BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Kerja Praktek merupakan suatu kegiatan yang harus diambil/diikuti oleh setiap
mahasiswa untuk dapat lulus dari Mata Kuliah “Kerja Praktek”. Tujuan dari Kegiatan kerja
praktek adalah untuk memberikan gambaran, pengalaman dan kegiatan apa saja yang terjadi
dalam dunia kerja.
Setiap perusahaan pastinya akan selalu ingin berkembang tiap tahunnya. Untuk itu
dibutuhkan sumber daya manusia yang potensial.Tidak semua sumber daya manusia bisa
diandalkan,hanya sumber daya manusia yang potensial dan kompetenlah yang akan menjadi
aset penting sehingga perusahaan memiliki daya saing dalam percaturan bisnis nasional.

PT. EPSON Batam memiliki sebuah Department yaitu Department SPD, yang bertujuan
untuk melatih semua karyawan, baik yang merupakan karyawan baru maupun karyawan
lama yang ada pada perusahan tersebut. Department ini juga bertujuan untuk
mengembangkan keahlian karyawan sesuai dengan posisi tempat kerja karyawan serta
membantu memberikan motivasi kepara karyawan untuk mendapatkan productivitas yang
baik dan menghindari adanya kerusakan product.

Berdasarkan permasalahan ini penulis menganalisa program ini lebih lanjut untuk
menemukan masalah-masalah yang akan terjadi sehingga dalam pelatihan karyawan dan
pengolahan data akan memberikan lebih banyak kemudahan, dan penulis menulis dalam
bentuk laporan serta di rancang sesuai kebutuhan pengguna yang ada di Department SPD.
 1.2 Rumusan Masalah

Pada Laporan ini, Penulis akan melaporkan dan menjelaskan hal hal yang telah di
observasi oleh penulis selama melaksanakan magang di Departement SPD terutama pada
pelatihan karyawan baru
Berdasarkan latar belakang permasalahan di atas, penulis dapat menganalisa
masalah-masalah yang terdapat pada proses pelatihan karyawan baru dan sehingga masalah-
masalah ini bisa di selesaikan oleh department bersangkutan untuk memperbaiki sehingga
masalah tersebut tidak akan terulang lagi khususnya pada Department SPD PT. Epson
Batam.

1.3 Tujuan dan Manfaat

Berdasarkan laporan latar belakang PKL di atas, adapun maksud dilaksanakannya

PKL adalah:

1. Menambah pengetahuan, wawasan, pengalaman, kemampuan, dan keterampilan di

bidang pemasaran sebelum memasuki dunia kerja.
2. Mempersiapkan mental sebagai calon tenaga kerja, untuk menghadapi lingkungan
dunia kerja yang sesungguhnya.
3. Menambah wawasan berpikir dan pengetahuan dalam memecahkan masalah –
masalah yang di hadapi dalam dunia kerja.
4. Mengaplikasikan teori – teori yang di dapat di bangku kuliah dalam dunia kerja
yang sesungguhnya.

1.4 Tempat dan Waktu Kerja Praktek

• Lokasi Perusahaan : PT. EPSON BATAM Lot 504 – 508A,

Batamindo Industrial Park, Muka kuning Batam.

• Waktu Pelaksanaan : 07 Januari 2019 – 07 Mei 2019

 BAB II

PROFIL PERUSAHAAN

2.1 Profile Perusahaan PT. Epson Batam

Gambar 2.1 : Profil Perusahaan

2.2 Sejarah Singkat PT. Epson Batam

PT. Epson Batam atau PEB merupakan sebuah perusahaan manufaktur yang terletak di
Kawasan Batamindo Industrial Park Jln. Rambutan Lot 504-508A Muka Kuning - Batam.
PT Epson Batam berdiri sejak juni 1991 dan merupakan salah satu anggota dari Seiko Epson
Group yang berpusat di Jepang. Presiden Direktur PEB saat ini adalah Yabana Masashi.PT
Epson Batam memiliki sertifikat SMK3 (Indonesia Government Regulation) Untuk masalah
keselamatan, ISO 14001 : 2015 (International Organization Standart) untuk manajemen
lingkungan, dan ISO 9001 : 2015 (International Organization Standart) untuk manajemen
kualitas. PEB (PT EPSON Batam) Batam merupakan bagian dari Epson Singapore Block
yaitu gabungan antara Epson Precision Johor, Singapore Epson Industrial Pte Ltd dan PT
EPSON Batam itu sendiri. Sebagai perusahaan yang bergerak dibidang manufaktur, PT.
EPSON memproduksi berbagai jenis produk elektronik.
 Gambar 2.2 : Sejarah bisnis PEB

Produk-produk yang dihasilkan PT Epson Batam sangat beragam, dan Seiko Epson
mengembangkan bisnis dengan membangun perusahaan di berbagai wilayah. Maka pada
tahun 1991, dibangunlah PT. Epson Batam (PEB) yang terletak di Kepulauan Riau yang
awalnya memproduksi perakitan jam tangan. Beberapa tahun kemudian, PT Epson Batam
memproduksi produk TP Board assembly, TP Board adalah sebuah mainboard yang
digunakan di printer Epson. Selang beberapa tahun kemudian PEB memproduksi LCD
module assembly. Salah satu produk yang sangat berkembang dan menjadi produk dengan
penjualan tertinggi di PT. Epson Batam adalah Ink Cartridge. Semakin banyaknya permintaan
atas produk tersebut maka semakin banyak pula tenaga kerja yang diserap, sehingga PT.
Epson Batam berkembang setiap tahunnya.
2.3 Lokasi MAP PT. Epson Batam

Gambar 2.3 : Lokasi PT. Epson Batam - Kota Batam

2.4. Visi dan Misi PT. Epson Batam

Visi :

Menjadi Perusahaan Elektronik no.1 di Dunia

Misi :

 Memperkuat kerangka perusahaan melalui perbaikan yang berkelanjutan dari

reformasi bisnis.

 Melakukan pengembangan bisnis melalui bisnis produk baru .

 Membangun karakter individu dengan kepercayaan terhadap Tuhan Yang Maha

Esa.

2.5 Struktur Organisasi PT. Epson Batam

ORGANIZATION CHART
PT.EPSON BATAM
PEB SEGMEN DIVISION DEPARTMENT
T
INDUSTRIAL RELATION
& RECRUTMENT

PAYROLL &
HR LABOR ENHANCEMENT

ADMIN &
EMPLOYEE SERVICE
 DEVICE QA

Gambar 2.5 : Organization Chart PT. Epson Batam 2019

2.7 Profil Information Department SPD

2.7.1 Section Department SPD

 Department SPD merupakan Department yang berdiri sendiri. Department SPD
bertugas dalam mentraining karyawan baru, menyelenggarakan pelatihan
pengembangan keahlian, penyelenggara kegiatan inovasi (kaizen), serta mengelola data
pelatihan karyawan.

2.8 Lokasi Pelaksanaan Kerja Praktek

Dalam Pelaksanaan Kerja Praktek penulis ditempatkan di Department SPD PT.

Epson Batam. Lamanya Kerja praktik di lakukan terhitung tanggal 07 Januari 2019 – 10 Mei
2019.

2.9 Struktur Organisasi Department SPD

ORGANIZATION CHART
DEPARTMENT SPD
 LANGUAGE
CENTER

DESFRIANI
ASST. SUPERVISOR

RETNO MARETA INTERNAL AND EXTERNAL

STAFF TRAINING

PEOPLE
ISHIHARA MASANORI YULI SETYO RINI DEVELOPMENT UTARI SUHAIMI
SGM MANAGER KAIZEN AND INNOVATION
STAFF
KEMI YONANIKO
ASST. SUPERVISOR

SUDARWATI
STAFF TECHNICAL SKILL TRAINING

FITRI MADONA
LDR

DEVICE

SKILL HILMIATI
DEVELOPMENT SRI IRAWATI ASL
T STAFF
ALIT KURNIAWAN
INK CARTRIDGE
SUPERVISOR

IRMA DEWI
LDR

LCI. IND-BOX & MOLDING

SCANNER

Gambar 2.9: Struktur Organisai Department SPD 2019

BAB III

PENGENALAN DEPARTMENT SPD DAN PROGRAM PELATIHAN PADA

KARYAWAN BARU
3.1 Pengertian Pelatihan pada Karyawan Baru

Pelatihan adalah usaha mengurangi atau menghilangkan terjadinya kesenjangan antara

kemampuan karyawan dengan yang dikehendaki organisasi. Usaha tersebut dilakukan melalui
peningkatan kemampuan kerja yang dimiliki karyawan dengan cara menambah pengetahuan dan
keterampilan serta mengubah sikap. Karyawan merupakan kekayaan organisasi yang paling
berharga, karena dengan segala potensi yang dimilikinya, karyawan dapat terus dilatih dan
dikembangkan, sehingga lebih berdaya guna, prestasinya menjadi semakin optimal untuk
mencapai tujuan organisasi.

Pelatihan dan pengembangan mempunyai kegunaan pada karier jangka panjang karyawan
untuk membantu menghadapi tanggung jawab yang lebih besar di waktu yang akan datang.
Program ini tidak hanya bermanfaat pada individu karyawan tetapi juga pada organisasi.
Program pelatihan dan pengembangan merupakan salah satu kegiatan yang penting dan dijadikan
salah satu investasi organisasi dalam hal sumber daya manusia.

Tujuan Pelatihan bagi Karyawan :

a) Memperbaiki kinerja
b) Memutakhirkan keahlian para karyawan sejalan dengan kemajuan teknologi
c) Membantu memecahkan masalah operasional
d) Mengorientasikan karyawan terhadap organisasi

BAB IV

PEMBAHASAN

4.1 New Member Training Flow

 Start

Receive new member after

Induction Training

Perform Station Assignment

NO Does member assigned for

direct process?
YES
Conduct Product & Process Conduct Theory & Practical Training
Introduction Training based on station / process assigned

Transfer New Member to User On Job Training and Monitoring

for continue On Job Training and Running
Monitoring

Take action item on NG

is monitoring result OK?
NO item
YES

Competency Confirmation

Take action item based

Result is PASS?
NO on failed item
YES
SPD Issued Operator Skill Card

Transfer member to User

SPD input training record

End

Gambar 4.1 : New Member Training Flow

Pelatihan karyawan baru di PT Epson batam bertujuan untuk memastikan kompetensi,

keterampilan dan kemampuan karyawan cukup untuk melaksanakan pekerjaan, terutama yang
berpengaruh pada produk akhir. Serta untuk meningkatkan kualitas produk dan produktivitas PT.
Epson Batam. Memiliki cakupan untuk tingkat non-staf dari operasi pabrik (operasi IK, operasi
Pemindai, operasi Perangkat, dan Operasi cetakan)

Pelatihan pada karyawan baru terdiri dari 2 macam :

1. Proses langsung adalah proses kerja operasional langsung mesin, perakitan atau inspeksi
produk PT. EPSON
2. Proses tidak langsung adalah proses kerja yang mendukung operasi produksi seperti entri
data atau pasokan bahan.

4.2 Training Teori

Sebelum member di turunkan untuk pelatihan kerja, member akan diberikan bekal berupa
pengetahuan tentang tempat kerja masing masing serta kondisi lingkungan kerja. Pelatihan
secara teori terdiri dari :

1. Training General
Merupakan training yang berisi tentang pengetahuan yang ada di perusahaan serta fasilitas
yang ada di perusahaan. Macam macam training general yang ada di PT EPSON Batam :

 Production Introduction
 Electrostatic Discarge Intro
 Organisasion Chart
 Production Safety
 Quality Policy & Objective
 Handwriting

2. Training Training Functional

Merupakan training yang berisi tentang pengetahuan lokasi kerja yang sebenarnya.

Pada training ini akan dijelaskan tetang station masing masing dan bagaimana langkah kerja
yang akan dikerjakan karyawan tersebut. Training functional mencakup :
  Training Part Introduction : menjelaskan tentang Product dan Part apa yang akan
dikerjakan oleh karyawan beserta fungsi fungsi dari part tersebut

 Training Proses kerja : menjelaskan tentang langkah kerja dan hal hal yang perlu di
perhatikan ketika memproses suatu product. Proses kerja dituangkan kedalam sebuah
dokumen yang diesebut WI ( Work Instruction )

Masalah yang ditimbulkan pada proses Training Teori adalah :

 Ketidakpahaman member akan materi yang telah diajarkan oleh SPD.

 Member tidak focus menjelaskan materi yang diajarkan oleh SPD.
 Bahasa yang digunakan oleh training tidak dapat dipahami oleh new member.
 Materi yang diajarkan kurang memadai.

Solusi untuk mencegah masalah tersebut :

 Trainer harus menguasai secara competent materi yang akan disampaikan.

 Trainer harus dapat menarik perhatian para New Member agar dapat focus
memperhatikan penjelasan trainer.
 Memastikan materi yang akan disampaikan sudah dapat mencukupi untuk dilaksanakan
pelatihan.

4.3 Training Praktek

Setelah SPD menjelaskan tentang Teori Kerja, SPD juga akan melakukan peragaan
bagaimana actual proses pembuatan product dilakukan. Serta menjelaskan tehnik dan trik yang
baik utuk menghindari adanya Quality Issue, baik pada proses kerja, maupun pada product yang
akan dikerjakan

Setelah proses ini selesai, SPD akan melakukan evaluasi teori terhadap karyawan baru
tersebut. Apabila karyawan dapat menjawab soal yang diberikan oleh SPD maka member
tersebut boleh melanjutkan training selanjutnya, tetapi apabila karyawan tersebut belum
memenuhi standar maka SPD akan melakukan review dan training kembali hingga karyawan
tersut mengerti tentang proses kerja masing masin.

Masalah yang sering timbul pada Training Praktek adalah :

 Postur badan member ternyata tidak memungkin kan untuk menjalankan tugas pada
proses terrsebut ( dikarenakan member kidal atau menggunakan kacamata )
 Member tidak mengikuti sepenuhnya langkah langkah yang diajarkan trainer.

Solusi untuk mengatasi masalah tersebut adalah :

 Pastikan member sudah memenuhi syarat yang harus dipenuhi pada setiap setiap proses,
serta mengecek keadaan actual yang ada di produksi dan pada karyawan baru.
 Trainer harus jeli mengontrol dan memonitoring new member agar sesuai dengan
Instruksi Kerja yang sudah diajarkan,

4.4 On Job Training ( OJT )

On the Job Training adalah suatu proses yang terorganisasi untuk meningkatkan
keterampilan, pengetahuan, kebiasaan kerja dan sikap karyawan. Dengan kata lain On the Job
Training adalah pelatihan dengan cara pekerja atau calon pekerja ditempatkan dalam kondisi
pekerjaan yang sebenarnya, dibawah bimbingan dan pengawasan dari pegawai yang telah
berpengalaman.

Di PT EPSON Batam karyawan baru akan mendapatkan masa bimbingan dengan para
Trainer selama 7 hari dengan for mula 2 hari OJT + 5 hari Monitoring. Selama masa OJT
member tidak akan diperbolehkan running ketika tidak ada trainer untuk menghindari Quality
product di station Tersebut.

Masalah yang ditemukan pada Proses OJT adalah:

  Member tidak focus mendengarkan trainer karena teralihkan oleh suasana kerja yang
baru.
 Member gugup ketika diterjunkan langsung ke lapangan.
 Member tidak mengikuti arahan yang sudah dijelaskan oleh trainer

Solusi untuk mengurangi Masalah tersebut adalah :

 Trainer harus memastikan bahwa member memperhatikan dengan fokus materi training
yang sedang dijelaskan
 Pastikan Member mengerti yang sudah di praktekkan oleh SPD.

4.5 Monitoring

Monitoring dilakukan berdasarkan pertimbangan apa yang ingin dituju dan apa
manfaatnya, apa saja yang dipantau, metode dan tekniknya, siapa saja yang memantau dan yang
dipantau, dan pelaporannya. Pemantauan yang dilakukan secara terencana dan regular dapat
dilakukan setiap hari selama masa training yang ditentukan.

Hasil monitoring dapat digunakan perusahaan untuk keperluan jangka pendek atau segera
dan jangka relatif menengah dan panjang. Akumulasi dari hasil proses pemantauan diolah untuk
dijadikan bahan evaluasi kinerja perusahaan. Umpan balik dari hasil pemantauan dan evaluasi
kemudian dijadikan dasar dalam penyusunan rencana strategi bisnis yang baru sekaligus
penyusunan dukungan sumberdaya manusia dan infrastrukturnya. Termasuk didalamnya adalah
perbaikan manajemen sumberdaya manusia seperti perekrutan dan seleksi karyawan baru,
pelatihan dan pengembangan, strategi pengembangan karir, manajemen kompensasi, manajemen
kinerja, dan pemutusan hubungan kerja.

Masalah yang ditemui pada masa Monitoring adalah :

 New member masih belum dapat memenuhi standart cycle time yang sudah ditentukan.
 New member banyak membuat defect pada proses kerjanya.

Solusi untuk mengurangi masalah tersebut :

  Trainer harus terus meningkatkan kinerja karyawan sampai sesuai dengan standart kerja
 Trainer harus melakukan banyak sampling untuk memastikan Productivity karyawan
baru.
 Trainer harus menemukan trik atau solusi dalam menjelaskan langkah kerja, sehingga
new member benar benar paham tentang proses kerja dan dapat mengurangi terjadinya
defect pada proses kerja masing masing.

4.6 Review Competency

Review kinerja dilakukan setelah member selesai massa Monitoring untuk menentukan
bagaimana karyawan dapat cocok berada di posisi barunya dan untuk mengatur tujuan dan
harapan ke depan.

Review kinerja adalah alat penting untuk mengevaluasi karyawan sehingga dapat diketahui
apa yang mereka harapkan. Hal ini memberikan banyak keuntungan bagi karyawan dan
membantu mereka:

 Menerima informasi yang adil dan objektif terhadap bagaimana mereka bekerja
 Memperoleh bantuan dan arahan yang dibutuhkan untuk menyempurnakan kinerja
 Mengidentifikasi dan mengatasi masalah kinerja dan perilaku.

Review kinerja harus memotivasi karyawan agar memiliki keinginan untuk memperbaiki
diri. Bila karyawan hanya diberi tahu mengenai kesalahan dan kelemahan, mereka akan mulai
percaya bahwa mereka tidak akan berhasil.

Masalah yang terejadi pada saat review competency :

 New member lupa materi teori karena sudah fokus pada langkah kereja actual yang sudah
dikerjakan selama masa monitoring dilakukan
 New member mengikuti arahan karena kebiasaan yang dilakukan selama masa
monitoring.
  New member tidak dapat menjawab pertanyaan leader seputar masalah kerja di station
masing massing.

Solusi untuk mengatasi masalah tersebut adalah :

 Trainer harus langsung mengubah / memperbaiki apabila new member melakukan

improvisasi yang dapat menyebebkan terjadinya defect pada proses kerja masing masing.
 Trainer harus memastikan bahwa pengetahuan new member baik secara teori ataupun
secara praktek sudah memenuhi syarat yang sudah ditentukan.

BAB V

PEMBAHASAN

5.1 Data Pelatihan Karyawan Baru

Dokumentasi memainkan peran penting dalam review kinerja. Menyimpan rekaman tertulis
memastikan bahwa Anda dan karyawan Anda sama-sama mengerti tujuan, pengukuran, dan
ekspektasi bisnis serta rencana perbaikan.

5.2 Training Attandence

Merupakan Data Pelatihan yang berisi informasi kehadiran karyawan serta status monitoring
Training oleh SPD. Data tersebut akan di compare antara plan dan actual untuk mengetahui
histori yang terjadi pada karyawan tersebut

5.3 onitoring Data

Merupakan Data yang berisi perkembangan new member berdasarkan standart yang sudah
ditentukan oleh trainer. Pada data ini terdapat beberapa informasi yaitu:

 Assigment : Berisi tentang informasi station, grup, leader, serta nilai hasil test teori SPD.
  Cycle Time : Berisi tentang Informasi standart cycle time yang dibutuhkan pada masing
masing station.
 Lot Monitoring : Berisi tentang Lot Output yang dirunningkan oleh member baru dan di
double check oleh SPD sebagai garansi pada product tersebut
 Summary Finding : Berisi tentang product NG (Not Good) yang dihasilkan oleh New
Member

5.4 Form Competency

Adalah sebuah form yang berisi tentang informasi bahwa member sudah sesuai dengan
standar standar kompetensi yang dibutuhkan pada setiap station dan berfusi sebagai alat transfer
bahwa member sudah sepenuhnya under production bukan under monitoring SPD lagi. Setelah
member sudah selesai monitoring dan di re-view oleh spd member kan di review kambali oleh
leader masing masing menggunakan form competency. Apabila member lulus dalam taham ini
maka leade akan mentandatangi form tersebut beserta new membernya Standar competency
memiliki 3 standar judgment :

Judgment Status Criteria of competency confirmation result

PASS Circle (Ο) Tidak ada quality issue
PASS with Tidak ada quality issue, tetapi belum memenuhi standart cycle
Triangle (Δ)
Condition time
FAIL Cross (Х) Ada quality issue
 Gambar 5.4 : form competency

5.5 Skill Card

Skill Card berfungsi untuk memastikan keterampilan dan kemampuan karyawan sudah diserifikasi
maupun diidentifikasi.Karyawan akan diberikan skill card setelah karyawan tersebut sudah selesai
monitoring serta sudah selesai kompeten pada station masing masing dan aka nada tanda tangan trainer
dan tanda tangan leader sebagai bukti bahwa member tersebut sudah kompeten

Gambar 5.5.a : contoh skill card new member

5.6 FirstLink Training Record

Training Record Monitoring adalah Training Record yang berisi data-data yang
telah di input di Training Event Handling baik itu Handling Induction, Specific (Plan),
dan Manual yang keseluruhannya telah Complete Approval.
Pada Firstlink, pada data bagian training data yang pertama kali di input adalah
program title atau training name, ini untuk mengetahui langkah selanjut nya dari
pengolahan data. Setelah input data pada Training Program untuk mengolah data yang
berisi program title dari training, maka langkah selanjutnya barulah user mengetahui
dimana data tersebut akan di olah pada Training Event Handling. Semua event handling
yang complete approval akan masuk ke training record monitoring.
 BAB VI

PENUTUP

6.1 Kesimpulan

Dalam pembahasan diatas, dapat disimpulkan bahwa Department SPD telah

melaksanakan pelatihan karyawan baru yang sistematis dan terstruktur. Masalah dapat
diidentifikasi dan dicegah sehingga menghasilkan kualitas SDM yang baik

6.2 Saran

Ada saran dari penulis untuk pembaca sekalian yaitu :

Kualitas SDM tidak Hannya ditentukan oleh Flow Kerja dan prosedur tetapi juga
trainernya sendiri. Oleh Karena Itu, Trainer harus selalu meningkatkan pengetahuan dan
memperbarui skill

Sebuah perusahaan biasa nya memiliki system yang besar. Semakin besar sebuah
perusahaan maka semakin rumit pula system tersebut. System yang besar biasanya akan
banyak menemukan masalah-masalah yang sulit untuk ditemukan solusinya. Maka dari itu
seorang Trainer harus bias menemukan dan mencari masalah secara efisien sehinggan
karyawan yang kita bombing benar benar dapat menghasilkan product yang baik dan bagus
untuk kelangsungan hidup perusahaan kedepannya.