Mengenal Fungsi atau Rumus Microsoft Excel

Setelah mengenal Tipe Data Microsoft Excel, dan bisa memulai menggunakan aplikasi excel
sekarang Kita coba bahas rumus excel yang sering digunakan dalam dunia kerja atau
administrasi perkantoran.

1. Fungsi Average
Fungsi ini digunakan untuk mencari nilai rata-rata dari sekumpulan data (range). Bentuk
umum penulisannya adalah ;
=AVERAGE(number1, number2,…), dimana number1, number2, dan seterusnya adalah
range data yang akan dicari nilai rata-ratanya. Misalnya untuk mengisi nilai rata-rata dari range
data E8 sampai G8, maka rumusnya adalah =AVERAGE(E8:G8) kemudian tekan tombol
Enter.

2. Fungsi Sum
Fungsi SUM digunakan untuk menjumlahkan sekumpulan data pada suatu range. Bentuk
umum penulisan fungsi ini adalah =SUM(number1, number2,…). Dimana number1,
number2 dan seterusnya adalah range data yang akan dijumlahkan. Misalnya untuk
menjumlahkan range data E8 sampai G8, maka rumusnya adalah =SUM(E8:G8) kemudian
tekan tombol Enter.

3. Fungsi Max
Fungsi ini digunakan untuk mencari nilai tertinggi dari sekumpulan data (range). Bentuk
umum penulisannya adalah ;
=MAX(number1, number2,…), dimana number1, number2, dan seterusnya
adalah range data (numerik) yang akan dicari nilai tertingginya. Misalnya untuk mencari nilai
maksimal dari range data E8 sampai G8, maka rumusnya adalah =MAX(E8:G8) kemudian
tekan tombol Enter.

4. Fungsi Min
Fungsi Min adalah kebalikan dari fungsi Max, jika fungsi Max untuk mencari nilai tertinggi
atau maksimal maka Min adalah untuk mencari nilai terkecil atau minimum dari sekumpulan
data numerik. Bentuk umum penulisannya adalah ;
=MIN(number1, number2,…), dimana number1, number2, dan seterusnya adalah range data
(numerik) yang akan dicari nilai tertingginya. Sebagai contoh untuk mencari nilai terendah
dari range data E8 sampai G8, maka rumusnya adalah =MIN(E8:G8) kemudian tekan tombol
Enter.
5. Fungsi Count
Fungsi Count digunakan untuk menghitung jumlah data dari suatu range yang kita
pilih. Bentuk umum penulisannya adalah ;
=COUNT(number1, number2,…), dimana number1, number2, dan seterusnya
adalah range data (numerik) yang akan dihitung jumlah datanya. Sebagai contoh untuk
menghitung jmlah data dari range data E8 sampai G8, maka rumusnya adalah
=COUNT(E8:G8) kemudian tekan tombol Enter.

6. Fungsi Logika IF
Fungsi ini digunakan jika data yang dimasukkan mempunyai kondisi tertentu. Misalnya, jika
nilai sel A1=1, maka hasilnya 2, jika tidak, maka akan bernilai 0. Biasanya fungsi ini dibantu
oleh operator relasi (pembanding) seperti berikut:
Lambang Fungsi
= Sama dengan
< Lebih kecil dari
> Lebih besar dari
<= Lebih kecil atau sama dengan
>= Lebih besar atau sama dengan
<> Tidak sama dengan
Bentuk umum penulisan fungsi ini adalah ;
=IF(logical_test,value_if_true,value_if_false), artinya kalau ekspresi logika (logical_test)
bernilai benar, maka perintah pada value_if_true akan dilaksanakan, jika salah, maka perintah
pada value_if_false yang akan dilaksanakan. Perhatikan contoh berikut:

Contoh logika IF

Kolom keterangan diisi dengan ketentuan, jika kolom TANDA sama dengan K, maka
keterangannya KAWIN, jika tidak, maka keterangan berisi TIDAK KAWIN. Ini dapat
diselesaikan dengan rumus =IF(C3=”K”, “KAWIN”,”TIDAK KAWIN”). Pada rumus diatas
Kita lihat bahwa jika datanya bertipe Teks/alpha numerik harus diapit oleh tanda kutip dua,
lain halnya dengan tipe data numerik, tidak boleh menggunakan tanda kutip. Nah sekarang
bagaimana jika ada beberapa kondisi/bertingkat (IF Bertingkat) seperti pada kasus nilai
mahasiswa. Tidak perlu khawatir, langsung saja perhatikan gambar diatas pada tabel sebelah
kanan. =IF(H3>=81,"A",IF(H3>=66,"B",IF(H3>=56,"C",IF(H3>40,"D","E")))), hal yang
sama juga bisa dilakukan untuk mengisi kolom keterangan, dengan ketentuan, Jika nilai
hurufnya sama dengan “A” maka keterangan “SANGAT MEMUASKAN, jika “B” maka
“MEMUASKAN”, jika “C”, maka “CUKUP”, dan jika “D” maka bernilai “KURANG”, selain
dari itu, maka bernilai “GAGAL”.
Cara Menggunakan Rumus Microsoft Excel 2007

Dari gambar soal di atas, yang perlu diisi datanya adalah total, total gaji, gaji rata-rata, gaji
terbesar, gaji terkecil dan jumlah karyawan. Langkah-langkah untuk mengerjakan soal di atas
adalah :

1. Gunakan fungsi SUM untuk menghitung total.

Bentuk penulisan fungsi SUM, adalah:

=SUM(number1,number2,…)

atau bisa juga dituliskan

=SUM(selawal:selakhir)

Penulisan fungsi SUM diatas, dibaca: menghitung jumlah dari sel awal sampai sel akhir.

Keterangan: Number pada fungsi SUM merupakan sel/range yang berisikan angka atau bilangan,
nilai logika atau teks yang mewakili bilangan.

Berdasarkan formula/rumus dari Fungsi SUM, untuk mengisi sel F7 atau menghitung total adalah:

=SUM(C7:E7)

Setelah mengisi formula di sel F7, silahkan copy formula atau drag hingga F13

Lihat gambar microsoft excel untuk menghitung total di cell F7 di bawah ini :
 rumus microsoft
excel fungsi sum

2. Gunakan fungsi SUM juga untuk total gaji di sel C15

3. Gunakan fungsi Average pada sel C16 untuk menghitung gaji rata-rata

Bentuk Penulisan formulanya:

=Average (number1, number2,..)

atau

=Average(selawal:selakhir)

Keterangan: Number pada fungsi average dapat berupa sel atau range yang berisi angka/bilangan atau
nilai logika.

4. Gunakan fungsi MAX pada sel C17 untuk menghitung gaji terbesar

Bentuk penulisannya

=MAX(number1, number2,..)

atau

=MAX(selawal:selakhir)

Keterangan: Number dapat berupa angka/bilangan, sel/range yang berisi angka atau nilai logika.
Keterangan ini berlaku untuk fungsi MIN.
5. Gunakan fungsi MIN untuk menghitung gaji terkecil di sel F15

Fungsi MIN digunakan untuk menampilkan nilai atau angka minimum (terkecil) yang terdapat dalam
suatu sel/range data. Bentuk penulisannya

=MIN(number1, number2,…)

ATAU

=MIN(selawal:selakhir)
Fungsi average sering sekali dipergunakan untuk mencari besaran nilai rata-rata dari kumpulan data
dalam periode tertentu atau sekelompok data.

Saya sudah buatkan data seperti di gambar ini, nah tugas kita adalah menghitung nilai rata-rata dengan
fungsi tersebut.

 Letakkan kursor ke baris nilai rata-rata kemudian ketikkan rumus =average(C2:C11) lalu
enter. Untuk memasukkan data dengan mudah, setelah rumus =average(, tandai seluruh data
dari kolom C baris 2 sampai baris 11 kemudian beri tanda tutup kurung dan tekan enter.
  Selesai, nilai rata-rata sudah didapatkan.

Info Menarik: [Panduan Pemula] Cara Convert Dokumen Word ke PDF Langsung dari Microsoft
Word 2007

 Tapi bagaimana kalau datanya terdiri dari banyak kolom mas? Sama saja, hanya ada sedikit
penyesuaian.
 Hitung nilai rata-rata di kolom paling depan dahulu, rumusnya sama seperti tadi.

 Kalau sudah sekarang arahkan kursor ke kotak nilai rata-rata kolom pertama sampai muncul
tanda plus (+), kemudian klik dan tarik sampai ke kolom data paling ujung. Lepas dan rumus
akan otomatis diterapkan ke semua kolom. Dengan begitu Anda tidak harus memasukkan
rumus satu-satu ke kolom data.

 Hasilnya seperti ini.

 Cara yang sama juga dapat Anda terapkan untuk mencari nilai rata-rata setiap barisnya.
Masukkan rumus average ke kolom paling kanan baris paling atas.

Info Menarik: Cara Burning DVD Menggunakan Windows DVD Maker di Windows 7

 Setelah hasilnya didapat, arahkan kursor ke tepi kanan nilai rata-rata pertama kemudian klik
dan tarik sampai ke baris paling bawah.

 Hasilnya seperti ini. Nilai rata-rata sudah berhasil dihitung baik untuk kolom maupun baris.
Rumus IF merupakan salah satu fungsi paling umum yang digunakan dalam Microsoft Excel. Fungsi
IF atau yang juga bisa diartikan “jika”, digunakan untuk mengecek suatu kondisi. Apabila kondisi
terpenuhi maka fungsi akan mengambil suatu nilai, dan sebaliknya apabila kondisi tersebut tidak
terpenuhi maka akan diambil nilai yang lain. dengan kata lain, fungsi IF disebut fungsi syarat. Jika
suatu nilai mempunyai syarat dan dapat bernilai benar apabila syarat terpenuhi serta bernilai salah jika
syarat tidak terpenuhi.

Sintaks Dasar Fungsi Rumus IF

IF(logical_test_value,value_if_true,value_if_false)

Keterangan:

 logical_test_value : kondisi logika atau syarat yang akan mengembalikan nilai benar atau salah.

Misalnya: A2>B2, A2<=B2, dll.

 value_if_true : nilai yang diberikan apabila kondisi di atas benar

 value_if_false : nilai yang diberikan apabila kondisi di atas salah

Ada beberapa jenis penerapan fungsi IF pada Microsoft Office Excel, di antaranya:

 Fungsi IF dengan satu test logika atau IF tunggal, digunakan apabila hanya ada satu syarat yang
dipakai untuk memperoleh nilai yang benar. Bentuk penulisannya sederhana yaitu:

=IF(syarat,”nilai_benar”,”nilai_salah”)

 Fungsi IF dengan dua test logika, digunakan apabila ada dua syarat yang dipakai untuk
memperoleh nilai yang benar. IF seperti ini biasanya dikembangkan dengan salah satu fungsi
AND atau OR.

– Fungsi AND digunakan apabila kedua syarat merupakan kriteria yang harus dipenuhi untuk
mendapatkan nilai yang benar. Bentuk penulisannya:

=IF(AND(syarat1,syarat2),”nilai_benar”,”nilai_salah”)
– Fungsi OR digunakan apabila salah satu syarat adalah merupakan kriteria yang harus dipenuhi
untuk mendapatkan nilai yang benar. Bentuk penulisannya:

=IF(OR(syarat1,syarat2),”nilai_benar”,”nilai_salah”)

 Fungsi IF bercabang, digunakan apabila terdapat banyak tingkat pengujian test atau syarat.
Bentuk penulisannya:

=IF(syarat,”nilai_benar”,IF(syarat,”nilai_benar”,IF(syarat,”nilai_benar”,…)))

Langkah-langkah penulisan fungsi IF:

 Klik pada sel yang akan diisi

 Awali penulisan rumus dengan tanda sama dengan (=)
 Ketik kata IF
 Lanjutkan dengan tanda kurung
 Masukkan logical test atau syarat yang dapat berupa nilai suatu cell atau bisa berupa formula
 Beri tanda koma (,) atau titik koma (;) untuk memisahkan antara logical_test, value_if_true dan
value_if_false
 Masukkan value_if_true yang artinya apabila logical_test benar maka teks ini yang akan
dihasilkan
 Masukkan value_if_false yang artinya apabila logical_test salah maka teks ini yang akan
dihasilkan
 Beri tanda petik(“ “) pada statement yang berupa kalimat
 Jangan lupa untuk mengakhiri rumus dengan tanda tutup
 Tekan enter dan copy formula-nya ke sel di bawahnya

Tips Menggunakan Fungsi IF dalam Excel

 Jumlah fungsi IF yang diperbolehkan untuk dipakai dalam sebuah formula yang menggunakan
IF bersarang () adalah maksimal 64.
 Untuk mendapatkan nilai dari hasil perbandingan, alternatif selain menggunakan fungsi IF()
yang begitu banyak adalah menggunakan fungsi lainnya seperti fungsi VLOOKUP,
HLOOKUP, LOOKUP atau CHOOSE.
 Untuk mendapatkan hasil dengan berdasarkan data teks atau bilangan tertentu maka
pertimbangkan untuk menggunakan fungsi-fungsi pendukung lainnya seperti COUNTIF,
COUNTIFS, SUMIF and SUMIFS.

Ada banyak fungsi yang digunakan dalam Microsoft Excel sebagai penunjang sistem pendataan dan
pembukuan organisasi. Salah satu yang paling umum adalah rumus IF yang merupakan fungsi logika
dimana suatu nilai mempunyai syarat dan dapat bernilai benar apabila syarat tersebut terpenuhi,
sebaliknya akan bernilai salah apabila syaratnya tidak terpenuhi.

Contoh Penggunaan Rumus IF

Sebagai salah satu rumus excel lengkap yang disediakan oleh Microsoft Excel, fungsi logika dengan
memakai rumus IF bisa digunakan dengan 2 model, yaitu if tunggal dan if ganda.

IF Tunggal
Misalnya dalam kasus penentuan apakah seorang siswa lulus ujian TIK atau tidak. Syarat kelulusan
yaitu nilai kurang dari 75 maka harus remidi dan apabila mendapatkan nilai mulai dari 75 ke atas maka
lulus.

Sesuai dengan syarat yang digunakan, maka rumusnya

=IF(B3<75,”REMIDI”,”LULUS”)

Dan hasilnya

IF Majemuk

Syarat atau kondisi pada rumus ini adalah lebih dari dua, dimana hasil pertama, kedua, ketiga dan
seterusnya akan sesuai dengan syarat tersebut, sedangkan syarat terakhir tidak sesuai dengan
syaratnya.

Rumus: =IF(KONDISI,”NILAI BENAR1”, IF(KONDISI2,”NILAI BENAR2”,”NILAI SALAH”)

Dari contoh kasus di atas, disyaratkan apabila :

 nilai <50, maka Gagal

 nilai 50 sampai <75, maka Remidi
 nilai >=75, maka Lulus

sehingga rumusnya menjadi

=IF(B3<50;”GAGAL”;IF(B3>=75;”REMIDI”;”LULUS”))
dan hasilnya