TUGAS MODUL
PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN
Disusun Oleh :
Nella Hadi Rahma
KATA PENGANTAR
3
Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Allah SWT sehingga kami dapat
menyelesaikan sebuah modul Pengembangan Bahan Ajar Administrasi Perkantoran untuk
kelas XII di SMK.
Modul yang berisi tentang teori dan pngertian Komunikasi Kantor untuk kelas XII ini
disusun berorientasi pada KTSP (Kurikulum Tingkat Satuan Pendidikan) yang bertujuan agar
siswa mampu menjelaskan tentang komunikasi kantor serta definisi tentang tiap materi
tersebut.
Bertolak dari apa yang harus diajarkan, bagaimana cara mengajarkannya serta
bagaimana cara mengatahui bahwa yang kita ajarkan dapat dipahami oleh siswa, maka modul
ini berisikan teori dan praktek serta latihan dan tugas yang dikerjakan siswa agar lebih
trampil juga diberikan soal-soal untuk evaluasi yang didesain sedemikian, sehingga mudah
untuk dipelajari, dipahami dan diaplikasikan.
Modul ini diharapkan dapat memberikan bekal kemampuan minimal yang harus
dikuasai siswa tentang pengertian komunikasi kantor yang dapat menambah pengetahuan
setiap siswa.
Akhir kata, segala saran dan kritik yang membangun demi kesempurnaan modul ini
kami terima kasih dengan tangan terbuka.
Penulis
DAFTAR ISI
4
KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
I. PENDAHULUAN :
A. Deskripsi Umum …………………………………………………….. 6
B. Prasyarat …………………………………………………………….. 6
C. Petunjuk Penggunaan Modul ……………………………………… 6
D. Tujuan Akhir Pembelajaran ………………………………………... 7
E. Kompetensi ………………………………………………………….. 7
F. Cek Kemampuan …………………………………………………… 10
II. PEMBELAJARAN
RENCANA BELAJAR SISWA ……………………………………………… 12
KEGIATAN BELAJAR SISWA :
Kegiatan Belajar I : Menguraikan Pekerjaan Kantor
A. Pengertian Pekerjaan Kantor ………………………………………. 13
B. Fungsi Pekerjaan Kantor …………………………………………… 13
C. Ciri-ciri Pekerjaan Kantor …………………………………………...14
D. Macam Pekerjaan Kantor …………………………………………... 16
E. Perkembangan Pekerjaan Kantor ……………………………………20
Kegiatan Pembelajaran III : Memahamai Azas, Tujuan dan Jenis Tata Ruang
5
Kantor
DAFTAR PUSTAKA
EVALUASI
KUNCI JAWABAN
PENDAHULUAN
6
A. DESKRIPSI
Komunikasi Kantor merupakan suatu cara berkomunikasi dengan orang satu
dengan orang lainnya dengan tujuan untuk mencapai mufakat atau tujuan yang ingin
dicapai. Di dalam berkomunikasi dibutuhkan orang yang melakukan seperti contoh
dalam rapat atau diskusi, maksudnya dalam melakukan diskusi tersebut seseorang
melakukan dialog atau membicarakan persoalan atau masalah yang harus di
ketemukan solusinya.
Dalam komunikasi tersebut dibutuhkan kerjasama atau sifat toleransi dalam
mengemukakan pendapat seseorang dan menghargai setiap anggota bila ingin
mengutarakan pendapat atau solusi yang di dapatnya.
Pada modul ini akan membahas mengenai pengertian komunikasi kantor, Proses
Komunikasi, Unsur-unsur Komunikasi, Tujuan dalam melaksanakan Komunikasi,
Fungsi Komunikasi serta Sifat yang terdapat dalam komunikasi.
Modul ini merupakan modul yang pertama dengan mempelajari modul ini
bertujuan agar siswa dapat mengerti pengertian secara keseluruhan.
A. PRASARAT
Harus bisa atau mengerti apa yang ada dalam perkantoran dan memahami bab
yang ada di dalamnya agar dapat mengetahuinya secara keseluruhan.
D. TUJUAN PEMBELAJARAN
Tujuan akhir dari pembelajaran ini adalah siswa dapat :
1. Mengetahui fungsi dari pekerjaan kantor
E. KOMPETENSI
Terdiri dari :
1. Standar Kompetensi :
a. Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.
b. Mengembagkan periaku (jujur, disipin, tangung jawab, peduli, santun,
ramah lingkunga, otongroyong,kerjasama, cinta damai, responsif, dan
proaktif) dan menunjukkan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai
permasalahan bangsa dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan
sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa
dalam pergaulan dunia
c. Memahami dan menerapkan pengetahuan factual, konseptual, dan
procedural dalam pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora
dengan wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban
terkait penyebab phenomena dan kejadian dalam bidang kerja yang
spesifik untuk memecahkan masalah.
d. Mengolah, menyaji, dan menalar dalam ranah konkret dan ranah abstrak
terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara
mandiri, bertindaj secara efektif dan kreatif, dan mampu melaksanakan
tugas spesifik di bawah pengawasan langsung
2. Kompetensi Dasar :
a. Menguraikan Pekerjaan Kantor
b. Menjelaskan Komunikasi Kantor
8 Komunikasi, Tata Ruang dan Tata laksana Kantor
Modul Pengantar Administrasi Perkantoran
10
F. CEK KEMAMPUAN
NO PERTANYAAN YA TIDAK
12
PEMBELAJARAN
Jenis
Tanggal Waktu Ketercapaian Alasan TTD Guru
Kegiatan
13
KEGIATAN BELAJAR
Dari pendapat beberapa ahli dapat disimpulkan bahwa pekerjaan kantor adalah
pekerjaan penunjang tugas utama/pokokyang berkaitan dengan pekerjaan di bidang
tulis menulis,catat mencatat yang berhubungan dengan pekerjaan kertas,maupun
pelayanan.
Ekspedisi
18
Ekspedisi merupakan bagian pekerjaan kantor yang bertugas
mengirimkan warkat. Pada suatu instansi atau kantor yang besar ekspedisi
merupakan bagian tersendiri, sedang pada instansi (kantor) yang masih kecil
ekspedisi biasanya disatukan dengan bagian agenda dan arsip, sebab ekspedisi,
agenda dan arsip sangat erat hubungannya.
Tugas pokoknya ialah menerima surat masuk dan mengirimkan semua
surat keluar secara terpusat. Bagian ekspedisi bertugas mengurus surat-surat,
dan harus menyampaikan pada pihak lain.
Reproduksi/ganda
Setiap kantor selalu membutuhkan macam-macam warkat da formulir dalam
jumlah banyak. Adapun cara-cara memperbanyak, sesuai dengan kemajuan
teknologi memepergunakan berbagai alat dari yang paling sederhana sampai
pada yang modern yang diciptakan oleh manusia.
Adapun jenis warkat yang diperbanyak antara lain :
Pengumuman/Edaran
Surat-surat Keputusan
Instruksi
Blangko/Formulir
Sedang alat-alat penggandaan antara lain :
Bermacam-macam mesin ketik
Mesin Stensil
Mesin Foto kopi
Mesin Scanner
Bermacam-macam alat Cetak
Telepon
a. Dalam buku Kamus Administrasi, karangan Drs. The Liang Gie dan
kawan-kawan, telepon (telephone) adalah “suatu cara dan alat pengiriman
berita jarak jauh untuk meneruskan perkataan atau suara”. Dalam
kehidupan sehari-hari apabila satu pihak ingin berhubungan dengan pihak
lain dapat menggunakan beberapa cara, cara itu ialah dengan lisan, tulisan,
ataupun isyarat.Penelepon (telephoning) juga merupakan tugas pekerjaan
23
TES FORMATIF
1. Jelaskan pengertian dari pekerjaan kantor ?
2. Apa fungsi pekerjaan kantor ?
3. Sebutkan ciri-ciri pekerjaan kantor ?
4. Uraikan apa yang dimaksud dengan Volume Pekerjaan Kantor ?
5. Jelaskan bahwa ada kecenderungan penggunaan tenaga wanita pada pekerjaan kantor
?
6. Mengetik merupakan sebagian dari kegiatan pekerjaan kantor. Uraikan apa yang
dimaksud dengan mengetik yang baik !
7. Apa yang dimaksud dengan buku ekspedisi ?
8. Uraikan bagaimana berbicara dengan telepon yang baik !
9. Apa yang dimaksud dengan telepon local ? Interlokal, dan Inter Nasional ?
10. Bagaimana cara menerima tamu dengan baik ?
11. Uraikan apa saja yang mendorong perkembangan pekerjaan kantor !
24
8. …………………………………………………………………………………………
25
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
………………………………………..
9. …………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
……………………………………….
10. ……….
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
……………………………
11. …………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
……………………………………..
26
A. Pengertian Komunikasi
Kata atau istilah komunikasi (dari bahasa Inggris “communication”),
secara etimologis atau menurut asal katanya adalah dari bahasa Latin
communicatus, dan perkataan ini bersumber pada kata communis. Dalam
kata communis ini memiliki makna ‘berbagi’ atau ‘menjadi milik bersama’
yaitu suatu usaha yang memiliki tujuan untuk kebersamaan atau kesamaan
makna.
Jadi, Komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi (pesan, ide,
gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain.
B. Proses Komunikasi
Proses komunikasi adalah bagaimana komunikator menyampaikan
pesan kepada komunikannya, sehingga dapat menciptakan suatu persamaan
makna antara komunikan dengan komunikatornya. Proses komunikasi ini
bertujuan untuk menciptakan komunikasi yang efektif (sesuai dengan tujuan
komunikasi pada umumnya). Proses komunikasi termasuk juga suatu proses
penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lain dimana seseorang atau
beberapa orang, kelompok, organisasi dan masyarakat menciptakan dan
menggunakan informasi agar terhubung dengan lingkungan dan orang lain.
C. Unsur-unsur Komunikasi
D. Fungsi Komunikasi
Dalam komunikasi terdapat beberapa fungsi diantaranya :
- Menginformasikan
- Mendidik
- Menghibur
- Mempengaruhi
Adapun fungsi komunikasi menurut pendapat beberapa ahli, antara lain :
E. Tujuan Komunikasi
Dalam komunikasi juga terdapat beberapa tujuan komunikasi diantaranya :
Supaya yang kita sampaikan dapat mengerti, sebagai komunikator
kita harus menjelaskan kepada komunikan (penerima) dengan sebaik-
baiknya dan tuntas sehingga mereka dapat mengerti dan mengakui
apa yang kita maksud.
Memahami orang lain. Kita sebagai komunikator harus mengerti
benar aspirasi masyarakat tentang apa yang diinginkan kemauannya.
Supaya gagasan dapat diterima orang lain. Kita berusaha agar gagasan
kita dapat diterima orang lain dengan pendekatan persuasive bukan
memaksakan kehendak.
F. Sifat Komunikasi
Sebagian pakar menguraikan sifat komunikasi ada berbagai macam
diantaranya adalah :
a. Tatap Muka (face to face)
Dalam berkomunikasi, biasanya kesadaran kita akan lebih pada saat-saat
yang khusus, seperti kita diuji dengan ujian lisan oleh dosen kita atau
ketika anda berdialog dengan orang asing dengan bahasa asing
dibandingkan dengan ketika anda bercanda dengan teman atau kerabat
kita di rumah. Pada saat seseorang tersenyum maka itu dapat ditafsirkan
sebagai suatu kebahagiaan, ketika orang itu cemberut maka dapat
ditafsirkan bahwa ia sedang ngambek. Ketika seseorang diam dalam
sebuah dialog itu bisa diartikan setuju, malu, segan, marah, atau bahkan
malas atau bodoh. Komunikasi yang dilakukan di mana komunikator
berhadapan langsung dengan komunikannya memungkinkan respon yang
langsung dari keduanya. Seorang komunikator harus mampu menguasai
TES FORMATIF
1. Jelaskan pengertian dari komunikasi kantor menurut bahasa inggris dan pengertian
komunikasi secara keseluruhan !
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
………..
3. Dalam komunikasi kantor terdapat proses komunikasi. Jelaskan pengertian dari proses
32
komunikasi !
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………..
…………………………………………………………………………………………
33
…………………………………………………………………………………………
………………………………………………………
suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang perlu bagi
34
pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak”.
c. Unit pusat yang mengerjakan semua pekerjaan kantor agar diberi tempat
37
di tengah-tengah, sehingga unit-unit yang lain mudah menghubunginya.
d. Unit yang tugasnya melakukan pekerjaan yang sangat gaduh, dijauhkan
dari bagian pekerja otak misalnya, sebuah percetakan agar dijauhkan dari
unit perencanaan.
Pedoman-pedoman tersebut di atas dalam penerapannya kadang-kadang-
kadang tampak saling bertentangan, misalnya : bagian reproduksi yang
merupakan unit pusat harus ditempatkan di tengah-tengah, padahal bagian ini
menggunakan mesin-mesin bersuara gaduh. Dalam hal ini tidak perlu salah
satu pedoman dikalahkan. Unit yang melakukan pekerjaan reproduksi itu
dapat tetap di tengah-tengah gedung, hanya mesin yang benar-benar bersuara
gaduh ditaruh di tempat lain yang mengganggu bagian-bagian lainnya.
Dalam rangka perencanaan penyusunan tata ruang yang baik Drs.
Moekijat mengemukakan prinsip-prinsip tata ruang sebagai berikut :
- Pekerjaan harus mengalir terus-menerus, sedapat-dapatmya dalam
garis lurus.
- Bagian-bagian dan seksi-seksi yang berfungsi sama dan yang
berhubungan harus ditempatkan secara berdekatan untuk mengurangi
waktu bepergian.
- Penambahan ruang harus cukup untuk kebutuhan pekerjaan dan
kesenangan pegawai.
- Perkakas dan perlengkapan dengan ukuran yang seragam
memperbesar keluwesan dan rupa yang lebih serasi.
- Menyusun meja-meja harus sedemikian rupa, sehingga tidak ada
pegawai yang terpaksa menghadap pada sumber cahaya.
- Cahaya matahari yang cukup hendaknya datang pada sebelah kiri
mata.
- Kurangi berjalan dan menunggu waktu.
- Jumlah gang dengan luas yang cukup.
- Ruang lantai harus bebas daripada rintangan (almari, dsb.).
38
TES
FORMATIF
39
1. …………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………….
2. …………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………...
3. …………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
………………………………………………
4. …………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
………………………………………………
5. …………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
39 Komunikasi, Tata Ruang dan Tata laksana Kantor
Modul Pengantar Administrasi Perkantoran
…………………………………………………………………………………………
40
……………………………………………….
6. …………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………….
7. …………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
………………………………………………………
41
A. Tugas
Skala Skor
No Kriteria Bobot
1 2 3 4
1 Pemahaman Siswa tidak Siswa mengerti soal Siswa mengerti Siswa mengerti
perintah pahm perintah namun terdapt kesalahan perintah soal namun perintah soal dan
1x soal dalm penyelesain masih terdapat sedikit dapat
kesalahan dalam menyelesaikannya
menyelesaikan. dengan tepat.
2 Menentukan Siswa dapat Siswa dapat menentukan Siswa dapat Siswa dapat
variabel menentukan variabel namun masih menentukan variabel menentukan variabel
1x
variabel namun banyak kesalahan namun masih terdapat dengan tepat
belum tepat sedikit kesalahan
3 Membentuk Siswa dapat Siswa dapat membentuk Siswa dapat Siswadapat
persamaan membentuk persamaan namun masih membentuk membentuk semua
3x persamaan terdapat banyak persamaan namun persamaan dengan
namun belum kesalahan. masih terdapat sedikit tepat
tepat kesalahan.
4 Menyelesaikan Siswa hanya Siswa hanya dapat Siswa hanya dapat Siswa dapat
persamaan dapt menyelesaikan 1 tahapan menyelesaikan menyelesaiakan
3x menyelesaikan persamaan persamaan dan semua persamaan
tetapi tahapanya terdapat kesalahan hingga tahapan akhir
belum tepat dalam prosesnya
5 Menentukan Siswa dapat Siswa dapat Siswa dapat Siswa dapat
kesimpulan dan menyimpulkan menyimpulkan tetapi menyimpulkan tetapi menyimpulkan dan
2x
alasan belum tepat tidak disertai alasan alasan belum tepat disertai dengan
alasan yang tepat
Skor Total
Skor Maksimum 40
Modul Pengantar Administrasi Perkantoran
SkorTotal
Skor yang diperoleh siswa ¿ SkorMaksimum ×100 43
B. Tugas
44
Skala
No Kriteria Bobot
Skor
1 2 3 4
Kejelasan
1 Presentasi 1x
b. Bahasa yang Sulit dipahami Ada yang bisa Banyak yang mudah Sangat mudah
digunakan dipahami namun dipahami namun ada dipahami.
banyak yang masih sedikit yang
membingungkan. membingungkan.
c. Suara Tidak terdengar Ada yang bisa Banyak yang bisa Sangat jelas
didengar namun didengar, namun ada terdengar.
banyak yang masih sedikit yang sulit
sulit didengar. didengar.
2 Pengetahuan 2x
a. Penguasaan Tidak paham Paham namun masih Paham namun ada sedikit Paham dan
materi banyak yang kurang yang kurang jelas dalam sangat jelas
presentasi jelas dalam penyampaian. dalam
penyampaian. penyampaian.
menjawab menjawab. masih banyak yang sedikit yang kurang jelas dengan tepat dan
pertanyaan kurang jelas dalam dalam menjawabnya. jelas. 45
yang menjawabnya.
berhubungan
dengan materi
presentasi.
3 Penampilan 1x
a. Presentasi Tidak menarik Kurang menarik dan Menarik namun sedikit Sangat menarik
menarik, dan tidak sedikit menggunakan menggunakan alat-alat dan
menggunakan menggunakan alat-alat bantu yang bantu yang sesuai. menggunakanalat
alat-alat bantu
alat-alat bantu sesuai. -alat bantu yang
yang sesuai.
yang sesuai. sesuai.
b. Kerapian, Tidak rapi, tidak Hanya satu hal Hanya dua hal diantara Rapi, sopan dan
kesopanan, dan sopan dan tidak diantara Kerapian, Kerapian, kesopanan, dan percaya diri.
rasa percaya diri. kesopanan, dan rasa rasa percaya diri yang
percayadiri.
percaya diri yang dimiliki oleh siswa.
dimiliki oleh siswa.
Total Skor
Sikap yang dikembangkan dalm proses pembelajaran adalah rasa ingin tahu dan tangung
jawab dalam kelompok.
1. Tidak Baik : jika ingin sekali tidak berusaha dan mengganggu teman
yang sedang belajar
2. Kurang baik : jika sama sekali tidak berusaha untuk mencoba atau
bertanya atau acuh tak acuh (tidak mau tahu) dalam
proses pembelajran.
3. Baik : jika menunjukan sudah ada usaha untuk mencoba atau
bertanya dalam proses pembelajaran tetapi masih belum
ajeg/konsisten.
4. Sangat baik : jika menunjukan adanya usaha untuk mencoba atau
bertanya dalam proses pembelajaran secara terus
menerus dan ajeg/kosisten
Keterangan:
SB : Tidak Baik
B : Kurang Baik
K : Baik
TB : Sangat Baik
50
LEMBAR PENGAMATAN PROSES DISKUSI
Sikap yang dikembangkan dalm proses pembelajaran adalah rasa ingin tahu dan tangung
jawab dalam kelompok.
5. Tidak Baik : jika ingin sekali tidak berusaha dan mengganggu teman yang
sedang belajar
6. Kurang baik : jika sama sekali tidak berusaha untuk mencoba atau bertanya
atau acuh tak acuh (tidak mau tahu) dalam proses oembelajran.
7. Baik : jika menunjukan sudah ada usaha untuk mencoba atau bertanya
dalam proses pembelajaran tetapi masih belum ajeg/konsisten.
8. Sangat baik : jika menunjukan adanya usaha untuk mencoba atau bertanya
dalam proses pembelajaran secara terus menerus dan
ajeg/kosisten
5. Tidak baik : jika menunjukkan sama sekali tidak mengambil bagian dalam
kelompok dan mengganggu kelompok lain.
6. Kurang baik : jika menunukkan sama sekali tidak ambil bagian dalam
melaksanakan tugas kelompok
7. Baik : jika menunjukkan usaha dan usaha ambil bagian dalam
melakasanakan tugas-tugas kelompok tetapi belum
ajeg/konsisten.
8. Sangat baik : jika menunjukkan sudah ambil bagian dalam menyelesaikan
tugas kelompok secara terus menerus dan ajeg/konsisten
Keterangan:
SB : Tidak Baik
B : Kurang Baik
K : Baik
TB : Sangat Baik
54
Sikap yang dikembangkan dalm proses pembelajaran adalah rasa ingin tahu dan tangung
jawab dalam kelompok.
9. Tidak Baik : jika ingin sekali tidak berusaha dan mengganggu teman yang
sedang belajar
10. Kurang baik : jika sama sekali tidak berusaha untuk mencoba atau bertanya
atau acuh tak acuh (tidak mau tahu) dalam proses oembelajran.
11. Baik : jika menunjukan sudah ada usaha untuk mencoba atau bertanya
dalam proses pembelajaran tetapi masih belum ajeg/konsisten.
12. Sangat baik : jika menunjukan adanya usaha untuk mencoba atau bertanya
dalam proses pembelajaran secara terus menerus dan
ajeg/kosisten
9. Tidak baik : jika menunjukkan sama sekali tidak mengambil bagian dalam
kelompok dan mengganggu kelompok lain.
10. Kurang baik : jika menunukkan sama sekali tidak ambil bagian dalam
melaksanakan tugas kelompok
11. Baik : jika menunjukkan usaha dan usaha ambil bagian dalam
melakasanakan tugas-tugas kelompok tetapi belum
ajeg/konsisten.
12. Sangat baik : jika menunjukkan sudah ambil bagian dalam menyelesaikan
tugas kelompok secara terus menerus dan ajeg/konsisten
Keterangan:
SB : Tidak Baik
B : Kurang Baik
K : Baik
TB : Sangat Baik
KUNCI JAWABAN
60
KEGIATAN 1
1. Pekerjaan kantor adalah pekerjaan penunjang tugas utama/pokokyang berkaitan
dengan pekerjaan di bidang tulis menulis,catat mencatat yang berhubungan dengan
pekerjaan kertas,maupun pelayanan.
2. Fungsi dari pekerjaan kantor antara lain :
Menyediakan keterangan-keterangan lagi pucuk pimpinan organisasi agar
dapat membuat keputusan yang tepat
Berperanan melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi dalam
keseluruhannya, karena fungsinya sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen.
3. Ciri-ciri pekerjaan kantor :
Sebagai pekerjaan pelayanan
Ruang lingkup (volume) pekerjaan kantor
Kedudukan/peranan pekerjaan kantor
Pekerjaan yang dihasilkan
Kecenderungan penggunaan tenaga wanita
4. Volume pekerjaan kantor ialah segala kegiatan yang diselenggarakan oleh pekerjaan
kantor guna membantu pekerjaan operatif dalam rangka mencapai tujuan
organisasi.Dari perumusan pekerjaan kantor dapat diketahui volume pekerjaan kantor
sebagai berikut :
Menghimpun
Mencatat
Mengolah
Menggandakan
Mengirim
Menyimpan
5. Bahwa dalam pekerjaan kantor penggunaan tenaga wanita sangat ada
kecenderungannya karena terdapat syarat yang harus dimiliki oleh karyawan tersebut,
diantaranya : syarat pengetahuan, keterampilan, kepribadian
6. Mengetik secara baik merupakan cara yang benar dalam melakukan pengetikan suatu
pekerjaan, bila pengetikan tersebut dapat berjalan dengan baik maka terdapat
beberapat cara, diantaranya : sistem sepuluh jari, keterampilan atau kecepatan, sistem
irama
KEGIATAN 2
b. Komunikan.
62
Penerima (receiver) yang menerima pesan dari komunikator, kemudian
memahami, menerjemahkan dan akhirnya memberi respon.
c. Media.
Saluran (channel) yang digunakan untuk menyampaikan pesan sebagai sarana
berkomunikasi. Berupa bahasa verbal maupun non verbal, wujudnya berupa
ucapan, tulisan, gambar, bahasa tubuh, bahasa mesin, sandi dan lain
sebagainya.
d. Pesan.
Isi komunikasi berupa pesan (message) yang disampaikan oleh Komunikator
kepada Komunikan. Kejelasan pengiriman dan penerimaan pesan sangat
berpengaruh terhadap kesinambungan komunikasi.
e. Tanggapan.
Merupakan dampak (effect) komunikasi sebagai respon atas penerimaan
pesan. Diimplentasikan dalam bentuk umpan balik (feed back) atau tindakan
sesuai dengan pesan yang diterima.
3. Proses komunikasi adalah bagaimana komunikator menyampaikan pesan kepada
komunikannya, sehingga dapat menciptakan suatu persamaan makna antara komunikan
dengan komunikatornya. Proses komunikasi ini bertujuan untuk menciptakan
komunikasi yang efektif (sesuai dengan tujuan komunikasi pada umumnya). Proses
komunikasi termasuk juga suatu proses penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak
lain dimana seseorang atau beberapa orang, kelompok, organisasi dan masyarakat
menciptakan dan menggunakan informasi agar terhubung dengan lingkungan dan orang
lain.
4. Komunikasi verbal adalah komunikasi dengan menggunakan simbol-simbol verbal.
Simbol verbal bahasa merupakan pencapaian manusia yang paling impresif. Ada aturan-
aturan yang ada untuk setiap bahasa yaitu fonologi, sintaksis, semantik dan pragmatis.
Komunikasi ini dapat berupa ucapan langsung dari komunikator (oral) juga berupa pesan
yang dikomunikasikan lewat tulisan oleh komunikator. Komunikan dapat mendengar
langsung pesan yang disampaikan dan juga dapat membaca pesan yang disampaikan
oleh seorang komunikator dalam komunikasi verbal ini.
5. Komunikasi nonverbal adalah proses komunikasi dimana pesan disampaikan tidak
menggunakan kata-kata. Contoh komunikasi nonverbal ialah menggunakan gerak
isyarat, bahasa tubuh, ekspresi wajah dan kontak mata, penggunaan objek seperti
62 Komunikasi, Tata Ruang dan Tata laksana Kantor
Modul Pengantar Administrasi Perkantoran
pakaian, potongan rambut, dan sebagainya, simbol-simbol, serta cara berbicara seperti
63
intonasi, penekanan, kualitas suara, gaya emosi, dan gaya berbicara. Para ahli di bidang
komunikasi nonverbal biasanya menggunakan definisi “tidak menggunakan kata” dengan
ketat, dan tidak menyamakan komunikasi nonverbal dengan komunikasi nonlisan. Contohnya,
bahasa isyarat dan tulisan tidak dianggap sebagai komunikasi nonverbal karena
menggunakan kata, sedangkan intonasi dan gaya berbicara tergolong sebagai komunikasi
nonverbal.
6. Contohnya, bahasa isyarat dan tulisan tidak dianggap sebagai komunikasi nonverbal
karena menggunakan kata, sedangkan intonasi dan gaya berbicara tergolong sebagai
komunikasi nonverbal.
KEGIATAN 3
1. Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office Layout atau sering
disebut juga Layout saja. Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan
sebaginya didalam ruangan yang tersedia.
2. Tujuan Tata Ruang Kantor
- Memberikan kemudahan yang optimum bagi arus komunikasi dan arus kerja.
- Memberikan kondisi kerja yang baik bagi setiap orang.
- Memudahkan pengawasan sehingga manajer dapat melihat staf yang sedang
bekerja.
- Memberikan kemudahan yang tinggi kepada setiap gerakan karyawan dari meja
ke meja.
- Menghindarkan diri dari kemungkinan saling menganggu antara karyawan
dengan karyawan lainnya.
- Mempergunakan segenap ruangan dengan baik.
- Memisahkan pekerjaan yang berbunyi keras, gaduh dan menganggu dari
pekerjaan yang sunyi.
- Terciptanya kesan yang baik tentang organisasi tersebut dari relasi dan tamu
yang datang.
- Pelaksanaan pekerjaan dapat menempuh jarak yan terpendek.
3. Keuntunga-keuntungan :
a. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu karena pegawai berjalan mundar-mandir
yang sebenarnya tidak perlu.
b. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
63 Komunikasi, Tata Ruang dan Tata laksana Kantor
Modul Pengantar Administrasi Perkantoran
c. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu luas lantai tertentu dapat
64
dipergunakan untuk keperluan sebanyak-banyaknya.
d. Mencegah para pegawai bagian lain terganggu oleh pemilik yang akan menemui
suatu bagian tertentu.
4. Manfaat tata ruang kantor antara lain :
a. Merencanakan suatu kantor dengan baik akan membantu efisiensi melakukan
pekerjaan.
b. Penghematan penggunaan ruang lantai yang tepat.
c. Pengawasan dapat dipermudah.
d. Hubungan dapat dipercepat.
e. Perlengkapan dan mesin kantor berguna lebih baik.
f. Suatu kantor yang berencana dapat menambah kesenangan dan semangat bekerja
bagi karyawan, sedangakan tata ruang yang tidak berencana baik akan mempunyai
pengaruh yang sebaliknya.
g. Jalannya pekerjaan lebih lancar.
5. Beberapa asas tata ruang yang baik :
- Asas mengenai jarak terpendek
Jarak terpendek ialah garis lurus yang menghubungkan 2 buah titik. Asas jarak
terpendek ini harus mendapatkan perhatian dalam setiap menyusun tata ruang
kantor.
- Asas mengenai rangkaian kerja
Asas ini merupakan pelengkap dari asas jarak terpendek. Menurut asas ini proses
pekerjaan harus bergerak maju, tidak ada gerak mundur dan menyilang. Hal ini
tidak berarti bahwa gerakan harus menempuh garis lurus, yang penting ialah
bahwa proses penyelesaian pekerjaan harus bergerak maju, bentuknya dapat
berupa garis siku, lingkaran atau berbentuk huruf U atau L.
- Asas penggunaan seluruh ruangan
Asas ini menghendaki pemakaian sepenuhnya dari semua ruang yang ada, dan
penggunaan ini bermaksud tidak hanya ruang horizontal tetapi meliputi juga
penggunaan luas lantai dan ruang yang lurus (vertical) ke atas. Jadi pokok asas
ini menghendaki tidak adanya ruangan yang tidap terpakai.
- Asas perubahan susunan tempat kerja
Asas ini menghendaki kemungkinan melakukan perubahan dengan mudah serta
tidak terlalu banyak menelan biaya. Seperti telah diuraikan kemungkinan
64 Komunikasi, Tata Ruang dan Tata laksana Kantor
Modul Pengantar Administrasi Perkantoran
perubahan tata ruang dapat terjadi karena ditingkatkan kuantitas dan kualitas dari
65
kegiatan pekerjaan kantor.
6. Teknik-teknik dalam menyusun tata ruang antara lain :
a. Unit yang bertugas khusus melayani public agar ditaruh di tempat yang mudah
didatangi para pelanggan tanpa mengganggu unit lain. Tempat yang mudah didatangi
biasanya terletak diruang terdepan dari gedung yang bersangkutan.
b. Unit-unit yang pekerjaannya berhubungan erat, hendaknya dikelompokkan pada satu
tempat (one roof). Dengan cara demikian kelancaran pekerjaan dan asas terpendek
dapat terpenuhi.
c. Unit pusat yang mengerjakan semua pekerjaan kantor agar diberi tempat di tengah-
tengah, sehingga unit-unit yang lain mudah menghubunginya.
d. Unit yang tugasnya melakukan pekerjaan yang sangat gaduh, dijauhkan dari bagian
pekerja otak misalnya, sebuah percetakan agar dijauhkan dari unit perencanaan.
7. Prinsip-prinsip tata ruang menurut Drs. Moekijat antara lain :
a. Pekerjaan harus mengalir terus-menerus, sedapat-dapatmya dalam garis lurus.
b. Bagian-bagian dan seksi-seksi yang berfungsi sama dan yang berhubungan harus
ditempatkan secara berdekatan untuk mengurangi waktu bepergian.
c. Penambahan ruang harus cukup untuk kebutuhan pekerjaan dan kesenangan
pegawai.
d. Perkakas dan perlengkapan dengan ukuran yang seragam memperbesar keluwesan
dan rupa yang lebih serasi.
e. Menyusun meja-meja harus sedemikian rupa, sehingga tidak ada pegawai yang
terpaksa menghadap pada sumber cahaya.
f. Cahaya matahari yang cukup hendaknya datang pada sebelah kiri mata.
g. Kurangi berjalan dan menunggu waktu.
h. Jumlah gang dengan luas yang cukup.
i. Ruang lantai harus bebas daripada rintangan (almari, dsb.).
DAFTAR PUSTAKA
65 Komunikasi, Tata Ruang dan Tata laksana Kantor
Modul Pengantar Administrasi Perkantoran
66
Gie, The Liang 2000. Administrasi Perkantoran. Yokyakarta : Modern Liberty