LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

WISUDA JULI 2017

MAHASISWA TEKNIK MATERIAL

Mahasiswa Teknik Material

Fakultas Teknik Mesin dan Dirgantara
Institut Teknologi Bandung
2017
 I. PENDAHULUAN
Puji syukur Kami panjatkan Kepada Tuhan Yang Maha Esa atas rahmat dan
karunia-Nya, kegiatan Wisuda April MTM ITB 2017 dapat berjalan sesuai harapan.
Dalam Pelaksanaan kegiatan ini, Kami menyadari bahwa masih terdapat banyak
kekurangan kekurangan dalam melaksanakan kegiatan ini .Sebagai referensi untuk
pembelajaran bagi kepanitiaan selanjutnya, Kami menyusun laporan
pertanggungjawaban ini untuk menanggulangi kesalahan kesalahan yang telah di
lakukan pada acara ini . Semoga apa yang telah Kami lakukan dalam kegiatan ini
bermanfaat bagi MTM ITB.

II. NAMA KEGIATAN

Nama kegiatan ini adalah Syukuran Wisuda Juli Mahasiswa Teknik Material ITB
2017

III. TUJUAN KEGIATAN

Tujuan dari kegiatan ini adalah :
1. Memberi apresiasi atas keberhasilan wisudawan/wisudawati menyelesaikan
studinya dan meraih gelar sarjana di ITB.
2. Mempererat rasa kekeluargaan antara Program studi Teknik Material dan
Mahasiswa Teknik Material dengan para wisudawan/wisudawati serta orang tua.

IV. WAKTU DAN TEMPAT

a. Syukuran Wisuda Orang Tua dengan Program Studi Teknik Material

Hari dan Tanggal : Jumat, 21 Juli 2017

Waktu : 14.00-16.00 WIB
Tempat : R.MT 2-9

b. Syukuran Wisudawan/Wisudawati dengan anggota MTM ITB

Hari dan Tanggal : Kamis, 20 Juli 2017

Waktu : 17.00-22.00 WIB
Tempat : Hotel Serena, Jalan Marjuk no. 4-6, Bandung

Laporan Penanggungjawaban Wisuda April 2017 MTM ITB

 c. Parade Wisuda

Hari dan Tanggal : Sabtu, 22 Juli 2017

Waktu : 08.00-selesai

V. DESKRIPSI KEGIATAN
Bentuk acara Syukuran Wisuda April 207 MTM ITB adalah sebagai berikut:

1. Syukuran Wisuda Orang Tua dengan Program Studi Teknik Material

 Sambutan ketua himpunan MTM ITB,
 Sambutan ketua Program Studi Teknik Material,
 Sambutan perwakilan orang tua wisudawan/wisudawati,
 Sambutan perwakilan wisudawan/wisudawati,
 Sharing pengalaman wisudawan/wisudawati selama berada di Program
Studi Teknik Material, dan
 Hiburan.
2. Syukuran Wisudawan/Wisudawati dengan anggota MTM ITB
 Perkenalan singkat dengan wisudawan/wisudawati,
 Acara saling bertukar pengalaman antara wisudawan/wisudawati
dengan anggota MTM ITB,
 Hiburan berupa iringan musik, dance, dan games,
 Makan malam bersama, dan
 Pembagian kenang-kenangan kepada wisudawan/wisudawati.
3. Parade Wisuda (tema : Batman)
 Arak-arakan dan performance

VI. PESERTA KEGIATAN

Peserta kegiatan syukuran wisuda April 2017 ini adalah mahasiswa teknik
material ITB dan wisudawan teknik material ITB.

VII. SUSUNAN KEPANITIAAN

Panitia pengawas

Laporan Penanggungjawaban Wisuda April 2017 MTM ITB

 Pelindung : Prof. Hari Muhammad Ph.D.
(Dekan Fakultas Teknik Mesin dan Dirgantara)

NIP.195907271985031005

Pembina : Dr. Ir. Hermawan Judawisastra

(Kepala Program Studi Teknik Material)

NIP. 19700403200604010

Arie Wibowo, Ph.D

(Koordinator Kemahasiswaan Program Studi Teknik

Material)

NIP. 198006122015041001

Penanggung jawab : Mahestra Raka (13714038)

(Ketua Himpunan Mahasiswa Teknik Material ITB)

Panitia pelaksana

Ketua Panitia : Ryanto Perenius Sitanggang (13715026)

Sekretaris : Thomas Albatros (13715010)
Bendahara : Elaeis Hafsah Jauhari (13715049)
Koordinator Divisi

1. Perizinan : Thomas Albatros (13715010)

2. Dana Usaha : Joshua (13715042)
3. Logistik : I Wayan Padma Yogi Asana (13715031)
4. Pubdok : Farhandra Ramdhani Irwan (13715009)
5. LO : Johanes Pratama Wijaya (13715058)
6. Kreatif : Anthonius Valentino B. P. (13715040)
7. Acara : Chairani Tiara Sayyu (13715047)
8. Performance : Suryandaru Martawirya (13715057)
9. Lapangan : Aldi Sulthan Fauzi (13715061)

Laporan Penanggungjawaban Wisuda April 2017 MTM ITB

 VIII. ANGGARAN
Rencana Anggaran Pengeluaran

Laporan Penanggungjawaban Wisuda April 2017 MTM ITB

 IX. EVALUASI KEGIATAN
Divisi Acara
Evaluasi
1. Tema wisnite dan poster wisnite tidak selaras
2. Saat teklap, panitia divisi acara banyak yang tidak dating, sehingga perlu
briefing yang mendetail lagi
3. Urutan perform saat wisnite teracak-acak
4. Rekaman untuk mata acara wisudawan call center tidak jelas
5. Plakat dibuat manual, vendor tutup (Sedang liburan)
6. Pada saat wisday masih banyak koordinasi antara PJ dan staff
7. Saat wisday, slide dari Pa HJ skip diminta
8. Saat widay, spot foto belum disiapkan
9. Koordinasi kadiv dan staf tergolong buruk
Solusi dan Saran
1. Koordinasi Kadiv acara dengan staf dan kadiv lain perlu ditingakatkan,
rata-rata kesalahan yang dilakukan dikarenakan kurangnya komunikasi
2. Saat membuat teklap wisnite, staf acara diwajibkan datang, sehingga
pada hari-H tidak bingung dan tidak perlu memberikan briefing yang dalam
3. Saat wisnite, performer perlu ditegaskan, sehingga urutan perform tidak
jadi acak-acakan
4. Kadiv harus menyimpan kontak-kontak penting saat wisnite, seperti
penyuplai konsumsi, sehingga tidak hanya dipegang oleh divisi logistik
5. Plakat harus dipersiapkan jauh-jauh hari, lebih baik buat di vendor agar
tidak kewalahan
6. Bendahara sebaiknya bisa menekan budget plakat besar kalau mau beli
sebaiknya cari rekomendasi tempat murah
7. Sebelum wisday, kontak Pa HJ untuk meminta silde, sehingga hari-H
tidak kewalahan

Divisi Liaison Officer (LO)

Evaluasi
1. Staff terlalu banyak anak 15 jadi di divisi lain kurang orang (permintaan
wisudawan)

Laporan Penanggungjawaban Wisuda April 2017 MTM ITB

 2. Wisnite ada wisudawan yang ga dateng gara-gara angkatannya gaada
yang dateng
3. Sidang terbuka nunggu foto lfm lama
Solusi dan Saran
1. Permasalahan kurang orang, kawis komunikasikan saja ke wisudawan,
2. Untuk antisipasi angkatan yang KP, untuk wisjul tahun depan lebih baik
angkatan yang KP diatur jadwalnya.
3. Untuk mengisi waktu menunggu foto lfm, sebaiknya wisudawan dan LO
diberi konsumsi, bila perlu tambahkan SOP buat LO bawa makanan

Divisi Kreatif
Evaluasi
1. Penentuan tema tidak ideal (Hanya ring 1 yang menentukan) akibat
perekrutan staff terlambat
2. Konsep dekor kurang matang (Hanya ring 1 yang menentukan) akibat
perekrutan staff terlambat
3. Saat wisnite, tree of wishes kertasnya kurang (hanya 600)
4. Megaprop kurang maksimal dan deadline dekorasi tidak dibuat
Solusi dan Saran
1. Sebelum tentuin tema kalau belum punya staf, koordinasi saja dengan
divisi terkait
2. Bawa ide dari awal lalu lempar ke angota divisi, jangan mulai dari nol
3. Penentuan jumlah kertas untuk tree of wishes bisa berkoordinasi dengan
lapangan tentang jumlah orang yang datang
4. Inisiatif mengingatkan ke kadiv lain tentang pembuatan properti
(deadline) agar tidak repot

Divisi Performance
Evaluasi
1. Kurang koordinasi dengan wisudawan mengenai gambaran perform
2. Saat arak-arakan, properti ga lancar dibagikannya (bendera)
3. Kurang briefing dengan angkatan atas.
4. Suara perkusi tidak terdengar, pemain perkusi beda sama yang latihan
5. Tidak ada perform di Lapbas

Laporan Penanggungjawaban Wisuda April 2017 MTM ITB

 Solusi dan Saran
1. Perkusinya diperbanyak dan distribusinya diperbaiki
2. Keterlibatan massa lebih diperhatikan (bisa dilibatkan dalam
perform/pawai)
3. Flower bisa diatur pegang perkusi dan yel-yel
4. Dipastikan anggota dapat tampil di hari H dan latihan rutin.
5. Effort buat hafalin yel-yel baru diperbesar, dikoordinasikan dengan
divisi lapangan
6. Optimalkan di arak2an kalau memang tidak ada perform
7. Prioritas ada di wisudawan, tapi usahanya jangan dikurangkan,
komnikasikan ke wisudawan kalau target wisuda kita itu juara

Divisi Logistik
Evaluasi
1. SOP telah dibuat paling lambat H-3, tapi kadiv lain kurang proaktif, jadi
banyak yang melanggar SOP
2. Wisnite makanan telat dan porsi makanan terbatas
3. Pengembalian barang tersendat (hanya obeng), peminjaman barang ke
Pa Adit agak sulit karena rata-rata barang yang dipinjem rusak
4. Arak-arakan lupa minjem selang
Solusi dan Saran
1. SOP bisa dipertegas menyesuaikan keadaan dan jalur koordinasi
dipertegas
2. Pertimbangkan makanan telat atau dingin, bisa dipertimbangkan
konsumsi dengan nasi sudah dipiringkan atau ada orang yang
menjaga/mengambilkan tiap menu.
3. Minta PJ lain biar ga stay sendiri di TKP dan menjamin barang balik
bagus, bisa juga nunjuk orang dari divisi lain //
4. Barang pinjaman sebaiknya diinventariskan
5. Anggota logistik bisa masuk ke grup-grup divisi lain agar kadiv tinggal
kontrol kebutuhan logistik.

Laporan Penanggungjawaban Wisuda April 2017 MTM ITB

 Divisi Publikasi dan Dokumentasi
Evaluasi
1. Kurang SDM (Wisnite Cuma sendiri akhirnya minta staf divisi lain, Arak-
arakan Cuma 4 orang)
2. Official Account di line masih kurang ramai sehingga massa tidak
tersuasanakan
3. Kadiv awal hilang (Petet)
4. Ada wisudawan yang skip didokumentasi
Solusi dan Saran
1. Harus lebih update info tentang jadwal sidang
2. Posting OA harus digencarkan dan dibuat sesuatu yang lebih menarik.

Sekretaris dan Perizinan

Evaluasi
1. Waktu untuk penyerahan proposal ke FTMD terlambat karena
menunggu rab agar fix.
2. Pa Idrus meminta uang untuk kebersihan pada saat wisday dan arak-
arakan

Solusi dan saran

1. RAB tidak usah terlalu fix, bisa ngikutin format wisuda kemaren biar ga
terlalu lama (karena uang dari FTMD udah fix 100)
2. Untuk memberi uang kebersihan ke Pa Idrus, tidak sesuai prosedur, kalo
masih gitu mending gausah minjem aja, bisa dibawa permasalahannya
ke Pak HJ

Divisi Dana Usaha ( Danus)

Evaluasi
1. Danus internal belum terkejar karena belum semuanya bayar
2. Timeline kerja divisi gaada, karena anggota divisi gaada yang di
Bandung
3. Danusan tidak terkoordinasikan oleh Kadiv karena Kadiv belum di
Bandung, PJ di Bandung bingung
4. Danusan maba yang dateng sedikit

Laporan Penanggungjawaban Wisuda April 2017 MTM ITB

 Solusi dan Saran
1. Koordinasi dengan divisi lapangan buat narikin uang
2. Agar tidak tubrukan dengan danus wisokto, bisa dicover dulu sama
danus harian
3. Marchendise dibeli harus dengan DP
4. Untuk wisjul, kadiv memperhatikan ketersediaan anggota yang di
Bandung

Bendahara
Evaluasi
1. Melakukan pinjaman lunak bendahara MTM 500k
2. RAB untuk proposal lama
3. Masih ada hutang sekitar 3 juta
Solusi dan Saran
1. Usahakan maksimal di danus, agar tidak usah pinjam uang ke MTM
2. RAB gausah terlalu real di proposal, karena uang minta dari FTMD fix
100k S1 dan S2
3. Kalau bisa buat 2 RAB, dalam dan luar kampus

Koordinator Lapangan
Evaluasi
1. Pendataan kurang intens(hanya 3 kali per mata acara), missnya <15%
2. Massa susah diatur saat wisnite, ada yang ngerokok di luar
3. Saat hari-H massa 13 mencar, jadi jumlah massa terlihat semakin sedikit
4. Pembuatan teklap tidak lancar, penentuan jadwal keluar dari LFM
bingung
5. Wisnite masalah gara2 koorlap sakit, anak lapagan performa turun
(dampak PPAB) dan sulit dikoordinasikan
6. Latihan lapangan telat jalan gara2 fokus ke PPAB
7. Anak divisi lapangan tidak mematuhi arahan koorlap
8. Waktu sudah mepet, lapangan tapi masih latihan fisik
9. Massa kurang ditegaskan, dari kedatangan dan briefing

Laporan Penanggungjawaban Wisuda April 2017 MTM ITB

 Solusi dan Saran
1. Konfirmasi kedatangan lebih ke megajak, bila ngejarkom jangan
template, tapi kaya chat biasa
2. Pendataan dilakukan di tempat aja dan diawasi langsung
3. Periodisasi jangan telat, agar PPAB dan Wisjul tidak bertabrakan
4. Untuk sekolah dengan waktu terbatas, langsung latihan teknis dan
latihan sama perkusi aja
5. Perlu ada simulasi arak2an dan melibatkan massa, teknis ditekankan
seperti gaboleh ada inisiatif, dan nurut sama teklap

Ketua
Evaluasi
1. Ketua gaada jobdesc jelas, hanya mengandalkan arahan
2. Ketua hilang, sulit dikontak, kadiv cari ketua, harusnya ketua cari kadiv
3. Kurang aktif bertanya ke kawis terdahulu dan stakeholder (Kurang
inisiatif)
Solusi dan Saran
1. Jobdesc bikin sendiri,lalu koordinasikan dengan internal
2. Sebelum mendapat kawis sebelumnya diadakan FPT agar kawis lebih
berkualitas dengan syarat cakawis lebih dari 1

Evaluasi secara keseluruhan:

1. Tidak usah ada forum evaluasi kalau masalah2 yang terjadi masih sama kaya
wisuda-wisuda sebelumnya.
2. Perlu banyak koordinasi dengan wisudawan, karena beberapa sumber masalah
berasal dari wisudawan
3. Alur koordinasi wisudawan dan ring 1 diperbaiki biar tidak ada kesan melangkahi
dan dualisme info
4. Latihan teknis diefektifkan dan sekolah lapangan lebih serius
5. Eval efektifnya H+1 dengan kondisinya telah disebar kuisioner per acara besar
dan eval sudah dicatat oleh masing-masing kadiv pada hari H
6. Forum evaluasi hanya sedikit yang datang, agar tersampaikan ke orang yang tidak
datang :
a. Bila ring 1 wisuda selanjutnya rakor, ring 1 sebelumnya juga dating
b. Wawancara sebelum bergerak dan progress report tiap minggu dengan
syarat kadiv dan anggota divisi hadir //

Laporan Penanggungjawaban Wisuda April 2017 MTM ITB

 7. Walaupun mata acara diundur, lapangan tetap tidak boleh lepas tangan dalam
mendatangkan massa (missal dalam hal forum evaluasi)
8. Dekor dan arak2an sebaiknya divisinya dipisah
9. Tempat wisnite di Serena Layout bagus, tapi sound kurang bagus, dan agak panas
10. Sebaiknya saat belanja bareng kreatif
11. Bisa saja tidak ada tidak ada divisi logistik, tiap divisi bisa diadakan PJ logistik

Laporan Penanggungjawaban Wisuda April 2017 MTM ITB

 X. PENUTUP
Dengan adalanya laporan pertanggung jawaban ini, kami harapkan adanya
pembelajaran yang di dapatkan pada kegiatan wisuda April 2017 kali ini untuk
kegiatan wisuda lainnya. Kami mohon maaf jika adanya kesalahan yang telah di
perbuat dalam kegiatan ini. Demikian dari Lembar penanggungajawaban Wisuda
April 2017 ini, kami ucapkan terima kasih.

Bandung, 16 Mei 2017

Ketua Mahasiswa Teknik Material Ketua Panitia Syukuran Wisuda

Juli 2017

Mahestra Raka
13714038
Ryanto Perenius Sitanggang
13715026

Mengetahui,

Ketua Program Studi

Teknik Material

Dr. Ir. Hermawan Judawisastra

NIP. 197004032006041010

Laporan Penanggungjawaban Wisuda April 2017 MTM ITB