Pengantar Adm Perkantoran 1
Pengantar Adm Perkantoran 1
MODUL PENGANTAR
ADMINISTRASI
PERKANTORAN
SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN
hp
2014
TUGAS MODUL
PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN
Disusun Oleh :
Nella Hadi Rahma
KATA PENGANTAR
3
Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Allah SWT sehingga kami dapat
menyelesaikan sebuah modul Pengembangan Bahan Ajar Administrasi Perkantoran untuk
kelas XII di SMK.
Modul yang berisi tentang teori dan pngertian Komunikasi Kantor untuk kelas XII ini
disusun berorientasi pada KTSP (Kurikulum Tingkat Satuan Pendidikan) yang bertujuan agar
siswa mampu menjelaskan tentang komunikasi kantor serta definisi tentang tiap materi
tersebut.
Bertolak dari apa yang harus diajarkan, bagaimana cara mengajarkannya serta
bagaimana cara mengatahui bahwa yang kita ajarkan dapat dipahami oleh siswa, maka modul
ini berisikan teori dan praktek serta latihan dan tugas yang dikerjakan siswa agar lebih
trampil juga diberikan soal-soal untuk evaluasi yang didesain sedemikian, sehingga mudah
untuk dipelajari, dipahami dan diaplikasikan.
Modul ini diharapkan dapat memberikan bekal kemampuan minimal yang harus
dikuasai siswa tentang pengertian komunikasi kantor yang dapat menambah pengetahuan
setiap siswa.
Akhir kata, segala saran dan kritik yang membangun demi kesempurnaan modul ini
kami terima kasih dengan tangan terbuka.
Penulis
DAFTAR ISI
4
KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
I. PENDAHULUAN :
A. Deskripsi Umum …………………………………………………….. 6
B. Prasyarat …………………………………………………………….. 6
C. Petunjuk Penggunaan Modul ……………………………………… 6
D. Tujuan Akhir Pembelajaran ………………………………………... 7
E. Kompetensi ………………………………………………………….. 7
F. Cek Kemampuan …………………………………………………… 10
II. PEMBELAJARAN
RENCANA BELAJAR SISWA ……………………………………………… 12
KEGIATAN BELAJAR SISWA :
Kegiatan Belajar I : Menguraikan Pekerjaan Kantor
A. Pengertian Pekerjaan Kantor ………………………………………. 13
B. Fungsi Pekerjaan Kantor …………………………………………… 13
C. Ciri-ciri Pekerjaan Kantor …………………………………………...14
D. Macam Pekerjaan Kantor …………………………………………... 16
E. Perkembangan Pekerjaan Kantor ……………………………………20
Kegiatan Pembelajaran III : Memahamai Azas, Tujuan dan Jenis Tata Ruang
5
Kantor
DAFTAR PUSTAKA
EVALUASI
KUNCI JAWABAN
PENDAHULUAN
6
A. DESKRIPSI
Komunikasi Kantor merupakan suatu cara berkomunikasi dengan orang satu
dengan orang lainnya dengan tujuan untuk mencapai mufakat atau tujuan yang ingin
dicapai. Di dalam berkomunikasi dibutuhkan orang yang melakukan seperti contoh
dalam rapat atau diskusi, maksudnya dalam melakukan diskusi tersebut seseorang
melakukan dialog atau membicarakan persoalan atau masalah yang harus di
ketemukan solusinya.
Dalam komunikasi tersebut dibutuhkan kerjasama atau sifat toleransi dalam
mengemukakan pendapat seseorang dan menghargai setiap anggota bila ingin
mengutarakan pendapat atau solusi yang di dapatnya.
Pada modul ini akan membahas mengenai pengertian komunikasi kantor, Proses
Komunikasi, Unsur-unsur Komunikasi, Tujuan dalam melaksanakan Komunikasi,
Fungsi Komunikasi serta Sifat yang terdapat dalam komunikasi.
Modul ini merupakan modul yang pertama dengan mempelajari modul ini
bertujuan agar siswa dapat mengerti pengertian secara keseluruhan.
A. PRASARAT
Harus bisa atau mengerti apa yang ada dalam perkantoran dan memahami bab
yang ada di dalamnya agar dapat mengetahuinya secara keseluruhan.
D. TUJUAN PEMBELAJARAN
Tujuan akhir dari pembelajaran ini adalah siswa dapat :
1. Mengetahui fungsi dari pekerjaan kantor
2. Dapat menyebutkan ciri-ciri pekerjaan kantor
E. KOMPETENSI
Terdiri dari :
1. Standar Kompetensi :
a. Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.
b. Mengembagkan periaku (jujur, disipin, tangung jawab, peduli, santun,
ramah lingkunga, otongroyong,kerjasama, cinta damai, responsif, dan
proaktif) dan menunjukkan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai
permasalahan bangsa dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan
sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa
dalam pergaulan dunia
c. Memahami dan menerapkan pengetahuan factual, konseptual, dan
procedural dalam pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora
dengan wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban
terkait penyebab phenomena dan kejadian dalam bidang kerja yang
spesifik untuk memecahkan masalah.
d. Mengolah, menyaji, dan menalar dalam ranah konkret dan ranah abstrak
terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara
mandiri, bertindaj secara efektif dan kreatif, dan mampu melaksanakan
tugas spesifik di bawah pengawasan langsung
2. Kompetensi Dasar :
a. Menguraikan Pekerjaan Kantor
b. Menjelaskan Komunikasi Kantor
c. Memahami Azas, Tujuan dan Jenis Tata Ruang Kantor
8 Komunikasi, Tata Ruang dan Tata laksana Kantor
Modul Pengantar Administrasi Perkantoran
F. CEK KEMAMPUAN
10
NO PERTANYAAN YA TIDAK
12
PEMBELAJARAN
13
KEGIATAN BELAJAR
Dari pendapat beberapa ahli dapat disimpulkan bahwa pekerjaan kantor adalah
pekerjaan penunjang tugas utama/pokokyang berkaitan dengan pekerjaan di bidang
tulis menulis,catat mencatat yang berhubungan dengan pekerjaan kertas,maupun
pelayanan.
ekspedisi biasanya disatukan dengan bagian agenda dan arsip, sebab ekspedisi,
18
agenda dan arsip sangat erat hubungannya.
Tugas pokoknya ialah menerima surat masuk dan mengirimkan semua
surat keluar secara terpusat. Bagian ekspedisi bertugas mengurus surat-surat,
dan harus menyampaikan pada pihak lain.
Reproduksi/ganda
Setiap kantor selalu membutuhkan macam-macam warkat da formulir dalam
jumlah banyak. Adapun cara-cara memperbanyak, sesuai dengan kemajuan
teknologi memepergunakan berbagai alat dari yang paling sederhana sampai
pada yang modern yang diciptakan oleh manusia.
Adapun jenis warkat yang diperbanyak antara lain :
Pengumuman/Edaran
Surat-surat Keputusan
Instruksi
Blangko/Formulir
Sedang alat-alat penggandaan antara lain :
Bermacam-macam mesin ketik
Mesin Stensil
Mesin Foto kopi
Mesin Scanner
Bermacam-macam alat Cetak
Telepon
a. Dalam buku Kamus Administrasi, karangan Drs. The Liang Gie dan
kawan-kawan, telepon (telephone) adalah “suatu cara dan alat pengiriman
berita jarak jauh untuk meneruskan perkataan atau suara”. Dalam
kehidupan sehari-hari apabila satu pihak ingin berhubungan dengan pihak
lain dapat menggunakan beberapa cara, cara itu ialah dengan lisan, tulisan,
ataupun isyarat.Penelepon (telephoning) juga merupakan tugas pekerjaan
kantor yaitu kegiatan menyampaikan keterangan secara lisan dengan
menggunakan alat telepon.
b. Cara menelepon dengan baik
Pertama-tama harus disebutkan nama diri yang jelas, kemudian
sebutkan nama yang ingin diajak bicara. Hindarkanlah penggunaan kata
Halo. Hal ini untuk menghilangkan kesan kurang hormat, terkecuali untuk
19
hubungan kekeluargaan. Meskipun sukar menghilangkan kata Halo dalam
percakapan lewat telepon, lebih baik menggunakan kata-kata selamat pagi,
selamat siang atau selamat malam.
Bahasa yang dipergunakan dalam percakapan telepon hendaknya :
Sopan, jangan menggunakan kata-kata kasar
Bahasa yang sederhana dan jelas
Singkat
c. Macam-macam pembicaraan dengan telepon
Pembicaraan dengan telepon yang terjadi dalam satu kata disebut
bertelepon local, apabila pembicaraan terjadi antar kota disebut inter local,
sering disingkat dengan istilah “inlok”, sedang pembicaraan yang terjadi di
luar batas Negara disebut Pembicaraan Inter Nasional.
Penerima tamu
Penerima tamu merupakan pekerjaan kantor, yaitu kegiatan melayani
pengunjung agar pengunjung mendapatkan kesan yang memuaskan.
Agar tamu memperoleh kesan yang memuaskan, penerima tamu harus :
Mengetahui motivasi atau tujuan tamu
Berpakaian rapid an pantas
Bersikap sopan dan tertib
Berbahasa yang baik dan ramah
Organisasi Politik
20
Dalam rangka mencapai tujuan, kelompok organisasi itu juga membuat bagian
yang berbeda, demikian pula kegiatannya. Pada zaman mutakhir pekerjaan kantor
dituntut untuk dapat dilayani dengan cepat, tepat dan relative mahal.
a. Jenis-jenis kebutuhan manusia
Perkembangan jenis kebutuhan manusia berpengaruh terhadap perkembangan
pekerjaan kantor. Zaman dulu segenap kebutuhan dipenuhi keluarga yang
bersangkutan, sebagai contoh, komunikasi waktu itu hanya dilakukan dengan
berhadap-hadap dan dengan isyarat. Tetapi sekarang kebutuhan manusia tidak
mungkin dapat mereka penuhi sendiri sehingga sistem komunikasi
berkembang demikian pesatnya dan dengan menggunakan berbagai alat
komunikasi seakan-akan dunia ini sempit. Alat-alat yang dimaksud antara lain
radio, televisi, dan telepon. Jadi, perkembangan jenis-jenis kebutuhan manusia
berakibat kepada perkembangan pekerjaan kantor.
b. Timbulnya fungsi baru dalam masyarakat
Pada zaman dahulu pembagian kerja masih sangat terbatas dan
sederhana, sehingga fungsi yang ada dalam masyarakat masih harus
dikerjakan oleh masing-masing keluarga, misalnya : fungsi mendidik dan
memelihara anak, fungsi berburu, fungsi tukang kayu dalam membuat tempat
berteduh.
Semakin berkembangnya jenis kebutuhan manusia, maka tidak mungkin
lagi manusia mencukupi sendiri kebutuhan itu, sehingga perlu ada bantuan
orang lain. Sejak adanya bantuan orang lain ini kemudian timbullah fungsi
dalam masyarakat, misalnya : fungsi bertani, berdagang, melakukan
pemerintahan, mendidik. Dan fungsi dalam masyarakat ini makin berkembang
sehingga menimbulkan fungsi baru dalam masyarakat.
Pertumbuhan terakhir seperti tampak sekarang ini yaitu pekerjaan kantor
dilakukan dengan serba mesin otomatis.
a. Bentuk-bentuk organisasi baru yang menyerupai kantor
Pekerjaan kantor walaupun bersifat merembes ke mana-mana akan
tetapi sebagian besar kegiatan pekerjaan kantor dilaksanakan dalam
sebuah gedung yang disebut Kantor.
Menurut Paul Mahie kantor adalah kantor tempat dalam suatu badan
21
usaha dan tempat melaksanakan kegiatan pekerjaan kantor yang
melakukannya dengan tangan atau mesin.
Dari uraian tersebut jelas bahwa kegiatan kantor demikian luasnya, baik
pada organisasi yang besar dan mampu maupun organisasi yang belum
banyak kegiatan.
b. Pengelolaan yang makin teratur
Pelayanan pekerjaan kantor yang berasas cepat, tepat dan murah
menghendaki pengelolaan pekerjaan kantor yang lebih teratur. Apalagi
dengan kemajuan teknologi masa kini dengan perlengkapan kantor yang
serba otomatis, disamping pengelolaan yang lebih teratur, dituntut
keahlian tertentu dari karyawan pekerjaan kantor.
Untuk mengelola pekerjaan kantor secara teratur orang dapat
menggunakan asas :
- Asas pemusatan (sentralisasi)
Asas pemusatan berarti semua kegiatan pekerjaan kantor di
bebankan dan dilaksanakan oleh sebuah satuan organisasi yang
berdiri sendiri di samping satuan organisasi yang melaksanakan
pekerjaan operatif.
- Asas pemencaran (Desentralisasi)
Berdasarkan asas ini masing-masing satuan Organisasi merupakan
bagian dari seluruh organisasi.
c. Mekanisasi dan otomatisasi pekerjaan kantor
Pada zaman kuno di Babylonia sudah terdapat warkat yang merupakan
pelaksanaan pekerjaan kantor. Catatan itu dibuat pada lempengan tanah
liat yang ditulis ketika masih basah dengan alat keras yang ujungnya
runcing berbentuk segi tiga. Kemudian dibakar atau dijemur di sinar
matahari. Di Mesir digunakan sebagai alat warkat adalah daun papyrus,
berabad-abad lamanya.
Diketemukan mesin tulis oleh 3 orang Amerika yang bekerja sama
masing-masing Christopher Latham Sholes, Carlos Glidden dan Samuel
W. Suole dalam tahun 1808, mulailah digunakan mesin ketik untuk
pengganti pena, yang ternyata dapat digunakan lebih cepat.
TES FORMATIF
23
1. Jelaskan pengertian dari pekerjaan kantor ?
2. Apa fungsi pekerjaan kantor ?
3. Sebutkan ciri-ciri pekerjaan kantor ?
4. Uraikan apa yang dimaksud dengan Volume Pekerjaan Kantor ?
5. Jelaskan bahwa ada kecenderungan penggunaan tenaga wanita pada pekerjaan kantor
?
6. Mengetik merupakan sebagian dari kegiatan pekerjaan kantor. Uraikan apa yang
dimaksud dengan mengetik yang baik !
7. Apa yang dimaksud dengan buku ekspedisi ?
8. Uraikan bagaimana berbicara dengan telepon yang baik !
9. Apa yang dimaksud dengan telepon local ? Interlokal, dan Inter Nasional ?
10. Bagaimana cara menerima tamu dengan baik ?
11. Uraikan apa saja yang mendorong perkembangan pekerjaan kantor !
24
A. LEMBAR KERJA FORMATIF
1. …………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………….
2. …………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
……………………………………..
3. …………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
………………………………………
4. …………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
………………………………………
5. …………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
………………………………………
6. …………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
………………………………………..
7. …………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
………………………………………..
8. …………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
………………………………………..
24 Komunikasi, Tata Ruang dan Tata laksana Kantor
Modul Pengantar Administrasi Perkantoran
9. …………………………………………………………………………………………
25
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
……………………………………….
10. ……….………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
………………………………………
11. …………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
……………………………………..
26
II. MENJELASKAN KOMUNIKASI KANTOR
A. Pengertian Komunikasi
Kata atau istilah komunikasi (dari bahasa Inggris “communication”),
secara etimologis atau menurut asal katanya adalah dari bahasa Latin
communicatus, dan perkataan ini bersumber pada kata communis. Dalam
kata communis ini memiliki makna ‘berbagi’ atau ‘menjadi milik bersama’
yaitu suatu usaha yang memiliki tujuan untuk kebersamaan atau kesamaan
makna.
Jadi, Komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi (pesan, ide,
gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain.
B. Proses Komunikasi
Proses komunikasi adalah bagaimana komunikator menyampaikan
pesan kepada komunikannya, sehingga dapat menciptakan suatu persamaan
makna antara komunikan dengan komunikatornya. Proses komunikasi ini
bertujuan untuk menciptakan komunikasi yang efektif (sesuai dengan tujuan
komunikasi pada umumnya). Proses komunikasi termasuk juga suatu proses
penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lain dimana seseorang atau
beberapa orang, kelompok, organisasi dan masyarakat menciptakan dan
menggunakan informasi agar terhubung dengan lingkungan dan orang lain.
C. Unsur-unsur Komunikasi
Untuk dapat berkomunikasi secara efektif kita perlu memahami unsur-unsur
komunikasi, antara lain:
- Komunikator.
Pengirim (sender) yang mengirim pesan kepada komunikan
dengan menggunakan media tertentu. Unsur yang sangat
berpengaruh dalam komunikasi, karena merupakan awal (sumber)
terjadinya suatu komunikasi.
26 Komunikasi, Tata Ruang dan Tata laksana Kantor
Modul Pengantar Administrasi Perkantoran
- Komunikan.
27
Penerima (receiver) yang menerima pesan dari komunikator,
kemudian memahami, menerjemahkan dan akhirnya memberi
respon.
- Media.
Saluran (channel) yang digunakan untuk menyampaikan pesan
sebagai sarana berkomunikasi. Berupa bahasa verbal maupun non
verbal, wujudnya berupa ucapan, tulisan, gambar, bahasa tubuh,
bahasa mesin, sandi dan lain sebagainya.
- Pesan.
Isi komunikasi berupa pesan (message) yang disampaikan oleh
Komunikator kepada Komunikan. Kejelasan pengiriman dan
penerimaan pesan sangat berpengaruh terhadap kesinambungan
komunikasi.
- Tanggapan.
Merupakan dampak (effect) komunikasi sebagai respon atas
penerimaan pesan. Diimplentasikan dalam bentuk umpan balik
(feed back) atau tindakan sesuai dengan pesan yang diterima.
D. Fungsi Komunikasi
Dalam komunikasi terdapat beberapa fungsi diantaranya :
- Menginformasikan
- Mendidik
- Menghibur
- Mempengaruhi
Adapun fungsi komunikasi menurut pendapat beberapa ahli, antara lain :
Menurut Thomas M. Scheidel
Kita berkomunikasi terutama untuk menyatakan dan mendukung
identitas-diri, untuk membangun kontak social dengan orang di
sekitar kita, dan untuk mempengaruhi orang lain untuk merasa,
berpikir, atau berperilaku seperti yang kita inginkan.
Menurut Gordon I. Zimmerman et al
Tujuan komunikasi dibagi menjadi dua kategori. Pertama, kita
E. Tujuan Komunikasi
Dalam komunikasi juga terdapat beberapa tujuan komunikasi diantaranya :
Supaya yang kita sampaikan dapat mengerti, sebagai komunikator
kita harus menjelaskan kepada komunikan (penerima) dengan sebaik-
baiknya dan tuntas sehingga mereka dapat mengerti dan mengakui
apa yang kita maksud.
Memahami orang lain. Kita sebagai komunikator harus mengerti
benar aspirasi masyarakat tentang apa yang diinginkan kemauannya.
Supaya gagasan dapat diterima orang lain. Kita berusaha agar gagasan
kita dapat diterima orang lain dengan pendekatan persuasive bukan
memaksakan kehendak.
Menggerakkan orang lain untuk melakukan sesuatu, menggerakan
sesuatu itu dapat bermacam-macam, mungkin berupa kegiatan.
Kegiatan dimaksud di sini adalah kegiatan yang lebih banyak
mendorong, namun yang penting harus diingat adalah bagaimana cara
baik untuk melakukan
F. Sifat Komunikasi
Sebagian pakar menguraikan sifat komunikasi ada berbagai macam
diantaranya adalah :
a. Tatap Muka (face to face)
Dalam berkomunikasi, biasanya kesadaran kita akan lebih pada saat-saat
yang khusus, seperti kita diuji dengan ujian lisan oleh dosen kita atau
ketika anda berdialog dengan orang asing dengan bahasa asing
dibandingkan dengan ketika anda bercanda dengan teman atau kerabat
kita di rumah. Pada saat seseorang tersenyum maka itu dapat ditafsirkan
sebagai suatu kebahagiaan, ketika orang itu cemberut maka dapat
ditafsirkan bahwa ia sedang ngambek. Ketika seseorang diam dalam
sebuah dialog itu bisa diartikan setuju, malu, segan, marah, atau bahkan
malas atau bodoh. Komunikasi yang dilakukan di mana komunikator
berhadapan langsung dengan komunikannya memungkinkan respon yang
langsung dari keduanya. Seorang komunikator harus mampu menguasai
situasi dan mampu menyandi pesan yang disampaikan sehingga
komunikan mampu menangkap dan memahami pesan yang
disampaikannya.
b. Bermedia (mediated)
Dalam komunikasi, sekali andan mengirimkan pesan, anda tidak dapat
mengendalikan pengaruh pesan tersebut bagi khalayak, apalagi
menghilangkan efek pesan itu sama sekali. Terutama pada saat kita
berkomunikasi yang pertama kali, kita harus berhati-hati karena kesan
31
TES FORMATIF
1. Jelaskan pengertian dari komunikasi kantor menurut bahasa inggris dan pengertian
komunikasi secara keseluruhan !
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
………..
3. Dalam komunikasi kantor terdapat proses komunikasi. Jelaskan pengertian dari proses
komunikasi !
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………..
31 Komunikasi, Tata Ruang dan Tata laksana Kantor
Modul Pengantar Administrasi Perkantoran
32
33
38
TES
FORMATIF
7. …………………………………………………………………………………………
40
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
………………………………………………………
A. Tugas
Skala Skor
No Kriteria Bobot
1 2 3 4
1 Pemahaman Siswa tidak Siswa mengerti soal Siswa mengerti Siswa mengerti
perintah pahm perintah namun terdapt kesalahan perintah soal namun perintah soal dan
1x soal dalm penyelesain masih terdapat sedikit dapat
kesalahan dalam menyelesaikannya
menyelesaikan. dengan tepat.
2 Menentukan Siswa dapat Siswa dapat menentukan Siswa dapat Siswa dapat
variabel menentukan variabel namun masih menentukan variabel menentukan variabel
1x
variabel namun banyak kesalahan namun masih terdapat dengan tepat
belum tepat sedikit kesalahan
3 Membentuk Siswa dapat Siswa dapat membentuk Siswa dapat Siswadapat
persamaan membentuk persamaan namun masih membentuk membentuk semua
3x persamaan terdapat banyak persamaan namun persamaan dengan
namun belum kesalahan. masih terdapat sedikit tepat
tepat kesalahan.
4 Menyelesaikan Siswa hanya Siswa hanya dapat Siswa hanya dapat Siswa dapat
persamaan dapt menyelesaikan 1 tahapan menyelesaikan menyelesaiakan
3x menyelesaikan persamaan persamaan dan semua persamaan
tetapi tahapanya terdapat kesalahan hingga tahapan akhir
belum tepat dalam prosesnya
5 Menentukan Siswa dapat Siswa dapat Siswa dapat Siswa dapat
kesimpulan dan menyimpulkan menyimpulkan tetapi menyimpulkan tetapi menyimpulkan dan
2x
alasan belum tepat tidak disertai alasan alasan belum tepat disertai dengan
alasan yang tepat
Skor Total
Skor Maksimum 40
Modul Pengantar Administrasi Perkantoran
𝑺𝒌𝒐𝒓𝑻𝒐𝒕𝒂𝒍
Skor yang diperoleh siswa = × 𝟏𝟎𝟎
𝑺𝒌𝒐𝒓𝑴𝒂𝒌𝒔𝒊𝒎𝒖𝒎 42
B. Tugas
43
Skala
No Kriteria Bobot Skor
1 2 3 4
Kejelasan
1 Presentasi 1x
a. Penguasaan Tidak paham Paham namun masih Paham namun ada sedikit Paham dan
materi banyak yang kurang yang kurang jelas dalam sangat jelas
presentasi jelas dalam penyampaian. dalam
penyampaian. penyampaian.
a. Presentasi Tidak menarik Kurang menarik dan Menarik namun sedikit Sangat menarik
menarik, dan tidak sedikit menggunakan menggunakan alat-alat dan
menggunakan menggunakan alat-alat bantu yang bantu yang sesuai. menggunakanalat
alat-alat bantu
alat-alat bantu sesuai. -alat bantu yang
yang sesuai.
yang sesuai. sesuai.
b. Kerapian, Tidak rapi, tidak Hanya satu hal Hanya dua hal diantara Rapi, sopan dan
kesopanan, dan sopan dan tidak diantara Kerapian, Kerapian, kesopanan, percaya diri.
rasa percaya diri. kesopanan, dan rasa dan rasa percaya diri
percayadiri.
percaya diri yang yang dimiliki oleh siswa.
dimiliki oleh siswa.
Total Skor
Sikap yang dikembangkan dalm proses pembelajaran adalah rasa ingin tahu dan tangung
jawab dalam kelompok.
1. Tidak Baik : jika ingin sekali tidak berusaha dan mengganggu teman
yang sedang belajar
2. Kurang baik : jika sama sekali tidak berusaha untuk mencoba atau
bertanya atau acuh tak acuh (tidak mau tahu) dalam
proses pembelajran.
3. Baik : jika menunjukan sudah ada usaha untuk mencoba atau
bertanya dalam proses pembelajaran tetapi masih belum
ajeg/konsisten.
4. Sangat baik : jika menunjukan adanya usaha untuk mencoba atau
bertanya dalam proses pembelajaran secara terus
menerus dan ajeg/kosisten
Keterangan:
SB : Tidak Baik
B : Kurang Baik
K : Baik
TB : Sangat Baik
49
LEMBAR PENGAMATAN PROSES DISKUSI
Sikap yang dikembangkan dalm proses pembelajaran adalah rasa ingin tahu dan tangung
jawab dalam kelompok.
5. Tidak Baik : jika ingin sekali tidak berusaha dan mengganggu teman yang
sedang belajar
6. Kurang baik : jika sama sekali tidak berusaha untuk mencoba atau bertanya
atau acuh tak acuh (tidak mau tahu) dalam proses oembelajran.
7. Baik : jika menunjukan sudah ada usaha untuk mencoba atau bertanya
dalam proses pembelajaran tetapi masih belum ajeg/konsisten.
8. Sangat baik : jika menunjukan adanya usaha untuk mencoba atau bertanya
dalam proses pembelajaran secara terus menerus dan
ajeg/kosisten
5. Tidak baik : jika menunjukkan sama sekali tidak mengambil bagian dalam
kelompok dan mengganggu kelompok lain.
6. Kurang baik : jika menunukkan sama sekali tidak ambil bagian dalam
melaksanakan tugas kelompok
7. Baik : jika menunjukkan usaha dan usaha ambil bagian dalam
melakasanakan tugas-tugas kelompok tetapi belum
ajeg/konsisten.
8. Sangat baik : jika menunjukkan sudah ambil bagian dalam menyelesaikan
tugas kelompok secara terus menerus dan ajeg/konsisten
Keterangan:
SB : Tidak Baik
B : Kurang Baik
K : Baik
TB : Sangat Baik
53
Sikap yang dikembangkan dalm proses pembelajaran adalah rasa ingin tahu dan tangung
jawab dalam kelompok.
9. Tidak Baik : jika ingin sekali tidak berusaha dan mengganggu teman yang
sedang belajar
10. Kurang baik : jika sama sekali tidak berusaha untuk mencoba atau bertanya
atau acuh tak acuh (tidak mau tahu) dalam proses oembelajran.
11. Baik : jika menunjukan sudah ada usaha untuk mencoba atau bertanya
dalam proses pembelajaran tetapi masih belum ajeg/konsisten.
12. Sangat baik : jika menunjukan adanya usaha untuk mencoba atau bertanya
dalam proses pembelajaran secara terus menerus dan
ajeg/kosisten
9. Tidak baik : jika menunjukkan sama sekali tidak mengambil bagian dalam
kelompok dan mengganggu kelompok lain.
10. Kurang baik : jika menunukkan sama sekali tidak ambil bagian dalam
melaksanakan tugas kelompok
11. Baik : jika menunjukkan usaha dan usaha ambil bagian dalam
melakasanakan tugas-tugas kelompok tetapi belum
ajeg/konsisten.
12. Sangat baik : jika menunjukkan sudah ambil bagian dalam menyelesaikan
tugas kelompok secara terus menerus dan ajeg/konsisten
Keterangan:
SB : Tidak Baik
B : Kurang Baik
K : Baik
TB : Sangat Baik
KUNCI JAWABAN
59
KEGIATAN 1
1. Pekerjaan kantor adalah pekerjaan penunjang tugas utama/pokokyang berkaitan
dengan pekerjaan di bidang tulis menulis,catat mencatat yang berhubungan dengan
pekerjaan kertas,maupun pelayanan.
2. Fungsi dari pekerjaan kantor antara lain :
Menyediakan keterangan-keterangan lagi pucuk pimpinan organisasi agar
dapat membuat keputusan yang tepat
Berperanan melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi dalam
keseluruhannya, karena fungsinya sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen.
3. Ciri-ciri pekerjaan kantor :
Sebagai pekerjaan pelayanan
Ruang lingkup (volume) pekerjaan kantor
Kedudukan/peranan pekerjaan kantor
Pekerjaan yang dihasilkan
Kecenderungan penggunaan tenaga wanita
4. Volume pekerjaan kantor ialah segala kegiatan yang diselenggarakan oleh pekerjaan
kantor guna membantu pekerjaan operatif dalam rangka mencapai tujuan
organisasi.Dari perumusan pekerjaan kantor dapat diketahui volume pekerjaan kantor
sebagai berikut :
Menghimpun
Mencatat
Mengolah
Menggandakan
Mengirim
Menyimpan
5. Bahwa dalam pekerjaan kantor penggunaan tenaga wanita sangat ada
kecenderungannya karena terdapat syarat yang harus dimiliki oleh karyawan tersebut,
diantaranya : syarat pengetahuan, keterampilan, kepribadian
6. Mengetik secara baik merupakan cara yang benar dalam melakukan pengetikan suatu
pekerjaan, bila pengetikan tersebut dapat berjalan dengan baik maka terdapat
beberapat cara, diantaranya : sistem sepuluh jari, keterampilan atau kecepatan, sistem
60
irama
7. Ekspedisi merupakan bagian pekerjaan kantor yang bertugas mengirimkan warkat.
8. Menelepon dengan baik :
Sopan, jangan menggunakan kata-kata kasar
Bahasa yang sederhana dan jelas
Singkat
9. Telepon local : Pembicaraan dengan telepon yang terjadi dalam satu kata, Telepon
Inter Lokal : Apabila pembicaraan terjadi antar kota, Pembicaraan Inter Nasional :
Pembicaraan yang terjadi di luar batas Negara
10. Cara menerima tamu dnegan baik :
Mengetahui motivasi atau tujuan tamu
Berpakaina rapi dan pantas
Bersikap sopan dan tertib
Berbahasa yang baik dan ramah
11. Pendorong perkembangan pekerjaan kantor :
Timbulnya berbagai organisasi
Jenis-jenis kebutuhan manusia
Timbulnya fungsi baru dalam masyarakat
Bentuk-bentuk organisasi baru yang menyerupai kantor
Pengelolaan yang makin teratur
Mekanisasi dan otomatisasi pekerjaan kantor
KEGIATAN 2
KEGIATAN 3
1. Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office Layout atau sering
disebut juga Layout saja. Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan
sebaginya didalam ruangan yang tersedia.
2. Tujuan Tata Ruang Kantor
- Memberikan kemudahan yang optimum bagi arus komunikasi dan arus kerja.
- Memberikan kondisi kerja yang baik bagi setiap orang.
- Memudahkan pengawasan sehingga manajer dapat melihat staf yang sedang
bekerja.
- Memberikan kemudahan yang tinggi kepada setiap gerakan karyawan dari meja
ke meja.
- Menghindarkan diri dari kemungkinan saling menganggu antara karyawan
dengan karyawan lainnya.
- Mempergunakan segenap ruangan dengan baik.
- Memisahkan pekerjaan yang berbunyi keras, gaduh dan menganggu dari
pekerjaan yang sunyi.
- Terciptanya kesan yang baik tentang organisasi tersebut dari relasi dan tamu
yang datang.
- Pelaksanaan pekerjaan dapat menempuh jarak yan terpendek.
3. Keuntunga-keuntungan :
62 Komunikasi, Tata Ruang dan Tata laksana Kantor
Modul Pengantar Administrasi Perkantoran
65
DAFTAR PUSTAKA