Nama : Annisa Rosdiyana

NIM : 11190930000059
Kelas : 3C

Latar Belakang

Dalam BPM Lifecycle, terdapat 6 fase yang perlu dilakukan oleh sebuah perusahaan. Masing
masing fase ini memainkan peran yang amat penting terhadap bisnis. Setiap fase tersebut
memiliki keterkaitan satu sama lainnya, apabila salah satunya tidak terpenuhi dengan baik
maka dapat mempengaruhi yang lain. Penggunaan BPM Lifecycle sangat membantu dalam
menjalankan bisnis, sehingga membuat proses bisnis pun menjadi lebih jelas dan juga akan
mendapatkan keuntungan maksimal.

Fase pertama dari lifecycle tersebut adalah tahap identifikasi proses. Fase ini berfokus kepada
pengidentifikasian proses yang relevan dengan permasalahan. Kemudian proses tersebut akan
di dokumentasikan ke dalam sebuah model, dimana tahap ini kita sebut sebagai tahap
penemuan proses. Untuk mendokumentasikan proses ke dalam sebuah model, tentu ada
beberapa tahap yang harus dilakukan. Rangkuman kali ini akan membahas mengenai tahapan
tahapan pada penemuan proses.

Pembahasan

Di dalam siklus hidup Manajemen Proses Bisnia (BPM) terdapat fase penemuan proses. Fase
ini dilakukan setelah fase identifikasi proses selesai. Fase ini didefinisikan sebagai tindakan
pengumpulan informasi mengenai proses yang ada pada saat ini dan mengorganisasikannya
dalam bentuk model proses as-is. Saya setuju dengan definisi dari fase penemuan proses
tersebut, karena setelah proses bisnis selesai diidentifikasi, maka hal selanjutnya ialah
mengumpulkan berbagai informasi terkait proses bisnis tersebut.

Dumas dkk telah mengusulkan 4 tahap dalam pelaksanaan penemuan proses, yaitu :
1. Menentukan setting
Pada tahap ini, perusahaan membentuk tim yang akan bertanggung jawab menangani
proses.
2. Mengumpulkan informasi
Tahap ini berusaha untuk memahami proses dengan berbagai cara untuk mendapatkan
informasi tentang proses.
3. Melakukan aktivitas pemodelan
Tahap ini terkait dengan usaha mengorganisasikan pembuatan model.
4. Memastikan kualitas model
Fase ini memastikan bahwa hasil pemodelan memenuhi berbagai kriteria kualitas.
Dari penjabaran mengenai tahap pelaksanaan proses, saya simpulkan bahwa langkah pertama
ialah menentukan tim, dimana tim ini nantinya akan mengumpulkan berbagai informasi
terkait proses yang selanjutnya dari informasi tersebut akan dibuat model proses yang baru.
Setelah itu, model tersebut akan di analisis apakah sesuai dengan kriteria kualitas atau tidak.

Pengumpulan informasi
Pada tahap kedua dari penemuan proses, terdapat tahap pengumpulan informasi. Tentu ada
beberapa cara yang dapat kita pilih untuk malakukan pengumpulan informasi. Cara tersebut
yaitu :
1. Penemuan berbasis bukti
Metode ini menggunakan berbagai bukti untuk mempelajari proses. Bukti bisa
didapatkan melalui analisis dokumen, observasi, maupun penemuan proses otomatis dari
sistem informasi yang ada.
Menurut saya metode ini akan menghasilkan informasi yang sangat objektif karena
penemuan ini dilakukan berdasarkan data.
2. Penemuan berbasis wawancara
Metode ini berpedoman pada hasil wawancara kepada ahli bidang tentang bagaimana
sebuah proses dijalankan.
Menurut saya metode ini akan menghasilkan informasi yang kurang objektif karena
pengumpulan infromasi dilakukan bukan berdasarkan pada data. Namun, menurut saya
informasi yang dihasilkan akan lebih lengkap jika dibandingkan dengan pengumpullan
informasi berbasis bukti, karena ahli bidang akan memiliki informasi yang lebih detail.
3. Penemuan berbasis workshop
Metode ini melibatkan lebih banyak partisipan dari pada interview untuk mendiskusikan
tentang proses bisnis saat ini.
Menurut saya metode ini juga akan mengahasilkan informasi yang lebih detail jika
dibandingkan dengan dua tahap yang telah dibahas sebelumnya. Namun metode ini
 cukup sulit dilakukan karena membutuhkan ketersediaan waktu yang bersamaan dari
beberapa partisipan terkait.
Jadi dapat saya simpulkan bahwa ketiga metode ini memiliki beberapa kelebihan dan
kekurangan yang harus diperhatikan. Metode ini dapat dipilih sesuai dengan kemampuan dan
tujuan yang ingin kita capai.

Aktivitas pemodelan
Aktivitas pemodelan merupakan tahap ketiga dari kegiatan penemuan proses (process
discovery. Dumas dkk merumuskan 5 metode untuk melakukan pemodelan, yaitu :
1. Identify the process boundaries
2. Identify activities and events
3. Identify resources and their handovers
4. Identify the control flow
5. Identify additional elements
Menurut saya, metode yang dipaparkan oleh Dumas dkk sudah cukup lengkap. Karena disana
dijelaskan tahapan demi tahapan yang perlu dilakukan untuk melakukan pemodelan. Dimana
pemodelan tersebut dimulai dengan menentukan batasan proses, kemudian dilanjutkan
dengan pengidentifikasian event dan activities yang nantinya akan dikategorikan kedalam
masing-masing divisi serta dibuatkan alurnya, dan diakhiri dengan penyisipan elemen elemen
tambahan untuk memperjelas model tersebut.

Bruce Silver juga merumuskan beberapa tahap dalam melakukan aktivitas pemodelan,
diantaranya:
1. Tentukan ruang lingkup proses
Tahap ini melakukan identifikasi kapan proses mulai dan berakhir, tujuan dari proses,
serta berbagai kemungkinan status akhir dari proses tersebut.
2. Membuat The High-Level Map
Tahap ini merupakan tahap untuk mengidentifikasi kegiatan kegiatan utama yang
dilakukan dalam sebuah proses.
3. Pembuatan diagram Top-Level Process
Kegiatan utama yang telah diidentifikasi pada tahap 2, akan dijadikan sebagai
subprocess. Kemuadian pada tahap ini subproses tersebut akan digambarkan dengan
menambahkan flow dan gateway.
4. Pembuatan Child-Level Expansion
Tahap ini akan menjabarkan detail aktivitas yang terdapat di dalam setiap subproses.
5. Penambahan Message Flows
Tahap ini melakukan penambahan message flow yang terjadi antara proses dengan
eksternal pemohon, penyedia layanan, dan proses internal lainnya.

Dari kedua metode aktivitas pemodelan diatas, dapat saya simpulkan bahwa tidak ada metode
resmi yang dipakan dalam BPMN karena ditujukan untuk berbagai macam penggunaan oleh
orang-orang yang berbeda minat dan keterampilan. Namun kebanyakan orang akan
melakukan hal yang sama dalam membuat diagram model proses bisnis.

Memastikan kualitas model

Memastikan kualitas model merupakan tahap ke empat dari penemuan proses. Di dalam
tahap ini terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk memastikan bahwa model yang
dibuat telat memenuhi kriteria. Kriteria tersebut meliputi :
1. Syntactic quality
Kualitas ini berfungsi untuk memastikan bahwa semua pernyataan dalam model sesuai
dengan sintaksis dan kosakata bahasa pemodelan.
2. Semantic quality
Kualitas ini berkaitan dengan kesesuaian model proses dengan proses yang terdapat di
dunia nyata. Sebuah proses dikatakan memiliki kualitas semantic yang bagus Ketika
proses tersebut sesuai dan lengkap. Lengkap disini maksudnya ialah seluruh proses yang
terdapat di dunia nyata dapat tergambar semuanya.
3. Pragmatic quality
Kualitas ini berkaitan dengan seberapa besar kegunaan dari sebuah model proses.
Dimana kegunaan tersebut meliputi understandability, maintainability, dan learning.

Dari ketiga kualitas diatas, dapat saya simpulkan bahwa model proses yang baik ialah model
yang sesuai dengan sintaks, sesuai dengan kenyataan, dan berguna bagi sebuah bisnis. Dan
saya setuju dengan hal tersebut karena dengan terpenuhinya ketiga kualitas tersebut, maka
model proses akan sangat berperan di dalam peningkatan kualitas organisasi.

Kesimpulan
Fase penemuan proses didefinisikan sebagai tindakan pengumpulan informasi mengenai
proses yang ada pada saat ini dan mengorganisasikannya dalam bentuk model proses.
Empat tahap dalam pelaksanaan penemuan proses, yaitu :
1. Menentukan setting
Pada tahap ini, perusahaan membentuk tim yang akan bertanggung jawab menangani
proses.
2. Mengumpulkan informasi
Tahap ini berusaha untuk memahami proses dengan berbagai cara untuk mendapatkan
informasi tentang proses. Dimana cara untuk mengumpulkan informasi terdiri dari :
 Penemuan berbasis bukti
 Penemuan berbasis wawancara
 Penemuan berbasis workshop
3. Melakukan aktivitas pemodelan
Tahap ini terkait dengan usaha mengorganisasikan pembuatan model. Dalam melakukan
aktivitas pemodelan tidak ada metode resmi yang dipakan karena ditujukan untuk
berbagai macam penggunaan oleh orang-orang yang berbeda minat dan keterampilan.
Namun kebanyakan orang akan melakukan hal yang sama dalam membuat diagram
model proses bisnis.
4. Memastikan kualitas model
Fase ini memastikan bahwa hasil pemodelan memenuhi berbagai kriteria kualitas.
Kualitas yang dimaksud pada tahap ini yaitu :
 Syntactic quality
 Semantic quality
  Pragmatic quality

Referensi

Dumas, M, La Rosa, M, Mendling, J, and Reijers, HA, 2018, Fundamentals of Business

Process Management, Second Edition, Springer-Verlag GmbH, DE part of Springer
Nature

Mahendrawathi ER, 2018, Business Process Management – Konsep dan Implementasi, Ed. 1,
Yogyakarta: Andi.

Silver B. 2019. BPMN Method and Style Second Edition with Implementer’s Guide.
Altadena: Cody-Cassidy Press.