semakin hari semakin maju, dan juga lebih efektif maupun efisien.
melihat seringnya terjadi kesalahan yang ada 4. Untuk menunjang kelancaran dalam membangun
pada pengelolaan data perpustakaan pada sistem informasi itu, maka penulis menggunakan
sekolah ini, saya rasa sangat perlu untuk di dokumen-dokumen yang ada pada perpustakaan
bangunnya sistem informasi perpustakaan tersebut.
berbasis IT. Selain untuk meminimalisir 5. Selain menggunakan dokumen-dokumen tersebut,
kesalahan yang terjadi pada pengelolaan penulis juga menggunakan literatur, jurnal,
data-data yang ada, sistem informasi Browsing, dan bacaan-bacaan yang ada kaitannya
perpustakaan yang akan di bangun nantinya dengan masalah yang akan di teliti sebagai bahan
dapat lebih meringankan pekerjaan kepala referensi tertulis.
perpustakaan dalam mengelola perpustakaan
sehingga waktu maupun tenaga lebih efektif 4.ANALISA DAN PEMBAHASAN
dan efisien. 4.1 Sistem lama yang sedang berjalan
b. Kearsipan, mengumpulkan dokumen- Sekolah menengah kejuruan AL-AMNANIYAH
dokumenperpustakaan SMK AL-AMNANIYAH Karangjati merupakan salah satu dari berbagai jalur pendidikan
Karangjati pada sistem yang berjalan saat ini. yang fokus terhadap tuntutan Sumber Daya Manusia (SDM) yang
Adapun dokumen-dokumen yang dikumpulkan berkualitas. Sekolah menengah kejuruan AL-AMNANIYAH
adalah sebagai berikut : Karangjati sebagai Lembaga Pendidikan yang formal akan
1. Dokumen daftar anggota perpustakaan, senantiasa mempersiapkan dan mewujudkan kebutuhan Sumber
mulai guru, karyawan, dan juga siswa-siswi Daya Manusia (SDM) yang kompetitif, kreatif, professional dan
SMK AL-AMNANIYAH Karangjati. berdaya saing tinggi. Sekolah menengah kejuruan AL-
2. Dokumen laporan peminjaman buku AMNANIYAH Karangjati berdiri tahun 1964 Alhamdulillah telah
perpustakaan. mendapat sambutan dari masyarakat Kecamatan Karangjati dan
3. Dokumen laporan pengembalian buku Kecamatan sekitarnya, terbukti pertama kali berdiri pendaftar
perpustakaan. mencapai 90 siswa. Sekolah menengah kejuruan AL-
4. Dokumen laporan data buku yang ada di AMNANIYAH Karangjati juga sudah di lengkapi dengan sarana
perpustakaan. dan prasarana yang memadai. Sarana dan prasarana tersebut
c. Metode penelitian kepustakaan, mengumpulkan meliputi laboratorium komputer, laboratorium bahasa, ruang olah
sumber pustaka dan literatur yang berkaitan raga, dan yang tidak ketinggalan adalah ruang perpustakaan.
dengan analisa dan pembangunan sistem Perpustakaan Sekolah menengah kejuruan AL-AMNANIYAH
informasi perpustakaan, sebagai referensi yang Karangjati didirikan pada tahun 1964, bertepatan dengan
digunakan dalam proses penelitian. didirikanya madrasah tersebut. Perpustakaan Sekolah menengah
Dengan begitu, dari beberapa metode yang dilakukan kejuruan AL-AMNANIYAH Karangjati memiliki berbagai
penulis dapat di ambil beberapa kesimpulan : macam koleksi pustaka yang cukup banyak tersedia. Sumber
1. Perpustakaan SMK AL-AMNANIYAH pustaka diperoleh dari pengadaan, yaitu membeli buku, sumbangan
Karangjati masih menggunakan sistem manual dari Depdikbud, dan lain-lain.
dalam mengelola perpustakaan.
2. Perpustakaan SMK AL-AMNANIYAH Meskipun koleksi-koleksi pustaka yang dilmiliki
Karangjati di pegang oleh kepala perpustakaan Sekolah menengah kejuruan AL-AMNANIYAH cukup lengkap,

dan di bantu oleh beberapa staf. akan tetapi sistem pengelolaan perpustakaan tersebut belum

3. Dikarenakan SMK AL-AMNANIYAH dalam memadai. Itu semua dikarenakan sistem pengelolaan perpustakaan

mengelola perpustakaan masih menggunakan belum terkomputerisasi. Mulai dari pencatatan anggota baik guru

sistem manual, maka perlu dibangunnya sebuah maupun siswa, proses peminjaman buku, proses pengembalian

sistem informasi perpustakaan berbasis IT. Hal buku, maupun data-data buku yang ada pada perpustakaan. Dalam
pengelolaan perpustakaan, petugas perpustakaan harus
memasukkan data-data tersebut kedalam suatu buku. Sehingga 4.2.1 Flowchart Sistem
tenaga maupun waktu yang diperlukan dalam pengelolaan tersebut a. Flowchart sistem adalah gambaran secara umum
cukup lama. Selain itu, ditinjau segi materiil juga membutuhkan bagaimana sistem berjalan. Adapun gambaran
dana yang lebih banyak dikarenakan harus membeli banyak buku flowchart sistem baru sebagai berikut :
untuk pencatatan itu semua. Maka di buatlah SISTEM
INFORMASI PERPUSTAKAAN MENGGUNAKAN
MICROSOFT ACCESS 2007.

4.2 Fungsi dan Kegunaan Sistem bagi Perusahaan

Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai
sekumpulan elemen yang bekerja secara bersama-
sama baik secara manual ataupun berbasis komputer
dalam melaksanakan pengolahan data yang berupa
pengumpulan, penyimpanan, pemprosesan data untuk
menghasilkan informasi yang bermakna dan berguna
bagi proses pengambilan keputusan. Sistem informasi
dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang dibuat
oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen Gambar 4.2.1.1 Flowchart Sistem Baru

dalam suatu sistem organisasi atau instansi untuk b. Flowchart Admin

Jika sudah masuk sistem maka admin dapat
mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi.
mengakses sistem informasi perpustakaan ini untuk
Berdasarkan hasil penelitian, diharapkan pembuatan kemudian melakukan tugasnya sebagai petugas
sistem informasi perpustakaan dapat membantu seperti input data siswa ,input kelas, input data

SMK Al Amnaniyah antara lain : transaksi peminjaman.

a. Membantu petugas Pustakawan dalam

Pencatatan dan laporan peminjaman
buku.
b. Membantu proses pengolahan
peminjaman buku secara
cepat,tepat,akurat serta menghindari
banyak kesalahan.

Gambar 4.2.1.3 Flowchart Admin

c. Flowchart Operator
Jika sudah masuk maka operator dapat
mengakses sistem perpustakaan ini untuk kemudian
melakukan tugasnya sebagai petugas. Hak akses petugas
disini hanya melayani input transaksi peminjaman buku
kepada siswa.
 Info buku
Admin Info data anggota
Info kartu anggota

Verifikasi data siswa

Verifikasi peminjaman buku
Verifikasi buku

Sistem
Informasi Verifikasi laporan
Kartu anggota Perpustakaan

Verifikasi laporan

Anggota Buku yang di pinjam

Kepala
Kartu anggota
sekolah

Info peminjaman buku

Gambar 4.3.1 Diagram Konteks

Gambar 4.2.1.4 Flowchart Operator a) Admin, menggambarkan seseorang yang

bertugas menginputkan data-data yang ada
dalam sistem informasi perpustakaan seperti
4.3 Diagram Alir Data
peminjaman, pengembalian, edit database
a. Diagram Konteks
,backup database.
Diagram konteks adalah diagram yang terdiri dari
b) Kepala sekolah, menggambarkan seseorang
suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu
sebagai pengontrol kegiatan peminjaman buku
sistem. Diagram konteks merupakan level tertinggi dari
oleh siswa / anggota.
DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem
c) Anggota, menggambarkan seseorang yang
atau output dari sistem. Diagram Konteks akan
melakukan transaksi peminjaman dan
memberikan gambaran tentang keseluruhan sistem.
pengembalian buku.
Dalam diagram konteks hanya ada satu proses. Tidak
boleh ada store dalam diagram konteks. Diagram
a. DFD admin level 1
konteks berisi gambaran umum (secara garis besar)
Penjelasan dari DFD (Data Flow Diagram) level 1
sistem yang akan dibuat. Diagram konteks ini berisi
untuk proses admin tersebut adalah sebagai berikut
siapa saja yang memberi data (dan data apa saja) ke
, admin menginputkan data, menggambarkan
sistem, serta kepada siapa saja informasi (dan informasi
seseorang yang hanya bertugas dalam transaksi
apa saja) yang harus dihasilkan sistem. Dibawah ini
peminjaman dan pengembalian buku.
adalah diaggram kontek untuk sistem informasi
perpustakaan SMK Al Amnaniyah Karangjati.
 Gambar 4.3.2 DFD level 1 Admin a) Dapat melihat seluruh data peminjaman yang
ada di sistem.
b. DFD level 2 b) Petugas dapat edit semua data dan
DFD (Data Flow Diagram) pada proses input - melakukan transaksi ke dalam sistem.
output level 2 proses yaitu : c) Sistem dapat memberikan informasi laporan
a) DFD Level 2 Admin peminjaman.
Pada proses admin level 2 ini terjadi beberapa Sistem juga dapat menyediakan login untuk
proses yaitu: Petugas yaitu Operator yang mempunyai hak

(a) Proses data anggota akses transaksi peminjaman.

b. Kebutuhan Nonfungsional
Proses data anggota merupakan
a) Perangkat Keras
proses yang digunakan untuk
Perangkat keras yang dibutuhkan adalah PC
input anggota seperti id, desktop, atau notebook dengan spesifikasi sebagai
nama,status, judul buku, berikut :

pengarang, penerbit, tanggal a) Processor Intel Pentium IV keatas atau

yang sekelas.
pinjam,tanggal
b) minimal RAM 512 MB.
kembali,keterangan. c) HDD 80Gb
(b) Proses peminjaman dan pengembalian Perangkat keras yang digunakan dalam proses
Data pada proses peminjaman dan pembuatan sistem informasi perpustakaan adalah
pengembalian ini diambil dari data tabel sebuah laptop dengan spesifikasi sebagai berikut :
pinjam yang nantinya menjadi sebuah (a) Toshiba Satelit C 600.
laporan. (b) Prosesor Intel(R) Core(TM) 2 duo.
(c) Hardisk 320GB.
(c) Proses rekap peminjaman dan
(d) Memory 2GB.
pengembalian
(e) Monitor 14,1”
Data pada proses peminjaman dan
pengembalian ini diambil dari data tabel b) Perangkat Lunak
pinjam yang nantinya menjadi sebuah Perangkat lunak yang dibutuhkan sistem
laporan adalah :
(a) Sistem Operasi Windows Xp atau Windows
7.
Kepala
Sekolah (b) Microsoft office 2007
Verifikasi data
Tabel data
Tabel data anggota Verifikasi data peminjaman dan
pengembalian
(c) Database Access 2007

Input data anggota

Input data 4.5 Perancangan Data Base
transaksi Ambil data
Ambil data anggota transaksi
a. Database merupakan kumpulan dari data-data
Proses
Input data transaksi
Proses data 2 peminjaman
anggota Admin Informasi data
transaksi
Dan
pengembalian
yang saling terkait satu dengan yang lainnya.
Input data anggota

Database pada sistem informasi pembayaran

Informasi data
anggota
Kartu anggota Anggota Ambil
Data
perpustakaan pada SMK Al Amnaniyah terdiri
Laporan transaksi
Peminjaman dan
Peminjaman dan
pengembalian
pengembalian dari beberapa tabel yang perlu dibuat yaitu:
Proses rekap
peminjaman
a) Tabel Buku
Dan
pengembalian
Input
Rekap b) Tabel Pinjam
Peminjaman
Dan
pengembalian c) Tabel Siswa
4.6 Perancangan Antarmuka Sistem
Gambar 4.3.3 DFD level 2 Admin
4.4 Analisis Kebutuhan Sistem Baru Perancangan antarmuka sistem merupakan
4.6.1 Halaman utama
a. Kebutuhan Fungsional
Pada halaman utama terdapat menu pilihan,
Sistem dapat menyediakan petugas yang
tambah, hapus, tutup. Setiap menu mempunyai fungsi –
mempunyai hak akses sebagai berikut:
fungsi tersendiri.
 Gambar 4.6.3.1

5.KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Dari penelitian yang dilakukan pada system

pengolahan data pada perpustakaan SMK AL-AMNANIYAH
maka dapat dilihat bahwa pengolahan data menggunakan system
yang belum terkomputerisasi sangat tidak efektif dan tidak efesien
untuk menghasilkan informasi secara cepat, akurat, dan relevan.
Sedangkan penggunaan sistem yang baru dengan berbasis
komputerisasi diharapkan informasi yang di hasilkan lebih
Gambar 4.6.1.1
berkualitas dan dapat membantu dalam pengambilan keputusan.
Karena dalam system komputerisasi mempunyai banyak
keuntungan yang dapat antara lain :
4.6.2 Form Tabel Siswa
Form Tabel siswa menu ini berguna untuk
1. Dapat menyajikan informasi secara cepat, akurat,
menginput data siswa. Sub menu ini hanya bisa di akses
dan relevan.
oleh admin.
2. Dapat menghemat waktu untuk pencarian,
pencatatan, dan pemasukan data dengan mudah.
3. Dapat mengurangi kinerja dalam rangka
melakukan pelayanan dan mnyelesaikan tugas-
tugas dengan baik.
4. Meningkatkan kinerja dalam rangka melakukan
pelayanan dan menyelesaikan tugas-tugas dengan
baik.

5.2 Saran

Gambar 4.6.2.1
Dengan kesimpulan di atas, penulis memberikan saran-
saran sebagai berikut :

a. Untuk mengoptimalkan pekerjaan, sebaiknya

4.6.3 Form Tabel Buku sistem informasi sirkulasi buku pada
Form Tabel Kelas ini berguna untuk menginput Perpustakaan yang belum terkomputerisasi
data nama buku , pengarang, penerbit, status . Menu ini diperbarui dengan menerapkan system yang
hanya bisa di akses oleh admin. terkomputerisasi.
b. Sistem informasi sirkulasi buku berbasis
komputer yang penulis usulkan dapat diterapkan
dan dapat membantu pihak sekolah dalam
melakukan pengolahan data.
c. Seiring berkembangnya perpustakaan maka
semakin komplek juga kebutuhannya sehingga
menyebabkan system yang sudah berjalan pada
saatnya nanti akan dapat memenuhi kebutuhan
perpustakaan.
DAFTAR PUSTAKA

http://yulius.dosen.narotama.ac/id/2012/02/07/membuat-database-
menggunakan-micosoft-access/

http://www.ronamasa.com/2011/06/cara-membuat-form-aplikasi-
database.html

http://www.ronamasa.com/2011/09/cara-design-form-input-data-
aplikasi.html

http://www.ronamasa.com/2001/06/cara-membuat-kontrol-button-
form.html

Sigit Prayitno Trihandoko.2008 Rancangan Sistem Informasi

Perpustakaan pada SMA N 5 tanggerang diterbitkan Fakultas Ilmu
Komputer, Program Studi Sistem Informasi-Universitas Mercu
Buana http://www.Mercubuana.ac.id.