KURIKULUM

2013

untuk XI
kelas

 Organisasi Kearsipan
 Masalah Pokok Kearsipan

 Kedudukan Kearsipan dalam Organisasi

Holib Wijayanti

AIRLUNGGU
 KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat
dan rahmat-Nya penulis dapat menyelesaikan modul ini dan dapat diterbitkan
dengan tepat pada waktunya. Modul ini disusun berdasarkan Standart isi yang
sudah ditetapkan oleh Pemerintah.

Modul ini merupakan buku pegangan guru dan peserta didik dalam kegiatan
belajar mengajar di sekolah. Materi yang terdapat dalam modul ini dititikberatkan
pada penjabaran materi berdasarkan SKKNI (Standart Kompetensi Kerja
Nasional Indonesia). Sebagai buku pegangan, modul ini juga tidak menutup
kemungkinan untuk memanfaatkan buku-buku penunjang yang lainnya.

Melalui modul ini, penulis berusaha menyajikan materi dengan berbagai model
evaluasi dan penugasan dalam bentuk praktik langsung dengan teknik
pembelajaran yang bervariasi untuk mempermudah peserta didik dalam mencapai
keberhasilan belajar serta tujuan belajar yang diharapkan.Pemanfaatan modul ini
dikombinasikan dengan kegiatan mendengarkan materi yang disampaikan oleh
guru dan kegiatan membaca buku-buku sumber lainnya secara mandiri.Berbagai
kegiatan tersebut diharapkan dapat mendukung kegiatan belajar peserta didik
secara menyuluruh.

Akhir kata, penulis ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah
membantu hingga terselesaikannya modul ini dan tidak lupa terima kasih juga
kepada penerbit Erlangga beserta semua stafnya yang telah bekerja keras untuk
menerbitkan modul ini.Semoga modul ini dapat memberikan pencerahan dan
kemudahan dalam pembelajaran materi Organisai Kearsipan dan Masalah Pokok
Kearsipan pada khususnya, serta materi Arsip dan Kearsipan pada umumnya.

Malang,November 2016

Holib Wijayanti

Modul Manajemen Kearsipan 2

2
 DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN SAMPUL .................................................................................... 1

KATA PENGANTAR .................................................................................... 2

DAFTAR ISI .................................................................................................... 3

PETA KEDUDUKAN MODUL ..................................................................... 5

GLOSARIUM .................................................................................................. 7

BAB 1 PENDAHULUAN

Deskripsi Modul ............................................................................................... 8

Informasi Penndukung ..................................................................................... 8

Prasyarat Mempelajari Modul .......................................................................... 10

Petunjuk Penggunaan Modul ........................................................................... 10

Tujuan Akhir .................................................................................................... 10

BAB II PEMBELAJARAN

Kegiatan Pembelajaran..................................................................................... 11

Organisasi Kearsipan ...................................................................................... 11

Bentuk-bentuk Organisasi Kearsipan .............................................................. 13

Masalah Pokok Kearsipan ............................................................................... 19

Cara Pemecahan Masalah dalam Kearsipan ................................................... 20

Kedudukan Kearsipan dalam Organisasi ........................................................ 23

RANGKUMAN .............................................................................................. 26

TUGAS ........................................................................................................... 27

TES FORMATIF ............................................................................................ 27

SKALA SIKAP ............................................................................................... 29

Modul Manajemen Kearsipan 2

3
SOAL EVALUASI ......................................................................................... 30

BAB III PENUTUP

Daftar Pustaka ................................................................................................. 33

Kunci Jawaban ................................................................................................ 34

Lampiran ......................................................................................................... 36

Modul Manajemen Kearsipan 2

4
 PETA KEDUDUKAN
MODUL

Modul Manajemen Kearsipan 2 ini merupakan salah satu standar kompetensi yang
harus dikuasai oleh setiap penggunanya.Mengingat bahwa antara standar
kompetensi satu dengan yang lain merupakan hal yang saling berkaitan, sehingga
cara mempelajarinya juga harus dilaksanakan secara berurutan dan tuntas. Untuk
lebih jelasnya akan dijelaskan dalam peta kedudukan modul berikut ini:

Tahun I

IBS.ADM.CMN.01A

IBS.ADM.CMN.03A

Tahun II
IBS.ADM.CMN.06A

Tahun III
IBS.ADM.GSE.02A IBS.ADM.GAD.06A

IBS.ADM.GSE.08A IBS.ADM.GAD.09A IBS.ADM.GAD.15A

IBS.ADM.GAD.02A IBS.ADM.GAD.14A IBS.ADM.GFA.01A

IBS.ADM.GAD.03A IBS.ADM.GAD.15A

IBS.ADM.GAD.01A

IBS.ADM.GIT.05A

Modul Manajemen Kearsipan 2

5
Keterangan lebih rinci mengenai bagan standar kompetensi diatas adalah:

IBS.ADM.CMN.01A Kerjasama dengan kolega dan pelanggan

IBS.ADM.CMN.03A Mengikuti prosedur 3K
IBS.ADM.CMN.06A Berkomunikasi melalui telepon
IBS.ADM.GSE.05A Menggunakan peralatann kantor
IBS.ADM.GSE.09A Merencanakan dan malaksanakan pertemuan
IBS.ADM.GAD.01A Melakukan prosedur administrasi
IBS.ADM.GAD.02A Mengikuti aturan kerja sesuai dengan lingkungan
IBS.ADM.GAD.03A Menjaga dan melindungi budaya kerja
IBS.ADM.GAD.04A Mengatur penggandaan dan pengumpulan
dokumen
IBS.ADM.GAD.05A Menangani surat masuk dan keluar
IBS.ADM.GAD.06A Menjaga dan membuat sistem kearsipan
IBS.ADM.GAD.09A Mencatat dikte untuk memepersiapkan naskah
IBS.ADM.GAD.13A Menghasilkan dokumen sederhana
IBS.ADM.GAD.14A Menciptakan naskah dokumen
IBS.ADM.GAD.15A Mengatur perjalanan bisnis

Modul Manajemen Kearsipan 2

6
 Glosarium
Filling Cabinet Tempat penyimpanan dokumen-dokumen
Paper Shredder Alat penghancur kertas
Replace Mengganti bagian alat yang rusak
Akomodasi Menyediakansesuatu untuk memenuhi kebutuhan.
Efisien Mengerjakan sesuatu dengan tepat dan tidak membuang
waktu.
Eksplorasi Kegiatan yang dilakukan untuk memperoleh pengetahuan
dan pengalaman baru pada suatu situasi.
Ergonomi Penyerasiaan antara pekerja, jenis pekerjaan dan
lingkungan.
Exsposure Pernyataan/pengungkapan secara formal tentang suatu
kenyataan.
Feature Corak, jenis warna.
Flashdisk Tempat untuk menyimpan file atau hasil rekaman.
Hardisk Tempat untuk menyimpan file atau hasil rekaman.
Ideal Sesuai dengan yang diinginkan atau yang direncanakan.
Informatif Memberi informasi.
Inovasi Pengenalan hal-hal baru.
Kesenjangan Ketidak seimbangan.
Klimaks Puncak dari suatu keadaan yang berkembang secara
berangsur-angsur.
Kontinuitas Keadaan yang berkesinambungan tau berkelanjutan.
Mendominasi Menguasai.
Modifikasi Melakukan pengubahan.
Operator Orang yang bertugas untuk menjalankan suatu peralatan.
Plagiasi Pengambilan suatu karangan atau ciptaan orang lain dan
menjadikannya seolah-olah karangan sendiri.
Sistematis Teratur menurut sistem.

Modul Manajemen Kearsipan 2

7
 BAB 1 PENDAHULUAN

A. Deskripsi Modul
Dalam sebuah organisasi atau perusahaan tentu tidak akan lepas
dengan adanya arsip dan kearsipan. Dimana dengan adanya sistem-sistem
tertentu yang telah terstruktur, tentu akan mempermudah orang-orang dalam
organisasi atau perusahaan dalam mengondisikan arsipnya (surat-surat
berharga, dokumen-dokumen penting, dan lan-lain). Apabila organisasi atau
perusahaan, khususnya yang merupakan organisasi atau perusahaan besar
yang memiliki banyak arsip, tidak bisa menjalankan sistem kearsipan dengan
baik dan tersruktur, maka hal ini akan menyulitkan organisasi atau
perusahaan sendiri.Yang diharapkan adalah tidak lain dengan mudah dan
cepatnya arsip ketika dibutuhkan, sehingga membutuhkan sistem
penyimpanan yang tentu dapat memudahkan pencarian kembali arsip. Dengan
demikian dapat dikatakan bahwa kearsipan memiliki peran yang sangat
penting bagi organisasi atau perusahaan tertentu.

Mengenai organisasi arsip, mulai zaman Belanda hingga saat ini

Indonesia memiliki organisasi arsip yang digunakan untuk menyimpan
warkat, surat dan dokumen penting. Organisasi arsip yang berlaku saat ini
adalah Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) yang terketak di Ibu Kota
Jakarta, dan berlaku pada tahun 1976 hingga saat ini.

Tidak dipungkiri bahwa dalam organisasi arsip akan terdapat

masalah-masalah didalamnya yang dapat menjadi kendala dalam proses
kearsipan, salah satu masalahnya adalah dengan sistem penyimpanan tertentu
yang telah ditetapkan, ternyata dalam kenyataannya penemuan arsip masih
sulit dilakukan, hal ini tentu membutuhkan upaya-upaya dalam
penyelesaiannya dengan cara mencari sumber masalah yang terjadi, agar
petugas arsip dapat sesegera mungkin melakukan pemecahan. Masalah arsip

Modul Manajemen Kearsipan 2

8
 biasanya dapat disebabkan oleh: (1) Sistem penyimpanan yang kurang sesuai,
(2) Pegawai arsip yang kurang berkompeten dan seringkali mengabaikan
arsip, (3) Fasilitas yang kurang memadai, dan lain sebagainya.

B. Informasi Pendukung
Banyak sekali organisasi atau perusahaan yang mengalami kesulitan
dalam proses penyimpanan dan penjagaan pada arsip. Surat, atau dokumen-
dokumen penting yang dimiliki. Permasalahan yang biasa terjadi adalah
proses penemuan kembali arsip yang sangat lama, banyaknya arsip-arsip yang
hilang entah kemana, serta musnahnya arsip karena sebuah bencana, seperti
kebakaran, banjir, dan lain sebagainya.

Seperti kasus yang terjadi di Kantor Kecamatan tempat saya tinggal,

beberapa waktu yang lalu saya mengurus KTP (Kartu Tanda Penduduk),
karena saya harus kuliah sehingga saya harus menunggu beberapa waktu
terlebih dahulu, dan petugaspun memberi waktu sekitar 1 bulan kepada saya
untuk KTP yang sedang diproses sudah siap saya ambil. Pada waktu satu
bulan kemudian saya datang untuk mengambil KTP yang sedang saya urus,
akan tetapi, pada saat itu petugas mengalami kebingungan untuk mencari
keberadaan KTP saya, akhirnya saya disuruh datang lagi satu bulan lagi
karena saya akan dibuatkan dengan KTP yang baru lagi, dan KTP saya yang
sudah diproses tidak bisa ditemukan alias hilang.

Menurut saya ini masalah besar karena, petugas terlalu

menggampangkan masalah, dan kurang bisa mengemban tanggung jawabnya
dengan baik. Saya sebagai konsumen merasa dirugikan, karena saya sangat
butuh dengan adanya KTP, dan hingga saat ini saya masih menggunakan
KTP sementara yang dikasih pihak petugas sebagai pengganti bahwa KTP
saya masih dalam proses.Dengan kasus masalah seperti ini seperti ada
beberapa hal yang harus diperbaiki oleh petugas Kecamatan ini, khususnya
dalam hal kearsipan atau pengondisian dokumen-dokumen, agar supaya
kasus-kasus seperti ini dapat dihindari

Modul Manajemen Kearsipan 2

9
C. Prasyarat Mempelajari Modul
Sebagaimana dalam pembelajaan menggunakan sistem moduler,
adanya hubungan keterkaitan antara satu standar kompetensi dengan standar
kompetensi yang lainnya merupakan suatu ciri pembelajaran yang
berkesinambungan. Seperti yang telah disampaikam pada Peta Kedudukan
Modul pada halaman sebelumnya, standar kompetensi Organisasi Kearsipan
dan Masalah Pokok Keasripan serta Kedudukan Kearsipan dalam Organisasi
ini tidak berdiri sendiri melainkan ditunjang oleh standar-standar kompetensi
yang sebelumnya.

D. Petunjuk Penggunaan Modul

Adapun petunjuk-petunjuk untuk mempelajari modul ini,
diantaranya adalah sebagai berkut:
1. Bacalah dengan cermat rumusan tujuan akhir dari kegiatan belajar yang
memuat kinerja yang diharapkan, kriteria keberhasilan, dan konsisi yang
diberikan dalam rangka membetuk kompetensi siswa.
2. Bacalah dengan cermat materi yang ada didalam modul, kerjakan setiap
tugas dengan baik, serta selesaikan soal evaluasi dengan semaksimal
mungkin.
3. Jika terdapat kesulitan dalam proses pemahaman materi ataupun
instruksi pengerjaan tugas, harap sesegera mungkin ditanyakan kepada
guru pembimbing.

E. Tujuan Akhir
Adapun tujuan akhir setelah siswa mempelajari modul ini,
dianatara adalah sebagai berikut:
1. Peserta didik diharapakan mampu memahami pengetian organisasi
kearsipan dan
2. Peserta didik diharapkan mampu mampu memahami masalah pokok
dalam kearsipan serta upaya penyelesaiannya, serta
3. Peserta didik diharapkan mampu mengetahui peran kearsipan dalam
organisasi.

Modul Manajemen Kearsipan 2

10
 BAB II PEMBELAJARAN

Kegiatan Belajar
Memahami materi yang disampaikan oleh guru melalui media Power
Point.

Tujuan Pembelajaran

Setelah mengikuti pembelajaran, siswa diharapkan mampu :

1. Mendefinisikan pengertian organisasi kearsipan
2. Menjelaskan masalah pokok kearsipan dan upaya pemecahan masalahnya
3. Mengidentifikasi kedudukan kearsipan dalam organisasi

Uraian Materi

A. Organisasi Kearsipan

Merujuk pada UU No. 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan

Pokok Kearsipan bahwa untuk melaksanakan tugas penyelenggaraan arsip
dinamis, dan pengumpulan, penyimpanan, perawatan, penyelamatan, serta
penggunaan arsip statis, pemerintah membentuk organisasi kearsipan yang
terdiri dari Unit-unit kearsipan pada Lembaga-lembaga Negara dan Badan-
badan Pemerintah Pusat dan Daerah, diantaranya adalah:
1. Nasional di Ibu Kota Republik Indonesia sebagai inti organisasi daripada
Lembaga Kearsipan Nasional selanjutnya disebut Arsip Nasional Pusat
2. Arsip Nasional di tiap-tiap Ibu Kota Daerah Tingkat I, termasuk Daerah-
daerah yang setingkat dengan daerah Tingkat I, selanjutnya disebut Arsip
Nasional Daerah

Modul Manajemen Kearsipan 2

11
 Terdapat perubahan yang cukup signifikan terhadap kelembagaan di
atas seiring perubahan politik dan tata negara, terutama setelah era reformasi
dengan munculnya paradigma desentralisasi dengan keluarnya Undang-
Undang Nomor 22 tahun 1999. Salah satu dampak pelaksanaan undang-
undang tersebut adalah perubahan kelembagaan, struktur serta fungsi instansi
pemerintah, termasuk dalam konteks ini adalah lembaga kearsipan.

Dengan paradigma desentralisasi, bidang kearsipan seharusnya akan

lebih bisa dikembangkan karena terdapat keleluasaan untuk mengatur dan
mengelola seluruh siklus hidup arsip dari dinamis sampai dengan statis. Perlu
di tegaskan bahwa ketika konsep pengelolaan arsip sebagai informasi tidak
hanya berhenti pada pengelolaan arsip dinamis maka kesempatan daerah pada
level provinsi dan kabupaten untuk mengelola arsip statis dapat dimanfaatkan
sebagai sarana aktualisasi citra diri daerah. Hal ini merupakan peluang yang
baik untuk menunjukkan peran arsip, bukan hanya sekedar alat administrasi
namun lebih dari itu menunjukkan jati diri dan citra diri yang khas suatu
daerah.

Perubahan kelembagaan sebagai konsekuensi perubahan tatanan

kenegaraan pada prinsipnya dapat diikuti dengan perubahan kearah yang
lebih baik, untuk bidang kearsipan prinsip dasar pengorganisasian arsip
sebenarnya sudah cukup jelas dan seharusnya sudah harus dipahami oleh
semua komponen yang berkepentingan terhadap arsip.

Secara teoritis, bahwa setiap organisasi yang berjalan pasti

menghasilkan arsip. Arsip yang tercipta membutuhkan pengelolaan, maka
diperlukan sistem dan organisasi kearsipan. Setiap organisasi atau instansi
sudah seharusnya terbentuk secara alamiah apa yang disebut sebagai unit-unit
pengolah dan unit kearsipan. Hubungan antara unit kearsipan dan unit-unit
pengolah tersebut yang harus diwujudkan dalam kerangka sistem yang baik
sehingga perwujudan manajemen kearsipan akan berhasil.

Modul Manajemen Kearsipan 2

12
 Setelah memahami pengorganisasian arsip dalam konteks unit
kearsipan dan unit-unit pengolah, harus diikuti oleh pemahaman tentang asas
pengorganisasian yang akan dipilih dalam pengelolaan arsip-arsip yang
dimiliki (sentralisasi, desentralisasi, dan gabungan). Pilihan asas
pengorganisasian arsip merupakan aspek yang penting dalam manajemen
kearsipan agar proses pengelolaan arsip dapat dilakukan secara efektif dan
efisien.

Selain pemahaman konsepsi mengenai organisasi serta asas peng-

organisasian arsip, hal yang juga penting untuk mewujudkan sistem kearsipan
yang benar adalah pemahaman tentang prinsip kearsipan. Prinsip ini
mensyaratkan pemahaman bahwa ketika pengelolaan arsip berlangsung maka
secara otomatis harus disadari bahwa kita tidak akan melepaskan hubungan
arsip dengan unit penciptanya(provenance), serta bahwa arsip ditata
berdasarkan sistem tertentu (original order), yang harus dipertahankan
sepanjang arsip tersebut masih dikelola.

B. Bentuk-bentuk Organisasi Kearsipan

1. Landarchief (1892- 1942)

Lembaga kearsipan di Indonesia, seperti yang kita kenal sekarang ini,
secara de facto sudah ada sejak 28 Januari 1892, ketika PemerintahHindia
Belanda mendirikan Landarchief. Pada tanggal tersebut dikukuhkan pula
jabatan landarchivaris yang bertanggungjawab memelihara arsip-arsip pada
masa VOC hingga masa pemerintahan Hindia Belanda untuk kepentingan
administrasi dan ilmu pengetahuan, serta membantu kelancaran pelaksanaan
pemerintahan. Adapun landarchivaris pertama adalah Mr. Jacob Anne van
der Chijs yang berlangsung hingga tahun 1905. Pengganti Mr. Jacob Anne
van der Chijs adalah Dr. F. de Haan 1905 - 1992 yang hasil karya-karyanya
banyak dipakai sebagai referensi bagi ahli-ahli sejarahIndonesia. Pengganti de
Haan adalah E.C. Godee Molsbergen, yang menjabat dari tahun 1922 -1937.

Modul Manajemen Kearsipan 2

13
 Pejabat landarchivaris yang terakhir pada masa Pemerintahan Hindia
Belanda adalah Dr. Frans Rijndert Johan Verhoeven dari 1937 - 1942.
Pada masa pergerakan nasionalisme kebangsaan di Indonesia,
terutama pada tahun 1926-1929, Pemerintah Hindia Belanda berusaha
menangkis dan menolak tuntutan Indonesia Merdeka. Dalam rangka
penolakan tersebut, Lansarchief mendapat tugas khusus, yaitu: ikut serta
secara aktif dalam pekerjaan ilmiah untuk penulisan sejarahHindia Belanda,
serta mengawasi dan mengamankan peninggalan-peninggalan orang Belanda.
Pada tahun 1940-1942 pemerintah Hindia Belanda menerbitkan Arschief
Ordonantie yang bertujuan menjamin keselamatan arsip-arsip
pemerintahHindia Belanda, yang isinya antara lain:

 Semua arsip-arsip pemerintah adalah hak milik tunggal pemerintah.

 Batas arsip baru adalah 40 tahun.
 Arsip-arsip yang melampaui masa usia 40 tahun diperlakukan secara
khusus menurut peraturan-peraturan tertentu diserahkan kepada Algemeen
Landarchief di Batavia (Jakarta).

2. Kōbunshokan(公文書館?) (1942-1945)

Masa pendudukan Jepang merupakan masa yang sepi dalam dunia

kearsipan, karena pada masa itu hampir tidak mewariskan peninggalan arsip.
Oleh karena itu, Arsip Nasional RI tidak memiliki khasanah arsip pada masa
pendudukan Jepang. Lembaga Kearsipan yang pada masa Hindia Belanda
bernama Landarchief, pada masa pendudukan Jepang berganti dengan istilah

Kobunsjokan (Kōbunshokan ( 公 文 書 館 ?)) yang ditempatkan di bawah

Bunkyokyoku (文教局 ?). Sebagaimana pegawai-pegawai Belanda lainnya,

sebagian pegawai Landarchief pun dimasukkan kamp tawanan Jepang.

Meskipun demikian, pada masa tersebut posisi Landarchief sangat penting
bagi orang-orang Belanda yang ingin mendapatkan keterangan asal usul
keturunannya. Keterangan dari arsip tersebut diperlukan untuk membebaskan

Modul Manajemen Kearsipan 2

14
 diri dari tawanan Jepang, jika mereka dapat menunjukkan bukti turunan orang
Indonesia meski bukan dari hasil pernikahan.

3. Arsip Negeri (1945-1947)

Secara yuridis, keberadaan lembaga kearsipan Indonesia dimulai sejak
diproklamasikan kemerdekaan Indonesia 17 Agustus 1945. Namun tidak
dimungkiri, bahwa keberadaan dan perkembangan Arsip Nasional RI
merupakan hasil dari pengalaman kegiatan dan organisasi kearsipan pada
masa pemerintah Kolonial Belanda (landarchief) dan produk-produk
kearsipannya.Setelah kemerdekaan Republik Indonesia, lembaga kearsipan
(landarchief) diambil oleh pemerintah RI dan ditempatkan dalam lingkungan
Kementerian Pendidikan Pengajaran dan Kebudayaan, dan diberi nama Arsip
Negeri. Keberadaan Arsip Negeri ini berlangsung sampai pertengahan tahun
1947 ketika pemerintah NICA datang ke Indonesia.

4. Landsarchief (1947-1949)
Sejak Belanda melancarkan agresi militer yang pertama dan berhasil
menduduki wilayah Indonesia pada tahun 1947, keberadaan Arsip Negeri
diambil alih kembali oleh pemerintahBelanda. Nama Lembaga Arsip Negeri
berganti lagi menjadi landsarchief kembali. Sebagai pimpinan landsarchief
adalah Prof.W. Ph. Coolhaas yang menjabat hingga berdirinya Republik
Indonesia Serikat (RIS) dan diakuinya kedaulatan PemerintahRepublik
Indonesia oleh Belanda pada akhir tahun 1949. Setelah itu lembaga kearsipan
kembali ketangan Pemerintah Republik Indonesia.

5. Arsip Negara (1950-1959)

Setelah Konferensi Meja Bundar tanggal 27Desember1949,
PemerintahBelanda melaksanakan pengembalian kedaulatan kepada
PemerintahRepublik Indonesia,termasuk pengembalian lembaga-lembaga
pemerintah. Sebagaimana tahun1945-1947, landsarchief ditempatkan kembali
di bawah Kementerian Pendidikan Pengajaran dan Kebudayaan (PP dan K).
Pada masa pengambilalihan Landsarchief oleh pemerintah Republik

Modul Manajemen Kearsipan 2

15
 Indonesia Serikat, masih diusahakan konsepsi asli tentang statusnya sebagai
Arsip Negeri RIS. Hal tersebut dimaksudkan agar arsip-arsip pemerintah
pusat dapat disalurkan ke Arsip Negeri RIS. Namun konsep Arsip Negeri itu
tidak bertahan lama. Pada tanggal 26 April 1950 melalui SK Menteri PP dan
K nomor 9052/B, nama Arsip Negeri berubah menjadi Arsip Negara RIS.
Sedangkan sebagai pimpinan lembaga Arsip Negara tersebut adalah Prof. R.
Soekanto. Prof. R. Soekanto merupakan orang asli Indonesia yang pertama
kalinya memimpin lembaga kearsipan Indonesia. Kepemimpinan Prof. R.
Soekanto berlangsung selama enam tahun hingga tahun 1957. Sebagai
penggantinya adalah Drs. R. Mohammad Ali, seorang sejarawan yang
menulis buku Pengantar Ilmu Sejarah Indonesia. Pergantian ini merupakan
awal perubahan dasar dalam kepemimpinan di Arsip Negara, karena untuk
pertama kalinya istilah Kepala Arsip Negara dipakai untuk jabatan tersebut.
Nama Arsip Negara secara resmi dipakai hingga tahun 1959.

6. Arsip Nasional (1959-1967)

Pada masa kepemimpinan Drs. R. Mohammad Ali diupayakan
berbagai usaha untuk meningkatkan peran dan status lembaga Arsip Negara.
Langkah pertama yang diambil adalah memasukkan Arsip Nagara dalam
Lembaga Sejarah pada Kementerian PP dan K. Perubahan itu ditetapkan
melalui Surat Keputusan Menteri nomor 130433/5, tanggal 24 Desember
1957. Berdasarkan SK menteri PP dan K nomor69626/a/s nama Arsip Negara
berganti menjadi Arsip Nasional. Perubahan ini berlaku surut semenjak 1
Januari 1959.
Perubahan kelembagaan Arsip Nasional tidak berhenti sampai disitu.
Berdasarkan Keputusan Presiden RI nomor 215 tanggal 16 Mei
1961,penyelenggaraan segala urusan Arsip Nasional dipindahkan ke
Kementerian Pertama RI, termasuk wewenang, tugas dan kewajiban,
perlengkapan materiil dan personalia, serta hak-hak dan kewajiban keuangan
dan lain-lain. Tugas dan Fungsi Arsip Nasional mengalami perluasan, sejak
keluarnya Peraturan Presiden nomor 19tanggal 26 Desember 1961 tentang
Pokok-pokok Kearsipan nasional. Berdasarkan Keputusan Presiden tersebut,

Modul Manajemen Kearsipan 2

16
 tugas dan fungsi arsip Nasional tidak hanyamenyelenggarakan kearsipan
statis saja, akan tetapi juga terlibat dalam penyelenggaraan kearsipan baru
(dinamis).
Berdasarkan Keputusan Presiden RI No.188 tahun 1962, Arsip
Nasional RI ditempatkan di bawah Wakil Menteri Pertama Bidang Khusus.
Penempatan ArsipNasional di Bidang Khusus dimaksudkan supaya arsip
lebih diperhatikan, karena bidang ini khusus diperuntukkan bagi tujuan
penelitian sejarah.
Pada tahun 1964, nama Kemeterian Pertama Bidang Khusus berganti
menjadi Kementerian Kompartimen Hubungan dengan Rakyat (Menko
Hubra). Perubahan tersbeut disesuaikan dengan tugas dan fungsinya dalam
mengkoordinasi kementerian-kementerian negara. Dengan bergantinya nama
kementerian tersebut, otomatis Arsip Nasional berada di bawah kementerian
yang baru tersebut. Di bawah kementerian ini, Arsip Nasional mendapat tugas
untuk melakukan pembinaan arsip. Namun, perubahan tersebut tidak
mempengaruhi tugas dan fungsiArsip Nasional sebagaimana yang tercantum
dalam Peraturan Presiden No.19 tahun1961. Berdasarkan Keputusan Wakil
Perdana MenteriNo.08/WPM/BLLP/KPT/1966, Arsip Nasional ditempatkan
di bawah Waperdam RIbidang Lembaga-lembaga Politik. Namun secara
fungsional, Arsip Nasional tetap memusatkan kegiatan-kegiatan ilmiah dan
kesejarahan.

7. Arsip Nasional RI (1967- sekarang)

Tahun 1967 merupakan suatu periode yang sangat penting bagi Arsip
Nasional, karena berdasarkan Keputusan Presiden 228/1967 tanggal 2
Desember1967, Arsip Nasional ditetapkan sebagai Lembaga Pemerintah Non
Departemen yang bertanggungjawab langsung kepada Presiden. Sementara
anggaran pembelanjaannya dibebankan kepada anggaran Sekretariat
Negara.Penetapan Arsip Nasional sebgai Lembaga Pemerintah Non
Departemen diperkuat melalui Surat Pimpinan MPRS No.
A.9/1/24/MPRS/1967 yang menegaskan, bahwa Arsip Nasional sebagai
aparat teknis pemerintah tidak bertentangan dengan UUD 1945,bahkan

Modul Manajemen Kearsipan 2

17
 merupakan penyempurnaan pekerjaan di bawah Presidium Kabinet.
Denganstatus baru tersebut, maka pada tahun 1968 Arsip Nasional berusaha
menyusun pengajuan sebagai berikut;

 Mengajukan usulan perubahan Arsip Nasional menjadi Arsip Nasional RI.

 Mengajukan usulan perubahan Prps No.19/1961 menjadi Undang-undang
tentang Pokok-pokok Kearsipan.

Usulan-usulan tersebut hingga masa berakhirnya kepemimpinan

Drs.R. Mohammad Ali (1970) belum terlaksana. Oleh karena itu, Dra.
Sumartini, yang merupakan wanita pertama yang menjabat sebagai kepala
Arsip Nasional, berjuang untuk melanjutkan cita-cita pemimpin sebelumnya.
Atas usaha-usaha dia dan dukungan Menteri Sekretaris Negara Sudharmono,
S.H., cita-cita dalam memajukan Arsip Nasional tercapai dengan keluarnya
Undang-Undang No.7/1971, yang kemudian dikenal dengan Undang-undang
tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan. Tiga tahun kemudian,
KeputusanPresiden No.26 Tahun 1974 secara tegas menyatakan bahwa Arsip
Nasional diubah menjadi Arsip Nasional Republik Indonesia yang
berkedudukan di Ibukota RI dan langsung bertanggungjawab kepada
Presiden. Dengan keputusan tersebut, Arsip Nasional RI disahkan sebagai
Lembaga Pemerintah Non Departemen secara yuridis.

Peningkatan Kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) tidak hanya

dilakukan di luar negeri saja, tetapi dilakukan juga di ANRI yaitu dengan
memberikan kursus-kursus yang dapat meningkatkan pengetahuan pegawai
sehinggabisa memberikan pengabdian terbaik kepada masyarakat sesuai
dengan tugas danfungsi ANRI. Pengolahan dan pemeliharaan arsip-arsip
statis tetap dilaksanakan dan ditingkatkan sambil terus mendorong
dilaksanakannya program-program lainseperti program Citra Daerah, Citra
Nusantara maupun program lainnya seperti program Sistem Informasi
Jaringan Kearsipan Nasional. Syiar lembaga ANRI dan kearsipan pun terus
dilakukan terutama melalui media, baik cetak maupun elektronik. Dengan
demikian diharapkan masyarakat mengetahui tugas dan fungsi ANRI yang

Modul Manajemen Kearsipan 2

18
 pada akhirnya nanti akan menimbulkan kesadaran masyarakat untuk
memelihara arsipnya.

C. MASALAH POKOK DALAM KEARSIPAN

Dalam setiap organisasi/perusahaan baik itu dalam bidang kearsipan

maupun dalam bidang lainnya pasti akan terjadi suatu masalah yang akan
menghambat kinerja organisasi/perusahaan itu sendiri.Berikut ini adalah
pendapat-pendapat tentang masalah-masalah kearsipan menurut beberapa
ahli:
1. Menurut Drs. The Liang Gie
Dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, arsip adalah suatu
kumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu
kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.
Menurut Drs. The Liang Gie, masalah-masalah pokok dibidang kearsipan
yang umumnya dihadapi oleh instansi-instansi bertalian dengan hal-hal
berikut:
a. Tidak dapat menemukan kembali secara cepat arsip suatu surat yang
diperlukan oleh pimpinan instansi atau organisasi.
b. Peminjaman atau pemakaian suatu surat oleh unit lain dalam waktu lama,
bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan.
c. Bertambahnya surat-surat ke dalam bagian arsip tanpa ada penyusutan,
sehingga tempat dan peralatan tidak lagi mencukupi.
d. Tata kerja dan peralatan kearsipan tidak berkembang (out of date) dan
tidak mengikuti perkembangan zaman (up to date) karena kurang
pengarahan kepada petugas kearsipan.
e. Menurut Drs. E. Martono, masalah yang sering timbul bertalian dengan
warkat, antara lain :
1) Warkat tak dapat ditemukan kembali karena hilang.
2) Warkat ditemukan setelah lama mencari dengan membongkar
seluruhtumpukan warkat.

Modul Manajemen Kearsipan 2

19
 3) Jumlah warkat tiap hari selalu bertambah
4) Tempat penyimpanan warkat terlalu kecil bila dibandingkan dengan
jumlah warkat, sehingga tempatnya kurang.
5) Peralatan penyimpanan tidak memenuhi syarat.
6) Pegawai di bidang penyimpanan kurang terlatih.

2. Menurut Drs. Aw. Widjaya

Masalah pokok dalam bidang kearsipan antara lain :
a. Tidak dapat menemukan kembali arsip secara cepat suatu surat yang
diperlukan leh atasan atau petugas unit lain dari bagian arsip.
b. Peminjaman atau pemakaian suatu surat oleh unit lain dala waktu lama,
bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan.
c. Bertambahnya surat-surat ke dalam bagan arsip tanpa ada penyusutan,
sehingga tempat dan peralatan tidak lagi mencukupi.
d. Tata kerja dan peralatan tak berkembang (out of date), tak mengikuti
perkembangan zaman (up to date) karena kujrang pengarahan kepada
petugas kearsipan.

Dari beberapa pendapat tentang masalah kearsipan yang dijumpai di

instansi pemerintah/swasta dapat disimpulkan bahwa masalah kearsipan adalah :

a. Tidak dapat atau sulit menemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat
saat diperlukan.
b. Membiasakan menumpuk arsip pada sembarangan tempat, padahal arsip
itu harus segera disimpan.
c. Kurang menyadari arti pentingnyasuatu arsip bagi organisasi.
d. Peminjaman oleh pihak lain tidak melalui prosedur yang benar atau terlalu
lama.
e. Penyusunan arsip secara serampangan.
f. Petugas arsip yang kurang terampil.

D. CARA PEMECAHAN MASALAH DALAM KEARSIPAN

Modul Manajemen Kearsipan 2

20
 Dari masalah-masalah yang sering timbul di bidang kearsipan, sudah
tentu diusahakan cara pemecahan masalah tersebut. Maka untuk mengatasi
masalah-masalah kearsipan tersebut, kita harus tahu bagaimana cara untuk
mengatasi masalah-masalah tersebut agar tidak merugikan perusahaan, yaitu
dengan memerhatikan langkah-langkah sebagai berikut :
1. Pergunakan system penyimpanan secara tepat
System penyimpanan arsip adalah suatu rangkaian tata cara yang
teratur memuat sesuatu pedoman tertentu untuk menyusun/menyimpan
warkat, sehingga bilamana diperlukan dapat ditemukan kembali secara
tepat dan cepat.
Terdapat 5 sistem penyimpanan arsip, yaitu :
a. System abjad (alphabetic system)
b. System masalah (subject system)
c. System tanggal (chronologi system)
d. System wilayah (geographic system)
e. System nomer (numberic system)

2. Fasilitas kearsipan harus memenuhi syarat

Secara penunjang system penyimpanan yaitu :
a. Alat-alat korespondensi, seperti kertas, mesin tik, mesin stensil,
stempel, karbon.
b. Alat-alat penerimaan surat, seperti bak surat, meja tulis, rak.
c. Alat penyimpanan surat, seperti filling cabinet, lemari.
d. Alat-alat lainnya, seperti tuangan, cahaya.

3. Petugas kearsipan yang memenuhi syarat

Untuk dapat mengemban tugas, pegawai yang bekerja pada unit
kearsipan bukan hanya ditunjang oleh factor lemauan terhadap
pekerjaannya, melainkan juga harus dibekali keterampilan khusus
mengenai bifang kearsipan. Pegawai yang telah terlatih baik dan
mempunyai ilmu pengetahuan sangat dibutuhkan dalam satu unit
pengelolaan kearsipan.Di samping itu tanggung jawab terhadap pekerjaan

Modul Manajemen Kearsipan 2

21
 yang diberikan harus dijalankan sebaik-baiknya. Namun pada
kenyataannya, sebagian pegawai masih enggan untuk menerima tugas-
tugas kearsipan karena mereka memandang bahwa unit kearsipan pada
setiap kantor adalah tempat yang membosankan. Adanya pandangan yang
seperti ini menunjukkan bahwa pegawai tersebut kurang menyadari akan
pentingnya pengelolaan arsip dalam suatu kantor untuk menunjang
efektivitas suatu pekerjaan.
Pemikiran-pemikiran seperti inilah yang harus dihindari dan
sebaiknya ditanamkan rasa cinta terhadap arsip sehingga manusia sebagai
factor penentu dalam pengelolaan kearsipan yang berdaya guna dan
berhasil guna dapat tercapai dengan baik.

4. Penyelenggaraan penyusutan warkat

Penyusutan warkat diadakan secara berkala sehingga tidak terjadi
penimbunanwarkat dan tercampurnya warkat yang penting dengan warkat
lama yang akan dimusnahkan.

5. Analisis Kebutuhan Bahan dan Alat

Agar proses penyimpanan dan penemuan kembali arsip lancar,
maka peralatan kearsipan baik jumlah dan mutu harus memadai.
Jenis peralatan kearsipan yang dibutuhkan yaitu :
a. Lembar disposisi
b. Kartu kendali
c. Kartu tunjuk silang
d. Lembar penerus
e. Kotak penyimpanan (ticker file)
f. Map gantung/folder
g. Guide
h. Perlengkapan lain
1) Cap tanggal
2) Cap derajat surat (segera, amat segera)
3) Cap sifat surat (rahasia, penting, biasa)

Modul Manajemen Kearsipan 2

22
 i. Perlengkapan perabot
1) Fillinf cabinet
2) Rak arsip
3) Kotak arsip, dll.
j. Memperluas ruangan tempat penyimpanan dan mengefektifkan
ruangan serta peralatan yang ada.
k. Fasilitas kearsipan harus memenuhi syarat dan mengikuti
perkembangan zaman
l. Secara rutin diadakan perawatan dan pencegahan kerusakan.
m. Petugas arsip harus memenuhi syarat.
n. Mengikutsertakan para pengelola kearsipan dalam kursus-kursus atau
diklat-diklat kearsipan dan penggunaan teknologi canggih.
o. Melakukan penyusutan dan pemusnahan secara rutin terhadap arsip-
arsip yang sudah tidak terpakai.

E. KEDUDUKAN KEARSIPAN DALAM ORGANISASI

Kedudukan arsip dalam kehidupan baik secara pribadi, organisasi,

berbangsa dan bernegara, maupun dalam konteks peradaban sangat penting. Hal
ini sangat kontras atau bertentangan jika disandingkan dengan kondisi umum
kearsipan khususnya di Indonesia. Kondisi di lapangan menunjukkan bahwa
masih banyak orang dan lembaga yang belum melakukan penyelenggaraan
kearsipan dengan baik. Bukti ketidakcocokan antara persetujuan publik tentang
pentingnya arsip dengan perilaku berkearsipan adalah berbagai kasus kehilangan
arsip, penumpukan arsip kacau, pemusnahan arsip tidak sesuai prosedur, sulitnya
mendapatkan informasi yang bersumber dari arsip secara cepat dan tepat,
minimnya SDM kearsipan, tidak terpenuhinya fasilitas sarana prasarana kearsipan
sesuai standar, sekaligus minimnya regulasi di bidang kearsipan, serta masih
belum dianggapnya bidang kearsipan maupun profesi kearsipan sebagai sesuatu
yang “bergengsi”.

Modul Manajemen Kearsipan 2

23
 Kondisi umum pola kearsipan publik ini mempengaruhi perkembangan
kearsipan. Perkembangan kearsipan nasional bergerak lamban dan jika
dibandingkan dengan bidang keilmuan lainnya mengalami ketertinggalan yang
cukup jauh. Hal ini dapat dilihat dari masih minimnya sumber ilmu (referensi)
kearsipan, minimnya hasil kajian/ penelitian dan publikasi kearsipan, minimnya
lembaga pendidikan dan pengembangan ilmu kearsipan, serta terbatasnya para
pakar kearsipan. Kearsipan selama ini berkembang dalam wilayah yang bersifat
teknis praktis. Inilah yang menjadi salah satu sebab arsip menjadi bidang yang
terpinggirkan dan tidak bergengsi. Arsip lebih dipahami dan dianggap sebagai
hal-hal teknis saja yang tidak memerlukan pembahasan dan pengkajian ilmiah.
Lebih tepatnya lagi kearsipan belum sepenuhnya dipandang atau diposisikan
sebagai suatu disiplin ilmu.

Akibat pandangan ini, dunia kearsipan sebagian besar diisi oleh SDM
dengan kualifikasi “second class”. Para pimpinan yang memiliki kewenangan
dalam penempatan SDM berpikir bahwa kearsipan adalah hal teknis yang mudah
dilakukan dan dapat dilakukan oleh siapapun tanpa tuntutan atau syarat keahlian
tertentu. Hal ini dipengaruhi oleh anggapan bahwa kearsipan bukan ilmu yang
membutuhkan keahlian serta kearsipan bukan bidang keilmuan yang strategis dan
penting dalam kehidupan.Pemahaman arsip itu penting, masih terbatas pada hal
teknis. Dengan memenuhi kebutuhan yang bersifat teknis seperti sarana dianggap
sudah cukup untuk mengembangkan kearsipan, padahal bukan demikian. Hal ini
bukan sepenuhnya kesalahan publik tetapi juga para pelaku kearsipan serta
seluruh perangkat kearsipan baik itu tenaga profesionl kearsipan, pengambil
kebijakan kearsipan, maupun peraturan-peraturan kearsipan yang
mensosialisasikan peran kearsipan berkutat diseputar hal teknis administrasi.

Pemahaman peran arsip yang terbatas pada hal teknis ini secara tidak
langsung menjadi penghalang bagi para pakar atau ilmuwan untuk tertarik dan
berminat mendalami dan mengembangkan kearsipan karena kearsipan dianggap
tidak memiliki fungsi strategis jangka panjang. Kondisi inilah yang menjadikan
kearsipan menjadi wilayah yang marginal dan tertinggal dengan bidang-bidang
lainnya. Pada dasarnya ada fungsi lain arsip yang lebih mendasar sebagai

Modul Manajemen Kearsipan 2

24
kebutuhan dasar kehidupan yaitu arsip sebagai sumber ilmu pengetahuan. Apabila
pemahaman ini lebih ditekankan pada publik, tentu saja akan mempengaruhi dan
mendorong publik untuk tertarik mempelajari dan mengembangkan kearsipan.

Dengan demikian, dapat dikatakan bahwa kearsipan sangat berperan

penting terutama dalam dunia organisasi, yang kita tahu bahwa dalam organisasi
tentu memiliki beraneka ragam surat-surat, warkat-warkat atau dokumen-
dokumen yang memang harus dijaga dan disimpan, supaya ketika dibutuhkan
warkat, surat, atau dokumen tersebut dapat ditemukan kembali dengan mudah,
tepat dan cepat. Berikut juga akan dikemukakan mengenai tugas-tugas dalam
kearsipan, diantaranya adalah sebagai berikut:

1. menyimpan berkas surat dinas adalah kegiatan yang pada pokoknya

seluruh berkas surat dinas disimpan pada tempat yang aman, nyaman serta
apabila berkas tersebut diperlukan dapat ditemukan dalam waktu yang
cepat
2. pemeliharaan dan pengendalian berkas surat dinas adalah kegiatan yang
dapat dilakukan dengan menyediakan daftar ataupun catatan - catatan
khusus yang diperlukan dalam pengendalian kearsipan, sehingga tidak
terjadi kesimpangsiuran arsip
3. penyusutan dan pemusnahan berkas surat dinas yang tidak diperlukan lagi
adalah proses penyortiran warkat untuk memisahkan arsip aktif dari arsip
pasif, serta menyingkirkan arsip-arsip yang tidak berguna itu berdasarkan
waktu penyimpanan
4. penemuan kembali berkas surat dinas yang disimpan

Modul Manajemen Kearsipan 2

25
 Rangkuman

 Organisasi Kearsipan Merujuk pada UU No. 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-

Ketentuan Pokok Kearsipan bahwa untuk melaksanakan tugas
penyelenggaraan arsip dinamis, dan pengumpulan, penyimpanan,
perawatan, penyelamatan, serta penggunaan arsip statis, pemerintah
membentuk organisasi kearsipan yang terdiri dari Unit-unit kearsipan pada
Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah Pusat dan
Daerah.
 Bentuk-bentuk organisasi terdiri dari orgnasisasi Arsip Landarchief, Arsip Negeri,
Arsip Negara, Arsip Kobinshokin, dan Arsip Nasional Republik Indonesia.
 Masalah yang sering terjadi dalam kearsipan adalah sulitnya ditemukannya kembali
arsip.
 Upaya yang dapat dilakukan untuk pemecahan masalahnya dalah dengan:: (1)
Mengganti sistem penyimpanan arsip jika dinilai tidak sesuai, (2) Memperhatikan
fasilitas-fasilitas yang ada, (3) Pelatihan pada petugas arsip yang kurang
berkompeten, dan lain sebagainya.
 Kearsipan memiliki kedudukan yang sangat penting bagi kelangsungan organisasi
atau perusahaan.

Informasi

Arsip adalah harta tertulis

yang harus dijaga dan
dirawat dengan baik.

Modul Manajemen Kearsipan 2

26
 Tugas

Tugas Individu

Identifikasikan mengenai sejarah, profil dan perkembangan dari organisasi Arsip

Nasional Republik Indonesia (ANRI) yang berlaku hingga saat ini, dengan
menyertakan sumber referensi yang jelas!

Tugas Kelompok

Buatlah masing-masing 4 (empat) orang dalam setiap anggota kelompok, lakukan

wawancara (obeservasi) kecil terhadap sekolah SMP atau SMK lain mengenai
pelaksanaan penyimpanan arsip yang digunakan!

Tes Formatif

1. Apa yang anda harus lakukan untuk mengkomunikasikan sebuah ide atau gagasan
kedalam upaya pemecahan masalah dalam kearsipan
2. Dari semua unsur penyebab masalah dalam kearsipan, manakah yang paling dominan
penyebab masalah dalam kearsipan? Jelaskan!

Modul Manajemen Kearsipan 2

27
Lembar Jawab Formatif

Modul Manajemen Kearsipan 2

28
 SKALA SIKAP

Berilah tanda silang (X) pada kolom skala sikap berikut ini dan berikan
penjelasannya!
NO Pernyataan S TS SS AS Penjelasan
1. Organisasi arsip
merupakan hal
yang sangat
penting
2. Seorang arsiparis
harus cekatan dan
memiliki SDM
yang tinggi
3. Jika arsip tidak
dibutuhkan lagi
bisa langsung
dibuang begitu
saja
4. Masalah arsip
harus segera
mungkin diatasi
5. Siapapun bisa
menjadi seorang
arsiparis

Keterangan:
S : Setuju SS : Sangat Setuju
TS : Tidak Setuju AS : Agak Setuju

Modul Manajemen Kearsipan 2

29
 SOAL EVALUASI

PILIHAN GANDA

A. Berilah tanda silang (X) dengan jawaban yang paling tepat pada pilihan
A, B, C, D, dan E!
1. Dalam suatu organisasi, khususnya organisasi arsip, ketika terdapat suatu
masalah yang dapat menghambat kinerja kearsipan itu sendiri, disebut…
a. Masalah Kearsipan d. Syarat Kearsipan
b. Unsur-unsur Kearsipan e. Prinsip Kearsipan
c. Bagian Arsip
2. Berikut merupakan para ahli yang mengemukakan pendapatnya mengenai
masalah pokok kearsipan, salah satunya adalah…
a. Drs. E. Martono d. Drs. Saliman
b. Drs. Soebandi e. Drs. Soejono
c. Drs. Widodo
3. Berapakah masalah pokok kearsipan yang dihadapi organisasi tertentu
menurut The Liang Gie…
a. 3 Masalah d. 5 Masalah
b. 2 Masalah e. 6 Masalah
c. 4 Masalah
4. Dalam kearsipan, yang diharapkan adalah dapat ditemukannya arsip dengan
cepat dan tepat. Hal ini merupakan…
a. Prinsip Arsip d. Unsur Arsip
b. Tujuan Arsip e. Masalah Arsip
c. Fungsi Arsip
5. Dalam pemecahan masalah pada kearsipan, salah satunya adalah dengan
menggunakan sistem penyimpanan yang tepat, ada berapakah sistem
penyimpanan arsip itu…
a. 4 Macam d. 6 Macam
b. 5 Macam e. 3 Macam

Modul Manajemen Kearsipan 2

30
 c. 4 Macam
6. Berikut yang merupakan sistem penyimpanan pada arsip adalah…
a. Sistem Abjad d. Sistem Wilayah
b. Sistem Masalah e. Sistem Identitas
c. Sistem Tanggal
7. Dibawah ini tidak merupakan fasiltas atau alat dalam kearsipan adalah…
a. Stempel d. Pencahayaan
b. Filling Cabinet e. Kotak Pensil
c. Almari
8. Dalam materi organisasi kearsipan, Undang-Undang nomor berapkah yang
membahas mengenai ketentuan-ketentuan pokok kearsipan…
a. UU No.7 Th 1971 d. UU No. 6 Th 1972
b. UU No. 6 Th 1971 e. UU No. 5 Th 1972
c. UU No. 7 Th 1972
9. Pemerintah Indonesia telah membentuk organisasi kearsipan menjadi 2
bentuk organisasi, yaitu Unit-unit Kearsipan pada Lembaga Negara dengan…
a. Badan Pemerintah Wilayah d. Badan Pemerintah
Kabupaten
b. Badan Pemerintah Kota e. Badan Pemerintah Pusat
dan Daerah
c. Badan Pemerintah Desa
10. Pada tahun berapakah organisasi kearsipan Landerchief diberlakukan…
a. 1983-1943 d. 1980-1942
b. 1892-1942 e. 1891-1899
c. 1891-1898
11. Dibawah ini merupakan organisasi kearsipan yang berlaku pada tahun 1942-
1945, yaitu…
a. Arsip Negeri d. Arsip Negara
b. Arsip Landerchief e. Arsip Nasional
c. Arsip Kobinshokan
12. Organisasi arsip apakah yang hingga saat ini masih berlaku…
a. Arsip Negeri d. Arsip Nasional

Modul Manajemen Kearsipan 2

31
 b. Arsip Landerchief e. Arsip Nasional Republik
Indonesia
c. Arsip Negara
13. Bagaimanakah kedudukan arsip bagi suatu organisasi/perusahaan…
a. Tidak Penting d. Jawaban a, b, c salah
b. Sangat Penting e. Jawaban a, b, c benar
c. Biasa Saja
14. Mengapa setiap organisasi enggan untuk memperhatikan sistem kearsipan…
a. Karena Arsip Dinilai Sulit
b. Karena Butuh Banyak Waktu
c. Karena Belum Memahami Langkah-langkah
d. Jawaban a, b, c salah
e. Jawaban a, b, c benar
15. Terdapat dimanakah organisasi Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)…
a. Sumatra d. Surabaya
b. Solo e. Semarang
c. Jakarta

SOAL ESSAI

B. Jawablah pertanyaan-pertanyaan dibawah ini dengan baik dan

seksama!
1. Apakah yang dimaksud dengan masalah pokok dalam kearsipan? Jelaskan!
2. Menurut The Liang Gie, masalah pokok apakah yang sering dialami dalam
kearsipan? Jelaskan!
3. Menurut Anda, bagaimanakah maksud dari petugas arsip yang kurang
terampil sehingga menjadi salah satu faktor masalah dalam kearsipan?
4. Jelaskan cara-cara pemecahan masalah dalam kearsipan!
5. Mengapa arsip dianggap penting dalam organisasi?

Modul Manajemen Kearsipan 2

32
 BAB III PENUTUP

DAFTAR PUSTAKA

Drs. Syamsul Anwar. 1999.Kearsipan. Bandung:Titian Ilmu

Drs. Basir Barthos. 2012. Manajemen Kearsipan. Jakarta :BumiAksra

Gie, The Liang. 1984. Administrasi Perkantoran Modern Jilid Lengkap.

Yogyakarta: Supersukses & Nurcahaya

http://apkexcellent.blogspot.com/2013/06/masalah-pokok-dalam-
kearsipan.html#ixzz4PVEruHE7

http://apkexcellent.blogspot.co.id/2013/06/masalah-pokok-dalam-kearsipan.html

http://rinarinnbi.blogspot.co.id/2012/09/masalah-pokok-dalam-kearsipan-dan-
cara.html

http://rahmanoviandriani19.blogspot.co.id/2016/04/kedudukan-kearsipan-dalam-
suatu.html

Modul Manajemen Kearsipan 2

33
 KUNCI JAWABAN

SOAL PILIHAN GANDA

1. A 11. C
2. A 12. E
3. C 13. B
4. C 14. E
5. B 15. C
6. E
7. E
8. A
9. E
10. B

SOAL ESSAI

1. Masalah pokok kearsipan adalah dimana kinerja organisasi dalam

mengondisikan arsip dengan sistem yang telah ditetapkan menjadi
terkendala. Sehingga dapat berpengaruh pada sulitnya penemuan kembali
pada arsip.
2. (1) Tidak dapat menemukan kembali secara cepat arsip suatu surat yang
diperlukan oleh pimpinan instansi atau organisasi, (2) Peminjaman atau
pemakaian suatu surat oleh unit lain dalam waktu lama, bahkan kadang-
kadang tidak dikembalikan, (3) Bertambahnya surat-surat ke dalam
bagian arsip tanpa ada penyusutan, sehingga tempat dan peralatan tidak
lagi mencukupi.
3. Kurang terampil adalah petugas tersebut tidak tanggap terhadap
permasalahan yang terjadi dalam kearsipan. Hal ini juga disebabkan
karena pengalamann yang dimiliki masih belum mumpuni.

Modul Manajemen Kearsipan 2

34
 4. (1) Mengguanakan sitem kearsipan yang sesuai, (2) Pengadaan fasilitas
yang butuhkan secara lengkap, (3) Meningkatkan SDM serta
keterampilan pada petugas arsip.
5. Karena organisasi khususnya organisasi yang besar, tentu memiliki
banyak dokumen, warkat atau surat-surat penting yang harus dijaga dan
disimpan. Selain itu menyipan dan menjada arsip-arsip tersebut, kearsipan
juga mempermudah penemuan kembali ketika arsip-arsip itu dibutuhkan.
Karena penyimpanan yang dilakukan telah terstruktur.

Modul Manajemen Kearsipan 2

35
 LAMPIRAN

SILABUS

Nama Sekolah : SMK Negeri 1 Purwosari Kelas/Semester : XI/I

Mata Pelajaran : Kearsipan Alokasi Waktu : 1 jam x 45 menit
Standar Kompetensi: Mengidentifikasi organisasi dan masalah
pokok kearsipan serta kedudukan kearsipan
dalam orgnanisasi

ALOKASI
KOMPETENSI MATERI KEGIATAN
INDIKATOR PENILAIAN WAKTU SUMBER BELAJAR
DASAR PEMBELAJARAN PEMBELAJARAN
TM PS PI
1.1 Mengidentifikasi  Organisasi Mengamati Tugas 1 2 1. Drs. Syamsul
Organisasi dan Kearsipan dan Mengamati beberapa Membuat (4) Anwar, 1999,
Masalah Pokok Masalah Pokok Pengertian, Ruang resume Kearsipan,
Kearsipan serta Kearsipan lingkup, dan Tujuan tentang Bandung:Titian
Kedudukan  Kedudukan pengelolaan kearsipan Pengertian, Ilmu
Kearsipan dalam Kearsipan dalam Ruang 2. Drs. Basir
Organisasi Organisasi Barthos, 2012,
lingkup, dan
Manajemen
Tujuan Kearsipan,
pengelolaan Jakarta :BumiA
kearsipan ksra

Modul Manajemen Kearsipan 2

36
 ALOKASI
KOMPETENSI MATERI KEGIATAN
INDIKATOR PENILAIAN WAKTU SUMBER BELAJAR
DASAR PEMBELAJARAN PEMBELAJARAN
TM PS PI

1.2 Menguraikan Menanya

kembali
pengertian,
Memberikan
Ruang kesempatan peserta
lingkup,dan didik menanyakan hal
Tujuan yang berkaitan dengan
pengelolaan pengertian , Ruang
kearsipan lingkup, dan Tujuan
pengelolaan kearsipan

Modul Manajemen Kearsipan 2

37
CATATAN
  Organisasi Kearsipan

 Masalah Pokok Kearsipan

 Kedudukan Kearsipan dalam Organisasi

SMK sebagai institusi yang menyiapkan tenaga kerja siap pakai dituntut mampu
menghasilkan lulusan sebagaimana diharapkan oleh dunia kerja.Tenaga kerja yang
dibutuhkan adalah sumber daya manusia yang memiliki kompetensi susuai dengan
bidang pekerjaannya serta memiliki daya adaptasi dan daya saing yang tinggi.Modul
ini dirancang berdasarkan kondisi dan kebutuhan dunia kerja.Maka, bahan ajar di
dalam modul ini berasal dari pelatihan, riset lapangan, dan study kepustakaan
sehingga, substansi modul ini pun berupa kompetensi kerja yang menganut prinsip
pembelajaran tuntas untuk menguasai sikap, ilmu pengetahuan, dan keterampilan
agar dapat bekerja sesuai dengan profesinya.
Substansi yang ada pada modul ini berisi bahan ajar yang disiapkan bagi siswa
Sekolah Menengah Kejuruan program keahlian Administrasi Perkantoran, terdiri dari
3 subkompetensi (kompetensi dasar, yaitu:
1. Organisasi Kearsipan
2. Masalah Pokok Kearsipan
Penulis
3. Kedudukan Kearsipan dalam Organisasi
Holib Wijayanti, lahir di Pasuruan, 12 April 1996.Pendidikan pertaman ditempuh di SDN
Tambaksari 2, Purwodadi, lulus 2008, SMP Arjuna Pasuruan, lulus 2011, melanjutkan keSMA
PGRI Lawang, lulus 2014, dan sekarang masih menjadi mahasiswa di Universitas Negeri
Malang Jurusan Manajemen Prodi PADP Fakultas Ekonomi angkatan 2014.

AIRLANGGU