Meningkatkan Koordinasi Potensial

1. Sistem Informasi Vertikal, sistem dimana data disalurkan melewati tingkatan-tingkatan organisasi.
Komunikasi dapat terjadi di dalam atau di luar rantai perintah. Sistem informasi manajemen telah
dikemangkan dalam kegiatan-kegiatan seperti pemasaran, keuangan, produksi, dan operasi-operasi
internasional untuk meningkatkan informasi.

2. Hubungan Horizontal, pemotongan rantai perintah membiarkan informasi dipertukarkan dan

keputusan dibuat pada tingkat hirarki di mana informasi dibutuhkan. Ada beberapa hubungan
lateral, yaitu:

a. Kontak Langsung antar individu

b. Peranan Penghubung yang menangani komunikasi antar departemen

c. Panitia dan Satuan Tugas, yang diorganisasi secara formal dengan pertemuan yang
dijadwalkan

d. Pengintegrasian Peranan-Peranan, missal manajer produk perlu diciptakan bila suatu

produk memerlukan tingkat koordinasi yang tinggi dan perhatian yang intens

e. Peranan Penghubung Manajerial, ini perlu dilakukan jika posisi pengintegrasian tidak
secara efektif mengkoordinir tugas.

f. Organisasi Matriks, para karyawan memiliki dua atasan sehingga merek berada di bawah 2
wewenang.

Pengurangan Kebutuhan akan Koordinasi.

Kebutuhan koordinasi yang sangat besar dapat menyebabkan kelebihan beban bahkan
memperluas mekanisme-mekanisme pengkoordinasian. Oleh karena itu mengurangi kebutuhan
koordinasi adalah cara yang tepat dalam menghadapi masalah tersebut. Ada 2 metode:

a. Penciptaan sumber daya sumber daya tambahan yang memberi kelonggaran bagi satuan
kerja. Seperti penambahan tenaga kerja, bahan baku atau waktu, tugas diperingan dan
masalah akan berkurang

b. Penciptaan tugasa yang dapat berdiri sendiri mengurangi kebutuhan koordinasi dengan
mengubah karakter satuan organisasi. Kelompok tugas yang dapat berdiri sendiri diserahi
suatu tanggung jawab penuh salah satu organisasi operasi.

Penentuan Mekanisme Koordinasi yang tepat.

Pertimbangan penting dalam penentuan pendekatan yang paling baik untuk koordinasi
adalah mmenyesuaikan kapasitas oganisasi. Bila kebutuhan lebih besar dari kemampuan, organisasi
harus menentukan pilihan yaitu: meningkatkan koordinasi potensial atau mengurangi kebutuhan.
Dan begitu pula sebaliknya. Karena untuk menciptakan dan memelihara mekanisme tersebut adalah
mahal.

Rentang Manajemen

Prinsip ini sangat berkaitan dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif
oleh seorang manajer atau atasan. Sebagai manajer, tugas yang harus dijalankan jauh lebih banyak
dari sekedar melakukan pengawasan terhadap pekerjaan bawahan.
 Rentang manajemen dan koordinasi adalah saling berhubungan erat, ada anggapan semakin
besar jumlah rentangan semakin sulit mengkoordinasi kegiatan bawahan secara efektif. Namun ada
pendapat lain yang beranggapan dengan sedikit pandangan manajerial yang terlibat, para manajer
mungkin akan lebih mudah mengkoordinasi kegiatan antar departemen.

Berapa Jumlah Rentang yang Ideal.?

Pertama, rentang manajemen mempengaruhi penggunaan efisien dari manajer dan

pelaksanaan kerja efektif dari bawahan mereka

Kedua, ada hubungan antara rentang manajemen di seluruh organisasi dan struktur
organisasi, semakin sempit rentang manajemen, struktur organisasi akan berbentuk “tall” dengan
banyak tingkat pengawasan di antara manajemen puncak dan tingkat paling rendah. Rentang
manajemen yang melebar akan menghasilkan struktur yang berbentuk “flat” yang berarti tingkatan
manejemen semakin sedikit.

Meskipun para penulis manajemen bermaksud menentukan jumlah yang pasti tentang
rentang yang ideal, tetapi tidak ada jumlah yang mutlak dapat ditentukan, karena menyangkut
berbagai variabel, seperti organisasi, teknologi, spesialisasi, kegiatan-kegiatan rutin, tingkat
manajemen, serta sifat-sifat perkerjaannya lain.

Henri Fayol mengemukakan bahwa jumlah maksimum bawahan yang dapat dikendalikan
oleh setiap pengawas produksi adalah 20-30 orang, sedang setiap kepala pengawas dapat
mengawasi hanya 3-4 pengawas produksi, dan ada berbagai pendapat tentang jumlah lain

Namun, Graicunas seorang ahli matematika Perancis mengemukakan pendekatan yang

menunjukkan kekompleksan tugas-tugas pengawasan manajer, dengan secara matematik

dimana R adalah jumlah hubungan

n adalah jumlah bawahan

Lyndall F. Urwick juga berpendapat, bahwa tidak eksekutif yang dapat mengendalikan secara
langsung kerja lebih dari lima, atau paling banyak enam bawahan. Jendral Ian Hamilton, juga
berpendapat sama dengan Lyndall F. Urwick.