Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

4. CUSTOMER DELIVERY BUSINESS PROCESS

4.1 Centralized Dispatch

4.1.1 Pengertian

Seluruh order yang dipesan oleh outlet melalui SR (ROAM) ataupun dari pihak
NCC secara otomatis akan ter-record di sistem. Pada malam hari hasil order
tersebut akan di-planningkan (dispatch) oleh tim National Dispatcher, melalui
software yang disebut Shortrec.

4.1.2 Ketentuan Umum

 Hasil dispatch oleh National Dispatcher, akan menghasilkan sebuah rute

delivery untuk DM yang disebut LOAD.
 Load hasil dari Shortrec yang dibuat oleh Dispatcher sudah memiliki aturan
penamaan tersendiri

- Dua karakter pertama pada nama load merupakan delloc dari DC apa Load
tersebut di delivery
- Karakter ke tiga adalah hari ke apa load tersebut dikirim (jika load tersebut
adalah load tunggal maka diberi angka 1 – 6 yang mewakili hari senin
sampai sabtu, jika load tersebut adalah reload maka karakter ke 3 diganti
dengan huruf, jika reload sekali maka huruf nya adalah A- F untuk mewakili
hari Senin sampai Sabtu, jika load tersebut adalah reload yang ke dua maka
huruf G – L untuk mewakili hari Senin sampai Sabtu dan seterusnya.
- Karakter ke 4 dan 5 adalah urutan pembuatan Load tersebut yang dibuat
oleh dispatcher.
 Untuk load reload memiliki ketentuan seperti dibawah ini :

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 1

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

4.1.3 Business Process

Business Process centralized dispatch dapat dilihat pada Gambar 4.1 dibawah ini:

Gambar 4.1 – Centralized Dispatch

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 2

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

4.1.4 Tugas dan Aktivitas

Tugas dan aktivitas dari masing-masing personil adalah sebagai berikut :

Tabel 4.1 – Tugas dan Aktivitas – Centralized Dispatch

Personil Aktivitas
National - Melakukan pembuatan load dari seluruh order (by TO SR)
Dispatcher yang telah ada di system (cut off Pk 20.00 setiap harinya).
- Memastikan komposisi load merupakan komposisi paling
efisien untuk melakukan pengiriman.
- Memastikan tidak ada pemborosan penggunaan truk CCAI di
masing-masing DC.
- Melakukan control (preview & review) terhadap rencana dan
planning dispatch.

4.1.5 Parameter

National Dispatcher juga memiliki beberapa paramater yang telah di sepakati dalam
melakukan proses Dispatch.
 Kapasitas setiap truk maksimum 110% dari beban maksimum truk
 Delivery time maksimum 10 jam / load

Selain itu Dispatcher juga harus memperhatikan jumlah truk yang ada / available di
setiap DC. Komunikasi dengan pihak DC dan fleet juga diperlukan untuk menjaga
ke akuratan hasil dispatch.

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 3

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

4.2 48 Hours Delivery or More

4.2.1 Pengertian

48 Hours delivery adalah proses pengiriman produk dari DC ke outlet, berdasarkan

hasil dispatch dari tim national dispatch (2 x 24 jam atau proses normal). Selain
proses normal ini, terdapat proses yang sama tetapi dengan waktu yang lebih lama
yaitu 3 x 24 jam atau lebih. Hal ini terjadi karena lokasi outlet yang jarak tempuh
dari DC membutuhkan waktu berhari-hari

4.2.2 Ketentuan Umum

 Pengiriman produk ke outlet sesuai dengan load yang telah dibuat oleh tim
National Dispatch
 Delivery supervisor tidak boleh merubah hasil dispatch kecuali :
- Personil & Truk  jika ada yang tidak masuk / Rusak
- Redelivery Process
- Banyak produk yang OOS sehingga load bisa digabung

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 4

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

4.2.3 Business Process

Business Process 48 hours delivery or more dapat dilihat pada Gambar 4.2
dibawah ini:

Gambar 4.2 – 48 Hours Delivery or More

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 5

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

 Day 0 – Sales Representative (SR)

Pukul 08.00 – 19.00 SR (ROAM) / NCC (OE Menu) / Order Entry manual oleh
SOA (OE menu) melakukan order.

 Day 1 – National Dispatcher (Nat Disp)

– Pukul 24.00 – 10.00 Nat Disp download / menarik semua order dari Basis
ke dalam program dispatching (ShortRec)
– Proses dispatching antara lain melakukan routing (pengelompokan order
dalam 1 route), Personil and truk assignment dan load creation
– Order yang telah menjadi Load di upload kembali ke Basis sebagai load
delivery harian DC

 Day 1 – Delivery Supervisor (Del Spv)

– Pukul 10.00 – 19.00 Del Spv download / menarik data load dalam bentuk
Pick Slip dan delivery list
– Review load dan delivery list untuk memastikan load sudah didispatch
dengan baik dan benar
– Serahkan Pick Slip kepada warehouse operator 2 (loader) untuk memulai
proses racik dan loading produk
– Melakukan aktivitas “Coaching DM” atas hasil dari pengiriman DM (Cth:
reason codes)

 Day 1 – Warehouse Operator 1 & 2 (shipper & loader)

– Pukul 11.00 – 18.00 Loader melakukan racik produk berdasarkan Pick Slip
yang diterima dari Del Spv
– Produk yang telah diracik diserahkan kepada Shipper sebagai proses serah
terima untuk di adjust bila ada produk OOS dan difinal menggunakan menu
Basis
– Shipper cetak LOSLIS dan Invoice, diserahkan kepada Deliveryman untuk
memulai proses loading

 Day 2 – Deliveryman (DM)

Pukul 08.00 – Selesai DM delivery produk ke outlet dan membawa 3 dokumen
pendukung (LOSLIS, Invoice dan Delivery List)

 Day 2 – Warehouse Operator 1 (Shipper)

– Pukul 18.00 – 21.00 Shipper cek produk gagal kirim dari outlet (on hand)
– Proses check in oleh WH Operator 1
– Dokumentasikan produk on hand dan melakukan proses serah terima
sesuai SOP melalui LOSLIS

 Day 2 – DC Admin (Bookkeeper & Cashier)

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 6

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

– Pukul 18.00 – 24.00 Bookkeeper melakukan settlement per load hasil

delivery harian dari DM, input reason code untuk delivery yang gagal
– Cashier menerima setoran uang cash dan payment kredit baik dari sales
representative maupun deliveryman. Cashier melakukan penyetoran harian
melalui jasa pick-up service

4.2.4 Tugas dan Aktivitas

Tugas dan aktivitas dari masing-masing personil adalah sebagai berikut :

Tabel 4.2 – Tugas dan Aktivitas – 48 Hour Delivery

Personil Aktivitas
National - Dispatch order dari SR, buat dalam 1 load sesuai route
Dispatcher - Assign Personil dan truk pada tiap load
WH Operator - Melakukan proses pengecekan serah terima atas hasil picking
1 (Shipper) dari loader dan check out load
- Adjust load bila terjadi OOS produk
- Cetak LOSLIS dan invoice
WH Operator - Racik produk sesuai Pick Slip dan memastikan bahwa hasil pre-
2 (Loader) picking tersebut diletakkan sesuai SOP yang benar
- Load produk ke truk sesuai LOSLIS (delete bukan job desc)
Delivery - Assign / update Personil dan truk bila diperlukan
Supervisor - Mencetak delivery list yang akan diassign untuk setiap DM
- Menarik Pick Slip dan serahkan pada WH Ops 2 (Loader) untuk
racik produk
DC Admin - Melakukan settlement untuk semua load
- Input reason code untuk semua unproductive order
Cashier - Terima cash sales dan route expense dari Deliveryman
- Setor cash sales ke pick-up service

4.2.5 Dokumen Terkait

Dokumen terkait dari proses penerimaan produk antara lain adalah sebagai berikut:

 LOSLIS (preprinted)
Dokumen ini digunakan untuk melakukan mengontrol produk dan jumlahnya
yang keluar dari DC untuk load manual tersebut.

 Delivery List
Dokumen ini digunakan sebagai panduan bagi Deliveryman untuk melakukan
pengiriman ke outlet. Karena di dalamnya berisi urutan pengiriman, nama
outlet, alamat outlet dan jumlah produk.

 Customer Invoice (preprinted)

Dokumen ini digunakan sebagai bukti penjualan produk ke outlet, dan panduan
bagi Deliveryman untuk melakukan penagihan dan penurunan produk di outlet.

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 7

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

Detail pendistribusian Customer Invoice adalah sebagai berikut:

- Transaksi Cash : Putih (Outlet); Merah dan Kuning (DC Admin)
- Transaksi Credit : Merah (Outlet); Putih dan Kuning (DC Admin)

4.3 Local Dispatch

4.3.1 Pengertian

Local dispatch merupakan aktivitas planning (dispatching) terhadap order yang

akan dijadikan load delivery DM dan dilakukan oleh tim DC melalui DM Supervisor
untuk beberapa jenis pengiriman tertentu. Aktivitas local dispatch dilakukan
sebelum order di download via Basis oleh National Dispatcher.

4.3.2 Ketentuan Umum

Hanya boleh dilakukan untuk :

 Same day delivery
 Early delivery

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 8

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

4.3.3 Business Process

Business Process local dispatch dapat dilihat pada Gambar 4.3 dibawah ini :

Gambar 4.3 – Local Dispatch for Same Day Delivery

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 9

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

 Proses Same Day Delivery dilakukan pada hari yang sama (day 0) setelah SR
melakukan Taking Order dan input order via ROAM.

 Delivery Spv menerima request Same Day Delivery dari SR, download /
menarik data order via Basis.

 Tim SO melakukan request approval Same Day Delivery via e-mail kepada
Logistic Director dan di cc kan kepada National Distribution Manager, disertai
dengan informasi outlet, produk, quantity dan alasan mengapa diperlukan same
day delivery.

 Delivery Spv membuat load dengan cara local dispatching menggunakan Basis,
input delivery date menjadi tanggal same day delivery dan finalisasi load agar
dapat cetak Pick Slip dan delivery list.

 Pick Slip diserahkan kepada loader untuk diracik, shipper finalisasi load dan
cetak LOSLIS dan Invoice.

 DM melakukan loading produk ke dalam truk

 DM serah terima produk dengan Shipper, DM delivery menuju outlet

4.3.4 Tugas dan Aktivitas

Tugas dan aktivitas dari masing-masing personil adalah sebagai berikut :

Tabel 4.3 – Tugas dan Aktivitas – Local Dispatch

Personil Aktivitas
Sales Representative - Taking Order dan input via Roam
(SR) - Request Same Day Delivery kepada Logistic Director (cc :
National Distribution Manager) via email
Delivery Spv - Menarik order via Basis
- Local dispatch menggunakan menu Order Entry Basis
setelah menerima approval dari Logistic Director
- Finalisasi Order Entry Basis dan print Pick Slip
Logistic Director - Approve request same day delivery dari tim SO
Warehouse Operator - - Finalisasi Load
1 (Shipper) - Print LOSLIS dan Invoice
- Melakukan serah terima dengan Warehouse Op 2 untuk hasil
racikan yang sudah selesai
- Melakukan serah terima produk dengan Deliveryman
berdasarkan “Final Load”
Warehouse Operator - - Racik produk berdasarkan Pick Slip

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 10

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

2 (Loader) - Melakukan serah terima dengan Warehouse Op 1

4.3.5 Dokumen Terkait

Dokumen terkait dari proses penerimaan produk antara lain adalah sebagai berikut:

 LOSLIS (preprinted)
Dokumen ini digunakan untuk melakukan mengontrol produk dan jumlahnya
yang keluar dari DC untuk load manual tersebut.

 Delivery List
Dokumen ini digunakan sebagai panduan bagi Deliveryman untuk melakukan
pengiriman ke outlet. Karena di dalamnya berisi urutan pengiriman, nama
outlet, alamat outlet dan jumlah produk.

 Customer Invoice (preprinted)

Dokumen ini digunakan sebagai bukti penjualan produk ke outlet, dan panduan
bagi Deliveryman untuk melakukan penagihan dan penurunan produk di outlet.

 Dokumen Pendukung
Dokumen ini digunakan sebagai pendukung mengenai local dispatch ini
dilakukan, serta berisi request dan alasan mengapa same day delivery ini
dilakukan. Contoh : email approval, email request

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 11

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

4.3.6 Proses BASIS

 View / Update Outlet Document

 Input personil, lokasi dan route

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 12

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

 Input Outlet Number

 Input 1 – Update untuk order yang diinginkan (Status OE Fin menandakan

status order entry, SM Fin menandakan status Settlement sudah final)

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 13

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

 Input 1 – Maintain

 Input 2 – Delivery Overrides

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 14

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

 Input Lokasi, Delivery Date dan buat Nama Load Manual untuk Same Day
Delivery

 Order sudah menjadi load Same Day Delivery

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 15

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

 Prepare / Finalize Manual Loads for Load Creation

 Input lokasi, delivery date dan status load (OE) sesuai dengan yang telah dibuat
sebelumnya

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 16

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

 Input 9 – Master Data untuk memasukkan personil dan truk pada load manual
tersebut

 Input kode personil dan truk

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 17

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

 Input 7 – Finalize untuk memfinalisasi load, load siap ditarik pada menu LC
Load Update untuk proses pencetakan Pick Slip, LOSLIS dan Invoice

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 18

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

4.4 Non Regular Delivery

4.4.1 Early Delivery

4.4.1.1 Pengertian

Early delivery merupakan proses pengiriman produk ke outlet yang dieksekusi oleh
tim DC dengan waktu lebih awal dari delivery date-nya.

Hal – hal yang perlu diperhatikan pada saat ingin melakukan Early Delivery adalah
sebagai berikut :

 Time Window dan Kesiapan Outlet Penerima

 Posisi stock di DC mencukupi
 Kesiapan armada DC (Personil, mobil, dan lain-lain)
 Tidak ada tambahan biaya (cost), dan hanya dilakukan untuk mengurangi
beban di hari normal berikutnya

4.4.1.2 Ketentuan Umum

 Atas inisiatif tim DC untuk meminimalisir potensi gagalnya delivery dikarenakan:

- Tingginya load delivery pada hari berikutnya

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 19

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

- Keterbatasan armada DC (Personil, mobil, dan lain-lain)

- Antisipasi hari libur yang terjadi di wilayah masing-masing
 Perlu diperhatian beberapa hal berikut:
- Melakukan komunikasi dengan pihak outlet atau pihak sales untuk
menghindari terjadi nya penolakan outlet saat perlakuan Early Delivery.
- Dilakukan penarikan load (1 load penuh) oleh DM Supervisor
- Proses Customer Delivery Load Out dilaksanakan sesuai standard di hari
– hari biasa (Printed Dokumen Delivery, Tanda Tangan, proses OOS
allocation, proses picking, etc)
- Proses pengiriman produk dilaksanakan pada hari H+1 order dimana
setelah produk diracik dan difinalisasi oleh Shipper serta dokumen sudah
tercetak (LOSLIS, Delivery List dan Invoice), produk dapat langsung di kirim
ke outlet
- DC Admin melakukan finalisasi settlement dengan proses early settlement
sesuai SOP yang berlaku

4.4.1.3 Business Process

Business Process early delivery dapat dilihat pada Gambar 4.4 dibawah ini :
Gambar 4.4 – Business Process – Early Delivery

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 20

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

4.4.1.4 Tugas dan Aktivitas

Tugas dan aktivitas dari masing-masing personil adalah sebagai berikut :

Tabel 4.4 – Tugas dan Aktivitas – Early Delivery

Personil Aktivitas

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 21

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

DC Manager - Berkomunikasi dengan tim S&M untuk melihat adanya

kebutuhan untuk masuk di hari libur (Libur Nasional)
- Berkoordinasi dengan tim Delivery Supervisor untuk
membuat perencanaan jumlah load yang bisa terakomodir
untuk early delivery dengan load yang ada
- Berkoordinasi dengan tim Warehouse tentang keadaan On
Floor Stock untuk keperluan Early Delivery
- Mengkomunikasikan perencanaan Early Delivery kepada
Operation Logistics Manager sebelum eksekusi
Delivery - Berkomunikasi dengan tim Dispatcher dan Helpdesk untuk
Supervisor perencanaan Early Delivery sesuai diskusi dengan DCM
- Melakukan local dispatcher jika diperlukan (hari libur)
- Menarik beberapa load yang akan dilaksanakan Early
Delivery
- Meng-assign load-load tersebut ke DM
- Memprint delivery list yang akan ditunjuk untuk Early Delivery
Tim - Melihat potensi OOS untuk kegiatan Early Delivery
Warehouse - Melakukan aktivitas pre picking,final load, dan printed invoice
berdasarkan request Early Delivery
Tim - Melakukan settlement Early Delivery sesuai aktual dan
Administrasi ketentuan yang berlaku

4.4.1.5 Dokumen Terkait

Dokumen terkait dari proses early delivery antara lain adalah sebagai berikut :

 LOSLIS
Dokumen ini digunakan sebagai mencatat jumlah pengeluaran dan penerimaan
full goodss (on hand) dan juga empties dari outlet.

 Invoice
Dokumen ini digunakan sebagai bukti pembayaran dari outlet, dan dokumen
untuk melakukan settlement

4.4.1.6 BASIS Proses

Proses Early Check In

 Ketik Menu BAS 2 -> Kemudian ENTER

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 22

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

 Pilih Option “Inventory Transaction – CCBI” -> kemudian ENTER

 Pilih Option 1 (LC Load Update) -> kemudian ENTER

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 23

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

 Ketik “Tanggal” menurut DELDATE yang tertera di fisik Inv -> kemudian
ENTER 2x

 Ketik Option 7 (Check In) -> kemudian ENTER. Lalu, masukkan tanggal dan
waktu sesuai actual Check In.

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 24

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

Akan muncul message error “LCW0106 Check In date is less than delivery
date”-> Tekan F11 sampai message tersebut hilang.

 Ketik Option 32 (Update Inload ) jika ada produk in load -> kemudian ENTER

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 25

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

Akan muncul message error “LCW1811 Route is already check out” -> Tekan
F11.

 Entry produk in-load sesuai dengan LOSLIS. Jika muncul message error seperti
di bawah ini, tekan tombol F11.

Note: Pastikan bahwa Deldate merujuk ke tanggal tertera di fisik LOSLIS dan
Effective date adalah tanggal actual delivery.
Proses Early Settlement

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 26

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

 Masuk ke menu RSM

 Pilih option 1 ( Work with Delivery Routes) -> kemudian ENTER 3x

 Pada saat muncul tampilan seperti dibawah, silahkan ketik tanggal sesuai
dengan actual delivery

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 27

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

Saat itu, tampilan akan memunculkan Route Number/ Batch yang belum di-
settle

 Lakukan perubahan di Delivery Date sesuai dengan tanggal yang tercetak di

Invoice / LOSLIS -> kemudian ENTER (akan tampil Route Number di hari esok)

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 28

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

 Pilih lah Route Number yang akan dilakukan Early Delivery dan ketik Option 1
(Settle) -> kemudian ENTER

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 29

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

 Pada saat muncul tampilan di bawah dengan “message error”, silahkan tekan
F11 sampai tiba di tampilan berikutnya.

 Ketik 1 -> ENTER dan lakukan proses settlement seperti biasanya.

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 30

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

 Lalu, Route Number akan berpindah secara automatis di settlement pada

tanggal actual delivery.

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 31

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

4.4.2 1 x 24 Jam Delivery

4.4.2.1 Pengertian

1 x 24 jam delivery adalah pengiriman yang dilakukan lebih awal daripada waktu
yang seharusnya (2 x 24 jam) karena adanya request dari tim Sales & Marketing
(kebutuhan dari pihak outlet).

Hal – hal yang perlu diperhatikan pada saat pelaksanaan 1 x 24 jam adalah
sebagai berikut :
 Time Window dan Kesiapan Outlet Penerima
 Posisi stock di DC mencukupi
 Kesiapan armada DC (Personil, mobil, dan lain-lain)
 Approval dari National Distribution Manager / Operation Logistics Manager

4.4.2.2 Ketentuan Umum

 Adanya request (by email) untuk 1 x 24 jam dengan details (Outnum, Nama
Outlet, Detail SKU dan Qty) dan approval dari National Distribution Manager /
Operation Logistics Manager.

 Request hari diajukan oleh tim sales pada maksimum Pk 18.00 setiap harinya

 Order di-entry dengan deldat 1 x 24 jam

 Load untuk 1 x 24 jam di dispatch oleh national dispatch

 Tim Warehouse akan akan melakukan proses dari print Pick Slip, pre picking,
printed LOSLIS, dan printed Customer Invoice sesuai load yang telah dibuat

 Proses Customer Delivery Load Out dilaksanakan sesuai standard di hari –

hari biasa (Printed Dokumen Delivery, Tanda Tangan dan nama, proses OOS
allocation, proses picking, dan lain-lain)

 DC Admin melakukan settlement seperti biasa sesuai guidance SOP yang telah
berlaku

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 32

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

4.4.2.3 Business Process

Business Process 1 x 24 hours delivery dapat dilihat pada Gambar 4.5 dibawah ini:
Gambar 4.5 – Business Process – 1 x 24 Hours Delivery

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 33

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

4.4.2.4 Tugas dan Aktivitas

Tugas dan aktivitas dari masing-masing personil adalah sebagai berikut :

Tabel 4.5 – Tugas dan Aktivitas – 1 x 24 Hours Delivery

Personil Aktivitas

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 34

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

DC Manager - Berkomunikasi dengan OLM; perihal kesiapan tim DC

(Personil, armada, Stock on Floor etc) atas request 1x24 jam
setelah koordinasi dengan tim Delivery dan Warehouse; yang
akan disampaikan kepada National Distribution Manager
(Cc : Operation Logistic Manager)
Delivery - Membuat request kepada tim Dispatcher Nasional untuk
Supervisor membuat Load terhadap request 1x24 jam tersebut
- Meng assign load tersebut ke DM
- Memprint delivery list yang akan ditunjuk untuk 1x24 Jam
Delivery
Tim - Melihat potensi OOS untuk kegiatan 1x24 Jam Delivery
Warehouse - Melakukan aktivitas pre picking, final LOSLIS dan Invoice
berdasarkan request 1x24 Jam Delivery
Tim - Melakukan settlement sesuai actual dan guidance yang ada
Administrasi

4.4.2.5 Dokumen Terkait

Dokumen terkait dari proses early delivery antara lain adalah sebagai berikut :

 Email Approval Logistik Direktur & National Distribution Manager

Dokumen ini digunakan sebagai bukti bahwa pengiriman 1 x 24 jam delivery ini
diketahui dan disetujui oleh National Distribution Manager / Operation Logistics
Manager.

 LOSLIS
Dokumen ini digunakan sebagai mencatat jumlah pengeluaran dan penerimaan
full goodss (on hand) dan juga empties dari outlet.

 Invoice
Dokumen ini digunakan sebagai bukti pembayaran dari outlet, dan dokumen
untuk melakukan settlement

4.4.3 Late Delivery dan Late Settlement

4.4.3.1 Pengertian

Late delivery merupakan proses pengiriman produk ke outlet yang dieksekusi oleh
tim DC diatas 2 x 24 jam dikarenakan proses delivery dieksekusi di H+1 Delivery
Date disebabkan oleh :

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 35

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

 Tingginya load delivery

 Keterbatasan armada DC (Personil, mobil, dan lain-lain)
 Truk DC yang mogok
 Keadaan jalan yang terhambat (macet, tanah longsor, banjir, dan lain-lain)

Late settlement adalah proses delivery ke outlet dimana pengiriman oleh tim DC
sudah dilakukan sesuai proses 2 x 24 jam, akan tetapi proses settlement tertunda
dikarenakan beberapa hal seperti :
 Proses bongkar yang terlambat dari outlet
 Jarak tempuh ke outlet yang jauh
 Keadaan jalan yang terhambat (macet, tanah longsor, banjir, etc)

Perbedaan definisi antara Late Delivery dan Late Settlement adalah Late Delivery
pasti akan mengarah ke Late Settlement, akan tetapi Late Settlement belum tentu
Late Delivery.

Hal – hal yang perlu diperhatikan pada saat pelaksanaan Late Delivery dan Late
Settlement adalah sebagai berikut :
 Time Window dan Kesiapan Outlet Penerima
 Posisi stock di DC
 Kesiapan armada DC (Personil, mobil, dan lain-lain)

4.4.3.2 Ketentuan Umum

 Melakukan komunikasi dengan pihak outlet untuk menghindari terjadi nya

penolakan outlet saat perlakuan Late Delivery.

 Proses Customer Delivery Load Out dilaksanakan sesuai standard di hari –

hari biasa (Printed Dokumen Delivery, Tanda Tangan dan nama, proses OOS
allocation, proses picking, etc)

 Pada saat proses settlement penggunaan .144 hanya untuk proses late
settlement. Tidak diizinkan penggunaan .144 untuk proses settlement di late
delivery.

4.4.3.3 Business Process

Business Process late delivery dan late settlement dapat dilihat pada Gambar 4.6
dan Gambar 4.7 dibawah ini :
Gambar 4.6 – Business Process – Late Delivery

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 36

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

Gambar 4.7 – Business Process – Late Settlement

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 37

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

4.4.3.4 Tugas dan Aktivitas

Tugas dan aktivitas dari masing-masing personil adalah sebagai berikut :

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 38

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

Tabel 4.6 – Tugas dan Aktivitas – Late Delivery & Late Settlement

Personil Aktivitas
DC Manager - Berkomunikasi dengan OLM adanya potensi Late Delivery/
Late Settlement
- Berkoordinasi dengan tim Warehouse tentang keadaan On
Floor Stock untuk keperluan Late Delivery
Delivery - Meng-assign load-load early tersebut ke DM
Supervisor
Tim - Melihat potensi OOS untuk kegiatan Late Delivery
Warehouse - Melakukan aktivitas pre picking, final LOSLIS dan Invoice
berdasarkan request Late Delivery
Tim - Melakukan settlement Late Delivery sesuai actual dan
Administrasi guidance yang ada

4.4.3.5 Dokumen Terkait

Dokumen terkait dari proses early delivery antara lain adalah sebagai berikut :
 LOSLIS
Dokumen ini digunakan sebagai mencatat jumlah pengeluaran dan penerimaan
full goodss (on hand) dan juga empties dari outlet.

 Invoice
Dokumen ini digunakan sebagai bukti pembayaran dari outlet, dan dokumen
untuk melakukan settlement.

4.4.3.6 BASIS Proses

Proses Late Check In

 Ketik Menu BAS 2 -> Kemudian ENTER

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 39

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

 Pilih Option “Inventory Transaction – CCBI” -> kemudian ENTER

 Pilih Option 1 (LC Load Update) -> kemudian ENTER

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 40

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

 Ketik “Tanggal” menurut DELDATE yang tertera di fisik Inv -> kemudian
ENTER 2x

 Ketik nama “LOAD” yang akan dilakukan Late Check-In pada saat muncul
tampilan di bawah

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 41

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

 Ketik Option 7 (Check In) -> kemudian ENTER. Lalu, masukkan tanggal dan
waktu sesuai actual Check In. Tekan F11 pada saat timbul message error di
tampilan BASIS.

 Ketik Option 32 (Update Inload ) jika ada produk in load -> kemudian ENTER.
Tekan F11 pada saat timbul message error di tampilan BASIS.

 Entry produk in-load sesuai dengan LOSLIS. Jika muncul message error
seperti di bawah ini, tekan tombol F11.

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 42

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

Note: Pastikan bahwa Deldate merujuk ke tanggal tertera di fisik LOSLIS dan
Effective date adalah tanggal actual delivery.

Proses Settlement

 Masuk ke menu RSM

 Pilih option 1 ( Work with Delivery Routes) -> kemudian ENTER 3x

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 43

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

 Pada saat muncul tampilan seperti dibawah, silahkan ketik tanggal sesuai
dengan actual delivery

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 44

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

 Lakukan perubahan di Delivery Date sesuai dengan tanggal yang tercetak di

Invoice/ LOSLIS -> kemudian ENTER (akan tampil Route Number di hari
sebelumnya)

 Pilih lah Route Number yang akan dilakukan Late Delivery dan ketik Option 1
(Settle) -> kemudian ENTER

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 45

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

 Ubahlah kembali tanggal Deldate menjadi tanggal actual delivery.=> ENTER

 Setelah itu, tekan “SHIFT” dan “F8” secara bersamaan dan “Load” itu pun akan
berpindah ke tanggal settlement di hari setelah nya.

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 46

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

 Lalu, silahkan lakukan proses settlement seperti biasanya

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 47

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

4.4.4 Delivery with 3rd Party

4.4.4.1 Pengertian

Definisi dari Delivery with 3 rd Party adalah proses delivery dimana proses
pengiriman produk ke outlet menggunakan truck transporter dengan beberapa
parameter sebagai berikut :
 Keterbatasan kapasitas truk untuk proses delivery
 Transaksi Credit
 Order Qty minimum 400 PC (jumlah ini dapat berubah-rubah sewaktu-waktu)

Hal – hal yang perlu diperhatikan pada saat pelaksanaan Delivery with 3 rd Party
adalah sebagai berikut :
 DO untuk request transporter berdasarkan kapasitas truk
 Ketersediaan tipe truk di masing-masing transporter
 Cost per case
 Updated Transporter’s performance
 Time Window Outlet (untuk DC Outlet, e.g: DC Matahari)
 Komunikasi yang intense dengan pihak transporter
 Komunikasi tentang standard procedures untuk administrasi, delivery,
warehouse kepada pihak transporter

4.4.4.2 Ketentuan Umum

 Melakukan komunikasi dengan pihak transporter / vendor truk mengenai

request Truk

 Proses Customer Delivery Load Out dilaksanakan sesuai standard di hari –

hari biasa (Printed Dokumen Delivery, Tanda Tangan, proses OOS allocation,
proses picking, etc)

 Memastikan perlakuan standard procedures tentang administrasi, delivery, dan

warehouse terhadap pihak Transporter

 Memastikan bahwa aktual dokumentasi sesuai dengan aktual kegiatan yang

ada di lapangan (e.g: perlakuan split load)

 Order minimum 400 PC untuk full-cases dengan tipe truck CD Double (Quantity
untuk tipe truck lain equivalent angka diatas dengan pertimbangan utilisasi
truck)

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 48

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

 Pengiriman Big Drop Delivery melalui approval Operation Logistics Manager

4.4.4.3 Business Process

Business Process Delivery 3rd Party dapat dilihat pada Gambar 4.8 dibawah ini :
Gambar 4.8 – Business Process – Delivery with 3rd Party

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 49

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

4.4.4.4 Tugas dan Aktivitas

Tugas dan aktivitas dari masing-masing personil adalah sebagai berikut :

Tabel 4.7 – Tugas dan Aktivitas Delivery with 3rd Party

Personil Aktivitas
Tim Delivery - Melakukan analisa kebutuhan truk dan jenisnya
- Melakukan request truk ke pihak terkait (transporter / vendor
truk sewa)
- Load Assignment
- Melakukan print delivery list
- Assign load ke shipment dokumen terkait
National - Mambuat shipment dokumen berdasarkan kebutuhan PO
Dispatcher
Tim - Melakukan print Pick Slip, Loslis, dan Invoice
warehouse - Melakukan pre picking
- Melakukan split load berdasarkan actual loading
Tim Admin - Melakukan closing shipment document
- Proses settlement sesuai dengan guidance

4.4.4.5 Dokumen Terkait

Dokumen terkait dari proses early delivery antara lain adalah sebagai berikut :

 LOSLIS
Dokumen ini digunakan sebagai mencatat jumlah pengeluaran dan penerimaan
full goodss (on hand) dan juga empties dari outlet.

 Invoice
Dokumen ini digunakan sebagai bukti pembayaran dari outlet, dan dokumen
untuk melakukan settlement.

 Pick Slip
Dokumen ini digunakan sebagai dasar melakukan aktivitas pre-picking oleh WH
Operator 2.

 Request Kebutuhan Truk (by Email)

Dokumen ini digunakan dasar untuk melakukan request truk transporter ke
pihak fleet, berisi jumlah truk, jenis truk dan area pengiriman delivery.

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 50

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

4.4.5 Big Drop Delivery

4.4.5.1 Pengertian

Big drop delivery adalah proses pengantaran produk ke outlet dimana produk akan
dikirim melalui gudang DSD menggunakan truk transporter berdasarkan request
dari tim DC. Hal ini disebabkan oleh beberapa hal sebagai berikut :

 Keterbatasan kapasitas truk untuk proses delivery

 Transaksi Cash
 Order Qty minimum 400 PC (jumlah ini dapat berubah-rubah sewaktu-waktu)

4.4.5.2 Ketentuan Umum

 Delloc dipindahkan dari DC ke DSD

 Outlet harus melakukan transfer pembayaran terlebih dahulu (dan masuk

masuk ke DB Account Coca-Cola), baru dilakukan pengiriman

 Order minimum 400 PC untuk full-cases dengan tipe truck CD Double (Quantity
untuk tipe truck lain equivalent angka diatas dengan pertimbangan utilisasi
truck)

 Pengiriman Big Drop Delivery melalui approval Operation Logistics Manager

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 51

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

4.4.5.3 Business Process

Business Process big drop delivery dapat dilihat pada Gambar 4.9 dibawah ini :

Gambar 4.9 – Business Process – Big Drop Delivery

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 52

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

4.4.5.4 Tugas dan Aktivitas

Tugas dan aktivitas dari masing-masing personil adalah sebagai berikut :

Tabel 4.8 – Tugas dan Aktivitas Big Drop Delivery

Personil Aktivitas
DC Manager - Melihat seluruh PO yang jumlahnya besar (min 400 CS)
- Melihat jenis transaksi dari PO tersebut (cash / tidak)
- Menghitung dan memperkirakan availability truk dan produk di
DC
- Berkoordinasi dengan pihak DOP apakah produk tersedia atau
tidak di warehouse plant
- Berkoordinasi dengan pihak DSD apakah truck tersedia atau
tidak. Jika ya, maka PO akan dipindahkan ke delloc DSD
DSD Admin - Mengecek availability produk di gudang
- Mengecek availability truk dengan tim transporter dan national
transport
- Melakukan final load
- Mencetak pick slip, delivery list, LOSLIS dan invoice
- Mengecek ke DB Account apakah transfer dari outlet sudah
masuk / belum ke account Coca-Cola
- Melakukan settlement cash
Warehouse - Melakukan eksekusi terhadap produk yang yang diminta,
Operator berdasarkan pick slip yang diberikan oleh tim DSD
(Plant)
Delivery - Memindahkan delloc dari delloc DC ke DSD
Supervisor

4.4.5.5 Dokumen Terkait

Dokumen terkait dari proses penerimaan produk antara lain adalah sebagai berikut:
 LOSLIS
Dokumen ini digunakan sebagai mencatat jumlah pengeluaran dan penerimaan
full goods (on hand) dan juga empties dari outlet.

 Invoice
Dokumen ini digunakan sebagai bukti pembayaran dari outlet, dan dokumen
untuk melakukan settlement.

 Pick Slip
Dokumen ini digunakan sebagai dasar melakukan aktivitas pre-picking oleh WH
Operator 2.

4.4.6 Delivery Sourcing Plant to Outlet in Other Operation

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 53

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

4.4.6.1 Pengertian

Pengiriman jenis ini merupakan proses pengantaran produk ke outlet dari sourcing
plant (DSD) langsung ke outlet yang berada di other operation (island, PUMA).
Contoh : pengiriman produk dari DSD Cibitung ke SP yang ada di Banjarmasin.

4.4.6.2 Ketentuan Umum

 Sudah ada kesepakatan (agreement) dengan pihak sales bahwa order tersebut
akan dikirim dari sourcing plant.

 Order dan pengiriman minimal 1 full container atau kelipatannya.

 Harus berupa transaksi kredit

 Payment harus melalui central AR

 Delivery date di set oleh dispatcher sesuai dengan lead time pengiriman produk
ke daerah yang dituju

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 54

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

4.4.6.3 Business Process

Business Process Delivery Sourcing Plant to Outlet in Other Unit dapat dilihat pada
Gambar 4.10 dibawah ini :

Gambar 4.10 – Business Process – Delivery Sourcing Plant to Outlet in Other Unit

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 55

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

4.4.6.4 Tugas dan Aktivitas

Tugas dan aktivitas dari masing-masing personil adalah sebagai berikut :

Tabel 4.9 – Tugas dan Aktivitas Delivery Sourcing Plant to Outlet in Other Unit

Personil Aktivitas
DC Manager - Melihat seluruh PO yang jumlahnya besar
- Melihat jenis transaksi dari PO tersebut (credit / tidak)
- PO yang akan dikirim melalui sourcing plant minimal 1 full
container atau kelipatannya
- Berkoordinasi dengan pihak DOP apakah produk tersedia atau
tidak di warehouse sourcing plant
- Berkoordinasi dengan pihak DSD apakah truck tersedia atau
tidak. Jika ya, maka PO akan dipindahkan ke delloc DSD
- Berkoordinasi dengan pihak sales bahwa pengiriman akan
dilakukan dari sourcing plant
DSD Admin - Mengecek availability produk di gudang
Sourcing - Mengecek availability container dengan tim transporter dan
Plant national transport
- Melakukan final load
- Mencetak pick slip, delivery list, LOSLIS dan invoice
- Melakukan settlement credit
Warehouse - Melakukan eksekusi terhadap produk yang yang diminta,
Operator berdasarkan pick slip yang diberikan oleh tim DSD
(Plant)

4.4.6.5 Dokumen Terkait

Dokumen terkait dari proses penerimaan produk antara lain adalah sebagai berikut:

 LOSLIS
Dokumen ini digunakan sebagai mencatat jumlah pengeluaran dan penerimaan
full goods (on hand) dan juga empties dari outlet.

 Invoice
Dokumen ini digunakan sebagai bukti pembayaran dari outlet, dan dokumen
untuk melakukan settlement.

 Pick Slip
Dokumen ini digunakan sebagai dasar melakukan aktivitas pre-picking oleh WH
Operator 2.

4.4.7 Delivery without Helper (DM Solo)

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 56

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

4.4.7.1 Pengertian

Delivery tanpa Helper (DM Solo) adalah suatu metode delivery yang didesign untuk
1 orang Deliveryman tanpa Helper. Metode delivery ini difokuskan menggunakan
semua tipe Truck delivery dan diutamakan mencover area delivery yang memiliki
keterbatasan akses dan area yang berada ≤ 30 kilometer dari DC. Load untuk
metode delivery tanpa helper juga dibatasi, selain karena kapasitas truck yang lebih
terbatas, juga untuk memaksimalkan potensi reload bagi Deliveryman.

Berikut adalah list truk beserta kapasitas dan batas beban yang dapat ditampung
untuk kegiatan delivery.

Tabel 4.10 – List Truck Kecil

4.4.7.2 Ketentuan Umum

 Dilakukan oleh 1 orang Deliveryman untuk setiap truck (tanpa Helper)

 Delivery mencakup seluruh tipe outlet (GT, MIC, atau local foodstore) dan men-
delivery seluruh tipe SKU
 Deliveryman diberikan tambahan biaya untuk membantu proses bongkar muat
di outlet
 Delivery Solo diimplementasikan sebagai berikut :
– Vehicle yang digunakan adalah semua tipe Truck Delivery (Pick-up, L-300,
CDE, CDD)
– Difokuskan pada area yang memiliki keterbatasan akses dan area yang
berada ≤ 30 kilometer dari DC
– Load dibatasi untuk ± 40 outlet/load dan ± 250 cs/load
– Jika ada order ≥ 100cs agar dijadikan satu load sendiri

4.4.7.3 Business Process

Business process dari delivery dengan menggunakan truk kecil mengikuti prosedur
2 x 24 jam Delivery

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 57

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

4.4.7.4 Tugas dan Aktivitas

Tugas dan aktivitas dari masing-masing personil adalah sebagai berikut :

Tabel 4.11 – Tugas dan Aktivitas Delivery without Helper (DM Solo)

Personnel Aktivitas
Cashier - Menerima setoran cash sales dari Deliveryman
- Melakukan setoran ke bank pada akhir hari
DC - Melakukan settlement untuk seluruh transaksi yang terjadi
Administrator setiap harinya
Delivery - Mengkordinir pembagian load untuk Deliveryman
Supervisor - Memastikan seluruh order dapat diantar kepada outlet pada
delivery date seperti yang tertera di invoice
- Memastikan terjadi proses minimalisasi DIFOTAI oleh
Deliveryman dan Helper
Deliveryman - Memastikan proses loading dan unloading produk ke/dari
truck Delivery sesuai secara fisik dengan produk yang tertera
di LOSLIS
- Mengantarkan produk ke outlet dengan SKU dan quantity
sesuai dengan yang tertera di invoice
- Memastikan proses cash collection terjadi di outlet sesuai
dengan jenis transaksi yang tertera di invoice
- Melakukan setoran cash sales ke Cashier setiap harinya
Warehouse - Membantu Deliveryman melakukan kegiatan loading dan
Operator 2 unloading produk di DC

4.4.7.5 Dokumen Terkait

Dokumen terkait dari proses Delivery tanpa Helper adalah sebagai berikut.

 Pre-printed Invoice
Dokumen ini digunakan sebagai bukti pembayaran dari outlet, dan dokumen
untuk melakukan settlement di DC.

 Delivery List
Dokumen ini digunakan sebagai panduan bagi Deliveryman untuk melakukan
pengiriman ke outlet. Karena di dalamnya berisi urutan pengiriman, nama
outlet, alamat outlet dan jumlah produk.

 LOSLIS

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 58

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

Dokumen ini digunakan sebagai mencatat jumlah pengeluaran dan penerimaan

full-goods (on-hand) dan juga empties dari outlet. Dimana masing-masing
warna memiliki fungsi masing-masing sebagai berikut
– Putih : Dibawa oleh Deliveryman. Setelah serah terima produk dengan
Warehouse Operator 1 dan kegiatan settlement, dokumen ini
akan disimpan oleh DC Administrator
– Merah : Dibawa oleh Deliveryman. Setelah serah terima produk dengan
Warehouse Operator 1, dokumen ini disimpan sebagai arsip dari
team Warehouse
– Kuning : Disimpan di DC. Setelah serah terima produk dengan
Warehouse Operator 1, dokumen ini disimpan sebagai arsip
Deliveryman

 DM Going Solo Monitoring Form

Dokumen ini merupakan laporan harian yang dibuat Deliveryman yang
menggunakan small truk terkait load yang diantar setiap hari. Report ini
mencakup jumlah outlet, jumlah produk, actual sales, dan jumlah penarikan
empties dalam setiap load.

 DM Going Solo Incentive Request Form

Dokumen ini dibuat oleh team DC mengacu kepada DM Going Solo Monitoring
Form yang menjadi dasar pengajuan insentif dari team DC kepada team HRD
untuk insentif.

 Voucher DM Going Solo

Mekanisme yang digunakan adalah:
1. Delivery Supervisor mengisikan data yang tertera pada voucher dan
diberikan pada DM yang berangkat tanpa helper di pagi hari
2. Voucher diserahkan kembali oleh DM kepada kasir di sore hari sebagai
bukti pemotongan untuk route expense di hari yang sama
3. Voucher yang sah adalah voucher yang ditanda tangani oleh DC Manager
atau minimal Delivery Supervisor nya
4. Penggunaan adjustment pada Route Expense menggunakan adjustment
“.365 Parkir dan Tol”
Note: Contoh Voucher DM Going Solo terlampir

Contoh DM Going Solo monitoring form dan DM Going Solo Incentive Form adalah
sebagai berikut.
Gambar 4.11 – DM Going Solo Monitoring Form

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 59

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

Gambar 4.12 – DM Going Solo Incentive Form

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 60

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 61

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

4.4.7.6 Monitoring & Kontrol

Monitoring dan kontrol terhadap proses stock count adalah sebagai berikut :
Tabel 4.12 – Monitoring & Kontrol Delivery without Helper (DM Solo)

No Aktivitas Monitoring & Kontrol PIC

.
1 Memastikan Memastikan aktivitas operasional  Delivery
aktivitas delivery delivery dapat berjalan dengan lancar Supervisor
sesuai dengan SOP yang berlaku  DCM
2 Memastikan Memastikan akurasi DM Going Solo  Delivery
akurasi DM Monitoring Form yang akan dijadikan Supervisor
Going Solo landasan sebagai pengajuan DM  Admin
Monitoring Form Going Solo allowance dari tim DC ke Supervisor
HRD  DCM

DM Going Solo Report

a. Tiap DCM harus mengumpulkan report load list DM Solo secara harian ke
coordinator operation masing-masing, bersamaan dengan Daily Activity Monitoring,
dengan format sbb :
List load DM Solo
Location : Pusat

Delloc Description Date Week Load# Nama DM No Polisi Cases Load

JA DC Pusat 1-Apr-14 14 JA101 Sugiman B 1013 CS 201
JA DC Pusat 1-Apr-14 14 JA102 Mochtar B 1012 CS 198
JA DC Pusat 1-Apr-14 14 JA103 Joko B 2011 CS 135
JA DC Pusat 1-Apr-14 14 JA104 Budi B 4222 OD 154
JA DC Pusat 1-Apr-14 14 JA105 Bambang B 4571 JD 223
JA DC Pusat 1-Apr-14 14 JA106 Adi B 9375 JF 251
JA DC Pusat 1-Apr-14 14 JA107 Donny B 4201 NH 199
JA DC Pusat 1-Apr-14 14 JA108 Erwin B 8420 KL 217
JA DC Pusat 1-Apr-14 14 JA109 Rudi B 3725 HD 203

Note : Dikirim harian oleh tiap DCM ke koordinator operation logistics dan dikumpulkan ke NO bersama dengan Daily Activity Monitoring

b. Tugas koordinator adalah menggabungkan seluruh data dari tiap DC dalam satu
sheet seperti contoh lampiran, pada sheet "All Jkt Ops".

c. Sheet gabungan ini lah yang kemudian dikirimkan ke NO dalam file terpisah,
bersamaan dengan file Daily Activity Monitoring setiap harinya.

d. Selanjutnya, tim NO akan mengkonsolidasi laporan secara National, dan akan

dimasukkan ke dalam Daily Activity Monitoring di section tambahan (paling bawah)
Info yang ditampilkan antara lain sbb, by DC, by Ops, National. Dan report ini akan
didistribusikan seperti biasa daily ke setiap OLM dan DCM..

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 62

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

4.4.8 Re - Delivery

4.4.8.1 Pengertian

Merupakan proses pengiriman ulang untuk order yang telah melewati 2x24 jam
atau order yang gagal kirim dikarenakan oleh beberapa reason code DIFOTAI (DA
– PIC tidak ada ditempat, DE – Tidak ada Uang Sebagian, DF – Tidak Ada Uang,
D2 – Salah Loading, DB – Outlet tutup, D5 – Tidak ada truk, D6 – Time Window
Error, D7 – Force Majeur).

4.4.8.2 Ketentuan Umum

 Melakukan pengecekan terhadap kelengkapan Personil, kendaraaan dan

produk bila akan melaksanakan redelivery (pastikan tidak kurang)

 Melakukan komunikasi dengan pihak outlet atau pihak sales untuk menghindari
terjadi nya penolakan outlet saat perlakuan Redelivery (DIFOTAI akan
terakumulasi pada delivery date hari redelivery tersebut)

 Proses pengiriman ulang (redelivery) produk dilaksanakan bila menemukan

outlet unproductive / gagal kirim, setelah order telah difinal settlement

 Pengiriman redelivery berdasarkan hasil terakhir invoice yang tercetak. Jika

sudah ada produk yang sudah ter-update OOS, maka produk tersebut tidak
bisa masuk ke dalam invoice redelivery.

 Melakukan penarikan load oleh DM Supervisor (untuk delivery list dan invoice).
Kemudian dibuatkan load creaction manual (untuk LOSLIS) oleh Warehouse
Supervisor

 Proses Customer Delivery Load Out dilaksanakan sesuai standard di hari –

hari biasa (Printed Dokumen Delivery, Tanda Tangan, proses OOS allocation,
proses picking, dan sebagainya)

 Produk diracik dan difinalisasi oleh Shipper serta dokumen sudah tercetak
(LOSLIS, Delivery List dan Invoice), produk dapat langsung di kirim ke outlet

 DC Admin melakukan finalisasi settlement dengan seperti biasa pada load

redelivery tersebut.

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 63

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

4.4.8.3 Business Process

Business process dari redelivery dapat dilihat pada Gambar 4.13 dibawah ini :
Gambar 4.13 – Business Process Redelivery

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 64

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

4.4.8.4 Tugas dan Aktivitas

Tugas dan aktivitas dari masing-masing personil adalah sebagai berikut :

Tabel 4.13 – Tugas dan Aktivitas Redelivery

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 65

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

Personnel Aktivitas
DC Administrator - Melakukan settlement load seperti biasa
DC Manager - Memastikan re-delivery order dilakukan dengan same-day
delivery atau 1x24 jam setelah settlement unproductive
Delivery - Menarik order menggunakan menu Order Entry Basis
Supervisor - Finalisasi order, personnel & truck assignment, dan print
pickslip
Deliveryman - Mengantarkan produk sesuai invoice
Warehouse - Finalisasi load
Operator 1 - Cek produk racikan dan final print LOSLIS dan invoice
Warehouse - Meracik produk berdasarkan pickslip
Operator 2

4.4.8.5 Dokumen Terkait

Dokumen terkait dari proses redelivery antara lain adalah sebagai berikut:

 Final LOSLIS
Dokumen ini digunakan sebagai perintah untuk loading ke delivery truk yang
berisikan informasi sama dengan Pick Slip

 Delivery List
Dokumen ini digunakan sebagai panduan untuk melakukan delivery ke outlet

 Pre-Printed Invoice
Dokumen ini digunakan untuk melakukan penagihan ke outlet oleh deliveryman.

 Dokumen Pendukung
Dokumen ini digunakan sebagai pendukung terjadinya aktivitas redelivery ini,
contoh : email approval

4.4.8.6 BASIS Proses

Berikut adalah Proses BASIS untuk redelivery :

 Bas 2

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 66

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

 View / Update Outlet Documents

 Input Personil number, delivery location dan kode sales representative untuk
outlet yang akan di redelivery

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 67

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

 Input nomer Outlet Master (OM) untuk outlet yang akan di redelivery

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 68

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

 Input 8 (Redelivery) pada order outlet yang diinginkan, ketik 5 (display) untuk
melihat keterangan tiap order. Redelivery dilakukan untuk order dengan
keterangan SM Unp (order telah difinal settlement dengan status unproductive)

 Input 1 (Maintain) pada opsi kiri atas halaman Order Entry

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 69

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

 Input 2 (Delivery Overrides) pada opsi maintain

 Rubah informasi order, tentukan delivery location, delivery date, nama load
redelivery (contoh: REDE1), nomer Personil dan nomer truk

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 70

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

 Status order akan berubah menjadi Order Entry Final, dengan keterangan
sesuai dengan hasil input, dengan nama load REDE1

 Prepare / finalize loads for Load Creation (finalisasi order yang telah di entry
pada menu OE sebelumnya agar menjadi Load)

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 71

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

 Input Delivery Location, Delivery Date dan 1 untuk menampilkan Order Entry

 Input 5 (Display) untuk melihat keterangan dan detail Load, input 9 untuk edit
Personil dan truk yang akan delivery

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 72

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

 Tampilan display load

 Input nomer Personil dan truk delivery load

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 73

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

 Input 7 (finalize) untuk finalisasi load

 LC Load Update untuk delivery Load

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 74

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

 Input Delivery Location dan delivery Date

 Pastikan load dalam keadaan status final load (PRB) agar bisa dicetak Pick
Slip, status PLB menyatakan bahwa load belum difinalisasi pada menu
Prepare/finalize loads for Load Creation sebelumnya

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 75

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

 Load dalam status PRB siap untuk dicetak Pick Slip dan diracik

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 76

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

4.4.9 Direct Settlement

4.4.9.1 Pengertian

Direct Settlement adalah kegiatan settlement yang dilakukan untuk penjualan atau
transaksi yang dilakukan secara langsung/manual. Contoh kegiatan ini adalah MIT
atau Special Event.

4.4.9.2 Ketentuan Umum

Berikut adalah ketentuan umum dari proses support produk untuk kegiatan MIT dan
Special Event.

 Direct settlement dilakukan untuk penjualan transaksi langsung/manual (order

tidak tercatat di BASIS)
 Terdapat request dari team Sales & Marketing yang sudah disetujui oleh
Operation Logistic Manager untuk melakukan kegiatan yang membutuhkan
direct settlement
 Produk yang dikeluarkan oleh team DC untuk kegiatan yang membutuhkan
direct settlement harus tercatat menggunakan Final LOSLIS
 Transaksi langsung/manual dengan outlet harus dicatat menggunakan invoice
yang ditulis manual
 Direct settlement di DC dilakukan berdasarkan invoice manual dari pelaku
kegiatan MIT.
 Delivery date pada final LOSLIS & invoice dibuat seperti berikut ini :
o MIT : delivery date-nya dibuat sama dengan tanggal produk keluar dari DC
(check out), yang artinya produk keluar dari DC (check out) dan di settle
pada tanggal yang sama. Hal ini disebabkan karena MIT dilakukan pada
hari tertentu. Contoh : jika MIT untuk tanggal 24 Oktober 2014, maka
delivery date pada Final LOSLIS dan invoice manual yang diisikan oleh
pelaku MIT juga dibuat dan diisikan tanggal 24 Oktober.
o Special Event : delivery date-nya dibuat berbeda dengan tanggal produk
keluar dari DC (check out), yang artinya jika produk keluar dari DC hari ini
maka settlement dilakuka beberapa hari kemudian. Hal ini disebabkan
karena special event dilakukan dalam periode waktu tertentu, sehingga
settlement tidak dapat dilakukan pada hari yang sama. Contoh : jika event
dilakukan dalam periode waktu 24 – 30 Oktober 2014, maka delivery date
pada Final LOSLIS dan invoice manual dibuat dan diisikan tanggal 30
Oktober 2014, walaupun Final LOSLIS dibuat dan di-check out tanggal 23
Oktober 2014.

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 77

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

4.4.9.3 Business Process

Berikut ini adalah business process untuk direct settlement pada program MIT atau
request dari special event.

Gambar 4.14 – Business Process Program MIT atau Request Special Event

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 78

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

4.4.9.4 Tugas dan Aktivitas

Berikut adalah pembagian tugas dan aktivitas terkait support produk untuk kegiatan
MIT atau Special Event.
Tabel 4.14 – Tugas dan Aktivitas MIT / Special Event

Personil Aktivitas
Cashier - Menerima setoran cash sales dari kegiatan MIT atau Special
Event
DC - Melakukan input transaksi di di sistem untuk kegiatan MIT
Administrator berdasarkan kepada manual invoice dari team MIT
- Melakukan settlement dari aktivitas Special Event
DC Manager - Memastikan support produk untuk kegiatan MIT dan Special
Event berjalan sesuai prosedur
Sales atau - Meminta persetujuan tertulis dari Operation Logistic Manager
Marketing terkait dengan kegiatan MIT atau Special Event
Team - Melakukan kegiatan MIT atau Special Event sesuai dengan
produk dan waktu yang disepakati
- Mengembalikan produk sisa MIT (jika ada) kepada DC
- Melaporkan hasil MIT hari ini dan menyerahkan invoice
manual kepada DC Administrator sebagai dasar DC
Administrator membuat transaksi di system
- Menyetorkan hasil penjualan kepada Cashier menggunakan
RHF
Operation - Memberikan review dan approval terkait kegiatan yang
Logistic membutuhkan direct settlement (MIT/Special Event) yang
Manager akan dilaksanakan oleh team Sales & Marketing
Warehouse - Mempersiapkan produk untuk support kegiatan MIT/Special
Operator 1 Event
- Melakukan proses Final LOSLIS sesuai dengan fisik produk
yang digunakan dan Check-out via sistem
- Cek produk on-hand (jika ada) dan melakukan pencatatan di
Final LOSLIS pada kolom “Load In” sebagai bukti dari team
MIT/Special Event kepada team DC
- Melakukan proses Check-in via sistem
Warehouse - Cek produk on-hand (jika ada) dan memisahkan produk yang
Operator 2 masih saleable dan non-saleable
- Memindahkan on-hand produk yang masih saleable dari
staging area ke area gudang
- Memindahkan on-hand produk yang sudah tidak saleable dari
staging area ke area karantina

4.4.9.5 Dokumen Terkait

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 79

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

Dokumen terkait dari proses support produk untuk kegiatan MIT atau Special Event
antara lain adalah sebagai berikut.

 Approval dari OLM

Approval dari OLM terhadap request MIT/ Special Event sebagai dasar
pelaksanaan tim DC

 Manual Invoice
Dokumen ini digunakan sebagai bukti pembayaran dari outlet, dan dokumen
untuk melakukan settlement di DC. Kegiatan MIT menggunakan invoice kosong
yang dituliskan nomor outlet, nama outlet, SKU dan quanitity, serta harga yang
dibayarkan oleh outlet ke CCAI; kemudian manual invoice tersebut dijadikan
dasar bagi DC Administrator untuk melakukan input order dan settlement.

 LOSLIS
– Dokumen ini digunakan untuk mencatat jumlah produk yang dibawa oleh
Deliveryman
– Berikut adalah list alokasi dokumen LOSLIS untuk setiap rangkap.
 Putih : Dibawa oleh Deliveryman. Setelah serah terima produk
dengan Warehouse Operator 1 dan kegiatan settlement, dokumen ini
akan disimpan oleh DC Administrator
 Merah : Dibawa oleh Deliveryman. Setelah serah terima produk
dengan Warehouse Operator 1, dokumen ini disimpan sebagai arsip dari
team Warehouse
 Kuning : Disimpan di DC. Setelah serah terima produk dengan
Warehouse Operator 1, dokumen ini disimpan sebagai arsip
Deliveryman

 PPA
Dokumen ini digunakan menjelaskan otorisasi melakukan settlement atas
produk yang akan digunakan untuk kegiatan Special Event.

4.4.9.6 Monitoring dan Kontrol

Monitoring dan kontrol terhadap proses support produk untuk kegiatan MIT atau
Special Event adalah sebagai berikut:

Tabel 4.15 – Monitoring & Kontrol MIT / Special Event

No Aktivitas Monitoring & Kontrol PIC

.
1 Validasi dasar Memastikan setiap pengeluaran DC Manager
pengeluaran produk untuk MIT atau Special Event
produk memiliki dasar dokumen yang jelas

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 80

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

4.4.10 CDE Bundling (Pre – Printed)

4.4.10.1 Pengertian

Merupakan program Customer Delivery dimana tim CDE menggabungkan

pengiriman GDM dengan produk paket CDE dalam order outlet yang sama.

4.4.10.2 Ketentuan Umum

 Terbagi 2 metode :
- Full Bundling : produk dikirim bersama dengan GDM dalam 1 delivery truk
CDE
- Split Bundling : produk dikirim terpisah dari pengiriman GDM dan dikirim
oleh tim Deliveryman

 Load CDE Bundling sudah terdispatch dan terfinal oleh tim dispatcher CDE dari
Pondok Ungu dengan status “PlnFin”

 Load CDE Bundling dinamai standar dengan contoh “B01BC” dengan arti B
sebagai unit operation, 01 sebagai urutan nomer dan BC sebagai delivery
location

 Adapun penamaan load CDE Bundling lebih besar daripada 50 contoh

“B51BC” adalah load CDE Bundling yang dikirim H-1 dari delivery date
dikarenakan load CDE berada pada lokasi terpencil (remote) yang
membutuhkan lead time delivery lebih dari 2x24 jam

 Load CDE Bundling ditarik oleh WH Ops 1 (Shipper) dan selanjutnya dilakukan
print Pick Slip seperti biasa

 Bila terjadi OOS, dapat dilakukan substitusi pada produk yang OOS
dikarenakan order CDE bersifat paket bundling

 Berikut ini adalah contoh penamaan load yang telah di final

Gambar 4.15 – Contoh Penamaan Load CDE Bunding

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 81

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

4.4.10.3 Business Process

 Business Process CDE Bundling tergambar pada flowchart dibawah :

Gambar 4.16 – Business Process CDE Bundling

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 82

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

1. D – 4: CDE Dispatcher merencanakan kapasitas load by order dari outlet

2. D – 3: NCC Spv merencanakan list order yang telah masuk sistem
3. D – 3: NCC Operator melakukan konfirmasi/call outlet
4. D – 3: NCC Operator update hasil dari call
5. D – 3: Sistem BASIS membuat Sales order

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 83

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

6. D – 3: Sistem BASIS Update tanggal kirim dari Work Order

7. D – 3: Sistem BASIS merencanakan bila terjadi gagal kirim terhadap WO
8. D – 2: CDE Dispatcher melakukan proses dispatching terhadap WO
9. D – 2: Sistem BASIS melakukan merencanakan CDE Bundling terhadap
WO yang telah terdispatch oleh CDE Dispatcher
10. D – 2: CDE Dispatcher menarik dan review hasil dari penggabungan CDE
Bundling
11. D – 2: CDE Dispatcher finalisasi Load Creation (LC), status PlnFin
12. D – 1: WH Ops 1 (Shipper) mencetak Pick Slip, Delivery List, LOSLIS dan
Invoice
13. D – 1: WH Ops 1 (Shipper) menyiapkan produk
14. D – 1: ESP + MDS memuatkan GDM dan produk
15. Terjadi situasi OOS pada suatu order
16. D Day: ESP + MDS delivery GDM dan produk ke outlet
17. D Day: DC Admin (Bookkeeper) Settlement load regular dan load CDE
Bundling

 OOS Situation
Terdapat 2 situasi OOS yang mungkin terjadi pada CDE Bundling Program
- OOS Same Package
Contoh : Frestea black Honey
Mekanisme : Subtitusi Frestea Black Honey dengan Frestea flavor lain
(sesuai dengan matrix substitusi)
- OOS Different Package:
Contoh: Ades & Aquarius
Mekanisme : Ganti paket CDE Bundling mengacu pada aktivitas precall
NCC

 Matrix Substitusi OOS  Lihat Lampiran 4

 Proses Settlement
DC Admin (Bookkeeper) melakukan settlement terhadap semua load CDE.
Bundling dengan input 2 reason code (reason code CDE dan DC). Pasangan
reason code dapat dilihat pada Lampiran 4.

4.4.10.4 Tugas dan Aktivitas

Adapun tugas dan aktivitas masing – masing Personil adalah sebagai berikut:

Tabel 4.16 – Tugas dan Aktivitas CDE Bundling

Personil Aktivitas

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 84

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

Dispatch - Finalisasi Dispatch CDE Order (status: PlnFin)

CDE
Warehouse - Cek OOS dan lakukan substitusi bila diperlukan
Operator 1 - Print dokumen (Pick Slip, LOSLIS, Delivery List dan Invoice)
(Shipper) - Serah terima produk dengan tim ESP + MDS
Warehouse - Racik produk berdasarkan Pick Slip
Operator 2
(Loader)
ESP + MDS - Loading GDM + produk
- Serah terima produk dengan WH Ops 1 (Shipper)
- Setor hasil penjualan pada Cashier serta catat pada RHF
DC Admin - Settlement load CDE Bunding dengan input pasangan reason
(Bookkeeper) code untuk CDE dan DC

4.4.10.5 Dokumen Terkait

 LOSLIS (preprinted)
Dokumen ini digunakan sebagai perintah untuk loading ke delivery truk yang
berisikan informasi sama dengan Pick Slip
 Delivery List
Dokumen ini digunakan sebagai panduan untuk melakukan delivery ke outlet

 Customer Invoice (preprinted)

Dokumen ini digunakan untuk melakukan penagihan ke outlet oleh deliveryman.

 Dokumen Pendukung
Dokumen ini digunakan sebagai pendukung terjadinya aktivitas CDE Bundling
(pre-printed) ini, contoh rekap pasangan GDM dan nomer load produk nya

4.4.10.6 Proses BASIS

 Update Orders in OOS Situation (Proses Subtitusi)

Input 1 – Orders

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 85

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

 F6 – Set Rule, input allocation quantity, input substitute artikel

 F7 – Allocate (Substitute Article Qty = Order Qty – Allocation Qty)

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 86

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

 F8 – Confirm

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 87

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

4.5 Cross Docking

4.5.1 Pengertian

Cross Docking merupakan tempat / lahan truck Deliveryman racik, loading, parkir,
settlement dan setoran cash. Cross Docking Area bertujuan untuk memudahkan
proses delivery pada lokasi outlet yang sulit terjangkau (sebagai perpanjangan DC
hub dikarenakan isu jarak menuju outlet yang terlalu dari DC Hub). Kebutuhan
order produk dikirim oleh 1 DC Hub pengirim dengan delloc yang sama. Sedangkan
proses Settlement sesuai dengan delloc nya (DC Hub) walaupun actual settlement
dilakukan dari lokasi Cross Docking.

4.5.2 Ketentuan Umum

 Lokasi Cross Docking tidak memiliki inventory (1 day cover)

 Menggunakan metode Pick-to-Load dimana proses replenishment dari DC Hub
langsung di picking / racik sampai habis oleh Deliveryman & Helper
 Lokasi Cross Docking dekat dengan area cluster outlet tertentu dimana bila
ditempuh oleh DC Hub berjarak 3 jam atau lebih
Area cluster tersebut harus mewakili total outlet yang dilayani oleh Cross
Docking

4.5.3 Business Process

 National Dispatcher harus menandai / penamaan load delivery (karena DC Hub

dan Cross Docking Area dalam 1 delloc yang sama, namun area pengiriman
yang berbeda)
 Penandaan / penamaan load berguna bagi tim DC Hub dalam proses racik
produk, juga untuk mengetahui kebutuhan Repacking per masing – masing
lokasi delivery
 Proses racik dilakukan oleh DC Hub dan telah dipisahkan kebutuhan untuk tiap
– tiap area delivery
 Proses racik dapat dilakukan by article atau by load tergantung dari kebutuhan
masing – masing DC
 Penggunaan cut-off baik untuk jam penerimaan produk ataupun jam repacking
proses sangat penting karena DC Hub harus melakukan proses racik
setelahnya
 Cut off ditentukan berdasarkan kebutuhan / lead time pengiriman produk dari
DC Hub ke masing – masing Cross Docking, diharapkan tim Cross Docking
memiliki cukup waktu untuk unloading dan loading produk ke atas truck DM
 Berikut adalah Business Process standard untuk Cross Docking:

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 88

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

Gambar 4.17 – Business Process DC Cross Docking

4.5.4 Tugas dan Aktivitas

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 89

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

Tabel 4.17 – Tugas dan Aktivitas DC Crossdocking

Personil Aktivitas
Cross - Berperan seperti DCM yang bertanggung jawab keseluruhan
Docking operasional Cross Docking Area
Supervisor - Rekap absensi, insentive, data daily TIW DC Hub – Cross
Docking, LOSLIS dan dokumen lainnya
- Supervisi administrasi (settlement, setoran cash, cash
difference dan dokumen administrasi lain nya)
National - Dispatch order dari SR, buat dalam 1 load sesuai route
Dispatcher - Assign Personil dan truk pada tiap load
- Menandai / penamaan load untuk membedakan tiap load
delivery sesuai lokasi nya
WH Operator - Melakukan proses pengecekan serah terima transporter di
1 (Shipper) lokasi Cross Docking
- Memastikan proses racik dari Transporter ke masing – masing
truck DM sesuai dengan LOSLIS
Delivery - Assign / update Personil dan truk bila diperlukan
Supervisor - Mencetak delivery list yang akan di assign untuk setiap DM
- Menarik Pick Slip dan serahkan pada WH Ops 2 (Loader) untuk
racik produk
DC Admin - Melakukan settlement untuk semua load
- Input reason code untuk semua unproductive order
Cashier - Terima cash sales dan route expense dari Deliveryman
- Setor cash sales ke pick-up service

4.5.5 Dokumen Terkait

Dokumen terkait dari proses penerimaan produk antara lain adalah sebagai berikut:

 LOSLIS (preprinted)
Dokumen ini digunakan untuk melakukan mengontrol produk dan jumlahnya
yang keluar dari DC. Berguna juga sebagai dokumen racik & loading ke truck
DM dan helper Cross Docking Area

 Delivery List
Dokumen ini digunakan sebagai panduan bagi Deliveryman untuk melakukan
pengiriman ke outlet. Karena di dalamnya berisi urutan pengiriman, nama
outlet, alamat outlet dan jumlah produk.

 Customer Invoice (preprinted)

Dokumen ini digunakan sebagai bukti penjualan produk ke outlet, dan panduan
bagi Deliveryman untuk melakukan penagihan dan penurunan produk di outlet.
Detail pendistribusian Customer Invoice adalah sebagai berikut:

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 90

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

 Transaksi Cash : Putih (Outlet); Merah dan Kuning (DC Admin)

 Transaksi Credit : Merah (Outlet); Putih dan Kuning (DC Admin)

 FDD (manual)
Dokumen ini digunakan untuk bukti transfer dari DC Hub ke Cross Docking
Area. Dokumen ini juga berguna bagi tim Transporter untuk penagihan billing
advise tiap proses kiriman mereka. FDD masih menggunakan manual (FDD
tulis tangan) karena secara system BASIS, proses TIW pada delloc yang sama,
padahal secara actual lokasi berbeda

4.6 Daily Routine Deliveryman

Daily routine deliveryman terdiri atas 3 kegiatan, yakni aktivitas pagi hari, aktivitas
di outlet (in-route activity), kegiatan re-load (jika ada), dan aktivitas sore hari.

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 91

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

Gambar 4.18 – Daily Routine Deliveryman

Morning In-route Re-load Afternoon

Activity Activity Activity Activity

4.6.1 Aktivitas Pagi

4.6.1.1 Urutan Kegiatan

Berikut adalah list aktivitas pagi hari yang dilakukan oleh Deliveryman di area DC
sebelum berangkat ke outlet.

 Deliveryman melakukan cek delivery list, invoice, dan Final LOSLIS

- Mengecek Delivery List untuk merencanakan urutan kunjungan yang telah
diplanningkan oleh team National Dispatcher dan menyesuaikan dengan
time window outlet dan kondisi di lapangan
- Mengecek invoice untuk memastikan invoice nya sudah lengkap dan
tercetak jelas yang kemudian akan dicantum kan TTD dan Nama DM terkait
- Memastikan detail informasi Final LOSLIS ( Nama DM, Helper, No Truck)
sudah sesuai actual, termas uk di dalamnya adalah produk yang ada di atas
truck

 Deliveryman melakukan cek BAROMETER dan isi buku BAROMETER

- BAROMETER merupakan kegiatan cek kelayakan kendaraan yang terdiri
dari cek ban, aki, radiator, oli, minyak rem, bensin, elektrik, tali kipas,
elemen keselamatan seperti sabuk pengaman, dan rem

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 92

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

- Hasil pengecekkan BAROMETER kemudian direfleksikan dalam buku

BAROMETER yang berisi summary hasil cek kendaraan setiap pagi
- Membuat Working Order (WO) untuk memperbaiki keadaan kendaraan
yang tidak dalam keadaan baik

 Deliveryman melakukan kordinasi terkait rencana delivery hari ini kepada

Delivery Supervisor

4.6.1.2 Gambar Kegiatan

Berikut adalah foto aktivitas dari kegiatan Deliveryman di pagi hari.

Gambar 4.19 – Cek Dokumen Load

Gambar 4.20 – Cek BAROMETER: Ban

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 93

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

Gambar 4.21 – Cek BAROMETER: Aki

Gambar 4.22 – Cek BAROMETER: Radiator

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 94

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

Gambar 4.23 – Cek BAROMETER: Oli

Gambar 4.24 – Cek BAROMETER: Minyak

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 95

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

Gambar 4.25 – Cek BAROMETER: Elektrik

Gambar 4.26 – Cek BAROMETER: Tali Kipas

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 96

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

Gambar 4.27 – Cek BAROMETER: Elemen Keselamatan

Gambar 4.28 – Cek BAROMETER: Rem

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 97

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

Gambar 4.29 – Pengisian Form BAROMETER

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 98

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

Gambar 4.30 – Cek Toolkit dan Perlengkapan P3K

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 99

 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

Gambar 4.31 – Kordinasi dengan Delivery Supervisor

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 100
 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

4.6.1.3 Tugas dan Aktivitas

Berikut adalah tugas dan aktivitas dari Deliveryman aktivitas pagi.

Tabel 4.18 – Tugas dan Aktivitas Deliveryman Pagi

Personnel Aktivitas
DC Manager - Memastikan bahwa seluruh aktivitas pagi hari di DC berjalan
dengan lancar
Deliveryman - Cek dokumen Delivery List, invoice, dan Final LOSLIS
- Cek fisik produk di atas truck
- Cek BAROMETER dan mengisi buku BAROMEYER
- Cek tool kit dan perlengkapan P3K di dalam truck
- Cek kelayakan kendaraan
- Kordinasi dan konfirmasi dengan Delivery Supervisor
- Mencantumkan TTD dan Nama pada setiap Invoice dan
request kepada Whs Op 1 untuk update LOSLIS jika
diperlukan
Delivery - Melakukan Update LOSLIS jika diperlukan sesuai dengan
Supervisor actual (Nama DM, Nama Helper, No Truck)

Helper - Memastikan kegiatan DM yang dilakukan setiap hari berjalan

sesusai dengan SOP yang berlaku

4.6.1.4 Dokumen Terkait

 Buku BAROMETER
Berisi checklist harian kegiatan BAROMETER dan kesediaan toolkit, kotak P3K,
dan surat kelengkapan kendaraan.

 Invoice
Dokumen ini merupakan dasar penagihan yang di-generate oleh sistem sesuai
dengan Take Order (TO) yang dilakukan oleh team Sales Office. Pre-printed
invoice digunakan sebagai bukti penjualan produk ke outlet, dan panduan bagi
Deliveryman untuk melakukan penagihan dan penurunan produk di outlet serta
merupakan dasar bagi DC Administrator untuk melakukan settlement order.

 Load Out / Load In Document (LOSLIS)

- Dokumen mencatat jumlah produk per SKU yang dibawa dan dikembalikan
oleh Deliveryman kepada Warehouse Operator 1

 Delivery List
Dokumen ini digunakan sebagai panduan bagi Deliveryman untuk melakukan
pengiriman ke outlet. Karena di dalamnya berisi urutan pengiriman, nama
outlet, alamat outlet dan jumlah produk.

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 101
 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

4.6.1.5 Monitoring dan Kontrol

Berikut adalah monitoring dan kontrol dari aktivitas Deliveryman pada pagi hari di
DC.
Tabel 4.19 – Monitoring & Kontrol Aktivitas Deliveryman Pagi

No Aktivitas Monitoring & Kontrol PIC

.
1 Cek kelayakan Memastikan seluruh kendaraan yang  Delivery
kendaraan digunakan untuk aktivitas delivery Supervisor
dalam keadaan layak  DC
Manager
2 Memastikan  Memastikan planning Deliveryman  Delivery
kegiatan delivery sudah efektif dan efisien Supervisor
berjalan lancar  Memastikan seluruh load yang ada  DC
hari ini terantar Manager

4.6.2 In-Route Activity

In-route activity terdiri dari kegiatan pre-call check, menyapa pelanggan, aktivitas
delivery, aktivitas menjaga hubungan baik dengan pelangaan, dan penutup.

4.6.2.1 Urutan Kegiatan

Berikut adalah urutan kegiatan Deliveryman di outlet (in-route activity).

 Pre-call check
- Memastikan penampilan yang rapi
- Memastikan nomor outlet, nama outlet, dan alamat outlet aktual sesuai
dengan yang tercetak di invoice
- Memastikan kelengkapan delivery seperti pena dan invoice
 Menyapa pelanggan
- Mengucapkan salam kepada pelanggan
- Menunjukkan itikad baik dengan penampilan baik dan senyum
- Menunjukkan ketertarikan akan bisnis outlet
 In-Outlet Delivery Activities
- Mengkonfirmasikan jumlah order, SKU, dan quantity beserta jenis transaksi
(cash/credit)
- Unload produk sesuai invoice dari truk dan menyusun produk di tempat
yang telah disepakati sesuai dengan prinsip FEFO
- Menghitung produk bersama dengan PIC dari outlet
- Jika ada penarikan empties, maka berikut adalah list yang harus dilakukan
 Deliveryman mengambil botol kosong sesuai dengan jumlah yang tertera di
invoice atau sesuai kesepakatan dengan outlet
 Deliveryman menghitung jumlah empties bersama dengan pihak outlet

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 102
 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

 Deliveryman mencantumkan jumlah penarikan empties di invoice

 Melakukan sortir botol kosong per artikel dan memastikan empties yang akan di
loading ke truk sudah dalam keadaan bersih dari crown dan straw
 Memberikan invoice ke outlet setelah terjadi serah terima antara DM dan Outlet
(mendapatkan TTD dan Nama Penerima Outlet di kolom terkait)
 Melakukan cash collection, kemudian menghitung uang yang diterima bersama
pihak outlet
 Jika terjadi kegagalan delivery, Deliveryman mencantumkan alasan kegagalan
beserta reason code di invoice serta minta tanda tangan outlet untuk verifkasi
 Aktivitas menjaga hubungan baik dengan pelanggan
- Deliveryman bertugas untuk menjaga hubungan baik dengan pelanggan
dan membantu outlet untuk menyelesaikan permasalahan apapun yang
terkait dengan bisis CCAI
- Jika ada masalah di outlet, Deliveryman wajib menyarankan outlet untuk
menghubungi NCC untuk menyampaikan permasalahannya dan
berkordinasi dengan Delivery Supervisor terkait issue yang ada
 Penutup
- Deliveryman membacakan summary kegiatan di outlet
- Menginformasikan jadwal pengiriman berikutnya kepada outlet
- Mengucapkan terima kasih

4.6.2.2 Gambar Kegiatan

Berikut adalah gambar dari kegiatan pre-call check di outlet dan menyapa
pelanggan.

Gambar 4.32 – Cek Nomer dan Nama Outlet

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 103
 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

Gambar 4.33 – Menyapa Pelanggan dan Konfirmasi Order

Gambar 4.34 – Unload Produk

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 104
 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

Gambar 4.35 – Penempatkan Produk Sesuai Tempat Penyimpanan Outlet

Gambar 4.36 – Cek Kelayakan Produk (Saleable) & Pesanan Sesuai dengan Invoice

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 105
 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

Gambar 4.37 – Deliveryman Melakukan Cash Collection

Gambar 4.38 – Menjaga Hubungan Baik dengan Pelanggan

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 106
 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

Gambar 4.39 – Membaca Summary Aktivitas dan Penutup

4.6.2.3 Tugas dan Aktivitas

Berikut adalah tugas dan aktivitas Deliveryman dan Helper di dalam outlet.

Tabel 4.20 – Tugas dan Aktivitas Deliveryman dan Helper di dalam Outlet

Personil Aktivitas
Deliveryma - Memastikan penampilan rapi
n - Memastikan nomor, nama, dan alamat outlet sesuai dengan
yang tercetak di invoice
- Menyapa pelanggan
- Mengkonfirmasi jumlah order, SKU, dan quantity beserta jenis
transaksi
- Membantu unload produk sesuai invoice dan menyusun produk
di tempat yang telah disepakati bersama outlet
- Menghitung produk bersama PIC dari outlet
- Melakukan penarikan empties (jika ada) dan menghitung
empties bersama PIC dari outlet
- Melakukan sortir botol kosong per artikel
- Loading empties ke atas truk
- Memberikan invoice ke outlet setelah mendapat verifikasi dari
outlet (Nama Penerima dan TTD) dan melakukan cash
collection

- Mencantumkan alasan dan reason code di invoice jika terjadi

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 107
 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

Personil Aktivitas
kegagalan delivery
- Menjaga hubungan baik dengan pelanggan
- Membacakan summary kegiatan, menginformasikan jadwal
pengiriman dan mengucapkan terima kasih
Helper - Membantu unload produk sesuai invoice dan menyusun produk
di tempat yang telah disepakati bersama outlet sesuai FEFO
- Melakukan sortir botol kosong per artikel
- Loading empties ke atas truk

4.6.2.4 Dokumen Terkait

Pre-printed Invoice
Dokumen ini merupakan dasar penagihan yang di-generate oleh sistem sesuai
dengan Take Order (TO) yang dilakukan oleh team Sales Office. Pre-printed invoice
digunakan sebagai bukti penjualan produk ke outlet, dan panduan bagi
Deliveryman untuk melakukan penagihan dan penurunan produk di outlet serta
merupakan dasar bagi DC Administrator untuk melakukan settlement order.

4.6.2.5 Monitoring dan Kontrol

Berikut adalah monitoring dan kontrol dari aktivitas Deliveryman pada pagi hari di
DC :
Tabel 4.21 – Monitoring & Kontrol Deliveryman dan Helper di dalam Outlet

No Aktivitas Monitoring & Kontrol PIC

1 Memastikan  Memastikan SKU produk yang di  Delivery
aturan dasar delivery ke outlet sesuai dengan Supervisor
delivery invoice  DC
dilaksanakan  Memastikan kegiatan delivery sesuai Manager
dengan alamat yang tercetak di
invoice
 Memastikan jeni transaksi cash/kredit
sudah sesuai dengan yang tercetak
di invoice
 Memastikan akurasi reason code

4.6.3 Aktivitas Sore

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 108
 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

Aktivitas sore hari Deliveryman di DC terdiri atas mengembalikan produk return,

loading produk untuk aktivitas delivery H+1, dan administrasi serta laporan.

4.6.3.1 Urutan Kegiatan

Berikut adalah urutan kegiatan Deliveryman pada sore hari di DC.

 Mengembalikan produk return
- Cek on-hand produk dan empties dengan Warehouse Operator 1
- Unload produk on-hand dan empties dari truk
- Serah terima on-hand produk dan empties ke Warehouse Operator 1
 Menyiapkan produk dan dokumen untuk aktivitas delivery H+1
- Cek load delivery untuk H+1
- Loading produk untuk delivery H+1 sesuai dengan Final LOSLIS
- Membersihkan dan merapikan truk
 Melakukan kegiatan administrasi untuk delivery hari ini
- Menghitung akumulasi seluruh uang sales hari ini
- Mendokumentasikan seluruh uang sales pada dokumen RHF dengan
menuliskan jumlah uang dalam setiap nominal
- Membuat route expense voucher/route reimbursement voucher untuk route
expense (jika ada)
- Menyetorkan seluruh cash sales beserta RHF ke Cashier
- Menyerahkan seluruh invoice dan LOSLIS kepada DC Administrator
sebagai dasar settlement transaksi
 Kordinasi dengan Delivery Supervisor
- Melaporkan summary aktivitas harian dan kegagalan delivery (DIFOTAI)
kepada Delivery Supervisor
- Mengisi papan Deliveryman Daily Activity

4.6.3.2 Gambar Kegiatan

Berikut adalah gambar dari proses serah terima produk on-hand dan empties dari
Deliveryman ke Warehouse Operator 1.

Gambar 4.40 – Unload On Hand Produk dari Truk

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 109
 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

Gambar 4.41 – Cek On Hand Produk dan Empties Bersama WH Ops 1

Gambar 4.42 – Cek Load Delivery untuk H+1

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 110
 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

Gambar 4.43 – Loading Produk untuk Delivery H+1 Sesuai LOSLIS

Gambar 4.44 – Mencuci dan Membersihkan Truk

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 111
 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

Gambar 4.45 – Menghitung Cash Sales

Gambar 4.46 – Mendokumentasikan Cash Sales dalam Format RHF

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 112
 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

Gambar 4.47 – Menyetorkan Seluruh Cash Sales Beserta RHF ke Cashier

Gambar 4.48 – Menyetorkan seluruh invoice dan LOSLIS kepada DC Administrator

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 113
 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

Gambar 4.49 – Melaporkan summary aktivitas dan DIFOTAI kepada Delivery Supervisor

Gambar 4.50 – Mengisi papan Deliveryman Daily Activity

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 114
 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

4.6.3.3 Tugas dan Aktivitas

Berikut adalah pembagian tugas dan aktivitas dalam aktivitas Deliveryman pada
sore hari di DC.
Tabel 4.22 – Tugas dan Aktivitas Deliveryman pada Sore Hari di DC

Personil Aktivitas
Cashier - Menerima setoran dari setiap Deliveryman
- Menyetorkan cash sales kepada
- Mencairkan route reimbursement voucher untuk route
expense yang telah disetujui DC Manager
DC - Melakukan settlement untuk seluruh transaksi berdasarkan
Administrator invoice
- Melakukan settlement untuk route expense voucher yang
telah disetujui DC Manager
- Memisahkan invoice untuk transaksi cash dan kredit
Deliveryman - Cek on-hand dan empties dengan Warehouse Operator 1
- Memastikan seluruh transaksi dilakukan sesuai dengan
invoice
- Unload produk on-hand dan empties
- Mengecek load untuk delivery H+1
- Loading produk untuk delivery besok sesuai dengan Final
LOSLIS
- Membersihkan truk delivery

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 115
 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

Personil Aktivitas
- Melaporkan seluruh aktivitas settlement dan menyetorkan
seluruh invoice dan LOSLIS kepada DC Administrator
- Menyetorkan seluruh cash sales ke Cashier
- Melaporkan summary aktivitas harian dan melaporkan
DIFOTAI kepada Delivery Supervisor
- Mengisi papan Deliveryman Daily Activity
Delivery - Memastikan seluruh transaksi dilakukan sesuai dengan
Supervisor invoice
- Melakukan coaching DM perihal “Verifikasi Outlet” dan
“Reason Codes”
- Memastikan cash difference pada H-1 diselesaikan hari ini
- Validasi route expense voucher/route reimbursement voucher
Helper - Membantu Deliveryman melakukan unloading on-hand dan
empties
- Membantu Deliveryman melakukan loading produk untuk
delivery H+1 sesuai dengan H+1
- Membantu Deliveryman membersihkan truk delivery
- Membantu Deliveryman mengisi papan Deliveryman Daily
Activity
Warehouse - Cek on-hand dan empties produk dari Deliveryman
Operator 1 - Mencatatkan produk on-hand dan empties di dalam Final
LOSLIS
- Melakukan check-in dan update inload via BASIS sistem
untuk setiap load
Warehouse - Memisahkan produk saleable dan unsaleable
Operator 2 - Mengembalikan produk saleable ke gudang dan meletakkan
produk unsaleable ke area karantina

4.6.3.4 Dokumen Terkait

 Route Header Form (RHF)

Form ini digunakan sebagai dokumentasi yang menjelaskan jumlah setiap
pecahan dari cash sales yang diserahkan Deliveryman ke Cashier.

 Route Expense Voucher/Route Reimbursement Voucher

Form ini digunakan untuk claim route expense (bensin, parkir/tol, atau biaya lain
yang menunjang kegiatan delivery).

 Load-Out/Load-In Document (LOSLIS)

- Dokumen ini digunakan untuk mencatat jumlahpengeluaran dan
penerimaan full goods dan empties
- Berikut adalah list alokasi dokumen LOSLIS untuk setiap rangkap

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 116
 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

 Putih : Dibawa oleh Deliveryman. Setelah serah terima produk

dengan Warehouse Operator 1 dan kegiatan settlement,
dokumen ini akan disimpan oleh DC Administrator.
 Merah : Dibawa oleh Deliveryman. Setelah serah terima produk
dengan Warehouse Operator 1, dokumen ini disimpan
sebagai arsip dari team Warehouse.
 Kuning : Disimpan di DC. Setelah serah terima produk dengan
Warehouse Operator 1, dokumen ini disimpan sebagai arsip
Deliveryman.

 Invoice
Dokumen ini merupakan dasar penagihan yang di-generate oleh sistem sesuai
dengan Take Order (TO) yang dilakukan oleh team Sales Office. Pre-printed
invoice digunakan sebagai bukti penjualan produk ke outlet, dan panduan bagi
Deliveryman untuk melakukan penagihan dan penurunan produk di outlet serta
merupakan dasar bagi DC Administrator untuk melakukan settlement order.

Gambar 4.51 – Route Header Form (RHF)

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 117
 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

4.6.3.5 Monitoring dan Kontrol

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 118
 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

Monitoring dan kontrol terhadap aktivitas sore hari Deliveryman adalah sebagai
berikut.
Tabel 4.23 – Monitoring & Kontrol Deliveryman pada Sore Hari di DC

No. Aktivitas Monitoring & Kontrol PIC

1 Memastikan  Memastikan SKU produk yang di  Delivery
transaksi delivery ke outlet sesuai dengan Supervisor
yang terjadi invoice  DC Manager
sesuai  Memastikan delivery sudah sesuai
dengan yang dengan alamat yang tertera di
tertera di invoice
invoice  Memastikan jenis transaksi
cash/kredit sesuai dengan yang
tertera di invoice
 Memastikan akurasi reason code
2 Memastikan  Memastikan seluruh transaksi di  Admin
settlement settle pada hari yang sama agar Supervisor
terjadi sesuai tidak menjadi prebooking  DC Manager
dengan  Memastikan seluruh cash sales
invoice disetorkan kepada pick-up service
3 Memastikan  Memastikan produk on-hand dan  Warehouse
proses serah empties yang di check-in di lapangan Supervisor
terima sudah sesuai dengan fisik nya  DC Manager
produk  Memastikan produk yang diloading
dilakukan DM untuk keesokan harinya akurat
dengan sesuai dengan Final LOSLIS
akurat

4.7 DIFOTAI

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 119
 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

4.7.1 Pengertian DIFOTAI

DIFOTAI merupakan kepanjangan dari Delivered in Full On Time and Accurately

Invoiced. DIFOTAI adalah salah satu cara untuk mengukur pelayanan tim logistik
(DC & DSD) kepada outlet / pelanggan dengan memastikan pesanan dikirim secara
sempurna, dalam hal waktu pengiriman, total produk yang dipesan, kelengkapan
produk yang dipesan dan di administrasikan juga dokumentasikan dengan benar.
Tujuan dari DIFOTAI adalah untuk meningkatkan pelayanan kepada pelanggan
melalui perbaikan sistem kinerja kita secara keseluruhan dan terus menerus, juga
sebagai alat ukur bagi logistik untuk memstikan tingkat pelayanan terhadap
pelanggan.

Indikator untuk perhitungan DIFOTAI sendiri adalah berbentuk dalam persenan (%)
yaitu dimana jika produk yang diorder oleh pelanggan terkirim semuanya maka
DIFOTAI nya sempurna (100 %). Untuk setiap order atau pesanan yang dipesan
oleh order tidak terkirim karena satu atau lain hal, maka pesanan tersebut akan
berkurang dan menjadi DIFOTAI. Sebab-sebab dari DIFOTAI di bagi menjadi 15
Reason Code.

4.7.2 Reason Code DIFOTAI

Reason Code merupakan penyebab atau alasan mengapa sebuah pesanan atau
order tidak dapat terkirim ke pelanggan yang memesan. DM yang bertanggung
jawab untuk memberi keterangan mengapa alasan order tersebut tidak dapat
diantar dengan baik sehingga menjadi DIFOTAI. Kemudian DM Supervisor yang
memverifikasi betul / salah reason code yang diberikan oleh DM. Dan DC Admin
(bookkeeper) yang menginput reason code tersebut pada saat settlement.
Jenis Jenis DIFOTAI dibagi 2 kelompok besar yaitu DIFOTAI yang disebabkan oleh
tim supply chain dan juga yang disebabkan oleh tim sales.

4.7.2.1 Reason Code DIFOTAI (Supply Chain)

Tabel 4.24 – Reason Code DIFOTAI (Supply Chain)

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 120
 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

Reaso Description Explanation

n Code
D2 Wrong Loading Bila loader melakukan kesalahan dalam proses
loading, sehingga produk atau LOAD yang dibawa
oleh DM tidak sesuai dengan yang ada di LOSLIS
D4 Out of Stock Produk yang dipesan oleh pelanggan tidak tersedia di
DC. Reason Code DIFOTAI otomatis langsung
diberikan oleh system saat membaca stock yang ada
di DC lebih rendah dari order yang ada. Sehingga
pihak Shipper tidak perlu lagi memberi reason code
secara manual
D5 No Truk Tidak ada kendaraan untuk mengirim produk ke
Available outlet, bisa juga bila truk nya ada tetapi DM nya tidak
tersedia sehingga tidak ada yang bisa membawa truk
tersebut untuk delivery

Untuk di DSD, D5 juga bisa terjadi apabila transporter

yang bertanggung jawab untuk melakukan
pengiriman ke Pelanggan tidak memiliki truk yang
bisa digunakan
D6 Time Window DIFOTAI yang disebabkan oleh keterbatasan waktu
Error oleh DM, dapat dikarenakan DM terlalu malam
sehingga tidak sempat lagi mengunjungi outlet
pelanggan

National Dispatcher membuat dister call / kunjungan

outlet terlalu banyak untuk setiap load, sehingga tidak
sempat terkirim

D7 Force Majeur Pengiriman tidak dapat dilakukan karena faktor faktor

X seperti bencana alam Banjir, Gempa Bumi dan
Tsunami. Dan juga kejadian seperti huru-hara,
demonstrasi buruh sehingga menutup akses menuju
outlet pelanggan tersebut

DX No Reason Reason Code tidak dapat terbaca oleh system, biasa

Code nya DX ini dikarenakan karena Order yang
menggantung yang disebabkan oleh keterlambatan
DM kembali ke DC ataupun Admin yang terlambat
melakukan settlement sehingga melewati batas waktu
settlement.

Namun ada hal-hal lain yang bisa menyebabkan

reason code DX sehingga perlu di konfirmasi ulang

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 121
 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

kepada DC Manager bersangkutan

4.7.2.2 Reason Code DIFOTAI (Sales)

Tabel 4.25 – Reason Code DIFOTAI (Sales)

Reaso Description Explanation

n Code
D1 Inaccurate Saat di outlet, harga, nama, alamat dan produk
Invoice yang di order yang tercetak di Invoice tidk sesuai
dengan pesanan dari pelanggan.

Selain disebabkan oleh human error (double

invoice) bisa juga disebabkan oleh system discount
yang tidak connect. Sehingga saat pelanggan
memesan melalui SR, barang yang dikirim oleh
DM tidak sesuai baik dari harga ataupun
kuantitinya
D3 Near Best Before Masalah produk yang mendekati tanggal near best
before nya. Biasanya masalah DIFOTAI D3 di
alami oleh pengiriman ke Modern Market atau
Foodstore. Karena modern market / foodstore
sudah memiliki ketentuan untuk menerima barang
dengan batas Best Before tertentu
DA No PIC in Outlet Tidak terkirim karena tidak ada Person In Charge
di outlet tersebut saat DM sedang melakukan
Delivery ke outlet pelanggan tersebut. Sehingga
tidak ada yang bisa menerima ataupun melakukan
pembayaran atas produk tersebut.
DB Outlet Closed Outlet tutup saat DM melakukan pengiriman ke
outlet pelanggan tersebut. SR tidak memberikan
keterangan jam buka outlet ataupun jam berapa
outlet tersebut ingin diantar

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 122
 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

DC Quantity > Order Produk yang dikirim ke outlet quantity nya lebih
besar dari yang dipesan oleh pelanggan.
Kemungkinan besar disebabkan oleh kesalahan
memasukan quantity entry oleh SR saat
melakukan order di ROAM
DD Oultet did not Order tidak diterima karena pemilik outlet atau
Order pelanggan merasa tidak memesan order tersebut.
(termasuk penolakan karena alasan perbedaan
packaging atau tipe botol RGB)

DE Outlet Partial Order ditolak karena pelanggan hanya memiliki

Money uang untuk membayar sebagian dari order yang
dipesan, namun tidak diperbolehkan melakukan
transaksi sebagian karena order tersebut di order
sebagai satu-kesatuan dan dalam satu invoice
DF Outlet no Money Order ditolak karena pelanggan tidak memiliki
uang untuk membayar sebagian dari order yang
dipesan.

DG Credit Issues Outlet dengan status credit yang di hold sehingga

tidak di perbolehkan untuk melakukan order lagi
sampai credit tersebut lancar.

4.7.2.3 Kriteria Miss Delivery

DIFOTAI pada umumnya memiliki kriteria atas miss delivery yg terjadi yaitu
Kegagalan secara total order dan kegagalan sebagian order (partial delivery).
Berikut tabel dari kriteria tersebut:

Tabel 4.26 – Kriteria Miss Delivery (DIFOTAI)

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 123
 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 124
 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

Dan review atas kriteria Miss Delivery vs Reason Code yg diberikan DM harus di
dilakukan oleh Delivery supervisor sebelum invoices di serahkan di bookeeper utk
memastikan pemberian reason kode oleh sesuai dgn kondisi actual.

4.7.3 Outlet Verification

4.7.3.1 Pengertian

Outlet verification merupakan suatu kegiatan yang dilakukan secara regular oleh
DC Manager / DM Supervisor untuk membuktikan apakah reason code yang
diberikan oleh deliveryman tersebut sesuai dengan kondisi yang ada di lapangan /
tidak.Selain itu kegiatan verifikasi outlet ini juga dapat dilakukan bersama-sama
dengan Sales Office Administrator / District Sales Manager / Sales Manager jika
sewaktu-waktu diperlukan.
Verifikasi reason code ini biasanya dilakukan setelah produk dikirim ke outlet dan
hanya untuk beberapa reason code saja. Selain itu order yg sukses terkirim pun
harus di cek pula kebenarannya sesuai aturan dasar delivery ditujukan utk
memastikan team delivery memberikan services level ke outlet secara sempurna
dalam hal pengiriman order.

Tujuan dilakukannya verifikasi outlet ini secara spesifik adalah sebagai berikut :
 Untuk mengklarifikasi kesalahan Deliveryman dalam menuliskan reason code
yang tidak sesuai dengan fakta di lapangan
 Untuk menghidari kesalahpahaman dari team marketing terhadap reason code
yang dibuat oleh Deliveryman
 Menghindari complain dari outlet karena outlet merasa tidak di kunjungi di
invoice di bilang tutup
 Menghindari conplain dari NCC atas complain yang di lakukan oleh outlet
langsung ke NCC
 Melakukan refreshment kepada deliveryman terhadap mekanisme pemberian
reason code yang benar sesuai yang di harapkan oleh perusahaan
 Untuk meningkatkan pencapaian Difotai dengan harapan semua outlet bias di
kunjungi tanpa adanya reason code

4.7.3.2 Ketentuan Umum

 Outlet yang diverifikasi adalah outlet yang memiliki reason code sebagai
berikut:
- DA : Tidak ada PIC
- DB : Outlet tutup
- DC : Order yang diantar > Order pesanan
- DD : Outlet tidak order
- DE : Outlet tidak punya uang (sebagian)
- DF : Outlet tidak punya uang (seluruhnya)

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 125
 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

 Verfikasi dilakukan 3x dalam seminggu oleh DC Manager / DM Supervisor /

keduanya. Sedangkan join visit dengan pihak sales dilakukan minimal 1 minggu
sekali.

 Verfikasi ke outlet dilakukan dengan membawa form verification dan invoice.

Khusus untuk invoice harus ditandatangani kembali hasil verifikasinya oleh
pihak outlet.

 Selama verfikasi, verificator harus menuliskan seluruh isu yang terjadi di outlet
tersebut di kolom remark.

 Hasil verifikasi ini akan dilaporkan kembali ke DC Manager, Operation Logistic

Manager dan General Manager setempat.

4.7.3.3 Business Process

Business Process verifikasi outlet dapat dilihat pada Gambar 4.52 dibawah ini :

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 126
 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

Gambar 4.52 – Business Process Verifikasi Oultet

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 127
 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 128
 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

4.7.3.4 Tugas dan Aktivitas

Tugas dan aktivitas dari masing-masing personil adalah sebagai berikut :

Tabel 4.27 – Tugas dan Aktivitas Verifikasi Outlet

Personil Aktivitas
DM - Melakukan summary terhadap outlet-outlet yang harus
Supervisor diverifikasi (sesuai ketentuan yang berlaku)
- Mempersiapkan invoice dan verification sheet
- Melakukan verifikasi ke outlet, dan meminta tanda tangan
outlet
- Mencatat isu yang ada di outlet hasil verifikasi
- Mendiskusikan hasil verfikasi dengan DC Manager
DC Manager - Jika DM Supervisor tidak melakukan verifikasi, maka DCM
melakukan verifikasi ke outlet
- Mendiskusikan hasil verifikasi dengan DM Supervisor
- Memberikan coaching mengenai reason code ke DC Manager

4.7.3.5 Dokumen Terkait

Dokumen terkait dengan outlet verification antara lain adalah sebagai berikut :

- Invoice
Dokumen ini digunakan untuk melakukan verifikasi ke outlet berdasarkan
reason code yang diberikan oleh DM yang sudah tertera di invoice tersebut.
Dan hasil verifikasi harus ditandatangani oleh outlet di invoice.

- Verification Sheet
Dokumen ini digunakan untuk men-summary-kan total outlet yang diverifikasi
pada hari itu, sehingga dapat dihitung berapa % keakuratan antara reason code
yang ditulis oleh DM dengan hasil verifikasi, yang akan digunakan sebagai
bahan coaching oleh DC Manager ke deliveryman.

Contoh dokumen verfikasi outlet dapat dilihat pada Gambar 4.53 dibawah ini :

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 129
 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

Gambar 4.53 – Dokumen Verifikasi Outlet

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 130
 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

4.7.3.6 Monitoring & Kontrol

Monitoring dan kontrol terhadap dokumen yang telah dibuat dengan melakukan hal-
hal sebagai berikut :
Tabel 4.28 – Monitoring & Kontrol Verifikasi Outlet
Aktivitas Monitoring & Kontrol Process PIC
Melakukan  Bersama-sama dengan DC Manager melakukan - OLM
verifikasi ke verifikasi ke lapangan, mengenai reason code - GM
lapangan yang dituliskan DM. - SM

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 131
 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

4.8 Empties Management

4.8.1 Prosedur Penarikan Empties dari Outlet

Empties merupakan salah satu stok selain full goods yang harus dikelola oleh
gudang DC. Empties terbagi ke dalam 3 jenis sebagai berikut :
 Botol lepas : botol kosong tanpa krat
 Krat kosong : peti kosong tanpa botol
 Empties full crate : empties penuh, terdapat botol kosong di dalam peti

Penarikan empties terbagi ke dalam 3 kategori sebagai berikut :

 Regular : dilakukan oleh pihak Coca-Cola
 Bottle collector : dilakukan oleh pihak kolektor
 Program empties collection by DC

4.8.1.1 Penarikan Empties – Regular

4.8.1.1.1 Pengertian

Merupakan proses penarikan empties dari outlet, menggunakan truk Coca-Cola /

transporter yang mana order penarikannya melalui taking order (TO) SR.

4.8.1.1.2 Ketentuan Umum

 Order penarikan empties harus melalui taking order (TO) SR

 Jika dilakukan oleh DC maka akan menggunakan truck CCAI, sedangkan jika
dilakukan oleh DSD akan menggunakan truck transporter

 Empties yg ditarik harus bersih dari benda asing (Sampah, crown dan sedotan)
dan layak utk di produksi kembali

 Jika empties yang ditarik hanya botol lepas saja, maka DM wajib membawa krat
kosong dari outlet untuk dilakukan sortasi dan pengelompokan oleh outlet

 Krat kosong keluar dari DC / plant menggunakan load creation manual

 Bila ada instruksi dari manajemen untuk proses penarikan empties, prioritas
penarikan menggunakan metode Round Trip, yaitu pengiriman produk ke outlet
dan kembali membawa empties ke DC agar meminimalisir cost delivery.

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 132
 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

 Bila metode Round Trip tidak bisa dilakukan karena tidak ada pengiriman
produk, lakukan metode Single Trip (yaitu membawa truk tanpa muatan, dan
kembali membawa empties ke DC)

4.8.1.1.3 Business Process

 Menggunakan Truk DC (Full Crate)

Gambar 4.54– Business Process Penarikan Empties Regular – Menggunakan Truk DC (Full Crate)

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 133
 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

 Menggunakan Truk DC (dengan Krat Kosong)

Gambar 4.55 – Business Process Penarikan Empties Regular – Menggunakan Truk DC (Krat Kosong)

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 134
 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

 Menggunakan Truk Transporter (Full Crate)

Gambar 4.56 – Business Process Penarikan Empties Regular – Menggunakan Truk Transporter (Full Crate)

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 135
 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

 Menggunakan Truk Transporter (dengan Krat Kosong)

Gambar 4.57 – Business Process Penarikan Empties Regular – Menggunakan Truk Transporter (Krat Kosong)

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 136
 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

4.8.1.1.4 Tugas dan Aktivitas

Tugas dan aktivitas dari masing-masing personil adalah sebagai berikut :

 Penarikan Empties oleh DC

Tabel 4.29 – Tugas dan Aktivitas Penarikan Empties oleh DC

Personil Aktivitas
DM Supervisor - Melakukan assign untuk DM yang akan melakukan penarikan
empties tersebut
- Mencetak delivery list
WH Supervisor - Melakukan final load
- Mencetak LOSLIS & Invoice
Deliveryman - Membawa LOSLIS & Invoice ke outlet
- Melakukan penarikan empties dari outlet
- Meminta tanda tangan outlet di invoice dan memberikan
lembar invoice yang berwarna merah
- Melakukan on hand empties dengan WH Operator 1
- Melakukan proses settlement dengan DC Admin
WH Operator – - Melakukan on hand empties dengan DM
1 (Shipper) - Menulis on hand tersebut di LOSLIS
DC Admin - Melakukan proses settlement, untuk receive botol kosong
pembayaran AR kredit outlet
- Memberitahukan ke SR outlet mana yang botol kosongnya
telah ditarik dan di receive
Sales - Melakukan taking order (TO) via ROAM
Representative

 Penarikan empties oleh DSD

Tabel 4.30 – Tugas dan Aktivitas Penarikan Empties oleh DSD

Personil Aktivitas
DC Manager - Mengingatkan DSD Manager bahwa akan ada penarikan
empties oleh DSD
DSD Manager - Melakukan request truk ke fleet
- Melakukan request krat kosong ke plant (untuk botol lepas)
Fleet - Menyediakan truk transporter yang di request oleh DSD
IM Team - Menyediakan krat kosong yang di request oleh DSD (untuk
botol lepas)
- Membuat EDD dari plant ke warehouse plant (untuk botol
lepas)
- Melakukan on hand dengan transporter, untuk botol kosong
yang ditarik
- Mengirimkan email ke DC terkait dengan produk yang
diterima
- Me-receive EDD yang dibuatkan oleh DC

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 137
 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

National - Melakukan dispatching untuk request empties ini, dijadikan

Dispatch ke dalam 1 load
DSD DM Spv - Melakukan assign transporter di load
- Mencetak delivery list
DSD Admin - Memfinal load
- Mencetak LOSLIS dan invoice
- Memberikan LOSLIS, invoice dan EDD ke transporter
WH Operator -1 - Meloading krat kosong ke dalam truk transporter (untuk
(Plant) botol lepas)
- Membuat EDD dari warehouse plant ke DC (untuk botol
lepas)
DM Transporter - Melakukan pengambilan empties ke outlet
- Melakukan serah terima empties yang ditarik dengan outlet
- Melakukan on hand dengan tim IM Plant
Sales - Melakukan taking order penarikan empties via ROAM
Representative - Membuat invoice manual untuk outlet yang emptiesnya ditarik
sejumlah yang diterima oleh plant
DC Admin - Melakukan proses settlement, untuk receive botol kosong
pembayaran AR kredit outlet
WH - Me-receive EDD dari warehouse plant (untuk botol lepas)
Supervisor / - Melakukan proses normalisasi & reklasifikasi (untuk botol
WH Operator 1 lepas)
- Shipper - Membuat EDD untuk empties yang ditarik dari DSD,
kemudian memberikannya ke transporter yang dating
mengantar full goodss ke DC

4.8.1.1.5 Dokumen Terkait

Dokumen terkait dari proses penarikan empties – pengepul botol kosong antara lain
adalah sebagai berikut:
 LOSLIS Manual
Dokumen ini digunakan sebagai tanda keluar krat kosong dari DC, dan
digunakan sebagai dokumen salah satu dokumen settlement untuk proses
settlement pemulung botol kosong.

 Tanda Terima
Dokumen ini digunakan sebagai tanda terima dan keluar uang dari kasir ke
pemulung botol kosong

 Route Header Form (RHF)

Dokumen ini digunakan sebagai media untuk mengakumulatifkan jumlah uang
setoran DM, dan di dalam berisi jumlah potongan uang yang akan dibayarkan
ke pengepul botol kosong.

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 138
 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

4.8.1.2 Penarikan Empties – Botol Kolektor

4.8.1.2.1 Pengertian

Merupakan proses penarikan empties yang dilakukan oleh para kolektor botol
kosong dan disetorkan langsung oleh para kolektor tersebut ke DC.

4.8.1.2.2 Ketentuan Umum

 Adanya program untuk penarikan botol kosong ini

 Jika kolektor membutuhkan krat kosong maka krat kosong tersebut keluar dari
DC menggunakan load creation manual

 Pengepul botol akan memberikan jaminan (berupa uang) sebesar krat kosong
yang dipinjam

 Pengambilan krat kosong dari dan pengembalian empties full crate ke DC

dilakukan langsung oleh pihak kolektor botol.

 Pengambilan uang hasil pengepulan botol, dilakukan langsung oleh pengepul

botol kosong di DC

4.8.1.2.3 Business Process

Business Process penarikan empties oleh botol kolektor dapat dilihat pada Gambar
4.58 dibawah ini :

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 139
 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

Gambar 4.58 - Business Process Penarikan Empties - Botol Kolektor

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 140
 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

4.8.1.2.4 Tugas dan Aktivitas

Tugas dan aktivitas dari masing-masing personil adalah sebagai berikut :

Tabel 4.31 – Tugas dan Aktivitas Penarikan Empties oleh Botol Kolektor

Personil Aktivitas
DC Manager - Memberikan perintah untuk meminjamkan krat kosong ke
pengepul botol kosong
- Memberikan pengarahan kepada pengepul botol kosong,
mengenai standar botol yang bias diterima oleh Coca-Cola
WH - Memastikan bahwa krat kosong ada di DC sejumlah yang
Supervisor diinginkan oleh pengepul botol kosong
- Membuatkan load creation manual, menggunakan nama DM
yang nantinya akan mengambil empties full crate tersebut
WH Operator - Menerima on hand empties yang dibawa oleh DM, menghitung
– 1 (Shipper) aktual fisiknya dan mencatat terpisah di LOSLIS antara botol
kosong dan krat kosongnya
- Melakukan proses reklasifikasi dan normalisasi sesuai dengan
aktual fisik yang ada di lapangan
Deliveryman - Mengambil empties full crate dari tempat pengepul botol
kosong
- Membuat RHF, cash settlement = minus, melampirkan tanda
terima uang dari pengepul botol kosong ke kasir bersamaan
dengan RHF tersebut
- Memberikan dokumen-dokumen tersebut ke DC Admin
DC Admin - Melakukan proses settlement manual dengan cash settlement
= minus
- Mendokumentasikan hasil LOSLIS, RHF dan bukti penerimaan
uang menjadi satu
Kasir - Menerima uang deposit sebagai bukti peminjaman krat kosong
dari DC, dan mengelurkan tanda terimanya
- Memberikan uang sesuai dengan hasil settlement DC Admin
kepada pengepul botol kosong
- Mengembalikan uang deposit kepada pengepul botol kosong
- Memberikan tanda terima untuk uang yang sudah diterima oleh
pengepul botol kosong

4.8.1.2.5 Dokumen Terkait

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 141
 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

Dokumen terkait dari proses penarikan empties – truk dari DC antara lain adalah
sebagai berikut :

 LOSLIS Manual
Dokumen ini digunakan sebagai tanda keluar krat kosong dari DC, dan
digunakan sebagai dokumen salah satu dokumen settlement untuk proses
settlement pemulung botol kosong.

 Tanda Terima
Dokumen ini digunakan sebagai tanda terima dan keluar uang dari kasir ke
pemulung botol kosong

 Route Header Form (RHF)

Dokumen ini digunakan sebagai media untuk mengakumulatifkan jumlah uang
setoran DM, dan di dalam berisi jumlah potongan uang yang akan dibayarkan
ke pengepul botol kosong.

4.8.1.3 Program Empties Collection by DC

4.8.1.3.1 Pengertian

Merupakan program percepatan penarikan empties dari outlet yang dilakukan oleh
botol kolektor yang dikirimkan ke DC.

4.8.1.3.2 Ketentuan Umum

 Program penarikan empties ini khusus ke botol kolektor

 NCC melakukan pre-call ke seluruh botol kolektor (jumlah empties yang ditarik,
waktu penarikan empties dan metode pengiriman empties ke DC)

 Seluruh botol kolektor yang masuk ke NCC harus memiliki nomor OM

 Load yang dibuatkan untuk penarikan empties ini harus terpisah dari regular
delivery

 Transaksi program ini adalah cash (tunai)

 Terdapat 2 tipe pengiriman empties ke DC untuk program ini yaitu : ditarik oleh
Deliveryman, dan dikirimkan oleh kolektor ke DC

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 142
 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

4.8.1.3.3 Business Process

Business Process program empties collection by DC dapat dilihat pada Gambar

4.51 & 4.52 dibawah ini :

Gambar 4.59 – Empties Collection by Deliveryman DC

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 143
 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

Gambar 4.60 – Empties Collection by Bottle Collector to DC

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 144
 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

4.8.1.3.4 Tugas dan Aktivitas

Tugas dan aktivitas dari masing-masing personil adalah sebagai berikut :

Tabel 4.32 – Tugas dan Aktivitas Program Empties Collection by DC

Personil Aktivitas
DC Manager - Mendaftarkan botol kolektor yang ada di DC-nya agar
mendapatkan nomor OM
- Memberikan list botol kolektor ke NCC
- Menandatangani bon sementara yang dibuat kasir
NCC - Melakukan pre-call terhadap list kolekor yang diberikan
- Membuatkan order (TO)
National - Melakukan dispatch untuk order penarikan empties yang
Dispatcher masuk
- Membuatkan load terpisah antara regular delivery dengan
order penarikan empties
DM - Jika ditarik oleh DM  menyiapkan truck dan personil untuk
Supervisor penarikan empties tersebut
WH Operator - Melakukan print LOSLIS, invoice serta delivery list
– 1 (Shipper) - Menerima on hand empties yang dibawa oleh DM, menghitung
aktual fisiknya dan mencatat terpisah di LOSLIS antara botol
kosong dan krat kosongnya
- Melakukan proses reklasifikasi dan normalisasi sesuai dengan
aktual fisik yang ada di lapangan
Deliveryman - Jika ditarik oleh DM :
- Mengambil uang untuk pembayaran penarikan empties ke
kolektor, serta menandatangani bon sementara
- Melakukan penarikan empties dari kolektor
- Mengembalikan bon sementara dan invoice ke kasir,
sebagai bukti bahwa penarikan telah dilakukan dan uang
telah dibayarkan ke kolektor
- Mengembalikan uang ke kasir jika ada uang yang kembali
(jika botol yang diambil lebih kecil daripada jumlah order)
DC Admin - Melakukan proses settlement cash, sesuai dengan aktual fisik
(berdasarkan LOSLIS) dari botol yang dikirim ke DC
Kasir - Menyiapkan uang untuk pembayaran ke botol koletor,
berdasarkan hasil TO dari NCC, dengan memotong uang
setoran DM
- Membuatkan bon sementara dari masing-masing PO  jika
ditarik oleh DM
- Memberikan uang dan bon sementara ke DM  jika ditarik
oleh DM / Melakukan pembayaran ke pihak kolektor  jika
dikirim oleh kolektor
4.8.1.3.5 Dokumen Terkait

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 145
 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

Dokumen terkait dari proses empties collection by DC antara lain adalah sebagai
berikut :

 LOSLIS
Dokumen ini digunakan sebagai media untuk melakukan pencatatan on hand
dari order penarikan yang diberikan.

 Bon Sementara
Dokumen ini digunakan bukti keluarnya uang dari kasir  Jika penarikan
dilakukan oleh DM

 Invoice
Dokumen ini digunakan sebagai bukti pembayaran empties ke kolektor yang
telah dilakukan oleh DC

4.8.2 Standar Pengembalian Empties yang Baik

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 146
 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

 Dari Outlet ke DC
Gambar 4.61 – Standar Pengembalian Empties dari Outlet ke DC

 Dari DC ke Plant
Gambar 4.62 – Standar Pengembalian Empties dari DC ke Plant

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 147
 Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.4 (01/11/14) Halaman | 148
Standard Operating Procedure – Logistics Distribution Center

Bab 4 Customer Delivery Business Process Version 1.1 (15/01/14) Halaman | 1