Bab-bab sebelumnya menunjukkan cara membuat model BPMN.

Bab ini melangkah lebih jauh dengan

menunjukkan cara membuat model yang benar dan lengkap. Untuk tujuan ini, orang perlu memahami
operasi proses bisnis secara menyeluruh, dan orang perlu memiliki keterampilan teknis untuk
mewakilinya dalam model BPMN yang sesuai. Kedua jenis keterampilan ini hampir tidak pernah
disatukan pada orang yang sama. Karenanya, banyak pemegang pasak dengan keterampilan yang
berbeda dan saling melengkapi biasanya dilibatkan dalam pembangunan model proses. Bab ini
menyajikan tantangan yang dihadapi oleh para pemangku kepentingan yang terlibat dalam memimpin
hingga model proses. Kemudian, kami membahas metode untuk memfasilitasi komunikasi dan
pengumpulan informasi yang efektif dalam pengaturan ini. Mengingat informasi yang dikumpulkan
dengan cara ini, kami menunjukkan langkah demi langkah bagaimana membangun suatu proses dan
kriteria apa yang harus diverifikasi sebelum model proses diterima sebagai representasi otoritatif dari
proses bisnis.

5.1 Pengaturan Penemuan Proses

Penemuan proses didefinisikan sebagai tindakan mengumpulkan informasi tentang proses yang ada dan
mengorganisasikannya dalam bentuk model proses sebagaimana adanya. Definisi ini menekankan pada
pengumpulan dan pengorganisasian informasi. Dengan demikian, proses penemuan adalah kegiatan
yang jauh lebih luas daripada memodelkan suatu proses. Jelas, pemodelan adalah bagian dari kegiatan
ini. Masalahnya adalah bahwa pemodelan hanya dapat dimulai setelah informasi yang cukup telah
disatukan. Memang, mengumpulkan informasi seringkali terbukti tidak praktis dan menghabiskan waktu
dalam praktik. Oleh karena itu, kita perlu mendefinisikan pengaturan di mana informasi dapat
dikumpulkan secara efektif. Untuk mengatasi masalah ini, kami dapat menjelaskan empat fase proses
penemuan:

1. Mendefinisikan pengaturan: Fase ini didedikasikan untuk mengumpulkan tim di perusahaan yang
akan bertanggung jawab untuk mengerjakan proses.

2. Mengumpulkan informasi: Fase ini berkaitan dengan membangun pemahaman tentang proses.
Metode penemuan yang berbeda dapat digunakan untuk memperoleh informasi tentang suatu proses.

3. Melakukan tugas pemodelan: Fase ini berkaitan dengan pengorganisasian pembuatan model proses.
Metode pemodelan memberikan panduan untuk memetakan proses secara sistematis.

4. Memastikan kualitas model proses: Fase ini bertujuan untuk menjamin bahwa model proses yang
dihasilkan memenuhi kriteria kualitas yang berbeda. Fase ini penting untuk membangun kepercayaan
dalam model proses.

Biasanya, satu atau beberapa analis proses bertanggung jawab untuk mengarahkan pemodelan dan
analisis proses bisnis. Seringkali, analis proses tidak terbiasa dengan semua detail dari proses bisnis.
Definisi pengaturan penemuan proses sangat penting karena membantu analis proses untuk
mengamankan komitmen berbagai pakar domain untuk memberikan informasi tentang proses. Pakar
domain ini harus membahas perspektif yang relevan tentang proses tersebut. Karena itu, para pakar
domain yang berbeda harus dilibatkan. Pakar domain adalah setiap individu yang memiliki pengetahuan
mendalam tentang bagaimana suatu proses atau aktivitas dilakukan. Biasanya, pakar domain adalah
peserta proses, tetapi juga bisa menjadi pemilik proses atau manajer yang bekerja sama dengan peserta
proses yang melakukan proses. Juga pemasok dan pelanggan proses dapat dianggap sebagai pakar
domain. Pakar domain yang terlibat harus bersama-sama memiliki wawasan tentang semua aktivitas
proses. Ini adalah tugas pemilik proses untuk mengamankan komitmen dan keterlibatan orang-orang ini.
Berikut ini, kami akan fokus pada hubungan antara analis proses dan pakar domain untuk
menggambarkan tiga tantangan penemuan proses.

5.1.1 Process Analyst Versus Domain Expert

Untuk menggambarkan situasi pemodelan yang khas dengan cara plastik, kami membedakan antara
peran analis proses dan ahli domain. Dalam proyek pemodelan nyata, kami memiliki satu atau beberapa
analis proses dan beberapa pakar domain. Analis proses dan pakar domain memiliki peran pelengkap
dalam tindakan penemuan proses serta kekuatan yang berbeda seperti yang ditunjukkan pada Tabel 5.1.
Analis proses adalah orang yang memiliki pengetahuan mendalam tentang teknik pemodelan proses
bisnis. Seorang analis proses akrab dengan bahasa seperti BPMN dan terampil dalam mengatur
informasi antar diagram proses. Namun, analis proses biasanya memiliki pemahaman terbatas tentang
proses konkret yang seharusnya dimodelkan. Untuk alasan ini, mereka bergantung pada informasi yang
diberikan oleh para ahli domain. Pakar domain memiliki pengetahuan terperinci tentang pengoperasian
proses bisnis yang dipertimbangkan. Mereka memiliki pemahaman yang jelas tentang apa yang terjadi
dalam batas-batas proses, peserta mana yang terlibat, input mana yang diperlukan, dan output mana
yang dihasilkan. Pada sisi negatifnya, pakar domain biasanya tidak terbiasa dengan bahasa seperti
BPMN. Di beberapa perusahaan, pakar domain bahkan menolak untuk mendiskusikan model dan
diagram proses, karena mereka merasa lebih nyaman dengan berpegang teguh pada bahasa alami untuk
menjelaskan apa yang terjadi dalam proses. Sebagai konsekuensinya, para ahli domain sering
mengandalkan analis proses untuk mengatur pengetahuan proses mereka dalam hal model proses.

Pada tahap ini, harus ditekankan bahwa perbedaan dalam keterampilan pemodelan analis proses dan
ahli domain hanya hasil dari paparan berbeda untuk pelatihan pemodelan praktis dan pemodelan.
Banyak perusahaan menggunakan program pelatihan untuk meningkatkan keterampilan pemodelan
para ahli domain. Pelatihan semacam itu merupakan prasyarat untuk inisiatif pemodelan di mana
peserta proses diharapkan untuk memodelkan proses sendiri. Di sisi lain, ada perusahaan konsultan
yang berspesialisasi dalam domain tertentu. Ini merupakan keuntungan ketika analis proses konsultan
dapat ditugaskan untuk memodelkan proyek yang ahli dalam pemodelan dan memiliki setidaknya
tingkat keahlian domain tertentu.

5.1.2 Tiga Tantangan Penemuan Proses

Fakta bahwa pengetahuan pemodelan dan pengetahuan domain sering tersedia pada orang yang
berbeda dalam proyek pemodelan memiliki implikasi yang kuat. Ini menimbulkan tiga tantangan penting
dari penemuan proses, yaitu pengetahuan proses yang terpecah-pecah, pemikiran dalam kasus, dan
kurangnya keakraban dengan bahasa pemodelan proses.
Tantangan pertama dari penemuan proses berkaitan dengan pengetahuan proses yang terfragmentasi.
Proses bisnis mendefinisikan serangkaian kegiatan yang berhubungan secara logis. Kegiatan-kegiatan ini
biasanya ditugaskan untuk peserta khusus. Ini memiliki konsekuensi bahwa suatu proses analis perlu
mengumpulkan informasi tentang proses tidak hanya dengan berbicara dengan seorang ahli domain
tunggal, tetapi dengan beberapa ahli domain yang bertanggung jawab untuk berbagai tugas proses.
Biasanya, para ahli domain memiliki pemahaman abstrak tentang keseluruhan proses dan pemahaman
yang sangat rinci tentang tugas mereka sendiri. Ini membuatnya sering sulit untuk menyatukan
pandangan yang berbeda. Secara khusus, satu pakar domain mungkin memiliki gagasan yang berbeda
tentang output mana yang harus diharapkan dari aktivitas hulu daripada pakar domain yang benar-
benar mengerjakannya. Potensi konflik dalam informasi yang disediakan harus diselesaikan. Seringkali
juga bahwa aturan proses tidak secara eksplisit didefinisikan secara terperinci. Dalam situasi tersebut,
pakar domain dapat beroperasi dengan asumsi yang berbeda, yang seringkali tidak konsisten.
Pengetahuan proses yang terpecah-pecah adalah salah satu alasan mengapa proses penemuan
membutuhkan beberapa iterasi. Setelah menerima masukan dari semua pakar domain yang relevan,
analis proses harus membuat proposal untuk menyelesaikan ketidakkonsistenan, yang lagi-lagi
membutuhkan umpan balik dan akhirnya disetujui oleh pakar domain.

Tantangan kedua dari penemuan proses berasal dari fakta bahwa para ahli domain biasanya memikirkan
proses pada tingkat kasus. Pakar domain akan menemukan mudah untuk menggambarkan kegiatan
yang mereka lakukan untuk satu kasus tertentu, tetapi mereka mungkin memiliki masalah dalam
menanggapi pertanyaan umum tentang bagaimana suatu proses bekerja secara umum. Analis proses
sering mendapatkan jawaban seperti "Anda tidak bisa benar-benar menggeneralisasi, setiap kasus
berbeda" untuk pertanyaan seperti itu. Memang tugas analis proses untuk mengorganisir dan abstrak
dari potongan-potongan informasi yang diberikan oleh ahli domain sedemikian rupa sehingga model
proses yang didefinisikan secara sistematis dapat muncul. Oleh karena itu, diperlukan untuk mengajukan
pertanyaan spesifik tentang apa yang terjadi jika beberapa tugas diselesaikan, bagaimana jika kondisi
tertentu berlaku atau tidak berlaku, dan bagaimana jika tenggat waktu tertentu tidak terpenuhi.
Dengan cara ini, analis proses dapat merekayasa balik kondisi yang mengatur keputusan routing proses
bisnis.

Tantangan ketiga dari penemuan proses adalah hasil dari kenyataan bahwa ahli domain biasanya tidak
terbiasa dengan bahasa pemodelan proses bisnis. Pengamatan ini telah memunculkan perbedaan para
ahli domain dan analis proses. Dalam konteks ini, masalahnya bukan hanya para ahli domain yang sering
tidak dilatih untuk membuat model proses sendiri, tetapi juga mereka tidak dilatih untuk membaca
model proses yang dibuat orang lain. Kurangnya pelatihan dapat membebani tindakan mencari umpan
balik ke konsep model proses. Dalam situasi ini biasanya tidak pantas untuk menunjukkan model kepada
pakar domain dan meminta koreksi. Bahkan jika ahli domain memahami label aktivitas dengan baik,
mereka sering tidak memahami bagian canggih dari aliran kontrol yang ditangkap dalam model. Oleh
karena itu, analis proses harus menjelaskan konten model proses secara rinci, misalnya dengan
menerjemahkan notasi formal model proses ke deskripsi bahasa alami dengan makna yang sama. Pakar
domain akan merasa nyaman dalam menanggapi penjelasan bahasa alami ini, menunjukkan aspek-
aspek yang memerlukan modifikasi atau klarifikasi lebih lanjut sesuai dengan pemahaman mereka
tentang proses tersebut.

5.1.3 Profil dari Analis Proses

Keterampilan seorang analis proses memainkan peran penting dalam proses penemuan. Pakar Analis
proses dapat dideskripsikan berdasarkan seperangkat disposisi umum, perilaku aktual mereka dalam
proyek analisis proses, dan dalam hal proses yang dihasilkan dari upaya mereka.

Penelitian tentang keahlian dalam area umum analisis sistem dan desain telah menemukan bahwa ada
sifat-sifat pribadi tertentu yang cenderung diamati untuk analis proses ahli. Rupanya, tampaknya ada
seperangkat disposisi pribadi tertentu yang membantu dalam menjadi ahli dalam proses analisis. Salah
satu cara untuk menggambarkan kepribadian adalah apa yang disebut Five Factor Model yang
dikembangkan dalam penelitian psikologis. Pada intinya, model ini mengandung dimensi keterbukaan
(menghargai seni, emosi, dan petualangan), kesadaran (kecenderungan untuk disiplin diri, prestasi dan
perencanaan), extraversion (bersikap positif, energik, dan mencari perusahaan), menyetujui
kemampuan (berbelas kasih dan kooperatif), dan neuroticism (cemas, depresi dan rentan). Faktor-faktor
ini juga telah dipelajari mengenai hubungan mereka dengan analis ahli. Para ahli ini tampaknya kuat baik
dari segi hati nurani dan ekstraversi. Memang, proses penemuan proyek membutuhkan perencanaan
yang cermat dan koordinasi wawancara dengan berbagai pakar domain dalam periode waktu yang
terbatas. Lebih jauh, proyek penemuan proses kadang-kadang tunduk pada politik internal perusahaan
dalam situasi di mana agenda pemangku kepentingan proses yang berbeda tidak sepenuhnya jelas atau
di mana pemangku kepentingan mungkin takut kehilangan posisi mereka. Dalam lingkungan seperti itu,
sangat berharga untuk melibatkan analis proses yang energik dan ekstra yang terlibat yang mampu
menciptakan suasana positif untuk bekerja pada proyek.

Proses penemuan secara umum termasuk dalam kategori masalah yang tidak jelas. Ini berarti pada awal
proyek penemuan proses, tidak jelas siapa pakar domain yang harus dihubungi, dokumentasi mana yang
dapat digunakan, dan agenda mana yang digunakan. pemangku kepentingan yang berbeda mungkin ada
dalam pikiran. Caranya bagaimana ahli

Analis menavigasi melalui proyek sangat dipengaruhi oleh pengalaman dengan proyek sebelumnya. Oleh
karena itu, ada perbedaan yang kuat antara cara pemula dan analis ahli melakukan pemahaman
masalah dan pemecahan masalah. Di antara pemahaman masalah, telah diamati bahwa analis ahli
mendekati suatu proyek dalam hal apa saja hal-hal yang perlu dicapai. Murid tidak memiliki orientasi
tujuan yang jelas ini, dan mencoba mendekati berbagai hal dengan cara dari bawah ke atas. Ini berarti,
mereka sering memulai dengan menyelidiki materi yang mudah diakses dan berbicara dengan orang
yang siap merespons. Para ahli bekerja dengan cara yang berbeda. Mereka memiliki serangkaian pemicu
dan heuristik yang tersedia dari pengalaman dengan proyek sebelumnya. Mereka cenderung memberi
perhatian khusus pada aspek-aspek berikut:

• Mendapatkan orang yang tepat di papan. Jika Anda perlu berbicara dengan peserta proses tertentu,
pastikan atasan langsung mereka dan yang di atas mereka ada di papan dan bahwa peserta proses tahu
bahwa hierarki mereka mendukung keterlibatan mereka dalam upaya penemuan proses.
 • Memiliki serangkaian hipotesis kerja tentang bagaimana proses disusun pada berbagai tingkat rincian.
Agar dapat maju dengan proyek, penting untuk memiliki seperangkat hipotesis kerja yang pendek dan
tepat, yang mereka selangkah demi selangkah tantangan. Persiapkan serangkaian pertanyaan dan
asumsi yang luas untuk dibahas dalam lokakarya atau wawancara.

• Mengidentifikasi pola dalam informasi yang diberikan oleh para ahli domain. Ini dapat digunakan
untuk membangun bagian-bagian dari model proses. Informasi seperti itu biasanya merujuk pada
struktur kontrol khusus. Sebagai contoh, pernyataan tentang aktivitas tertentu menjadi alternatif,
eksklusif, atau tunduk pada kondisi tertentu sering menunjukkan penggunaan gateway XOR. Dengan
cara yang sama, pernyataan tentang kegiatan tidak tergantung pada yang lain, atau kadang-kadang
berada dalam satu atau urutan lain, sering menyarankan konkurensi. Untuk pengetahuan mereka
tentang pola seperti itu, seringkali mudah bagi analis ahli untuk membuat sketsa proses.

• Memperhatikan estetika model. Model harus terlihat bagus untuk menarik perhatian khalayak luas. Ini
tidak hanya membantu untuk memiliki model yang dihasilkan yang mudah dipahami oleh para
pemangku kepentingan, tetapi juga berharga selama proses pembuatan model. Para ahli juga
menggunakan tingkat abstraksi yang tepat. Misalnya, Anda tidak boleh memperlihatkan model super
rinci kepada manajer tingkat eksekutif. Pentingnya tata letak terlihat dari fakta bahwa analis ahli sering
mengambil setengah dari waktu sambil menciptakan model untuk memposisikan ulang elemen-
elemennya dengan cara yang bermakna.

5.2 Metode Penemuan

Karena sekarang kami memiliki gagasan kasar tentang tugas-tugas yang dimiliki analis proses dan
kemampuan serta batasan apa yang harus diingat ketika berinteraksi dengan pakar domain, kami beralih
ke teknik berbeda untuk mengumpulkan informasi tentang suatu proses. Secara umum, kami
membedakan tiga kelas teknik penemuan, yaitu penemuan berbasis bukti, penemuan berbasis
wawancara, dan penemuan berbasis lokakarya. Ada kekuatan dan keterbatasan, yang akan kita bahas
selanjutnya.

5.2.1 Penemuan Berbasis Bukti

Berbagai bukti biasanya tersedia untuk mempelajari bagaimana proses yang ada bekerja. Di sini, kita
membahas tiga metode: analisis dokumen, observasi, dan penemuan proses otomatis.

Analisis dokumen mengeksploitasi fakta bahwa biasanya ada bahan dokumentasi yang tersedia yang
dapat dikaitkan dengan proses yang ada. Namun, ada beberapa potensi masalah dengan analisis
dokumen. Pertama, sebagian besar dokumentasi yang tersedia tentang operasi perusahaan tidak mudah
diatur dengan cara yang berorientasi proses. Pikirkan bagan organisasi, misalnya. Ini mendefinisikan
departemen dan posisi, akan sangat membantu untuk mengidentifikasi serangkaian pemangku
kepentingan proses yang potensial. Materi seperti itu dapat membantu menyusun fase suatu proses.
Misalnya, dalam hal pengecer buku online kami, ini mungkin mengungkapkan bahwa departemen
penjualan, departemen logistik dan departemen keuangan cenderung terlibat dengan pemesanan buku.
Kedua, tingkat granularitas material mungkin tidak sesuai. Sementara bagan organisasi menggambarkan
gambar abstrak suatu perusahaan, seringkali ada banyak dokumen yang merangkum bagian-bagian dari
suatu proses pada tingkat granular yang terlalu halus. Banyak perusahaan mendokumentasikan instruksi
kerja terperinci untuk tugas dan profil kerja untuk posisi. Ini biasanya terlalu rinci untuk proses
pemodelan. Ketiga, banyak dari dokumen-dokumen tersebut hanya dapat dipercaya secara tradisional.
Untuk proyek penemuan proses, penting untuk mengidentifikasi bagaimana suatu proses bekerja dalam
kenyataan. Banyak dokumen tidak selalu menunjukkan kenyataan. Beberapa dari mereka sudah
ketinggalan zaman dan beberapa menyatakan bagaimana hal-hal harus bekerja secara ideal, dan bukan
bagaimana orang melakukannya dalam kenyataan. Keuntungan dari analisis dokumen adalah bahwa
analis proses dapat menggunakannya untuk mengenal bagian-bagian tertentu dari suatu proses dan
lingkungannya, dan juga untuk merumuskan hipotesis. Ini berguna sebelum berbicara dengan pakar
domain. Pada sisi negatifnya, seorang analis proses harus ingat bahwa dokumen tidak harus
mencerminkan kenyataan proses tersebut.

Jika kita menggunakan observasi sebagai metode penemuan, kita langsung mengikuti pemrosesan
kasus-kasus individual untuk mendapatkan pemahaman tentang bagaimana suatu proses bekerja. Analis
proses dapat memainkan peran aktif pelanggan dari suatu proses atau peran pasif pengamat. Sebagai
bagian dari peran pelanggan aktif, analis proses memicu pelaksanaan suatu proses dan mencatat
langkah-langkah yang dieksekusi dan serangkaian pilihan yang ditawarkan. Misalnya, dalam kasus
pengecer buku online, analis dapat membuat pesanan buku baru dan melacak kegiatan yang dilakukan
di sisi pengecer. Ini memberikan pemahaman yang baik tentang batas-batas proses dan tonggak
penting. Namun, analis hanya akan melihat bagian-bagian dari proses yang memerlukan interaksi
dengan pelanggan. Semua pemrosesan backofit tetap menjadi kotak hitam. Peran pengamat pasif lebih
tepat untuk memahami seluruh proses, tetapi juga membutuhkan akses ke orang-orang dan
pemandangan di mana proses sedang dikerjakan. Biasanya, akses semacam itu membutuhkan
persetujuan manajer dan penyelia tim terkait. Lebih jauh, mungkin ada masalah potensial dengan orang
yang bertindak berbeda, karena mereka sadar sedang diamati. Orang biasanya mengubah perilaku
mereka di bawah pengawasan sedemikian rupa sehingga mereka bekerja lebih cepat dan lebih rajin. Ini
penting untuk diingat ketika waktu eksekusi harus diperkirakan. Namun, penemuan berdasarkan
pengamatan memiliki keuntungan karena mengungkapkan bagaimana proses dilakukan dalam
kenyataan saat ini, yang berbeda dengan analisis dokumen yang biasanya menangkap masa lalu.

Pilihan ketiga dari penemuan proses otomatis muncul dari dukungan operasional yang luas dari proses
bisnis yang disediakan oleh berbagai sistem informasi. Penemuan proses otomatis menggunakan log
peristiwa yang disimpan oleh sistem informasi ini. Data peristiwa semacam itu harus direkam
sedemikian rupa sehingga setiap peristiwa dapat secara tepat terkait dengan tiga hal: kasus individu dari
proses, aktivitas tertentu dari proses, dan titik waktu yang tepat. Jika ketiga informasi ini tersedia di log
peristiwa, maka teknik penemuan proses otomatis dapat digunakan untuk merekonstruksi model
proses, misalnya untuk pengecer buku online. Karena pendekatan ini berbagi beberapa karakteristik
dengan penambangan data, di mana informasi yang berarti diekstraksi dari data granular, teknik
penemuan proses otomatis ini dimasukkan ke dalam area penelitian penambangan proses. Keuntungan
dari penemuan proses otomatis adalah bahwa log peristiwa menangkap pelaksanaan suatu proses yang
sangat akurat termasuk informasi tentang waktu eksekusi. Batasannya adalah beberapa informasi log
bisa menyesatkan. Ini mungkin terjadi jika sistem crash sehingga log tidak disimpan dengan benar. Jenis-
jenis kegagalan yang berkaitan dengan penyimpanan simpanan yang singkat ini dirangkum dengan
ketetapan tersebut. Selain itu, model yang dihasilkan dari proses penambangan mungkin tidak dapat
dipahami secara langsung. Perilaku proses bisa sangat kompleks, sehingga model yang dihasilkan sulit
dibaca. Dalam kasus seperti itu, log harus disaring atau dikelompokkan untuk mendapatkan model yang
membantu memahami proses.

5.2.2 Penemuan Berbasis Wawancara

Penemuan berbasis wawancara mengacu pada metode yang didasarkan pada mewawancarai ahli
domain tentang bagaimana suatu proses dijalankan. Dengan metode ini, kita harus secara eksplisit
memperhitungkan tantangan penemuan proses, yaitu fakta bahwa pengetahuan proses tersebar di
berbagai pakar domain, yang biasanya dipikirkan oleh pakar domain dalam kasus individual, dan bahwa
pakar domain sering tidak terbiasa dengan bahasa pemodelan proses bisnis. Ini memiliki implikasi untuk
bagaimana wawancara dapat dijadwalkan, dan fase dan iterasi mana yang diperlukan.

Kami telah menyebutkan bahwa pengetahuan proses biasanya terfragmentasi karena spesialisasi dan
pembagian kerja. Untuk alasan ini, wawancara harus dilakukan dengan berbagai pakar domain yang
terlibat dalam proses tersebut. Karena analis proses mungkin belum memahami detail keterlibatan
berbagai pakar domain, mungkin diperlukan untuk menemukan proses langkah demi langkah. Ada dua
strategi yang tersedia untuk penjadwalan wawancara: mulai mundur dari produk dan hasil proses dan
mulai dari awal dengan melanjutkan. Melakukan wawancara dengan cara yang maju memungkinkan
untuk mengikuti alur pemrosesan dalam urutan bagaimana itu diungkapkan. Ini sangat membantu untuk
memahami keputusan mana yang diambil pada tahap tertentu. Namun, mengikuti pemrosesan dengan
cara terbelakang juga memiliki keuntungan. Orang-orang yang bekerja dalam suatu proses
membutuhkan input tertentu untuk tersedia dalam melakukan pekerjaan mereka, dan perspektif ini
memudahkan untuk mempertimbangkan apa yang harus dicapai sebelum kegiatan tertentu dapat
dilakukan. Kedua perspektif, perspektif hilir dan hulu penting saat mewawancarai pakar domain. Dengan
masing-masing mitra wawancara, harus diklarifikasi masukan mana yang diharapkan dari kegiatan hulu
sebelumnya, keputusan mana yang diambil, dan dalam format mana hasil suatu kegiatan diteruskan ke
pihak berikutnya.

Tantangan penemuan menekankan bahwa keahlian analis proses diperlukan untuk abstrak informasi
tentang bagaimana masing-masing kasus dieksekusi untuk membangun model proses yang bermakna.
Biasanya, analis proses mengumpulkan informasi tentang proses tersebut dalam wawancara dan
kemudian mengorganisasikan materi dari inflasi sebelum membangun model proses awal. Akibatnya,
mewawancarai seorang pakar domain sering dilakukan dalam iterasi yang berbeda. Setelah wawancara
awal, analis proses membuat rancangan model proses, yang kemudian dibahas dengan pakar domain
dalam hal kebenaran dan kelengkapan. Di sini, penting untuk bertanya apa yang terjadi jika terjadi
kesalahan atau bagaimana kasus yang tidak terduga ditangani. Wawancara umpan balik ini biasanya
memicu putaran ulang. Dalam beberapa kasus, putaran umpan balik kedua mengarah pada persetujuan
model proses. Dalam kasus lain, putaran umpan balik ketiga diperlukan untuk memeriksa model proses
yang dikerjakan kembali. Seringkali, para ahli domain merasa lebih nyaman dengan wawancara bentuk
bebas di mana mereka dapat mendiskusikan proses pada tingkat detail yang mereka temukan sesuai.
Wawancara terstruktur, sebaliknya, dapat membuat perasaan berjalan melalui daftar periksa, dengan
efek yang ahli domain menahan informasi penting yang tidak mereka minta secara eksplisit.

Ini adalah kekuatan penemuan berbasis wawancara bahwa situasi wawancara memberikan gambaran
yang kaya dan terperinci tentang proses dan orang-orang yang bekerja di dalamnya. Ini memiliki potensi
untuk mengungkapkan persepsi yang tidak konsisten yang mungkin dimiliki oleh para pakar domain
yang berbeda tentang bagaimana proses beroperasi. Ini juga membantu analis proses untuk memahami
proses secara rinci. Namun, ini adalah metode penemuan padat karya. Beberapa iterasi diperlukan
untuk sampai pada titik di mana para ahli domain merasa nyaman dengan bagaimana suatu proses
dijelaskan dalam model proses.

Salah satu perangkap wawancara yang berulang adalah ketika ditanya bagaimana proses atau kegiatan
tertentu dilakukan, orang yang diwawancarai cenderung menggambarkan cara pemrosesan yang
normal. Dengan demikian, pengecualian cenderung diabaikan. Dengan kata lain, wawancara akhirnya
hanya mencakup skenario "hari cerah". Salah satu cara untuk mencegah jebakan ini adalah untuk
menyediakan waktu selama wawancara untuk fokus pada skenario "hari hujan". Pertanyaan yang dapat
digunakan untuk memicu diskusi tentang skenario hari hujan adalah: "Bagaimana Anda menangani
pelanggan Anda yang paling sulit?", "Kasus apa yang paling sulit yang pernah Anda tangani?". Teknik ini
memungkinkan seseorang untuk mengungkap variasi atau pengecualian dalam proses yang, meskipun
tidak selalu sering, memiliki dampak yang cukup pada proses yang layak didokumentasikan.

5.2.3 Penemuan Berbasis Lokakarya

Penemuan berbasis lokakarya juga menawarkan kesempatan untuk mendapatkan serangkaian informasi
yang kaya tentang proses bisnis. Meskipun ini tidak selalu terjadi, pengaturannya dapat diatur
sedemikian rupa sehingga kontribusi untuk diskusi segera digunakan untuk memodelkan proses.
Berbeda dengan wawancara, itu tidak hanya melibatkan lebih banyak peserta, tetapi juga seperangkat
peran yang lebih besar. Additionalroles diperlukan untuk memfasilitasi diskusi dan untuk
mengoperasikan alat pemodelan proses. Fasilitator mengatur pengorganisasian kontribusi lisan para
peserta. Operator alat bertanggung jawab untuk secara langsung memasukkan hasil diskusi ke dalam
alat pemodelan. Beberapa pakar domain juga berpartisipasi, sebanyak pemilik proses dan analis proses.
Keterlibatan dalam rangkaian orang yang luas ini membutuhkan persiapan dan penjadwalan yang rajin.
Selain itu, prosesnya tidak akan dijelaskan secara rinci hanya dalam satu sesi. Dapat diharapkan bahwa
tiga atau lima sesi setengah hari diperlukan.

Pada awal upaya penemuan proses, ketika belum ada informasi yang tersedia untuk memodelkan
proses, dapat bermanfaat untuk mengambil pendekatan yang lebih ringan dan partisipatif untuk
mengatur lokakarya. Salah satu teknik untuk melibatkan peserta lokakarya dalam upaya penemuan
adalah dengan meminta peserta lokakarya untuk membangun peta proses menggunakan catatan
tempel. Fasilitator memulai dengan buku catatan tempel. Setiap catatan tempel dimaksudkan untuk
mewakili tugas atau acara. Grup mulai mendiskusikan bagaimana proses biasanya dimulai. Fasilitator
kemudian menuliskan nama tugas (acara) pertama (yang seharusnya) menjadi catatan tempel dan
menempelkannya di dinding. Kemudian fasilitator bertanya apa yang bisa terjadi selanjutnya. Para
peserta mulai menyebutkan satu atau lebih tugas yang mungkin. Fasilitator menulis kegiatan ini dalam
catatan tempel baru dan mulai menempelkannya di dinding, mengorganisasikannya misalnya dari kiri ke
kanan atau atas ke bawah untuk menangkap urutan kegiatan. Pada tahap ini tidak ada garis yang ditarik
antara tugas dan tidak ada gateway yang ditemukan.

Tujuan dari latihan ini adalah untuk membangun peta kegiatan dan pemesanan temporal mereka.
Terkadang, peserta tidak setuju apakah sesuatu itu satu tugas atau dua tugas. Jika perbedaan pendapat
tidak dapat diselesaikan, dua tugas dapat ditulis sebagai dua catatan tempel dan dua catatan tempel
terkait ini ditempelkan di samping satu sama lain. Fasilitator juga perlu memperhatikan fakta bahwa
tugas-tugas yang diposting harus pada tingkat detail yang sama. Ketika orang mulai menyebutkan
langkah mikro kecil, seperti "meletakkan dokumen pada mesin faks", fasilitator harus mencoba
mengangkat tingkat abstraksi. Pada akhirnya, latihan ini mengarah pada peta kasar yang dapat diambil
oleh analis proses sebagai masukan untuk membangun sebuah model awal.

Penemuan proses berbasis lokakarya membutuhkan fasilitasi yang terorganisir dan suasana
keterbukaan. Dalam hal fasilitasi, fasilitator harus memastikan bahwa pembebasan bersyarat seimbang
antara peserta yang berbeda. Ini berarti di satu sisi membatasi waktu bicara peserta latah. Di sisi lain,
peserta yang lebih introvert harus didorong untuk mengekspresikan perspektif mereka. Suasana
keterbukaan sangat membantu untuk membuat semua orang berpartisipasi. Aspek ini dipengaruhi oleh
budaya perusahaan. Dalam organisasi dengan hierarki yang sangat ditekankan, mungkin sulit bagi para
pakar domain untuk mengekspresikan pandangan mereka secara terbuka jika penyelia mereka hadir.
Jika kreativitas dan pemikiran independen dihargai di perusahaan, para peserta cenderung merasa
nyaman dengan mendiskusikan masalah. Adalah tanggung jawab fasilitator untuk merangsang interaksi
lokakarya yang konstruktif dalam kedua kasus tersebut. Dalam hal ini, lokakarya memiliki potensi untuk
menyelesaikan ketidakkonsistenan secara langsung dengan semua pihak yang terlibat.

5.2.4 Kekuatan dan Keterbatasan

Berbagai metode penemuan proses memiliki kekuatan dan keterbatasan. Hal-hal ini dapat didiskusikan
antar objektivitas, kekayaan, konsumsi waktu, dan kesegaran umpan balik (lihat Tabel 5.2).

• Objektivitas: Metode penemuan berbasis bukti biasanya memberikan tingkat objektivitas terbaik.
Dokumen yang ada, log yang ada dan observasi memberikan akun yang tidak memihak tentang
bagaimana suatu proses bekerja. Penemuan berbasis wawancara dan lokakarya berbasis keduanya
harus bergantung pada deskripsi dan interpretasi ahli domain yang terlibat dengan proses. Ini
menanggung risiko bahwa orang-orang itu mungkin memiliki persepsi dan gagasan tentang bagaimana
proses itu beroperasi, yang mungkin sebagian tidak benar. Lebih buruk lagi, analis proses juga berisiko
bahwa pakar domain mungkin secara oportunistik menyembunyikan informasi yang relevan tentang
proses tersebut. Ini bisa menjadi kasus jika proyek penemuan proses terjadi dalam lingkungan politik di
mana kelompok pemangku kepentingan proses harus takut kehilangan kekuasaan, kehilangan pengaruh,
atau kehilangan posisi.

• Kekayaan: Meskipun metode penemuan berbasis wawancara dan berbasis lokakarya menunjukkan
beberapa batasan interyektivitas, mereka biasanya kuat dalam memberikan wawasan yang kaya ke
dalam proses. Pakar domain yang terlibat dalam wawancara dan lokakarya memberikan sumber yang
baik untuk menjelaskan alasan dan tujuan mengapa proses diatur sebagaimana adanya. Metode
berbasis bukti mungkin menunjukkan masalah yang perlu didiskusikan dan mengajukan pertanyaan,
tetapi seringkali tidak memberikan jawaban. Berbicara dengan para pakar domain juga menawarkan
pandangan tentang sejarah proses dan organisasi di sekitarnya. Hal ini penting untuk memahami
pemangku kepentingan mana yang memiliki agenda. Metode penemuan berbasis bukti terkadang
memberikan wawasan tentang pertimbangan strategis tentang suatu proses ketika mereka
didokumentasikan dalam buku putih, tetapi mereka hampir tidak memungkinkan kesimpulan tentang
agenda pribadi dari para pemangku kepentingan yang berbeda.

• Konsumsi waktu: Metode penemuan berbeda dalam jumlah waktu yang dibutuhkan. Walaupun
dokumentasi perusahaan dan proses tertentu dapat dengan mudah disediakan bagi analis proses, jauh
lebih memakan waktu untuk melakukan wawancara dan lokakarya. Sementara penemuan berbasis
wawancara menderita beberapa iterasi umpan balik, sulit untuk menjadwalkan lokakarya dengan
berbagai pakar domain dalam waktu singkat. Penemuan proses otomatis sering melibatkan sejumlah
besar waktu untuk mengekstraksi, memformat ulang, dan menyaring log peristiwa. Pengamatan pasif
juga membutuhkan waktu koordinasi dan persetujuan. Oleh karena itu, ide yang baik untuk memulai
dengan analisis dokumen, karena dokumentasi seringkali dapat di akses dengan pemberitahuan singkat.

• Kedekatan umpan balik: Metode-metode yang secara langsung membangun percakapan dan interaksi
dengan para ahli domain adalah cara terbaik untuk mendapatkan umpan balik langsung. Penemuan
berbasis lokakarya adalah yang terbaik dalam hal ini karena persepsi yang tidak konsisten tentang
operasi suatu proses dapat langsung diselesaikan oleh pihak-pihak yang terlibat. Wawancara
menawarkan kesempatan untuk mengajukan pertanyaan kapan pun aspek terkait proses tidak jelas.
Namun, tidak semua masalah dapat langsung diselesaikan dengan satu pakar domain. Metode
penemuan berbasis bukti menimbulkan berbagai pertanyaan tentang bagaimana suatu proses bekerja.
Pertanyaan-pertanyaan ini seringkali hanya dapat dijawab dengan berbicara dengan pakar domain.

Karena setiap metode penemuan memiliki kekuatan dan keterbatasan, disarankan untuk menggunakan
campurannya dalam proyek penemuan. Analis proses biasanya dimulai dengan dokumentasi yang
tersedia. Sangat penting untuk mengatur proyek sedemikian rupa sehingga informasi dapat
dikumpulkan dari para ahli domain yang relevan dengan cara yang efisien dan efektif. Wawancara dan
lokakarya harus dijadwalkan selama waktu kerja para pakar domain yang biasa. Oleh karena itu, mereka
harus termotivasi untuk berpartisipasi dan terlibat sedemikian rupa sehingga paling tidak memakan
waktu bagi mereka. Setelah masalah muncul tentang detail spesifik dari suatu proses, mungkin
diperlukan untuk kembali ke metode penemuan berbasis bukti.