ANALISIS SWOT

TIM 2
BPP DIKLAT PTBMMKI
2018/2019
“Analisis SWOT adalah suatu alat perencanaan
strategik yang penting untuk membandingkan
kekuatan dan kelemahan organisasi dengan
kesempatan dan ancaman dari eksternal.”

–KURTZ (2008, 46)

 STRENGTHS

Situasi atau kondisi yang merupakan kekuatan dari

organisasi atau program saat ini
contoh:
• sumber daya manusia yang berlebih (kuantitatif)
• sumber daya manusia yang berkompeten (kualitatif)
 WEAKNESSES
Kegiatan-kegiatan organisasi yang tidak berjalan
dengan baik atau sumber daya yang dibutuhkan oleh
organisasi tetapi tidak dimiliki oleh organisasi
contoh:
• kurangnya komunikasi antar anggota
• fasilitas yang kurang
 OPPORTUNITIES
Faktor positif yang muncul dari lingkungan
dan memberikan kesempatan bagi
organisasi untuk memanfaatkannya
contoh:
• memiliki sponsorship
• dukungan prodi, fakultas, dan
universitas
 THREATS
Faktor negatif dari lingkungan yang
memberikan hambatan bagi
berkembangnya atau berjalannya
sebuah organisasi

contoh:

• akademik yang terganggu

• waktu untuk pribadi jadi berkurang

 LANGKAH MENGANALISIS
SWOT
• Langkah 1: identifikasi kelemahan dan ancaman
yang paling urgent untuk diatasi secara umum pada
semua komponen

• Langkah 2: identifikasi kekuatan dan peluang yang

diperkirakan cocok untuk upaya mengatasi
kelemahan dan ancaman yang telah diidentifikasi
pada langkah 1

• Langkah 3: masukkan hasil identifikasi (langkah 1

dan 2) ke dalam Bagan Deskripsi SWOT
• Langkah 4: rumuskan strategi untuk menangani
kelemahan dan ancaman, termasuk pemecahan
masalah, perbaikan, dan pengembangan lebih
lanjut

• Langkah 5: tentukan prioritas penanganan

kelemahan dan ancaman itu, dan susunlah suatu
tindakan rencana untuk melaksanakan program
penanganan
 STRATEGI ANALISIS SWOT
1. Strengths-Opportunities: Menggunakan kekuatan-kekuatan
yang ada untuk menciptakan kesempatan-kesempatan.

2. Strengths-Treats: Menggunakan kekuatan-kekuatan untuk

menghindari dan mengeliminir ancaman-ancaman yang ada.

3. Weaknesses-Opportunities: Menghilangkan kelemahan-

kelemahan yang ada untuk menciptakan kesempatan-
kesempatan.

4. Weaknesses-Treats: Menghilangkan kelemahan-kelemahan

agar menghindari ancaman-ancaman.
Contoh Lembaran Kerja Analisis SWOT
 ARTI HASIL ANALISIS
SWOT
• Strengths: Pemeliharaan dan Pengembangan

• Weaknesses: Diperbaiki atau Dihilangkan

• Opportunities: Prioritas dan Optimisme

• Threats: Dilawan atau Diatasi

Standard Operating Procedures
“dokumen yang berkaitan dengan prosedur yang
dilakukan secara kronologis untuk
menyelesaikan suatu pekerjaan yang bertujuan
untuk memperoleh hasil kerja yang paling efektif
dari para pekerja dengan biaya yang serendah-
rendahnya. SOP biasanya terdiri dari manfaat,
kapan dibuat atau direvisi, metode penulisan
prosedur, serta dilengkapi oleh bagan flowchart
di bagian akhir.”

–Laksmi, 2008:52
 Tujuan SOP
(Indah Puji, 2014:30)
• untuk menjaga konsistensi tingkat penampilan
kinerja atau kondisi tertentu dan kemana petugas
dan lingkungan dalam melaksanakan sesuatu tugas
atau pekerjaan tertentu

• untuk menghindari kegagalan atau kesalahan

(dengan demikian menghindari dan mengurangi
konflik), keraguan, duplikasi serta pemborosan
dalam proses pelaksanaan kegiatan

• merupakan parameter untuk menilai mutu pelayanan

• untuk lebih menjamin penggunaan tenaga dan sumber daya
secara efisien dan efektif.

• untuk menjelaskan alur tugas, wewenang dan tanggung

jawab dari petugas yang terkait.

• sebagai dokumen yang akan menjelaskan dan menilai

pelaksanaan proses kerja bila terjadi suatu kesalahan atau
dugaan mal praktek dan kesalahan administratif lainnya,
sehingga sifatnya melindungi

• sebagai dokumen yang digunakan untuk pelatihan

• sebagai dokumen sejarah bila telah di buat revisi SOP yang

baru
 Fungsi SOP
(Indah Puji, 2014:35)
• memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit
kerja

• sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan

• mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan

mudah dilacak

• mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama

disiplin dalam bekerja

• sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin

 Manfaat SOP
(PERMENPAN No.PER/21/M-PAN/11/2008)
• sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai
dalam menyelesaikan pekerjaan khusus,
mengurangi kesalahan dan kelalaian

• SOP membantu staf menjadi lebih mandiri dan

tidak tergantung pada intervensi manajemen,
sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan
dalam pelaksanaan proses sehari-hari

• meningkatkan akuntabilitas dengan

mendokumentasikan tanggung jawab khusus
dalam melaksanakan tugas
• menciptakan ukuran standar kinerja yang akan
memberikan pegawai. cara konkret untuk memperbaiki
kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah
dilakukan

• menciptakan bahan-bahan training yang dapat

membantu pegawai baru untuk cepat melakukan
tugasnya

• menunjukkan kinerja bahwa organisasi efisien dan

dikelola dengan baik

• menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas

pemberian pelayanan
• menyediakan pedoman bagi setiap pegawai di unit
pelayanan dalam melaksanakan pemberian
pelayanan sehari-hari

• membantu penelusuran terhadap kesalahan-

kesalahan prosedural dalam memberikan
pelayanan. Menjamin proses pelayanan tetap
berjalan dalam berbagai situasi
Prinsip-Prinsip SOP
 PERMENPAN PER/21/M-PAN/
11/2008
penyusunan SOP harus memenuhi prinsip-prinsip antara lain:
kemudahan dan kejelasan, efisiensi dan efektivitas,
keselarasan, keterukuran, dimanis, berorientasi pada
pengguna, kepatuhan hukum, dan kepastian hukum
• Konsisten. SOP harus dilaksanakan secara konsisten
dari waktu ke waktu, oleh siapapun, dan dalam kondisi
apapun oleh seluruh jajaran organisasi pemerintahan.

• Komitmen. SOP harus dilaksanakan dengan komitmen

penuh dari seluruh jajaran organisasi, dari level yang
paling rendah dan tertinggi.

• Perbaikan berkelanjutan. Pelaksanaan SOP harus

terbuka terhadap penyempurnaan-penyempurnaan
untuk memperoleh prosedur yang benar-benar efisien
dan efektif.
• Mengikat. SOP harus mengikat pelaksana dalam
melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur standar
yang telah ditetapkan. 

• Seluruh unsur memiliki peran penting. Seluruh pegawai

peran-peran tertentu dalam setiap prosedur yang
distandarkan. Jika pegawai tertentu tidak melaksanakan
perannya dengan baik, maka akan mengganggu
keseluruhan proses, yang akhirnya juga berdampak pada
proses penyelenggaraan pemerintahan.

• Terdokumentasi dengan baik. Seluruh prosedur yang

telah distandarkan harus didokumentasikan dengan baik,
sehingga dapat selalu dijadikan referensi bagi setiap
mereka yang memerlukan.
 Langkah Penyusunan SOP
1. membentuk panitia penyusun SOP

2. membuat sasaran SOP yang tepat

3. berdiskusi dengan pimpinan

4. tentukan batas waktu penyusunan SOP

5. bekerja sama dengan pakar SOP

6. simulasikan SOP

7. approval SOP

8. publish dan implementasi

9. mematuhi SOP
 Kerangka Pembukuan SOP
• Judul

• Digunakan dibagian

• Pemakai

• Nomor Dokumen

• Tanggal dibuat

• Status (draft/Final)
1. Isi Standar Operasi Prosedur

2. Proses Diagram Alur (berbentuk

flowchart)

3. Standar Dokumen (Formulir2 yang

digunakan)

4. Petunjuk Teknis Pengisian Dokumen

Standar
1. Isi Standar Operasi Prosedur

• Pendahuluan

• Maksud & Tujuan

• Definisi

• Prosedur (Prosedur Utama)

• Lampiran
Semoga Bermanfaat