PETUNJUK

PENGGUNAAN APLIKASI September 2018

REKAP KOHORT
Pedoman untuk dapat memudahkan penggunaan aplikasi dan lebih
mengoptimalkan manfaat dari fitur-fitur yang ada
DAFTAR ISI

Overview

Setting Excel

Penggunaan Awal

Register Pra-ART dan ART

Validasi Register Pra-ART dan ART

Viral Load

Laporan Kohort

Validasi Laporan Kohort

Analisis Data Kohort

Laporan LBPHA

Data Tambahan untuk LBPHA

Laporan Cut Off

Setting Periode Laporan LBPHA

Data Overview
TAMPILAN MENU UTAMA

OVERVIEW

Aplikasi Rekap Kohort (selanjutnya disebut ARK) adalah tools yang digunakan untuk mengolah data
perawatan HIV/ART untuk dapat dihasilkan laporan dan analisis data.

Data perawatan HIV/ART yang digunakan adalah :

1. Register Pra-ART & ART

2. Lembar Kerja Pencatatan Pemeriksaan Lab HIV

Laporan yang dihasilkan adalah :

1. Laporan Bulanan Perawatan HIV/AIDS (LBPHA)

2. Laporan Kohort Pengobatan ARV

Fitur yang disediakan di tools ini adalah :

1. Validasi data Register Pra-ART & ART

2. Validasi data Viral Load
3. Grafik Pohon ART
4. List pasien ARV yang LFU dan tidak hadir
5. Analisis Laporan Kohort
6. dll
SETTING EXCEL

Untuk dapat menggunakan fungsi-fungsi yang ada di ARK ini, pastikan fitur Macro dalam kondisi aktif

Lakukan langkah berikut :

1. Buka sebuah file Excel baru/kosong

2. Klik tab menu FILE (untuk Excel 2010 ke atas), atau logo bulat Windows (untuk Excel 2007)
3. Klik tombol OPTIONS (untuk Excel 2010 ke atas), atau tombol EXCEL OPTIONS (untuk Excel 2007)
4. Klik tombol TRUST CENTER
5. Klik tombol TRUST CENTER SETTING
6. Klik tombol MACRO SETTINGS
7. Klik bulatan ENABLE ALL MACRO
8. Klik kotak TRUST ACCESS TO THE VBA PROJECT OBJECT MODEL
9. Klik tombol OK
10. Klik tombol OK
11. Close semua Excel yang sedang terbuka
12. Selesai

PENGGUNAAN AWAL

Ketika pertama kali membuka ARK yang masih kosong, maka kita akan langsung dihadapkan pada menu
IDENTITAS, lakukan langkah berikut :

1. Lengkapi isian yang ada, terutama NAMA UPK, KABKOTA, dan PROVINSI
2. Klik tombol KEMBALI KE MENU UTAMA
3. Nama UPK dan alamat akan muncul di menu utama
IMPORT ARK LAMA

Khusus untuk yang pernah menginput data di ARK sebelumnya, lakukan langkah berikut :

1. Klik tombol IMPORT ARK LAMA

2. Pilih file ARK versi lama yang sudah diinput datanya
3. Klik tombol OPEN
4. Data di file ARK lama, sudah berpindah secara otomatis ke file ARK baru ini

nb : langkah ini tidak perlu dilakukan untuk yang pertama kali menggunakan ARK/tidak memilik ARK lama

REGISTER PRA-ART & ART

Untuk memasukkan data Register Pra-ART & ART yang akan digunakan di ARK, lakukan langkah berikut :

1. Klik tombol IMPORT DATA REGISTER

2. Pilih file EXCEL BANTU REGISTER PRA-ART & ART yang akan digunakan
3. Klik tombol OPEN
4. Data register Pra-ART & ART akan berpindah secara otomatis ke file ARK

VALIDASI REGISTER PRA-ART & ART

Untuk memvalidasi data Register Pra-ART & ART, lakukan langkah berikut :

1. Klik tombol VALIDASI REGISTER 1

a. Menu validasi ini akan menyandingkan data yang ada di register Pra-ART dan di register
ART
b. Data yang disandingkan tersebut seharusnya sama
i. misal No_Register_Nasional, harus sama antara yang ada di Pra-ART dan di ART
c. Jika ada data yang berbeda, maka akan berwarna MERAH MUDA
d. Jika ada data yang tidak sesuai, maka akan berwarna ORANGE
i. Misal, jenis kelamin diisi Laki-laki, seharusnya L
e. Jika ada nomor_rekam_medis atau nomor_register_nasional di ART yang tidak ada di Pra
ART, maka akan berwarna HIJAU
 f. Data yang berbeda tersebut, harus direvisi, dengan menentukan data mana yang benar
dan akan digunakan
g. Revisi atau perbaikannya harus dilakukan di file asli Excel Bantu Register Pra-ART & ART,
bukan di ARK
h. Setelah semua data selesai di revisi, lakukan langkah IMPORT DATA REGISTER lagi

2. Klik tombol VALIDASI REGISTER 2

a. Menu validasi ini akan menunjukkan data mana saja yang bermasalah/invalid
b. Data bermasalah tersebut akan ditunjukan dalam warna-warna yang berbeda sesuai jenis
permasalahannya
c. Prosedur pengerjaan validasi nya adalah sbb :
i. Telusuri di tabel data yang ditampilkan, apakah ada data yang ditandai dengan
warna tertentu
ii. Cek ke bagian keterangan warna nya (ada di bagian paling atas tabel data), warna
tersebut merepresentasikan permasalahan apa
iii. Perbaiki data tersebut di file asli Excel Bantu Register Pra-ART & ART
iv. Lakukan untuk semua data yg bermasalah/berwarna
v. Setelah perbaikan selesai dilakukan, lakukan proses IMPORT DATA REGISTER
ulang, dan pastikan tidak ada warna lagi yang muncul di halaman VALIDASI
REGISTER 2 ini

3. Klik tombol REGISTER ART

a. Menu validasi ini untuk mengecek kelengkapan data dan validasi data terkait variabel-
variabel terkait laporan KOHORT
b. Validasi dilakukan dengan memberikan tanda warna tertentu pada cell terkait, yaitu :
i. Warna KUNING, berarti cell tersebut harus ada isinya
ii. Warna MERAH, berarti cell tersebut harus tidak ada isinya
iii. Warna HITAM, berarti cell tersebut belum saatnya diisi (bisa diabaikan dulu)
iv. Warna ORANGE, berarti cell tersebut isinya salah/tidak valid, misal :
1. harusnya terisi angka, tapi terisinya dengan huruf
2. harusnya terisi kode 1 atau 2 atau 3, tapi terisinya dengan selain kode tsb
c. Khusus di kolom kunjungan bulanan (bulan 1, bulan 2, dst), berlaku aturan berikut :
 i. jika kunjungan terakhir pasien tersebut adalah T (terapi), maka pastikan data
kunjungan bulan-bulan selanjutnya harus terisi (jika kosong,akan berwarna
KUNING)
ii. jika kunjungan terakhir pasien tersebut adalah RK (rujuk keluar), maka kunjungan
bulan-bulan selanjutnya harus kosong/blank, sampai pasien tersebut RM (rujuk
masuk) kembali
iii. jika kunjungan terakhir pasien tersebut adalah M atau A atau LFU atau S, maka
kunjungan bulan-bulan selanjutnya dibiarkan apa adanya sesuai yang tampil
d. Lakukan perbaikan-perbaikan dari data bermasalah tersebut, di file aslinya Excel Bantu
Register Pra-ART & ART
e. Setelah perbaikan selesai dilakukan, lakukan proses IMPORT DATA REGISTER ulang, dan
pastikan tidak ada permasalahan lagi yang muncul di halaman REGISTER ART ini, yaitu
i. Tidak ada warna KUNING dan ORANGE
ii. Warna MERAH harus tidak ada isinya

VIRAL LOAD

Untuk menginput data Viral Load, lakukan langkah berikut :

1. Klik tombol INPUT VIRAL LOAD

2. Untuk menginput data Viral Load nya, ada 3 metode yang bisa digunakan, yaitu :
a. Metode INPUT MANUAL
Metode ini dilakukan jika kita ingin mengisi langsung data nya ke dalam tabel yang ada di
ARK ini.
Di baris baru yang masih kosong, ketik secara manual di kolom :
i. No_Register_Nasional atau No_Rekam_Medik : diisi dengan Nomor Register
Nasional ATAU Nomor Rekam Medik (pilih salah satu), pastikan nomor yang
digunakan sesuai/sama dengan yang ada di Register ART
ii. Tanggal_Tes_VL : diisi dengan tanggal dilakukannya tes Viral Load
iii. Hasil_Tes_VL : diisi dengan angka hasil dari tes Viral Load nya, nilainya harus
sudah dalam satuan kopi/ml, jika belum (masih menggunakan Log, pangkat,
 atau satuan lainnya), lakukan konversi terlebih dahulu kedalam satuan kopi/ml.
yang diinput adalah hanya angka saja, tanpa kata “kopi/ml”
b. Metode COPY-PASTE
Metode ini dilakukan jika kita memiliki data pemeriksaan Viral Load di file Excel yang lain,
dan memindahkan data nya dengan cara copy-paste data secara manual.
Lakukan perintah copy dan paste untuk kolom-kolom berikut :
i. No_Register_Nasional atau No_Rekam_Medik
ii. Tanggal_Tes_VL
iii. Hasil_Tes_VL : nilainya harus sudah dalam satuan kopi/ml, jika belum (masih
menggunakan Log, pangkat, atau satuan lainnya), lakukan konversi terlebih
dahulu kedalam satuan kopi/ml
c. Metode IMPORT DATA
Metode ini dilakukan jika kita memiliki data pemeriksaan Viral Load di file Excel yang lain,
dan memindahkan data nya dengan cara otomatis
File Excel yang bisa digunakan adalah versi standar yang dikirimkan dari Subdit HIV/AIDS,
yaitu file excel Lembar Kerja Pencatatan Pemeriksaan Lab HIV dan Laporan Bulanan
Untuk melakukannya, lakukan langkah berikut :
i. Di menu utama, klik tombol IMPORT VIRAL LOAD
ii. Pilih file Excel VL yang akan digunakan/dipindahkan datanya
iii. Klik Open
3. Setelah melakukan salahsatu metode di atas, maka kolom berikut akan terisi secara otomatis :
a. Nama Pasien
b. Tanggal Mulai ART
c. Kesimpulan Hasil Tes
d. Tes Bulan Ke
4. Jika kolom Nama Pasien dan Tanggal Mulai ART nya tidak muncul (error), berarti
No_Register_Nasional atau No_Rekam_Medik pasien tersebut tidak ada di Register
5. Jika kolom otomatis di atas muncul ERROR, maka :
a. Artinya Nomor Register Nasional atau Nomor Rekam Medis yang digunakan tidak
sesuai/tidak sama/tidak ada di data Register ART
b. Solusi nya, cek dan perbaiki kembali Nomor Register Nasional atau Nomor Rekam Medis
yang digunakan, pastikan sama atau ada di data Register ART
 c. Jika di Register ART pasien tersebut belum diinput, maka lakukan input manual (ketik
langsung) di kolom Nama Pasien dan Tanggal Mulai ART nya

LAPORAN KOHORT

Untuk membuat data Laporan Kohort, lakukan langkah berikut :

1. Klik tombol INPUT KOHORT

2. Untuk menghasilkan data laporan Kohort, ada 2 metode, yaitu :
a. Proses Laporan Kohort 1 tahun tertentu
Metode ini akan menghasilkan laporan kohort hanya untuk 1 tahun saja, lakukan langkah
berikut :
i. Isi TAHUN yang diinginkan
- Jika di Tahun tersebut ada data Kohort yang pernah tersimpan/save, maka
datanya akan muncul dalam tabel laporan Kohort
- Jika di Tahun tersebut tidak ada data Kohort yang pernah tersimpan/save,
maka data dalam tabel laporan Kohort akan kosong
- JIKA setelah mengganti TAHUN tidak ada proses apapun yang terjadi, klik
tombol REFRESH
ii. klik tombol PROSES KOHORT DARI REGISTER ART
iii. Angka akan muncul secara otomatis di tabel laporan Kohort
iv. Data yang sudah muncul harus di SAVE, dengan cara :
- Ubah isian Tahun nya, atau
- Tekan tombol KEMBALI KE MENU UTAMA, atau
- Close file ARK nya
v. Setelah salahsatu langkah di atas dilakukan, maka pilihan untuk
menyimpan/save data akan muncul, klik tombol OK
b. Proses Laporan Kohort untuk semua tahun
Metode ini akan memproses laporan Kohort untuk semua tahun, berdasarkan data yang
ada di register ART
Langkah ini akan memerlukan waktu yg lebih lama dibanding proses kohort 1 tahun saja
Lakukan langkah berikut :
 - Klik tombol PROSES SEMUA KOHORT
- Pilih OK
- Tunggu sampai proses selesai (muncul pesan)
- Data kohort hasil proses ini, otomatis langsung tersimpan di database ARK
Nb : pastikan data register ART yang diperlukan sudah lengkap dan valid. Untuk memastikannya,
silakan lakukan langkah validasi data di menu REGISTER ART dari menu utama, seperti sudah
dijelaskan di bagian VALIDASI REGISTER PRA-ART & ART di atas

ANALISIS DATA KOHORT

Untuk memunculkan hasil Analisis dari data Kohort ini, lakukan langkah berikut :

1. Klik menu ANALISIS PROPORSI

a. Pilihan menu analisis ini akan menampilkan analisis dari 1 variabel tertentu, dan akan
dimunculkan datanya dari semua kelompok tahun kohort nya
b. Tujuan utamanya untuk dapat membandingkan semua kelompok tahun kohort untuk
suatu analisis/variabel tertentu, misal kelompok tahun mana yang memiliki angka jumlah
orang hidup yang paling tinggi, dsb
c. Untuk mengubah jenis data yang ditampilkan analisis nya, ubah isian di ANALISIS
 Variabel yang dijadikan sebagai Numerator dan Denominator nya akan
menyesuakan dengan jenis Analisis yang dipilih
 Bisa di lihat di bagian NUMERATOR dan DENOMINATOR
d. Untuk mengubah range waktu nya, ubah isian di TAHUN nya
e. Analsis dimunculkan dalam 5 bentuk tampilan, yaitu :
 Grafik Proporsi
 Menampilkan data dari semua kelompok tahun kohort
 Setiap garis mewakili satu kelompok tahun kohort
 Sumbu X menunjukkan lamanya pengobatan (0 bulan, 6 bulan, 12 bulan,
dst)
 Sumbu Y menunjukkan besar proporsi nya
 Secara horizontal, kita bisa melihat performa dari 1 kelompok tahun
kohort di tiap periode pengobatan
  Secara vertical, kita bisa membandingkan kondisi tiap kelompok kohort
pada 1 periode pengobatan tertentu
 Grafik Proporsi Sampai Dengan 12 Bulan
 Grafik ini secara umum sama dengan Grafik Proporsi sebelumnya,yang
membedakan hanya periode pengobatannya terhenti di periode 12 bulan
pengobatan
 Grafik Proporsi Pada 12 Bulan Pengobatan
 Menampilkan grafik batang dari semua kelompok kohort pada 1 periode
pengobatan tertentu
 Secara default, yang ditampilkan adalah periode 12 bulan pengobatan
 Untuk mengubah periode pengobatan nya, ubah isian 12 bulan (cell
warna kuning) menjadi periode pengobatan yang diinginkan
 Tabel Proporsi
 Menampilkan angka proporsi dari GRAFIK PROPORSI
 Tabel Data Rinci
 Menampilkan angka numerator dan denominator dari Tabel Proporsi

2. Klik menu ANALISIS KLP TAHUN

a. Pilihan menu analisis ini akan menampilkan semua data dari 1 kelompok tahun kohort
b. Tujuan utamanya untuk melihat secara detail kondisi data dari 1 kelompok tahun kohort
tersebut, misal ingin melihat alasan kenapa di tahun tersebut angka meninggal nya tinggi,
dll
c. Isi TAHUN nya
d. Data di grafik dan tabel akan berubah
e. Grafik Status ODHA Menurut Lamanya Pengobatan
 Sumbu X menunjukkan lamanya/periode pengobatan
 Menampilkan jumlah orang yang hidup menurut periode pengobatan
 Di bagian atas angka/garis jumlah orang hidup tersebut, adalah angka alasan
kenapa jumlah hidup di periode tersebut berkurang, apakah karena meninggal
(merah), tidak hadir/LFU (orange), atau stop (ungu)
 Di bagian bawah angka/garis jumlah orang hidup tersebut, adalah status dari
orang yang masih hidup tersebut, dimana yang ditampilkan tergantung dari nilai
dari isian STATUS PASIEN HIDUP, diantaranya :
1. Status fungsional
2. CD4
3. Viral Load
 Angka-angka yang ditampilkan di kedua grafik tersebut bisa saling di korelasikan,
misal :
1. Angka status fungsional baring dibandingkan dengan jumlah meninggal
2. Angka CD4 <200 dibandingkan dengan jumlah meninggal
3. Kenaikan angka status fungsional kerja atau CD4 > 350 dari periode ke
periode
4. dll
LAPORAN LBPHA

Laporan LBPHA bisa dihasilkan secara otomatis, dengan sumber data dari Register Pra-ART & ART yang
sudah diimport ke dalam ARK.

Untuk memproses laporan LBPHA nya, lakukan langkah berikut :

1. Dari menu utama, klik tombol LAPORAN LBPHA

2. Pilih BULAN
3. Pilih TAHUN
4. Klik tombol PROSES
5. Angka laporan LBPHA periode tersebut akan muncul di dalam tabel

Nb : pastikan data di Register Pra-ART & ART sudah lengkap dan valid, dengan melakukan langkah
VALIDASI DATA REGISTER PRA-ART & ART di menu VALIDASI REGISTER 2

Untuk dapat mengirimkan LBPHA yang dimunculkan, lakukan langkah berikut :

1. Klik tombol EXPORT

2. Akan muncul pesan bahwa file hasil export nya disimpan di folder yang sama dengan file ARK ini,
dengan nama “LBPHA__bulan_tahun_kodeupk”
3. Buka SIHA Online
4. Masukkan username dan password
5. Klik menu ARV
 6. Klik IMPORT LBPHA
7. Klik LOAD
8. Klik BROWSE
9. Pilih file LBPHA hasil export ARK tadi
10. Klik LOAD

DATA TAMBAHAN UNTUK LBPHA

Tidak semua variable laporan yang ada bisa dimunculkan secara otomatis, karena memang data yang
diperlukan tidak tersedia di dalam Register Pra-ART & ART.

Variabel-variabel tersebut ditandai dengan arsir warna kuning di kolom nomor variabelnya, yaitu :

- Variable 4.6, 4.7, 4.8, 4.9, 4.10, 4.10.1, 4.10.2, dan 4.10.3
- Variable 6.1
- Variable 7.7
- Variable 8
- Variable 9.2 dan 9.2.1

Untuk mengisi variable-variabel tersebut, kita perlu menginput terlebih dahulu data tambahan yang
diperlukan ke dalam tempat yang sudah tersedia di ARK, lakukan langkah berikut :

1. Dari menu utama, klik tombol INPUT DATA TAMBAHAN LBPHA

2. Isikan data di kolom yang berwarna HIJAU
3. Untuk memunculkan secara otomatis list pasien yang masih aktif (tidak meninggal/LFU/stop/RK),
bisa dilakukan dengan klik tombol IMPORT NO REG NAS (jika muncul pesan, tekan CANCEL)

Dengan mengisi data di menu INPUT DATA TAMBAHAN LBPHA ini, maka ketika menekan tombol
PROSES di menu LAPORAN LBPHA, variable-variabel dengan arsir warna kuning ini akan muncul
hasilnya secara otomatis

Pengisian input data tambahan tersebut akan mengisi variable 6.1, 7.7, 8, 9.2, dan 9.2.1

Sementara untuk mengisi variable 4.6, 4.7, 4.8, 4.9, 4.10, 4.10.1, 4.10.2, dan 4.10.3, lakukan langkah
berikut :
 1. Dari menu utama, klik tombol LAPORAN LBPHA
2. Klik tombol LAPORAN CUT OFF
3. Ketik secara manual angka laporan di variable yang berwarna BIRU
4. Yang diisi adalah sesuai yang ada di LBPHA manual periode bulan sebelum LBPHA ARK yang akan
di proses
5. Klik KEMBALI KE LBPHA

JIKA ADA PERBEDAAN DI LBPHA ARK DAN LBPHA MANUAL

Metode pemrosesan laporan LBPHA secara otomatis dari Register Pra-ART & ART, memiliki konsekuensi
bahwa data di Register Pra-ART & ART harus lengkap dan valid semua, agar laporan LBPHA yang dihasilkan
bisa benar dan tepat

Jika semua data di Excel bantu Register Pra ART & ART sudah dipastikan lengkap dan valid, tetapi LBPHA
yang dihasilkan di ARK masih belum sama dengan LBPHA yang selama ini dibuat secara manual, maka
lakukan langkah berikut :

1. Dari menu utama, klik tombol LAPORAN LBPHA

2. Klik tombol LAPORAN CUT OFF
3. Ketik secara manual angka laporan di variable yang berwarna KUNING
4. Yang diisi adalah SELISIH antara LBPHA ARK dan LBPHA manual
5. Klik KEMBALI KE LBPHA

SETTING PERIODE LAPORAN LBPHA

Periode laporan LBPHA adalah dari tanggal 26 bulan sebelumnya, sampai dengan tanggal 25 bulan ini.

Tapi pada situasi tertentu, periode laporan tersebut bisa berubah, misal ketika bulan desember, oleh
Dinas Kab/Kota diminta untuk tutup laporan pada tanggal 15 Desember.

Untuk mengatasi hal tersebut, periode laporan LBPHA di ARK ini bisa disesuaikan dengan keperluan
tersebut, dengan cara :

1. Di menu utama, klik LAPORAN LBPHA

2. Isi TANGGAL AWAL LAPORAN, untuk menentukan tanggal awal laporan
 3. Isi TANGGAL AKHIR LAPORAN, untuk menentukan tanggal akhir laporan
4. Selesai, selanjutnya setiap kali klik tombol PROSES, maka laporan otomatis yang akan dihasilkan
dari Register Pra-ART & ART adalah untuk periode laporan yang sudah diinput tersebut.

DATA OVERVIEW

Halaman Data Overview ini bisa diakses dengan cara :

1. Dari menu utama, klik tombol DATA OVERVIEW

2. Di halaman ini tidak diperlukan suatu tindakan/action khusus
3. Langsung ditampilkan informasi-informasi terkait data pasien, yaitu :
1. Diagram Pohon ART
a. Menampilkan detail jumlah pasien di setiap tahapan proses pengobatan ARV, yaitu
i. Masuk perawatan
ii. Memenuhi syarat
iii. Memulai ART
2. List pasien yang Alpa/LFU
a. Ditampilkan list/daftar pasien yang Alpa dan atau LFU
b. Yang ditampilkan adalah nama pasien dan nomor HP, untuk dapat di follow up
c. List tersebut dibedakan sesuai kondisi Alpa/LFU pasien, diantaranya :
i. Alpa/LFU pasien yang belum memenuhi syarat
ii. Alpa/LFU pasien yang memenuhi syarat tapi belum memulai ART
iii. Alpa/LFU pasien yang sudah memulai ART
iv. Pasien yang sudah menerima ART yang belum hadir di bulan ini
v. Pasien yang memenuhi syarat dan masih ada (tidak Alpa/LFU) tapi belum
memulai ART (sesuai variable 2.5 di LBPHA)

PENGIRIMAN LAPORAN KE SIHA ONLINE

Data yang ada di ARK, bisa dilaporkan ke SIHA Online

Data yang akan terkirim adalah :

 - Data Kohort
- Data Viral Load
- Data Register Pra ART
- Data Register ART

Untuk melakukannya, lakukan langkah berikut :

1. Di menu utama, klik tombol EXPORT LAPORAN

2. Muncul pesan “Export data Kohort dan Viral Load?”, pilih YES
3. Muncul pesan “Export data Register Pra ART & ART?”,pilih YES
4. Proses akan dimulai, tunggu sampai muncul pesan konfirmasi selesai
5. File hasil export otomatis akan diberi nama “Laporan_ARK_bulan_tahun_periodeproses” dan
akan otomatis tersimpan di folder yang sama dengan file ARK ini
6. Buka SIHA Online
7. Masukkan username dan password
8. Klik menu IMPORT LAPORAN
9. Klik menu IMPORT LAPORAN
10. Klik opsi ARK
11. Klik tombol BROWSE
12. Pilih file hasil Export dari ARK
13. Klik tombol LOAD