MODUL KEARSIPAN

1
Untuk
SMK / MAK Kelas X

1
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat-
Nya kepada saya sehingga saya dapat menyelesaikan tugas akhir Pengembangan Bahan Ajara
Administrasi Perkantoran..
Saya mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah berkenan membantu
Kami dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini, terutama Bapak Drs. H. Muhammad Arif, M.Si
selaku Dosen matakuliah Pengembangan Bahan Ajara Administrasi Perkantoran. Tugas akhir
ini Kami buat untuk memenuhi tugas mata kuliah Pengembangan Bahan Ajara Administrasi
Perkantoran.
Saya sadar bahwa tugas akhir ini masih terdapat kekurangan dan kesalahan, oleh
karena itu kritik dan saran sangat Saya harapkan untuk menyempurnakan Tugas Akhir ini.
Semoga tugas akhir ini bermanfaat tidak hanya bagi kami para mahasiswa Universitas Negeri
Malang tetapi juga bagi semua pihak diluar Universitas Negeri Malang.

Malang, 29 November 2016

Penulis

i
 DAFTAR ISI

Kata Pengantar .................................................................................................................... i

Daftar Isi ............................................................................................................................. ii

Pengantar............................................................................................................................. 1

Petunjuk Pembelajaran........................................................................................................ 1

Kompetensi Inti ................................................................................................................... 3

Kompetensi Dasar ............................................................................................................... 3

Indikator .............................................................................................................................. 4

Kemampuan Yang Diharapkan ........................................................................................... 4

Materi Pelajaran .................................................................................................................. 4

Informasi Pendukung .......................................................................................................... 4

Paparan Isi Materi ............................................................................................................... 6

Rangkuman ......................................................................................................................... 17

Latihan ................................................................................................................................ 19

Kunci Jawaban .................................................................................................................... 19

Tugas ................................................................................................................................... 21

Penilaian.............................................................................................................................. 21

Daftar Pustaka ..................................................................................................................... 24

ii
A. PENGANTAR

Administrasi selalu ada disemua ruang lingkup kerja atau kegiatan.

Administrasi identik dengan persuratan atau ketatausahaan. Dalam bidang
administrasi diperlukan kegiatan untuk pengelolaan arisp dikarenakan dokumen
yang dimiliki perusahaan merupakan dokumen yang menjadi kekayaan
perusahaan yang tidak boleh hilang, karena itu dokumen – dokumen tersebut
harus dijaga dan dilindungi secara baik oleh perusahaan.
Tujuan dalam rangka menyelamatkan arsip yang berisi informasi
penting merupakan bukti pertanggung jawaban yang autentik, maka arisp – asrip
tersebut haruslah disimpan dengan baik menggunakan satu system yang
memudahkan dalam menyimpan dan menemukan kembali.
Sebelum melakukan penyimapana arsip maka di perlukan pengkodean
arsip. Pengkodean adalah memberikan kode pada setiap dokumen yang dimiliki
dengan kode tertentu, sehingga masing-masing dokumen dapat diidentifikasi dan
dapat diinventarisasi. Oleh Karena itu, modul ini akan membicarakan cara
pengkodean dokumen agar menimbulkan pemahaman mengenai bagaimana cara
mengkode dokumen yang baik dan benar.

B. PETUNJUK PEMBELAJARAN

 Untuk Peserta Didik

1) Petunjuk Umum
a) Bacalah bahan ajar dengan seksama, terutama bagian instruksi.
b) Pahami tujuan anda mempelajari bahan ajar, sasaran yang diharapkan,
tingkat penguasaan yang diharapkan serta waktu yang ditargetkan.
c) Kerjakanlah tugas dan latihan yang terdapat di dalamnya dengan jujur tanpa
melihat kunci jawaban sebelum anda mengerjakannya.
d) Gunakan teknik membaca cepat dalam mempelajari bahan ajar.
e) Laporkan kemajuan anda kepada pendidik sebelum anda melanjutkan ke
bahan ajar selanjutnya.

1
2) Anda diperbolehkan bertanya kepada pendidik jika dianggap perlu.
3) Usahakan menyelesaikan setiap bahan ajar lebih cepat dari waktu yang
ditetapkan.
4) Jika ada bagian yang belum anda pahami, cobalah terlebih dahulu
mendiskusikan dengan teman yang sedang mengerjakan bagian yang sama,
sebelum anda bertanya pada pendidik. Kalau perlu, anda harus berusaha
mencari tahu jawabannya pada sumber yang lain.
5) Tingkat pemahaman minimal yang diharapkan sebesar 75%, jika tingkat
penguasaan anda kurang dari 75%, pelajari materi/ bagian-bagian dari bahan
ajar yang belum anda kuasai, atau mintalah saran-saran dari pendidik. Ikuti
ketentuan yang berlaku dalam setiap bahan ajar sebelum anda melanjutkan ke
bagian lain atau ke bahan ajar berikutnya.
 Untuk Pendidik
1) Pendidik harus menguasai sepenuhnya isi bahan ajar dan mempunyai daftar
bagian bahan ajar yang mungkin sulit bagi peserta didik dan mempersiapkan
penjelasan / jawaban yang diperlukan.
2) Pendidik harus mempunyai catatan posisi dan kemajuan setiap peserta didik
dan sekaligus memikirkan sumber informasi lain yang dapat disarankan kepada
peserta didik.
3) Pendidik hendaknya dapat meningkatkan motivasi peserta didik setiap saat
terutama bagi peserta didik yang berhasil (memberi pujian, penghargaan,
hadiah kecil, dll).
4) Sebelum memberikan verifikasi keberhasilan peserta didik, pendidik harus
mengevaluasi keberhasilan peserta didik dengan memberikan pertanyaan,
otomatisasi kantor, test dan sebagainya yang telah dipersiapkan terlebih
dahulu.
5) Bahan ajar yang digunakan oleh peserta didik harus dimulai secara berurutan.
6) Setiap satu bahan ajar selesai, peserta didik harus melaporkannya kepada
fasilitator dan diverifikasi oleh fasilitator melalui tes sederhana, tanya jawab
dan sebagainya.
7) Peserta didik ditugaskan untuk membuat rangkuman setiap bahan ajar yang
telah mereka pelajari.

2
8) Bahan ajar ini merupakan edisi awal materi kurikulum 2013. Oleh karena itu,
pendidik diharapkan:
a) Membuat catatan rinci mengenai kekurangan bahan ajar ini;
b) Menambahkan materi yang dianggap lebih baik dari yang ada, sesuai
dengan kondisi setempat.

C. KOMPETENSI INTI - KOMPETENSI DASAR – INDIKATOR

Kompetensi Inti :
1. Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.
2. Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli, santun,
ramah lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsif dan pro-
aktif) dan menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai
permasalahan bangsa dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan
sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam
pergaulan dunia.
3. Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, prosedural
dalam ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan
wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait
fenomena dan kejadian, serta menerapkan pengetahuan prosedural pada bidang
kajian yang spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan
masalah.
4. Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak
terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara
mandiri, dan mampu menggunakan metoda sesuai kaidah keilmuan.

Kompetensi Dasar :
1.2 Penerapan penggunaan panca indera sebagai sarana untuk berkarya secara
efektif dan efisien dalam bidang kearsipan berdasarkan nilai-nilai agama yang
dianut.
1.3 Meyakini bahwa bekerja dalam bidang kearsipan adalah salah satu bentuk
pengamalan perintah Tuhan yang harus dilakukan secara sungguh-sungguh.

3
2.3 Menghargai kerja individu dan kelompok dalam pembelajaran sehari-hari
sebagai wujud implementasi sikap kerja
3.5 Mengemukakan cara pengkodean dokumen
4.5 Mempraktikkan cara pengkodean dokumen.

Indikator :
3.5 Mengemukakan cara pengkodean dokumen
4.5 Mempraktikan cara pengkodean dokumen

D. KEMAMPUAN AKHIR YANG DIHARAPKAN

a. Peserta didika mampu memahami cara pengkodean arsip dengan baik dan
benar.
b. Peserta didik mampu memeraktikan cara pengkodean arisp

E. MATERI PEMBELAJARAN

Dalam modul menjelaskan tentang :

a. Pengertian penyimanan dan pengkodean dokumen
b. Syarat-syarat dalam Pengkodean Dokumen
c. Manfaat pengkodean antara lain
d. Klasifikasi dan Pengkodean Dokumen
e. Jenis – jenis pengkodean bahan dokumen dan kliping
f. Cara mengelola buku pustaka
g. Cara menata buku pustaka dan kliping dalam rak
h. Prosedur penyimanan buku dan pencarian buku

F. INFORMASI PENDUKUNG

Pengkodean dokumen yang sudah diterapkan secara internasional adalah

pengkodeaan dengan klasifikasi system Dewey Decimal Clasification (DDC),

4
yang artinya klasifikasi sistem decimal atau angka menurut Melvil
Dewey. Melvil Dewey adalah orang Amerika yang telah menemukan kode
klasifikasi sistem angka untuk mengelola dokumen berupa buku dan kliping
dalam perpustakaan. Sedangkan ada beberapa macam Tipe Kode antara lain :
a. Kode Mnemonic (Mnemonic Code)
Kode Mnemonic digunakan untuk tujuan supaya mudah diingat. Kode
Mnemonic dibuat dengan dasar singkatan atau mengambil sebagian karakter dari
item yang akan diwakili dengan kode ini. Kelebihan kode ini adalah mudah
diingat. Sedangkan untuk Kelemahannya kode dapat menjadi panjang.
Contoh : Kode Pelanggan : Kode ”MYS” untuk pelanggan dengan nama
Muhamad Yusuf Subarka.
b. Kode Urut (Sequential Code)
Kode Urut, disebut juga kode seri merupakan kode yang nilainya urut
antar satu kode dengan kode berikutnya. Kelebihanya adalah mudah diingat, kode
dapat pendek, tapi harus unik. Sedangkan kelemahan adalah penambahan kode
hanya dapat ditambahkan pada akhir urutan, tidak fleksibel bila terjadi perubahan
kode.
Contoh : 001 Kas
002 Piutang Dagang
c. Kode Blok (Block Code)
Kode Blok mengklasifikasikan item ke dalam kelompok blok tertentu
yang mencerminkan satu klasifikasi tertentu atas dasar maksimum yang
diharapkan. Kelebihanya adalah nilai dari kode mempunyai arti, kode dapat
ditambah atau dibuang sebagian. Sedangkan kelemahan adalah panjang kode
tergantung dari jumlah bloknya.
Contoh : Rekening-rekening dalam Buku Besar
Blok Kelompok
1000 – 1999 Aktiva Lancar
d. Kode Grup (Group Code)
Kode Grup merupakan kode yang berdasarkan field-filed dan tiap-tiap
field kode mempunyai arti. Kelebihanya adalah niali dari kode mempunyai arti,

5
mudah diperluas, dapat menunjukkan jenjang dari data. Sedangkan kelemahan
adalah kode dapat menjadi panjang.
e. Kode Desimal (Decimal Code)
Mengklasifikasikan kode atas dasar 10 unit angka desimal dimulai dari
angka 0 sampai dengan angka 9 atau dari 00 sampai dengan 99 tergantung
banyaknya kelompok.

G. PAPARAN ISI MATERI

1. Pengertian Penyimpanan dan Pengkodean Dokumen

Penyimpanan dokumen adalah segala bentuk usaha agar dokumen yang
dimiliki tidak rusak dan tidak hilang, sehingga ketika dokumen tersebut
dibutuhkan dapat disediakan. Pengkodean adalah memberikan kode pada setiap
dokumen yang dimiliki dengan kode tertentu, sehingga masing-masing dokumen
dapat diidentifikasi dan dapat diinventarisasi.
Sedangkan Menurut Jogiyanto (2005:384) pengkodean adalah suatu
susunan digit (angka), huruf dan karakter-karakter khusus yang dapat dirancang
dalam bentuk kode. Kode digunakan untuk mengklasifikasikan data, memasukkan
data ke dalam komputer dan untuk mengambil bermacam-macam informasi yang
berhubungan dengannya. Kode dapat berupa angka, huruf dan karakter khusus.

2. Syarat-syarat dalam Pengkodean Dokumen

Yang harus diperhatikan dalam pembuatan kode adalah sebagai berikut :
a. Harus mudah diingat
b. Harus fleksibel, jika ada perubahan tidak akan merubah semuanya.
c. Harus efisien (singkat), karena kode yang pendek akan mudah diingat.
d. Harus unik (beda), berarti tidak ada kode yang kembar.
e. Harus konsisten, tidak boleh berubah-ubah dalam jangka pendek.
f. Harus standarisasi, karena kode yang tidak standard akan mengakibatkan
kebingungan, salah pengertian dan cenderung terjadi kesalahan pemakaian bagi
yang menggunakan kode tersebut.
g. Hindari penggunaan karakter yang mirip.

6
h. Hindari penggunaan spasi.
i. Panjang kode harus sama.

3. Manfaat pengkodean antara lain :

a. Mempercepat atau mempersingkat proses penulisan baik dari elemen data,
proses penyajian maupun peng- entry- an data pada komputer.
b. Menghemat media penyimpanan data seperti harddisk, dan lain-lain.
c. Untuk mempermudah dan mempercepat proses pemasukan, pencarian serta
pengolahan data guna memperoleh informasi yang akurat.

4. Klasifikasi dan Pengkodean Dokumen

Untuk melakukan pengkodean dokumen dilakukan dengan mencatat pada
buku induk dokumen, antara lain :
a) Nomor Urut
b) Tanggal Dokumen Diperoleh
c) Penyusutan Dokumen
d) Nama / Judul Dokumen
e) Kota Tempat Terbit
f) Nama Penerbit
g) Tahun Penerbitan
h) Jumlah Halaman
i) Cara memperoleh Dokumen.
Pembagian klasifikasi di mulai dari pembagian utama yang dipecah
menjadi divisi, divisi dipecahkan lagi menjadi seksi, dan seksi di pecah menjadi
subseksi.
a. Pola Klasifikasi Judul (Caption) dan Pembagian Judul atas
b. Teknik Mengindeks
c. Teknik Menetapkan Kode
d. Prosedur dan Teknik penyimpanan
b. Menentukan Pencatatan yang di perlukan.

7
5. Jenis-jenis Pengkodean Bahan Dokumen dan Kliping
Sistem pengkodean bahan pustakan yang sering dipergunakan untuk
mengelola bahan pustaka ada 2 macam, yaitu sistem Universal Decimal
Clasification (UDC) dan sistem Dewey Decimal Clasification (DDC).
a. Sistem UDC
Apabila mengelola dengan system nomor UDC semua dokumen/buku
perpustakaan dikelompokkan menjadi 10 kelompok utama,. Masing-masing
kelompok utama dikelompokkan menjadi 10 kelompok pembantu. Kode nomor
UDC terdiri dari angka Arab 2 digit yaitu kode 00 sampai 90. Jadi apabila kita
menggunakan sstem UDC secara standar akan terdapat 100 kode dokumen/buku.
Klasifikasi UDC kelompok utama sebagai berikut :

No. Kode UDC Jenis Buku Pustaka

1 00 – 09 Karya Umum
2 10 – 19 Filsafat
3 20 – 29 Agama
4 30 – 39 Ilmu Pengetahuan Kemasyarakatan/IPS
5 40 – 49 Bahasa
6 50- 59 Ilmu Pengetahuan Murni /IPA
7 60 – 69 Teknologi
8 70 – 79 Seni, Olahraga, Hiburan, Rekreasi, Hobi
9 80 – 89 Sastra
10 90 – 99 Sejarah

Dewasa ini jumlah bahan dokumen di perpustakaan semakin bertambah

jumlahnya sehingga sistem UDC tidak bisa memenuhi kebutuhan kodenya, maka
sistem UDC mulai tidak dipakai. Sebagai pengganti sistem UDC adalah sistem
DDC, sistem ini dapat menyediakan jumlah kode yang bisa dikembangkan sesuai
dengan kebutuhan.
b. Sistem Nomor DDC
Menurut DDC semua dokumen/buku perpustakaan dikelompokkan
menjadi 10 kelompok utama, masing-masing kelompok utama dikelompokkan

8
menjadi 10 kelompok pembantu, untuk berikutnya masing-masing kelompok
pembantu dikelompokkan menjadi 10 kelompok sub pembantu.. Jadi apabila kita
menggunakan system DDC secara standar akan terdapat 1000 kode
dokumen/buku. Kode nomor DDC terdiri dari angka Arab 3 digit yaitu
dokumen/buku diberi berkode 000 sampai dokumen/buku yang berkode 999.
Adapun contoh klasifikasi DDC adalah sebagai berikut :
1) Klasifikasi Kelompok Utama :
No. Kode DDC Jenis Buku Pustaka
1 000 – 099 Karya Umum
2 100 – 199 Filsafat
3 200 – 299 Agama
4 300 – 399 Ilmu Pengetahuan Kemasyarakatan/IPS
5 400 – 499 Bahasa
6 500- 599 Ilmu Pengetahuan Murni /IPA
7 600 – 699 Teknologi
8 700 – 799 Seni, Olahraga, Hiburan, Rekreasi, Hobi
9 800 – 899 Sastra
10 900 – 999 Sejarah

2) Klasifikasi Kelompok Pembantu

Kode Jenis Buku Pustaka Kode Jenis Buku Pustaka
000 - 099 Karya Umum 500 – 599 Ilmu Pengetahuan Murni
010 Bibliografi 510 Matematika
020 Ilmu Perpustakaan 520 Ilmu Falak
030 Ensiklopedia Umum 530 Ilmu Alam
040 540 Ilmu Kimia
050 Majalah Umum 550 Geologi
060 Organisasi Umum dan 560 Palaentologi
Musium
070 Surat kabar 570 Ilmu Hayat
080 Kumpulan Karya-karya yang 580 Ilmu Tumbuh-tumbuhan, Botani

9
 Kode Jenis Buku Pustaka Kode Jenis Buku Pustaka
bersifat Umum, Esei,
Amanat, Pidato, Ceramah,
Kutipan-kutipan
090 Karya-karya yang jarang 590 Ilmu Hewan, Zoologi
diemukan : manuskrip/nzkh-
nzkh kuno
100 - 199 Filsafat 600 – 699 Teknologi
110 Metafisika 610 Ilmu Kedokteran, Ilmu
Kesehatan
120 Teori-teori tentang meta 620 Ilmu Teknik
fisika, Psendo Psikologi, Para
Psikilogi, Okhultisme
130 630 Pertanian
140 System-sistem Filsafat 640 Home Economics,
Kesejahteraan Rumah Tangga
150 Ilmu Jiwa Umum 650 Perusahaan
160 Logika 660 Industry Kimiawi
170 Etika 670 Manufaktur,Pembuatan Barang-
barang
180 Filsafat Purba, Filsafat Timur 680 Pabrik-pabrik Aneka Ragam
Industri
190 Filsafat Modern 690 Teknik, Bangunan,
Pembangunan Gedung
200 – 299 Agama 700 – 799 Seni, Olahraga, Hiburan,
Rekreasi, Hobi
210 Agama-agama Alam 710 Seni Pemandangan, Seni
Perkotaan
220 Alkitab 720 Arsitektur
230 Teologi 730 Seni Pahat, Patung
240 740 Menggambar, Seni Dekorasi

10
 Kode Jenis Buku Pustaka Kode Jenis Buku Pustaka
250 Pastor dan Kepastoran 750 Seni Lukis
260 760 Seni Cetak-mencetak
270 Sejarah Agama Kristen 770 Fotografi
280 780 Music, Seni Suara
290 Agama-agama Lain 790 Rekreasi, Hiburan, Hobi
300 – 399 Ilmu Pengetahuan 800 – 899 Sastra
Kemasyarakatan / IPS
310 Statistic 810 Sastra Amerika
320 Politik Civics 820 Sastra inggris
330 Ekonomi 830 Sastra Jerman
340 Ilmu Hukum 840 Sastra Prancis
350 Pemerintahan, Administrasi 850 Sastra Italia
Negara
360 Kesejahteraan Sosial 860 Sastra Spanyol
370 Pendidikan 870 Sastra Latin
380 Dagang, Perdagangan 880 Yunani Klasik
390 Adat-istiadat dan Foklore 890 Satra Lain
400 – 499 Bahasa 8X Sastrta Bahasa-bahasa di
Indonesia umumnya
410 Filologi Komparatif, Tulisan 8X0 Sastra Indonesia (Bahasa
Indonesia
420 Bahasa Inggris 900 – 999 Sejarah
430 Bahasa Jerman 910 Ilmu Bumi
440 Bahasa Perancis 920 Biografi, Kisah Hidup
450 Bahasa Italia 930 Sejarah Umum Zaman Purba
460 Bahasa Spanyol 940 Sejarah Eropa
470 Bahasa Latin 950 Sejarah Asia
480 Bahasa Yunani 960 Sejarah Afrika
490 Bahasa-bahasa Lainnya 970 Sejarah Amerika Utara
4X Bahasa di Indonesia Pada 980 Sejarah Amerika Selatan

11
 Kode Jenis Buku Pustaka Kode Jenis Buku Pustaka
Umumnya
4X0 Bahasa Indonesia (Bahasa 990 Sejarah Pulau-pulau Pasifik,
Nasional) Australia, Arlitika, Antartika

3) Pembagian DDC pada pembagian yang lebih kecil

510 – 519 ILMU PASTI 580 – 589 Ilmu Tumbuh-tumbuhan
511 Berhitung 584 Monokotil
512 Aljabar 584.9 Graminae
513 Ilmu Ukur 584.93 Padi
Dan seterusnya

Sistem persepuluhan DDC ini memungkinkan tiap buku, walau apapun

subjek atau golongan isinya, mendapat nomor klasifikasi. Dari contoh di atas
Pustakawan bisa mengembangkan sendiri klasifikasi kode buku di perpustakaan
yang dikelolanya.

6. Mengelola Buku Pustaka

Sebelum dipinjamkan buku pustaka perlu dilengkapi dengan berbagai
perlengkapan agar memudahkan dalam pengelolaan dan pelayanan peminjaman.
Kelengkapan-kelengkapan buku pustaka antara lain :
a. Nomor Pengenal (call number)
Nomor pengenal buku adalah nomor Dewey dan tiga huruf pertama dari
nama pengarang. Penetapan nomor pengenal buku adalah sebagai berikut :
1) Buku Aljabar karangan Aminudin, atau karangan Salpherr, atau karangan
Suwardi, tiap buku diberi identitas sbagai berikut :
Buku Matematika yang Buku Matematika yang Buku Matematika yang
dikarang Aminudin : dikarang Salpherr : dikarang Suwardi :
512 512 512
AMI SAL SUW

12
2) Nama pengarang tiga huruf pertama sama, misalnya buku tentang manajemen
karangan Sutantio, Sutisno, Sutarman, maka nomor pengenalnya ditambah satu
huruf pertama dari judul buku.

“Seni Manajemen “Perkembangan “Manajemen dari Masa-

Modern” karangan Manajemen” karangan kemasa” karangan
Sutantio : Sutisno : Sutarman :
353 353 353
SUT SUT SUT
s l b

3) Apabila memiliki buku dengan pengarang yang sama dengan judul yang sama
lebih dari satu, maka nomor pengenalnya ditambah angka arab dibelakang
huruf pertama judul. Misalnya buku dengan judul “Pendidikan Sekretaris
Kantor” karangan Sutantio berjumlah 3 buah, nomor pengenalnya sebagai
berikut :

357 357 357

SUT SUT SUT
S1 S2 S3

Kalau sekiranya masih ada dua atau lebih buku yang masih serupa nomor
pengenalnya, setelah ditambah huruf pertama dari judul, ditambah angka arab,
Pustakawan boleh mengambil kebijakan sendiri untuk menetapkan nomor

pengenal buku.

b. Kartu Buku
Kartu Buku dipergunakan untuk mencatat tanggal kembali buku pustaka
yang dipinjam. Ketika buku pustaka dipinjam, maka kartu buku diambil disimpan
menjadi satu dengan Kartu Peminjam (dimasukkan kedalan kantong peminjam).
Kartu Buku dibuat dari karton manila denngan ukuran 5 X 10 cm. Informasi-
informasi yang ditulis dalam Kartu Buku sebagai berikut :
1) Nomor Pengenal Buku

13
2) Nomor Induk Buku
3) Pengarang Buku
4) Judul Buku
5) Harga buku, gunanya untuk menetapkan berapa dendanya apabila buku itu
rusak atau hilang.
c. Kantong Kartu Buku
Kantong Kartu Buku dipergunakan untuk menyimpan kartu buku.
Kantong kartu buku ditempelkan di kulit buku belakang bagian dalam. Kartu buku
dibuat dari karton manila dengan ukuran 5,5 X 7,5 cm. Informasi-informasi yang
ditulis dalam Kantong Buku sebagai berikut :
1) Nomor Pengenal Buku
2) Nomor Induk Buku
3) Pengarang Buku
4) Judul Buku
d. Kartu Peminjam
Kartu Peminjam adalah kartu yang dipakai untuk meminjam buku. Di
perpustakaan tertentu kartu peminjam dijadikan satu dengan kartu anggota
perpustakaan sehingga lebih praktis dan efisien.
e. Kantong Peminjam
Kantong peminjam dipergunakan untuk menyimpan Kartu Buku dan Kartu
Pinjam. Kantong peminjam dibuat dari karton nila berukuran 5,5 X 7,5 cm..
Informasi yang ditulis di Kantong Peminjam sebagai berikut :
1) Nomor Anggota
2) Nama Peminjam
3) Kelas
4) Berlaku sampai
f. Buku Daftar Peminjam
Setiap perpustakaan harus memiliki catatan peminjam buku pustaka,
catatan peminjam buku berupa buku dan kartu. Dengan mencatat
peminjam buku, dapat diketahui berapa jumlah peminjam buku pustaka dalam
periode waktu tertentu. Dengan mengetahui jumlah peminjam, pustakawan dapat
melakukan tindak lanjut apakah perlu pembenahan perpustakaan, penambahan

14
jumlah buku dan lain sebagainya yang mengarah pada perbaikian perpustakaan.
Buku Daftar peminjam dibuat dalam buku ukuran folio dengan lajur-lajur sebagai
berikut :
1) Nomor Urut
2) Nama Peminjam
3) Kelas Peminjam
4) Nomor Anggota Peminjam
5) Keterangan
g. Kartu Katalog
Kartu katalog adalah kartu yang dipergunakan untuk menelusuri buku-
buku pustaka yang dibutuhkan. Kartu katalog ada tiga macam, yaiu kartu katalog
judul, kartu katalog pengarang dan kartu katalog subyek. Pengguna buku pustaka
dapat menelusuri dari tiga kemungkinan sesuai pengetahuan yang dimiliki, bisa
melalui judul bukunya, pengarangnya atau dari subyek bukunya.
1) Ukuran Kartu Katalog
Kartu catalog dibuat dari karton putih halus yang tipis, ukuran
internasional kartu catalog yaitu panjang 12,5 cm, lebar 7,5 cm. Di bagian bawah,
8 mm dari kaki kartu, tepat di tengah-tengah kartu diberi lobang yang garis
tengahnya 5 mm. lobang itu dipakai untuk memasukkan lidi besi yang terdapat
pada tiap-tiap laci tempat menyimpan kartu katalog yang telah diisi. Lidi besi itu
memegang kartu-kartu agar masing-masing tetap pada tempatnya. Kartu catalog
disusun dilaci menurut urutan abjad.
2) Kartu Katalog Pengarang
Buku yang berjudul “Sayuran Daun” karangan Warsito DP. Dan
Soedijanto, diterbitkan oleh Bumirestu Jakarta tahun 1977 dengan jumlah
halaman buku 63 halaman dan tinggi buku 21cm.
h. Buku Induk
Buku Induk perpustakaan adalah buku yang dipergunakan untuk
mencatat semua buku yang dimiliki perpustakaan. Dari buku Induk ini
perpustakaan mengetahui jumlah dan macam-macam buku yang dimiliki.
Buku Induk perpustakaan dibuat dari buku ukuran folio yang digaris-
garis menjadi sebuah kolom-kolom yang harus diisi dengan informasi sesuai

15
keadaan buku yang sedang dicatat. Adapun judul kolom-kolom buku inventaris
adalah sebagai berikut :
1) Nomor Urut, lebar lajur 2 cm
2) Nama Pengarang, lebar lajur 5 cm
3) Judul Buku, lebar lajur 10 cm
4) Nama Penerbit, lebar lajur 5 cm
5) Tahun Terbit, lebar lajur 1,5 cm
6) Harga Buku, lebar lajur 2 cm
7) Sumber Buku, lebar lajur 3,5 cm
8) Tanggal penerimaan, lebar lajur 1,5 cm
9) Keterangan, lebar lajur selebihnya

7. Menata Buku Pustaka dan Kliping dalam Rak

Setelah buku pustaka dan kliping telah dilengkapi dengan berbagai
identitas maka siap untuk dipinjamkan. Agar peminjam mudah untuk menemukan
buku yang diinginkan maka buku ditata dalam rak buku. Penataan buku pada rak
dilakukan secara kelompok sesuai dengan kode DDC dan nomor pengenal buku
yang telah dibuat.
Penataan buku dalam rak sebaiknya diberi penyekat dan antar sekat
diberikan jarak agar bisa dipakai untuk menggeser buku dan untuk keperluan
sirkulasi udara agar buku tidak lembab.

8. Prosedur Penyimpanan Buku dan Pencarian Buku

1) Penyimpanan Buku
1) Mencatat buku kedalam buku induk
2) Mentapkan nomor pengenal buku
3) Membuat label nomor pengenal buku, kemudian menempelkan pada
punggung buku
4) Membuatkan kantong kartu buku, kemudian menempelkan ke kulit buku
belakang bagian dalam
5) Membuat kartu buku, kemudian memasukkan kedalam kantong buku
6) Menata kedalam rak buku

16
2) Menemukan Buku Pustaka
1) Mengetahui pengarang, judul atau subyek buku yang akan dibutuhkan
2) Mencari pada kartu katalog pengarang, judul atau subyek
3) Mencari nomor pengenal buku
4) Mencari buku pada rak buku sesuai dengan nomor pengenal bukunya.

H. RANGKUMAN

 Penyimpanan dokumen adalah segala bentuk usaha agar dokumen yang

dimiliki tidak rusak dan tidak hilang, sehingga ketika dokumen tersebut
dibutuhkan dapat disediakan.
 Pengkodean adalah memberikan kode pada setiap dokumen yang dimiliki
dengan kode tertentu, sehingga masing-masing dokumen dapat diidentifikasi
dan dapat diinventarisasi.
 Syarat-syarat dalam Pengkodean Dokumen
Yang harus diperhatikan dalam pembuatan kode adalah sebagai berikut :
a. Harus mudah diingat
b. Harus fleksibel.
c. Harus efisien (singkat).
d. Harus unik (beda).
e. Harus konsisten.
f. Harus standarisasi.
g. Hindari penggunaan karakter yang mirip.
h. Hindari penggunaan spasi.
i. Panjang kode harus sama.
 Manfaat Pengkodean antara lain :
a. Mempercepat atau mempersingkat proses penulisan baik dari elemen data,
proses penyajian maupun peng- entry- an data pada komputer.
b. Menghemat media penyimpanan data seperti harddisk, dan lain-lain.
c. Untuk mempermudah dan mempercepat proses pemasukan, pencarian serta
pengolahan data guna memperoleh informasi yang akurat.
 Klasifikasi dan Pengkodean Dokumen

17
 Pembagian klasifikasi di mulai dari pembagian utama yang dipecah
menjadi divisi, divisi dipecahkan lagi menjadi seksi, dan seksi di pecah menjadi
subseksi.

 Jenis – jenis pengkodean dokum dan kliping

a. Sistem UDC
Semua dokumen/buku perpustakaan dikelompokkan menjadi 10
kelompok utama. Masing-masing kelompok utama dikelompokkan menjadi 10
kelompok pembantu. Kode nomor UDC terdiri dari angka Arab 2 digit yaitu kode
00 sampai 90.
b. Menurut DDC
Semua dokumen/buku perpustakaan dikelompokkan menjadi 10
kelompok utama, masing-masing kelompok utama dikelompokkan menjadi 10
kelompok pembantu, untuk berikutnya masing-masing kelompok pembantu
dikelompokkan menjadi 10 kelompok sub pembantu.. Jadi apabila kita
menggunakan system DDC secara standar akan terdapat 1000 kode
dokumen/buku. Kode nomor DDC terdiri dari angka Arab 3 digit yaitu
dokumen/buku diberi berkode 000 sampai dokumen/buku yang berkode 999.
 Kelengkapan buku pustaka :
a. Nomor pengenal (call number)
b. Kartu buku
c. Kantong kartu buku
d. Kartu pinjam
e. Kantong peminjam
f. Buku daftar pinjaman
g. Kartu katalog
 Prosedur penyimpanan buku dan pencarian buku
a) Penyimpanan Buku
1) Mencatat buku kedalam buku induk
2) Mentapkan nomor pengenal buku
3) Membuat label nomor pengenal buku, kemudian menempelkan pada
punggung buku

18
 4) Membuatkan kantong kartu buku, kemudian menempelkan ke kulit buku
belakang bagian dalam
5) Membuat kartu buku, kemudian memasukkan kedalam kantong buku
6) Menata kedalam rak buku
b) Menemukan Buku Pustaka
a. Mengetahui pengarang, judul atau subyek buku yang akan dibutuhkan
b. Mencari pada kartu katalog pengarang, judul atau subyek
c. Mencari nomor pengenal buku
d. Mencari buku pada rak buku sesuai dengan nomor pengenal bukunya.

I. LATIHAN

a. Soal
Jawablah latihan dibawah ini dengan jawaban yang benar :
a. Jelaskan pengertian penyimpanan dokumen?
b. Jelaskan pengertin pengkodean dokumen?
c. Jelaskan perbedaan system UDC dengan system DDC?
d. Jelaskan fungsi dari kartu buku?
e. Sebutkan kelengkapan-kelengkapan apa saja yang diperlukan dalam buku
pustaka?
f. Informasi apa saja yang perlu dicantumkan dalam “call number” buku
pustaka?
g. Jelaskan fungsi dari buku induk?
h. Jelaskan perlunya melakukan pengelompokkan buku pustaka dan kliping?
i. Jelaskan bagaimana cara menyiman buku?
j. Jelaskan bagaimana cara menemukan kembali buku pustaka?
b. Kunci Jawaban
1. Penyimpanan dokumen adalah segala bentuk usaha agar dokumen yang
dimiliki tidak rusak dan tidak hilang, sehingga ketika dokumen tersebut
dibutuhkan dapat disediakan.

19
2. Pengkodean adalah memberikan kode pada setiap dokumen yang dimiliki
dengan kode tertentu, sehingga masing-masing dokumen dapat diidentifikasi
dan dapat diinventarisasi.
3. System UDC : Semua dokumen/buku perpustakaan dikelompokkan menjadi
10 kelompok utama, Masing-masing kelompok utama dikelompokkan menjadi
10 kelompok pembantu. Kode nomor UDC terdiri dari angka Arab 2 digit yaitu
kode 00 sampai 90. Jadi apabila kita menggunakan sstem UDC secara standar
akan terdapat 100 kode dokumen/buku.
Sedangkan Sistem DDC : Semua dokumen/buku perpustakaan dikelompokkan
menjadi 10 kelompok utama, masing-masing kelompok utama dikelompokkan
menjadi 10 kelompok pembantu, untuk berikutnya masing-masing kelompok
pembantu dikelompokkan menjadi 10 kelompok sub pembantu. Jadi apabila
kita menggunakan system DDC secara standar akan terdapat 1000 kode
dokumen/buku. Kode nomor DDC terdiri dari angka Arab 3 digit yaitu
dokumen/buku diberi berkode 000 sampai dokumen/buku yang berkode 999.
4. Fungsi dar kartu buku adalah dipergunakan untuk mencatat tanggal kembali
buku pustaka yang dipinjam.
5. Kelengkapan – kelengkapan yang diperlukan dalam buku pustaka adalah :
 Nomor pengenal
 Kartu buku
 Kantong kartu buku
 Kartu pinjam
 Kantong peminjam
 Buku daftar pinjam
 Kartu katalog
 Buku induk
6. Informasi yang dicantumkan dalam nomor pengenal adalah Nomor Dewey dan
tiga huruf pertama dari nama pengarang.
7. Fungsi dari buku induk perpustakaan adalah buku yang dipergunakan untuk
mencatat semua buku yang dimiliki perpustakaan serta mengetahui jumlah dan
macam-macam buku yang dimiliki.

20
8. Agar memudahkan peminjam mudah untuk menemukan buku yang diinginkan
serta buku terlihat lebih rapi.
9. Cara menimpan buku :
J. Mencatat buku kedalam buku induk
K. Mentapkan nomor pengenal buku
L. Membuat label nomor pengenal buku, kemudian menempelkan pada
punggung buku
M. Membuatkan kantong kartu buku, kemudian menempelkan ke kulit buku
belakang bagian dalam
N. Membuat kartu buku, kemudian memasukkan kedalam kantong buku
O. Menata kedalam rak buku
10) Menemukan Buku Pustaka
 Mengetahui pengarang, judul atau subyek buku yang akan dibutuhkan
 Mencari pada kartu katalog pengarang, judul atau subyek
 Mencari nomor pengenal buku
 Mencari buku pada rak buku sesuai dengan nomor pengenal bukunya

J. TUGAS / LANGKAH KERJA

Buatlah kelompok dengan beranggotakan 3 – 4 orang. Bawalah 5 contoh

surat atau buku kemudian lakukan pengkodean dokumen dengan sistem Universal
Decimal Clasification (UDC) atau sistem Dewey Decimal Clasification (DDC).

K. PENILAIAN

Pedoman penilaian pengetahuan :

Nilai maksimal untuk :
Soal No. 1 : 10
Soal No.2 : 10
Soal No.3 : 10
Soal No.4 : 10

21
Soal No.5 : 10
Soal No.6 : 10
Soal No.7 : 10
Soal No.8 : 10
Soal No.9 : 10
Soal No.10 : 10
Total skor maksimal = 100

Nilai = × 100

Pada contoh diatas nilai maksimal adalah 100

Pedoman penilaian tugas :

ASPEK PENGAMATAN TUGAS

Nama
No Ketepata Hasil Predika
Siswa Kecepatan Teknik Skor Nilai
n akhir t

Keterangan :
Masing-masing kolom diisi dengan kriteria :
4 : baik sekali
3 : baik
2 : cukup
1 : kurang
∑
Nilai = × 100

22
Hasil nilai pengetahuan dikonversi sebagai berikut :

INTERVAL HASIL KONVERSI PREDIKAT

96 – 100 4.00 A
91 – 95 3.66 A-
86 – 90 3.33 B+
81 – 85 3.00 B
75 – 80 2.66 B-
70 – 74 2.33 C+
65 – 69 2.00 C
60 – 64 1.66 C-
55 – 59 1.33 D+
≤ 54 1.00 D

23
L. DAFTAR PUSTAKA

Dewi. 2016. Materi Penyimpanan Pengkodean Dokumen kelas X

(http://franciscapoppydewi.blogspot.co.id/2016/08/cara-penyimpanan-
pengkodean-dokumen-1.html) diakses pada tanggal 21 November 2016.

(www.kampus-info.com/2014/08/cara-pengkodean-dokumen.html?m=1) diakses
pada 28 November 2016.

24
25
26