MODUL

OTOMATISASI TATA KELOLA SARANA DAN

PRASARANA

MESIN KOMUNIKASI KANTOR

(OFFICE COMMUNICATION)

Nama : .......................................................................................
Untuk
Kelas : .......................................................................................
No. Absensi : .......................................................................................
SMK/MAK
Kelas XI

Oleh: SRI HANDAYANI, S.Pd

Otomatisasi Tata Kelola
Sarana dan Prasarana

Mesin Komunikasi
Kantor (office
communication)

Untuk Kelas XI
Semester Genap

2
 KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, atas limpahan rahmat dan
karunia-Nya, sehingga penyusun dapat menyelesaikan modul ini dengan lancar. Buku
ini disusun berdasarkan atas pengamatan dan kepedulian penyusun akan kebutuhan
buku pegangan bagi anak didik kami di SMK Islam Tikung Lamongan khususnya, dan
anak didik di SMK yang lain sesuai dengan kompetensi keahliannya pada umumnya.
Pada saat ini pendidikan di Indonesia semakin berkembang, hal ini terbukti
dengan ditetapkanya kurikulum barunya yaitu Kurikulum 2013 Revisi. Kurikulum ini
mendorong siswa untuk beraktivitas lebih aktif, memberi kebebasan kepada siswa
untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan berdiskusi. Untuk mendukung Kurikulum
2013 siswa membutuhkan banyak referensi untuk mengembangakan kemampuanya
semaksimal mungkin, khususnya pada mata pelajaran Otomatisasi Tata Kelola Sarana
dan Prasarana. Kenyataan di lapangan untuk mendapatkan refrensi materi pelajaran ini
tidaklah mudah, hal ini disebabkan keterbatasan buku yang tersedia atau harga buku
yang kurang terjangkau oleh siswa. Dengan niat untuk membantu dan mendukung
proses belajar mengajar maka dengan ini dibuatlah modul pembelajaran Otomatisasi
Tata Kelola Sarana dan Prasarana yang berisi rangkuman dari berbagai sumber
referensi baik dari buku paket, dan dari bahan dari internet. Materi yang termuat
dalam modul ini disesuaikan dengan Kurikulum 2013 revisi.
Penyusun menyadari sepenuhnya bahwa modul ini masih jauh dari
kesempurnaan. Oleh karena itu, saran dan kritik yang bersifat membangun sangat
penyusun harapkan demi kesempurnaan modul ini. Penyusun berharap modul ini
dapat bermanfaat bagi penyusun sendiri khususnya, dan dapat bermanfaat untuk siswa
secara pribadi serta mendukung kelancaran kegiatan belajar mengajar.

Tikung September 2018

Penyusun

3
 DAFTAR ISI

Halaman Judul 2
Kata Pengantar 3
Daftar Isi 4
I. Pendahuluan
A. Latar Belakang 5
B. Diskripsi Singkat 6
C. Petunjuk Penggunaan Modul
 Bagi Peserta Diklat 6
 Peran Guru 7
 Kompetensi Inti 7
 Kompetensi Dasar 7
 Indikator Pencapaian Kompetensi 8
D. Tujuan Kompetensi 8
E. Cek Kemampuan 9
II. Kegiatan Belajar 1
 KD, Materi pokok, Tujuan Pembelajaran 11
 BAB 1 Mesin komunikasi kantor 12
A. Sejarah Komunikasi 12
B. Pengertian Mesin Komunikasi Kantor 12
C. Jenis-jenis Mesin Komunikasi Kantor 13
D. Kelebihan dan Kekurangan Mesin-mesin Kantor Sebagai Alat 18
Komunikasi
E. Masalah-masalah yang terjadi saat penggunaan alat komunikasi kantor 19
F. Pemeliharaan Mesin Komunikasi Kantor 19
Rangkuman 21
Latihan / Tugas 22
III. Evaluasi 23
Soal-soal Evaluasi 24
IV. Penutup
LAMPIRAN 28
GLOSARIUM 29
DAFTAR PUSTAKA 30

4
 PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Modul ini menampilkan tentang rangkuman materi pokok mengenai sarana dan
prasarana dengan sajian kompetensi khususnya untuk program studi Otomatisasi dan
Tata Kelola Perkantoran. Pada modul ini diterangkan mengenai mesin komunikasi
kantor (office communication).
Tersedianya sarana dan prasarana yang cukup dengan kualitas yang b a i k
sangat dibutuhkan setiap organisasi dimanapun dalam menyelenggarakan kegiatannya
untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Seiring dengan perkembangan zaman dan
kemajuan teknologi, saat ini komunikasi dalam kantor lebih banyak menggunakan
peralatan atau mesin komunikasi. Penggunaan peralatan atau mesin komunikasi akan
membuat komunikasi berlangsung lebih cepat dan efisien. Peralatan atau mesin-mesin
komunikasi yang ada dalam kantor inilah yang disebut dengan pesawat kantor.
Administrasi sarana dan prasarana adalah semua komponen yang secara
langsung maupun tidak langsung menunjang jalannya proses pekerjaan untuk
mencapai tujuan dalam organisasi atau perusahaan itu sendiri. Terbatasnya
pengetahuan siswa dan kurangnya referensi buku akan administrasi sarana dan
prasarana, serta kurangnya minat dari mereka untuk mengetahui dan memahaminya
dengan sungguh-sungguh, maka dari itu penyusun membuat modul ini sebagai upaya
untuk meningkatkan kemampuan siswa dalam memahami materi yang disajikan.

5
 B. Diskripsi Singkat

Perkembangan Mesin Komunikasi diawali dengan semakin majunya teknologi

komputer, membuat mengecilnya ukuran fisik komputer seperti laptop, tablet dan
sebagainnya. Kecenderungan orang untuk berpindah –pindah mobile sehingga
pemanfaatan sarana telekomunikasi khususnya telepon seluler semakin diperlukan.
Sehingga dapat dikatakan dengan perkembangan mesin komunikasi dalam perkantoran
mengakibatkan munculnya Kantor maya. Kegiatan kantor dapat dilakukan dimanapun.
Syaratnya hanya harus terhubung dalam komunikasi elektronik. Telekomunikasi
mencakup komunikasi lewat radio. Telekomunikasi mungkin menyampaikan
percakapan, bahan tulis dan tangan, gambar faksimile, lukisan dan sebagainya, atau
citra televisi. Sistemnya dapat internal, yaitu di antara titik-titik di dalam gedung atau
kelompok gedung yang sama, atau eksternal, yaitu berhubungan melewati koneksi
Telkom dengan titik-titik yang lebih jauh di negara yang sama atau negara lain.

C. Petunjuk Penggunaan Modul

Dalam mempelajari modul ini, hal-hal yang perlu peserta didik dan guru lakukan agar dapat
memperoleh hasil belajar yang maksimal adalah sebagai berikut :

Bagi Peserta Diklat

1. Pelajari daftar isi dengan cermat, karena daftar isi akan menuntun siswa dalam
mempelajari materi dalam modul.
2. Baca dan pahamilah dengan seksama uraian-uraian yang ada pada masing-masing
kegiatan belajar. Bila ada materi yang kurang jelas, siswa dapat bertanya pada guru yang
mengampu mata pelajaran.
3. Kerjakan setiap tugas latihan untuk mengetahui seberapa besar pemahaman yang telah
dimiliki terhadap materi-materi yang dibahas dalam setiap kegiatan belajar.

6
4. Jika belum memahami level materi yang diharapkan, ulangi lagi pada kegiatan belajar
sebelumnya atau bertanyalah kepada guru pengampu mata pelajaran yang bersangkutan.

Peran Guru

1. Membantu siswa dalam merencanakan proses belajar.

2. Membimbing siswa dengan memberikan materi yang diajarkan dengan jelas dalam
tahapannya.
3. Membantu siswa dalam memahami konsep, praktik baru, dan menjawab pertanyaan
siswa mengenai proses belajar siswa.
4. Membantu siswa untuk menentukan dan mengakses sumber tambahan yang diperlukan
untuk belajar.
5. Mengorganisasikan kegiatan belajar kelompok jika diperlukan oleh siswa.

Kompetensi Inti

KI 3 : Memahami, menerapkan dan menganalisis pengetahuan faktual, konseptual,

dan prosedural berdasarkan rasa ingin tahunya tentang ilmu pengetahuan,
teknologi, seni, budaya, dan humaniora dalam wawasan kemanusiaan,
kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait penyebab fenomena dan
kejadian dalam bidang kerja yang spesifik untuk memecahkan masalah.
KI 4 : Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait
dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan
mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung.

Kompetensi Dasar

3.6. Menerapkan penggunaan mesin komunikasi kantor (office communication)

4.6. Menggunakan mesin komunikasi kantor (office comunication)

7
 Indikator Pencapaian
Kompetensi

1) Menjelaskan definisi mesin komunikasi kantor

2) Menguraikan jenis-jenis mesin komunikasi kantor
3) Mengemukakan prosedur pengoperasian mesin komunikasi kantor
4) Mengemukakan prosedur pemeliharaan mesin komunikasi kantor
5) Melakukan identifikasi mesin-mesin komunikasi kantor berdasaran
kebutuhan/tuntutan pekerjaan dengan tepat
6) Menggunakan mesin-mesin komunikasi kantor dalam menyelesaikan pekerjaan
kantor dengan tepat sesuai standar prosedur yang berlaku
7) Memelihara mesin-mesin komunikasi kantor setelah dipergunakan sesuai dengan
standar/petunjuk manual

D. Tujuan Kompetensi

Setelah mempelajari modul ini diharapkan peserta didik dapat:

1) Menjelaskan definisi mesin komunikasi kantor
2) Menguraikan jenis-jenis mesin komunikasi kantor
3) Mengemukakan prosedur pengoperasian mesin komunikasi kantor
4) Mengemukakan prosedur pemeliharaan mesin komunikasi kantor
5) Melakukan identifikasi mesin-mesin komunikasi kantor berdasaran
kebutuhan/tuntutan pekerjaan dengan tepat
6) Menggunakan mesin-mesin komunikasi kantor dalam menyelesaikan pekerjaan
kantor dengan tepat sesuai standar prosedur yang berlaku
7) Memelihara mesin-mesin komunikasi kantor setelah dipergunakan sesuai dengan
standar/petunjuk manual

8
 E. Cek Kemampuan

1. Aiphone adalah suatu alat komunikasi yang dapat menghubungkan ruang satu dan
ruang lain pada kantor sipil maupum militer. Apakah fungsi dari alat tersebut...
a. Mengirimkan dokumen
b. Mencetak dokumen
c. Menggandakan dokumen
d. Alat komunikasi jarak jauh
e. Sebagai alat komunikasi untuk menyampaikan informasi secara efektif dari satu
pihak ke pihak lainnya
2. Telepon yaitu alat yang digunakan untuk penyampaian informasi dari satu pihak ke
pihak lainnya dari jarak jauh, baik didalam lingkungan sendiri maupun keluar
kantor adapun jenis jenis telepon. Apa saja macam macam telepon yang ditinjau
dari peletakannya...
a. Telepon umum, telepon kantor
b. Telepon genggam, telepon rumah
c. Telepon umum, telepon dinding
d. Telepon meja, telepon dinding, telepon mobil
e. Telepon meja, telepon genggam
3. Di tinjau dari segi jarak jangkauannya hubungan telepon di bagi menjadi tiga, yaitu
hubungan local, interlokal, internasional. Hubungan telepon apakah yang digunakan
antar dua orang yang jaraknya cukup jauh misalnya antar kota atau antar provinsi....
a. Hubungan local
b. Hubungan internasional
c. Hubungan interlokal
d. Hubungan local dan internasional
e. Hubungan local dan interlokal
4. Telepon yang menggunakan mekanisme mesin terdiri dari dua macam, yaitu
telepon digital dan non digital. Telepon jenis apa yang mempunyai layar/display
yang dapat menunjukan nomer telepon yang dituju dan mempunyai fungsi sebagai
intercom dan radio panggil...
a. Telepon non digital
b. Telepon digital
c. Telepon genggam
d. Telepon meja
e. Telepon umum
5. Mesin faksimile adalah peralatan komunikasi yang digunakan untuk mengirimkan
dokumen dengan menggunakan satu perangkat yang mampu beroperasi melalu

9
 jaringan telepon dengan hasil yang serupa dengan aslinya. Apa fungsi dari mesin
faksimile tersebut ….
a. Mampu mengirimkan dokumen secara persis
b. Memperluas saluran komunikasi
c. Menghindari mondar mandirnya para pegawai
d. Menghemat waktu dan tenaga
e. Menyampaikan informasi secara efektif
6. Mesin yang disebut juga dengan foto copy jarak jauh adalah…
a. Scanner
b. Offset
c. Faximile
d. Printer
e. Foto copy
7. Mesin berikut yang digerakkan dengan tangan adalah…
a. Perforator
b. Paper schreder
c. Faximile
d. Printer
e. Scanner
8. Membersihkan sisa pemotongan kertas dari tempat pemotongan yang berada di
bagian bawah mesin, adalah pemeliharaan mesin…
a. Penjilid
b. Pemotong kertas
c. Pelubang kertas
d. Penghancur kertas
e. Pembuka sampul
9. Tekan ON, pasang dokumen pada kaca secara terbalik, tekan jumlah kemudian
tekan start adalah langkah-langkah pengoperasian mesin….
a. Risograf
b. Faximile
c. Scanner
d. Foto copy
e. Offset
10. Agar paper schreder tidak cepat rusak, yakinkan bahwa….
a. Tidak ada paper clipyang terselit diantara kertas
b. Ukuran pemotongan telah benar
c. Isi dokumen telah benar
d. Jumlah kebutuhan dokumen benar
e. Urutan halaman telah benar

10
 KEGIATAN BELAJAR

Kompetensi Dasar.
3.6. Menerapkan penggunaan mesin komunikasi kantor (office communication)
4.6. Menggunakan mesin komunikasi kantor (office communication)

Materi Pokok
Mesin Komunikasi Kantor (office communication)

Tujuan Pembelajaran
1. Siswa lebih bersyukur atas anugerah Tuhan Yang Maha Esa
2. Siswa dapat berpikir jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli, santun, ramah
lingkungan, gotong royong terhadap sesama
3. Siswa mengetahui penjelasan tentang mesin komunikasi kantor (office
communication)
4. Siswa mengetahui penjelasan tentang jenis-jenis mesin komunikasi kantor
5. Siswa mengetahui prosedur pengoperasian mesin komunikasi kantor
6. Siswa mengetahui prosedur pemeliharaan mesin komunikasi kantor
7. Siswa mampu mengidentifikasi mesin komunikasi kantor berdasarkan
kebutuhan/tuntutan pekerjaan dengan tepat
8. Siswa mampu memelihara mesin komunikasi kantor setelah dipergunakan
sesuai dengan standar/petunjuk manual

11
 Uraian Materi

A. Sejarah komunikasi
Sejak jaman dahulu manusia telah menciptakan berbagai alat dalam
melakukan komunikasi khususnya media komunikasi jarak jauh untuk
mendapatkan informasi atau tujuan lainnya tanpa perlu mendatangi langsung ke
tempat tujuan untuk mengetahui informasi tersebut. Pernahkah kalian bayangkan,
apa jadinya jika sejarah perkembangan komunikasi sama sekali tidak pernah
terjadi? Bagaimana caranya seseorang menyampaikan keinginannya terhadap
sesuatu kepada orang lain jika keberadaan komunikasi tidak pernah hadir. Rasanya
sulit sekali membayangkan hal tersebut.
Untung saja, manusia sebagai mahluk sosial yang memiliki keunggulan akal
dibanding mahluk Tuhan lainnya memiliki cara pintar untuk saling memahami satu
sama lain. Ya, komunikasi. Sejarah perkembangan komunikasi terus mengalami
perubahan di setiap masa. Mulai zaman prasejarah hingga era modern seperti saat
ini. Langsung saja ini merupakan sejarah perkembangan alat komunikasi dari masa
ke masa yang telah diciptakan manusia untuk mendapatkan informasi yang lebih
mudah dan maksimal.

B. Pengertian Mesin Komunikasi Kantor

Kata atau istilah komunikasi (dari bahasa Inggris “communication”), secara
etimologis atau menurut asal katanya adalah dari bahasa Latin communicatus, dan
perkataan ini bersumber pada kata communis Dalam kata communis ini memiliki
makna ‘berbagi’ atau ‘menjadi milik bersama’ yaitu suatu usaha yang memiliki
tujuan untuk kebersamaan atau kesamaan makna. Jadi, Komunikasi adalah suatu
proses penyampaian informasi (pesan, ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak
lain. Pada umumnya, komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat
dimengerti oleh kedua belah pihak. Apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat
dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan

12
 menggunakan gerak-gerik badan, menunjukkan sikap tertentu, misalnya
tersenyum, menggelengkan kepala, mengangkat bahu. Cara seperti ini disebut
komunikasi nonverbal.
Mesin komunikasi kantor atau yang disebut juga pesawat kantor adalah suatu
alat yang dipergunakan untuk berkomunikasi dengan pihak lain dalam suatu
kantor. Terdapat beberapa jenis mesin komunikasi kantor, yang akan dibahas
berikutnya lebih lanjut.

C. Jenis-jenis Mesin Komunikasi Kantor

Alat komunikasi kantor merupakan salah satu peralatan yang sangat
dibutuhkan pada saat ini. Jenis peralatan komunikasi kantor semakin berkembang
pesat, seiring berkembangnya kemajuan teknologi, jika dahulu komunikasi
menggunakan sarana surat sebagai tulang punggung berita, surat sudah beralih
menjadi surat elektrik (email). Berikut ini pemaparannya tentang jenis-jenis alat
komunikasi, perkembangannya, kelebihan dan kekurangannya serta masalah-
masalah yang terjadi saat penggunaan alat komunikasi di lingkungan perkantoran.
1. Telepon

Kata telepon berasal dari kata “tele” dan “phone” yang mempunyai pengertian
jauh dan mendengar dari jarak jauh. Jadi pesawat telepon adalah alat yang
dipergunakan untuk berbicara dan mendengarkan suara dari jarak jauh.
Adapun jenis-jenis telepon adalah:
 Telepon meja (tablephone) dan triphone untuk diletakkan di atas meja
 Telepon dinding (wallphone) untuk dipasang pada dinding
 Telepon dengan pengeras suara (loud speaking telephone) yang tidak perlu
dipegang waktu berbicara
 Telepon genggang, bentuknya kecil sehingga mudah dimana-mana

13
Penemuan telepon dipicu oleh permintaan penggunaan telegraf yang semakin
berkembang dan meningkat. Telephon pun ditemukan pada sekitar tahun 1876
oleh Alexander Graham Bell. Di Indonesia telephon lokal pertama digunakan
sejak 16 Oktober 1882 yang diselenggarakan pihak swasta. Jaringan telephon
pertama ini menghubungkan Gambir dan Tanjung Priok (Batavia). Selanjutnya
jaringan telephon dibuat di kota-kota besar lainnya. Tahun 1906, perusahaan
jaringan telephon diambil alih dan dikelola Pemerintah Hindia Belanda melalui
PTT (Post, Telegraf, Tetephon) Dienst.
Kelebihan telepon:
 Tarif telepon lebih murah
 Kualitas suara lebih jernih, tidak terputus-putus karena tidak tergantung
sinyal
 Jangka waktu pemakaian telepon lebih lama/awet. Hal ini karena telepon
tidak mengalami gangguan berupa virus, tidak memerlukan perawatan
khusus.
Kekurangan telepon:
 Tidak praktis/efisien. Telepon terikat pada kabel sehingga tidak dapat
dibawa kemana-mana
 Kenyamanan. Telepon biasanya digunakan tidak secara personal sehingga
tidak efektif bila ingin menggunakannya.
PMBX (Private Manual Branch Excharge)
Jenis pesawat ini tidak memungkinkan kita dapat berhubungan langsung tanpa
melalui operator. Untuk menelepon, penelpon harus terlebih dahulu melalui
operator, penelepon harus menekan nomor yang telah ditentukan. Setelah
menyambung, penelepon baru dapat berhubungan langsung dengan nomor
telepon luar yang dikehendaki, umumnya menggunakan ekstensi

14
 PABX (Private Automatic Branch Excharge)
Pesawat ini memungkinkan kita dapat berhubungan langsung tanpa melalui
operator. Penelpon dapat berhubungan langsung ke luar dengan cara memutar
nomor khusus untuk memperoleh saluran keluar. Setelah itu, penelepon baru
memutar nomor telepon yang dikehendaki. Operator dapat pula dihubungi bila
diperlukan dengan cara memutar nomor (kode) yang telah ditentukan.

2. Intercom

Intercom merupakan alat komunikasi yang dipergunakan untuk menyampaikan

warta atau keterangan dalam satu lingkungan organisasi , antar bagian ke
bagian yang lain atau dari satu ruangan ke ruangan lain.
Fungsi intercom sebagai alat komunikasi untuk menyampaikan informasi secara
efektif dari satu pihak kepihak lainnya, memperluas saluran komunikasi dalam
suatu instansi atau kantor, menghemat waktu dan tenaga sehingga
meningkatkan produktivitas kerja pegawai.
Kelebihan Intercom adalah praktis dalam penggunaannya serta murah
biayanya. Sedangkan kekurangannya adalah jangkauannya terbatas dan rawan
penyadapan.
Penggunaan intercom yang di kantor-kantor:
a. Angkat gagang telepon
b. Tekan tombol seleksi saluran yang dimaksud

15
 c. Tekan tombol pemanggil yaitu tombol “C” sehingga terdengar nada panggil
tuut-tuut
d. Lakukan pembicaraan
3. Faksimil (Faximile)

Faksimili ditemukan oleh Alexander Brain pada tahun 1843. Faksimili berasal
dari kata facsimile yang artinya menyalin sama persis dengan aslinya. Mesin
faksimil adalah peralatan komunikasi yang digunakan untuk mengirimkan
dokumen dengan menggunakan suatu perangkat yang mampu beroperasi
melalui jaringan telepon dengan hasil yang serupa dengan aslinya. Faksimili
digunakan untuk menerima dan mengirim informasi melalui telefoto dengan
sistem reproduksi fotografi sehingga memungkinkan kita dapat mengirimkan
salinan isi suatu halaman, baik berupa tulisan maupun gambar ke mesin
faksimili lain melalui saluran telepon dalam hitungan menit. Mesin Faksimili
sering disebut juga dengan mesin fotocopy jarak jauh. Ini berarti, baik pengirim
maupun penerima pesan harus mempunyai mesin faksimili karena cara kerja
mesin faksimili adalah pengirimakan memasukkan dokumen ke bagian
dokumen feeder pada mesin faks, kemudian menekan nomor telepon mesin faks
yang dituju. Apabila koneksi atau hubungan dari nomor pengirim ke mesin faks
telah terjadi, mesin faks akan memindai (scan) setiap halaman yang ingin
dikirim dan mengubahnya menjadi sinyal listrik yang kemudian dikirimkan
melalui kabel telepon ke mesin faks penerima.
Mengirim dokumen menggunaakan faksimil:
Letakkan dokumen yang hendak dikirim menghadap ke bawah pada tempatnya,
di ADF Memasukkan nomor tujuan dengan menggunakan fitur one-touch, speed
dial, search atau memasukan secara manual. Setelah itu tekan tombol start.
Menerima faksimil:
 Angkat gagang telepon

16
  Tekan start jika terdengar bunyi nada faksimili (bunyi beep)
 Ketika muncul tulisan “receive” pada layar telepon, letakkan gagang
telepon
Kelebihan mesin faksmile ini adalah membantu pengiriman dokumen ke tempat
yang jauh dengan waktu yang singkat. Sedangkan kekurangan Mesin Faksimile
adalah semua fax yang dikirim dan terkirim dapat terbaca oleh semua orang
yang terhubung dalam suatu jaringan
4. Handy Talky (HT)

Handy Talky (HT) sebuah alat komunikasi yang bentuknya mirip dengan
telepon genggam, tetapi sifatnya searah. Karena searah, maka si pengirim pesan
dan si penerima tidak bisa berbicara pada saat yang bersamaan. HT
menggunakan gelombang radio frekuensi khusus, dan sering dipakai untuk
komunikasi yang sifatnya sementara karena salurannya dapat diganti-ganti
setiap saat.
Kelebihan HT antara lain: tidak memerlukan Pulsa, mampu berhubungan
langsung kesemua orang dengan frekuensi yang sama, mudah dalam
penggunaan, cepat untuk sampai tidak perlu mengetik nomer telp, dapat
digunakan tidak terdapat maslah sinyal saat cuaca buruk, dapat digunkana dan
didengarkan oleh jaringan khusus yang telah di setting, sangat baik digunakan
dalam koordinasi acara, karena terhubung dengan cepat
Sedangkan kekurangannya adalah tidak bisa terhubung dengan hanya satu
orang, dalam berbicara harus pelan dan jelas, speaker tidak lebih baik dari
Handphone, kurang awet batu baterai, hanya digunakna untuk alat komunikasi
suara, sms tidak bisa, apalagi maen game, butuh Perawatan ekstra
(maintenanace), gelombang suara dari speaker mempengaruhi HT dan bisa

17
 merusak vanel HT, menjangkau hanya 3 KM dengan antena kecil biasa, tidak
bisa jauh karena masih menggunakan teknologi radio.

D. Kelebihan dan Kekurangan Mesin-mesin Kantor Sebagai Alat Komunikasi

1) Dalam bidang sosial
Keuntungan:
Kemajuan teknologi komunikasi yang cepat dapat mempermudah komunikasi
antara suatu tempat dan tempat yang lain
Kerugian:
a. Dengan semakin pesatnya komunikasi membuat bentuk komunikasi berubah
yang asalnya berupa face to face menjadi tidak. Hal ini dapat menyebabkan
komunikasi menjadi hampa.
b. Seseorang yang terus menerus bergaul dengan komputer akan cenderung
menjadi seseorang yang individualis.
c. Dengan pesatnya teknologi informasi baik di internet maupun media lainnya
membuat peluang masuknya hal-hal yang berbau pornografi, pornoaksi,
maupun kekerasan semakin mudah.
d. Maraknya cyber crime yang terus membayangi seperti carding, ulah cracker,
manipulasi data dan berbagai cyber crime yang lainnya
2) Dalam bidang pendidikan
Keuntungan:
a. Informasi yang dibutuhkan akan semakin cepat dan mudah di akses untuk
kepentingan pendidikan.
b. Inovasi dalam pembelajaran semakin berkembang dengan adanya inovasi e-
learning yang semakin memudahkan proses pendidikan.
c. Kemajuan TIK juga akan memungkinkan berkembangnya kelas virtual atau
kelas yang berbasis teleconference yang tidak mengharuskan sang pendidik
dan peserta didik berada dalam satu ruangan.
d. Sistem administrasi pada sebuah lembaga pendidikan akan semakin mudah
dan lancar karena penerapan sistem TIK.
Kerugian:
a. Kemajuan TIK juga akan semakin mempermudah terjadinya pelanggaran
terhadap Hak Atas Kekayaan Intelektual (HAKI) karena semakin mudahnya

18
 mengakses data menyebabkan orang yang bersifat plagiatis akan melakukan
kecurangan.
b. Walaupun sistem administrasi suatu lembaga pendidikan bagaikan sebuah
system tanpa celah, akan tetapi jika terjadi suatu kecerobohan dalam
menjalankan sistem tersebut akan berakibat fatal.
c. Salah satu dampak negatif televisi adalah melatih anak untuk berpikir pendek
dan bertahan berkonsentrasi dalam waktu yang singkat (short span of
attention).
d. Masalah geografis, waktu dan sosial ekonomis Indonesia
e. Mengurangi ketertinggalan dalam pemanfaatan TIK dalam pendidikan
dibandingkan dengan negara berkembang dan negara maju lainnya.

E. Masalah-masalah yang terjadi saat penggunaan alat komunikasi kantor:

1. Keterbatasan Pegawai, tenaga pemakainya (pegawai tidak ahli dalam
mengoperasikannya.
2. Masalah Teknis, kerusakan pada mesin kantor.
3. Terjadinya Miss Communication antar pengguna mesin komunikasi yang dapat
menyebabkan zero feedback, bahkan negative feedback.
4. Tidak bisa menempatkan penggunaan alat komunikasi dengan baik. Contoh:
pegawai kantor menggunakan handphone untuk kepentingan pribadi ketika jam
kerja.
5. Individualitas tinggi, karena kurangnya bersosialisasi antar individu secara
langsug atau tanpa menatap muka menimbulkan rasa individual yang tinggi.
6. Bergantung pada alat komunikasi, padahal biasanya mengerjakan pekerjaan
kantor tanpa alat komunikasi namun karena kecanduan untuk menggunakan
sehingga merasa sulit bahkan susah untuk mengerjakan pekerjaan kantor tanpa
alat komunikasi.

F. Pemeliharaan Mesin Komunikasi Kantor

Pemeliharaan/ perawatan ialah pemeliharaan terhadap harta benda, baik
yang bergerak, dalam usaha untuk mempertahankan kondisi yang baik atau harta
benda tersebut dalam pemakaian atau pemanfaatan, sehingga diperoleh hasil sesuai
dengan maksud dan tujuan tertentu.

19
 Cara pemeliharaan dan perawatan barang kantor:
a) Selalu membersihkan barang-barang secara teratur terutama setelah barang
tersebut digunakan
b) Memperhatikan cara penyimpanan barang yang baik, benar dan teratur sesuai
dengan jenis peralatan
c) Selalu menyimpan kembali barang yang telah digunakan pada tempat semula
dalam keadaan baik dan benar
d) Selalu mengoperasikan atau menggunakan peralatan kantor sesuai dengan
petunjuk dan aturan pemakaiannya
e) Selalu memperbaiki barang yang rusak

20
 RANGKUMAN

1. Mesin kantor atau yang disebut juga pesawat kantor adalah suatu alat yang
dipergunakan untuk berkomunikasi dengan pihak lain dalam suatu kantor.
Terdapat beberapa jenis mesin komunikasi kantor, yang akan dibahas berikutnya
lebih lanjut
2. Jenis Mesin komunikasi kantor diataranya yaitu:
a. Pesawat telepon adalah alat yang dipergunakan untuk berbicara dan
mendengarkan suara dari jarak jauh.
b. Intercom merupakan alat komunikasi yang dipergunakan untuk
menyampaikan warta atau keterangan dalam satu lingkungan organisasi , antar
bagian ke bagian yang lain atau dari satu ruangan ke ruangan lain.
c. Mesin faksimil adalah peralatan komunikasi yang digunakan untuk
mengirimkan dokumen dengan menggunakan suatu perangkat yang mampu
beroperasi melalui jaringan telepon dengan hasil yang serupa dengan aslinya.
d. Handy Talky (HT) sebuah alat komunikasi yang bentuknya mirip dengan
telepon genggam, tetapi sifatnya searah. Karena searah, maka si pengirim pesan
dan si penerima tidak bisa berbicara pada saat yang bersamaan.
3. Kelebihan dan Kekurangan Mesin-mesin Kantor Sebagai Alat Komunikasi
Kelebihan:
Kemajuan teknologi komunikasi yang cepat dapat mempermudah komunikasi
antara suatu tempat dan tempat yang lain.
Kekurangan:
Dengan semakin pesatnya komunikasi membuat bentuk komunikasi berubah yang
asalnya berupa face to face menjadi tidak. Hal ini dapat menyebabkan komunikasi
menjadi hampa.
Seseorang yang terus menerus bergaul dengan komputer akan cenderung menjadi
seseorang yang individualis.
4. Masalah-masalah yang terjadi saat penggunaan alat komunikasi kantor:
a. Keterbatasan Pegawai, tenaga pemakainya (pegawai tidak ahli dalam
mengoperasikannya.
b. Masalah Teknis, kerusakan pada mesin kantor.
c. Terjadinya Miss Communication antar pengguna mesin komunikasi yang
dapat menyebabkan zero feedback, bahkan negative feedback.
d. Tidak bisa menempatkan penggunaan alat komunikasi dengan baik. Contoh:
pegawai kantor menggunakan handphone untuk kepentingan pribadi ketika
jam kerja.

21
 LATIHAN / TUGAS

Tugas mandiri
1. Apa yang dimaksud dengan mesin komunikasi kantor!
2. Sebutkan macam mesin komunikasi kantor dan beri keterangan!
3. Jelaskan cara pengoperasian mesin faksimil!
4. Jelaskan tentang pesawat telepon PMBX!
5. Pemeliharaan mesin-mesin kantor dapat ditempuh dalam tiga cara, sebutkan!

Tugas kelompok
1. Buatlah kelompok yang terdiri dari empat orang anggota!
2. Analisislah sebuah mesin komunikasi kantor di lingkungan sekolah tempat kalian
belajar!
3. Tulislah langkah/cara pengoperasian, dan cara pemeliharaan mesin kantor
tersebut!
4. Setelah data sudah tersusun rapi kemudian berilah komentar/analisa/kesimpulan
terhadap mesin kantor tersebut!
5. Kumpulkan hasil pekerjaan kelompok Anda kepada Bapak/Ibu guru!

22
 EVALUASI

Maksud dan Tujuan Evaluasi

 Untuk melihat berhasil atau tidaknya guru mengajar materi tersebut
 Untuk mengukur pemahaman siswa tentang mesin komunikasi kanto r
( o f f i ce communication)

Materi Evaluasi
Tersedianya sarana dan prasarana yang cukup dengan kualitas yang baik,
sangat dibutuhkan setiap organisasi dimanapun dalam menyelenggarakan
kegiatannya untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Tanpa adanya sarana dan
prasarana, mustahil tujuan akan dapat dicapai. Demikian halnya kantor, tempat
berlangsungnya kegiatan yang berkaitan dengan ketatausahaan atau administrasi
yang sangat memerlukan sarana dan prasarana kantor. Agar semua kegiatan yang
berhubungan dengan perbekalan kantor baik yang bersifat administrasi maupun
teknis operasional dapat dijalankan dengan baik dan efisien, maka pelaksanaan atau
pengelolaan sarana dan prasarana kantor harus dilakukan dengan baik.

23
Soal-soal Evaluasi

A. Pilihan Ganda
Pilihlah salah satu jawaban yang paling tepat dengan memberi tanda silang (X) pada
huruf a, b, c, d, atau e !
1. Aiphone adalah suatu alat komunikasi yang dapat menghubungkan ruang satu dan
ruang lain pada kantor sipil maupum militer. Apakah fungsi dari alat tersebut...
a. Mengirimkan dokumen
b. Mencetak dokumen
c. Menggandakan dokumen
d. Alat komunikasi jarak jauh
e. Sebagai alat komunikasi untuk menyampaikan informasi secara efektif dari satu
pihak ke pihak lainnya
2. Telepon yaitu alat yang digunakan untuk penyampaian informasi dari satu pihak ke
pihak lainnya dari jarak jauh, baik didalam lingkungan sendiri maupun keluar
kantor adapun jenis jenis telepon. Apa saja macam macam telepon yang ditinjau
dari peletakannya...
a. Telepon umum, telepon kantor
b. Telepon genggam, telepon rumah
c. Telepon umum, telepon dinding
d. Telepon meja, telepon dinding, telepon mobil
e. Telepon meja, telepon genggam
3. Di tinjau dari segi jarak jangkauannya hubungan telepon di bagi menjadi tiga, yaitu
hubungan local, interlokal, internasional. Hubungan telepon apakah yang digunakan
antar dua orang yang jaraknya cukup jauh misalnya antar kota atau antar provinsi....
a. Hubungan local
b. Hubungan internasional
c. Hubungan interlokal
d. Hubungan local dan internasional
e. Hubungan local dan interlokal
4. Telepon yang menggunakan mekanisme mesin terdiri dari dua macam, yaitu
telepon digital dan non digital. Telepon jenis apa yang mempunyai layar/display
yang dapat menunjukan nomer telepon yang dituju dan mempunyai fungsi sebagai
intercom dan radio panggil...
a. Telepon non digital
b. Telepon digital
c. Telepon genggam
d. Telepon meja
e. Telepon umum

24
5. Mesin faksimile adalah peralatan komunikasi yang digunakan untuk mengirimkan
dokumen dengan menggunakan satu perangkat yang mampu beroperasi melalu
jaringan telepon dengan hasil yang serupa dengan aslinya. Apa fungsi dari mesin
faksimile tersebut ….
a. Mampu mengirimkan dokumen secara persis
b. Memperluas saluran komunikasi
c. Menghindari mondar mandirnya para pegawai
d. Menghemat waktu dan tenaga
e. Menyampaikan informasi secara efektif
6. OHP dan proyektor adalah merupakan mesin kantor yang berfungsi untuk...
a. Menandai data presensi pegawai kantor atas kehadiran masuk kerja
b. Memproyeksikan gambar dan tulisan pada papan layar untuk memudahkan
dalam mempresentasikan informasi
c. Melapisi dokumen-dokumen kantor dengan plastik agar aman dari bahaya
kerusakan
d. Memusnahkan dokumen yang sudah tidak dipergunakan keberadaannya
e. Menghimpun dokumen
7. Mesin kantor yang digunakan untuk menggandakan dokumen sesuai dengan
kebutuhan kantor yang pemakaiannya menggunakan master sheet disebut...
a. Mesin risograph
b. Mesin scanner
c. Mesin stensil
d. Mesin fotokopi
e. Schreder machine
8. Mesin kantor yang dapat dipakai untuk mengerjakan segala macam pekerjaan
kantor dengan cara menggunakan perangkat lunak (software) disebut...
a. LCD
b. Computer
c. Teleex
d. Dictaphone
e. aiphone
9. Sistem enlarge pada mesin fotokopi berfungsi untuk……fotokopi.
a. Memperbesar hasil
b. Memperkecil hasil
c. Menghentikan
d. Memulai
e. Menyortir dokumen hasil
10. Reduction pada mesin fotokopi adalah tombol yang digunakan untuk….
a. Memperlancar salinan
b. Memperkecil salinan
c. Membuat salinan biasa
d. Menentukan jumlah salinan
e. Menjepit kertas

25
11. Dilihat dari fungsinya dalam berbagai macam pekerjaan kantor. Dibawah ini yang
tidak termasuk mesin untuk mencatat bahan informasi/keterangan adalah….
a. Type writer
b. Dictaphone machine
c. Numbering machine
d. Pencil sharpener
e. Letter opener
12. Salah satu mesin perkantoran yang digunakan untuk memperbanyak bahan
keterangan/informasi adalah……
a. Type writer
b. Scanner
c. Calculator
d. Paper cutter
e. Schreder
13. Mesin perkantoran yang digunakan untuk menjilid laporan adalah ….
a. Binding machine
b. Paper cutter
c. Numbering machine
d. Automatic mail opener
e. Schreder machine
14. Alat yang digunakan untuk menggerakkan gigi pelubang kertas adalah ….
a. Plastik penjilid
b. Pisau pelubang kertas
c. Gigi pembuka plastic penjilid
d. Gigi pemegang plastic penjilid
e. Engkol
15. Berikut ini merupakan cara pemeliharaan mesin pemotong kertas, kecuali…
a. Selalu dibersihkan dan disimpan ditempat kering
b. Per pada ujung pisau diberi pelumas
c. Pisau yang tumpul di asah
d. Jangan memotong kertas lebih dari 15 lembar
e. Jangan memotong kertas yang ada kawat jepretnya

B. Esai
Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan singkat, jelas, dan benar!
1. Apa yang dimaksud dengan office communication?
2. Sebutkan macam-macam mesin komunikasi kantor!
3. Bagaimana cara menggunakan pesawat telepon untuk menelepon ke luar
organisasi!
4. Apa yang kalian ketahui tentang pesawat telepon PABX?
5. Bagaimana cara menggunakan mesin faksimil!

26
 PENUTUP

Tindak lanjut
Proses kegiatan belajar mengajar dengan menggunakan modul ini sebagai media
pemebelajaran, diharapkan pihak-pihak yang berkepentingan akan melakukan
tindak lanjut sebagai berikut
1. Lembaga pendidikan atau sekolah harus menindak lanjuti pengembangan
bahan ajar dan mendukung penuh upaya guru untuk mengembangkan media
modul secara berkesinambungan
2. Guru atau pendidik senantiasa menggunakan media pembelajaran modul ini
sebagai pedoman agar siswa memperoleh informasi dan penegtahuan yang
diperlukan secara luas.
3. Peserta didik atau siswa menggunakan modul dan mengerjakan latihan-latihan
yang tersedia, sehingga kemampuan dapat bertambah dan guru dapat
mengevaluasi apa saja yang harus ditingkatkan dalam proses pembelajran

Harapan
Dengan penyususnan modul ini, beberpa harapan penyusun adalah sebagai
berikut:

1. Modul ini dapat menjadi pedoman bagi pendidik untuk proses belajar
mengajar
2. Peserta didik bisa memanfaatkan media pembelajaran ini untuk memperoleh
informasi dan pengetahuan baru
3. Peserta didik dan guru dapat mengukur dan mengevaluasi kemampuan
peserta didik memahami materi
4. Pengembangan modul dan media pembelajaran sejenis yang lebih baik lagi
harus terus dilakukan
5. Modul ini dapat dimanfaatkan secara luas.

27
 LAMPIRAN

Kunci Jawaban
A. Soal pilihan ganda
No Jawaban No Jawaban No Jawaban
1 E 6 B 11 E
2 D 7 D 12 B
3 C 8 B 13 A
4 B 9 A 14 A
5 A 10 B 15 A

B. Soal esai
1. Mesin komunikasi kantor atau yang disebut juga pesawat kantor adalah suatu alat
yang dipergunakan untuk berkomunikasi dengan pihak lain dalam suatu kantor
2. Macam-macam mesin komunikasi kantor adalah:
a. Telepon
b. Mesin faksimil
c. Intercom
d. HT
3. Cara menggunakan telepon yang benar adalah:
a. Siapkan alat tulis dan block note, untuk menulis keterangan nomer yang akan
dihubungi, akan berbicara dengan siapa, dan informasi yang akan disampaikan
b. Angkat gagang telepon dengan menggunakan tangan kiri, kemudian tangan
kanan menekan nomor yang akan dituju
c. Jika sudah terhubung ucapkan salam, perkenalkan identitas kemudian
sampaikan maksud dan tujuan
4. Pesawat ini memungkinkan kita dapat berhubungan langsung tanpa melalui
operator. Penelpon dapat berhubungan langsung ke luar dengan cara memutar
nomor khusus untuk memperoleh saluran keluar. Setelah itu, penelepon baru
memutar nomor telepon yang dikehendaki. Operator dapat pula dihubungi bila
diperlukan dengan cara memutar nomor (kode) yang telah ditentukan.
5. Mengirim dokumen menggunaakan faksimil:
Letakkan dokumen yang hendak dikirim menghadap ke bawah pada tempatnya,
di ADF Memasukkan nomor tujuan dengan menggunakan fitur one-touch, speed
dial, search atau memasukan secara manual. Setelah itu tekan tombol start.

28
 GLOSARIUM

Kata Makna
peralatan komunikasi yang digunakan untuk
mengirimkan dokumen dengan menggunakan
Faksimil suatu perangkat yang mampu beroperasi
melalui jaringan telepon dengan hasil yang serupa
dengan aslinya
sebuah alat komunikasi yang bentuknya mirip
HT
dengan telepon genggam, tetapi sifatnya searah.
Intercom merupakan alat komunikasi yang
dipergunakan untuk menyampaikan warta atau
Intercom keterangan dalam satu lingkungan organisasi ,
antar bagian ke bagian yang lain atau dari satu
ruangan ke ruangan lain
Suatu alat yang dipergunakan untuk
Office
berkomunikasi dengan pihak lain dalam suatu
cummunication
kantor.
Pesawat ini memungkinkan kita dapat
berhubungan langsung tanpa melalui operator.
Penelpon dapat berhubungan langsung ke luar
PABX
dengan cara memutar nomor khusus untuk
memperoleh saluran keluar. Setelah itu, penelepon
baru memutar nomor telepon yang dikehendaki
Jenis pesawat ini tidak memungkinkan kita dapat
berhubungan langsung tanpa melalui operator.
PMBX Untuk menelepon, penelpon harus terlebih dahulu
melalui operator, penelepon harus menekan nomor
yang telah ditentukan

29
 DAFTAR PUSTAKA

Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. 1990. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta:
Balai Pustaka.
Endang, Sri, dkk. 2010. Modul Memahami Prinsip-prinsip Penyelenggaraan Administrasi
Perkantoran. Jakarta: Erlangga.
Farida, Vida Hasna dan Nurlaela, Lilis. 2004. Menggunakan Peralatan Kantor Jilid I.
Bandung: Armico.
Farida, Vida Hasna dan Nurlaela, Lilis. 2004. Menggunakan Peralatan Kantor Jilid II.
Bandung: Armico.
Gie, The Liang. 2000. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty.
Nagara, Chandra Sheddy. 2008. Kesekretarisan Jilid 1. Jakarta.
Tim Penyusun. 2012. Memahami Prinsip-prinsip Penyelenggaraan Administrasi. Jakarta:
Sejahtera.
Tjandra, Sheddy N.Kesekretarisan Jilid I. Jakarta :Direktorat Pembinaan Pendidikan
Dasar dan Menengah
Diah, Agitha. 2013. Makalah Teknologi Perkantoran.
http://githahanafi.blogspot.com/2013/05/makalah-teknologi-perkantoran.html.
lmu Administrasi. 2008. Pengantar Ilmu Administrasi dan Manajemen.
Http://ilmuadministrasi.wordpress.com/2008/12/Pengantar-ilmu-
administrasi-dan-manajemen.

30