Pengelolaan Sumber Daya Manusia

APA / Direktur

Apoteker
Pendamping

Bagian
Asisten Apoteker Pembantu umum
Keuangan

1. Apoteker Pengelola Apotek : 1 orang

2. Apoteker Pendamping : 1 orang
3. Asisten Apoteker : 2 orang
4. Bagian Keuangan : 1 orang
5. Pembantu Umum : 1 orang

Dasar pertimbangan perekrutan karyawan tersebut adalah:

1. Jam kerja : 08.00-22.00, dibagi menjadi 2 shift yaitu jam 08.00-15.00 (APA + AA + PU)
dan jam 15.00-22.00 (Aping + AA + PU). Bagian Keuangan: 08.00-17.00
2. Dana yang tersedia (bagian aspek modal dan biaya dari APA).

1. Apoteker Pengelola Apotek (APA)

Fungsi dan tugas:
- Membuat visi dan misi bersama APA
- Membuat strategi, tujuan, sasaran dan program kerja bersama APA
 - Membuat dan menetapkan peraturan atau SPO pada setiap fungsi kegiatan diapotek
- Membuat dan menentukan indikator form record pada setiap fungsi kegiatan diapotek
- Membuat system pengawasan dan pengendalian SPO dan program kerja pada setiap
fungsi kegiatan diapotek bersama
Wewenang dan tanggung jawab:
- Menerima laporan seluruh kegiatan di apotek dari APA
- Memberi gaji seluruh karyawan di apotek
- Memberi bonus kepada karyawan yang berprestasi
- Memberhentikan karyawan
2. Apoteker Pendamping (Aping)
Fungsi dan tugas:
- Membuat dan menetapkan peraturan atau SPO pada setiap fungsi kegiatan diapotek
bersama APA
- Membuat dan menentukan indikator form record pada setiap fungsi kegiatan diapotek
bersama APA
- Membuat system pengawasan dan pengendalian SPO dan program kerja pada setiap
fungsi kegiatan diapotek bersama APA
- Memberikan KIE pada pelanggan apotek
Wewenang dan tanggung jawab :
- Mengawasi pelaksanaan SPO dan program kerja
- Bertanggung jawab terhadap kinerja yang diperoleh dan melaporkan
seluruh kegiatan kepada APA
3. Asisten Apoteker
Tugas dan kewajiban :
- Melaksanakan pekerjaan yang seusai dengan profesinya sebagai asisten apoteker (Tenaga
Teknis Kefarmasian), yaitu meliputi :
a. Pelayanan kefarmasian (pelayanan obat bebas dan obat dengan resep)
sesuai petunjuk pimpinan apotek.
b. Mengerjakan pengubahan bentuk pembuatan sedían racikan dan meracik.
c. Menyusun, membendel dan menyimpan resep dengan baik.
d. Mencatat laporan penggunaan obat dan perbekalan farmasi (narkotik,
psikotropik, statistik resep dan OGB, OWA) dan waktu kadaluarsa.
e. Mendata kebutuhan obat dalam defekta dan membantu kelancaran kegiatan
pembelian.
 f. Mengelompokkan dan menata obat sesuai metode penataan.
- Dalam keadaan tertentu dapat menggantikan tugas kasir, reseptir dan lain sebagainya

Tanggung jawab dan wewenang :

- Bertanggungjawab kepada pimpinan apotek atas segala kebenaran tugas yang
diselesaikannya. Berwenang melaksanakan pelayanan kefarmasian sesuai petunjuk dan
atau instruksi pimpinan apotek.
4. Bagian Keuangan
Tugas dan fungsi :
- Mengumpulkan, mencatat, melaporkan dan mengarsipkan laporan dengan benar dan tepat
waktu
- Menjaga dan memelihara keamanan dan kebersihan dokumen apotek dari resiko
kehilangan atau kerusakan
- Mengawasi pelaksanaan sistim yang telah ditetapkan pada setiap kegiatan yang ada
diapotek

Wewenang dan tanggung jawab :

- Memeriksa dan mengklarifikasi laporan kegiatan pembelian, penyimpanan (barang,uang)
dan penjualan
- Mengawasi pelaksanaan sistim pada seluruh kegiatan
- Bertanggung jawab terhadap kebenaran dan kecepatan penyajian laporan hasil kegiatan
apotek
- Bertanggung jawab terhadap kebersihan dan keamanan dokumen
5. Pembantu Umum
Tugas dan fungsi:
- Menjamin kebersihan di seluruh lingkungan kerja apotek
- Mengelola sampah apotek dengan penuh tanggungjawab

Wewenang dan tanggung jawab:

- Bertanggungjawab langsung kepada pimpinan apotek dan melaksanakan tugas sesuai
instruksi dan petunjuk pimpinan apotek.
- Berhak meninggalkan apotek apabila seluruh ruangan telah bersih minimal 3 jam setelah
jam kerja
Standar Operating Procedure (SOP)
A. SOP Pelayanan OTC
1. Pasien datang
2. Menyapa pasien dengan ramah dan menanyakan kepada pasien obat apa yang dibutuhkan
3. Tanyakan terlebih dahulu keluhan atau penyakit yang diderita pasien, kemudian
membantu pasien untuk mendapatkan obat yang tepat
4. Menghitung harga dan meminta persetujuan terhadap nominal harga
5. Apabila harga sudah terjadi persetujuan, ambilkan obat yang diminta pasien sesuai
dengan permintaan meliputi : nama obat dan jumlah obat
6. Serahkan obat kepada pasien disertai dengan edukasi informasi tentang obat meliputi
dosis, frekuensi pemakaian sehari, waktu penggunaan obat, cara penggunaan obat dan
efek samping obat yang diperlukan pengatasan pertama terhadap efek samping yang
ditimbulkan.
B. SOP Pelayanan OWA
1. Pasien datang
2. Menyapa pasien dengan ramah dan menanyakan kepada pasien obat yang dibutuhkan
3. Tanyakan pada pasien apa keluhan yang dialaminya dan gejala penyakitnya
4. Tanyakan pada pasien apakah sebelumnya pernah menggunakan obat tertentu dan
bagaimana hasilnya (kondisi membaik atau bertambah parah)
5. Apabila pasien telah menggunakan obat sebelumnya dan hasilnya tidak memuaskan maka
pilihkan obat lain yang sesuai dengan kondisi pasien, begitu juga untuk pasien yang sama
sekali belum pernah minum obat
6. Menghitung harga dan minta persetujuan terhadap nominal harga
7. Setelah pasien setuju dengan harga obat, obat dapat diambil sesuai persetujuan
8. Menyerahkan obat kepada pasien disertai dengan edukasi infomrasi tentang obat meliputi
: dosis, frekuensi pemakaian sehari, waktu penggunaan obat, cara penggunaan obat, cara
penggunaan dan efek samping obat yang mungkin timbul setelah penggunaan obat dan
apabila diperlukan pertolongan pertama terhadap efek samping yang ditimbulkan
9. Mencatat nama pasien, alamat, dan no telepon pasien
10. Buat catatan khusus tentang pasien yang nantinya sebagai patien data record

C. SOP Pelayanan Resep

1. Menerima resep pasien
2. Melakukan skrining resep meliputi administrasi, pharmaceutical dan klinik
3. Menghitung harga dan minta persetujuan terhadap nominal harga
4. Pasien diberi nomor antrian
5. Menulis no. struk (print out) pada resep dan satukan resep dengan print out
6. Mencocokan nama, jumlah dan kekuatan obat dalam resep dengan print out
7. Menyiapkan obat sesuai dengan resep
8. Racikan obat sesuai SOP Peracikan Obat
 9. Membuat etiket sesuai yang tertera pada resep
10. Meneliti kembali resep sebelum diserahkan pada pasien termasuk salinan resep dan
kuitansi ( jika diminta oleh pasien )
11. Menyerahkan obat kepada pasien disertai dengan informasi tentang obat meliputi
dosis, frekuensi pemakaian sehari, waktu penggunaan obat, cara penggunaan dan efek
samping obat yang mungkin timbul setelah penggunaan obat dan jika diperlukan
pengatasan pertama terhadap efek samping yang ditimbulkan
12. Mencatat nama pasien, alamat dan no telepon
13. Membuat catatan khusus tentang pasien

D. SOP Pelayanan Resep Narkotika dan Psikotropika

1. Apoteker menerima resep
2. Lakukan skrining resep meliputi adsministrasi, pharmaceutical & klinik
3. Mengisi kelengkapan untuk data pasien meliputi No.resep, nama pasien, umur,
alamat, item obat, jumlah obat, dokter yang menuliskan resep.
4. Apabila ada obat yang akan diganti (merk lain) mintakan persetujuan pasien terlebih
dahulu
5. Menghitung nominal harga dan mintalah persetujuan kepada pasien
6. Menyiapkan obat sesuai dengan resep
7. Obat yang disiapkan dimasukkan dalam buku stock obat
8. Beri Etiket sesuai dengan penandaan di resep lengkap dengan indikasi obat
9. Teliti kembali resep sebelum diserahkan kepada pasien
10. Pada saat menyerahkan, wajib memberikan informasi minimal mengenai kegunaan
dan aturan pakai, informasi yang memastikan pasien jika gejala atau tanda dari
penyakit yang diindikasikan telah hilang, maka disarankan untuk menghentikan
pengobatan obat tersebut, karena dapat mengakibatkan ketergantungan.
E. SOP Meracik Obat
1. Menyiapkan alat yang akan digunakan dan bersihkan meja untuk meracik
2. Membuat instruksi meracik meliputi : no resep, nama pasien, jumlah dan cara
mencampur
3. Menyiapkan etiket dan wadah obat sertakan bersama obat dan instruksinya untuk
diracik
4. Mencuci tangan bila perlu gunakan sarung tangan, masker
5. Menyiapkan bahan obat sesuai resep dan cocokkan dengan yang tertera pada struknya
6. Jika ada bahan yang harus ditimbang maka ditimbang lebih dahulu
7. Membaca instruksi meracik dengan seksama dan lakukanlah hati-hati
8. Memastikan hasil racikan sesuai dengan instruksinya
9. Memaasukkan dalam wadah yang telah disediakan dan dberi etiket, kemudian
serahkan pada petugas lain untuk diperiksa dan diserahkan
10. Membersihkan peralatan dan meja racik
 11. Mencuci tangan sampai bersih
F. SOP Menimbang
1. Membersihkan timbangan
2. Mempastikan timbangan dalam keadaan on dan dalam keadaan 0
3. Mengambil bahan-bahan sesuai dengan permintaan resep,
4. Menimbang bahan-bahan sesuai dengan permintaan resep,
5. Mengmbil bahan yang sudah ditimbang kemudian diberi nama yang tertera pada
botol persediaan bahan
6. Mengecek ulang apakah bahan yang diambil sudah sesuai dengan resep kemudian
dikembalikan ketempatnya
G. SOP Pemesanan Barang
1. Pemesanan obat dilakukan pada PBF yang resmi
2. Pemesanan obat menggunakan Surat Pesanan (SP) rangkap 2 lembar yang asli
diberikan kepada sales sedang salinannya disimpan sebagai arsip
3. Untuk pemesanan obat-obat narkotika dan psikotropika menggunakan SP khusus
4. Jumlah dan jenis obat yang dipesan harus disesuaikan dengan kebutuhan
5. SP ditandatangani oleh Apoteker dan diberi stempel apotek
H. SOP Penerimaan dan Penyimpanan Barang
1. Saat barang datang dari PBF,
2. Cek kesesuaian antara SP dengan faktur dan barangnya ( kecocokan tentang nama
barang, bentuk, jumlah sediaan, no batch, dan tanggal ED )
3. Cek kondisi barang (rusak, pecah, tersegel atau tidak),
4. Faktur ditandatangani oleh apoteker atau asisten apoteker dilengkapi dengan no
SIK/SIA/NIP serta dibubuhi stempel apotek
5. Faktur diambil 1 lambar untuk arsip apotek,
6. Menyerahkan faktur kapada bagian keuangan untuk diedit di komputer,
7. Mencocokkan harga yang sudah ada di computer dengan harga yang tertera pada
faktur baru, apakah ada kenaikan atau tidak,
8. Tandatangani faktur yang telah diedit di komputer,
9. Memberi harga barang-barang/obat bebas dan letakkan sesuai dengan spesifikasinya.
Untuk obat keras langsung disimpan dalam almari sesuai dengan efek farmakologinya
dan berdasarkan abjad
10. Arsip faktur sesuai dengan nama PBF masing-masing merupakan rencana
yang dipilih dari beberapa alternative, untuk dilakukan atau tidak dilakukan.
I. SOP Petugas
1. SHIFT PERTAMA (08.00 – 15.00)
a. AA atau Apoteker memeriksa resep-resep dari Shift Malam untuk memastikan
semua resep yang diterima telah masuk dalam kartu stock
b. AA atau Apoteker memeriksa kesediaan obat yang ada di apotek, jika jumlah
kurang, maka petugas melakukan pengisian obat tersebut dari stock gudang
 c. Semua obat yang diambil dari gudang harus diperiksa meliputi keadaan fisik dan
Expired Date.
d. Obat yang dikeluarkan di gudang harus dipastikan sesuai dengan prinsip FIFO
(First In First Out) dan FEFO (First Expired First Out)
e. Semua obat yang dikeluarkan dari gudang, harus dicatat di kartu STOCK Obat
f. Melayani resep-resep ataupun permintaan obat bebas (Upaya Pengobatan Diri
Sendiri/ Swamedikasi) disertai dengan edukasi pasien.
g. Merapikan semua hal yang berkaitan dengan tugas saat akhir shift, dan
memberikan informasi kepada petugas shift selanjunya.
2. SHIFT KEDUA (15.00 – 23.00)
a. AA atau Apoeker melayani resep-resep ataupun permintaan obat bebas (Upaya
Pengobatan Diri Sendiri/ Swamedikasi) disertai dengan edukasi pasien.
b. AA atau Apoteker Memeriksa kesediaan obat yang ada di apotek, jika jumlah
kurang, maka petugas melakukan pengisian obat tersebut dari stock gudang,
sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan
c. Akhir Shift, melakukan pemeriksaan secara acak untuk obat yang sering keluar
memastikan jumlah obat yang ada di kartu stock sesuai dengan jumlah obat. Jika
tidak sesuai, yang jadi patokan adalah jumlah obat yang sebenarnya.