PENANGANAN KETIDAKTERSEDIAAN STOK OBAT

/ ALKES DI INSTALASI FARMASI

No. Dokumen No. Revisi 1/3
016/SPO/FAR/III/2018 02
Ditetapkan
Direktur Rumah Sakit
STANDAR PROSEDUR Tanggal terbit
OPERASIONAL (SPO) 11 April 2019

dr. Sri Handayani, MARS

Ketidaktersediaan stok obat/alkes merupakan suatu keadaan dimana stok

obat/alkes yang diperlukan tidak tersedia di Instalasi Farmasi, yang
PENGERTIAN disebabkan karena stok habis, stok kosong dari distributor, obat/alkes
tidak masuk dalam Formularium RS. Permata Jonggol, obat/alkes yang
ditarik dari produsen.
Untuk memastikan bahwa semua obat/alkes yang dibutuhkan pasien
TUJUAN
dapat terpenuhi di RS. Permata Jonggol
Keputusan Direktur Nomor 026/SK-DIR/RSPJ/2015 tentang Pedoman
KEBIJAKAN
Pelayanan Farmasi di Rumah Sakit Permata Jonggol.
1. Stok obat/alkes habis karena proses pengadaan terhambat :
a) Hubungi dokter yang menulis resep untuk mengganti obat/alkes
dengan merk dengan kandungan obat/alkes yang sama, khusus
untuk pasien JKN dipilih harga termurah dan farmasi berhak
mengganti dengan obat/alkes Generik, bila untuk pasien non JKN
konfirmasi kepada dokter penulis resep.
b) Bila dokter menyetujui penggantian tersebut. Resep distempel
konfirmasi dan catat jam konfirmasi serta nama obat/alkes
penggantinya dan paraf oleh petugas farmasi di buku konfirmasi.
c) Bila dokter tidak menyetujui, Petugas Farmasi berkoordinasi
dengan petugas gudang medis untuk proses pembelian keluar.

2. Obat/alkes tidak masuk dalam daftar Formularium RS. Permata

PROSEDUR Jonggol
a. Hubungi dokter yang menuliskan resep untuk
menginformasikan obat/alkes yang kandungannya sama yang
tersedia di RS. Permata Jonggol sesuai dengan daftar
Formularium, dan mengacu kepada principal yang bekerja sama,
khusus untuk pasien JKN dipilih harga termurah dan farmasi
berhak mengganti dengan obat Generik.
b. Bila dokter menyetujui penggantian tersebut. Resep distempel
konfirmasi dan catat jam konfirmasi serta nama obat/alkes
penggantinya dan paraf oleh petugas farmasi di buku
konfirmasi.
c. Jika obat/alkes yang diresepkan tidak tersedia di RS. Permata
Jonggol, dan tidak mempunyai persamaannya maka obat/alkes
dibeli keluar, ke apotek rekanan ataupun rumah sakit sekitar.
 PENANGANAN KETIDAKTERSEDIAAN STOK OBAT
/ ALKES DI INSTALASI FARMASI
No. Dokumen No. Revisi 2/3
016/SPO/FAR/III/2018 02
Ditetapkan
Direktur Rumah Sakit
STANDAR PROSEDUR Tanggal terbit
OPERASIONAL (SPO) 11 April 2019

dr. Sri Handayani, MARS

d) Petugas farmasi berkoordinasi dengan petugas purchasing medis

untuk proses pembelian keluar.

3. Obat/alkes kosong pabrik atau ditarik dari produsen obat/alkes

(Recall)
a) Buat internal memo mengenai obat/alkes yang kosong pabrik
ataupun obat/alkes yang telah ditarik oleh produsen obat/alkes
berdasarkan surat edaran sebagai informasi dalam rangka
peresepan obat/alkes oleh Kepala Instalasi Farmasi.
b) Sebarkan memo tersebut ke unit terkait yaitu: komite medis,
dokter, keperawatan, dan PFT.

4. Proses pembelian obat/alkes diluar RS Permata Jonggol saat

office hour:
a) Petugas farmasi mengisi formulir untuk meminta persetujuan
pembelian ke Kepala Instalasi Farmasi dan Manager Penunjang
Medis. Bila pembelian diatas Rp. 500.000 maka diperlukan
persetujuan direktur.
b) Jika pembelian disetujui maka petugas farmasi memberikan
formulir pengajuan pembelian cito ke petugas Purchasing Medis.
PROSEDUR c) Petugas Purchasing medis mencari obat atau alkes yang
dibutuhkan ke apotek/ klinik/ RS terdekat.
d) Petugas purchasing medis menyiapkan uang dengan mengisi
formulir Cash Advance dan mencari kurir/driver.
e) Petugas purchasing medis menginformasikan ke petugas farmasi
untuk menulis obat/alkes di salinan resep.
f) Kurir/driver terima salinan resep dari petugas farmasi dan uang
dari Petugas Purchasing medis dan membeli ke apotek / rumah
sakit yang dituju.
g) Kurir/driver menyerahkan obat / alkes ke petugas gudang medis,
kwitansi dan uang pengembalian (bila ada) kepada petugas
purchasing medis.
h) Petugas gudang medis menginput pembelian bebas ke sistem,
Jika tidak ada nama di sistem maka petugas purchasing medis
membuat nama item diakhiri nama RSPJ
i) Formulir persetujuan pembelian obat/alkes keluar
didokumentasikan oleh petugas purchasing medis dan copy
kuitansi didokumentasi oleh petugas gudang medis.
j) Proses dilanjutkan kembali ke prosedur penjualan obat / alkes
untuk pasien rawat inap.
 PENANGANAN KETIDAKTERSEDIAAN STOK OBAT
/ ALKES DI INSTALASI FARMASI
No. Dokumen No. Revisi 3/3
016/SPO/FAR/III/2018 02
Ditetapkan
Direktur Rumah Sakit
STANDAR PROSEDUR Tanggal terbit
OPERASIONAL (SPO) 11 April 2019

dr. Sri Handayani, MARS

k) Petugas purchasing medis melaporkan penggunaan uang kepada

bagian keuangan dengan melampirkan copy form Cash advance
dan kwitansi asli sebagai bukti pembelian obat/alkes diluar.

5. Proses pembelian obat/alkes diluar RS Permata Jonggol diluar

jam office hour :
a) Petugas farmasi mengisi formulir untuk meminta persetujuan
pembelian minimal kepada Manager Penunjang Medis atau
petugas piket malam by fax,Whatsapp atau telp
b) Jika pembelian disetujui maka petugas farmasi menulis obat dan
alkes di salinan resep meminta uang ke kasir dengan mengisi
formulir Cash Advance dan mencari driver.
PROSEDUR c) Driver terima salinan resep dan uang dari Petugas farmasi dan
membeli ke apotek / rumah sakit yang dituju.
d) Kurir/driver menyerahkan obat / alkes, kwitansi dan uang
pengembalian (bila ada) ke petugas farmasi.
e) Petugas farmasi melaporkan penggunaan uang kepada kasir
dengan melampirkan copy form Cash advance dan kwintasi
sebagai bukti pembelian obat/alkes diluar
f) Petugas gudang medis menginput pembelian bebas ke sistem,
Jika tidak ada nama di system maka petugas piket malam
membuat nama item diakhiri nama RSPJ
g) Proses dilanjutkan kembali ke prosedur penjualan obat / alkes
untuk pasien rawat inap.

Farmasi, Purchasing Medis, Gudang Medis, Keuangan, Bagian Umum (

UNIT TERKAIT
Kurir / Driver ).