TUGAS STUDI KASUS ERP

NESTLE & AGILENT TECHNOLOGIES

Oleh:
Citra Melina
16115102

PROGRAM STUDI MANAJEMEN LOGISTIK

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN LOGISTIK INDONESIA

BANDUNG

2019
A. Nestlé USA
1. Ringkasan
Nestlé merupakan perusahaan multinasional yang bergerak dibidang makanan yang
didirikan oleh Henri Nestlé. Sejarahnya, perusahaan ini dimulai pada 1866 dengan
didirikannya Anglo-Swiss Condensed Milk Company oleh Charles dan George Page di
Swiss. Henri Nestlé kemudian menciptakan sebuah produk makanan terobosan untuk bayi
pada 1867. Persaingan ketat terjadi di antara Nestlé dan Anglo-Swiss, saat masing-masing
perusahaan mulai menjual produk dengan jenis yang sama, yaitu susu kental manis dan
bubur bayi. Kedua perusahaan juga mulai memperluas penjualan dan produksi ke luar
negeri. Pada 1882, Anglo-Swiss mengembangkan usahanya ke Amerika, namun
meninggalnya George Page menghambat rencana tersebut. Pada 1902, perusahaan tersebut
menjual usahanya di Amerika, yang kemudian membuka jalan untuk akhirnya merger
dengan Nestlé.
Pada tahun 1990 Nestlé USA berdiri, dengan kantor pusat berada di Glendale, CA.
Nestlé USA memiliki 33 fasilitas produksi, 6 distribution center dan 17 kantor penjualan di
seluruh negara dengan 17.300 pekerja lokal. Dalam menjalankan proses bisnisnya, memiliki
struktur organisasi seperti gambar berikut.

Gambar Struktur Organisasi Nestlé USA

Nestlé USA meraih total penjualan USD 11,1 juta dan menjadi perusahaan makanan
yang disenangi di Amerika menurut Fortune Magazine selama empat tahun berturut-turut
pada tahun 2001. Selain itu, Nestlé juga menjadi perusahaan food & beverage nomor 1 di
dunia, namun dengan sejumlah penghargaan yang Nestlé dapat, Nestlé menjadi salah satu
perusahaan yang tidak efisien. Pada tahun 1991, setelah brand di re-organisasi ke Nestlé
USA beberapa divisi masih tersebar secara geografis. Contohnya, Nestlé USA membayar
vanilla ke vendor yang sama dengan 29 harga yang berbeda. Contoh lainnya terdapat
sembilan laporan keuangan/general ledger yang berbeda dan 28 points of customers entry.
Sistem operasi yang otonom hampir menyebabkan halangan yang tidak dapat ditangani.
Berangkat dari masalah, Nestlé USA membuat proyek ERP dengan menggunakan lima
modul SAP, yaitu purchasing, financials, sales and distribution, accounts payable dan
accounts receivable, serta Manugistics’ supply chain. Nilai proyek ini sejumlah USD 210
juta dengan waktu pelaksanaan Oktober 1997 – Kuartal I tahun 2000.Tujuan
mengaplikasikan sistem ERP adalah menyatukan brand yang terpisah menjadi satu
perusahaan yang sangat terintegrasi, internal yang selaras dan bersatu, membangun
arsitektur proses bisnis yang umum, serta standarisasi master data. Pada saat implementasi,
proyek ini selesai mundur dari jadwal yang telah ditetapkan dikarenakan proses bisnis yang
baru membingungkan banyak karyawan yang menyebabkan pemberontakan pada tahun
2000 sehingga direkonstruksi pada Juni 2000 dan selesai pada 2001. Walaupun mundur dari
jadwal, proyek ini terbilang sukses dan terdapat beberapa perubahan seperti Database umum
dan proses bisnis mengarah pada perkiraan permintaan yang lebih akurat, alat perencanaan
keuangan yang komprehensif, peramalan permintaan hingga ke tingkat pusat redistribusi,
meningkatkan akurasi peramalan sebesar 2% dan meningkatkan utilisasi pabrik.
Keuntungan menerapkan sistem ERP, Nestlé USA save USD 371 juta sampai 2001, berikut
grafik keuntungan dengan sistem ERP.

The favorable evolution of COGS continues

$USD min
700

600

500

400

300

200

100

0
1997 1998 1999 200 2001 2002 2003 2004

Annual Incremental Saving Cummulative Annual Savings

Gambar Grafik Annual Saving

2. Analisis
Implemetasi ERP tidak dapat di tenggat oleh waktu, supaya hasil yang diperoleh baik.
Karena user sistem ERP terdiri dari beberapa orang yang kemampuan menghadapi sistem
yang baru dan pengalaman berbeda. Selain itu masih terdapat beberapa trial dan error saat
penyesuaian sistem. Sebelum implementasi sistem ERP memerlukan perencanaan dan
perancangan. Perencanaan merupakan tahap untuk mengdentifikasi penilaian dan proses
bisnis yang mendukung. Penilaian dibutuhkan dari setiap user sistem ERP untuk mengetahui
hal apa yang perlu dihilangkan/ditingkatkan. Selanjutnya merancang sistem ERP, pada tahap
ini ada dua cara yaitu re-egineering proses bisnis dengan menyesuaikan software dan
membuat sistem mengikuti proses bisnis. Setelah perencanaan dan perancangan, masuk ke
tahap implementasi mulai dari masalah keamanan data, perpindahan data, membangun
interfaces, documentation review, user training, reporting dan testing. Terdapat beberapa
strategi implementasi yaitu:
1. big bang, merupakan strategi implementasi dengan pendekatan cutover. Strategi ini
memiliki risiko yang tinggi namun waktunya sedikit.
2. mini big bang, merupakan strategi implementasi seperti big bang namun per-bagian.
3. phase by module, merupakan implementasi modul per modul.
4. phase by site, merupakan implementasi berdasarkan lokasi.
Pada kasus Nestlé USA yang terdapat banyak karyawan yang memberontak akibat
proses bisnis yang membingungkan dapat disebabkan beberapa faktor. Pertama, saat
perencaaan dan perancangan kurangnya idetifikasi proses bisnis dan requirement analysis
dari user/karyawan. Hal tersebut dapat diperoleh dengan cara Traditional System
Development Life Cycle ataupun Prototyping dan End-User Development untuk
mengetahui permintaan karyawan sesuai proses bisnis atas sistem ERP. Selanjutnya tahap
implementasi, strategi implementasi apa yang digunakan Nestlé USA. diperlukan
mengadakan pelatihan dan edukasi bagi karyawan yang kurang dapat menerima sistem ERP.
Biasanya mereka kurang suka dikarenakan kurang sesuai dengan pengalaman atau tidak
dapat menggunakan sistem/teknologi baru. Pengalaman yang dimiliki karyawan dapat
menjadi saran dalam re-engineering process business. Intinya menjaga agar komunikasi
terbuka supaya tercipta sistem yang terintegrasi.
B. Agilent Technologies
1. Ringkasan
Agilent Technologies adalah perancang, pengembang, dan produsen uji elektronik,
optik, pengukuran, dan sistem pemantauan terkemuka di dunia. Agilent Technologies
merupakan perusahaan spin-off dari Hewlett Packard, didirikan pada tahun 1999 dengan
markas besar dunia di Palo Alto, CA. Agilent memiliki fasilitas di lebih dari 40 negara dan
mengembangkan produk di lokasi manufaktur di AS, Cina, Jerman, Jepang, Malaysia,
Singapura, Australia, dan Inggris. Terdapat sekitar 37.000 karyawan di seluruh dunia.
Agilent beroperasi dalam tiga grup bisnis.
a. Tes dan Pengukuran
Instrumen dan sistem uji, alat uji otomatis.
b. Produk Semikonduktor
Solusi semikonduktor untuk komunikasi kabel dan nirkabel, pemrosesan informasi.
c. Analisis kimia
Ilmu kehidupan dan sistem instrumen analitik.
Melayani customer di lebih dari 120 negara di seluruh dunia, seperti:
1) Produsen komponen elektronik
2) Perusahaan farmasi
3) Perusahaan kimia
4) Perusahaan komunikasi
Pada tahun 2001 Agilent memiliki total pendapatan USD 8.4 milyar yang diperoleh dari:
1. Tes dan Pengukuran: USD 5.4 milyar
2. Produk Semikonduktor: USD 1.9 milyar
3. Analisis Kimia: USD 1.1 milyar
Dalam menjalankan proses bisnisnya, memiliki struktur organisasi seperti gambar berikut.

Gambar Agilent Struktur Organisasi

Agilent memiliki proyek dalam mengimplementasi ERP yang dimulai dari September
2000 sampai 2004. Agilent memutuskan untuk menggunakan software Oracle 11 E-
Business Suite dan 100 konsultan Oracle dalam menginstall program. “One IT” organisasi,
kemampuan rantai pasok, seperti supplier dan customer. Migrasi 2200 aplikasi warisan dari
HP ke Oracle. Biaya pengeluaran IT diperoleh 8-10% dari penjualan, untuk 80% untuk
operasi bisnis dan 20% perawatan dan meningkatkan sistem warisan. Otonomi lebih lanjut
atas portofolio IT akan menyebabkan peningkatan biaya 50%. Marty Chuck, CIO,
mengembangkan Visi untuk One IT pada bulan Agustus 2000 dan memindahkan lebih dari
2.500 profesional IT di berbagai tempat, organisasi IT regional dan divisi. Tujuan proyek
One IT adalah:
1. Untuk mengkonsolidasikan sejumlah besar kelompok operasi independen ke dalam
fungsi IT tunggal di seluruh dunia
2. Untuk berbagi informasi dengan cepat dan efisien
3. Untuk menurunkan biaya operasional lebih dari 20%
4. Untuk menggabungkan semua anggaran IT
Perubahan proses rantai pasok untuk bagian Supplier yaitu:
1. Bermigrasi dari semua sistem ERP yang ada ke sistem infrastruktur berbasis Oracle
tunggal
2. Penggunaan barcode untuk penerimaan material dari pemasok
3. Penggunaan Evaluated Receipt Settlement (ERS)
Berikut gambar proses migrasi ERP ke sistem Oracle.

Gambar Proses Migrasi Sistem ERP ke Oracle

Evaluated Receipt Settlement (ERS) merupakan otomasi invoice dan sistem pembayaran
dengan cara kerja yang dapat dijelaskan pada gambar dibawah ini.

Gambar Proses ERS

Penjelasan gambar diatas yaitu langkah awal Agilent meningkatkan ERS Purchase dan
mengirim Purchase Order (PO) ke supplier, selanjutnya supplier mengirim barang ke
Agilent dan Agilent meng-update sistem persediaan. Kemudian membuat Self Billing
Invoice (SBI) berdasarkan pembelian, harga pesanan dan goods receipt quantity, yang akan
dikirim ke supplier dan pembeli/customer. Setelah pengiriman SBI, Agilent melakukan
pembayaran ke supplier berdasarkan kesepakatan terms pembayaran.
Perubahan proses rantai pasok untuk bagian Customer yaitu:
1. Informasi waktu nyata tentang inventaris dan status pesanan
2. Lebih mudah memahami faktur dan penetapan harga
3. Peningkatan visibilitas pada waktu pengiriman produk

Setelah merencanakan dan merancang sistem, Agilent meng-implementasi sistem

dengan strategi big bang. Namun saat implementasi memiliki kendala, pertama software
bug, dimana sistem bermasalah saat meningkatkan kapasitas normal sudah mencapai 50%
sehingga sistem harus dimatikan. Kedua, kesalahan mengonversi backlog dari sistem lama
ke sistem baru, khususnya produk yang terkonfigurasi dalam operasi tes dan pengukuran.
Ketiga, ekstra biaya USD 35 juta untuk peluncuran ERP dan CRM. Terakhir kehilangan
pesanan dan pendapatan lantaran konsolisasi dari 2.200 sistem perangkat lunaknya menjadi
di bawah 20, seperti pengurangan USD 88 juta pesanan kuartal ketiga dari jumlah itu, USD
38 juta hilang dan USD 50 juta akan ditarik melalui kuartal keempat. Selain itu, USD 105
juta dalam pendapatan yang hilang dan USD 70 juta dalam laba operasi karena manufaktur
menjadi offline selama seminggu.
Hal yang dapat dipelajari dari Agilent adalah implementasi ERP jauh lebih banyak
daripada paket perangkat lunak, faktor yang harus dipertimbangkan saat implementasi
sistem perusahaan besar yaitu orang, proses, kebijakan, dan budaya, serta gangguan ERP
sering disebabkan oleh perusahaan pengguna itu sendiri.

2. Analisis
Agilent memutuskan untuk menggunakan software Oracle 11 E-Business Suite yang
salah satunya Evaluated Receipt Settlement, dan 100 konsultan Oracle. Konsultan terlibat,
mungkin dengan maksud untuk memberikan pelatihan ke user. Sama halnya dengan Nestlé
USA, Agilent juga menetapkan tenggat waktu dalam implementasi sistem ini. Tenggat
waktu digunakan untuk estimasi, tidak menjadi patokan sistem harus selesai. Selain itu
perlunya planning dan design sistem dengan mempertimbangkan beberapa faktor yaitu
orang, proses, kebijakan, dan budaya untuk mendukung kesuksesan implementasi sistem.
Evaluated Receipt Settlement (ERS) merupakan otomasi invoice ke customer, serta sistem
pembayaran.ERS memiliki sejumlah manfaat bagi perusahaan, seperti yang sudah
dijelaskan sebelumnya. Namun saat implementasi, sistem memiliki masalah yaitu cacat
software mendasar yang menyebabkan sistem macet setiap kali menangani 50% atau lebih
operasi Agilent; waktu operasi sistem buruk; dan masalah memigrasikan data dari sistem
sebelumnya. Masalah ini menyebabkan sejumlah kerugian hingga USD 105 juta kehilangan
pendapatan.

Masalah yang timbul mungkin disebabkan strategi implementasi yang digunakan yaitu
big bang untuk sistem perusahaan besar. Sehingga saat migrasi data dari sistem sebelumnya
memiliki “konflik prioritas" yang serius dalam sistem ERP karena sistem dialihkan ke 50%
dari operasi normal. Setiap kali penggunaan sistem ditingkatkan, sistem ERP akan berhenti.
Selain itu kecepatan pemrosesan yang lambat juga memengaruhi. Untuk menangani
persmasalahan tersebut, perusahaan harus menggunakan entri data manual untuk mengatasi
keterbatasan ini.