Pengumpulan, Penyimpanan dan

Retrieving Data
No. Dokumen :
440/137/SOP/ADMEN/2017
SOP No. Revisi :
Tanggal Terbit : 09 Maret 2017
Halaman : 1 s/d 2

UPTD PUSKESMAS Ade Kartini Tresnawati, SKM

SIMPENAN NIP. 196803201989022 002

1. Pengertian o Pengumpulan, penyimpanan dan retrieving (pencarian

kembali) data adalah kegiatan pengumpulan, penyimpanan dan
pencarian data yang dilakukan di Puskesmas baik secara aktif
maupun secara pasif.
o Pengumpulan data merupakan kegiatan pengumpulan data
yang diperoleh secara aktif maupun pasif dari PKD, Puskesmas
maupun Masyarakat.
o Penyimpanan data merupakan kegiatan penyimpanan data dan
informasi yang ada di Puskesmas baik secara manual maupun
elektronik.
o Pencarian kembali data merupakan kegiatan proses pencarian
data agar lebih mudah ditemukan.
2. Tujuan o Sebagai acuan petugas dalam melakukan pengumpulan,
penyimpanan dan retrieving (pencarian kembali) data.
o Sebagai pedoman dalam pengumpulan, penyimpanan dan
retrieving (pencarian kembali) data.
3. Kebijakan Surat Keputusan Kepala UPTD Puskesmas Simpenan Nomor
440/97/SK/ADMEN/2017 tentang Ketersediaan Data dan
Informasi.
4. Referensi o Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
o Permenkes Nomor 75 Tahun 2014 tentang Pusat Kesehatan
Masyarakat (PUSKESMAS).
5. Prosedur/ 1. Kepala Puskesmas memanggil penanggung jawab program
Langkah–langkah dan pelaksana kegiatan program untuk merencanakan sistem
pengumpulan, penyimpanan dan retrieving (pencarian
kembali) data;
2. Penanggung jawab program menerima panggilan Kepala
Puskesmas;
3. Kepala Puskesmas menerima penanggung jawab program dan
pelaksana kegiatan program;
4. Kepala Puskesmas menyampaikan rencana pengumpulan,
penyimpanan dan retrieving (pencarian kembali) data;
5. Kepala Puskesmas membentuk tim untuk pengumpulan,
penyimpanan dan retrieving (pencarian kembali) data;
6. Notulen mencatat hasil pertemuan;
7. Kepala Puskesmas menutup pertemuan;
8. Tim yang ditunjuk mencari data secara aktif;
 9. Tim yang ditunjuk menerima secara pasif data–data yang
dibutuhkan;
10. Tim memilah/menyaring data yang terkumpul;
11. Tim merekap data sesuai dengan jenisnya;
12. Petugas menyimpan data dalam map sesuai dengan jenisnya;
13. Petugas memberikan kode/nomor/catatan pada map sesuai
dengan jenis datanya;
14. Petugas meletakkan map penyimpan data pada tempat yang
telah tersedia;
15. Petugas memastikan bahwa data yang disimpan aman dan
mudah untuk dicari kembali apabila dibutuhkan;
16. Petugas pengelola data mengambil data yang diperlukan;
17. Petugas meletakkan kembali data ditempat semula apabila
sudah tidak digunakan lagi.
6. Bagan Alir

7. Hal-hal Yang Perlu

Diperhatikan
8. Unit Terkait 1. Tim ADMEN
2. Tim UKM
3. Tim UKP
9. Dokumen Terkait Data hasil kegiatan, format laporan
10.Rekaman Historis
Perubahan Tgl Mulai
No Yang Dirubah Isi Perubahan
Diberlakukan
 Pengumpulan, Penyimpanan dan
Retrieving Data
No. Dokumen : 440/138/
Daftar Tilik/ADMEN/2017
DAFTAR
No. Revisi :
TILIK
Tanggal Terbit : 09 Maret 2017
Halaman : 1 s/d 2

UPTD PUSKESMAS Ade Kartini Tresnawati, SKM

SIMPENAN NIP. 196803201989022 002

Tidak
No. Uraian Kegiatan Ya Tidak
Berlaku
1. Apakah Kepala Puskesmas memanggil penanggung jawab
program dan pelaksana kegiatan program untuk
merencanakan sistem pengumpulan, penyimpanan dan
retrieving (pencarian kembali) data?
2. Apakah penanggung jawab program menerima panggilan
Kepala Puskesmas?
3. Apakah Kepala Puskesmas menerima penanggung jawab
program dan pelaksana kegiatan program?
4. Apakah Kepala Puskesmas menyampaikan rencana
pengumpulan, penyimpanan dan retrieving (pencarian
kembali) data
5. Apakah Kepala Puskesmas membentuk tim untuk
pengumpulan, penyimpanan dan retrieving (pencarian
kembali) data?
6. Apakah notulen mencatat hasil pertemuan?
7. Apakah Kepala Puskesmas menutup pertemuan?
8. Apakah tim yang ditunjuk mencari data secara aktif?
9. Apakah tim yang ditunjuk menerima secara pasif data–
data yang dibutuhkan?
10. Apakah tim memilah/menyaring data yang terkumpul?
11. Apakah tim merekap data sesuai dengan jenisnya?
12. Apakah petugas menyimpan data dalam map sesuai
dengan jenisnya?
13. Apakah petugas memberikan kode/nomor/catatan pada
map sesuai dengan jenis datanya?
14. Apakah petugas meletakkan map penyimpan data pada
tempat yang telah tersedia?
15. Apakah petugas memastikan bahwa data yang disimpan
aman dan mudah untuk dicari kembali apabila dibutuh-
kan?
16. Apakah petugas pengelola data mengambil data yang
diperlukan?
17. Apakah petugas meletakkan kembali data ditempat semula
apabila sudah tidak digunakan lagi?
JUMLAH
Compliance rate (CR) : ……………………………%

………………………, ……………………………..

Pelaksana/Auditor

(…………………………………)